Personalauswahl: Definition und Ablauf

Die Personalauswahl ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen. Werden die richtigen Mitarbeiter eingestellt, kann langfristiger Erfolg erreicht werden – falsche Personalentscheidungen kosten hingegen nur Zeit und Geld. Aber wie läuft die Personalauswahl überhaupt ab, wer ist daran beteiligt und worauf sollten auch Bewerber achten? Wir erklären, was sich hinter der Personalauswahl verbirgt, wen Sie als Kandidat überzeugen müssen und wie der klassische Ablauf aussieht…

Personalauswahl: Definition und Ablauf

Definition: Was ist die Personalauswahl?

Extra-Tipp-IconBei der Personalauswahl geht es in erster Linie um eine Entscheidung über die Besetzung einer freien Stelle im Unternehmen. Dabei kann die Personalauswahl zu unterschiedlichen Zeitpunkten stattfinden: So kann die Stelle bereits frei sein, sie kann auf absehbarer Zeit frei werden oder die Position wird erst noch neu geschaffen und muss dann entsprechend besetzt werden.

Um die bestmögliche Personalauswahl zu treffen, werden sowohl interne als auch externe Bewerber und Kandidaten genau analysiert und nach verschiedenen Kriterien bewertet – dazu weiter unten im Artikel mehr.

Dabei kommen verschiedene und extrem vielschichtige Methoden zum Einsatz, die von Fragebögen und Interviews über zu ausgefeilten und komplizierten eignungsdiagnostischen Verfahren bis hin zu Persönlichkeitstests und mehrstufigen Assesment-Centern reichen.

Dubiose Methoden in der Personalauswahl

Personalauswahl Ablauf Definition Synonym Checkliste Methoden Kriterien InstrumenteLeider gibt es unter Personalentscheidern – wie in jedem Berufszweig – immer wieder auch einige zwielichtige Typen mit fragwürdigen Methoden der Personalauswahl. Die sollten sie bitte nicht einfach hinnehmen, sondern vielmehr hinterfragen:

  • Vollständig ausgearbeitete Konzepte

    Eine Agentur verlangt von einem Bewerber für ein Praktikum ein vollständig ausgearbeitetes Marketingkonzept für den eigenen Website-Relaunch – die beste Präsentation gewinnt… Hallo? De facto übernehmen Sie gerade einen Agenturjob – als Bewerber. Das ist glatte Ausbeutung und eine unseriöse Unverschämtheit dazu. Um Firmen, die so agieren, machen Sie bitte einen großen Bogen. Eine Fallstudie oder Präsentationen anhand eines konstruierten Beispiels sind durchaus noch im Rahmen – erst recht, wenn das den Hauptteil des späteren Jobs ausmacht. Aber konkrete und unbezahlte Arbeit sollten Bewerber nicht leisten.

  • Unsinnige Arbeitsproben

    Wer sich als Redakteur bewirbt, kommt in der Regel nicht drumherum, bereits publizierte Probeartikel einzureichen, ein SEO-Experte wird vielleicht auch um eine Analyse der vorhandenen Website gebeten, um zu sehen, ob er auch sieht, was das Unternehmen schon weiß. Wer aber Dinge Arbeitsproben abliefern soll zu Tätigkeiten, die den Job überhaupt nicht ausmachen, sollte hellhörig werden. Womöglich sieht die Stelle anders aus als ausgeschrieben – oder aber sie machen hier regelmäßig die Arbeit von Kollegen mit.

  • Fragwürdige Tests

    Es gibt auf dem Markt durchaus dubiose Persönlichkeits- und Psychotests, die weder ausreichend wissenschaftlich untermauert sind oder aber weit darüber hinaus gehen, was den Arbeitgeber angeht. Dahinter muss aber nicht immer böser Wille stecken – Unfähigkeit gibt es leider auch, wenn sich Personaler solche Tests aufschwatzen lassen. Auch hier sollten Sie die Reißleine ziehen und sich genau überlegen, ob es die Stelle bei diesem Unternehmen sein muss.

    • Kurzum: Immer dann, wenn Sie Zweifel an der Eignung eines Auswahlverfahrens haben, sollten und dürfen Sie das ansprechen. Fragen Sie, worauf der Test oder die Arbeitsprobe hinausläuft. Ein seriöses Unternehmen wird es Ihnen erklären können – und wollen.

Klassischer Ablauf einer Personalauswahl

Jedes Unternehmen entwickelt im Laufe der Zeit einen eigenen und individuellen Ablauf der Personalauswahl. So soll die Selektion an die Bedürfnisse und Erwartungen angepasst werden. Dennoch gibt es einen klassischen Ablauf, an dem sich die Personalauswahl orientiert:

  • Anforderungsprofil aufstellen

    Zunächst muss festgelegt werden, was für ein Mitarbeiter überhaupt gesucht wird. Hierfür wird ein Anforderungsprofil erstellt, das klar definiert, welche Qualifikationen und Fähigkeiten ein Kandidat mitbringen muss und welche Erwartungen an die Position gestellt werden.

  • Stellenanzeige erstellen

    Anhand des Profils wird im nächsten Schritt die Stellenanzeige erstellt und veröffentlicht. Dies geschieht normalerweise sowohl intern als auch bei externen Stellenbörsen, um eine möglichst große Zahl an Bewerbern zu erreichen.

  • Bewerbungen analysieren

    Nun folgt die Sichtung und Analyse aller eingereichter Unterlagen. Durch festgelegte Kriterien und das Anforderungsprofil sollen so die besten und passendsten Bewerber herausgefiltert werden.

  • Vorauswahl treffen

    Durch die Analyse kann dann eine Vorauswahl getroffen werden, da es kaum möglich ist, hunderte von Bewerbern einzuladen. So wird der Kreis potenzieller neuer Mitarbeiter deutlich reduziert.

  • Gespräche führen

    Anschließend werden persönliche Gespräche und Auswahlverfahren durchgeführt. Telefoninterviews, Vorstellungsgespräche und Assessment-Center sind klassische Methoden dieser Phase, um sich ein genaueres Bild der verbleibenden Kandidaten machen zu können.

  • Personalauswahl abschließen

    Im letzten Schritt wird dann eine Entscheidung über die Personalauswahl getroffen und der ausgewählte Bewerber erhält eine Zusage für die Stelle. Nach Gehaltsverhandlung und Unterzeichnung des Arbeitsvertrages kann die Zusammenarbeit beginnen.

Wer entscheidet bei der Personalauswahl mit?

Ob ein Kandidat eingestellt wird oder nicht – darüber entscheidet in der Regel aber nicht nur eine Person, sondern meist mehrere Akteure. Diese setzen allerdings unterschiedliche Schwerpunkte bei der Beurteilung der Bewerber und bekommen zum Teil auch nur eine Auswahl der Bewerbungsunterlagen zu Gesicht. Das sollte Ihnen als Kandidat bewusst sein, weshalb es sich auch lohnt, einen genaueren Blick auf die einzelnen Akteure zu werfen. Jeden davon in der Bewerbung zu überzeugen, kann den Ausschlag für eine erfolgreiche Bewerbung geben…

  1. Personalauswahl-Akteure: Die Personalabteilung

    Die erste Stufe im Auswahlprozess beginnt in der Personalabteilung. Hier kommt die Bewerbung in aller Regel zuerst an. Die Aufgabe der Personalabteilung ist daher die Unterlagen anhand von Checklisten auf formale Richtigkeit zu prüfen. Fehlende Muss-Qualifikationen oder Anlagen, typische Bewerbungsfehler oder falsche Angaben führen dann direkt zur Absage. Wer also in die engere Wahl kommen will, muss auf ganz triviale Dinge achten, wie:

    • Form: Wer den Postweg wählt, obwohl ausdrücklich eine E-Mail erwartet wurde, kann schon ausscheiden. Denn er zeigt, dass er nicht hören will – oder lesen kann.
    • Umfang: Wer eine Kurzbewerbung schickt, obwohl vollständige Unterlagen verlangt wurden, nur Arbeitszeugnisse einreicht, weil darin alles über ihn steht oder mit mehrseitigen Anschreiben Zeit stiehlt, fällt ebenfalls durch. So jemand arbeitet ja schon schlampig bei seiner Eigenwerbung.
    • Optik: Abgegriffene Mappen, Tippfehler oder gar in der Grußformel ein anderer Ansprechpartner als in der Adresse? Das ist nicht nur fahrlässig, sondern richtig schlecht.
    • Eignung: Erfüllt der Bewerber die Anforderungen der Stellenanzeige? Hier wird zwischen Muss- und Kann-Qualifikationen unterschieden. Zweitere verraten sich durch Formulierungen, wie „wünschenswert sind außerdem…“. Steht in der Stellenanzeige aber so was wie „sollten Sie … mitbringen“, dann disqualifizieren sich alle Kandidaten, die dies nicht im Lebenslauf nachweisen.

    Auf die gleiche Weise prüft übrigens auch ein externer Personaldienstleister oder Headhunter eine Bewerbung.

  2. Personalauswahl-Akteure: Der Personaler

    Nach dem ersten groben Sichten und Filtern (durch einfache Mitarbeiter der Personalabteilung) ist der nächste an der Reihe: der Personalverantwortliche. Ihn interessiert, ob die verbleibenden Bewerber zur Stelle und der Unternehmenskultur passen. Da er in der Regel ein geschulter und erfahrener Auswahlprofi ist, durchschaut er Blendwerk und Windmaschinen sofort. Wer bei ihm punkten will, sollte diese Punkte beachten:

    • Originalität: Personaler haben wenig Zeit und wollen von der Bewerbung gefesselt werden. Das schafft man nicht mit Floskeln, sondern mit starken Argumenten.
    • Erfolge: Was hat der Bewerber bisher gemacht? Welche Erfolge konnte er oder sie dabei erzielen? Und sind die durch Zahlen quantifizierbar? Gerade Letzteres kann den entscheidenden Vorsprung ausmachen.
    • Motivation: Ist erkennbar, warum sich der Bewerber auf genau diese Stelle bewirbt? Was ist der Reiz? Wo will der Kandidat hin? Fehlen diese Punkte, wirkt die Bewerbung schnell beliebig.
    • Mehrwert: Welchen Mehrwert bietet der Bewerber, wenn wir uns für Ihn entscheiden? Was bietet er, was andere nicht bieten? Es ist daher enorm wichtig, dass Sie im Motivationsschreiben immer die Perspektive des Unternehmens einnehmen – nicht ihr Selbstverwirklichungspläne überzeugen, sondern der Gewinn für das Unternehmen.

    Verbreitet ist außerdem die Annahme, dass viele Personaler eher konservative eingestellt sind. Wenn es nicht zu Branchen und Beruf passt, sollten Sie es mit der Kreativität und Originalität in der Bewerbung deshalb nicht zu weit treiben. Imm Zweifel ist hier weniger mehr.

  3. Personalauswahl-Akteure: Der Fachvorgesetzte

    Spätestens jetzt ist die Bewerbung Chefsache. Der spätere Fachvorgesetzte kann die fachliche Eignung eines Kandidaten natürlich wesentlich detaillierter und besser beurteilen als ein Personaler. Obendrein kennt er die Strukturen seiner Abteilung und kann prüfen, inwieweit ein Bewerber da hinein passt. Deshalb legt er Wert auf diese Dinge:

    • Spezialisierung: Gefordert wird zwar oft der Generalist, eingestellt aber der Spezialist. Chefs wollen echte Experten auf ihrem Gebiet. Um das zu belegen, sollten Bewerber die Stationen ihres Lebenslaufs mit Inhalten anreichern, die ihren bisherigen Werdegang als Entwicklung hin zu dieser Position darstellen – mit aller entsprechenden Erfahrung und Wissenstiefe.
    • Potenzial: Die meisten Abteilungsleiter kennen die Schwachstellen Ihres Teams genau und wissen, wo es sich verbessern muss. Gute Chancen hat hier, wer das Niveau der Abteilung anheben kann und auch Entwicklungspotenzial mitbringt. Was die Schwachstellen sind, können Sie zwar nicht unbedingt antizipieren – Sie können im Lebenslauf aber durch Interessen und Hobbys zeigen, dass Sie auch Potenzial zu mehr haben und kein reiner Fachidiot sind.

    Weil Sie Fachvorgesetzte meist nur mit Kompetenz und Erfahrung überzeugen können, sollte er der Adressat der Bewerbung sein, wenn Sie fürchten, auf dem klassischen Weg zu scheitern. Also, wenn Ihnen beispielsweise das geforderte Zertifikat fehlt, Sie dieses Manko aber durch hochwertige Praxiserfahrung ausgleichen können.

  4. Personalauswahl-Akteure: Der Betriebsrat

    In Betrieben mit mehr als 20 Mitarbeitern muss der Betriebsrat – so vorhanden – einer Einstellung zustimmen. Er hat dadurch im Auswahlprozess eine Sonderfunktion: Er prüft nicht, was für Ihre Einstellung spricht, sondern was dieser möglicherweise entgegensteht. Das sind:

    • Ausschreibungsfehler: Wenn die Stelle zuvor nicht intern ausgeschrieben war, liegt eine Benachteiligung vorhandener Mitarbeiter vor. Das ist nicht zulässig, deswegen kann der Betriebsrat die Zustimmung zu Ihrer Einstellung verweigern.
    • Abweichungen: Wird von Richtlinien einer Stellenausschreibung abgewichen, verweigert die Beleschaftsvertretung ebenfalls gern die Zustimmung. Zum Beispiel, wenn ein Kandidat eingestellt wird, der eigentlich nicht den formalen Anforderungen entspricht – erst Recht, wenn dieser für weniger Gehalt als üblich eingestellt werden soll.
    • Benachteiligung: Besonders allergisch reagieren Personalräte, wenn Sie Gefahr für vorhandene Mitarbeiter wittern. Etwa, wenn durch neue, billige Hilfskräfte qualifizierte Mitarbeiter abgebaut werden könnten.

    Verweigert der Betriebsrat die Zustimmung, ist übrigens jede Zusage von Seiten des Chefs oder Personalers hinfällig. Das ist zwar ärgerlich – aber rechtlich zulässig.

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24. Oktober 2018 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.

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