Willkommenskultur: Neue Kollegen einarbeiten
Die ersten Tage im neuen Job stecken voller Unsicherheiten: Wo muss ich hin? Wo finde ich was? Eine fremde Umgebung, neue Kollegen und Aufgaben - alles prasselt auf den Neuankömmling ein. Für viele ist das verwirrend und macht sie nervös. Greifen das Kollegium oder der Chef jetzt nicht ein, ist der neue Kollege im Handumdrehen überfordert und findet keinen Einstieg. Das Ergebnis: Nach kurzer Zeit ist der Neue enttäuscht und verlässt das Unternehmen wieder. Für das Unternehmen geht dann die aufwendige und kostspielige Personalsuche wieder von vorne los. Doch wer eine Willkommenskultur etabliert und sich Zeit nimmt, neue Kollegen einzuarbeiten, stellt die Weichen für eine gute Zusammenarbeit...

Willkommenskultur: Einarbeitung zahlt sich aus

Es ist eine Szene, wie sie an jedem Arbeitsplatz vorkommen kann: Ein neuer Kollege kommt an seinem ersten Tag ins Büro. Die Büroassistentin empfängt ihn an der Tür und bringt ihn zu seinem Schreibtisch. Der Chef schaut kurz vorbei, begrüßt ihn und ist gleich schon wieder weg. Nach einer kurzen Begrüßungsrunde mit den Kollegen erhält er einen Stapel Unterlagen, um sich einzulesen. Die anderen Kollegen wenden sich wieder ihrer Arbeit zu und so bleibt es dem Neuen selbst überlassen, sich zurechtzufinden und sich im Notfall mit Fragen an die Kollegen zu wenden..

Viel zu häufig verläuft der erste Tag eines neuen Mitarbeiters genauso. Nach einer kurzen Begrüßung wird er mit irgendeiner Aufgabe beschäftigt und vergessen. Die Kollegen stecken selbst bis zum Hals in Arbeit und haben keine Zeit, sich um ihn zu kümmern. Der Chef natürlich auch nicht. Meistens ist es die Teamassistentin, die dann einen kleinen Rundgang macht und das Nötigste erklärt. Doch eine richtige Einarbeitung ist das nicht und von einer Willkommenskultur kann dabei keine Rede sein.

Stattdessen fühlen sich neue Kollegen eher, als würden sie die anderen stören und von deren Arbeit abhalten. Leider finden die lieben Kollegen dabei immer irgendeinen Grund, der dazu führt, dass eine Einarbeitung nicht stattfinden kann und rechtfertigen soll, warum das eigentlich auch gar nicht so schlimm ist.

Hier eine kleine Auswahl mit gängigen Ausreden, warum die Kollegen keine Zeit für eine Einarbeitung haben:

  • Das bekommt der neue Mitarbeiter schon hin, so schwer ist das doch nicht.
  • Er oder sie ist hoch qualifiziert, dass muss auch so gehen.
  • Der Sprung ins kalte Wasser hat noch niemandem geschadet.
  • Learning by doing ist angesagt - und sowieso am effektivsten.
  • Die Kollegen hat auch niemand eingelernt - und sie sind trotzdem gut.

Immer wieder wird sich eingeredet, ohne die Einarbeitung neuer Kollegen lasse sich Zeit sparen. Ein großer Irrtum! Viel mehr ist das Gegenteil der Fall, denn ein Mitarbeiter, der nicht ausreichend eingearbeitet wurde, braucht länger, um sich zurecht zu finden und macht zwangläufig eher Fehler - ohne selbst dafür die Schuld zu tragen, er wusste es schlichtweg nicht besser und niemand fühlte sich dafür verantwortlich, ihn zu informieren.

Fest steht jedoch, dass das Ausbügeln dieser Fehler wird im Endeffekt meist deutlich mehr Zeit kostet, als eine gründliche Einarbeitung.

Hinzu kommt, dass eine wirkliche Willkommenskultur von Anfang an einen stärkere Bindung zwischen Arbeitnehmer und Unternehmen ermöglicht. Die neuen Kollegen freuen sich über den netten Empfang, werden gleich ins Team integriert und haben von Anfang an das Gefühl, dazuzugehören.

Willkommenskultur: Wie Sie einem neuen Kollegen eine guten Start ermöglichen

Pressmaster/shutterstock.comDas Ziel einer Willkommenskultur und guter Einarbeitung ist, dass der neue Kollege sich von Anfang an wohl und willkommen fühlt. Um die genauen Ziele zu verstehen, versetzen Sie sich in die Lage des neuen Mitarbeiters: Er wünscht sich, seinen neuen Arbeitsplatz, die Kollegen, Prozesse und Abläufe kennenzulernen und integriert zu werden. Vermutlich ist er sehr aufgeregt und hofft, schnell Anschluss zu finden und nicht als Außenseiter in ein bestehendes Team zu kommen. An genau diesen Punkten und Zielen sollten Sie sich orientieren. Wir haben einige Anregungen zusammengefasst, die Ihnen dabei helfen können:

  • Planung

    Was muss der neue Mitarbeiter wissen? Was braucht er, um mit der Arbeit beginnen zu können? Viele Einarbeitungen scheitern an der fehlenden Zuständigkeit. Wer kümmert sich um was? Sind diese Aspekte geklärt, kommt das Eintreffen des neuen Mitarbeiters nicht überraschend und die entsprechenden Personen haben sich bereits im Vorfeld Zeit für die Einarbeitung einplanen können.

  • Kontakt vor Arbeitsbeginn

    Lassen Sie dem neuen Kollegen bereits vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn Informationen zukommen. Das können Unternehmensbroschüren, Publikationen, Mitarbeiterzeitschriften und Ähnliches sein.

  • Arbeitsplatzvorbereitung

    Welche technischen Geräte werden gebraucht? Stehen sie alle zur Verfügung? Auch Login-Daten und Accounts sollten rechtzeitig freigeschaltet werden. Funktioniert beispielsweise der Zugang zum Intranet nicht, erschwert das den Einstieg am ersten Tag.

  • Einführungsgespräch

    Der Teamleiter sollte mit dem neuen Kollegen besprechen, wie die Einarbeitungsphase gestaltet wird, wer seine Ansprechpartner und was seine Einsatzgebiete sind. Werden darüberhinaus auch in regelmäßigen Abständen Feedbackgespräche geführt, können Probleme schneller erkannt und behoben werden.

  • Bekanntgabe

    Nicht nur jene Mitarbeiter, die sich um die Einarbeitung des neuen Kollegen kümmern, sollten über sein Eintreffen informiert sein. Alle im Team und auch andere Abteilungen sollten Bescheid wissen. Eine Rundmail mit einigen Informationen über den neuen Kollegen kann vorab verschickt werden.

  • Begrüßung

    Ein neuer Kollege fühlt sich direkt willkommen geheißen, wenn er von allen begrüßt und kurz vorgestellt wird. Ein kurzes Teammeeting eignet sich für diesen Zweck. Dann hat man sich bereits kurz gesehen und dem Neuen fällt es leichter, im Anschluss auf Kollegen zuzugehen.

  • Organisatorische Themen

    Ein neuer Mitarbeiter fühlt sich in den Räumlichkeiten noch fremd und kennt sich nicht aus. Deswegen sollte sich jemand die Zeit nehmen, zu erklären, wo wichtige Dinge zu finden sind, wie das Arbeitszeiterfassungssystem funktioniert und wie der technische Support zu erreichen ist. Es hat sich bewehrt, ein Handbuch zu erstellen, in dem der neue Kollege jederzeit bei Unsicherheiten nachschlagen kann. Jedoch sollte das Handbuch eine persönliche Erklärung nicht ersetzen.

  • Mentoren oder Paten

    In den ersten Tagen und Wochen braucht ein neuer Mitarbeiter einen Ansprechpartner, an den er sich mit seinen Fragen wenden kann. Insbesondere Praktikanten und Trainees profitieren von einem Mentor. Er erläutert die Zuständigkeiten der anderen Mitarbeiter sowie die Schnittstellen und unterstützt dabei, unterschiedliche Stationen zu durchlaufen. Der Mentor zeigt auch die unternehmensinternen Arbeitsmethoden und Standards auf. Es hilft dem Neuen, sich zurechtzufinden.

  • Fachliche Inhalte

    Damit der neue Mitarbeiter Aufgaben übernehmen und an Projekten mitarbeiten kann, braucht er auch eine ausführliche fachliche Einarbeitung. Die Mitarbeiter, mit denen der Neue künftig eng zusammenarbeiten wird, sollten sich die Zeit nehmen, ihn auf den aktuellen Stand zu bringen. Hintergründe, Informationen zu Projekten und Kunden werden weitergeben. Erste Aufgaben übernimmt der neue Mitarbeiter zusammen mit seinen Kollegen und hat die Gelegenheit, ihnen dabei über die Schulter zu schauen.

  • Mittagessen und Kennenlernmöglichkeiten

    Bei einem gemeinsamen Mittagessen oder Kaffee hat der neue Mitarbeiter die Gelegenheit, das Team besser kennenzulernen und Kontakte zu knüpfen. Deswegen sollte er bereits an seinem ersten Tag eingebunden und eingeladen werden, sich den anderen anzuschließen.

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Willkommenskultur: Ausländern den Einstieg erleichtern

In Zeiten der Globalisierung ist es gerade in großen Unternehmen keine Seltenheit mehr, ausländische Fachkräfte einzustellen. Für die Willkommenskultur in Unternehmen bringt dies jedoch weitere Herausforderungen mit, denn die Eingewöhnung in einem neuen Land bringt weit mehr Probleme mit.

  • Helfen Sie auch außerhalb des Arbeitsplatzes. Wohnungssuche und Behördengänge können eine große Schwierigkeit darstellen, bei der Arbeitgeber ausländische Mitarbeiter unterstützen sollten. Zeigen Sie, dass Sie wirklich am Wohl des neuen Kollegen interessiert sind und daran arbeiten, dass dieser sich in der neuen Umgebung zuhause fühlt.
  • Stehen Sie bei Fragen zur Verfügung. Als Arbeitgeber sollte man in jeder Situation für Fragen zur Verfügung stehen und ansprechbar sein. Dabei kann es sich um berufliche Dinge handeln, muss es aber nicht. Wer immer mit einem offenen Ohr empfangen wird, fühlt sich nicht nur willkommen, sondern auch integriert und zugehörig.
  • Beugen Sie Heimweh vor. Nicht jeder ist davon betroffen, doch Heimweh kann ein wirkliches Problem werden. Binden Sie den neuen Kollegen deshalb in Aktivitäten ein und integrieren Sie ihn ins Team. Das Gefühl der Isoliertheit führt noch schneller zu Heimweh und sollte deshalb möglichst vermieden werden.
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