Unvorbereitet im Meeting

Ein Gastbeitrag von Swantje Allmers

Wie viel Zeit verbringen Sie in Meetings? Für die meisten Menschen gehören sie mittlerweile zu den größten Zeitfressern im Job. Eine Studie des Beratungsunternehmens Bain & Company ergab, dass jeder Mitarbeiter durchschnittlich 15 Prozent seiner Arbeitszeit in Meetings verbringt, bei Führungskräften kann dieser Anteil sogar noch deutlich höher liegen. Und Hand aufs Herz: Schaffen Sie es, sich auf all diese Meetings wirklich vorzubereiten? Eben. Deshalb verraten wir Ihnen hier, wie Sie mangelnde Vorbereitung wirkungsvoll kaschieren können...

6 Tipps, mit denen Sie unvorbereitet durchs Meeting kommen

Worum geht es in dem Meeting nochmal? Theoretisch müssen zur Vorbereitung oft Dokumente oder der Mailverkehr zum Thema gelesen werden beziehungsweise der Einladende verlangt bereits erste Ideen. Wenn der Tag aber aus Terminen und nebenher noch dem Tagesgeschäft besteht, fällt es schwer, jedes Meeting ernsthaft vorzubereiten.

So kommen Sie trotzdem durch...

  1. Übernehmen Sie die Moderatoren-Rolle

    Die Moderation zu übernehmen ist die elegante Flucht nach vorn. Denn der Moderator eines Meetings ist der, der auf Struktur und Ablauf achtet und weniger zum Inhalt beisteuern muss. Natürlich sollten Sie wissen, wobei es darauf ankommt. Legen Sie zum Beispiel gemeinsam mit der Gruppe Sinn und Zweck, Agenda und gewünschte Ergebnisse des Treffens fest und führen Sie durch das Meeting, indem Sie aktiv nach der Meinung anderer fragen, Gesagtes zusammenfassen und die nächsten Schritte festhalten.

    Hinweis: Als Chef wird man Ihnen die Rolle des Moderators in der Regel ohne Weiteres zugestehen. Auch als Mitarbeiter können Sie diese in vielen Fällen übernehmen, denn oft sind die Beteiligten dankbar, wenn jemand das Wort ergreift. Achten Sie unbedingt darauf, ob dies im jeweiligen Kontext angemessen ist. Andernfalls laufen Sie Gefahr, sich ein Eigentor zu schießen.

  2. Wechseln Sie die Ebene

    Um Details zu entfliehen, die Sie aufgrund fehlender Vorbereitung nicht kennen, können Sie die Betrachtungsebene wechseln. Lenken Sie den Fokus auf das große Ganze, die Kernfrage des Meetings und die dahinterstehende Intention. Oft gibt es auf dieser Ebene genug, über das noch gesprochen werden muss. Ein Perspektivwechsel, der Sie vor Details schützt und als jemanden dastehen lässt, der für Überblick sorgt.

  3. Gesagtes zusammenfassen

    Nicht selten verlieren sich die Teilnehmer des Meetings in den Inhalten oder kommen vom Hölzchen aufs Stöckchen. Wenn Sie auf der inhaltlichen Ebene nicht brillieren können, fassen Sie Gesagtes für die Gruppe intelligent zusammen. So leisten Sie auch ohne konkreten Input einen wertvollen Beitrag zur Diskussion. Wichtig: Markieren Sie Ihren Beitrag auch als Zusammenfassung des zuvor Gesagten und werden Sie dabei nicht ausschweifend.

  4. Konkretisierungs-Fragen stellen

    Die wenigsten Menschen formulieren so, dass wirklich klar wird, was gemeint ist. Das bietet Ihnen die Möglichkeit, konkretisierende Fragen zu stellen. Wenn Ihr Kollege zum Beispiel sagt: "Hier müssten wir aktiv werden", können Sie darauf aufsetzen und Fragen stellen wie: "Was stellen Sie sich konkret vor?", "Wann müssen wir Ihrer Meinung nach aktiv werden?", "Wer genau muss aktiv werden?". Achten Sie darauf, dass Ihre Frage nicht als Angriff aufgefasst wird. Das Ziel ist, Ihnen auch ohne Vorbereitung einen sinnvollen Beitrag zu verschaffen, indem Sie gemeinsames Nachdenken anregen.

  5. Bewusst vage formulieren

    Im Umkehrschluss zu 4. können Sie sich natürlich selbst aus der Affäre ziehen, indem Sie bewusst unkonkret formulieren und mit Oberbegriffen arbeiten, wie zum Beispiel "Hier müssen wir die Verantwortung übernehmen." oder "Das sollten wir uns genauer anschauen." In der Regel wird dies als klares Statement (miss)gedeutet, da jeder das interpretiert, was für ihn am besten passt.

  6. Seien Sie aufmerksam und machen Sie Notizen

    Selbstverständlich hilft auch hier das Befolgen des Meeting-Knigges, also aufmerksam sein, Notizen machen (besser nicht im Laptop oder Telefon) und andere Menschen ausreden lassen. Wer im Meeting Mails checkt oder schreibt, aufs Telefon schaut und mangelndes Interesse signalisiert, fällt bedeutend unangenehmer auf als jemand ohne Vorbereitung, der dies zu kaschieren weiß.

Vorbereitung zahlt sich dennoch aus

Wer tief im alltäglichen Meeting-Wahnsinn steckt, schafft es meist nicht, sich auf jeden Termin im Detail vorzubereiten. Dennoch sollten Sie es sich zur Regel machen, sich (je nach Thema) mindestens 15 Minuten vor dem Termin noch einmal mit dem Thema vertraut zu machen und darüber nachzudenken, ob Sie ein bestimmtes Ergebnis anstreben. Diese kurze Zeit zahlt sich aus:

  • Sie sind damit in der Regel schon besser vorbereitet als die meisten anderen.
  • Kollegen und Vorgesetzte nehmen Sie als informiert und organisiert wahr.
  • Sie können Ihre eigene Position besser durchsetzen.
  • Sie können eine Führungsrolle im Meeting übernehmen und inhaltlich steuern.

Diese Dinge sollten Sie nicht tun, wenn Sie unvorbereitet sind:

  1. Flucht nach vorn, indem Sie allen Teilnehmern zu Beginn mitteilen, dass Sie nicht vorbereitet sind. Das provoziert diejenigen, die sich vorbereitet haben und signalisiert, dass Sie das Meeting weniger ernst nehmen. Es wird nicht besser, wenn Sie darauf verweisen, dass Sie Wichtigeres zu tun hatten.
  2. Versuchen Sie nicht, die erforderlichen Unterlagen im Meeting zu lesen, um fehlende Vorbereitung auszugleichen. Das fällt auf und führt außerdem dazu, dass Sie abgelenkt und unaufmerksam wirken und keinen Beitrag leisten können.
  3. Ziehen Sie sich nicht zurück, indem Sie maximal ruhig sind oder auf Telefon und Computer schauen. Das stört die Produktivität und Atmosphäre erheblich und zeigt mangelnden Respekt gegenüber dem Einladenden und den anderen Teilnehmern.

Über die Autorin

Swantje_AllmersSwantje Allmers (MindVisory Seminars) kennt die Meeting-Situation aus vielen Unternehmen. Als Führungskräftecoach und Unternehmensberaterin arbeitet sie mit zahlreichen Managern und Unternehmern daran, Arbeitsalltag und Unternehmensabläufe effizienter und störungsfreier zu gestalten. Die Meeting-Kultur ist dabei ein wesentlicher Faktor.

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