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In Unternehmen werden regelmäßig Vollmachten vergeben, die erst dafür sorgen, dass der reibungslose Ablauf der Geschäfte möglich wird. Ohne diese Vollmachten wären die meisten Unternehmen überhaupt nicht handlungsfähig. Allerdings sind die Vollmachts- und Vertretungsregelungen oftmals sehr komplex und undurchsichtig, wodurch es schwer sein kann, die einzelnen Möglichkeiten zu unterscheiden und deren Handlungsbefugnisse zu verstehen. Wir erklären, warum Vollmachten überhaupt vergeben werden und zeigen, welche unterschiedlichen Regelungen es in Unternehmen gibt und was diese unterscheidet...

Vollmacht Definition: Warum werden Vollmachten vergeben?

Gründer und Selbstständige können meist alle wichtigen Aufgaben selbst erledigen. Das Geschäft ist noch übersichtlich und man hat genügend Zeit, sich darum zu kümmern - und vielleicht hat man auch noch keine Angestellten. Wird beim Wachstum jedoch ein bestimmter Punkt überschritten, braucht es weitere Personen, die mit wichtigen Entscheidungen und Aufgaben betraut werden.

Genau an diesem Punkt kommen Vollmachten zum Einsatz: Sie geben dem Bevollmächtigten das Recht, im Namen des Vollmachtgebers zu handeln und somit auch für das Unternehmen geschäftlich zu agieren. So können Vollmachten beispielsweise für den Kauf und Verkauf erteilt werden, aber auch, um finanzielle Angelegenheiten des Unternehmens zu regeln.

Von Vollmachten ausgeschlossen sind die sogenannten höchstpersönlichen Rechtsgeschäfte, die nicht übertragbar sind und nur - wie der Name bereits andeutet - persönlich vorgenommen werden können. Ebenfalls dürfen Bevollmächtigte ihre Stellung nicht ausnutzen, um für die andere Person Geschäfte mit sich selbst zu machen. In § 181 des Bürgerlichen Gesetzbuches wird hierzu das Selbstkontrahierungsverbot geregelt.

Außenvollmacht oder Innenvollmacht: Wo ist der Unterschied?

Vollmacht erteilen Vollmachten Muster VordruckLaut Gesetz (§ 167 BGB) wird eine Vollmacht durch Erklärung erteilt. Hier gibt es jedoch zwei verschiedene Möglichkeiten, die sich im Detail voneinander unterscheiden:

  • Wird die Vollmacht gegenüber dem Bevollmächtigten erklärt, spricht man von einer Innenvollmacht.
  • Wird die Vollmacht gegenüber dem Dritten erklärt, dem gegenüber die Vertretung stattfinden soll, spricht man von einer Außenvollmacht.

Vollmachten: So unterscheiden sie sich

Pressmaster/shutterstock.comDer Begriff der Vollmacht ist zwar sehr geläufig, ist aber sehr ungenau und lässt keine konkreten Schlüsse auf das Ausmaß oder die Form der Vertretung zu. In der Praxis gibt es einige unterschiedliche Vollmachten, die zwar alle auf die ein oder andere Weise eine Vertretungsregelung darstellen, sich jedoch in wichtigen Punkten unterscheiden können. Wer die Rechte der einzelnen Vollmachten nicht kennt oder auseinander halten kann, überschreitet möglicherweise seine Kompetenzen und kümmert sich um Geschäfte oder trifft Entscheidungen, zu denen er nicht befugt ist - was dazu führen könnte, dass Sie schadensersatzpflichtig sind.

Wir stellen Ihnen drei häufige Arten von Vollmachten vor und zeigen, worin sich diese unterscheiden:

  1. Die Prokura

    Die bekannteste und gleichzeitig umfangreichste Vollmacht, ist die Prokura. Ein Prokurist kann nur durch den Inhaber oder die gesetzlichen Vertreter eines Unternehmens ernannt werden. Bei einer GmbH kann somit der Geschäftsführer und bei einer Aktiengesellschaft der Vorstand eine Prokura erteilen. Außerdem muss die Prokura im Handelsregister eingetragen werden.

    Mit der Prokura geht viel Verantwortung und Handlungsfreiheit einher. Der Prokurist hat das Recht, alle gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäfts durchzuführen. Die einzigen Ausnahmen bilden die Veräußerung oder Belastung von Grundstücken, die Auflösung des Unternehmens, Einträge im Handelsregister durchzuführen oder Bilanzen und Steuererklärungen zu unterschreiben. Auch kann ein Prokurist keine Prokura erteilen oder seine Befugnisse weitergeben.

    Es ist allerdings möglich, die Rechte eines Prokuristen im Innenverhältnis zu begrenzen. So können beispielsweise einzelne Handlungsbefugnisse ausgeschlossen werden. Auch ist zwischen einer Einzel- und Gesamtprokura zu unterscheiden. Bei einer Einzelprokura kann der Prokurist das Unternehmen alleine vertreten, die Gesamtprokura erfordert, dass - je nach Gestaltung - ein weiterer Prokurist oder ein gesetzlicher Vertreter des Unternehmens zustimmt und beispielsweise Dokumente ebenfalls unterschreibt.

  2. Die Handlungsvollmacht

    Mit der Handlungsvollmacht wird dem Bevollmächtigten das Recht gegeben, sich um Geschäfte, Entscheidungen und Handlungen in einem bestimmten Handelsgewerbe zu kümmern, mit dieser Art der Vollmacht gehen damit geringere Befugnisse einher als mit der Prokura, die sich auf Aktionen in allen Handelsgewerben des Unternehmens bezieht.

    Es wird dabei zwischen drei Arten der Handlungsvollmacht unterschieden: Die Generalvollmacht erlaubt es, alle für das Handelsgewerbe gewöhnlichen Geschäfte zu erledigen. Die Artvollmacht gibt dem Bevollmächtigten das Recht, alle Geschäfte einer Art durchzuführen - beispielsweise im Ein- oder Verkauf. Die Spezialvollmacht beschränkt sich lediglich auf ein konkret festgelegtes Geschäft, etwa den Abschluss eines Vertrages bei einem speziellen Kunden.

    Eine Handlungsvollmacht kann durch die gesetzlichen Vertreter eines Unternehmens, aber auch durch Prokuristen oder sogar durch andere Handlungsbevollmächtigte erteilt werden, wenn diese das entsprechende Recht dazu besitzen. Anders als die Prokura wird eine solche Vollmacht nicht im Handelsregister eingetragen.

  3. Untervollmacht

    Im Berufsalltag kann es immer wieder vorkommen, dass eine Vollmacht - zumindest für einen bestimmten Zeitraum - übertragen werden muss. Klassische Beispiele sind Urlaub oder auch ein Krankheitsfall des ursprünglich Bevollmächtigten. Damit auch in dieser Zeit die Geschäfte fortgeführt werden können, können sogenannte Untervollmachten erteilt werden.

    Dies ist jedoch nicht ohne weiteres möglich. Nur, wenn der Bevollmächtigte dazu berechtigt wurde, Untervollmachten zu erteilen, kann er dies auch tun. Mit einer Handlungsvollmacht geht also nicht automatisch das Recht einher, die Befugnisse weiterzugeben.

Vollmacht Beispiel: Muster und Vordruck für eine Handlungsvollmacht

Vollmachtgeber
Max Mustermann
Musterstraße 1
12345 Neustadt

Bevollmächtigter
Sebastian Schmidt
Hauptstraße 10
12345 Neustadt

Neustadt, den 01.02.2017

Handlungsvollmacht

Hiermit erteile ich Ihnen mit Wirkung ab dem 01.03.2017 Handlungsvollmacht für die Personalabteilung unseres Unternehmens, der Max Mustermann AG. Diese Handlungsvollmacht ist auf die für die Abteilung typischen Aufgaben und regelmäßig vorkommenden Geschäfte beschränkt.

Insbesondere wird festgehalten, dass die erteilte Handlungsvollmacht nicht die Befugnis umfasst, Verhandlungen in finanziellen Angelegenheiten zu führen, die das Unternehmen belasten können. Diese Aufgaben und Bereiche benötigen in jedem Fall die Zustimmung und Unterschrift eines Prokuristen oder des Geschäftsführers.

Es wird darauf hingewiesen, dass Dokumente und andere Unterlagen mit dem Zusatz in Vollmacht oder i.V. gekennzeichnet werden müssen.

Max Mustermann

Dieses Beispiel können Sie auch als Muster und Vordruck herunterladen - als Word-Datei oder PDF.

Vollmachten in anderen Bereichen

Nicht nur im beruflichen Umfeld gibt es unterschiedliche Vollmachten. Auch im privaten Rahmen können Sie eine Vollmacht erteilen - oder von jemand anderem bevollmächtigt werden. Diese Vollmachten werden häufig erteilt, wenn ein enges Familienmitglied erkrankt und sich nicht mehr selbst um wichtige Dinge kümmern kann. Mit einer Vollmacht können sich dann die Familienangehörigen um diese Dinge kümmern.

Allerdings können verschiedene Vollmachten auch ohne auslösenden Grund erteilt werden. Eine Generalvollmacht gibt es auch im privaten Bereich, diese erlaubt es dem Bevollmächtigten in fast allen Belangen zu vertreten. Auch hier gilt jedoch die grundsätzliche Einschränkung: Eine Vollmacht kann nie dazu ausgenutzt werden, dem Vollmachtgeber zu schaden.

Als Übersicht stellen wir Ihnen weitere besonders häufige und wichtige Vollmachten vor:

  1. Bankvollmacht

    Um finanzielle Angelegenheiten und Bankgeschäfte von einer anderen Person übernehmen zu lassen, braucht es eine sogenannte Bankvollmacht. Diese wird meist gemeinsam direkt in der Filiale der Bank eingerichtet - hier ist besonders wichtig, dass sowohl Vollmachtgeber als auch Bevollmächtigter anwesend sind, da die Vollmacht von beiden unterschrieben werden muss.

    Die Bankvollmacht erlaubt den Zugriff und die Kontrolle von Kontos und auch Schließfächern, die bei einer Bank vorhanden sind. Allerdings gibt es auch hier bestimmte Beschränkungen, so kann der Bevollmächtigte ein Konto nicht überziehen oder dieses auf seinen Namen überschreiben lassen.


  2. Vorsorgevollmacht

    Im hohen Alter oder im Falle gesundheitlicher Probleme werden oftmals Vorsorgevollmachten erteilt. Diese umfasst die Erlaubnisse, Geschäfte vorzunehmen und Erklärungen im Namen des Vollmachtgebers abzugeben. Die genaue Gestaltung und damit die konkreten Rechtsgeschäfte, die in der Vollmacht enthalten sind, können individuell unterschiedlich sein und sollten gut überlegt werden.

    Wichtig ist in diesem Fall, dass die Vorsorgevollmacht rechtzeitig erstellt wird, da die Geschäftsfähigkeit des Vollmachtgebers notwendig ist. Nahe Verwandte erhalten also nicht automatisch die Vorsorgevollmacht, wenn diese vorher nicht geregelt wurde.


  3. Patientenverfügung

    Ein unliebsames Thema, das viele gerne ignorieren und vor sich herschieben, doch auch die Patientenverfügung ist eine Vollmacht im weiteren Sinne. Konkret geht es darum, festzuhalten, wie Sie behandelt werden wollen, wenn Sie Ihren Willen aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr äußern können.

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