Clean Desk Policy: Bedeutung, Vor- und Nachteile + Vorlage

Definition: Was bedeutet Clean Desk Policy?

Eine Clean Desk Policy (CDP, deutsch: Benutzerrichtlinie für den Arbeitsplatz) regelt, wie Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz hinterlassen sollen, wenn sie diesen für eine Pause oder nach Feierabend verlassen. Die Unternehmensrichtlinie legt zum Beispiel fest, dass der Schreibtisch aufgeräumt und sensible Unterlagen sicher verschlossen werden müssen.

Ziel einer Clean-Desk-Policy ist, die Vorschriften zur Datensicherheit und dem Datenschutz einzuhalten sowie das Risiko der Verbreitung von Betriebsgeheimnissen zu reduzieren und gleichzeitig die Sorgfalt und Achtsamkeit der Belegschaft zu erhöhen. Wie die Clean-Desk-Richtlinie definiert und formuliert wird, ist meist Aufgabe der Geschäftsleitung.

Was regelt die CDP?

Schriftliche Clean Desk Richtlinien regeln den Umgang mit elektronischen Geräten oder physischen Datenträgern. Dazu gehören zum Beispiel:

• Desktop, Notebook & Diensthandy
• USB-Laufwerke und externe Speichermedien
• Passwörter und Kundendaten
• Persönliche Gegenstände & Visitenkarten
• Dokumente & Akten
• Schränke & Schlüssel

Wo kommt die Clean-Desk-Policy zum Einsatz?

Die Clean Desk Policy wird vor allem in Unternehmen genutzt, die flexible Büroformen wie zum Beispiel Desk Sharing oder Coworking Spaces nutzen – Mitarbeiter also keinen festen Arbeitsplatz haben, sondern diesen immer wieder wechseln.

Ein sauberer und aufgeräumter Schreibtisch bzw. Arbeitsplatz spart nicht nur Zeit und ist eine Form der gegenseitigen Rücksichtnahme. Die CDP stellt zudem sicher, dass sensible Informationen sowie personenbezogene Daten nicht jedem zugänglich sind. Das gilt im besonderen Maß für Büros mit viel Kundenverkehr – beispielsweise Anwaltskanzleien, Arztpraxen oder Behörden.

Was sind die Clean Desk Policy Vorteile?

Eine allgemeine Clean Desk Policy ist ein einfacher Weg, vertrauliche Daten zu schützen – vor unbefugten Mitarbeitern oder Außenstehenden. Unternehmen profitieren von einer CDP durch folgende Vorteile:

• Sie sparen Zeit und Geld

  Laut Studien verbringen Angestellte rund 2,5 Stunden pro Tag damit, Informationen zu suchen. Ein ordentlicher, digitalisierte Arbeitsplatz bringt nicht nur Zeitersparnis, sondern spart auch Material (Papier, Drucker, etc.).

• Sie setzen den Datenschutz um

  Mitarbeiter haben nicht nur eine Verschwiegenheitspflicht – auch Unternehmen sind zum Datenschutz verpflichtet. Eine umfangreiche CDP setzt entsprechende gesetzliche Vorgaben konsequent um.

• Sie vermeiden neugierige Blicke

  Häufig lassen Mitarbeiter sensible Daten, wie Namen, Telefonnummern oder Kundenbriefe offen zurück. Diese können dann zum Beispiel Reinigungs- oder Wachpersonal einsehen. Die CDP vermeidet das.

• Sie erzeugen einen guten Eindruck

  Ist alles an seinem festen Platz und sofort auffindbar, können sich die Mitarbeiter ganz auf ihre Arbeit konzentrieren. Das bringt Ruhe in den Betrieb. Außerdem wirken ordentliche Büros einladender und professioneller.

Was sind die Clean Desk Policy Nachteile?

Neben den Vorteilen existieren auch ein paar Nachteile einer Clean Desk Policy, die ebenfalls zu beachten sind:

• Hoher Zeitaufwand
  Das Entwickeln, Kommunizieren, Umsetzen und Durchsetzen einer Clean Desk Policy ist meist mit hohen Kosten verbunden. Vor allem die Kontrolle der Einhaltung ist zeitaufwendig. Auch das tägliche Aufräumen kostet die Mitarbeiter Zeit, die für die eigentliche Arbeit fehlt.
• Starke Einschränkung
  Die hohen Anforderungen und Auflagen sowie die Überwachung der Mitarbeiter kann von diesen als starker Einschnitt in die persönliche Freiheit empfunden werden, was wiederum die Motivation und Produktivität senkt.
• Überbordende Bürokratie
  Nicht zuletzt kann sich die CDP zu einem Bürokratie-Monster ausweiten, bei dem jedes noch so kleine Detail geregelt wird. Das nimmt den Mitarbeitern schließlich jede Eigenverantwortung und degradiert sie zu Erfüllungsgehilfen.

Clean Desk Policy Vorlage

Wie so eine Clean Desk Policy konkret aussehen kann, können Sie der folgenden Vorlage (auf Deutsch) entnehmen. Das Beispiel können Sie gerne kopieren und individuell abwandeln – oder sich die CDP-Vorlage gleich hier kostenlos als PDF herunterladen.

Clean Desk Policy Checkliste

Wollen Sie eine Clean Desk Policy in Ihrem Unternehmen einführen und etablieren, nutzen Sie bitte folgende Checkliste, um nichts zu vergessen. Diese können Sie auch gleich online abhaken, wenn die Anforderung erfüllt ist:

• Transparenz
  Die Clean Desk Policy sollte schriftlich vorliegen und klare Anweisungen enthalten, was von den Arbeitnehmern erwartet wird und was diese zu tun haben.
• Zugang
  Sorgen Sie dafür dass die CDP allen Arbeitnehmern – auch den Neuzugängen – jederzeit zur Verfügung steht: durch Aushänge oder Links im Intranet.
• IT-Sicherheit
  Lassen Sie die IT sicherstellen, dass alle Computer und Zugänge automatisch geschützt werden, falls ein Mitarbeiter das vergisst. Sensible Daten sollten nur mit entsprechender Freigabe bearbeitet werden können.
• Tools
  Stellen Sie der Belegschaft entsprechende Werkzeuge zur Verfügung, um die CDP umzusetzen – sichere und abschließbare Aktenschränke oder Aktenvernichter.
• Homeoffice
  Weil immer mehr Mitarbeiter von zuhause arbeiten, sollte die CDP auch den Umgang mit Daten im Homeoffice regeln und etwaige Haftungsansprüche klären. Auch dort gibt es unbefugte Dritte, die sensible Informationen einsehen könnten.

Welche Verantwortung haben die Arbeitgeber?

Damit die Beschäftigten eine Clean Desk Policy umsetzen können, müssen Arbeitgeber entsprechenden Voraussetzungen schaffen. Dazu gehört, die Regeln sichtbar zu kommunizieren sowie bei der Umsetzung zu helfen – zum Beispiel ganz banal durch abschließbare Schränke oder Rollcontainer. Auch Laptops und Computer können mit Schlössern und Passwörtern gesichert werden.

Mitarbeiter, die der CDP nicht Folge leisten, sollten zunächst auf das Fehlverhalten hingewiesen werden. Bei mehrmaliger Nichtbeachtung sollten zuvor festgelegte Konsequenzen folgen, zum Beispiel eine Abmahnung. Gleichzeitig sollte vorbildliche Mitarbeiter belohnt werden, um weitere Anreize zu schaffen.

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