Bedeutung: Was ist eine Umstrukturierung im Unternehmen?

Eine Umstrukturierung ist eine umfangreiche und tiefgreifende Veränderung einer Organisation. Ziele der Maßnahme können eine Steigerung der Effizienz, Kostensenkung, ein gänzlicher Richtungswechsel oder die Sanierung des Betriebs sein. Im Zuge einer Umstrukturierung werden betriebliche Abläufe sowie Strukturen hinterfragt und neu gestaltet.

Mit der Umstrukturierung wird oft Personalabbau und eine Kündigungswelle verbunden. Doch auch neue Produktionsprozesse, ein überarbeitetes Angebot, bessere Qualität der Produkte, höhere Kundenzufriedenheit oder neue Unternehmenssoftware können Teil von Umstrukturierungsmaßnahmen sein. Teilweise wird auch das gesamte Geschäftsmodell verändert.

Ursachen für Umstrukturierungen

Hinter einer Umstrukturierung stehen meist Probleme und Krisen im Unternehmen. Häufiger Grund sind finanzielle Schwierigkeiten, aber auch der Verlust von Marktanteilen, ein Einbruch der Auftragslage oder Probleme bei technischen Innovationen können eine Umstrukturierung notwendig machen.

Umstrukturierung Synonym

Synonym zur Umstrukturierung sind die Begriffe: Umbau, Umbruch, Neugestaltung, Neuanfang, Neuausrichtung, Umgestaltung oder auch Reorganisation.

Verschiedene Arten der Umstrukturierung

Je nach individueller Situation, den Zielen und den Maßnahmen werden verschiedene Arten einer Neuausrichtung im Unternehmen unterschieden. Diese fünf Arten sollten Sie kennen:

Personelle Umstrukturierung
Hier geht es in erster Linie um Personalabbau, um das Unternehmen zu verschlanken und Personalkosten zu reduzieren.
Strukturelle Umstrukturierung
Diese Variante konzentriert sich auf die Unternehmensorganisation, Hierarchieebenen und Abteilungen (siehe: Organigramm). Die Struktur wird angepasst und oft auch neue Führungspositionen geschaffen.
Finanzielle Umstrukturierung
Finanzielle Umstrukturierungsmaßnahmen konzentrieren sich auf die Finanzierung des Unternehmens. Wichtige Faktoren sind die Eigenkapitalquote, mögliche Kredite sowie die fortlaufende Liquidität des Betriebs.
Operative Umstrukturierung
Der operative Wandel geht meist mit neuen Produkten, allgemeinen Kostensenkungen oder einer Optimierung der internen Abläufe einher. Das gesamte operative Geschäft soll verbessert werden.
Strategische Umstrukturierung
Ein strategischer Richtungswechsel kann den Fokus auf neue Märkte, ein neues Geschäftsmodell, andere Absatzkanäle oder größere Digitalisierung richten. Die Strategie der Abteilung oder des ganzen Unternehmens wird überdacht.

6 Phasen der Umstrukturierung

Eine Umstrukturierung ist keine kurzfristige Maßnahme, sondern ein Prozess. Dieser läuft in sechs typischen Schritten und Phasen ab, die ein Unternehmen oder Team nacheinander durchläuft. Dieser Ablauf gehört zum sogenannten Change Management in Organisationen:

1. Analyse

Zu Beginn steht eine grundlegende Analyse der Situation. Was sind die Probleme? Welche Ursachen stehen dahinter? Wo besteht der größte Handlungsbedarf? Sie müssen alle Informationen kennen und die Zusammenhänge verstehen, um die richtigen Entscheidungen zu treffen.

2. Planung

Es müssen Ziele gesetzt und Maßnahmen geplant werden, um die angestrebte Verbesserung zu erreichen. Die Fragen in dieser Phase lautet: Was müssen wir tun, um die Schwierigkeiten zu überwinden und welche Art von Umstrukturierung ist notwendig? Hier werden Entscheidungen über einen möglichen Richtungswechsel der Strategie oder Personalabbau getroffen.

3. Kommunikation

Spätestens jetzt müssen Mitarbeiter über die anstehenden Veränderungen informiert werden – dieser Schritt kann aber auch schon zu einem früheren Zeitpunkt erfolgen. Für den Rückhalt aus der Belegschaft ist die richtige Kommunikation essenziell. Mehr dazu weiter unten in diesem Artikel.

4. Umsetzung

In der Umsetzung folgt die tatsächliche Umstrukturierung. Strategiewechsel, personelle Veränderungen, verbesserte Produktpalette, neue Unternehmenskultur… Was in der Planung beschlossen wurde, wird nun in die Tat umgesetzt.

5. Kontrolle

Wichtig für jede Umstrukturierung ist die anschließende Kontrolle. War die Umsetzung erfolgreich – und waren diese effektiv, um die Ziele zu erreichen? Zeigen sich hier Probleme, kann noch einmal nachgebessert werden.

6. Sicherung

Abschließend wird verhindert, dass ähnliche Probleme erneut auftreten. Mögliche Maßnahmen sind regelmäßige Kontrollen, um rechtzeitig gegensteuern zu können oder festgelegte Kennzahlen, die immer eingehalten werden müssen.

Tipps für richtige Kommunikation bei Umstrukturierungen

Umstrukturierungen sorgen bei Mitarbeitern für Angst und Unsicherheit. Viele fürchten einen Jobverlust und die anstehenden Änderungen für das Arbeitsverhältnis. Das Resultat sind unzufriedene und demotivierte Arbeitnehmer.

Das Team muss die Umstrukturierung aber akzeptieren und unterstützen. Kommunikation ist dabei der wichtigste Faktor. Mitarbeiter müssen einbezogen und ernst genommen werden. Die folgenden Tipps helfen bei der optimalen Kommunikation einer Umstrukturierung:

Bleiben Sie in jedem Fall ehrlich

Der erste Grundsatz: Ehrlichkeit ist absolut notwendig. Versprechen Sie nichts, das Sie nicht halten können, reden Sie nichts schön, übertreiben Sie nichts, lassen Sie nichts aus und fügen Sie nichts hinzu. Sie machen es nicht besser, wenn Sie Mitarbeiter belügen oder unangenehme Punkte verschweigen.
Zeigen Sie Fingerspitzengefühl

Ehrlichkeit bedeutet nicht, dass Sie auf Fingerspitzengefühl verzichten sollten. Nehmen Sie Ängste, Fragen und Erwartungen der Mitarbeiter ernst. Mit Empathie und behutsamen Formulierungen können Sie ebenfalls ehrlich sein. Wichtig ist auch ausreichend Zeit für die Kommunikation. Sie können nicht in 5 Minuten die Umstrukturierung und mögliche Auswirkungen erklären.
Fragen Sie nach der Meinung

Die Entscheidungen zur Umstrukturierung werden an oberster Stelle getroffen, doch in der Kommunikation dieser Entscheidungen sollte unbedingt auch nach der Meinung der Mitarbeiter gefragt werden. Damit zeigen Sie, dass Sie nicht einfach von oben herab handeln, sondern die Mitarbeiter in den Prozess einbeziehen. Gleichzeitig können Sie so wichtige Informationen und Erkenntnisse erhalten. Das Feedback aus dem Team ist mehr als eine symbolische Geste.
Sorgen Sie für anhaltende Transparenz

Während der gesamten Umstrukturierung müssen Sie für größtmögliche Transparenz sorgen. Es reicht nicht aus, sich am Anfang einmal hinzustellen und zu sagen, welche Veränderungen anstehen. Es braucht regelmäßigen Austausch und offene Kommunikation im Umstrukturierungsprozess. Teilen Sie neue Entscheidungen mit, berichten Sie von Problemen und Fortschritten. Je transparenter Sie als Führungskraft sind, desto größer mehr weicht die Unsicherheit und es entsteht Vertrauen.
Begründen Sie Entscheidungen

Viele Mitarbeiter wünschen sich bei Umstrukturierungen eine Begründung. Warum wird genau das gemacht und welche Auslöser haben dazu geführt? Dabei müssen Führungskräfte nicht haarklein jedes betriebswirtschaftliche Detail aufbereiten, doch eine nachvollziehbare Begründung sorgt für größeres Verständnis für die Situation des Unternehmens und die Notwendigkeit der Umstrukturierung.
Machen Sie die Ziele klar und verständlich

Neben den Ursachen sollte klar das Ziel kommuniziert werden. Was soll die Umstrukturierung bringen, welche Effekte werden angestrebt und wie hilft das dabei, wieder auf den richtigen Weg zu kommen? Ein verständliches Ziel hilft Mitarbeitern dabei, sich mit diesem zu identifizieren und selbst ihr Bestes zu geben, um die gesteckten Ziele zu erreichen.