Grundlagen der Gesprächsführung
Erst wenn wir unserem Gesprächspartner mit Respekt und auf Augenhöhe begegnen, hat dieser auch den Eindruck, auf der gleichen Wellenlänge zu sein und fühlt sich verstanden. Das ist natürlich leichter geschrieben als umgesetzt. Tatsächlich passiert in Gesprächen oft das Gegenteil: Wir fühlen uns ignoriert, missverstanden, manipuliert. Mit dem (echten) Dialog ist es dann auch meist schnell vorbei. Die zwei wichtigsten Grundlagen der Gesprächsführung sind daher das Verstehen und das Führen – in dieser Reihenfolge (siehe Grafik):
Erfolgreiche Gesprächsführung: 11 Regeln & Techniken
Ob Vorstellungsgespräch, eine Verhandlung mit einem Geschäftspartner oder der Termin mit einem Kunden – es gibt genügend Gelegenheiten, in denen ein gutes Gespräch von Vorteil ist. Durch eine gelungene Gesprächsführung können Sie schneller Kontakte knüpfen, bessere Informationen erhalten oder Ihre Ziele leichter verfolgen. Dabei sollten Sie die oben genannten Fehlerquellen möglichst umschiffen sowie weiteren Fettnäpfchen aus dem Weg gehen. Damit das gelingt, zeigen wir Ihnen 11 Praxistipps für bessere Gespräche:
Kommen Sie vorbereitet ins Gespräch
Für ein erfolgreiches Gespräch ist gute Vorbereitung unerlässlich. Wer keine Ahnung hat, mit wem er es als Gesprächspartner zu tun hat oder worum es in dem Gespräch gehen soll, wird höchstens einen schlecht organisierten Eindruck hinterlassen, aber kein Gespräch führen können. Nehmen Sie sich daher im Vorfeld genügend Zeit, um eine entsprechende Recherche zu betreiben: Mit wem werden Sie sprechen? Was wird während des Gesprächs thematisiert? Mit der passenden Vorbereitung können Sie bösen Überraschungen aus dem Weg gehen und sich stattdessen professionell präsentieren.
Machen Sie sich Ihre Ziele klar
Gehen Sie beispielsweise in eine Verhandlung oder zu einem wichtigen Kundentermin, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie von dem Gespräch erwarten. An diesen Zielen sollten Sie sich auch während des gesamten Gesprächs orientieren. Das ermöglicht es Ihnen, frühzeitig einzugreifen, sollte das Gespräch sich in eine falsche Richtung entwickeln oder das Thema zu sehr auf Nebensächlichkeiten abdriften. Nur wenn Sie Ihre Ziele vor Augen haben, können Sie diese auch aktiv verfolgen und überlassen es nicht dem Zufall.
Führen Sie einen Dialog
Und zwar einen echten. Eine gute Konversation ist nichts Einseitiges. Und es liegt an Ihnen, zu verhindern, dass das Gespräch sich so entwickelt. Fällt Ihnen auf, dass Sie seit geraumer Zeit nur noch selbst und über sich reden, geben Sie Ihrem Gegenüber bitte die Chance, selbst zu Wort zu kommen – oder stellen Sie Fragen (Gute Einstiegsfragen zum Anwärmen und Auflockern finden Sie auch in diesem Gratis-PDF zum Herunterladen). Andersrum funktioniert das natürlich genauso: Wenn Sie das Gefühl haben, kaum etwas zum Gespräch beizutragen, werden Sie aktiv und bringen Sie sich ein. Nur wenn beide Seiten etwas beitragen, kann aus einem Monolog ein Dialog werden.
Stellen Sie die richtigen Fragen
Durch geschickte Fragen können Sie jedes Gespräch lenken, denn wer fragt, der führt bereits. (Nach-)Fragen lassen sich zudem dazu nutzen, Interesse an einem bestimmten Punkt zu signalisieren. Und schließlich erfüllen Fragen natürlich auch noch ihren ursprünglichen Zweck: Sie fördern den Informationsaustausch und das gegenseitige Verständnis. Nutzen Sie also möglichst oft und gezielt Fragen bei der Gesprächsführung.
Vermitteln Sie Glaubwürdigkeit
Die Basis eines ehrlichen Gesprächs ist immer Vertrauen. Ob in einem Vorstellungsgespräch, einer Gehaltsverhandlung oder auch beim Smalltalk – wenn Sie das Gefühl haben, Ihnen wird etwas vorenthalten oder Sie werden möglicherweise hintergangen, wird Ihr Misstrauen den weiteren Gesprächsverlauf prägen. Sie werden vorsichtiger mit dem, was Sie sagen und preisgeben. so ergeht es allen anderen aber auch. Deshalb ist es wichtig ehrlich und authentisch zu bleiben – erst recht, wenn Sie den Dialog lenken wollen.
Werden Sie persönlich
Das klingt auf den ersten Blick negativ und beleidigend, ist aber positiv gemeint: Es geht natürlich nicht darum, Ihr Gegenüber persönlich anzugreifen. Vielmehr sollten Sie im Gespräch auf allgemeine Floskeln und Blabla verzichten und Ihren Gesprächspartner persönlich ansprechen. Es geht darum, sein Gegenüber in den Mittelpunkt zu rücken und Gemeinsamkeiten zwischen den Gesprächspartnern zu entdecken. Interessieren Sie sich also wirklich für sie oder ihn – für das, was er oder sie sagt oder gerade fühlt.
Seien Sie unvoreingenommen
Die Kollegen haben bereits von dem schrecklichen Kunden berichtet, oder der Vorgesetzte gilt als besonders unnachgiebig, wenn es um Gehaltsverhandlungen geht. Gehen Sie mit solchen Gedanken in ein Gespräch, ist eine verschlossene und verhaltene Atmosphäre wahrscheinlich. Besser ist, Sie machen sich selbst ein Bild von Ihrem Gesprächspartner. Stempeln Sie niemanden voreilig ab oder stecken ihn in eine bestimmte Schublade, nur weil andere es tun. Wenn Sie sich Ihre Offenheit bewahren, wird auch Ihr Gegenüber Ihnen mit mehr Offenheit begegnen.
Verhalten Sie sich respektvoll
Für die Gesprächsführung gibt es Verhaltensregeln, an die Sie sich halten sollten, um sich selbst nicht in ein schlechtes Licht zu rücken. Selbst in einer hitzigen Debatte ist es ein Tabu, Ihr Gegenüber anzugreifen. Versuchen Sie ruhig und freundlich zu bleiben und argumentieren Sie weiterhin sachlich. Sie können die Einstellung oder Meinung des anderen kritisieren, nicht jedoch seine Person. Zum respektvollen Umgang gehört es auch, sich gegenseitig ausreden zu lassen. Dem anderen mit einem „So ein Schwachsinn!“ ins Wort zu fallen, hat noch nie zu einem besseren Ergebnis geführt.
Akzeptieren Sie Kritik
Für ein gutes Gespräch ist es keine Voraussetzung, dass alle Beteiligten der gleichen Meinung sind, im Gegenteil: Es kann viel anregender sein, einen neuen Blickwinkel zu bekommen – nicht zuletzt, um die eigene Perspektive zu prüfen. Sie sollten daher bereit sein, konstruktive Kritik anzunehmen. Sehen Sie die Kritik nicht als Angriff, sondern nutzen Sie die An- und Einsichten, um Ihre eigene Meinung entweder zu ergänzen oder zu festigen. Lediglich destruktive Kritik und Gemecker können und sollten Sie ignorieren und überhören.
Hören Sie aktiv zu
Apropos hören: Zuhören ist nichts Passives. Es geht nicht darum, einfach darauf zu warten, selbst wieder reden zu können. Das aktive Zuhören ist ein wichtiger Bestandteil der Gesprächsführung. Nur wenn Sie sich auf das einlassen, was Ihr Gegenüber sagt, können Sie auch wirklich verstehen, was gemeint ist. Zum aktiven Zuhören zählt neben dem Lauschen der Worte auch das Beobachten der Körpersprache. Unbewusst wird Ihr Gesprächspartner Signale senden, die Ihnen entgehen können, wenn Sie abschalten, statt sich zu konzentrieren. Während Sie nichts sagen, können Sie so dennoch am Gespräch teilnehmen: Zeigen Sie weiterhin durch Gesten und Körpersprache, dass Sie aufmerksam sind und den anderen ernst nehmen.
Fassen Sie das Gesagte zusammen
Es ist nicht nur ein gelungener Abschluss des Gesprächs, wenn die Kernpunkte noch einmal zusammengefasst werden. Auch Zwischenergebnisse lassen sich so als gemeinsame Basis verbalisieren. Bei Verhandlungen können dies beispielsweise jene Punkte sein, auf die Sie sich bereits einigen konnten oder in einem Kundengespräch die Leistungen, die Ihr Unternehmen zu welchen Konditionen erbringen wird. Dies verhindert Missverständnisse, die ansonsten vielleicht unentdeckt geblieben wären.
Die 3 häufigsten Fehler in Gesprächen
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Es wird aneinander vorbei geredet
Die Gesprächsteilnehmer reden zwar viel, aber nicht miteinander. Im Endeffekt versteht keiner, was der andere wirklich sagt oder sagen will. Es ist wie bei zahlreichen Podiumsdiskussionen: Jeder nutzt seine Airtime, um SEINE Position deutlich zu machen. Auf den anderen eingehen? Fehlanzeige. In einer solchen Situation sind Missverständnisse und Frustration nur eine Frage der Zeit.
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Das Wesentliche wird zur Nebensache
Oft schweifen Gespräche auf Nebengleise oder Nebenkriegsschauplätze ab – nicht selten, weil einem der Teilnehmer die Argumente ausgehen (dann wird zum Beispiel lieber über den „professionellen“ Ton als über den Inhalt gestritten). Die Beteiligten verlieren so aber das eigentliche Thema des Gesprächs aus den Augen und kommen nicht zum erhofften Ergebnis.
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Vorurteile bestimmen das Gespräch
Oder anders formuliert: Jeder hat zwar einen Standpunkt, aber der ist in Beton zementiert. Keiner ist wirklich bereit, diesen auch hinterfragen oder gar ändern zu lassen. So führen Meinungsverschiedenheiten zwangsläufig zu Konflikten, die Diskussion dient ausschließlich zu Rechtfertigungen und Beschuldigungen. Ein handfester Streit ist also programmiert. Leider verlaufen die meisten Gespräche, Meetings und Online-Diskussionen nach diesem Muster, wenn sie nicht moderiert und die Gespräche geführt werden – im Großen wie im Kleinen. Gesprächsführung bedeutet hierbei natürlich nicht, das Gespräch an sich zu reißen und zu dominieren. Vielmehr ist damit sanftes und subtiles Lenken im Sinne der Sache gemeint. Und sei es am Ende nur, um eine gute Konversation gehabt zu haben.
Bonus-Tipp: Vertagen Sie das Gespräch
Es gibt Gespräche, die führen nicht gleich beim ersten Anlauf zum gewünschten Erfolg. Bevor sich die Parteien aber in Anfeindungen und Schuldzuweisungen verzetteln, sollte n Sie das Gespräch lieber vertagen und einen neuen Termin finden. Das bietet allen die Gelegenheit, den bisherigen Verlauf zu überdenken, die Gemüter abzukühlen und mit frischer Energie und besserer Laune nach einer gemeinsamen Lösung zu suchen.
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