Checklisten: Formen und Merkmale
Checklisten (Englisch: to check = nachprüfen) sind primär eine Form des Selbstmanagements und der Selbstführung. Sie ordnen Aufgaben, Prozessschritte und gleichen – digital oder auf Papier – den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand (offene Schritte) ab. Die einfachste Form ist die einer To-Do-Liste zum Ausfüllen oder Abhaken – etwa als Einkaufsliste, Urlaubs-Checkliste oder Tagesplan. Es gibt sie aber auch als Fragenkatalog (etwa zur Vorstellungsgespräch-Vorbereitung) oder als Prüfliste für Sicherheitschecks. Das Gegenteil wäre eine Not-to-do-Liste.
Merkmale guter Checklisten
- Titel: Klare Bezeichnung des Zwecks
- Struktur: Übersichtliche Liste priorisierter Aufgaben
- Handhabung: Einfache Kontrollkästchen zum Abhaken
- Vollständigkeit: Alle erforderlichen Punkte ohne Ausnahme
- Freiraum: Platz für spontane Ergänzungen
Eine Checkliste kann individuell, also auf Ihre persönlichen Aufgaben und Bedürfnisse zugeschnitten sein, oder allgemein für alle Betroffenen gelten. In dem Fall sollten natürlich auch alle auf die Punkte und Prozessschritte der Liste Zugriff haben.
Checkliste erstellen – in 7 einfachen Schritten
Eine Checkliste zu erstellen, ist wahrlich keine Raketenwissenschaft. Um nichts Wichtiges zu vergessen, gehen Sie dabei nach diesen sieben bewährten Schritten vor:
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Sammeln
Tragen Sie zunächst alle Informationen zusammen, die wichtig sind, um die jeweiligen Aufgaben zu erledigen.
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Notieren
Bringen Sie alles zu Papier oder in eine digiale Liste (z.B. Excel, Trello, Canva) und versuchen Sie, die Punkte möglichst konkret zu formulieren. Falls nötig, fügen Sie Teilschritte ein.
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Sortieren
Bringen Sie die Punkte in eine sinnvolle Reihenfolge – sortiert nach Priorität oder Dringlichkeit.
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Ergänzen
Überprüfen Sie die Liste, ob nichts vergessen wurde. Tipp: Vergleichen Sie Ihre Liste mit ähnlichen Checklisten.
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Optimieren
Verbessern Sie das Layout Ihrer Liste (Spaltenbreite, Umfang, Begriffe und Checkpunkte). Alle Nutzer sollten verstehen, was damit gemeint ist.
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Prüfen
Im letzten Praxischeck kontrollieren Sie, ob Ihre Checkliste Ihren Anforderungen entspricht.
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Anwenden
Ihre Checkliste ist fertig und für den Einsatz bereit. Arbeiten Sie diese ab und prüfen Sie bei wiederkehrenden Checklisten, ob die Abläufe und Routineaufgaben noch stimmen.
Hinweis: Eine Checkliste sollte möglichst einfach und eingängig sein. Die einfache Handhabung ist wichtiger als eine perfekte Liste. Verbessern können Sie diese immer noch.
Checklisten Vorlagen – in Word oder als PDF
Was sind die Vorteile einer Checkliste?
Wenn Sie eine Checkliste erstellen, hat das kaum Nachteile – allenfalls kostet es etwas Zeit. Doch der Aufwand wird durch zahlreiche Vorteile belohnt:
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Zeitersparnis
Langfristig spart das Erstellen einer Checkliste immer Zeit – erst recht, wenn Sie die Liste mehrfach nutzen. Auch das Abhaken geht schneller, als wenn sie an alles denken müssen.
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Entlastung
Checklisten machen den Kopf frei, weil Sie wissen, dass Sie nichts Wichtiges vergessen.
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Strukturierung
Indem Sie Ihre planvolle Checkliste Schritt für Schritt abarbeiten, gehen Sie strukturierter vor. Das gilt besonders für Tages- oder Wochenpläne.
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Delegation
Nicht zuletzt erleichtern Checklisten das Delegieren von (einfachen) Aufgaben: Der Empfänger weiß damit genau, was zu tun ist.
Checklisten Beispiele – kostenlos herunterladen
In der Karrierebibel finden Sie nicht nur mehr als 4000 Ratgeber, sondern auch zahlreiche Checklisten, Vorlagen, Arbeitshilfen oder Fragenkataloge aus unterschiedlichen Bereichen, die Sie sich gerne kostenlos herunterladen und Abhaken können:
Bewerbung
Checkliste |
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| Bewerbungsgespräch | Checkliste |
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Urlaub & Umzug
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| Mitarbeitergespräch (Führungskraft) | Checkliste |
| Konstruktive Kritik | Checkliste |
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| Offboarding | Checkliste |
| Kuendigungsgründe | Checkliste |
| Kündigung (letzte Arbeitstage) | Checkliste |
| Finanzielle Freiheit | Checkliste |
| Vorruhestand | Checkliste |
Das Schönste an einer Checkliste ist doch, wenn man diese abgehakt hat und alles erledigt ist. Und keine Sorge: Beim Erstellen von Checklisten gibt es kein Richtig oder Falsch! Die obige Anleitung soll Ihnen nur eine erste Orientierung und Hilfestellung geben. Allein an unseren Checkliste-Vorlagen sehen Sie, wie unterschiedlich die Listen sein können. Viel Spaß beim Abhaken!
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