Definition: Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine steuerliche Vereinfachung im Umsatzsteuerrecht für Unternehmen mit niedrigen Umsätzen. Es ist keine Rechtsform, sondern eine Besonderheit bei der steuerlichen Erfassung gemäß Paragraf 19 im Umsatzsteuergesetz (UStG). Gewerbetreibende, Selbstständige, Freiberufler oder Landwirte können die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn sie bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreiten.

Mit der Kleinunternehmerregelung sind zwei Besonderheiten verbunden, von denen Selbstständige mit geringem Umsatz profitieren:

Durch die Kleinunternehmerregelung müssen Unternehmen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen
Es findet keine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt statt.

Kleinunternehmern wird bürokratischer Aufwand erspart. Die Kleinunternehmerregelung ist jedoch nur eine Option, keine Pflicht! Unternehmer können gegenüber dem Finanzamt erklären, dass sie auf die Anwendung der Regelung verzichten – selbst wenn die Umsatzgrenzen eingehalten werden. An diese Entscheidung sind Sie aber für fünf Jahre gebunden. Von der Kleinunternehmerregelung zur normalen Besteuerung können Sie hingegen jederzeit wechseln.

Unterschied zwischen Kleinunternehmen und Kleingewerbe

Zwei ähnliche Begriffe, die nicht verwechselt werden dürfen. Kleinunternehmen bezieht sich auf die steuerliche Erfassung durch die Kleinunternehmerregelung. Ein Kleingewerbe sind gewerbliche Unternehmen, die (noch) nicht ins Handelsregister eingetragen werden. Es gelten nicht die Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HGB) und Pflichten wie die doppelte Buchführung entfallen.

Unterschied: Kleingewerbe vs. Kleinunternehmen

Kleingewerbe	Kleinunternehmen
Gewerbliches Unternehmen Kein Handelsregistereintrag Kein Kaufmann	Steuerliche Erfassung Keine Umsatzsteuer Auch für andere Unternehmen möglich

Umsatzgrenzen: Wann ist die Kleinunternehmerregelung möglich?

Die Vereinfachungsregelung richtet sich nicht an alle, sondern an – wie der Begriff bereits verrät – Kleinunternehmer. Entscheidend dafür ist nicht die Rechtsform, sondern der erwirtschaftete Umsatz. So können Einzelunternehmer, Freiberufler oder andere Unternehmen die Kleinunternehmerregelung nutzen. Das gilt unabhängig von der Rechtsform etwa für eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) oder auch eine Unternehmergesellschaft (UG).

Für die Einstufung entscheiden nur Umsatzgrenzen. Die Größe des Unternehmens in Form von Mitarbeitern spielt keine Rolle. Es kommt auf den Umsatz an, der in zwei aufeinanderfolgenden Jahren erzielt wird. Dabei gelten diese zwei Umsatzgrenzen:

Der Umsatz darf im vorangegangenem Kalenderjahr 22.500 Euro nicht überschritten haben.
Der Umsatz wird voraussichtlich im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro nicht überschreiten.

Umsatzgrenze gilt für das gesamte Kalenderjahr

Wichtig bei der Umsatzgrenze von 22.500 Euro für das vergangene Jahr: Hier geht es um das gesamte Kalenderjahr von Januar bis Dezember. Haben Sie Ihr Unternehmen beispielsweise erst im September gegründet, rechnen Sie den Umsatz auf das Jahr hoch. Beispiel: Von September bis Dezember liegt der Umsatz im Durchschnitt bei 1.500 Euro pro Monat. Auf das gesamte Kalenderjahr hochgerechnet liegt der Umsatz somit bei (schätzungsweise) 18.000 Euro – und damit innerhalb der Umsatzgrenze.

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Ob Sie sich für oder gegen die Kleinunternehmerregelung entscheiden, hängt von Ihrer individuellen Situation ab. Erfüllen Sie die Voraussetzungen der Umsatzgrenzen, können Sie bei der Entscheidung für oder gegen die Regelung die Vor- und Nachteile abwägen:

Vorteile der Kleinunternehmerregelung

Vereinfachte Bürokratie
Ein großer Vorteil ist ein Wegfall der Bürokratie. Sie müssen keine komplizierten und aufwendigen Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt durchführen. Das spart Zeit und Arbeit. Auch die Kosten für den Service beim Steuerberater können Sie einsparen.
Geringere Preise
Die Kleinunternehmerregelung kann Preisvorteile für Privatkunden bringen. Ohne Erhebung der Umsatzsteuer (beziehungsweise Mehrwertsteuer) können Leistungen oder Produkte günstiger angeboten werden. Ein Vorteil gegenüber der Konkurrenz.
Einfachere Buchhaltung
Auch die Buchhaltung fällt einfacher aus, wenn Sie keine Umsatzsteuer ausweisen und abführen müssen.

Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Kein Vorsteuerabzug
Ohne Vorsteuerabzug können Sie auf gekaufte Waren keine Mehrwertsteuer vom Finanzamt zurückholen. Investieren Sie beispielsweise 2.000 Euro, tragen Sie mit Kleinunternehmerregelung die vollen Kosten. Unternehmer, die darauf verzichten, können 380 Euro (19 Prozent Mehrwertsteuer) zurückbekommen.
Mögliche Rückzahlung
Werden die Umsatzgrenzen überschritten, kann es zu Rückzahlungen der Umsatzsteuer für das gesamte Jahr kommen. Dafür müssen Sie möglicherweise Rücklagen bilden.
Schlechtes Image
Das Image des Unternehmens kann durch die Nutzung der Kleinunternehmerregelung leiden. Sie kommunizieren Ihre geringen Umsätze nach außen – das kann auf andere wirken, als wären Sie entweder nicht erfolgreich oder würden die Selbstständigkeit nur halbherzig betreiben.

Kleinunternehmerregelung: Beachten Sie Ihre Kunden

Ein wichtiger Punkte vor der Wahl der Kleinunternehmerregelung: Analysieren Sie Ihre Kunden und die Zielgruppe! Vorteile haben Sie vor allem, wenn es sich dabei um Privatkunden oder andere Kleinunternehmer handelt. Handelt es sich hingegen um vorwiegend um Geschäftskunden, kann die fehlende Umsatzsteuer sogar ein Nachteil für Sie sein.

Geschäftskunden können ihrerseits die Mehrwertsteuer vom Finanzamt erstattet bekommen. So kann es durch die Rückerstattung für diese Kunden am Ende günstiger sein, bei einem anderen Anbieter zu kaufen. Im schlimmsten Fall verlieren Sie durch die Kleinunternehmerregelung also potenzielle Kunden an die Konkurrenz.

Antrag für die Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung kann direkt bei der Gründung des Unternehmens beantragt werden. Für das Finanzamt müssen Sie einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Wenn Sie eine glaubhafte Schätzung und Prognose machen können, dass Sie voraussichtlich innerhalb der Umsatzgrenzen bleiben, können Sie in diesem Fragebogen die Kleinunternehmerregelung direkt ankreuzen.

Ein Antrag ist aber auch zu einem späteren Zeitpunkt möglich. Dazu reicht ein formloses Schreiben an Ihr zuständiges Finanzamt aus. Entscheidend ist, dass Sie die Umsatzgrenzen im vergangenen und laufenden Kalenderjahr nicht überschreiten. Zusammen mit allen wichtigen Informationen (Name, Steuernummern…) können Sie den Antrag stellen.

Sehr geehrte Damen und Herren,
da der umsatzsteuerpflichtige Gesamtumsatz im vergangenen Jahr unterhalb von 22.500 Euro lag und der Gesamtumsatz auch für das laufende Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschritten wird, möchte ich ab dem 1. Januar 2023 die Kleinunternehmerregelung anwenden.

Bei Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Max Muster

Beachten Sie aber: Hätten Sie schon bei der Gründung die Voraussetzungen erfüllt und haben sich gegen die Regelung entschieden, müssen Sie eine Frist von mindestens fünf Jahren abwarten.

Was passiert bei einer falschen Schätzung der Umsätze?

Für das laufende Kalenderjahr können Sie Ihre Umsätze nur schätzen. Auch für das erste Geschäftsjahr können Sie nur eine Prognose aufstellen – diese kann aber auch falsch sein. Das ist nicht sofort ein Problem. Entscheidend sind in bei einer falschen Umsatzschätzung die genauen Umstände.

Wichtig ist, dass Ihre Schätzung glaubhaft und nachvollziehbar ist. Ein weit überdurchschnittliches Wachstum oder nicht zu erwartende Aufträge können den Umsatz über die Grenzen steigen lassen, für das vergangene Jahr bleibt die Regelung aber erhalten. Erst im Folgejahr erfüllen Sie dann die Voraussetzungen nicht mehr, da die Umsatzgrenze des Vorjahres überschritten wurde.

Anders sieht es aus, wenn Sie absichtlich zu tief geschätzt haben. Hat das Finanzamt berechtigte Zweifel, kann es rückwirkend die Umsatzsteuer für das gesamte vergangene Jahr nachfordern.

Kleinunternehmerreglung bei mehreren Unternehmen

Die Kleinunternehmerregelung ist immer personengebunden. Heißt: Auch wenn Sie als Unternehmer mehrere Betriebe führen, bestehen dieselben Umsatzgrenzen für alle Unternehmen zusammen. Die Umsätze werden addiert und dürfen die Grenzen nicht überschreiten. Haben Sie beispielsweise zwei GmbHs, dürfen diese gemeinsam einen Umsatz von 50.000 Euro nicht überschreiten.

Kleinunternehmer: Wichtiger Zusatz auf Rechnungen

Als Unternehmen müssen Sie auf Ihren Rechnungen verschiedene Informationen und Daten angeben. Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung, dürfen Sie dabei keine Umsatzsteuer ausweisen und es besteht eine Pflicht, den Grund für die fehlende Umsatzsteuer zu nennen. Eine vollständige und korrekte Rechnung als Kleinunternehmer enthält folgende Angaben:

Vollständiger Firmenname und Anschrift des Unternehmens
Vollständiger (Firmen-)Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
Steuernummer und gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Rechnungsnummer
Datum der Erstellung
Leistungsdatum
Rechnungspositionen (Menge und Art der Waren oder Dienstleistungen)
Rechnungsbetrag
Hinweis auf fehlende Umsatzsteuer

Formulierungen für die fehlende Umsatzsteuer

Sie müssen auf die Verwendung der Kleinunternehmerregelung hinweisen. Es gibt aber keine gesetzlichen Vorgaben für die Formulierung. Bewährt haben sich kurze Hinweise auf den gesetzlichen Paragrafen – ob Sie den Begriff Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerregelung verwenden, bleibt Ihnen überlassen. Hier einige Beispiele:

Gemäß § 19 Absatz 1 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.
Es greift die Kleinunternehmerregelung, somit entfällt nach § 19 Absatz 1 UStG die Umsatzsteuer.
Eine Umsatzsteuer entfällt gemäß § 19 Absatz 1 UStG.
Die Rechnung enthält aufgrund von § 19 Absatz 1 UStG keine Umsatzsteuer.
Da hier die Kleinunternehmerregelung gilt, wird die Rechnung gemäß § 19 Absatz 1 UStG ohne Umsatzsteuer ausgewiesen.

Was andere dazu gelesen haben

[Bildnachweis: hvostik by Shutterstock.com]