Freiräume schaffen: Bringschuld oder Holschuld?

Wie schön wäre das: Ein Chef, der einem genau sagt, was er von einem erwartet. Kontinuierlich. Der einem Freiräume lässt, aber auch klare Grenzen aufzeigt. Ein solches Fabelwesen hätten Sie auch gerne als Chef? Achtung, Fallstrick! So einfach ist das gar nicht: Erwartungen, Freiräume und Grenzen sind keine festen Größen, die sich nach wissenschaftlichen Kriterien definieren lassen. Sie sind nicht statisch, sondern verändern sich in Abhängigkeit von den äußeren Umständen und von den handelnden Personen. Was heute richtig ist, kann morgen falsch sein und vice versa…

Freiräume schaffen: Bringschuld oder Holschuld?

Freiräume? Die Erwartungen

Natürlich haben Mitarbeiter das Recht, zu wissen, was man von Ihnen erwartet. Idealerweise haben Sie schon im Vorstellungsgespräch danach gefragt, und man hat Ihnen entsprechend geantwortet.

Zudem gibt es in vielen Unternehmen Instrumente zur Kommunikation ebendieser Erwartungen. Dazu gehört unter anderem das Zielvereinbarungsgespräch, aber auch das Feedbackgespräch oder 360-Grad-Feedback. Aber so ein Gespräch, das vielleicht nur einmal im Jahr stattfindet, hilft Ihnen im Alltagsgeschäft nur wenig weiter. Sie kennen dann zwar das übergeordnete Ziel Ihrer Tätigkeit, aber eine klare Handlungsanweisung für den konkreten Fall fehlt.

Sind Freiräume eine Bringschuld oder Holschuld?

  • Wie bekommen Sie also heraus, was der Chef Tag für Tag von Ihnen erwartet?
  • Ist es seine Aufgabe, Ihnen das zu vermitteln?
  • Und wenn er das nicht tut, hat er eben Pech gehabt?

Bleiben wir realistisch: Den perfekten Chef, der jederzeit seine Erwartungen klar kommuniziert, den gibt es nur im Märchen. Nehmen Sie also mit dem Vorgesetzten vorlieb, den Sie haben, und betrachten Sie es als Ihre eigene Aufgabe, seine Erwartungen zu erkennen – manchmal auch ohne Worte.

Nein, dazu müssen Sie nicht Gedanken lesen können. Es genügt, wenn Sie Ihren Chef und sein Verhalten beobachten.

Wie die Marketing-Referentin, zu deren Aufgaben die Erstellung von Verträgen gehörte. Meist fehlten ihr dazu wichtige Angaben, und ihr Chef fand wochenlang keine Zeit für ein Gespräch. Offenbar erwartete er von seinen Mitarbeitern, dass sie ihre Probleme auch ohne viel Gerede lösten. In ihrer Not entwickelte die Referentin ein Formular mit Feldern für alle wichtigen Parameter des Vertrags, wie Inhalt des Projekts, Beginn- und Enddatum, Meilensteine und Honorar. Sie trug ein, was sie bereits wusste, markierte die Lücken für ihren Chef oder gab ihm Kästchen zum Ankreuzen vor.

Die Folge war, dass sie von da an jeden Vorgang innerhalb von 24 Stunden zurück erhielt und so den Auftrag gebenden Abteilungen einen viel besseren Service bieten konnte. Auch der Chef wurde durch diese Lösung zufriedengestellt.

Durch ihr Experiment hatte die Referentin einen Weg gefunden, wie sie in bestmöglicher Weise mit ihm kooperieren konnte.

Freiräume schaffen und Grenzen setzen

Die Marketing-Referentin nahm sich die Freiheit, die Kommunikation mit ihrem Chef auf neue Weise zu gestalten. Nach und nach tat sie das auch in anderen Bereichen. Ohne vorher ihren Chef zu fragen, der ja sowieso nur sehr selten Zeit für ein Gespräch hatte. So baute sie sich selbst ihre Freiräume aus.

Bis der Chef eines Tages von sich aus auf sie zukam und ihr anbot, eine Tochtergesellschaft ihrer Firma eigenständig in Marketingfragen zu betreuen.

Mein Chef würde das nie erlauben, denken Sie vielleicht. Woher wissen Sie das? Haben Sie es schon probiert? Oder haben Sie bisher nur darauf gewartet, dass er von selbst auf die Idee kommt, Ihnen spannendere Aufgaben oder mehr Verantwortung zu übertragen?

Selbst wenn Sie von sich aus Ideen entwickeln und dann Ihren Chef fragen „Kann ich das machen?“, reicht das häufig nicht aus.

Die Antwort auf Ihre Vorschläge lautet überproportional oft „Nein“ – mit formelhaften Begründungen wie „Das ist nicht Ihre Aufgabe“ oder „Das haben wir schon immer so gemacht„. Eine solche Denkweise ist in vielen Unternehmen tief in den Köpfen verankert.

Was also tun?

Ein Gegenrezept findet sich in den „10 Geboten für den Intrapreneur“ von Marc Bitzer, die auf einem in den USA entwickelten Führungskonzept beruhen. Dort heißt es unter anderem:

Bleibe im Untergrund, solange du irgendwie kannst.

Und:

Denke daran, dass es einfacher ist, um Vergebung als um Erlaubnis zu bitten.

Zehn Mal um Erlaubnis fragen, führt nicht selten zu zehn Mal „Nein“. Führen Sie Ihre Projekte aber einfach durch und machen Ihre Sache gut, dann werden Sie in mindestens acht oder neun Fällen Erfolg haben.

Für den Rest müssen Sie sich entschuldigen – aber was macht das bei einer Erfolgsquote von 80 oder 90 Prozent?

Freiräume sind selten klar definiert. Nutzen Sie also all Ihre Möglichkeiten, und Sie werden sehen, dass Ihre Freiräume immer größer werden. Ihr Chef wird von der Initiative durchaus profitieren, weil Ihr Erfolg seiner Abteilung zugute kommt und damit sein Ansehen steigt.

Natürlich können Sie mit Ihren Projekten auch vor die Wand laufen. Es ist normal, dass das gelegentlich passiert. Probieren Sie dann andere Wege aus oder konzentrieren Sie sich auf ein anderes Projekt.

Wenn jedoch all Ihre Ideen und all Ihre Projekte gestoppt oder unterbunden werden, dann sollten Sie vielleicht über einen Jobwechsel nachdenken.

Arbeitsumfeld: Was Freiräume zerstört

Unsere Produktivität hängt natürlich nicht nur von den eigenen Freiräumen ab, sondern in hohem Maße auch von unserem Arbeitsumfeld. Sie können sich natürlich Freiräume schaffen, dabei alles richtig machen – und trotzdem auf keinen grünen Zweig kommen. Oft hat das diese Ursachen:

  1. Angst vor Fortschritt

    Genauso wie sich mit der Zeit die Anforderungen an ein Unternehmen ändern können, verändern sich auch die Anforderungen an das Arbeitsumfeld. Wird in einem Unternehmen jedoch krampfhaft an alten Traditionen und Umgangsformen festgehalten, entstehen kaum noch Freiräume. Dazu zählen beispielsweise lange Kommunikationswege und steile Hierarchien. Diese führen zum einen zu langwierigen Entscheidungsprozessen und sinkender Motivation, die jede Eigeninitiative erstickt.

  2. Zu wenig Pausen

    Es schadet zwar der Produktivität, wenn Sie immer wieder von der Arbeit abgelenkt und unterbrochen werden, während Sie versuchen sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Das bedeutet aber nicht, dass Sie nicht trotzdem regelmäßige Pausen machen sollten. Die Konzentration lässt ohnehin nach spätestens 90 Minuten nach. Wer ohne Pause arbeitet, ist also nicht produktiver, sondern anfälliger für Fehler. Holen Sie sich also einen Kaffee, gehen Sie an die frische Luft oder machen Sie ein wenig Smalltalk mit Kollegen. Im Anschluss sind Sie wieder leistungsfähig und können sich voll auf die vor Ihnen liegenden Aufgaben konzentrieren.

  3. Verbote für Spaß

    Wer am Arbeitsplatz unzufrieden ist und sich dort unwohl fühlt, wird keine gute Arbeit leisten. Daher sollten Arbeitgeber neben den Arbeitsplätzen im Wortsinn auch Möglichkeiten schaffen, abzuschalten oder sich locker auszutauschen. Gerade bei Startups finden sich deshalb oft Kicker oder Billardtische, um Stress abzubauen sowie kuschelige Lounge-Ecken zu freien Brainstormings oder Plauderrunden.

  4. Fehlende Delegation

    In einem Team oder einer Abteilung arbeiten zwangsläufig die unterschiedlichsten Charaktere zusammen. Jeder von ihnen mit seinen eigenen Stärken und Schwächen. In einem produktiven Arbeitsumfeld sollten diese erkannt und Aufgaben entsprechend verteilt werden. In unproduktiven Büros dagegen fehlt diese Delegation nach Kompetenz. Stattdessen herrscht Vetternwirtschaft und starres Hierarchiedenken.

  5. Unflexible Strukturen

    Flexible Arbeitszeiten oder die Möglichkeit, einen Teil der Arbeit im Home Office zu erledigen – immer mehr Unternehmen erkennen, wie wichtig es ist, die eigenen Organisationsstrukturen flexibler zu gestalten. Der erste Schritt ist die Erkenntnis, dass beispielsweise arbeiten von zu Hause aus nicht bedeutet, dass Arbeit liegen bleibt oder die Ergebnisse nachlassen. Grundvoraussetzung für ein produktives Arbeitsumfeld ist also immer auch Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter.

[Mitarbeit: Nils Warkentin]
[Bildnachweis: Elnur by Shutterstock.com]
14. September 2016 Autor: Dr. Cornelia Riechers

Dr. Cornelia Riechers ist Inhaberin und Gründerin des Unternehmens Quality Outplacement mit den Schwerpunkten Outplacement und Karriereberatung sowie Personalentwicklung.

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