6 von Jochen Mai am 14. Juni 2009 → Artikel in Psychologie

Zeitmanagement – Auf der Suche nach der verlorenen Zeit

Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen. Das jedenfalls behaupten die einen. Zeitmanagement ist definitorischer Quatsch, sagen die anderen. Denn Zeit kann man nicht managen. Sie vergeht immer gleich schnell – unabhängig davon, was wir damit anstellen. Jeder Tag hat für jeden Menschen gleich viele Stunden, egal, ob man ihn managt oder nicht. Das ist wohl unbestreitbar richtig und auch höchst gerecht. Andererseits lässt sich nicht verleugnen, dass einige Menschen mit dieser Zeitfreiheit mehr Probleme haben als andere.

Um es kurz zu machen: Diese Menschen verzetteln sich. Und zwar regelmäßig. Schon morgens erwarten die Betroffenen jene Aufgaben, die gestern im Arbeitswust liegen geblieben sind oder aufgeschoben wurden, weil sie so viel Annehmlichkeit verheißen wie mit den Fingernägeln über eine Schiefertafel zu kratzen. Über den Tag kommen dann neue dringende Jobs dazu: Der Chef schneit rein und braucht umgehend einen Lagebericht zu Projekt XY, der Kollege bittet um Rat, der Kunde hofft auf schnelle Hilfe und aus dem E-Mail-Eingang piept unerbittlich Post mit der Dringlichkeitsstufe „hoch“. Aufschub unmöglich. Just do it. Wer also nicht gerade über vier Arme wie der indische Gott Vishnu verfügt, den umgibt spätestens am Nachmittag ein veritables Büro-Tohuwabohu.

Das in dem Zusammenhang gerne angeführte Klischee – Frauen seien multitaskingfähig, Männer hingegen nicht –, ist übrigens grober Unfug. Wie der Neurowissenschaftler Earl Miller vom MIT längst belegen konnte, ist Multitasking reine Fiktion. „In den meisten Fällen können wir uns auf nicht mehr als eine Sache fokussieren. Das Einzige, was wir lernen können, ist, uns besonders schnell nacheinander auf wechselnde Dinge zu konzentrieren.“ Wissenschaftliche Studien zeigen, dass auch das wenig bringt, weil man nur Zeit verliert, wenn man zu viel auf einmal macht.

Wer seine Zeit und damit auch seinen Büroalltag besser in den Griff bekommen will, sollte sich deshalb weniger über Zeitmanagement Gedanken machen, dafür vielleicht umso mehr über besseres Selbstmanagement. Der Zeitberater und Professor für Wirtschaftspädagogik an der Universität der Bundeswehr in München, Karlheinz Geißler, hat erst kürzlich dazu in einem Gastbeitrag in meinem anderen Blog eine interessante These vertreten:

Nicht die Zeit ist es, die beim Zeitmanagement in den Griff genommen wird: Man ist es selbst. Das Zeitmanagement macht die Eiligen und Gehetzten zu Gefangenen ihres Wunsches, jede Minute ausnutzen zu müssen. Zeitsparen führt auch nicht zu den Idyllen des Zeitwohlstandes. Tatsächlich ist die vermeintlich gesparte Zeit unwiderruflich verschwunden – wie gewonnen, so zerronnen.

Wer Zeit spart, der spart am Leben. Zeitsparen heißt ja, auf das Erleben der Gegenwart, auf den Augenblick, zugunsten einer unbekannten, unsicheren und unkalkulierbaren Zukunft zu verzichten. Leben findet aber nicht in der Zukunft, sondern in der Gegenwart statt. So wie es keinem Menschen gelingt, das Heute aufs Morgen zu verschieben, so wenig lässt sich das Morgen bereits heute leben. Zeit ist weder Speichermedium, noch gibt es einen Nachtragshaushalt für Zeit.

Wer über Zeitdruck, Zeitprobleme und Zeitnöte klagt, bedauert in Wahrheit Symptome unbefriedigender Zeiterfahrungen und unzulänglicher Zeiterlebnisse. Daher lassen sich Zeitnöte auch nicht durch ein „mehr“ an Zeit, sondern nur durch alternative, zufrieden stellendere Erfahrungen verringern. Die Uhrzeit als Maßstab ist dazu jedoch völlig ungeeignet.

Nun gibt es inzwischen gefühlte 15 Meter Ratgeber zum Thema Zeitmanagement mit – mehr oder weniger – hilfreichen Tipps zur idealen Zeitgewinnung. Nicht wenige Autoren mutieren dabei zu Akronym-Akrobaten und Komponisten angeblich völlig neuer Managementtechniken. Ein paar Beispiele:

• Die ABC-Methode wiederum nimmt Rücksicht auf sogenannte Links- und Rechtshirner. Heißt: Bei manchen Menschen dominiert die linke Gehirnhälfte, sie mögen Zahlen, Fakten, Pläne, Systeme. Die meisten Selbstmanagement-Methode richten sich an sie. Rechtshirner dagegen sind chaotisch, kreativ, spontan. Mit starren Plänen kommen sie nicht zurecht. Deshalb gibt es für sie die ABC-Methode. Sie steht dafür, anfallenden Aufgaben einfach nur nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen: A für sehr wichtig (sofort erledigen), B für weniger wichtig (später erledigen oder delegieren) und C für kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen).
• Die ALPEN-Methode: ist eine Art Tagesplan und steht für: Aufgaben aufschreiben, Länge einschätzen, Pufferzeit einplanen (maximal 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen), Entscheidungen priorisieren und Nachkontrollieren (was man erreicht hat). Unerledigtes wird dann auf den nächsten Tag übertragen.
• Das GTD-Prinzip steht für Getting Things Done und geht auf David Allen zurück. Dahinter steckt die Idee, zuerst alle Aufgaben zu sammeln, die erledigt werden müssen, und sie dann in einem logischen System (etwa einem Kalender) zu notieren, um so den Kopf für Wichtigeres freizubekommen. Anschließend muss man nur noch für jede neue Aufgabe diszipliniert entscheiden, ob diese sinnvoll ist und in den Plan intergriert wird, damit man stets weiß, was der nächste Schritt ist. Oder kurz: Reduziere Projekte auf den nächsten elementaren Teilschritt und strukturiere Schritte nach Zeitpunkt und Ausführungsort! Klingt kompliziert, ist aber nichts anderes als jeden Tag aufs Neue Prioritäten zu setzen.
• Die PIDEWaWa-Methode steht für: Positiv, Ist-Zustand, Detailliert, Erreichbar, Wann, Warum, wurde von der Zeitmanagement-Expertin Cordula Nussbaum erfunden und bedeutet nichts anderes als seine Ziele positiv, im Präsens und konkret zu formulieren, damit man motiviert bleibt, sofort beginnen kann und auch genau weiß wie. Die Ziele müssen erreichbar, sprich realistisch sein. Man sollte sich dafür einen Zeitrahmen setzen (bis wann?) und auch begründen können, was einem daran so wichtig ist (warum?).
• Die SMART-Methode soll bei der Formulierung von Zielen helfen und steht für: Ziele so spezifisich wie möglich zu beschreiben, sich dabei an messbaren Fakten zu orientieren, aktionsorientiert zu planen – sprich: so, dass man auch Lust hat, das umzusetzen und schließlich ebenso realistisch wie terminlich zu planen, also etwa: Bis Ende des Jahres will ich 10 Prozent mehr verdienen.

Sie merken schon, das alles ist viel Wortgeklingel und Pseudo-Novität – die Methodik aber bleibt stets dieselbe: Überblick verschaffen, Aufgaben planen, priorisieren und in realistische Teilschritte einteilen, die man erreichen kann, damit man motiviert bleibt. Wer will, darf das gerne auch die ÜVAPPTEM-Methode nennen. Besser wird sie dadurch aber nicht.

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