Definition: Was ist die E-Rechnung?
Die E-Rechnung (kurz für: elektronische Rechnung) ist ein einheitliches maschinenlesbares Rechnungsformat, mit dem Rechnungen versendet, empfangen und direkt weiterverarbeitet werden. Über den Einsatz einer speziellen Rechnungssoftware wird die Rechnung gleichzeitig in die Buchhaltung integriert.
Im Gegensatz zu einer einfachen PDF-Rechnung ermöglicht eine echte E-Rechnung automatisiertes Lesen und Weiterverarbeiten. Die Einführung der E-Rechnung ist der erste Schritt zu einem nationalen (später EU-weiten) elektronischen Meldesystem. Es dient der Erfassung der Umsatzsteuer und übernimmt automatisch die Daten aus den elektronischen Rechnungen.
Die wichtigsten Unterschiede im Überblick
Rechnungen im PDF-Format sind in vielen Unternehmen weiterhin Standard, durch die E-Rechnung müssen diese bald umstellen. Die Unterschiede:
- PDF-Rechnung: Unstrukturiert, nur visuell lesbar
- E-Rechnung: Maschinell lesbar, strukturiertes Datenformat
Nur mit der E-Rechnung gelingt eine vollständig digitale Verarbeitung ohne Medienbrüche. Für Unternehmen gilt sie deshalb als zukunftsrichtende Lösung.
E-Rechnung Beispiel und Vorlage
Eine E-Rechnung finden Sie als Beispiel oder Vorlage auf der Seite der Bundesagentur für Arbeit:
Für wen gilt die E-Rechnung Pflicht?
Eine Pflicht zur E-Rechnung besteht für Unternehmen im B2B-Bereich – also bei Rechnungsstellung an ein anderes Unternehmen, nicht an Privatkunden. Dies gilt für inländischen B2B-Geschäfte, bislang läuft aber noch eine Übergangsfrist. Für die Umsätze bis zum Ende des Jahres 2026 dürfen noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausgestellt werden, bei einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro sogar bis Ende 2027.
Heißt auch: Die Pflicht zur E-Rechnung greift in Deutschland zwingend für alle spätestens im Jahr 2028. Spätestens dann müssen alle Unternehmen auf das neue System umstellen und die Anforderungen erfüllen.
Pflicht bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Schon jetzt gilt für deutsche Unternehmen eine allgemeine Pflicht zur E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber ab einem Betrag von 1.000 Euro. Dazu zählen zum Beispiel Bundesbehörden, Bundesministerien oder andere öffentliche Einrichtungen des Bundes.
Welche Ausnahmen von der Pflicht zur E-Rechnung gibt es?
Unternehmen können Rechnungen an Endverbraucher (also im B2C-Bereich) weiterhin wie bisher als PDF-Rechnung oder auf Papier erstellen. Die Pflicht bezieht sich zunächst nur auf den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Eine weitere Ausnahme gilt für sogenannte Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Hier greift die neue Regelung nicht und es besteht keine Pflicht zur E-Rechnung – ist das System aber bereits eingeführt, kann es auch für kleinere Summen genutzt werden.
Müssen Kleinunternehmer eine E-Rechnung erstellen?
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt grundsätzlich auch für Kleinunternehmer. Da hier der Vorjahresumsatz aber nicht mehr als 25.000 Euro betragen darf, gilt die genannte Übergangsfrist bis zum 1. Januar 2028. Das gibt Kleinunternehmern ausreichend Zeit, um auf elektronische Rechnungen umzustellen. Ab diesem Zeitpunkt sind sie dann aber dazu verpflichtet.
E-Rechnung erstellen: Formate
In Deutschland werden für elektronische Rechnungen zwei verschiedene Formate eingesetzt: Die X-Rechnung und ZUGFeRD. Wir stellen die Formate gegenüber:
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XRechnung
Die XRechnung ist das in Deutschland bevorzugte Standardformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie basiert auf einem XML-Datenformat und ist rein maschinenlesbar.
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ZUGFeRD
ZUGFeRD kombiniert eine visuelle PDF-Datei mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Dieses Format eignet sich besonders für den B2B-Bereich.
| XRechnung | ZUGFeRD |
| ➠ Maschinell lesbarer XML-Datensatz ➠ Nicht von Menschen lesbar ➠ Kein Logo oder grafische Elemente ➠ Keine Schriftarten |
➠ Ausgabe als PDF-Datei ➠ XML-Datei im Hintergrund ➠ Von Menschen & maschinell lesbar ➠ Grafische Anpassungen möglich |
E-Rechnung: Software
E-Rechnungen werden häufig mit größeren Buchhaltungs- und Rechnungsprogrammen (Lexware oder DATEV) erstellt. Wer nicht mit einem entsprechenden Programm arbeitet, kann einen Online-Generator nutzen. Das sind die Unterschiede und was Sie wissen müssen:
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Anbieter
Eine XRechnung lässt sich auf Webseiten wie invoice-portal.de, EinfachX, B2Brouter oder crossinx erstellen. ZUGFeRD-Rechnungen erstellen Sie zum Beispiel über Online-Portale wie zugferd-rechnung.com.
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Funktion
Online Rechnungsinformationen werden von der Software in eine XML-Struktur umgewandelt und als XRechnung oder als ZUGFeRD PDF-Datei mit integrierter XML-Datei ausgegeben.
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Nutzung
Online sind meist nur begrenzt Rechnungen erstellbar und die Möglichkeiten zur grafischen Gestaltung sind eingeschränkt.
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Anbieter
Große Anbieter von Rechnungs- und Buchhaltungssoftware verfügen über Funktionen zum E-Rechnung erstellen. Anbieter sind unter anderem DATEV, Lexoffice, Billomat, Addison oder FastBill.
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Funktion
Mit den Programmen lassen sich E-Rechnungen erstellen, verschicken, archivieren und der Geldeingang wird direkt verbucht.
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Nutzung
Buchhaltungsprogramme eignen sich besonders für Unternehmen, die viele Rechnungen erstellen und Wert auf eine zuverlässige Archivierung für das Finanzamt legen.
Online-Generator
Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm
E-Rechnung empfangen
Auch wenn Sie selbst als Unternehmer durch Übergangsfristen noch keine E-Rechnungen schreiben, müssen Sie diese bereits empfangen können. Wenn ein deutsches Unternehmen als Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen Sie als Rechnungsempfänger in der Lage sein, nach den neuen Regelungen elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Der Empfang ist auch für Unternehmen im B2C-Geschäft oder Kleinunternehmer relevant, da deren Lieferanten ab diesem Zeitpunkt elektronische Rechnungen verschicken dürfen. Die Ausstellung und der Versand braucht dabei keine Zustimmung von Ihnen als Rechnungsempfänger. Damit Sie nicht von einer nur maschinell lesbaren Rechnung im XML-Format überrascht werden, müssen Sie sich darauf vorbereiten.
Wie kann ich eine E-Rechnung empfangen und auslesen?
Eine einfache Lösung für viele Unternehmen ist ein bereits vorhandenes ERP-System oder die Buchhaltungssoftware. Die meisten können eine E-Rechnung empfangen und auswerten – der Funktionsumfang wurde nach den Regelungen angepasst.
Alternativ können Sie PEPPOL nutzen (Pan-European Public Procurement Online). Das ist ein standardisiertes EU-weites Netzwerk zur elektronischen Rechnungsstellung. Über einen PEPPOL Access Point erfolgt der Austausch von Dokumenten.
Pflichtangaben einer E-Rechnung
Auch für E-Rechnungen gelten die gesetzlichen Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz. Die elektronischen Dokumente müssen einen festgelegten Inhalt haben:
- Name und Anschrift von Rechnungsteller und -empfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung
- Nettoentgelt
- Umsatzsteuersatz und -betrag
- Bruttobetrag
Achten Sie auf eine vollständige Angabe der Informationen, wenn Sie eine E-Rechnung erstellen oder empfangen.
Vor- und Nachteile der E-Rechnung
Wie bei vielen technologischen Entwicklungen bringt auch die elektronische Rechnung eine Reihe von Vorteilen mit – doch auch die Nachteile sollten Sie kennen:
Vorteile
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Effizienz
E-Rechnungen ermöglichen eine schnelle und reibungslose Übermittlung ohne manuelle Bearbeitung.
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Umweltfreundlichkeit
Durch die Digitalisierung reduziert sich der Papierverbrauch deutlich.
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Kostenreduktion
Es entfallen Portokosten für den Versand per Post.
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Automatisierung
Maschinenlesbare Datenformate wie XML erleichtern die Weiterverarbeitung und eine automatische Buchhaltung.
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Zahlungsverfahren
Die Rechnung ermöglicht ein schnelleres Zahlungsverfahren. Kunden bezahlen Rechnungen direkt online.
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Zentralisierung
Die E-Rechnung bietet einen zentralen Zugriff, denn alle Dokumente sind zentral gespeichert und leicht zugänglich.
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Fehlervermeidung
Die E-Rechnung reduziert Fehlerquoten. Die automatisierten Prozesse verringern menschliche Fehler bei der Handhabung von Rechnungen.
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Transparenz
Strukturierte Daten ermöglichen eine einfache Suche und Filterung nach verschiedenen Kriterien.
Nachteile
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Anpassungsbedarf
Unternehmen müssen ihre Systeme und Prozesse auf elektronische Rechnungen umstellen.
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Lernkurve
Mitarbeiter benötigen möglicherweise Schulungen zur Handhabung digitaler Rechnungen. Der Übergang ist nicht ganz leicht.
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Abhängigkeit
Die Umstellung auf digitale Prozesse führt zu einer höheren technischen Abhängigkeit. Bei Störungen funktioniert das Rechnungssystem nicht mehr.
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Speicherkosten
Elektronische Rechnungen benötigen Speicherplatz und möglicherweise zusätzliche Serverinfrastruktur.
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Präferenzen
Manche Kunden bevorzugen Papierrechnungen. Es besteht die Möglichkeit, dass einige Geschäftspartner an digitale Rechnungen nicht gewöhnt sind oder sich darauf noch nicht eingerichtet haben.
Die E-Rechnung ist bereits da und wird gerade in den kommenden Jahren noch wichtiger. Idealerweise stellen Sie frühzeitig um und bereiten die Buchhaltung entsprechend darauf vor.
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