Wie schön wäre es doch, wenn man all die zeitfressenden (Routine-)Aufgaben im Alltag einfach wegdelegieren könnte: keine leidigen Konferenzen mehr koordinieren, keine aufwendigen Präsentationen vorbereiten, keine Folien beschriften. Und auch so lästige Dinge wie Arzttermine machen, Hotels oder Restaurants reservieren, all diese repetitiven Jobs, die den Alltag fragmentieren und unproduktiv machen, einfach an eine Assistentin weiterreichen und sich dafür umso mehr auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren, sich fühlen wie ein Chef… Wie schön wäre das!

Eine Utopie? Realität nur für Führungskräfte? Mitnichten. Möglich machen das sogenannte Virtuelle Persönliche Assistenten, kurz VPA. Die übernehmen auf Anfrage alle unangenehmen Aufgaben, recherchieren im Internet, organisieren Meetings, buchen Reisen oder Tische für Geschäftsessen. Und zwar so günstig, dass sich den Service Freiberufler ebenso leisten können wie einfache Angestellte.

Möglich macht das die sogenannte Geoarbitrage. Dabei profitieren die Auftraggeber von weltweit unterschiedlichen Währungskursen, Lohnniveaus und Zeitzonen. Denn die VPA sitzen meist im Ausland und in Niedriglohnländern, können dort aber ohne Zeitverlust allerlei Jobs übernehmen – Breitband-Internet, Filesharing und IP-Telefonie machen’s möglich. Und während man sich selbst effizient auf seine Top-Projekte und Kernkompetenzen konzentriert, bearbeiten die virtuellen Assistenten den Rest zeitversetzt und günstig.

Mein Kollege Markus Albers hat darüber jetzt in der aktuellen WirtschaftsWoche einen Artikel geschrieben und auch gleich einen kleinen Test gemacht. Denn bisher wurden solche VPA vor allem in den USA genutzt. Thomas Friedman schrieb darüber bereits in seinem Bestseller „Die Welt ist flach“ ebenso wie Timothy Ferriss im Buch „Die 4-Stunden-Woche“. Nun aber gibt es das Angebot auch für Deutsche auf Deutsch.

Die beiden neuen Player sind der indische Anbieter GetFriday, der mit seinen rund 200 Mitarbeitern den Service international schon länger anbietet – und Strandschicht, ein Berliner Startup, hinter dem Bastian Kröhnert und Simon Barth stecken, die derzeit mit vier Assistentinnen aus Polen arbeiten – zum Kampfpreis von fünf bis zehn Euro pro Stunde (je nach Tarif). Zu den typischen Aufgaben gehören etwa:

  • Terminkoordination
  • Reservierungen
  • Reisebuchungen
  • Internetrecherchen
  • Präsentationen vorbereiten
  • Übersetzungen
  • E-Mail-Verwaltung
  • Telefonservice
  • Webseitenpflege

Sicher, es kann anfangs mehr Arbeit machen, solche Miniaufgaben erst zu formulieren und dann zu delegieren, statt sie eben selbst zu erledigen. Aber meist gilt das nur anfangs. Tatsächlich zeigt das Pareto-Prinzip, dass wir mit 20 Prozent unserer Aktivitäten in der Regel 80 Prozent der Ergebnisse erzielen. Und das lässt sich wesentlich leichter umsetzen, wenn wir jemanden haben, der die restlichen 80 Prozent Kleinkram für uns abarbeitet. Ob sich die Dienstleistung der VPA rechnet, ergibt daher meist schon aus einer einfachen Rechnung: Sobald der eigene Stundenlohn den des VPA übertrifft und vorausgesetzt, man kann in derselben Zeit eigenes Geld verdienen, lohnt sich das Delegieren. Oder wie es der einstige Multimilliardär John D. Rockefeller formulierte: „Man sollte niemals etwas tun, was jemand anderes für einen erledigen kann.“