Vorstandsassistent Gehalt Aufgaben Vorstandsassistentin
Es gibt Berufe die zwar enorm wichtig sind, aber auch fast unerkannt und stets im Hintergrund wirken. Zu dieser Kategorie gehört das Berufsbild des Vorstandsassistenten. Wer dabei spontan an die Aufgaben einer Sekretärin oder eines Sekretärs denkt, liegt allerdings falsch. Vorstandsassistenten haben zahlreiche Aufgaben und Funktionen und einen nicht zu unterschätzenden Einfluss. Schließlich haben Sie direkten Zugang zum Top-Management. Ein Job mit großem Potenzial - auch für die eigene Karriere...

Vorstandsassistent: Das sind die Aufgaben

Als Vorstandsassistent beziehungsweise -assistentin sind die Mitarbeiter für eine Vielzahl an Tätigkeiten verantwortlich. Zu ihren Aufgaben zählen:

  • Bilanzen schreiben
  • Informationsbeschaffung
  • persönliche Korrespondenz
  • Recherche
  • Reiseorganisation
  • Projektinitiierung
  • Protokolle (teilweise auf Englisch)
  • Präsentationen
  • Terminvereinbarungen
  • Vor- und Nachbereitungen von Sitzungen

Auch die Filterung von Anfragen, die Priorisierung von Anliegen und die Bewertung von Möglichkeiten bei Problemstellungen gehören zum Aufgabengebiet. Meist geht es bei den Tätigkeiten um Vorarbeiten, die eine Arbeitserleichterung für den Vorstand bedeuten, der somit schneller entscheiden kann.

Dabei haben Vorstandsassistenten zumindest zu Beginn wenig Führungsverantwortung, jedoch sind sie nicht selten der verlängerte Arm ihres Chefs und leiten in seinem Namen Anweisungen weiter.

Vorstandsassistenten begleiten ihren Chef auf vielen Dienstreisen und sind in den meisten Besprechungen anwesend. Sie erfahren viele Informationen zuerst.

Entsprechend bilden Verantwortungsbewusstsein, Vertrauen und Loyalität die Grundlage eines funktionieren Arbeitsverhältnisses zwischen Vorstandsassistent und Vorgesetztem.

Gleichzeitig muss man sich in dieser Position von einer klaren 40-Stunden-Woche gedanklich verabschieden: Gerade in den ersten Monaten können so schnell 60 Stunden pro Woche zusammenkommen, Überstunden sind eher die Regel als die Ausnahme.

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Vorstandsassistent: Multifunktionaler Alleskönner

Ein Vorstandsassistent übernimmt dabei nicht nur die administrativen Aufgaben. Er oder sie wird im Lauf der Zeit auch zu einem wichtigen Ratgeber, der Entscheidungen und Ansichten des Vorstands reflektiert und bei der Entwicklung neuer Ideen und Konzepte unterstützt.

Aufgrund der zahlreichen Anforderungen gibt es keine festgelegte Ausbildung für diesen verantwortungsvollen Posten. Vom Bürokaufmann über betriebswirtschaftliche Ausbildungen bis hin zum Studium reicht die Bandbreite der möglichen Berufe.

Allerdings: Die meisten Topmanager haben ihre Laufbahn als Assistent begonnen, weshalb eine Stelle als Vorstandsassistent zu den begehrten Einstiegspositionen von Hochschulabsolventen gehört. Und große Konzerne legen mitunter sogar Wert auf Kandidaten mit abgeschlossener Promotion.

Welche Qualifikationen gefragt sind, hängt von dem Vorstandsposten selbst ab: Wer Vorstandsassistent des Finanzvorstands werden möchte, sollte Ahnung von Finanzen haben. Bewerber mit BWL oder VWL als Studium haben hier gute Aussichten.

Für eine Stelle des Personalvorstands würde ein Abschluss im Kommunikationsbereich oder der Germanistik ebenfalls passen, aber auch Juristen und Naturwissenschaftler finden sich als Vorstandsassistenten wieder.

Auch gestaltet sich der Einstieg von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Die einen bevorzugen Bewerber mit mehrjähriger Berufserfahrung, die anderen greifen lieber auf Uniabsolventen mit frischen Ideen zurück und bilden parallel zur Vorstandsassistenz mit Seminaren aus.

Dann allerdings wird Führungsverantwortung gerne gesehen: die kann auch bereits durch die ehrenamtliche Tätigkeit in einem Verein oder einer Organisation unter Beweis gestellt werden.

Halten wir also fest, was in jedem Fall weiterhilft:

  • ein sehr guter Hochschulabschluss, gegebenenfalls mit Promotion oder MBA
  • exzellente Fremdsprachenkenntnisse in Englisch und/oder einer weiteren Fremdsprache
  • Berufserfahrung mindestens durch Praktika im Unternehmen
  • schnelle Auffassungsgabe
  • ehrenamtliches Engagement

Mindestens ebenso wichtig wie die formale Ausbildung ist in dieser Funktion die Persönlichkeit des Vorstandsassistenten.

Dieser kommt eine besondere Bedeutung zu, da sich Assistent und Chef auf der persönlichen Ebene sympathisch sein müssen. Eine enge und auf Vertrauen basierende Zusammenarbeit ist sonst nicht möglich.

Eigenschaften wie...

  • Kommunikationsvermögen
  • Kontaktfreudigkeit
  • Loyalität
  • Sorgfalt
  • Teamfähigkeit
  • Verschwiegenheit
  • Zuverlässigkeit

stehen ganz oben auf der Jobbeschreibung für Vorstandsassistenten, können allerdings bei einem Vorstandswechsel ein Grund für einen Karrierestop sein, wenn der eine völlig andere Schiene als sein Vorgänger fährt.

Vorstandsassistent: Karrieresprungbrett ins Management

Wer es einmal in eine solche Position geschafft hat und seinen Job gut macht, kann sich schon während seiner Arbeit auf die Beförderung freuen.

Vorstandsassistenten haben während ihrer Tätigkeit Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern anderer Unternehmen. Sie lernen viele wichtige Entscheider und Multiplikatoren kennen und arbeiten oft direkt diesen zusammen. Das Netzwerk erweitert sich daher stetig.

Die Tätigkeit ist gleichwertig zu einem Einstieg als Unternehmensberater oder sogar besser. Denn im Gegensatz zum Unternehmensberater lernt der Vorstandsassistent die Abläufe im gesamten Unternehmen kennen. Nicht selten ist der Job ein Fahrschein in eine leitende Postion mit Einfluss und angemessenem Gehalt.

Denn viele Unternehmen legen die Stelle des Vorstandsassistenten von vornherein als Möglichkeit zur Führungskräfteentwicklung an. So hat beispielsweise der Versicherungskonzern Allianz ein eigenes Vorstandsassistentenprogramm.

Das sieht vor, dass vom Vorstandsassistenten nach anderthalb bis zwei Jahren bereits erste Führungsaufgaben im eigenen Team übernommen werden. Nach weiteren zwei bis drei Jahren erfolgt der Aufstieg ins mittlere Management, anschließend ist eine Position im Senior Management möglich.

Hier kann man innerhalb von sechs bis acht Jahren zur Spitzenposition aufsteigen. So klar eingeplant ist der Aufstieg nicht unbedingt bei allen Unternehmen. Denkbar ist ebenso, dass nach einer Einarbeitungszeit eigene Projekte zunehmen. Übersteigt die Anzahl der eigenen Projekte schließlich die üblichen Aufgaben eines Vorstandsassistenten, ist dies gewissermaßen das natürliche Ende der Assistenzzeit.

Zusätzlich können Seminare oder Workshops angeboten werden, die die Nachwuchskräfte auf eine Führungsposition vorbereiten. Die Kunst besteht für viele ehemalige Vorstandsassistenten darin, das gewissermaßen "ererbte" Netzwerk auch beizubehalten und zu eigen zu machen.

Vorstandsassistent Gehalt: Das können Sie verdienen

Für das Gehalt von Bedeutung ist, dass die Tätigkeit aus mehr als Chauffeurdienstleistungen besteht, denn nur mit der Übernahme von Verantwortung für eigene Projekte können sich Vorstandsassistenten auch profilieren. Die Macht vom Chef ist nur geliehen und Vorstände wechseln mitunter schneller als einem lieb ist.

Das kann schlimmstenfalls dann das vorläufige Ende der Karriereträume bedeuten, da nicht jeder neue Vorstand den alten Assistenten behält. Auch hier zahlt es sich aus, wenn die Netzwerke zuvor eigenständig erweitert wurden und man sich im Unternehmen aufgrund der vermeintlichen Macht nicht wie die Axt im Walde aufgeführt hat.

Wie bereits angedeutet, kann sich ein Job als Vorstandsassistent sehr unterschiedlich gestalten - abhängig vom Unternehmen und auch vom Vorgesetzten. Für manche mag diese Stelle nicht mehr als der Job eines Sekretärs beinhalten, andere avancieren zur rechten Hand des Chefs.

Dementsprechend hoch kann das Gehalt ausfallen: zwischen 40.000 und 70.000 Euro Jahresgehalt sind für Vorstandsassistenten drin. Grob vereinfacht gilt auch für diesen Beruf das übliche Nord-Süd- beziehungsweise Ost-Westgefälle:

Tendenziell werden Sie im Norden und Osten der Republik also weniger verdienen, so wie auch die Größe der Stadt eine Rolle spielt: In Münster verdient eine Vorstandsassistentin beispielsweise im Schnitt 3.268 Euro monatlich, in Düsseldorf sind es mit 3.758 Euro fast 500 Euro mehr - aber immer noch fast 300 Euro weniger als in Frankfurt mit 4.066 Euro.

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