Definition: Was ist Skalierung überhaupt?

Geben Sie doch bitte mal „Skalierung“ bei Google ein. In der Regel finden Sie dort zunächst irgendetwas zu Mathematik, Sozialwissenschaften und Computergrafiken. Nicht gerade das, wonach Sie gesucht haben. Was diese verschiedenen Ansätze der Skalierung aber vereint ist, dass sie eine Veränderung einer Größe beschreiben.

Genau das passiert, wenn Sie Ihr Business skalieren. Sie möchten wachsen, aber mit dem gleichem oder sogar weniger Input. Vor einiger Zeit habe ich eine tolle Definition gefunden, die ebendiesen Effekt beziehungsweise Ziel beschreibt: „Skalieren bedeutet, die Fähigkeit den Umsatz zu steigern, ohne gleichzeitig größere Investitionen – beispielsweise für Produktion und Infrastruktur – tätigen zu müssen.“ Kurz: Sie müssen weniger Arbeiten – haben dafür aber mehr Wachstum. Das klingt doch erstmal toll, oder?!

Das Problem mit der Skalierung

Die meisten Dinge klingen in der Theorie einfach, sind es in der Praxis aber nicht. Das größte Problem der Skalierung ist, dass die meisten Geschäftsmodelle überhaupt nicht skalierbar sind, weil zu hohe Fixkosten vorliegen, der Markt eingeschränkt ist oder weil die Prozessstruktur es nicht erlaubt. Andere Unternehmen scheitern an der Skalierung, weil der Unternehmer oder die Unternehmerin nicht bereit ist, etwas zu ändern oder weil schlichtweg die Produkte nicht skalierbar sind.

Tipps zur Skalierung

Da Sie natürlich Ihr Business jetzt nicht einfach hinwerfen und von neu anfangen können (oder sollten), folgen hier ein paar Tipps für Ihre Skalierung…

Tipp 1: Kreieren Sie die richtigen Produkte

Gleich zu Anfang an alle Dienstleister: Zeit gegen Geld zu tauschen, ist nicht skalierbar. Das soll Sie nicht schockieren – ich habe am Anfang auch meine Zeit gegen Geld getauscht. Aber Ihre Zeit ist nun mal begrenzt und irgendwann ausgeschöpft, also müssen Sie sich etwas Neues überlegen. Die Frage, die Sie sich an dieser Stelle stellen müssen, ist: Welche Produkte und Dienstleistungen können Sie unlimitiert herstellen oder anbieten?

Diese Limitation kann in verschiedenen Dimensionen auftreten. Ein Coach wird meist durch seine Zeit limitiert. Er könnte aber überlegen, Videokurse anzubieten, die nur einmal produziert werden müssen und danach immer wieder von verschiedenen Kunden und zu jeder Zeit gekauft und angesehen werden können. Produkte können beispielsweise durch den Markt limitiert sein. Das heißt: Irgendwann haben Sie den maximalen Absatz erreicht, der in diesem Markt möglich ist. Da der Markt nicht weiter wachsen wird, müssen Sie eine Strategie aufbauen, mit der Sie in weitere Märkte eindringen können.

Tipp 2: Investieren Sie in Ihr Marketing

Haben Sie ein Produkt entwickelt, welches unlimitiert abgesetzt werden kann, müssen Sie Sorge dafür tragen, dass es auch so viel wie möglich verkauft wird. Dafür nutzen Sie sinnvolles und skalierbares Marketing. Wobei auch Ihr Marketing nicht in uneingeschränkter Reichweite bestehen kann. Wenn wir ehrlich sind: Mit ein paar Plakaten in Ihrer Nachbarschaft werden Sie niemals das große Business machen.

Wichtig ist, dass Sie den Erfolg Ihrer Maßnahmen tracken, um sich kontinuierlich zu verbessern. Insbesondere wenn Sie Social Media als Vertriebskanäle nutzen, spielt das Tracking eine besondere Rolle. Wie viel Reichweite haben einzelne Beiträge, wie viele Leads bekommen Sie mit welchen Beiträgen und wie viele Ressourcen (Zeit, Mitarbeiter, Tools) benötigen Sie, um einen bestimmten Erfolg zu erzielen. Im Marketing gilt meist „Klasse vor Masse“: Versuchen Sie herauszufinden, was funktioniert und legen Sie Ihren Fokus auf diese Dinge.

Tipp 3: Finden Sie die richtigen Mitarbeiter

Möchten Sie wachsen, an der Strategie arbeiten und sich nach und nach aus Ihrem Unternehmen beziehungsweise aus dem operativen Geschäft herausnehmen, dann ist es unabdingbar Mitarbeitende einzustellen. Alleine ist noch kein großes Unternehmen entstanden, und das wird es auch nie.

Es ist aber nicht nur wichtig, DASS sondern auch WELCHE Mitarbeiter Sie einstellen. Überlegen Sie gut, ob Sie einen Spezialisten für zum Beispiel Online-Marketing brauchen oder ob Sie einen Generalisten benötigen, der Sie an jeder Stelle ein wenig unterstützen kann.

An dieser Stelle ein großes ACHTUNG: Mitarbeiter helfen Ihnen bei Ihrer Skalierung, aber nicht jeder Mitarbeiter ist skalierbar. Der Erfolg einer Sales Managerin ist beispielsweise einfach messbar und skalierbar. Sie wissen ganz genau wie viel sie kostet und wie viel Umsatz sie einfährt. Einen Social Media Manager kann man bei klar definierten Zielen auch noch ganz gut skalieren. Eine Assistenz allerdings nicht.

Tipp 4: Schaffen Sie die richtige Automatisierung

Ein großer Hebel, wenn nicht sogar der wichtigste Hebel, ist, dass Sie Ihre Tätigkeiten und Prozesse automatisieren. Zu viel Zeit und Mühe gehen in einfachen, repetitiven Aufgaben verloren, die ohne Probleme ein Computer erledigen könnte. Denken Sie an einen Onlineshop: Wenn Sie sich ein neues T-Shirt bestellen, bekommen Sie automatisch eine Bestätigung, einen Versandnachweis und nach einiger Zeit die Frage nach einer Produktbewertung. Unvorstellbar, das manuell zu erledigen!

Was kann automatisiert werden?
Eigentlich kann alles automatisiert werden, was einen einfach standardisierten Prozess hat. Ein simples Beispiel hierfür ist, dass Termine automatisch in Ihren Kalender eingetragen werden. Bei mir im Unternehmen ist auch die Buchhaltung fast vollständig automatisiert. Von Sammeln und Ordnen der Belege, über Berechnung der Steuer bis hin zu Übermittelung der Daten zum Steuerberater – was ein Segen!
Was sollte nicht automatisiert werden?
Bei einfachen Aufgaben müssen Sie überlegen, ob die eventuellen Kosten eines Automatisierungstools geringer sind als Ihr Aufwand. Wenn sie höher liegen, können Sie die Tätigkeit (vorerst) manuell erledigen. Neben den Tätigkeiten, bei denen man wirklich denken muss (hört sich das böse an?), sollten Sie vermeiden, Prozesse zu automatisieren, in denen Ihr Kunde individuelle Lösungen braucht wie beispielsweise im Kundensupport.

Nicht nur automatisch, sondern auch systematisch! Bei nicht automatisierbaren Tätigkeiten oder Prozessen ist es wichtig, dass Sie sich Systeme schaffen. Also wie gehen Sie (oder Ihre Mitarbeiter) vor, sodass Sie am effektivsten zum Ziel kommen. Im zweiten Schritt sollten diese Systeme akribisch dokumentiert sein, damit Sie bei Zeiten auch wichtige und komplexe Prozesse an Ihre (neuen) Mitarbeiter delegieren können.

Tipp 5: Beschaffen Sie sich Kapital

Für alles, was Ihr Business wachsen lässt, benötigen Sie Kapital. Immer wieder hört man von Selbständigen und Unternehmern, dass ihr Umsatz nicht ausreicht, um beispielsweise in ihr Marketing zu investieren. Doch wie soll das Business wachsen, wenn kein Geld da ist, um das Wachstum anzutreiben?

Ein Beispiel: Sie machen jedes Jahr Marmelade für Freunde und Familie. Da sie so gut ankommt, fangen Sie an, daraus ein Geschäft zu machen. Irgendwann ist die Nachfrage größer, als die Menge die Sie produzieren können. Was machen Sie? Bleiben Sie einfach bei deinem Absatz oder nehmen Sie einen Kredit auf, um sich eine Produktionsmaschine zu kaufen? Wohl eher Letzteres.

Vermutlich ist Ihnen aufgefallen, dass ich zu Anfang gesagt habe, dass Skalierung heißt, ohne größere Investitionen mehr Output zu erzielen. Wenn Sie aber vorher schon wenig investiert haben, dann ist das auch kein Maßstab.

Tipp 6: Arbeiten Sie an Ihrem Mindset

Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen wachsen möchten, müssen auch Sie persönlich wachsen. Ich sage immer: „Unternehmensentwicklung ist gleich Persönlichkeitsentwicklung.“ Das Allerwichtigste ist, dass Sie offen für Veränderungen sind. Es kann sein, dass Sie sich von Produkten trennen oder Prozesse komplett neu aufziehen müssen. Stellen Sie Mitarbeiter ein (falls Sie noch keine haben), lernen Sie, Verantwortungen abzugeben. Beziehen Sie externen Support von beispielsweise einem Mentor, sollten Sie dazu bereit sein, Ratschläge und Kritik von diesem anzunehmen. Das ist mir auch bei meinen Mentees wichtig.

Veränderungen und Wachstum sind selten ein Zuckerschlecken, deswegen ist es wichtig, dass Sie bereit sind, viel Mühe in die Umstrukturierung Ihres Unternehmens zu stecken. Auch wenn etwas mal nicht klappt: Sehen Sie es als Learning und als Chance – und machen Sie weiter.

Tipp 7: Setzen Sie sich Ziele

Ohne Ziel gibt es keinen Weg – und erst recht keinen Erfolg. Wie sollten Sie ohne Ziel wissen, wohin Sie skalieren sollen?! Natürlich ist das oberste Ziel Wachstum und bestenfalls hat dieses Wachstum keinen Deckel. Dennoch brauchen Sie Zwischenziele, um das oberste Ziel zu erreichen. Diese können unterschiedlich sein und variieren je nach Business und Branche.

Sie können auch Zielkaskaden erstellen. Diese definieren, in welcher Reihenfolge Ihre Ziele erreicht werden sollen. Ist Ihr oberstes Ziel in einem Jahr ein Umsatzwachstum von 15 Prozent zu erreichen, können vorherige Ziele sein:

Reichweite zu erhöhen
Kundenzufriedenheit festigen
Zeitaufwand im operativen Geschäft reduzieren

Kennen Sie Ihren Status Quo? Den brauchen Sie, um Ihr Business zu skalieren und Ihre Ziele zu erreichen. Heißt: Es geht ans Daten sammeln, für alles – Ihre Zeit, Ihre Kosten, Ihre konkreten Umsätze und, und, und. Zum Glück leben wir im 21. Jahrhundert und Sie brauchen keinen Papier- und Zahlenfriedhof anzulegen. Es gibt viele hilfreiche Tools, die Ihnen das Daten sammeln vereinfachen.

Fangen Sie doch zum Beispiel an, mit einem Tracking Tool Ihre Zeit zu messen, um herauszufinden, welche Tätigkeiten Ihnen zu viel Zeit kosten. Und? Wie viel Zeit hat es Ihnen gekostet, diesen Artikel zu lesen? Hat sich dieses Zeitinvest gelohnt? Wenn ja, worauf warten Sie noch, lassen Sie uns wachsen!

Über den Autor
Felix Thönnessen ist Business & Marketing Mentor und Keynote Speaker. „Begeisterung ist der Beginn von Neuem“, lautet sein Motto. Thönnessen will Menschen privat und beruflich weiterzubringen und ihnen dabei helfen, ihre Träume zu verwirklichen. Viele Jahre hat der mehrfach ausgezeichnete Unternehmer alle Teilnehmer der Sendung „Die Höhle der Löwen“ unterstützt und weiß nach über zehn Jahren als Mentor, wie man Menschen motiviert und in ihren Fähigkeiten bestärkt.

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