VPA: Produktiver mit virtuellem persönlichen Assistenten

Wie schön wäre es doch, wenn man all die zeitfressenden Routine-Aufgaben im Alltag wegdelegieren könnte: keine leidigen Konferenzen mehr koordinieren, keine aufwendigen Präsentationen vorbereiten, keine Folien beschriften… Und auch so lästige Dinge wie Arzttermine machen, Hotels oder Restaurants reservieren, all diese repetitiven Jobs, die den Alltag fragmentieren und unproduktiv machen, einfach an einen persönlichen Assistenten weiterreichen und sich dafür auf die wichtigen Dinge konzentrieren. Schön wäre das – und möglich: mithilfe eines sogenannten VPA, einem virtuellen persönlichen Assistenten…

VPA: Produktiver mit virtuellem persönlichen Assistenten

Der eigene virtuelle persönliche Assistent (VPA)

VPA übernehmen auf Anfrage alle unangenehmen Aufgaben, recherchieren im Internet, organisieren Meetings, buchen Reisen oder Tische für Geschäftsessen. Und zwar so günstig, dass sich den Service Freiberufler ebenso leisten können wie einfache Angestellte.

Möglich macht das die sogenannte Geoarbitrage. Dabei profitieren die Auftraggeber von weltweit unterschiedlichen Währungskursen, Lohnniveaus und Zeitzonen.

Denn die VPA sitzen meist im Ausland und in Niedriglohnländern, können dort aber ohne Zeitverlust allerlei Jobs übernehmen – Breitband-Internet, Filesharing und IP-Telefonie machen es möglich. Und während man sich selbst effizient auf seine Top-Projekte und Kernkompetenzen konzentriert, bearbeiten die virtuellen Assistenten den Rest zeitversetzt und günstig.

Bisher wurden solche VPA vor allem in den USA genutzt. Thomas Friedman schrieb darüber bereits in seinem Bestseller „Die Welt ist flach“ ebenso wie Timothy Ferriss im Buch „Die 4-Stunden-Woche“. Nun aber gibt es das Angebot auch für Deutsche auf Deutsch.

Die derzeitigen Anbieter sind der indische Anbieter GetFriday, der mit seinen rund 200 Mitarbeitern den Service international schon länger anbietet – und Strandschicht, ein Berliner Startup, hinter dem Bastian Kröhnert und Simon Barth stecken.

Zu den typischen Aufgaben der VPA gehören:

  • Terminkoordination
  • Reservierungen
  • Reisebuchungen
  • Internetrecherchen
  • Präsentationen vorbereiten
  • Übersetzungen
  • E-Mail-Verwaltung
  • Telefonservice
  • Webseitenpflege

Sicher, es kann anfangs mehr Arbeit machen, solche Miniaufgaben erst zu formulieren und dann zu delegieren, statt sie eben selbst zu erledigen. Aber meist gilt das nur anfangs.

Tatsächlich zeigt das Pareto-Prinzip, dass wir mit 20 Prozent unserer Aktivitäten in der Regel 80 Prozent der Ergebnisse erzielen. Und das lässt sich wesentlich leichter umsetzen, wenn wir jemanden haben, der die restlichen 80 Prozent Kleinkram für uns abarbeitet.

Ob sich die Dienstleistung der VPA rechnet, ergibt daher meist schon aus einer einfachen Rechnung: Sobald der eigene Stundenlohn den des VPA übertrifft und vorausgesetzt, man kann in derselben Zeit eigenes Geld verdienen, lohnt sich das Delegieren.

Oder wie es der einstige Multimilliardär John D. Rockefeller formulierte: „Man sollte niemals etwas tun, was jemand anderes für einen erledigen kann.“

[Bildnachweis: tommaso79 by Shutterstock.com]
28. September 2009 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.

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