Vorstellungsgespräch absagen: Bewerber verschicken in der Hochphase ihrer Jobsuche oft unzählige Anschreiben und Lebensläufe. Es gibt die unterschiedlichsten Unternehmen, die eine passende Stelle anbieten und mit jeder Bewerbung erhöht sich die Chance, endlich den ersehnten Traumjob zu erhalten. Viele Einladungen zu persönlichen Gesprächen sind dabei das erklärte Ziel, das bedeutet aber auch, dass die Möglichkeit besteht, nicht alle Termine wahrnehmen zu können. Bleibt im Zweifelsfall nur, ein Vorstellungsgespräch abzusagen. Aber wie sollte man das am besten angehen? Der positive und professionelle Eindruck soll schließlich erhalten bleiben, falls das Gespräch nachgeholt werden soll. Wir beantworten die wichtigsten und häufigsten Fragen und zeigen, worauf Sie achten sollten, wenn Sie ein Vorstellungsgespräch absagen...

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Vorstellungsgespräch absagen: Warum eigentlich?

Gleich zu Beginn: Wenn Sie den Termin zu einem persönlichen Jobinterview nicht wahrnehmen können oder wollen, dann sollten Sie diesen auf jeden Fall absagen. Dazu gibt es keinerlei sinnvolle Alternative.

Viele Bewerber fühlen sich unwohl dabei, ein bereits vereinbartes Vorstellungsgespräch doch plötzlich wieder abzusagen, doch sollten Sie sich davon nicht verleiten lassen und versuchen, sich aus der Affäre zu ziehen. Sie befürchten vielleicht, dass der Personaler es Ihnen übel nehmen könnte. Tatsächlich sind viele Personaler aber sehr froh darum, wenn ein Kandidat das Gespräch möglichst frühzeitig absagt, wenn dieses nicht stattfinden kann.

Selbst wenn Sie sich unsicher sind, ist eine Absage in jedem Fall der beste Weg - aus verschiedenen guten Gründen:

  • Es ist ein Zeichen von Respekt.

    Der Bewerbungsprozess sollte von Respekt geprägt sein - und zwar auf beiden Seiten. Es wäre unglaublich unhöflich und obendrein höchst unprofessionell, wenn Sie einem zugesagten Vorstellungsgespräch einfach fernbleiben. Damit zeigen Sie sehr direkt, was Sie vom Personaler und dem Unternehmen halten und wie viel Ihnen ein respektvoller Umgang bedeutet - nämlich gar nichts.


  • Sie geben anderen Bewerbern eine Chance.

    Für eine freie Stelle werden meist nur einige Gespräche geführt, um den besten Kandidaten auszuwählen. Das heißt auch: Durch Ihre Einladung und Zusage zum Interview, erhält ein anderer Kandidat eine Absage. Wenn Sie kein Interesse mehr an dem Vorstellungsgespräch haben, sollten Sie aber dennoch so fair sein, um anderen eine Chance zu ermöglichen, um für Sie nachzurücken.


  • Der Personaler kann seine Zeit anders nutzen.

    Für Personaler bedeutet ein Vorstellungsgespräch weit mehr Aufwand als die reine Zeit, die das eigentliche Gespräch mit einem Kandidaten dauert. Es müssen passende und vor allem freie Termine gefunden werden, das Jobinterview wird vorbereitet und es wird eine ganze Zeit gewartet, weil der Bewerber sich verspätet haben könnte. Viel Zeit und Arbeit, die viel besser hätte genutzt werden können.

    Hinzu kommt, dass bei Vorstellungsgesprächen oft nicht nur ein Personaler, sondern auch Vorgesetzte oder gar ein Vorstandsmitglied anwesend sein kann. Wer nicht absagt, verschwendet ganz bewusst die Zeit von gleich mehreren Personen - was zu recht einigen Frust und Ärger auslösen kann.


  • Sie hinterlassen einen guten Eindruck.

    Jetzt brauchen Sie das Vorstellungsgespräch nicht mehr wahrnehmen, weil Sie vielleicht bereits eine Zusage erhalten haben - allerdings kann es gut sein, dass Sie sich irgendwann erneut auf Jobsuche begeben werden. Bleiben Sie dabei in Ihrer jetzigen Branche, landet Ihre Bewerbung möglicherweise erneut auf dem Schreibtisch des gleichen Personalers.

    Mit etwas Glück wird dieser sich nicht daran erinnern, dass Sie ihn einmal versetzt haben, falls aber doch, sinken Ihre Chancen sofort auf ein absolutes Minimum. Ein sehr großes Risiko für den geringen Aufwand den es bedeutet, ein Vorstellungsgespräch abzusagen.


Manch einer kommt auch auf die Idee, das Vorstellungsgespräch durchzuziehen, obwohl er bereits vorher eine Zusage für einen anderen Job erhalten hat und gar kein Interesse mehr an der Stelle hat. Erscheint vielleicht im ersten Moment besser als den Termin komplett und ohne Absage platzen zu lassen, am Ende bleibt es aber doch eine große Zeitverschwendung für alle Beteiligten - auch das ist deshalb keine Option.

Übrigens: Auch wenn Sie das Vorstellungsgespräch noch nicht zugesagt haben oder bisher noch keine Rückmeldung auf Ihre Bewerbung gekommen ist, sollten Sie nicht untätig bleiben, wenn Ihrerseits klar ist, dass Sie eine Stelle nicht mehr haben wollen. In diesem Fall sollten Sie Ihre Bewerbung zurückziehen.

Welche Gründe gibt es, um ein Vorstellungsgespräch abzusagen?

Vorstellungsgespräch absagen Gründe durch Bewerber krankheitsbedingtEin Vorstellungsgespräch sagt man nicht einfach so ohne guten Grund ab. Vor nicht allzu langer Zeit bei der Bewerbung war das Ziel noch, genau diesen Job zu erhalten und das Vorstellungsgespräch ist die perfekte Gelegenheit, um genau das zu erreichen.

Was kann dazu führen, ein Vorstellungsgespräch dennoch abzusagen? Der Klassiker ist, dass Sie in der Zwischenzeit die Zusage für einen anderen Job erhalten haben. Sie haben eine Vielzahl von Bewerbungen eingereicht, von denen manche schneller, manche langsamer bearbeitet werden. Da kommt es häufiger vor, dass Kandidaten bereits bei einem anderen Unternehmen anheuern, während anderswo der Bewerbungsprozess noch läuft.

Das ist aber längst nicht das einzige Motiv, das es notwendig macht, ein Vorstellungsgespräch abzusagen:

  • Sie sind krank. Eine Krankheit kommt eigentlich immer zum ungünstigsten Zeitpunkt, so auch kurz vor einem angesetzten Vorstellungsgespräch. Können Sie aus gesundheitlichen Gründen das Vorstellungsgespräch nicht wahrnehmen, ist es ein klarer Grund, dieses abzusagen. Mit Fieber und starker Erkältung können Sie sich nicht von Ihrer besten Seite präsentieren - und würden die anderen auch noch anstecken.

  • Sie bleiben in Ihrem bisherigen Job. Sie haben mit der Jobsuche begonnen, weil Sie im aktuellen Job nicht mehr zufrieden waren. Was aber, wenn sich die Situation in der Zwischenzeit ändert? Kommt gerade jetzt die erhoffte Beförderung oder Gehaltserhöhung, überlegen ursprüngliche Bewerber es sich vielleicht noch einmal anders und entscheiden sich doch an alter Stelle zu bleiben.

  • Sie wollen nicht mehr zu diesem Arbeitgeber. Ja, als Sie die Bewerbung abgeschickt haben, konnten Sie sich gut vorstellen, bei dem Unternehmen anzuheuern. Meinungen können sich aber auch wieder ändern, besonders dann, wenn Sie neue Informationen haben. Vielleicht sind Sie bei Ihrer weiteren Recherche auf eher unschöne Berichte über das Betriebsklima gestoßen oder ein Bekannter hat Ihnen berichtet, dass dort unzählige unbezahlte Überstunden gemacht werden.

  • Sie setzen Ihre Jobsuche woanders fort. Sie haben Bewerbungen geschrieben, einige Antworten erhalten und sogar ein Vorstellungsgespräch vereinbart. Nicht selten fällt eine Jobsuche aber in den Zeitraum eines Umbruchs, was auch mit dem Wechsel des Wohnorts einher gehen kann. Das kann bedeuten, dass Sie ein Vorstellungsgespräch absagen und sich in der neuen Heimat erneut auf die Suche machen.

Begründungen, um ein Vorstellungsgespräch abzusagen, kann es viele geben. Die Frage, die sich direkt anschließt, lautet: Sollten Sie den Grund auch wirklich in Ihrer Absage angeben? Zunächst einmal gilt, dass Sie auf jeden Fall einen Grund nennen sollten. Eine unbegründete Absage wirkt unfreundlich und desinteressiert.

In den meisten Fällen zahlt sich Ehrlichkeit aus. Sie können ohne Umschweife zugeben, dass Sie leider erkrankt sind und auch, dass Sie bereits eine andere Stelle angenommen haben, wirkt sich nicht negativ aus. Gepaart mit einem ehrlich gemeinten Dank für die geopferte Zeit und das Ihnen entgegengebrachte Interesse macht eine solche Absage des Vorstellungsgesprächs einen guten Eindruck.

Das große Aber: Nicht jeden Grund sollten Sie dem Personaler auf die Nase binden. Sagen Sie etwa ab, weil das Gerücht kursiert, die Mitarbeiter würden im Unternehmen ausgenutzt, ist das Ende der Ehrlichkeit erreicht. Hier sollten Sie sich besser für einen unverfänglicheren Grund entscheiden.

Wie sollte ein Vorstellungsgespräch abgesagt werden?

Um eine Absage des Vorstellungsgesprächs kommen Sie nicht herum, doch wie sollten Sie das Vorhaben angehen? Grundsätzlich stehen Ihnen dabei mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: Sie können schriftlich absagen - per Mail oder auch in Briefform - sie können den Personaler anrufen oder sie könnten sogar persönlich Ihre Absage überbringen.

Ein persönlicher Termin mag zwar zunächst sehr professionell wirken, ist aber für den gegebenen Anlass eher übertrieben. Damit bitten Sie den Personaler, sich für einen Termin Zeit zu nehmen, an dem Sie ihm sagen, dass Sie einen anderen Termin absagen möchten.

Bei der Wahl zwischen schriftlicher und telefonischer Absage des Vorstellungsgesprächs entscheiden sich viele für eine E-Mail. Das fällt vielen leichter als ein persönlicher Anruf. Hier fürchten viele die Nachfragen des Personalers, die sie in Erklärungsnot bringen könnten. Richtig umgesetzt kann ein Anruf jedoch durch den persönlichen Kontakt ebenso professionell wie respektvoll wirken.

Für welche der beiden Varianten Sie sich letztlich entscheiden, hängt somit von Ihrer Persönlichkeit, Ihrem Selbstbewusstsein und auch von der zeitlichen Situation ab, denn je kurzfristiger Ihre Absage des Vorstellungsgespräches ist, desto sinnvoller schneller sollte das Unternehmen von dieser erfahren.

Vorstellungsgespräch kurzfristig absagen

Vorstellungsgespräch kurzfristig absagen durch Bewerber wegen KrankheitJe kurzfristiger eine Absage ist, desto unangenehmer ist es, diese zu überbringen - und auch zu erhalten. Das kennt jeder aus dem privaten Bereich und hat ebenso Gültigkeit im Berufsleben. Gänzlich verhindern lassen sich solch kurzfristige Absagen eines Vorstellungsgesprächs allerdings nicht. Man sucht sich ja nicht aus, wann man krank wird oder die Zusage eines anderen Unternehmens erhält, das den absoluten Traumjob anbietet, bei dem ein Nein einfach keine Option ist.

Doch worauf gilt es zu achten, wenn der Termin für das Jobinterview vor der Tür steht oder vielleicht sogar schon am selben Tag ist? Erst einmal gilt: Keine Panik. Auch kurzfristig können Sie Ihr Vorstellungsgespräch noch absagen. Dabei müssen Sie sich weder besonders schlecht fühlen noch befürchten, dass der Personaler Sie negativ in Erinnerung behalten wird. Allerdings sollten Sie für eine sehr kurzfristige Absage einige Punkte beachten:

Je kürzer die verbleibende Zeit bis zum Vorstellungsgespräch ist, desto sinnvoller wird es, Ihre Absage telefonisch mitzuteilen. Zwar kommen auch Mail schnell beim Empfänger an, hier besteht aber immer das Risiko, dass diese erst zu einem deutlich späteren Zeitpunkt wirklich gelesen werden. Hinzu kommt, dass Sie sich telefonisch noch einmal persönlich für die Unannehmlichkeiten der kurzfristigen Absage entschuldigen können.

Auch bei der Begründung sollten Sie berücksichtigen, dass Sie sich sehr kurzfristig für eine Absage entschieden haben. Soll heißen: Natürlich können Sie am gleichen Tag so krank werden, dass Sie den Termin zum Interview nicht wahrnehmen können, doch manch andere Gründe der Verhinderung waren Ihnen sicherlich schon früher bekannt. Verzichten Sie deshalb bei sehr kurzfristigen Absagen auf Erklärungen wie Leider habe ich einen dringenden Termin, der sich nicht verschieben lässt...

Dieser steht vermutlich bereits seit einer ganzen Weile fest und Sie hätten die Chance gehabt, sich längst um einen anderen Termin zu kümmern. Das zeigt, dass Sie entweder nicht gut organisiert sind und Probleme mit dem Zeitmanagement haben - oder gar nicht wirklich an der Stelle interessiert sind, wenn andere Termine wichtiger sind als das Vorstellungsgespräch.

Vorstellungsgespräch absagen durch Bewerber: Beispielhafte Formulierungen

Eine Absage zu erteilen klingt in der Theorie einfach. In der Praxis sitzen Kandidaten jedoch lange vor Computer und Telefon und wissen einfach nicht, welche Worte sie wählen sollen. Dabei gilt vor allem: Machen Sie es nicht zu kompliziert. Die Absage eines Vorstellungsgesprächs sollte klar und knapp formuliert sein. Sie brauchen weder weit ausholen, wie Sie sich bei einem Freund angesteckt haben noch ist es wichtig zu berichten, wie glücklich Sie sind, dass Sie die Zusage bei einem anderen Arbeitgeber erhalten haben, zu dem Sie viel lieber gehen wollen.

Im Grunde braucht es für die Formulierung der Absage nur wenige Bausteine: Die Absage selbst, eine kurze Entschuldigung, ein Dankeschön und einen Abschiedsgruß. Zur Veranschaulichung und zur Orientierung haben wir einige beispielhafte Formulierungen mit verschiedenen Begründungen für Sie vorbereitet:

  • Absage des Vorstellungsgesprächs aufgrund einer anderen Zusage

    Sehr geehrte Frau Schmidt,

    vielen Dank für Ihre Einladung zu einem Vorstellungsgespräch und das von Ihnen gezeigte Interesse. Ich habe mich aber entschieden, das Angebot eines anderen Unternehmens anzunehmen und werde deshalb den Termin bei Ihnen nicht wahrnehmen.

    Für die Ihnen daraus entstehenden Umstände entschuldige ich mich und bedanke mich gleichzeitig für Ihr Verständnis.

    Mit freundlichen Grüßen
    Max Mustermann

  • Absage des Vorstellungsgesprächs aufgrund von Terminproblemen

    Sehr geehrter Herr Meyer,

    ich freue mich sehr über die Möglichkeit, Sie in einem persönlichen Gespräch kennenzulernen und zu überzeugen. Leider kann ich den vereinbarten Termin nicht wie geplant wahrnehmen und würde mich freuen, wenn wir diesen auf einen anderen Tag verschieben könnten.

    Als alternative Termine würden sich für mich der 28. März 2017 oder der 31. März 2017 anbieten. Da ich weiterhin sehr an der Stelle interessiert bin, stehe ich Ihnen auch gerne telefonisch für weitere Absprachen zur Verfügung. Ich freue mich auf Ihre Antwort.

    Mit freundlichen Grüßen
    Martina Musterfrau

  • Absage des Vorstellungsgesprächs wegen Entfernung

    Sehr geehrte Herr Müller,

    über Ihre Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch am 11.04.2017 habe ich mich sehr gefreut. Mir war allerdings nicht bewusst, dass dieses in Ihrer Hauptzentrale in München stattfinden wird und nicht in Ihrer Niederlassung in Hamburg, für die ich mich beworben habe.

    Aus diesem Grund muss ich das Gespräch leider absagen. Nichtsdestotrotz bedanke ich mich herzlich für das von Ihnen entgegengebrachte Vertrauen.

    Mit freundlichen Grüßen
    Stefan Schulz

Die Musterschreiben zur Absage des Vorstellungsgesprächs haben wir hier auch noch einmal als PDF zum Download für Sie bereitgestellt:

Vorstellungsgespräch absagen wegen Krankheit

Vorstellungsgespräch absagen wegen Krankheit Formulierung Tipps Muster BeispielDie Absage eines Vorstellungsgesprächs wegen einer Krankheit stelle für Kandidaten oft eine besondere Herausforderung dar. Meist ist der Wunsch, den Job zu bekommen, immer noch vorhanden. Mit der Absage sollen also weiterhin alle Chancen offen gehalten werden. Niemand möchte als kränklich oder im schlimmsten Fall sogar ungeeignet für eine Stelle eingeschätzt werden, noch bevor er überhaupt die Chance hatte, sich im Vorstellungsgespräch zu präsentieren.

Das Rezept hierfür ist einfacher als gedacht: Weniger ist mehr. Verzichten Sie weitestgehend auf Details zu Ihrer Erkrankung oder den Hintergründen. Je mehr Sie berichten, desto größer die Möglichkeit, dass ein falscher Eindruck entsteht oder der Personaler mehr interpretiert, als eigentlich da ist.

Eine mögliche Formulierung, um das Vorstellungsgespräch wegen einer Krankheit abzusagen:

Sehr geehrte Frau Fischer,

leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich kurzfristig erkrankt bin und Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch morgen um 14:30 leider nicht wahrnehmen kann. Da ich sehr an der Stelle interessiert bin, hoffe ich, dass wir den Termin verschieben und vielleicht schon nächste Woche nachholen können.

Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten meiner kurzfristigen Absage. Ich freue mich auf Ihre Antwort und hoffe, dass wir den Termin in Kürze nachholen können.

Mit freundlichen Grüßen
Stefanie Weber

Auch dieses Muster können Sie sich als PDF herunterladen.

Vorstellungsgespräch verschieben: So klappt's

Die Absage eines Vorstellungsgesprächs muss nicht automatisch bedeuten, dass dieses nicht zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden kann. Oftmals haben Kandidaten sogar ganz explizit den Wunsch, den Termin auf einen anderen Tag zu verlegen oder das Gespräch vielleicht um eine Woche zu verschieben.

Im besten Fall äußern Sie die Bitte, das Vorstellungsgespräch zu verschieben, bereits am Anfang, wenn der Termin das erste Mal genannt wird. Falls sie kurzfristig - wie im Falle einer Krankheit - etwas davon abhält, den vereinbarten Termin wahrzunehmen, können Sie aber auch später beim Personaler nachfragen, ob es möglich ist, einen neuen Termin zu finden.

Für Ihre Chance hat es im Normalfall keine Bedeutung, wenn Sie ein Gespräch verschieben. Es kommt darauf an, den Personaler von sich zu überzeugen - ob Sie das nun ein paar Tage später machen spielt keine Rolle. Für viele Stellen sind ohnehin mehrere Termine für Jobinterviews vorgesehen Allerdings sollte die Bitte, das Vorstellungsgespräch zu verschieben, richtig verpackt werden. Mit diesen drei einfachen Tipps klappt es:

  • Interesse bekunden.

    Ein verschobenes Vorstellungsgespräch sollte beim Personaler nicht den Eindruck erwecken, dass Ihr Interesse an der Stelle nachgelassen hätte. In der Formulierung Ihrer Mail oder im Telefongespräch sollten Sie deshalb deutlich machen, dass Sie weiterhin sehr an der Position interessiert sind und das Gespräch gerne bei nächster Gelegenheit durchführen möchten.


  • Begründung liefern.

    Beim Verschieben gilt wie bei einer Absage: Sie sollten Ihren Wunsch begründen. Sollte es möglich sein, sind Personaler meist bereit, einen anderen Termin zu finden, um das Gespräch zu ermöglichen. Dafür haben sie aber auch eine Erklärung verdient, warum sie den ersten Termin nicht einhalten können.


  • Alternativen vorschlagen.

    Wenn Sie um einen neuen Termin bitten, sollten Sie es nicht allein dem Personaler aufbürden, einen passenden Tag zu finden. Bieten Sie am besten gleich mehrere mögliche Alternativen an, die für Sie gut passen, um das abgesagte Vorstellungsgespräch nachzuholen.

[Bildnachweis: Sergey Nivens, goodluz by Shutterstock.com]

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