Definition: Was bedeutet Clean Desk Policy?

Eine Clean Desk Policy (CDP, deutsch: Benutzerrichtlinie für den Arbeitsplatz) regelt, wie Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz hinterlassen sollen, wenn sie diesen für eine Pause oder nach Feierabend verlassen. Die Unternehmensrichtlinie legt zum Beispiel fest, dass der Schreibtisch aufgeräumt und sensible Unterlagen sicher verschlossen werden müssen.

Ziel einer Clean-Desk-Policy ist, die Vorschriften zur Datensicherheit und dem Datenschutz einzuhalten sowie das Risiko der Verbreitung von Betriebsgeheimnissen zu reduzieren und gleichzeitig die Sorgfalt und Achtsamkeit der Belegschaft zu erhöhen. Wie die Clean-Desk-Richtlinie definiert und formuliert wird, ist meist Aufgabe der Geschäftsleitung.

Was regelt die CDP?

Schriftliche Clean Desk Richtlinien regeln den Umgang mit elektronischen Geräten oder physischen Datenträgern. Dazu gehören zum Beispiel:

Desktop, Notebook & Diensthandy
USB-Laufwerke und externe Speichermedien
Passwörter und Kundendaten
Persönliche Gegenstände & Visitenkarten
Dokumente & Akten
Schränke & Schlüssel

Wo kommt die Clean-Desk-Policy zum Einsatz?

Die Clean Desk Policy wird vor allem in Unternehmen genutzt, die flexible Büroformen wie zum Beispiel Desk Sharing oder Coworking Spaces nutzen – Mitarbeiter also keinen festen Arbeitsplatz haben, sondern diesen immer wieder wechseln.

Ein sauberer und aufgeräumter Schreibtisch bzw. Arbeitsplatz spart nicht nur Zeit und ist eine Form der gegenseitigen Rücksichtnahme. Die CDP stellt zudem sicher, dass sensible Informationen sowie personenbezogene Daten nicht jedem zugänglich sind. Das gilt im besonderen Maß für Büros mit viel Kundenverkehr – beispielsweise Anwaltskanzleien, Arztpraxen oder Behörden.

Was sind die Clean Desk Policy Vorteile?

Eine allgemeine Clean Desk Policy ist ein einfacher Weg, vertrauliche Daten zu schützen – vor unbefugten Mitarbeitern oder Außenstehenden. Unternehmen profitieren von einer CDP durch folgende Vorteile:

Sie sparen Zeit und Geld

Laut Studien verbringen Angestellte rund 2,5 Stunden pro Tag damit, Informationen zu suchen. Ein ordentlicher, digitalisierte Arbeitsplatz bringt nicht nur Zeitersparnis, sondern spart auch Material (Papier, Drucker, etc.).
Sie setzen den Datenschutz um

Mitarbeiter haben nicht nur eine Verschwiegenheitspflicht – auch Unternehmen sind zum Datenschutz verpflichtet. Eine umfangreiche CDP setzt entsprechende gesetzliche Vorgaben konsequent um.
Sie vermeiden neugierige Blicke

Häufig lassen Mitarbeiter sensible Daten, wie Namen, Telefonnummern oder Kundenbriefe offen zurück. Diese können dann zum Beispiel Reinigungs- oder Wachpersonal einsehen. Die CDP vermeidet das.
Sie erzeugen einen guten Eindruck

Ist alles an seinem festen Platz und sofort auffindbar, können sich die Mitarbeiter ganz auf ihre Arbeit konzentrieren. Das bringt Ruhe in den Betrieb. Außerdem wirken ordentliche Büros einladender und professioneller.

Was sind die 3P der Clean Desk Policy?

Bei der CDP und Schreibtischorganisation haben sich die drei „P“ als Richtlinie immer wieder bewährt:

Plan
Bei Arbeitsbeginn wird geplant, welche Unterlagen Sie für den jeweiligen Tag benötigen. Nur diese Dokumente werden für die Arbeit genutzt, alle bleiben im Schrank.
Protect
Lassen Sie Arbeitsmaterialien nicht offen herumliegen, sondern heften Sie diese sofort ab und legen Sie diese nach Gebrauch zurück. Auch der Computer sollte durch ein Passwort geschützt werden.
Pick
Sammeln Sie am Ende des Tages alle Unterlagen ein und verstauen Sie diese ordentlich. Sensible Daten werden in abschließbaren Fächern verstaut.

Was sind die Clean Desk Policy Nachteile?

Neben den Vorteilen existieren auch ein paar Nachteile einer Clean Desk Policy, die ebenfalls zu beachten sind:

Hoher Zeitaufwand
Das Entwickeln, Kommunizieren, Umsetzen und Durchsetzen einer Clean Desk Policy ist meist mit hohen Kosten verbunden. Vor allem die Kontrolle der Einhaltung ist zeitaufwendig. Auch das tägliche Aufräumen kostet die Mitarbeiter Zeit, die für die eigentliche Arbeit fehlt.
Starke Einschränkung
Die hohen Anforderungen und Auflagen sowie die Überwachung der Mitarbeiter kann von diesen als starker Einschnitt in die persönliche Freiheit empfunden werden, was wiederum die Motivation und Produktivität senkt.
Überbordende Bürokratie
Nicht zuletzt kann sich die CDP zu einem Bürokratie-Monster ausweiten, bei dem jedes noch so kleine Detail geregelt wird. Das nimmt den Mitarbeitern schließlich jede Eigenverantwortung und degradiert sie zu Erfüllungsgehilfen.

Clean Desk Policy Vorlage

Wie so eine Clean Desk Policy konkret aussehen kann, können Sie der folgenden Vorlage (auf Deutsch) entnehmen. Das Beispiel können Sie gerne kopieren und individuell abwandeln – oder sich die CDP-Vorlage gleich hier kostenlos als PDF herunterladen.

Clean Desk Policy Beispiel

Überblick

Um unsere Sicherheitsbestimmungen zu verbessern und die Vorschriften zum Datenschutz einzuhalten, führt die (Name der Firma) eine Clean Desk Policy für computergestützte Arbeitsplätze ein. Wir möchten damit sicherstellen, dass sensible und vertrauliche Daten – auf Papier oder in digitaler Form – sicher verwahrt werden, wenn der Arbeitsplatz verlassen wird.

Diese Richtlinie hat zum Zweck, dass nicht autorisiertes Personal keinen Zugang zu diesen Daten hat. Dadurch werden so Risiken wie Verlust oder Beschädigung minimiert. Wir richten uns damit nach dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung, gemäß Artikel 2 Absatz 1 in Verbindung mit Artikel 1 Absatz 1 des Grundgesetzes.

Gültigkeit

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter von (Name der Firma) ungeachtet ihrer vertraglichen Arbeitszeiten.

Richtlinien

Sobald ein Arbeitsplatz für längere Zeit nicht besetzt ist, sind folgende Regeln einzuhalten:

Alle sensiblen und vertraulichen Dokumente müssen vom Schreibtisch entfernt und in eine Schublade oder einen Rollcontainer verstaut werden. Dies gilt auch für Speichermedien wie USB-Sticks oder CDs und DVDs.
Computer, Laptops und Handy sowie weitere technische Geräte werden passwortgeschützt.
Dokumente, die nicht mehr benötigt werden, sind zu vernichten.
Ausdrücke dürfen nicht im Drucker vergessen werden.
Der Schreibtisch wird am Ende des Arbeitstages sauber aufgeräumt.
Sämtliche mobilen elektronischen Geräte sind in abschließbaren Schubladen oder Rollcontainern zu sichern, die verschlossen werden. Die Schlüssel dürfen nicht am Arbeitsplatz vergessen werden.

Einhaltung

Die Einhaltung dieser Regeln wird offiziell von Vorgesetzten, der IT- und Personalabteilung stichprobenartig kontrolliert.

Nichtbeachtung

Damit die Clean Desk Policy erfolgreich umgesetzt werden kann, bedarf es der Mithilfe aller. Sollten diese Vorgaben nicht beachtet werden, wird das disziplinarische Konsequenzen nach sich ziehen, die bis hin zur Kündigung führen können.

____________________ / ____________________
Unterschrift (Arbeitgeber) / Unterschrift (Arbeitnehmer)

Clean Desk Policy Checkliste

Wollen Sie eine Clean Desk Policy in Ihrem Unternehmen einführen und etablieren, nutzen Sie bitte folgende Checkliste, um nichts zu vergessen. Diese können Sie auch gleich online abhaken, wenn die Anforderung erfüllt ist:

Transparenz
Die Clean Desk Policy sollte schriftlich vorliegen und klare Anweisungen enthalten, was von den Arbeitnehmern erwartet wird und was diese zu tun haben.
Zugang
Sorgen Sie dafür dass die CDP allen Arbeitnehmern – auch den Neuzugängen – jederzeit zur Verfügung steht: durch Aushänge oder Links im Intranet.
IT-Sicherheit
Lassen Sie die IT sicherstellen, dass alle Computer und Zugänge automatisch geschützt werden, falls ein Mitarbeiter das vergisst. Sensible Daten sollten nur mit entsprechender Freigabe bearbeitet werden können.
Tools
Stellen Sie der Belegschaft entsprechende Werkzeuge zur Verfügung, um die CDP umzusetzen – sichere und abschließbare Aktenschränke oder Aktenvernichter.
Homeoffice
Weil immer mehr Mitarbeiter von zuhause arbeiten, sollte die CDP auch den Umgang mit Daten im Homeoffice regeln und etwaige Haftungsansprüche klären. Auch dort gibt es unbefugte Dritte, die sensible Informationen einsehen könnten.

Welche Verantwortung haben die Arbeitgeber?

Damit die Beschäftigten eine Clean Desk Policy umsetzen können, müssen Arbeitgeber entsprechenden Voraussetzungen schaffen. Dazu gehört, die Regeln sichtbar zu kommunizieren sowie bei der Umsetzung zu helfen – zum Beispiel ganz banal durch abschließbare Schränke oder Rollcontainer. Auch Laptops und Computer können mit Schlössern und Passwörtern gesichert werden.

Mitarbeiter, die der CDP nicht Folge leisten, sollten zunächst auf das Fehlverhalten hingewiesen werden. Bei mehrmaliger Nichtbeachtung sollten zuvor festgelegte Konsequenzen folgen, zum Beispiel eine Abmahnung. Gleichzeitig sollte vorbildliche Mitarbeiter belohnt werden, um weitere Anreize zu schaffen.

Was andere dazu gelesen haben