Kennen Sie das? Aus Ihrem Postfach quellen E-Mails bis der Systemadministrator mault, die Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch mutieren zu Wanderdünen und Ihr Pausenbrot gilt ebenfalls seit drei Wochen als vermisst… Alles sichere Anzeichen dafür, dass es höchste Zeit wird, mal wieder aufzuräumen!

Wer zum Messi neigt, wird mit spontanen Ausgrabungen und einer Hauruck-Putz-Aktion allerdings nicht lange das Chaos auf seinem Schreibtisch beherrschen. Dabei wäre das gar nicht verkehrt: Versiffte Kaffeetassen, meterhohe Zettelberge und vertrauliche Dokumente, die offen herumliegen, sind Führungskräften ein Graus.

70 Prozent aller Manager bevorzugen Mitarbeiter mit ordentlichen Schreibtischen, so eine Umfrage des britischen Psychologen Cary Cooper. Dahinter steckt ein handfestes Klischee: Die Schreibfläche ist Projektionsfläche. Ein unaufgeräumtes Pult steht für eine desolate Persönlichkeit. So jemand ist weder strukturiert noch zielorientiert, hat weder Ehrgeiz noch Führungsqualitäten. Womöglich ist das Quatsch. Das haben Klischees so an sich. Genauso wie die Eigenart, sich hartnäckig zu halten.

Deswegen, deshalb und darum: Misten Sie Ihr Büro regelmäßig aus. Hier acht Tipps wie Sie die Ordnung im Büro dauerhaft konservieren:

  1. Zurücklegen. Wer das Chaos dauerhaft besiegen will, sollte sich angewöhnen, seinen Arbeitsutensilien feste Plätze zuzuweisen. Alle Stifte in einen Stifthalter; Tacker, Locher, Tesafilm, Büroklammern & Co. in eine bestimmte Schublade, Briefe und Zettel in spezielle Ablagen und so weiter. Auch gut: die Arbeitsgeräte zu sogenannten Themeninseln zu sortieren – also Stifte, Radierer und Spitzer zusammen oder Brieföffner, Tacker und Locher. Wichtig dabei: Nachdem Sie die Geräte benutzt haben, legen Sie sich jedes Mal auch wieder an ihren Platz zurück. Nicht einfach liegen lassen! Das spart Suchzeit.
  2. Hierarchisieren. Ordnen Sie Ihre Utensilien nach Gebrauch: Manche Dinge brauchen Sie öfter als andere. Die gehören in die Nähe Ihres Platzes, am besten in Griffweite. Andere können im Umfeld platziert werden. So werden Sie zudem auch schneller. Viele machen den Fehler, Ihren Schreibtisch mit hübschen, aber nutzlosen Dingen zu dekorieren. Beherzigen Sie lieber das Designer-Motto: form follows function.
  3. Wegschmeißen. Mal ehrlich: Wie viele Stifte liegen in Ihrer Schublade? Wie viele zusätzlich auf dem Tisch? Und wie viele davon benutzen Sie regelmäßig? Eben. Stifte, die nicht mehr schreiben, gehören in den Mülleimer. Ansonsten reichen in der Regel ein Bleistift, ein Kuli, ein Fineliner und vielleicht noch ein paar Textmarker. Den Rest können Sie zurück ins Sekretariat oder Depot bringen – oder wegschmeißen. Die beste Ordnung nutzt nichts, wenn Sie Überflüssiges nicht regelmäßig entsorgen.
  4. Zwischenspeichern. Im Verlauf eines Tages werden Sie vielleicht mal ein paar Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder To-Do-Punkte notieren. Das auf Post-ist zu kritzeln, ist immer noch besser als den nächstbesten Zettel zu greifen und es auf eine Ecke zu schreiben. Verschlamp-Gefahr! Ideal ist jedoch eine Art Abreiß-Schreibtischunterlage. Dort finden Sie solche Notizen sofort wieder, und was erledigt ist, wird durchgestrichen. Am Abend reißen Sie das oberste Blatt einfach ab, übertragen Unerledigtes und schmeißen die papierne Zwischenablage weg. Und ganz Wichtiges können Sie immer noch in ein Moleskin übertragen.
  5. Bündeln. Kabelsalat – kaum etwas sorgt für mehr Chaos auf dem Schreibtisch und konserviert die Unodnung als die zahlreichen Kabel für PC, Tastatur, Maus, Drucker, Telefon, etc. Wo immer Sie können, steigen Sie auf Bluetooth- oder eine andere Wireless-Technik um. Ansonsten: Sortieren Sie die Kabel, bündeln Sie diese zu größeren Strängen und fixieren Sie das Ganze mit etwas Klebeband (oder einem speziellen Kabelschlauch – gibt’s ganz billig bei Ikea!). Profis verwenden dafür sogar Klettband, so lassen sich Kabel nachträglich leicht austauschen. Wichtig nur: Packen Sie die Bündel nicht zu stramm, sonst lassen sich die Geräte hinterher kaum noch bewegen – etwa zum Staubwischen.
  6. Ablegen. Überlegen Sie sich ein sinnvolles Ablagensystem für Papierpost ebenso wie für E-Mails oder Dateien auf dem Desktop. Entscheiden Sie etwa, was wirklich wichtig und dringend ist und was noch Zeit hat oder delegiert werden kann. Die Eisenhower-Methode eignet sich dafür besonders gut. Nach demselben Prinzip können Sie auch entsprechende Ordner anlegen – oder Ihr ganz eigenes System entwickeln.
  7. Vereinheitlichen. Versuchen Sie Ihre Ordner- oder Ablagesysteme möglichst gleichartig zu gestalten: Also stets dieselbe Art und Form der Beschriftung von Ordnern, diese möglichst auch vom selben Hersteller und alles in einem konsequenten Farbsystem. So sehen die Stehsammler im Regal nicht nur harmonischer aus, Sie behalten auch den Überblick über das Sammelsurium
  8. Aufräumen. Das klingt nur tautologisch. Gemeint ist: Machen Sie es sich zur Gewohnheit Ihr Büro jeden Abend nur akkurat zu verlassen. Schon im eigenen Interesse: Sollte den Arbeitsplatz mal jemand anderes nutzen, so kann derjenige keine Horrorgeschichten von lebendem Kaffeesatz erzählen. Aber auch Sie selbst starten am nächsten Morgen viel entspannter und organisierter in den Tag.