Das Wichtigste auf einen Blick
- Definition: Die Kleinunternehmerregelung befreit Unternehmen mit geringen Umsätzen von der Umsatzsteuer und vereinfacht die Steuererklärung. Sie ist eine bürokratische Entlastung für kleine Betriebe, die noch keine großen Umsätze erzielen.
- Grenzen: Der Umsatz darf im Vorjahr nicht höher als 25.000 € gewesen sein und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 € nicht übersteigen.
- Gesetz: Rechtlich ist die Kleinunternehmerregelung in § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz) geregelt.
- Vorsteuer: Mit der Nutzung der Kleinunternehmerregelung entfällt gleichzeitig das Recht auf den Vorsteuerabzug.
- Antrag: Unternehmen müssen für die Regelung einen Antrag beim zuständigen Finanzamt stellen. Das ist aber freiwillig: Selbstständige können darauf verzichten und zur normalen Besteuerung wechseln.
In Deutschland fallen laut Schätzungen etwa 2,1 Millionen Betriebe unter die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben der Kleinunternehmerregelung. Bei Neugründungen nutzen bis zu 70 % der Selbstständigen die Möglichkeit, den bürokratischen Aufwand zu reduzieren.
Was ist die Kleinunternehmerregelung genau?
Die Kleinunternehmerregelung ist eine steuerliche Vereinfachung für Unternehmen mit niedrigen Umsätzen. Durch diese Regelung müssen Betriebe keine Umsatzsteuer berechnen und an das Finanzamt abführen. Genutzt wird die Kleinunternehmerregelung häufig von Gewerbetreibenden, Freiberuflern oder Landwirten, wenn ihr Umsatz die gesetzlichen Grenzen nicht überschreitet.
Muss ich die Kleinunternehmerregelung nutzen?
Die Kleinunternehmerregelung ist eine Option, keine Pflicht. Unternehmer können durch Erklärung beim Finanzamt auf die Regelung verzichten – selbst wenn die Umsatzgrenzen eingehalten werden. An diese Entscheidung sind Sie aber für 5 Jahre gebunden.
Wie hoch ist die Grenze für die Kleinunternehmerregelung?
Sie können die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn der Umsatz im Vorjahr weniger als 25.000 € beträgt und der Umsatz im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht übersteigt (Stand: 2026). Es müssen zwingend beide Voraussetzungen erfüllt sein, damit Sie als Kleinunternehmer gelten. Die Umsatzgrenzen in der einfachen Übersicht:
-
Umsatz im Vorjahr
Weniger als 25.000 Euro
-
Umsatz im laufenden Kalenderjahr
Weniger als 100.000 Euro
Entscheidend ist ausschließlich der erwirtschaftete Umsatz. Dieser gilt unabhängig von der Rechtsform (GmbH, GbR, UG) oder der Anzahl der Mitarbeiter.
Was passiert, wenn Umsatzgrenzen überschritten werden?
Haben Sie im Vorjahr einen Umsatz von mehr als 25.000 € erzielt, dürfen Sie im Folgejahr die Kleinunternehmerregelung nicht mehr nutzen. Dabei spielt es keine Rolle, wie hoch der voraussichtliche Umsatz für das nächste Jahr ist. Gilt für Sie die Kleinunternehmerregelung und das Unternehmen überschreitet im aktuellen Jahr die Umsatzgrenze von 100.000 €, dürfen Sie ab diesem Zeitpunkt die steuerliche Vereinfachung nicht mehr nutzen. Es gilt sofort wieder die Regelbesteuerung – und Sie müssen Umsatzsteuer erheben und abführen. Als Kleinunternehmer müssen Sie deshalb Ihre Umsätze genau kontrollieren.
Unterschied: Kleinunternehmer oder Kleingewerbe
„Kleinunternehmer“ bezieht sich auf die steuerliche Erfassung durch die Kleinunternehmerregelung. Ein „Kleingewerbe“ ist wiederum ein Gewerbebetrieb, der keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert und deshalb nicht ins Handelsregister eingetragen werden muss. Es gelten nicht die Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HGB) und Pflichten, wie die doppelte Buchführung, entfallen.
Kleingewerbe |
Kleinunternehmen |
| Gewerbliches Unternehmen | Steuerliche Erfassung |
| Kein Handelsregistereintrag | Keine Umsatzsteuer |
| Kein Kaufmann | Für alle Firmen möglich |
Wie kann ich eine Kleinunternehmerregelung beantragen?
Die Kleinunternehmerregelung kann direkt bei der Gründung des Unternehmens beantragt werden. Für das Finanzamt müssen Sie einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Wenn Sie eine glaubhafte Schätzung und Prognose machen, dass Sie voraussichtlich innerhalb der Umsatzgrenzen bleiben, beantragen Sie direkt die Kleinunternehmerregelung. Ein Antrag ist auch zu einem späteren Zeitpunkt möglich. Dazu reicht ein formloses Schreiben an Ihr zuständiges Finanzamt mit allen wichtigen Informationen (Name, Steuernummer etc.) aus.
Beispielformulierungen
- „Hiermit beantrage ich die Nutzung der Kleinunternehmerregelung ab dem TT.MM.JJJJ.“
- „Da ich die Umsatzgrenzen aus dem Vorjahr und laufenden Kalenderjahr einhalte, möchte ich die Kleinunternehmerregelung ab dem TT.MM.JJJJ anwenden.“
Bitte beachten Sie: Hätten Sie bei der Gründung die Voraussetzungen erfüllt, sich aber gegen die Regelung entschieden, müssten Sie eine Frist von mindestens 5 Jahren abwarten. Auch hier reicht ein formloses Schreiben an das Finanzamt: „Ich widerrufe zum TT.MM.JJJJ meinen Verzicht auf die Nutzung der Kleinunternehmerregelung.“
Worauf muss ich bei der Kleinunternehmer-Rechnung achten?
Haben Sie die Kleinunternehmerregelung beantragt und das Finanzamt hat diese bewilligt, müssen Sie dies zwingend auf allen Rechnungen nennen. Sie dürfen keine Umsatzsteuer mehr ausweisen, und es besteht die Pflicht, den Grund für die fehlende Umsatzsteuer zu nennen. Eine vollständige und korrekte Rechnung als Kleinunternehmer enthält folgende Angaben:
- Vollständiger Firmenname und Anschrift des Unternehmens
- Vollständiger (Firmen-)Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuernummer und gegebenenfalls Umsatzsteuer-ID
- Rechnungsnummer
- Datum
- Leistungsdatum
- Rechnungspositionen
- Rechnungsbetrag
- Hinweis auf fehlende Umsatzsteuer
- „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.“
- „Eine Umsatzsteuer entfällt gemäß § 19 UStG.“
- „Die Rechnung enthält aufgrund von § 19 UStG keine Umsatzsteuer.“
- „Es greift die Kleinunternehmerregelung, somit entfällt nach § 19 UStG die Umsatzsteuer.“
- „Da hier die Kleinunternehmerregelung gilt, wird die Rechnung gemäß § 19 UStG ohne Umsatzsteuer ausgewiesen.“
Formulierungen für die fehlende Umsatzsteuer
Sie müssen auf die Verwendung der Kleinunternehmerregelung hinweisen. Es gibt aber keine gesetzlichen Vorgaben für die genaue Formulierung. Bewährt haben sich kurze Hinweise auf den gesetzlichen Paragrafen – ob Sie den Begriff „Kleinunternehmer“ oder „Kleinunternehmerregelung“ verwenden, bleibt Ihnen überlassen. Hier einige Beispiele:
Was sind die Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung?
Ob Sie sich für oder gegen die Kleinunternehmerregelung entscheiden, hängt von Ihrer individuellen Situation ab. Erfüllen Sie die Voraussetzungen der Umsatzgrenzen, sollten Sie die Vor- und Nachteile der Regelung abwägen und eine Entscheidung treffen:
Vorteile der Kleinunternehmerregelung
-
Vereinfachte Bürokratie
Ein großer Vorteil ist der Wegfall von Bürokratie. Sie müssen keine komplizierten und aufwendigen Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt durchführen. Das spart Zeit und Arbeit. Auch die Kosten für den Service beim Steuerberater können Sie einsparen.
-
Geringere Preise
Die Kleinunternehmerregelung kann Preisvorteile für Privatkunden bringen. Ohne Umsatzsteuer (bzw. Mehrwertsteuer) können Leistungen oder Produkte günstiger angeboten werden. Ein Vorteil gegenüber der Konkurrenz.
-
Einfachere Buchhaltung
Auch die Buchhaltung wird einfacher, wenn Sie keine Umsatzsteuer ausweisen und abführen müssen.
Nachteile der Kleinunternehmerregelung
-
Kein Vorsteuerabzug
Ohne Vorsteuerabzug können Sie auf gekaufte Waren keine Mehrwertsteuer vom Finanzamt zurückholen. Investieren Sie etwa 2.000 € in Computer oder Büromöbel, tragen Sie mit der Kleinunternehmerregelung die vollen Kosten. Wer darauf verzichtet, könnte 380 € (19 % MwSt) zurückbekommen.
-
Keine Geschäftskunden
Sie dürfen auch anderen Unternehmen und Geschäftskunden gegenüber (Business to Business, B2B) keine Umsatzsteuer ausweisen. Entsprechend können diese Kunden dann keine Vorsteuer geltend machen. Das kann dazu führen, dass Firmen lieber zur Konkurrenz wechseln.
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Schlechtes Image
Das Firmenimage kann durch die Nutzung der Kleinunternehmerregelung leiden. Sie sagen damit indirekt, dass Ihre Umsätze gering sind. Das kann so wirken, als seien Sie nicht erfolgreich oder betreiben die Selbstständigkeit nur halbherzig.
Tipp: Kunden und Zielgruppe analysieren
Ein guter Tipp vor der Wahl der Kleinunternehmerregelung ist, die Kunden und Zielgruppe zu analysieren. Vorteile haben Sie dann, wenn es sich um Privatkunden oder andere Kleinunternehmer handelt. Handelt es sich hingegen vorwiegend um Geschäftskunden, kann die fehlende Umsatzsteuer ein Nachteil für Sie sein.
Welche Steuern bleiben bei der Kleinunternehmerregelung?
Durch die Kleinunternehmerregelung werden Sie nur von der Umsatzsteuer befreit. Grundsätzlich bleiben Sie aber weiterhin steuerpflichtig. Das gilt zum Beispiel für:
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Einkommensteuer
Personengesellschaften, Kleingewerbetreibende oder Freiberufler müssen weiterhin Einkommensteuer zahlen. Überschreiten Ihre Einkünfte den Grundfreibetrag, fallen entsprechend Steuern an und Sie reichen eine Steuererklärung ein.
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Gewerbesteuer
Melden Sie ein Gewerbe an, müssen Sie Gewerbesteuer zahlen. Das gilt nicht für Freiberufler, weil sie nicht als Gewerbetreibende gelten. Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften gilt ein Freibetrag von 24.500 € – aber nicht für Kapitalgesellschaften wie GmbH.
-
Körperschaftssteuer
Haben Sie eine Kapitalgesellschaft gegründet und die Kleinunternehmerregelung beantragt, müssen Sie trotzdem Körperschaftssteuer zahlen. Ein Beispiel ist eine Unternehmergesellschaft (UG).
Kleinunternehmerregelung bei mehreren Unternehmen
Die Kleinunternehmerregelung ist immer personengebunden. Heißt: Auch wenn Sie als Unternehmer mehrere Betriebe führen, bestehen Umsatzgrenzen für alle Unternehmen zusammen! Die Umsätze werden addiert und dürfen die Grenzen nicht überschreiten. Haben Sie zum Beispiel zwei GmbHs, dürfen diese gemeinsam einen Umsatz von 100.000 € im laufenden Jahr nicht überschreiten.
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