Was ist die E-Rechnung?
Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein einheitliches maschinenlesbares Rechnungsformat, mit dem Rechnungen versendet, empfangen und direkt weiterverarbeitet werden. Über den Einsatz einer speziellen Rechnungssoftware wird die Rechnung gleichzeitig in die Buchhaltung integriert.
Die Einführung der E-Rechnung ist der erste Schritt zu einem nationalen (später EU-weiten) elektronischen Meldesystem. Es dient der Erfassung der Umsatzsteuer und übernimmt automatisch die Daten aus den elektronischen Rechnungen.
E-Rechnung Beispiel und Vorlage
Eine E-Rechnung finden Sie als Beispiel oder Vorlage auf der Seite der Bundesagentur für Arbeit:
E-Rechnung: Pflicht ab 2025
Schon jetzt müssen deutsche Auftragnehmer und Lieferanten für öffentliche Auftraggeber ab einem Rechnungsbetrag von 1.000 Euro eine elektronische Rechnung erstellen. Ab 2025 ist die E-Rechnung für alle B2B-Geschäfte im Inland Pflicht. Allerdings gilt bis Ende 2026 noch eine Übergangsregelung, nach der für die Umsätze aus 2025 und 2026 auch noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausgestellt werden dürfen.
Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro gilt das sogar noch bis Ende 2027. Ab 2028 müssen alle Unternehmen in Deutschland zwingend E-Rechnungen versenden. Die neue Regelung gilt nur für B2B-Rechnungen im Inland, also für Geschäfte zwischen zwei deutschen Unternehmen.
Pflicht für Kleinunternehmer
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt grundsätzlich auch für Kleinunternehmer ab dem 1. Januar 2025. Aber: Für Kleinunternehmer, die im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz gemacht haben, gilt eine Übergangsfrist bis zum 1. Januar 2028.
Ausnahmen von der Pflicht
Trotz Beginn der Pflicht ab 2025 gibt es einige Ausnahmen. Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind weiterhin ohne elektronische Rechnungen möglich. Auch für sogenannte Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise greift die neue Regelung nicht.
E-Rechnung erstellen: Formate
In Deutschland werden für elektronische Rechnungen zwei verschiedene Formate eingesetzt: Die X-Rechnung und ZUGFeRD. Wir stellen die Formate gegenüber:
| X-Rechnung | ZUGFeRD |
| ⇨ Maschinell lesbarer XML-Datensatz ⇨ Nicht von Menschen lesbar ⇨ Kein Logo oder grafische Elemente ⇨ Keine Schriftarten |
⇨ Ausgabe als PDF-Datei ⇨ XML-Datei im Hintergrund ⇨ Von Menschen & maschinell lesbar ⇨ Grafische Anpassungen möglich |
E-Rechnung: Software
E-Rechnungen werden mit größeren Buchhaltungs- und Rechnungsprogrammen (Lexware oder DATEV) bereits erstellt. Wer nicht mit einem entsprechenden Programm arbeitet, kann einen Online-Generator nutzen. Das sind die Unterschiede und was Sie wissen müssen:
Online-Generator
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Anbieter
Eine X-Rechnung lässt sich auf Webseiten wie invoice-portal.de, EinfachX, B2Brouter oder crossinx erstellen. ZUGFeRD-Rechnungen erstellen Sie zum Beispiel über Online-Portale wie zugferd-rechnung.com.
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Funktion
Online Rechnungsinformationen werden von der Software in eine ZUGFeRD XML-Struktur umgewandelt und als ZUGFeRD PDF-Datei mit integrierter XML-Datei ausgegeben.
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Nutzung
Online sind meist nur begrenzt Rechnungen erstellbar und die Möglichkeiten zur grafischen Gestaltung sind eingeschränkt.
Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm
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Anbieter
Große Anbieter von Rechnungs- und Buchhaltungssoftware verfügen über Funktionen zum E-Rechnung erstellen. Anbieter sind unter anderem DATEV, Lexoffice, Billomat, Addison oder FastBill.
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Funktion
Mit den Programmen lassen sich E-Rechnungen erstellen, verschicken, archivieren und der Geldeingang wird verbucht.
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Nutzung
Buchhaltungsprogramme eignen sich besonders für Unternehmen, die viele Rechnungen erstellen und Wert auf eine zuverlässige Archivierung für das Finanzamt legen.
E-Rechnung empfangen
Auch wenn Sie selbst als Unternehmer durch Übergangsfristen ab 2025 noch keine E-Rechnungen schreiben, müssen Sie diese bereits empfangen können. Wenn ein deutsches Unternehmen als Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen Sie als Rechnungsempfänger in der Lage sein, nach den neuen Regelungen elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Der Empfang ist auch für Unternehmen im B2C-Geschäft oder Kleinunternehmer relevant, da deren Lieferanten ab diesem Zeitpunkt elektronische Rechnungen verschicken dürfen. Die Ausstellung und der Versand braucht dabei keine Zustimmung von Ihnen als Rechnungsempfänger. Damit Sie nicht von einer nur maschinell lesbaren Rechnung im XML-Format überrascht werden, müssen Sie sich darauf vorbereiten.
Vor- und Nachteile der E-Rechnung
Wie bei vielen technologischen Entwicklungen bringt auch die elektronische Rechnung eine Reihe von Vorteilen mit – doch auch die Nachteile sollten Sie kennen:
Vorteile
- Effizienz
E-Rechnungen ermöglichen eine schnelle und reibungslose Übermittlung ohne manuelle Bearbeitung. - Umweltfreundlichkeit
Durch die Digitalisierung reduziert sich der Papierverbrauch deutlich. - Kostenreduktion
Es entfallen Portokosten für den Versand per Post. - Automatisierung
Maschinenlesbare Datenformate wie XML erleichtern die Weiterverarbeitung und eine automatische Buchhaltung. - Zahlungsverfahren
Die Rechnung ermöglicht ein schnelleres Zahlungsverfahren. Kunden bezahlen Rechnungen direkt online. - Zentralisierung
Die E-Rechnung bietet einen zentralen Zugriff, denn alle Dokumente sind zentral gespeichert und leicht zugänglich. - Fehlervermeidung
Die E-Rechnung reduziert Fehlerquoten. Die automatisierten Prozesse verringern menschliche Fehler bei der Handhabung von Rechnungen. - Transparenz
Strukturierte Daten ermöglichen eine einfache Suche und Filterung nach verschiedenen Kriterien.
Nachteile
- Anpassungsbedarf
Unternehmen müssen ihre Systeme und Prozesse auf elektronische Rechnungen umstellen. - Lernkurve
Mitarbeiter benötigen möglicherweise Schulungen zur Handhabung digitaler Rechnungen. Der Übergang ist nicht ganz leicht. - Abhängigkeit
Die Umstellung auf digitale Prozesse führt zu einer höheren technischen Abhängigkeit. Bei Störungen funktioniert das Rechnungssystem nicht mehr. - Speicherkosten
Elektronische Rechnungen benötigen Speicherplatz und möglicherweise zusätzliche Serverinfrastruktur. - Präferenzen
Manche Kunden bevorzugen Papierrechnungen. Es besteht die Möglichkeit, dass einige Geschäftspartner an digitale Rechnungen nicht gewöhnt sind oder sich darauf noch nicht eingerichtet haben.
Die E-Rechnung kommt. Idealerweise rechnen Sie schon jetzt damit und bereiten die Buchhaltung entsprechend darauf vor…
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