Urlaubsplanung: Das müssen Sie wissen

Bei der Urlaubsplanung kommt es regelmäßig zu Streit: Welcher Kollege geht wann in den Urlaub? Wie viel Urlaub darf ich am Stück nehmen? Darf der Arbeitgeber Urlaubswünsche verweigern? Ist genehmigter Urlaub sicher? Für die Verteilung der Urlaubstage gibt es klare Regeln, Rechte und Pflichten – für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Wir zeigen, was Sie bei der „kollegialen“ Urlaubsplanung beachten müssen und wie Sie Konflikte vermeiden. Dazu gibt es Tipps, Checklisten und Vorlagen…

Urlaubsplanung: Das müssen Sie wissen

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Was ist bei Urlaubsplanung zu beachten?

Generell dürfen Arbeitnehmer darüber entscheiden, wann und wie lange sie Erholungsurlaub machen und wie sie diesen über das Jahr verteilen. Sie können auch den kompletten Jahresurlaub zusammenhängend nehmen. Die Urlaubswünsche der Mitarbeiter haben zunächst Vorrang. Das liegt am gesetzlichen Urlaubsanspruch. Dieser wird im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Danach steht Arbeitnehmern mit einer 5-Tage-Woche ein Mindesturlaub von 20 Werktagen im Jahr zu. Bei einer 6-Tage-Woche erhöht sich der Erholungsurlaub auf mindestens 24 Urlaubstage im Jahr.

Hier entsteht das Problem: Der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass der Betrieb trotz Urlaubszeit fortgeführt werden kann. Folglich können nicht alle Kollegen gleichzeitig in den Urlaub gehen. Die Urlaubsplanung wird damit zum Streitthema. Jeder versucht seine Wünsche durchzusetzen. Die einen wollen unbedingt vier Wochen in den Sommerferien frei machen, andere partout in den Winterferien in den Skiurlaub. Meist muss ein Kompromiss gefunden werden. Das letzte Wort bei der Vergabe der Urlaubstermine hat deshalb immer der Chef (§ 7 BUrlG).

Wer ist für die Urlaubsplanung zuständig?

Grundsätzlich ist die Urlaubsplanung Sache des Arbeitgebers und Vorgesetzten. Es ist für einen reibungslosen Betriebsablauf verantwortlich. Das schließt Urlaubsplanung und Urlaubsvertretung ein. Der Vorgesetzte hat zudem ein sogenanntes Direktionsrecht (auch „Weisungsrecht“ nach § 106 Gewerbeordnung). Bedeutet: Er kann bestimmen, wer in der Abwesenheit eines Kollegen dessen Aufgaben übernimmt.

Darf der Arbeitgeber Urlaub verweigern?

Grundsätzlich ist der Arbeitnehmer dazu gehalten, die Urlaubswünsche seiner Mitarbeiter zu berücksichtigen. Bedeutet: Ist der Urlaubsantrag formell korrekt gestellt, muss ihn der Arbeitgeber genehmigen. Aber: Keine Regel ohne Ausnahmen. Der Chef darf den Urlaubswunsch nach § 7 Absatz 1 des BUrlG in zwei Fällen verweigern:

  • Vorrangige Urlaubswünsche anderer Kollegen
    Der Chef muss die Urlaubswünsche ALLER Arbeitnehmer berücksichtigen. Bedeutet: Vor allem in der Ferienzeit (etwa Sommerferien) sind die Urlaubswünsche von Mitarbeitern mit schulpflichtigen Kindern zu bevorzugen. Ebenso können das Alter, die Dauer der Betriebszugehörigkeit und gewährte Urlaubstage im Vorjahr als soziale Faktoren hinzugezogen werden. Heißt: Wer etwa im vergangenen Jahr viele Brückentage nehmen durfte, muss im kommenden Jahr womöglich anderen Kollegen den Vortritt lassen.
  • Dringende betriebliche Gründe
    Dazu zählen etwa der Abschluss eines wichtigen Projekts, saisonale Hochphasen (zum Beispiel im Einzelhandel vor Weihnachten), Krankheitswellen oder Betriebsferien. In solchen Fällen darf der Arbeitgeber eine generelle Urlaubssperre verhängen oder einzelne Urlaubsanträge ablehnen.
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Ist eine Urlaubsplanung verbindlich?

Einmal genehmigter Urlaub darf auch bei plötzlich auftretendem Personalmangel nicht wieder zurückgenommen werden. Genehmigter Urlaub ist also sicher. Nur in besonders bedrohlichen Situationen für das Fortbestehen des Betriebes darf der Arbeitgeber genehmigten Urlaub widerrufen. Das sind aber seltene Ausnahmen. In dem Fall muss der Arbeitgeber alle Kosten erstatten, die durch die Stornierung einer Reise oder vorzeitige Rückreise entstehen.

Achtung: Das gilt umgekehrt auch für Arbeitnehmer! Erfolgt die Genehmigung des Urlaubsantrags rechtzeitig, ist sie für beide Seiten verbindlich. Eine Terminänderung, etwa weil das Wetter am Urlaubsort plötzlich schlecht wird, ist dann nur möglich, wenn der Vorgesetzte zustimmt.

Nie ohne Zustimmung des Chefs Urlaub machen!

Es ist übrigens ein Mythos, dass der Urlaubsantrag als angenommen gilt, falls der Arbeitgeber auf den Antrag nicht antwortet. Zur Gültigkeit benötigen Sie IMMER eine Genehmigung des Vorgesetzten! Wer ohne Zustimmung des Arbeitgebers Urlaub macht (sogenannte „Selbstbeurlaubung“) riskiert mindestens eine Abmahnung, im Wiederholungsfall sogar die fristlose Kündigung. Lassen Sie sich den Urlaub daher immer schriftlich genehmigen (E-Mail reicht).

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Urlaubsplanung Arbeitnehmer: Tipps für Teams

Um Konflikte zu vermeiden, sollten alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen und die Urlaubsplanung gemeinsam angehen. Tipps, wie Sie sich mit den Kollegen einigen:

  • Planen Sie Urlaub rechtzeitig
    Klären Sie möglichst schon am Jahresanfang, wann auf das Team oder Unternehmen besonders arbeitsintensive Zeiten zukommen. Haben Sie dabei zusätzlich Schulferien, Brückentage und etwaige Betriebsferien im Blick. In diesen Zeit knubbelt sich oft alles. Umso wichtiger, dass alle zusammen überlegen, wer da sein muss und wer dieses Jahr seine Wünsche umsetzen kann.
  • Stellen Sie klare Regeln auf
    Falls es für die Urlaubsplanung keine Betriebsvereinbarung gibt, sollten Vorgesetzte oder das Team untereinander zumindest klare Regeln festlegen. Wer hat wann Vorrang? Gibt es soziale Gesichtspunkte (Kinder, Alter, Betriebszugehörigkeit)? Zählt der Zeitpunkt des Urlaubsantrags? Regeln vermeiden späteren Streit, wenn sich alle daran halten.
  • Machen Sie eine öffentliche Urlaubsliste
    Wenn die bevorzugten Urlaubstermine nur per Mail an den Vorgesetzten gehen, bleiben Überschneidungen oft unentdeckt. Besser ist daher eine öffentliche Urlaubsliste per Aushang oder als digitales Dokument, auf das alle Kollegen Zugriff haben. Dort kann dann jeder seine Wunschtermine eintragen. Bei Überschneidungen können sofort bilateral Kompromisse gefunden werden.
  • Zeigen Sie sich kompromissbereit
    Ohne Kompromissbereitschaft keine Urlaubsplanung. Wenn alle Mitarbeiter stur auf ihren Urlaubswünschen beharren, rückt eine gemeinsame Lösung in weite Ferne. Am besten gehen Sie mit gutem Beispiel voran und versuchen Sie zu vermitteln.
  • Bleiben Sie fair
    Kompromisse zu finden, ist nie leicht. Gerade bei einem so emotionalen Bedürfnis wie Urlaub. Eine sachlicher Ton ist deshalb essenziell. Ebenso Fairness. Es gibt keinen Anspruch auf die jährlich besten Brückentage oder Urlaubszeiten. Oft ist es zielführender zuerst von sich aus Zugeständnisse zu machen. Dann bewegen sich auch die Büronachbarn bei der Urlaubsplanung. Fair ist zum Beispiel, beliebte Ferientage zu rotieren und die Kollegen abwechselnd zu berücksichtigen. So fühlt sich niemand benachteiligt.
  • Machen Sie Lösungsvorschläge
    Wenn die Kollegen die (guten) Gründe kennen, warum Sie unbedingt an diesem Termin Urlaub machen wollen, fällt es ihnen leichter, Termine zu tauschen. Um die Urlaubsplanung zu beschleunigen, sollten auch Sie Lösungen und Alternativen anbieten. Achten Sie aber darauf, nicht nur Vorschläge zu machen, die Ihren Urlaubswünschen zugutekommen. Das wirkt egoistisch. Sammeln Sie im Team verschiedene Vorschläge und wägen Sie diese gemeinsam ab.
  • Fragen Sie einen neutralen Mediator
    Wenn sich partout kein Kompromiss finden lässt, kann vielleicht ein Mediator vermitteln. Der ist zur Neutralität verpflichtet. In dem Fall sollten zuvor aber alle zustimmen, dass dessen Lösung am Ende verbindlich ist. Sonst geht der Streit von vorne los.

Urlaubsplanung Vorlage

Nutzen Sie für die Urlaubsplanung zum Beispiel unseren kostenlosen Jahreskalender und Jahresplaner. Den können Sie sich jederzeit gratis als PDF herunterladen, ausdrucken, aufhängen und dort die Urlaubswünsche im Team eintragen.

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Alternativen bieten webbasierte Urlaubsplaner oder eine Urlaubsplanung App. Dort verwalten Arbeitnehmer ihre Urlaubstage und Überstunden in der Regel selbst oder reichen darüber sogar Urlaubsanträge ein.

Urlaubsvertretung planen: Die Checkliste

Im Urlaub wollen Sie sich erholen und entspannen. Und mal nicht an die Arbeit denken. Dafür ist eine professionelle Urlaubsvertretung unerlässlich. Schon aus Selbstschutz: Sie wollen im Urlaub nicht ständig per Mail oder Telefon mit Fragen belästigt werden. Die Urlaubsvertretung gibt Ihnen ein gutes Gefühl, dass alles in Ihrer Abwesenheit geregelt ist. Das entspannt zusätzlich. Die folgenden Fragen funktionieren wie eine Checkliste:

  • Ist für alle Aufgabenbereiche eine Vertretung gefunden?
  • Wissen auch relevante Kollegen, wer Sie im Urlaub vertritt?
  • Haben Sie einen weiteren Kollegen, der im Notfall einspringen kann?
  • Sind Telefon, Fax, E-Mail auf den Vertreter umgestellt?
  • Welche Deadlines muss die Urlaubsvertretung einhalten?
  • Was passiert mit neuen Projekten, Aufträgen, Anfragen?
  • Hat die Vertretung Zugänge zu Software, Dokumenten oder Räumlichkeiten?
  • Haben Sie wichtige Termine oder Meetings während Ihrer Abwesenheit verschoben?
  • Oder sind diese so vorbereitet, dass man ohne Sie weiterkommt?
  • Haben Sie einen Ordner angelegt, in dem alle erforderlichen Informationen stehen?
  • Wissen alle, was in Notfällen zu tun ist?
  • Haben Sie Ihre Urlaubsvertretung darum gebeten, wichtige Infos für Ihrer Rückkehr zu notieren?

Lesetipp: Urlaubscheckliste – Daran vor der Reise denken (PDF)


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Urlaubsplanung Arbeitgeber: Rechte & Pflichten

Darf der Chef Urlaub stückeln?

Das Urlaubsrecht (§ 7 Abs. 2 BUrlG) verbietet Arbeitgebern, den Urlaub in viele Mini-Einheiten zu zerstückeln. Stattdessen sichert es einen Anspruch auf zusammenhängenden Urlaub. Im Jahr muss der Arbeitgeber danach mindestens einmal zwölf zusammenhängende freie Werktage als Urlaub genehmigen – rund zwei Wochen am Stück. Wer jedoch drei Wochen Urlaub am Stück nehmen will, braucht wieder die Zustimmung des Chefs.

Muss ich im Urlaub erreichbar sein?

Nein. Einmal im Urlaub sind Mitarbeiter nicht verpflichtet, für den Arbeitgeber erreichbar zu bleiben – weder telefonisch noch per E-Mail. Sie müssen nicht einmal die Urlaubsadresse hinterlassen. Ausnahmen gelten nur, wenn beide – Arbeitnehmer und Arbeitgeber – etwas anderes vor dem Urlaub vereinbaren. Dem müssen Arbeitnehmer aber zustimmen.

Kann mich der Chef aus dem Urlaub zurückholen?

Ein Rückruf aus bereits bewilligtem und angetretenem Urlaub ist nicht zulässig. Das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden (BAG-Urteil, Az.: 9 AZR 404/99 und 9 AZR 405/99).

Was passiert bei Krankheit im Urlaub?

Keiner wünscht sich das, aber es kann passieren: Sie werden krank im Urlaub. Zwei Dinge müssen Sie in dem Fall sofort tun:

  • Suchen Sie einen Arzt auf (auch im Ausland) und lassen Sie sich die Arbeitsunfähigkeit umgehend diagnostizieren und bescheinigen.
  • Melden Sie sich danach sofort beim Arbeitgeber und informieren Sie diesen über die Krankmeldung.

Danach müssen Sie nicht sofort nach Hause zurückreisen (womöglich müssen Sie ja auch das Bett hüten). Beide Schritte – krankschreiben lassen und krankmelden – sind aber zwingend erforderlich, wenn Sie Ihren Urlaubsanspruch erhalten wollen. Nur wer im Urlaub „offiziell“ krank (geschrieben) wird, kann diese Urlaubstage später nachholen. Der Anspruch darauf verfällt dann nicht. Grund: Wer krank ist, kann sich nicht „erholen“, sondern allenfalls genesen.

Bis wann muss die Urlaubsplanung stehen?

Der gesetzliche Urlaubsanspruch gilt für das Kalenderjahr. Heißt: Bis zum Jahresende sollten Sie Ihren vollen Jahresurlaub genommen haben. Falls das nicht möglich ist – zum Beispiel, weil der Arbeitnehmer krank wurde oder aus betrieblichen Gründen keinen Urlaub nehmen durfte -, kann der sogenannte Resturlaub auf das Folgejahr übertragen werden. Dieser angesparte Urlaub muss allerdings spätestens bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Anderenfalls verfällt er.

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