4 von Jochen Mai am 20. Juli 2010 → Wettbewerb in

Überallbüro – Arbeiten wo und wann ich es am besten kann

Ein Gastbeitrag von Lukas Pustina, IT-Consultant

Die Zeit fester Arbeitsplätze und geregelter Arbeitszeiten ist vorbei. Die technische Entwicklung und die veränderten Anforderungen an unsere Arbeit befreien uns vom Korsett starrer Strukturen und ermöglichen es uns, zu arbeiten, wo und wann wir kreativ sind. In diesem Gastbeitrag stelle ich das Überallbüro vor und beschreibe, wie die Loslösung von festen Orten und Zeiten meine Kreativität erhöht und meine Produktivität verbessert hat.

Die Welt hat sich geändert – oder aus der Fabrik ins Überallbüro

Vor 100 Jahren war der dominierende Arbeitsplatz an Maschinen und Fließbändern in großen Fabriken. Es war notwendig, dass alle Arbeiter zu festen Arbeitszeiten am Standort der Fabriken zusammenkamen, denn nur gemeinsam konnten sie ihre Produkte fertigen.

In unserer heutigen Wissensgesellschaft weicht der Fabrikarbeiter zunehmend dem Knowledge-Worker und die schweren Maschinen den Computern. Durch diese Verschiebung von körperlicher zu geistiger Arbeit und die zunehmenden Förderung selbstständiger Arbeit verschwindet die Notwendigkeit fester Arbeitsplätze und geregelter Arbeitszeiten.

Insbesondere in den letzten 10 Jahren eroberten Notebooks die Schreibtische von den schwerfälligen Desktop-PCs. Mit Wireless-LAN und UMTS lösten sich in den letzten fünf Jahren die Notebooks von festen Verkabelungen und wurden wirklich mobil. Neuartige Cloud-Computing-Dienste ermöglichen uns heute den Zugriff auf unsere Daten in der gesamten (vernetzten) Welt.

Muskeln versus Gehirn – oder Kreativität auf Kommando

Arbeiten wir an einem schwierigen Problem, so kommen die Ideen manchmal im Büro, ein anderes Mal beim Spaziergang und wieder ein anderes Mal in der Bibliothek mit der Nase in den Büchern. Im Gegensatz zu rein körperlicher Arbeit kann man Kreativität und Ideen nicht jedes Mal an der gleichen Stelle suchen. Zusätzlich lassen sich nicht alle Arbeiten am selben Ort sinnvoll ausführen: Wer sein Büro mit einem Vieltelefonierer teilt, wird es schwer haben mit voller Konzentration zu arbeiten.

Die geistige Leistungsfähigkeit hängt häufig auch von der Tagesform ab. Mal arbeiten wir hoch konzentriert und sind erstaunt, was wir alles schaffen können und ein anderes Mal will uns einfach nichts gelingen. Mal arbeiten wir morgens sehr gut, mal geht uns die Arbeit spät abends leicht von der Hand. Im Gegensatz zu rein körperlicher Arbeit kann man geistige Leistung nur schwer auf Kommando abrufen.

Dennoch fordern wir jeden Tag genau das von uns: kontinuierliche Konzentration und Produktivität von 9 bis 17 Uhr in den immer gleichen vier Wänden unseres Büros. Stattdessen benötigen wir jedoch die zur Tätigkeit passende Umgebung. Anstatt also auf Kommando kreativ und produktiv sein zu wollen, sollten wir unserer Kreativität folgen, wann immer auch wir kreativ sind.

Wir sollten arbeiten, wo und wann wir es am besten können.

Das Überallbüro – oder arbeiten wo und wann man will

Das Überallbüro ersetzt feste Arbeitsplätze mit festen Arbeitszeiten durch die Freiheit zu arbeiten, wo man sich inspiriert und kreativ fühlt, genau dann wenn unser Gehirn in Hochform ist. Mit Hilfe moderner Technik ist es möglich, diese Orts- und Zeitunabhägigkeit zu erreichen. Auf diese Weise trägt das Überallbüro den veränderten Arbeitsanforderungen an die Knowledge-Worker Rechnung.

Das Arbeiten im Überallbüro hilft dadurch, Stress zu reduzieren, da man seine produktiven Phasen besser nutzt und somit in weniger Zeit, produktiver arbeitet. Es ergibt keinen Sinn im Büro zu sitzen, wenn man einen schlechten Vormittag erwischt hat. Stattdessen sollte man zum Sport gehen, sich bei der Familie neue Energie holen oder den eigenen Interessen folgen. So gelingt es auch viel leichter, Freizeit und Arbeit miteinander zu verbinden und eine bessere Work-Life-Balance zu finden.

Wie ich arbeite

Der orts- und zeitunabhängige Zugriff auf die eigenen Daten ist die technische Grundlage des Überallbüros. Die Loslösung von einem realen Arbeitsplatz erfordert, dass man alle notwendigen Arbeitsunterlagen überall und jederzeit virtuell zur Verfügung hat. Dieser Zugriff gelingt dank Cloud-Computing-Diensten, die ihre Daten im Internet speichern und einen nahtlosen Zugriff ermöglichen. Das bekannteste Beispiel für Cloud-Computing ist sicherlich Google-Mail und Google-Docs. Zusätzlich befreit die Cloud von der Sorge um Datensynchronisation und -sicherung, da dies von ihr automatisch übernommen wird.

Entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung des Überallbüros ist es, eine möglichst leichtgewichtige technische Realisierung zu finden. Nur so kann man die gewünschte Agilität und Flexibilität gewährleisten. Als freiberuflicher IT-Consultant und wissenschaftlicher Mitarbeiter habe ich verschiedene Cloud-Dienste und Werkzeuge ausprobiert bis ich meine optimale Konfiguration gefunden hatte. Die folgenden Dienste setze ich seit langer Zeit sehr erfolgreich ein und kann sie für die Umsetzung des Überallbüros empfehlen. Nichtsdestoweniger muss jeder die optimale Abstimmung für sich selbst finden.

Dropbox synchronisiert alle Daten zwischen meinen Computern und meinem Mobiltelefon. Es integriert sich nahtlos als zusätzlicher Ordner ins Betriebssystem. Alles was in diesem Ordner landet, wird bei der nächsten Verbindung mit dem Internet vollkommen transparent und ohne mein Zutun automatisch synchronisiert. Besteht gerade keine Verbindung zum Internet, kann ich dennoch an meinen Dokumenten arbeiten.

Zusätzlich sichert Dropbox jeder Änderung einer Datei, so dass man Fehler leicht wieder rückgängig machen kann. Sensible Daten, die nicht im Klartext zu Dropbox übertragen werden sollen, lege ich in einem stark verschlüsselten TrueCrypt-Container ab. Dropbox ist schlau genug, nur Veränderungen dieses Containers zu übertragen, so dass der Abgleich schnell und bandbreitenschonend ausgeführt wird. Mit Dropbox habe ich meine Daten überall und jederzeit bei mir und muss mich nicht darum kümmern, wie ich Änderungen zwischen meinen Computern austausche.

Evernote ist eine vielfältige Notizverwaltung, die ich als Sammelbox für Gedanken, Ideen und Tipps nutze. Alle Notizen lassen sich im Volltext durchsuchen und können zum Schutz sensibler Informationen teilweise oder komplett stark verschlüsselt werden, die dann natürlich nicht mehr durchsucht werden können.

Insbesondere der Zugriff über mein Mobiltelefon machen Evernote zu einem hervorragenden Wissenssammler. Dabei spielt es keine Rolle, ob man ein Foto, eine Notiz oder eine komplette Webseite festhalten will. Evernote erledigt dies mit minimalem Aufwand.

Für die Verwaltung meiner täglichen Aufgaben nutze ich wiederum Remember the Milk (RTM). Es hilft mir, die Übersicht über meine vielen Aufgaben zu behalten. Anders als Dropbox und Evernote ist RTM eine reine Web-Anwendung. Der besondere Reiz von RTM liegt in seiner extrem leichten Bedienung – alles lässt sich über die Tastatur im Browser steuern – und in dem konsequenten Verzicht auf überladene Features. Aufgaben können Fristen und Wiederholungen haben und über Tags lassen sich Aufgaben projektbasiert gruppieren.

Mit RTM kann ich mein Gehirn ganz auf meine Aufgaben konzentrieren und muss nicht fürchten, etwas zu vergessen oder zu verpassen.

Natürlich gibt es auch im Überallbüro feste Termine wie zum Beispiel Meetings oder die Notwendigkeit gemeinsam mit Kollegen ein konkretes Problem zu besprechen. Aber nicht jedes Meeting ist sinnvoll, nicht jedes Projekttreffen muss immer am gleichen Ort stattfinden.

Dennoch ist es wichtig, Termine und Kontakte zu verwalten. Dafür setze ich MobileMe ein. Alternativ habe ich auch die Lösung bestehend aus Google-Calendar und Google-E-Mail erfolgreich bei meinen Kunden eingesetzt.

Obwohl der größte Teil meiner Arbeitsunterlagen bereits digital vorliegt, kann man auch im Überallbüro nicht auf Papier verzichten; seien es handgeschriebene Notizen, Korrespondenzen oder Handouts. Je nachdem auf welche Papierdokumente ich in meiner täglichen Arbeit zurückgreifen möchte, scanne ich diese ein und lege sie in Evernote ab. Hier macht sich Evernote doppelt bezahlt, da es mit Hilfe einer sehr guten Schrifterkennung auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Dank moderner Dokumenten-Scanner, die 40 Seiten pro Minute verarbeiten, ist diese Aufgabe schnell erledigt. Meistens mache ich dies einmal täglich abends, wenn ich den nächsten Arbeitstag plane und vorbereite.

Neue Arbeitsweisen – oder der Bruch mit Gewohntem

Das Überallbüro ist eine konsequente Weiterentwicklung der sich ändernden Arbeitsanforderungen unserer Zeit. Trotzdem stellt es für viele einen großen Bruch mit ihrer gängigen Arbeitsweise dar. Ich begegne bei meinen Kunden und Kollegen Vorurteilen, wie “Wer nicht im Büro sitzt, arbeitet auch nicht” oder “Ja klar,Dukannst so arbeiten; bei mir geht das nicht”. Es ist die typische Abneigung gegen das Neue und Unbekannte; schließlich “haben wir das ja schon immer so gemacht”.

Dennoch birgt das Überallbüro ein erhebliches Potenzial für uns, leistungsfähiger zu arbeiten und dadurch mit weniger Zeit, mehr zu schaffen. Man muss dabei nicht von heute auf morgen seine gewohnte Arbeitsweise über den Haufen werfen. Ich habe es Schritt für Schritt, Änderung für Änderung umgesetzt und begleite auf die gleiche Weise meine Kunden bei deren Umstellung.

Die gewonnene Freiheit im Überallbüro möchte ich heute nicht mehr missen und kann mir eine Rückkehr zur alten Arbeitsweise kaum noch vorstellen. Ich fühle mich selbstständiger und produktiver und gleichzeitig entspannter und erfüllter. Versuchen Sie es selbst und berichten Sie in den Kommentaren von Ihren Erfahrungen!

Über den Autor
Lukas Pustina ist Diplom-Informatiker und promoviert zur Zeit im Bereich eingebetteter Systeme. Er ist seit zehn Jahren IT-Consultant und hat dadurch tiefe Einblicke in die Arbeitsweise unterschiedlichster Unternehmen gewonnen. Über diese Einblicke und seine Schlussfolgerungen für ein zeitgemäßes Arbeitsumfeld schreibt er regelmäßig in seinem Blog.

Dieser Artikel wurde für den Autorenwettbewerb 2010 eingereicht. Am Ende der Veröffentlichungsphase entscheiden eine unabhängige Jury sowie die Leser darüber, welcher Gastbeitrag der beste ist.

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