Schnell mal einen Kurzurlaub buchen oder einen Termin wahrnehmen, der mitten in den Arbeitszeiten liegt: Für manche Dinge ist ein Urlaubsantrag notwendig. Nicht immer ist das ganz unkompliziert: Abhängig von der Saison, aber auch von der Betriebsgröße und der Belegschaft weiß so mancher Arbeitnehmer bereits im Vorfeld, dass bestimmte Anfragen nicht von Erfolg gekrönt sein werden. Worauf Sie achten müssen, wenn Sie einen Urlaubsantrag stellen wollen...

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Urlaubsanspruch für jeden Arbeitnehmer

Wer arbeitet, braucht auch Erholung - der Gesetzgeber hat dafür im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt, dass jeder Arbeitnehmer im Jahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub hat. Und den sollten Sie auch nehmen. Zwar kann es Umstände wie Krankheit geben, die es erschweren, den Urlaub anzutreten, aber generell gilt, dass Sie Gelegenheit zur Erholung haben müssen.

Das schließt übrigens auch solche Erwerbstätigkeiten aus, die der Erholung im Wege stünden. Den vollen Urlaubsanspruch erwerben Arbeitnehmer erst nach sechsmonatiger Beschäftigungszeit im Unternehmen. Wer vor Ablauf dieser Zeit einen Tag frei braucht, kann allerdings auf anteilige Urlaubstage zurückgreifen.

Schwierig kann es bezüglich der konkreten Zeit werden, wann ein Arbeitnehmer Urlaub gewährt bekommt. Zwar sind seine Wünsche klar zu berücksichtigen (§ 7 Absatz 1 des BUrlG), jedoch sind zwei Ausnahmen möglich:

  • Vorrangige Urlaubswünsche anderer Kollegen: Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern werden immer berücksichtigt werden, da diese an die Ferien gebunden sind.
  • Dringende betriebliche Belange: Wenn die Besetzung bereits auf Sparflamme läuft, weil krankheitsbedingt etliche Kollegen ausgefallen sind oder aber zur Weihnachtszeit üblicherweise die Auftragslage sehr hoch ist, dann kann es sein, dass ein Urlaubsantrag nicht gewährt wird.

Urlaubsantrag Genehmigungsfrist: Wann kann ich mit einer Zusage rechnen?

Leider sind nicht alle Fragen restlos im Bundesurlaubsgesetz geklärt. Aus Arbeitnehmersicht kann es wichtig sein, innerhalb möglichst kurzer Zeit den Urlaubsantrag bestätigt zu bekommen. Das leuchtet ein, wenn es beispielsweise darum geht, Geld bei Reisen durch frühe Buchung zu sparen. So gesehen tut sich jeder Arbeitnehmer einen Gefallen, wenn er den Urlaubsantrag ebenfalls so früh wie möglich einreicht.

Das Gesetz bleibt allerdings unklar: Obwohl Ihr Chef Ihnen die Urlaubszeit nicht einfach vorschreiben kann, gibt es keinerlei Vorgaben, bis wann er auf Ihren Urlaubsantrag reagieren muss. Das hat auch nichts mit einer Urlaubsvertretung zu tun, denn Ihr Recht auf Urlaub existiert unabhängig davon.

Ihr Arbeitgeber hat die Personalplanung so zu organisieren, dass alles reibungslos abläuft - vorausgesetzt, Sie haben sich nicht genau für die heiße Endphase eines wichtigen Projekts den Urlaub ausgesucht. Sollten Sie also zeitlich unter Druck bezüglich Ihrer Urlaubsplanung stehen, empfiehlt es sich, Ihren Vorgesetzten darum zu bitten, Ihnen kurzfristig Bescheid zu geben.

Anderenfalls bliebe Ihnen über eine einstweilige Verfügung die Möglichkeit, eine Genehmigung zu erlangen. Allerdings beinhaltet dies den gerichtlichen Weg, den die meisten Menschen lieber vermeiden. Es kann je nach Situation hilfreich sein, den Vorgesetzten darauf hinzuweisen, dass diese Option besteht.

Darf mein Urlaub widerrufen werden?

Generell nein, allerdings gibt es Ausnahmen. In wirklich dringenden betrieblichen Krisensituationen darf der Arbeitgeber Sie aus dem Urlaub zurückrufen, sofern Sie ihn noch nicht angetreten haben. Das gilt aber nicht für lediglich hohes Arbeitsaufkommen, sondern betrifft außergewöhnliche Situationen.

Darüber hinaus muss der Arbeitgeber Ihnen die Kosten erstatten, sofern Sie bereits eine Reise gebucht haben - allein vor dem Hintergrund wird sich ein Arbeitgeber überlegen, wie wichtig ein Widerruf ist. Und: wenn Sie bereits am Strand auf Mallorca liegen, darf Ihr Arbeitgeber Sie nicht zurückbeordern.

Ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts hat darüber hinaus festgestellt, dass nicht nur ein derartiger Rückruf, sondern auch eine vorherige Rückrufvereinbarung keine Gültigkeit haben (Az.: 9 AZR 404/99 und 405/99).

Wie stelle ich einen Urlaubsantrag?

Das ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und hängt von der Betriebsgröße, aber auch vom Vertrauen zwischen Mitarbeiter und Chef ab. Größere Unternehmen und Behörden arbeiten häufig mit eigenen Vordrucken, die im Personalbüro oder an zentraler Stelle ausliegen und entsprechend ausgefüllt werden müssen.

In anderen Betrieben wiederum reicht die mündliche Absprache oder eine kurze Notiz. Andere wiederum lassen ihren Mitarbeitern völlig freie Hand und knüpfen an den zu nehmenden Urlaub lediglich die Bedingung, dass die Arbeitnehmer sich untereinander absprechen und nichts liegen bleibt.

Gibt es keine entsprechenden Urlaubsantrag Vordrucke, sollten Sie dennoch schriftlich einen formlosen Urlaubsantrag aufsetzen, denn so können Sie im Ernstfall nachweisen, dass eine Absprache existiert.

Urlaubsantrag Vordruck: Formloses Muster

Wenn Sie selbst einen Urlaubsantrag formlos gestalten, dann sollten Sie darauf achten, dass neben der zu beantragenden Zeit die wichtigsten Angaben enthalten sind, nämlich Ihre persönlichen Daten nebst Personalnummer, sofern vorhanden:

Vor- und Nachname Arbeitnehmer
Abteilung
Personalnummer
(eigene Anschrift) Straße, Hausnummer
PLZ Ort
Telefonnummer

Arbeitgeber
Personalabteilung
Straße, Hausnummer
PLZ Ort

Ort, Datum

Urlaubsanstrag

Sehr geehrte (r) Herr/Frau (Name des/der Vorgesetzten),

hiermit beantrage ich ____ Urlaubstage für die Zeit vom ________ bis zum ________.
Bitte geben Sie mir diesbezüglich eine kurze Bestätigung.

Mit freundlichem Gruß

______________________

Unterschrift des Arbeitnehmers

______________________

Unterschrift des Arbeitgebers

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