Überlastung am Arbeitsplatz? 9 Gegenmaßnahmen
Der Aktenstapel wächst unaufhaltsam, der Kunde fragt bereits zum dritten Mal nach dem Angebot, Ihre To-Do-Liste wird einfach nicht kürzer, und zu allem Überfluss kommt Ihr Chef auch noch mit einer dringenden Aufgabe daher, die keinen Aufschub duldet. Kommt Ihnen bekannt vor? Nicht nur Ihnen: 39 Prozent der Arbeitnehmer fürchten sich aktuell vor einem Burnout und mehr als 20 Prozent geben in Umfragen zu, von Überforderung und Dauerstress am Arbeitsplatz betroffen zu sein. Die Dunkelziffer dürfte weit höher liegen. Doch Überforderung am Arbeitsplatz ist kein Schicksal. Sie können etwas dagegen tun...

Überlastung am Arbeitsplatz: Ist die Überforderung real?

Robert Adrian Hillman/ShutterstockIm vergangenen Jahr sind rund 75.000 Menschen aufgrund psychischer Erkrankungen in Frührente gegangen. Dabei hat sich die Anzahl an depressionsbedingten Frührentnern in den vergangenen zehn Jahren fast verdoppelt, so die Ergebnisse einer Studie der Bundespsychotherapeutenkammer vom Januar 2014. Erste Anzeichen und Warnsignale einer Überforderung sollte daher jeder ernst nehmen.

Allerdings sollten Sie sich dabei auch immer die Frage stellen: Ist die Überforderung real?

Damit sollen weder Burnout noch der tatsächlich vorhandene Stress kleingeredet oder relativiert werden. Wo übermäßiger Druck vorhanden ist, muss gehandelt werden. Aber eben nur dann. Deshalb muss zunächst geklärt werden, ob Tatsachen und etwa messbare Überstunden oder aber Einstellung und Wahrnehmung für den empfundenen Druck verantwortlich sind.

Fragen sich Arbeitnehmer beispielsweise bei jeder neuen Aufgabe: Wie soll ich das auch noch schaffen? Ich habe doch ohnehin keine Zeit! sind Stress und Überforderung programmiert. Mit einer solchen, auf Probleme und Defizite ausgerichteten, Haltung kann selbst die kompetenteste Fachkraft nicht erfolgreich sein.

Lautet die erste Frage jedoch: Wie kann ich mich am besten darum kümmern? Sieht die Situation schon anders aus. Mit einer solchen Haltung sehen Arbeitnehmer...

  • ... die Aufgabe in einem realistischen Licht.
  • ... die Möglichkeiten und relevanten Aspekte einer Aufgabe.
  • ... die Aufgabe als lös- und machbar an.
  • ... auch ihre Lösungsoptionen.

Es gilt das Sprichwort: Wer will, findet Wege. Wer nicht will, findet Gründe. Das ist keine Tschakka-Sie-schaffen-das-Lösung, sondern eine wichtige Voraussetzung für produktive Arbeit und langfristige Motivation.

Ist die Überforderung am Arbeitsplatz jedoch real und trotz positiver Grundeinstellung vorhanden, gilt es, Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Burnout-Test: Wie gefährdet sind Sie?

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Wie viele der folgenden Aussagen treffen auf Sie zu?

Psychische Symptome

Kasten-Fragebogen Meine Arbeit macht mir immer weniger Spaß.
Kasten-Fragebogen Mir werden meine täglichen Aufgaben allmählich zuviel.
Kasten-Fragebogen Ich habe das Gefühl, nichts zu bewirken und nur ein Rad im Getriebe zu sein.
Kasten-Fragebogen Ich mache mir viele Sorgen, manche davon sind regelrecht Ängste.
Kasten-Fragebogen Ich traue mir weniger zu als früher.
Kasten-Fragebogen Mir fällt es zunehmend schwer, mich zu konzentrieren.
Kasten-Fragebogen Ich habe kaum noch neue Ideen, fühle mich unkreativ.
Kasten-Fragebogen Ich kann mich aber auch kaum zu Neuem aufraffen.
Kasten-Fragebogen Ich kann mich kaum noch entspannen - auch nicht in den Pausen.
Kasten-Fragebogen Ich fühle mich leer und ausgelaugt.
Kasten-Fragebogen Ich spüre eine wachsende Traurigkeit über meinem Leben.

Körperliche Symptome

Kasten-Fragebogen Ich komme morgens schwerer aus dem Bett.
Kasten-Fragebogen Ich leide neuerdings unter Schlafstörungen.
Kasten-Fragebogen Ich wache morgens kaputt und matt auf.
Kasten-Fragebogen Ich bin tagsüber häufiger und schneller müde.
Kasten-Fragebogen Ich trinke abends schon mal mehr Alkohol, um zu entspannen.
Kasten-Fragebogen Ich habe seit kurzem Magen-Darm-Probleme.
Kasten-Fragebogen Ich habe seit kurzem Rückenschmerzen.
Kasten-Fragebogen Ich habe seit kurzem Herz-Kreislauf-Probleme.
Kasten-Fragebogen Ich leide öfter unter Kopfschmerzen.
Kasten-Fragebogen Ich nehme Tabletten, um die körperlichen Symptome zu unterdrücken.
Kasten-Fragebogen Ich nehme Drogen, um mein Pensum zu schaffen.

Soziale Symptome

Kasten-Fragebogen Ich fühle mich häufig angespannt und gereizt.
Kasten-Fragebogen Ich fühle mich im Job zunehmend isoliert und alleine gelassen.
Kasten-Fragebogen Ich werde neuerdings schnell aggressiv.
Kasten-Fragebogen Meine Familie findet, ich habe mich verändert.
Kasten-Fragebogen Die Lust am Sex hat bei mir deutlich nachgelassen.
Kasten-Fragebogen Ich treffe mich seltener mit meinen Freunden.
Kasten-Fragebogen Meine Hobbys pflege ich kaum noch.

Burnout-Test: Die Auswertung

Burnouttest-PDFZählen Sie nun zusammen, wie oft Sie den obigen Aussagen zugestimmt haben:

Den Burnout-Test können Sie selbstverständlich auch als kostenloses PDF herunterladen, ausdrucken und ausfüllen.

Überforderung am Arbeitsplatz: Prävention und Gegenmaßnahmen

IVY PHOTOS/shutterstock.comDer einfachste Weg, um Überforderung am Arbeitsplatz zu begegnen, ist eine kontinuierliche Prävention. Wenn Überforderung durch individuell angepasste Gewohnheiten und Routinen gar nicht erst aufkommen kann, ist das ganz sicher die beste Lösung. Für die Prävention gegen Überforderung am Arbeitsplatz bieten sich einige bewährte Strategien an:

  1. Wohltuendes Morgenritual

    Morgenrituale gibt es in den verschiedensten Formen und Ansätzen. Während der eine Frühsport bevorzugt, braucht der andere morgens seine Ruhe während ein Dritter den Tag am besten mit einer Tasse Kaffee und einem guten Buch beginnt. Eines haben Morgenrituale jedoch gemeinsam: Sie helfen Ihnen bei einem guten Start in den Tag. So vorbereitet können Sie mit den Anforderungen am Arbeitsplatz viel besser umgehen.

  2. Bewusste Ruhezeiten

    Die ständige Aufnahme von Informationen und andauernde Erreichbarkeit sind sowohl Ursache als auch Teil der Überforderung am Arbeitsplatz. Die Vorbeugung ist simpel, jedoch nicht unbedingt leicht: Bauen Sie ganz bewusst Ruhezeiten ein, in denen Sie nicht erreichbar sind und sich der Entspannung widmen. Am Arbeitsplatz lassen sich solche Ruhezeiten oft nur für wenige Minuten realisieren, in Ihrer Freizeit jedoch auch umfangreicher.

  3. Grundlegende Ordnung

    Überforderung am Arbeitsplatz kann bis zu einem gewissen Grad auch selbst gemacht sein. Wer seine Unterlagen beispielsweise nicht ordnet und Informationen ohne jedes System speichert, muss sich über wachsendes Chaos und Überforderung nicht wundern. Das einfachste Gegenmittel: Führen Sie eine grundlegende Ordnung ein und erhalten Sie diese aufrecht. Es muss nicht alles perfekt aufgeräumt sein, doch Sie sollten zu jedem Zeitpunkt wissen, wo Sie welche Informationen finden.

  4. Kontinuierliche Abstimmung

    Ebenfalls ganz weit vorne auf der Liste der Ursachen für Überforderung am Arbeitsplatz: Die Konzentration von Aufgaben auf einige wenige Mitarbeiter. Dieses Phänomen tritt immer dann auf, wenn es keine kontinuierliche Abstimmung im Team gibt und jeder vor sich hin arbeitet. Die Lösung: Regelmäßige Teambesprechungen und eine offene Kommunikation untereinander, bei der auch ein Zuviel an Aufgaben angesprochen werden kann.

Überforderung am Arbeitsplatz: Auch Chefsache

Neben allen Tipps und Strategien für Arbeitnehmer ist es vor allem auch Aufgabe des Chefs und Vorgesetzten, Überforderung Ihrer Mitarbeiter zu vermeiden. Es ist ihr Job, Aufgaben gleichmäßig zu verteilen, die Stärken der Teammitglieder zu nutzen und Schwächen nach Möglichkeit auszugleichen.

Wichtiger als regelmäßige Mitarbeitergespräche ist dafür jedoch die Atmosphäre, die Chefs durch ihr Verhalten und ihren Führungsstil schaffen. Nur wenn Mitarbeiter sich darauf verlassen können, dass ein Hilferuf aufgrund von Überforderung nicht als Schwäche ausgelegt oder als Minuspunkt angerechnet wird, werden sie sich mit solchen Themen auch melden.

Überforderung am Arbeitsplatz: Akute Gegenmaßnahmen

Prävention ist gut, hilft aber nicht mehr, wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen, also die Überforderung bereits eingetreten, ist. In diesem Fall helfen nur gezielte und systematische Gegenmaßnahmen, mit denen Sie die Flut an Aufgaben in den Griff bekommen. Ganz wichtig hierbei:

Gehen Sie immer die Ursachen an, nicht die Symptome.

Für die Bewältigung akuter Überforderung hat sich das folgende 5-Schritte-Programm bewährt:

  1. Akzeptieren Sie Ihre Überforderung.

    Sehen Sie diese jedoch nicht als Scheitern oder Fehler an. Das Eingestehen der Überforderung ist wichtig, um dagegen aktiv vorgehen zu können. Selbstvorwürfe, Schuldgefühle und ähnliche negative Reaktionen sollten Sie jedoch zunächst hinten anstellen. Die bremsen Sie nur unnötig aus.

  2. Verschaffen Sie sich eine Übersicht über alle Aufgaben.

    Wirklich aller! Notieren Sie jede noch so kleine Tätigkeit die in den nächsten Tagen ansteht. Nur wenn Sie wissen, was Sie alles überfordert, können Sie etwas dagegen tun.

  3. Suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Chef.

    Legen Sie Ihre Situation offen und nüchtern dar, machen Sie deutlich, dass Sie Ihr Bestes geben, die Ansammlung an Aufgaben aktuell aber einfach zu groß ist. Idealerweise bringen Sie einige Lösungsansätze mit.

  4. Setzen Sie die gefundenen Lösungen zeitnah um.

    Blockieren Sie sich bitte nicht selbst, indem Sie das Problem als Ganzes sehen. Gehen Sie jede Handlung einzeln an und arbeiten Sie sich Schritt für Schritt aus dem Sumpf der Überforderung.

  5. Ziehen Sie eine kurze Bilanz.

    Die ausführliche Analyse muss zwar warten, bis wirklich wieder Ruhe herrscht, doch die wichtigsten Ursachen für Ihre Überforderung sollten Sie sich klar machen - und durch entsprechende Gewohnheiten vermeiden.

Dieser Prozess klingt zunächst einfach, ist es in der Praxis aber meist nicht. In dem Fall sichern Sie sich zumindest die Unterstützung einiger Kollegen, denen Sie wirklich vertrauen (können). Entscheidend ist, dass Sie die Überforderung niemals als persönliches Scheitern oder als Makel sehen. Auch der beste Mitarbeiter kann sich unverhofft in einem zu großen Arbeitsberg wiederfinden. Es kommt jedoch darauf an, wie Sie damit umgehen.

Eine systematische und aktive Aufarbeitung kann Überforderung zu einer wichtigen Lernerfahrung und Chance machen.

Ressourcen und Informationen für Arbeitnehmer

Wollen Sie sich umfassend mit den Themen Überlastung und Stress am Arbeitsplatz befassen, empfehlen wir Ihnen auch die Videos des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zu diesem Thema. Da diese sich nicht einbetten lassen, verweisen wir an dieser Stelle auf die entsprechende Webseite.

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[Bildnachweis: Marcos Mesa Sam Wordley, Adrian Hillman, IVY PHOTOS by Shutterstock.com]