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Der Aktenstapel wächst unaufhaltsam, der Kunde fragt bereits zum dritten Mal nach dem Angebot, Ihre To-Do-Liste wird einfach nicht kürzer, und zu allem Überfluss kommt Ihr Chef auch noch mit einer dringenden Aufgabe daher, die keinen Aufschub duldet. Kommt Ihnen bekannt vor? Nicht nur Ihnen: Fast 40 Prozent der Arbeitnehmer fürchten sich vor einem Burnout und mehr als 20 Prozent geben in Umfragen zu, von Überforderung und Dauerstress am Arbeitsplatz betroffen zu sein. Die Dunkelziffer dürfte weit höher liegen. Doch Überforderung am Arbeitsplatz ist kein Schicksal. Sie können etwas dagegen tun...

Überlastung am Arbeitsplatz: Ist die Überforderung real?

KieferPix/shutterstock.comIm vergangenen Jahr sind rund 75.000 Menschen aufgrund psychischer Erkrankungen in Frührente gegangen. Dabei hat sich die Anzahl an depressionsbedingten Frührentnern in den vergangenen zehn Jahren fast verdoppelt, so die Ergebnisse einer Studie der Bundespsychotherapeutenkammer vom Januar 2014. Erste Anzeichen und Warnsignale einer Überforderung sollte daher jeder ernst nehmen.

Allerdings sollten Sie sich dabei auch immer die Frage stellen: Ist die Überforderung real?

Damit sollen weder Burnout noch der tatsächlich vorhandene Stress kleingeredet oder relativiert werden. Wo übermäßiger Druck vorhanden ist, muss gehandelt werden. Aber eben nur dann. Deshalb muss zunächst geklärt werden, ob Tatsachen und etwa messbare Überstunden oder aber Einstellung und Wahrnehmung für den empfundenen Druck verantwortlich sind.

Fragen sich Arbeitnehmer beispielsweise bei jeder neuen Aufgabe: Wie soll ich das auch noch schaffen? Ich habe doch ohnehin keine Zeit! sind Stress und Überforderung programmiert. Mit einer solchen, auf Probleme und Defizite ausgerichteten, Haltung kann selbst die kompetenteste Fachkraft nicht erfolgreich sein.

Lautet die erste Frage jedoch: Wie kann ich mich am besten darum kümmern? sieht die Situation schon anders aus. Mit einer solchen Haltung sehen Arbeitnehmer...

  • ... die Aufgabe in einem realistischen Licht.
  • ... die Möglichkeiten und relevanten Aspekte einer Aufgabe.
  • ... die Aufgabe als lös- und machbar an.
  • ... auch ihre Lösungsoptionen.

Es gilt das Sprichwort: Wer will, findet Wege. Wer nicht will, findet Gründe. Das ist keine Tschakka-Sie-schaffen-das-Lösung, sondern eine wichtige Voraussetzung für produktive Arbeit und langfristige Motivation.

Ist die Überforderung am Arbeitsplatz jedoch real und trotz positiver Grundeinstellung vorhanden, gilt es, Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Burnout-Test: Wie gefährdet sind Sie?

KieferPix/shutterstock.comWie hoch ist Ihr individuelles Burnout-Risiko? Finden Sie es heraus mit diesem kurzen Test! Natürlich kann und soll der eine eingehende medizinische Diagnose nicht ersetzen. Er kann Ihnen aber erste Hinweise liefern, ob Sie auf das Ausbrennen allmählich zusteuern...

Wie viele der folgenden Aussagen treffen auf Sie zu?

Psychische Symptome

Kasten-Fragebogen Meine Arbeit macht mir immer weniger Spaß.
Kasten-Fragebogen Mir werden meine täglichen Aufgaben allmählich zuviel.
Kasten-Fragebogen Ich habe das Gefühl, nichts zu bewirken und nur ein Rad im Getriebe zu sein.
Kasten-Fragebogen Ich mache mir viele Sorgen, manche davon sind regelrecht Ängste.
Kasten-Fragebogen Ich traue mir weniger zu als früher.
Kasten-Fragebogen Mir fällt es zunehmend schwer, mich zu konzentrieren.
Kasten-Fragebogen Ich habe kaum noch neue Ideen, fühle mich unkreativ.
Kasten-Fragebogen Ich kann mich aber auch kaum zu Neuem aufraffen.
Kasten-Fragebogen Ich kann mich kaum noch entspannen - auch nicht in den Pausen.
Kasten-Fragebogen Ich fühle mich leer und ausgelaugt.
Kasten-Fragebogen Ich spüre eine wachsende Traurigkeit über meinem Leben.

Körperliche Symptome

Kasten-Fragebogen Ich komme morgens schwerer aus dem Bett.
Kasten-Fragebogen Ich leide neuerdings unter Schlafstörungen.
Kasten-Fragebogen Ich wache morgens kaputt und matt auf.
Kasten-Fragebogen Ich bin tagsüber häufiger und schneller müde.
Kasten-Fragebogen Ich trinke abends schon mal mehr Alkohol, um zu entspannen.
Kasten-Fragebogen Ich habe seit kurzem Magen-Darm-Probleme.
Kasten-Fragebogen Ich habe seit kurzem Rückenschmerzen.
Kasten-Fragebogen Ich habe seit kurzem Herz-Kreislauf-Probleme.
Kasten-Fragebogen Ich leide öfter unter Kopfschmerzen.
Kasten-Fragebogen Ich nehme Tabletten, um die körperlichen Symptome zu unterdrücken.
Kasten-Fragebogen Ich nehme Drogen, um mein Pensum zu schaffen.

Soziale Symptome

Kasten-Fragebogen Ich fühle mich häufig angespannt und gereizt.
Kasten-Fragebogen Ich fühle mich im Job zunehmend isoliert und alleine gelassen.
Kasten-Fragebogen Ich werde neuerdings schnell aggressiv.
Kasten-Fragebogen Meine Familie findet, ich habe mich verändert.
Kasten-Fragebogen Die Lust am Sex hat bei mir deutlich nachgelassen.
Kasten-Fragebogen Ich treffe mich seltener mit meinen Freunden.
Kasten-Fragebogen Meine Hobbys pflege ich kaum noch.

Burnout-Test: Die Auswertung

Burnouttest-PDFZählen Sie nun zusammen, wie oft Sie den obigen Aussagen zugestimmt haben:

Den Burnout-Test können Sie selbstverständlich auch als kostenloses PDF herunterladen, ausdrucken und ausfüllen.

Überforderung am Arbeitsplatz: Prävention und Gegenmaßnahmen

Pressmaster/shutterstock.comDer einfachste Weg, um Überforderung am Arbeitsplatz zu begegnen, ist eine kontinuierliche Prävention. Wenn Überforderung durch individuell angepasste Gewohnheiten und Routinen gar nicht erst aufkommen kann, ist das ganz sicher die beste Lösung. Für die Prävention gegen Überforderung am Arbeitsplatz bieten sich einige bewährte Strategien an:

  1. Wohltuendes Morgenritual

    Morgenrituale gibt es in den verschiedensten Formen und Ansätzen. Während der eine Frühsport bevorzugt, braucht der andere morgens seine Ruhe während ein Dritter den Tag am besten mit einer Tasse Kaffee und einem guten Buch beginnt. Eines haben Morgenrituale jedoch gemeinsam: Sie helfen Ihnen bei einem guten Start in den Tag. So vorbereitet können Sie mit den Anforderungen am Arbeitsplatz viel besser umgehen.

  2. Bewusste Ruhezeiten

    Die ständige Aufnahme von Informationen und andauernde Erreichbarkeit sind sowohl Ursache als auch Teil der Überforderung am Arbeitsplatz. Die Vorbeugung ist simpel, jedoch nicht unbedingt leicht: Bauen Sie ganz bewusst Ruhezeiten ein, in denen Sie nicht erreichbar sind und sich der Entspannung widmen. Am Arbeitsplatz lassen sich solche Ruhezeiten oft nur für wenige Minuten realisieren, in Ihrer Freizeit jedoch auch umfangreicher. Lassen Sie berufliche E-Mails im Feierabend unbeantwortet und schalten Sie auch mal das Smartphone aus.

  3. Grundlegende Ordnung

    Überforderung am Arbeitsplatz kann bis zu einem gewissen Grad auch selbst gemacht sein. Wer seine Unterlagen beispielsweise nicht ordnet und Informationen ohne jedes System speichert, muss sich über wachsendes Chaos und Überforderung nicht wundern. Das einfachste Gegenmittel: Führen Sie eine grundlegende Ordnung ein und erhalten Sie diese aufrecht. Es muss nicht alles perfekt aufgeräumt sein, doch Sie sollten zu jedem Zeitpunkt wissen, wo Sie welche Informationen finden.

  4. Kontinuierliche Abstimmung

    Ebenfalls ganz weit vorne auf der Liste der Ursachen für Überforderung am Arbeitsplatz: Die Konzentration von Aufgaben auf einige wenige Mitarbeiter. Dieses Phänomen tritt immer dann auf, wenn es keine kontinuierliche Abstimmung im Team gibt und jeder vor sich hin arbeitet. Die Lösung: Regelmäßige Teambesprechungen und eine offene Kommunikation untereinander, bei der auch ein Zuviel an Aufgaben angesprochen werden kann.

Überforderung am Arbeitsplatz: Auch Chefsache

Neben allen Tipps und Strategien für Arbeitnehmer ist es vor allem auch Aufgabe des Chefs und Vorgesetzten, Überforderung Ihrer Mitarbeiter zu vermeiden. Es ist ihr Job, Aufgaben gleichmäßig zu verteilen, die Stärken der Teammitglieder zu nutzen und Schwächen nach Möglichkeit auszugleichen.

Wichtiger als regelmäßige Mitarbeitergespräche ist dafür jedoch die Atmosphäre, die Chefs durch ihr Verhalten und ihren Führungsstil schaffen. Nur wenn Mitarbeiter sich darauf verlassen können, dass ein Hilferuf aufgrund von Überforderung nicht als Schwäche ausgelegt oder als Minuspunkt angerechnet wird, werden sie sich mit solchen Themen auch melden.

Überforderung am Arbeitsplatz: Akute Gegenmaßnahmen

Prävention ist gut, hilft aber nicht mehr, wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen, also die Überforderung bereits eingetreten, ist. In diesem Fall helfen nur gezielte und systematische Gegenmaßnahmen, mit denen Sie die Flut an Aufgaben in den Griff bekommen. Ganz wichtig hierbei:

Gehen Sie immer die Ursachen an, nicht die Symptome.

Für die Bewältigung akuter Überforderung hat sich das folgende 5-Schritte-Programm bewährt:

  1. Akzeptieren Sie Ihre Überforderung.

    Reden Sie sich nicht ein, dass alles gut wäre und die Situation an Ihrem Arbeitsplatz völlig normal sei. Damit belügen Sie sich nur selbst und machen die Situation nur schlimmer. Sehen Sie die Überforderung jedoch nicht als Scheitern oder Fehler an. Das Eingestehen der Überforderung ist wichtig, um dagegen aktiv vorgehen zu können. Selbstvorwürfe, Schuldgefühle und ähnliche negative Reaktionen haben dabei nichts zu suchen. Diese sind nicht gerechtfertigt und Sie machen sich selbst das Leben unnötig schwer.

  2. Verschaffen Sie sich eine Übersicht über alle Aufgaben.

    Um die Überforderung in den Griff zu bekommen, braucht es zunächst einmal eine Übersicht der Dinge, die zu erledigen sind - und zwar wirklich aller Aufgaben! Notieren Sie jede noch so kleine Tätigkeit die in den nächsten Tagen ansteht. Nur wenn Sie wissen, was Sie alles überfordert, können Sie etwas dagegen tun.

  3. Suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Chef.

    Legen Sie Ihre Situation offen und nüchtern dar, machen Sie deutlich, dass Sie Ihr Bestes geben, die Ansammlung an Aufgaben aktuell aber einfach zu groß ist. Auch hier gilt: Es geht nicht darum, dem Chef Ihr Versagen zu erklären oder Rechtfertigungen zu finden, sondern darum, gemeinsam das Problem anzugehen. Idealerweise bringen Sie daher bereits einige Lösungsvorschläge mit, etwa Prioritäten der Aufgaben oder Ideen, wie die ToDos verteilt werden können.

  4. Setzen Sie die gefundenen Lösungen zeitnah um.

    Der erste Schritt ist getan, nun sollten Sie den Plan aber nicht auf die lange Bank schieben und einfach so weiter machen wie bisher. Setzen Sie die besprochenen Lösungen auch tatsächlich um. Das ist anfangs ungewohnt, kostet vielleicht Überwindung und bedeutet auch ein wenig Aufwand, doch haben Sie das neue System einmal etabliert, können Sie die Überforderung langfristig überwinden.

  5. Ziehen Sie eine kurze Bilanz.

    Erst auf wirkliche lange Sicht wird sich zeigen, ob die ergriffenen Maßnahmen die erhofften Ergebnisse mitbringen. Sofort lässt sich also noch kein endgültiges Resümee ziehen, doch eine kurze Bilanz ist trotzdem wichtig. Haben Sie die wichtigsten Ursachen der Überforderung thematisiert? Sind noch Bereiche offen, die Ihnen Bauchschmerzen bereiten? Wenn es noch etwas gibt, sollten Sie dies sofort anpacken, um nicht in einiger Zeit vor dem gleichen Problem zu stehen.

Ein wichtiger Faktor ist natürlich auch die Unterstützung durch die Kollegen. Viele Betroffene verstecken Sie sich, da Sie sich für die eigene Situation schämen. Besser ist es, sich dem Umfeld anzuvertrauen und um deren Hilfe zu bitten. Das sorgt für Erleichterung und sorgt für mehr Unterstützung.

Ressourcen und Informationen für Arbeitnehmer

Wollen Sie sich umfassend mit den Themen Überlastung und Stress am Arbeitsplatz befassen, empfehlen wir Ihnen auch die Videos des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zu diesem Thema. Da diese sich nicht einbetten lassen, verweisen wir an dieser Stelle auf die entsprechende Webseite.

BMAS_-_Schwerpunkt__Psychische_Gesundheit_am_Arbeitsplatz_

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