Willkommenskultur: Neue Kollegen einarbeiten
Die ersten Tage im neuen Job stecken voller Unsicherheiten: Wo muss ich hin? Wo finde ich was? Eine fremde Umgebung, neue Kollegen und Aufgaben - alles prasselt auf den Neuankömmling ein. Für viele ist das verwirrend und macht sie nervös. Greifen das Kollegium oder der Chef jetzt nicht ein, ist der neue Kollege im Handumdrehen überfordert und findet keinen Einstieg. Das Ergebnis: Nach kurzer Zeit ist der Neue enttäuscht und verlässt das Unternehmen wieder. Für das Unternehmen geht dann die aufwendige und kostspielige Personalsuche wieder von vorne los. Doch wer eine Willkommenskultur etabliert und sich Zeit nimmt, neue Kollegen einzuarbeiten, stellt die Weichen für eine gute Zusammenarbeit...

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Willkommenskultur: Einarbeitung zahlt sich aus

Es ist eine Szene, wie sie an jedem Arbeitsplatz vorkommen kann: Ein neuer Kollege kommt an seinem ersten Tag ins Büro. Die Büroassistentin empfängt ihn an der Tür und bringt ihn zu seinem Schreibtisch. Der Chef schaut kurz vorbei, begrüßt ihn und ist gleich schon wieder weg. Nach einer kurzen Begrüßungsrunde mit den Kollegen erhält er einen Stapel Unterlagen, um sich einzulesen. Die anderen Kollegen wenden sich wieder ihrer Arbeit zu und so bleibt es dem Neuen selbst überlassen, sich zurechtzufinden und sich im Notfall mit Fragen an die Kollegen zu wenden..

Viel zu häufig verläuft der erste Tag eines neuen Mitarbeiters genauso. Nach einer kurzen Begrüßung wird er mit irgendeiner Aufgabe beschäftigt und vergessen. Die Kollegen stecken selbst bis zum Hals in Arbeit und haben keine Zeit, sich um ihn zu kümmern. Der Chef natürlich auch nicht. Meistens ist es die Teamassistentin (oder der Teamassistent), die dann einen kleinen Rundgang macht und das Nötigste erklärt. Doch eine richtige Einarbeitung ist das nicht und von einer Willkommenskultur kann dabei keine Rede sein.

Stattdessen fühlen sich neue Kollegen eher, als würden sie die anderen stören und von deren Arbeit abhalten. Leider finden die lieben Kollegen dabei immer irgendeinen Grund, der dazu führt, dass eine Einarbeitung nicht stattfinden kann und rechtfertigen soll, warum das eigentlich auch gar nicht so schlimm ist.

Hier eine kleine Auswahl mit gängigen Ausreden, warum die Kollegen keine Zeit für eine Einarbeitung haben:

  • Das bekommt der neue Mitarbeiter schon hin, so schwer ist das doch nicht.
  • Er oder sie ist hoch qualifiziert, dass muss auch so gehen.
  • Der Sprung ins kalte Wasser hat noch niemandem geschadet.
  • Learning by doing ist angesagt - und sowieso am effektivsten.
  • Die Kollegen hat auch niemand eingelernt - und sie sind trotzdem gut.

Immer wieder wird sich eingeredet, ohne die Einarbeitung neuer Kollegen lasse sich Zeit sparen. Ein großer Irrtum! Viel mehr ist das Gegenteil der Fall, denn ein Mitarbeiter, der nicht ausreichend eingearbeitet wurde, braucht länger, um sich zurecht zu finden und macht zwangläufig eher Fehler - ohne selbst dafür die Schuld zu tragen, er wusste es schlichtweg nicht besser und niemand fühlte sich dafür verantwortlich, ihn zu informieren.

Fest steht jedoch, dass das Ausbügeln dieser Fehler wird im Endeffekt meist deutlich mehr Zeit kostet, als eine gründliche Einarbeitung.

Hinzu kommt, dass eine wirkliche Willkommenskultur von Anfang an einen stärkere Bindung zwischen Arbeitnehmer und Unternehmen ermöglicht. Die neuen Kollegen freuen sich über den netten Empfang, werden gleich ins Team integriert und haben von Anfang an das Gefühl, dazuzugehören.

Willkommenskultur: Warum der erste Tag so wichtig ist

Vor dem ersten Arbeitstag bei einem neuen Unternehmen ist die Aufregung vieler Mitarbeiter groß. Natürlich möchte sich jeder von seiner besten Seite präsentieren, einen guten Einstieg schaffen, schnell ins Team finden, sich nach kurzer Zeit wohl fühlen und nicht zuletzt mit guten Leistungen überzeugen und zeigen, dass die Personalabteilung mit der Besetzung die richtige Wahl getroffen hat. Nicht weniger groß sind aber auch die Hoffnungen, die in einen solchen Neuanfang gesteckt werden.

Wer aus einem anderen Job kommt, wünscht sich, dass einige Dinge anders laufen. All die Gründe, die zu dem Jobwechsel geführt haben, sollen in Zukunft wegfallen, stattdessen überwiegt die Freude auf eine tolle Arbeitsatmosphäre, freundliche Kollegen, einen kompetenten, aber auch menschlichen Chef und vor allem eins: Wertschätzung.

Niemand arbeitet gerne in einem Unternehmen, bei dem der Eindruck entsteht, jede noch so gute Leistung sei absolut selbstverständlich, wo aber gleichzeitig jeder kleine Fehler zu langen Diskussionen und Vorwürfen führt.

Leider haben viele Arbeitgeber noch nicht erkannt - oder setzen diese Erkenntnis noch nicht um - dass eine solche Kultur der Wertschätzung und Anerkennung gegenüber den eigenen Mitarbeitern bereits am ersten Tag beginnen sollte. Mit einer Willkommenskultur zeigen Unternehmen bereits, wie mit Mitarbeitern umgegangen wird - im besten Fall respektvoll, interessiert und wertschätzend.

Es ist ein ständiger Prozess, der mit der Begrüßung und Einarbeitung des neuen Arbeitnehmers an seinem ersten Tag beginnen sollte. Nimmt ein Unternehmen sich dies wirklich zu Herzen und heißt einen Mitarbeiter dementsprechend willkommen, können beide Seiten davon profitieren:

  • Die Zusammenarbeit beginnt sofort positiv

    Nervosität gehört am ersten Tag dazu, doch gerade als Neuer möchte man sich bei den neuen Kollegen und am Arbeitsplatz möglichst schnell willkommen und aufgenommen fühlen. Wird nur auf einen Stuhl gezeigt, kann man sicher sein, dass dieses Gefühl nicht entsteht. Selbst wenn viel zu tun ist, sollte sich immer die Zeit für eine entsprechende Begrüßung neuer Mitarbeiter genommen werden.


  • Die Mitarbeiter sind mit ihrem Job zufriedener

    Schon die Begrüßung kann dazu beitragen, dass ein neuer Angestellter sich in seinem Job wohl fühlt oder eben auch nicht. Ein Faktor, der für beide Seiten wichtig ist, denn zufriedene Mitarbeiter bringen bessere Leistungen, tragen selbst zu einer positiven Arbeitsatmosphäre bei, bleiben dem Unternehmen länger treu und unterstützen so den langfristigen Erfolg.


  • Das Image des Unternehmens verbessert sich

    Gerade um besonders talentierte Mitarbeiter gibt es eine große Konkurrenz zwischen den Arbeitgebern. Sehr wichtig dabei: Der Ruf eines Unternehmens. Wer bereits bei der Begrüßung punktet, kann sicher sein, dass sich diese Nachrichten verbreiten und auch den Bewerbern zu Ohren kommen. Auf der anderen Seite weiß natürlich auch jeder, wenn die Begrüßung ein totaler Schuss in den Ofen ist.

Willkommenskultur: Wie Sie einem neuen Kollegen eine guten Start ermöglichen

Willkommenskultur erster Tag neuer Mitarbeiter begrüßenDas Ziel einer Willkommenskultur und guter Einarbeitung ist, dass der neue Kollege sich von Anfang an wohl und willkommen fühlt. Um die genauen Ziele zu verstehen, versetzen Sie sich in die Lage des neuen Mitarbeiters: Er wünscht sich, seinen neuen Arbeitsplatz, die Kollegen, Prozesse und Abläufe kennenzulernen und integriert zu werden. Vermutlich ist er sehr aufgeregt und hofft, schnell Anschluss zu finden und nicht als Außenseiter in ein bestehendes Team zu kommen. An genau diesen Punkten und Zielen sollten Sie sich orientieren. Wir haben einige Anregungen zusammengefasst, die Ihnen dabei helfen können:

  • Planung

    Was muss der neue Mitarbeiter wissen? Was braucht er, um mit der Arbeit beginnen zu können? Viele Einarbeitungen scheitern an der fehlenden Zuständigkeit. Wer kümmert sich um was? Sind diese Aspekte geklärt, kommt das Eintreffen des neuen Mitarbeiters nicht überraschend und die entsprechenden Personen haben sich bereits im Vorfeld Zeit für die Einarbeitung einplanen können.


  • Kontakt vor Arbeitsbeginn

    Lassen Sie dem neuen Kollegen bereits vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn Informationen zukommen. Das können Unternehmensbroschüren, Publikationen, Mitarbeiterzeitschriften und Ähnliches sein.


  • Arbeitsplatzvorbereitung

    Welche technischen Geräte werden gebraucht? Stehen sie alle zur Verfügung? Auch Login-Daten und Accounts sollten rechtzeitig freigeschaltet werden. Funktioniert beispielsweise der Zugang zum Intranet nicht, erschwert das den Einstieg am ersten Tag.


  • Einführungsgespräch

    Der Teamleiter sollte mit dem neuen Kollegen besprechen, wie die Einarbeitungsphase gestaltet wird, wer seine Ansprechpartner und was seine Einsatzgebiete sind. Werden darüberhinaus auch in regelmäßigen Abständen Feedbackgespräche geführt, können Probleme schneller erkannt und behoben werden.


  • Bekanntgabe

    Nicht nur jene Mitarbeiter, die sich um die Einarbeitung des neuen Kollegen kümmern, sollten über sein Eintreffen informiert sein. Alle im Team und auch andere Abteilungen sollten Bescheid wissen. Eine Rundmail mit einigen Informationen über den neuen Kollegen kann vorab verschickt werden.


  • Begrüßung

    Ein neuer Kollege fühlt sich direkt willkommen geheißen, wenn er von allen begrüßt und kurz vorgestellt wird. Ein kurzes Teammeeting eignet sich für diesen Zweck. Dann hat man sich bereits kurz gesehen und dem Neuen fällt es leichter, im Anschluss auf Kollegen zuzugehen.


  • Organisatorische Themen

    Ein neuer Mitarbeiter fühlt sich in den Räumlichkeiten noch fremd und kennt sich nicht aus. Deswegen sollte sich jemand die Zeit nehmen, zu erklären, wo wichtige Dinge zu finden sind, wie das Arbeitszeiterfassungssystem funktioniert und wie der technische Support zu erreichen ist. Es hat sich bewehrt, ein Handbuch zu erstellen, in dem der neue Kollege jederzeit bei Unsicherheiten nachschlagen kann. Jedoch sollte das Handbuch eine persönliche Erklärung nicht ersetzen.


  • Mentoren oder Paten

    In den ersten Tagen und Wochen braucht ein neuer Mitarbeiter einen Ansprechpartner, an den er sich mit seinen Fragen wenden kann. Insbesondere Praktikanten und Trainees profitieren von einem Mentor. Er erläutert die Zuständigkeiten der anderen Mitarbeiter sowie die Schnittstellen und unterstützt dabei, unterschiedliche Stationen zu durchlaufen. Der Mentor zeigt auch die unternehmensinternen Arbeitsmethoden und Standards auf. Es hilft dem Neuen, sich zurechtzufinden.


  • Fachliche Inhalte

    Damit der neue Mitarbeiter Aufgaben übernehmen und an Projekten mitarbeiten kann, braucht er auch eine ausführliche fachliche Einarbeitung. Die Mitarbeiter, mit denen der Neue künftig eng zusammenarbeiten wird, sollten sich die Zeit nehmen, ihn auf den aktuellen Stand zu bringen. Hintergründe, Informationen zu Projekten und Kunden werden weitergeben. Erste Aufgaben übernimmt der neue Mitarbeiter zusammen mit seinen Kollegen und hat die Gelegenheit, ihnen dabei über die Schulter zu schauen.


  • Mittagessen und Kennenlernmöglichkeiten

    Bei einem gemeinsamen Mittagessen oder Kaffee hat der neue Mitarbeiter die Gelegenheit, das Team besser kennenzulernen und Kontakte zu knüpfen. Deswegen sollte er bereits an seinem ersten Tag eingebunden und eingeladen werden, sich den anderen anzuschließen.

Willkommenskultur: So bitte nicht

Leider gibt es immer wieder auch Negativbeispiele einer Willkommenskultur, die alles verspricht, außer das Gefühl, wirklich willkommen zu sein. Vielleicht haben Sie es schon einmal selbst erlebt, vielleicht kennen Sie die Geschichten von Freunden oder aktuellen Kollegen. An einigen Arbeitsplätzen wird das Thema Willkommenskultur regelrecht ignoriert. Andere versuchen es noch, scheitern aber oft kläglich.

Nach den obigen Vorschlägen haben wir deshalb auch noch einige Dinge, die Unternehmen bei der Begrüßung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter besser lassen sollten.

  • Spürbares Desinteresse

    Immer wieder werden neue Mitarbeiter nahezu gar nicht begrüßt, sondern bereits am ersten Tag einfach sich selbst überlassen. Im besten Fall wird man von einem Büroassistent noch kurz in Empfang genommen und zu einem Schreibtisch geführt - von Einarbeitung oder auch nur Interesse an der eigenen Anwesenheit keine Spur. Mit einem solchen Verhalten zeigen Arbeitgeber bereits jetzt, dass die Mitarbeiter ihnen eigentlich egal sind.


  • Überbleibsel des Vorgängers

    Die Maus sieht aus, als hätten sich die letzten Fingerabdrücke regelrecht eingebrannt, die Tastatur besteht zu 87 Prozent aus Staub und Krümeln und in den Schubladen des Schreibtischs findet sich eine ganze Menge mehr oder weniger Undefinierbares. Hier hat sich offensichtlich niemand die Mühe des Aufräumens gemacht. Ganz zu Schweigen davon, neue Geräte für den neuen Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen.


  • Ein nicht vorhandener Arbeitsplatz

    Ja, also... Der Tisch sollte eigentlich schon längst da sein, aber der kommt dann bestimmt gleich. Leider kein Scherz, sondern in vielen Fällen Realität. Und wenn der Tisch dann endlich angekommen und auch noch aufgebaut ist, kann man fast schon sicher sein, dass es noch einige Zeit dauert, bis der zugehörige Computer auf seinem Platz steht - und noch einmal so lange, bis die Logins und Accounts funktionieren, die man für seine Arbeit benötigt.

Willkommenskultur: Ausländern den Einstieg erleichtern

Willkommenskultur Einstieg Einarbeitung erster TagIn Zeiten der Globalisierung ist es gerade in großen Unternehmen keine Seltenheit mehr, ausländische Fachkräfte einzustellen. Für die Willkommenskultur in Unternehmen bringt dies jedoch weitere Herausforderungen mit, denn die Eingewöhnung in einem neuen Land bringt weit mehr Probleme mit.

  • Helfen Sie auch außerhalb des Arbeitsplatzes. Wohnungssuche und Behördengänge können eine große Schwierigkeit darstellen, bei der Arbeitgeber ausländische Mitarbeiter unterstützen sollten. Zeigen Sie, dass Sie wirklich am Wohl des neuen Kollegen interessiert sind und daran arbeiten, dass dieser sich in der neuen Umgebung zuhause fühlt.
  • Stehen Sie bei Fragen zur Verfügung. Als Arbeitgeber sollte man in jeder Situation für Fragen zur Verfügung stehen und ansprechbar sein. Dabei kann es sich um berufliche Dinge handeln, muss es aber nicht. Wer immer mit einem offenen Ohr empfangen wird, fühlt sich nicht nur willkommen, sondern auch integriert und zugehörig.
  • Beugen Sie Heimweh vor. Nicht jeder ist davon betroffen, doch Heimweh kann ein wirkliches Problem werden. Binden Sie den neuen Kollegen deshalb in Aktivitäten ein und integrieren Sie ihn ins Team. Das Gefühl der Isoliertheit führt noch schneller zu Heimweh und sollte deshalb möglichst vermieden werden.
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