Vollmachten: Übersicht der Arten, Unterschiede und Muster

In Unternehmen werden regelmäßig Vollmachten erteilt, mit denen eine Person Aufgaben für eine andere übernimmt. Ohne diese Vollmachten wären die meisten Unternehmen nicht handlungsfähig. Die unterschiedlichen Vollmachts- und Vertretungsregelungen sind nicht immer bekannt und oft komplex. Das erschwert, die einzelnen Möglichkeiten zu unterscheiden und Handlungsbefugnisse zu verstehen. Was gibt es für Vollmachten? Wer kann die Vollmachten erteilen? Diesen Fragen gehen wir nach. Tipps, wie Sie selbst eine Vollmacht schreiben und Vorlagen erhalten Sie außerdem hier…

Vollmachten: Übersicht der Arten, Unterschiede und Muster

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Definition: Was sind Vollmachten?

Eine Vollmacht bescheinigt einer Person, dass sie vertretungsberechtigt ist. Sie kann im Auftrag einer anderen Person Aufgaben oder Geschäfte übernehmen. Wer einer anderen Person eine Vollmacht überträgt, wird als Vollmachtgeber bezeichnet. Die Person, die im Besitz dieser Vollmacht ist, wird zum Bevollmächtigten. Vollmachten sind sowohl in privaten als auch geschäftlichen Zusammenhängen üblich. So können Sie beispielsweise beim Kauf eines neuen Wagens dem Händler eine Vollmacht erteilen, damit er beim Straßenverkehrsamt das alte Auto ab- beziehungsweise das neue anmeldet. Verbreitet sind auch Vollmachten für die Bank oder Krankenkasse.

Vollmachten können auch mündlich gültig sein, wenngleich es sinnvoller ist, sie schriftlich zu fixieren. Von Vollmachten ausgeschlossen sind die sogenannten höchstpersönlichen Rechtsgeschäfte. Sie sind nicht übertragbar und können nur persönlich vorgenommen werden. Ebenfalls dürfen Bevollmächtigte ihre Stellung nicht ausnutzen, um für die andere Person Geschäfte mit sich selbst zu machen. Hierzu regelt § 181 des Bürgerlichen Gesetzbuches das Selbstkontrahierungsverbot.

Unterschied zwischen Außenvollmacht und Innenvollmacht

In der Anfangsphase erledigen Gründer und Selbstständige meist alle wichtigen Aufgaben selbst. Vor allem dann, wenn das Geschäft noch übersichtlich ist und noch keine Angestellten existieren, die Aufgaben übernehmen könnten. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße braucht es weitere Personen, die mit wichtigen Entscheidungen und Aufgaben betraut werden können. Um das juristische Verhältnis zueinander zu beschreiben, unterscheidet man je nach Beteiligten folgende Begrifflichkeiten:

  • Die Innenvollmacht beschreibt das Verhältnis zwischen Vollmachtgeber und Bevollmächtigten untereinander.
  • Die Außenvollmacht regelt das Verhältnis zwischen Bevollmächtigten gegenüber anderen Personen oder Institutionen.
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Arten: Was gibt es für Vollmachten?

Verschiedene Vollmachten stellen zwar eine Vertretungsregelung dar, unterscheiden sich jedoch in wichtigen Punkten. Kennt jemand die Rechte einzelner Vollmachten nicht, überschreitet er möglicherweise seine Kompetenzen. Wer sich um Geschäfte kümmert oder Entscheidungen trifft, zu denen er nicht befugt ist, kann schadensersatzpflichtig sein. Wir stellen Ihnen vier häufige Arten von Vollmachten vor und zeigen die Unterschiede:

Die Generalvollmacht

Diese Vollmacht ist die umfangreichste aller Vollmachten, lediglich höchstpersönliche Geschäfte aus dem Familien- und Erbrecht sind ausgenommen. So können beispielsweise eine Eheschließung oder eine Testamentserrichtung nicht an Bevollmächtigte übertragen werden. Ermächtigt werden können eine oder mehrere Personen, die volljährig und geschäftstüchtig sind. Da sie so umfangreich ist, eignet sich diese Vollmacht, wenn der Vollmachtgeber befürchtet, im Krankheitsfalle nicht geschäftsfähig zu sein.

Rechtsgeschäfte, die eindeutig auf Schädigung des Vertretenen abzielen, sind von der Generalvollmacht nicht abgedeckt. Wie bei allen Vollmachten ist die schriftliche Erteilung zwar nicht zwingend (außer beim Verkauf von Grundstücken), sondern kann konkludent erfolgen. Eine schriftliche Vollmacht wird aber dringend empfohlen, um Missbrauch zu vermeiden. Im Gegensatz zum Prokuristen dürfen Inhaber einer Generalvollmacht höchstpersönliche Rechtsgeschäfte des Vollmachtgebers abschließen. Folgende Befugnissen können dazu gehören:

  • Beantragung der Insolvenz
  • Unterzeichnung der Steuererklärung
  • Unterzeichnung von Jahresabschlüssen
  • Antrag auf Eintrag ins Handelsregister
  • Verkauf oder Belastung von Grundstücken
  • Erteilung von Prokura

Die Generalvollmacht ist auch im Privatbereich sinnvoll, da im Ernstfall vom Amtsgericht Betreuer eingesetzt werden: Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass im Falle des Verlustes der Geschäftsfähigkeit automatisch der Ehepartner oder andere Familienmitglieder berechtigt wären. Häufig sind die in einer Patientenverfügung aufgeführten Punkte ebenfalls Bestandteil einer Generalvollmacht.

Die Prokura

Direkt an zweiter Stelle aller Vollmachten steht die Prokura. Nur der Inhaber oder die gesetzlichen Vertreter eines Unternehmens können eine Person zum Prokuristen ernennen. Bei einer GmbH kann somit der Geschäftsführer und bei einer Aktiengesellschaft der Vorstand eine Prokura erteilen. Außerdem muss die Prokura im Handelsregister eingetragen werden. Der Prokurist hat das Recht, alle gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäfte durchzuführen. Die einzigen Ausnahmen bilden die Veräußerung oder Belastung von Grundstücken, die Auflösung des Unternehmens, Einträge im Handelsregister durchzuführen oder Bilanzen und Steuererklärungen zu unterschreiben. Daneben kann ein Prokurist selbst keine Prokura erteilen oder seine Befugnisse weitergeben.

Es ist allerdings möglich, die Rechte eines Prokuristen im Innenverhältnis zu begrenzen. So können beispielsweise einzelne Handlungsbefugnisse ausgeschlossen werden. Außerdem ist zwischen einer Einzel- und Gesamtprokura zu unterscheiden. Bei einer Einzelprokura kann der Prokurist das Unternehmen alleine vertreten. Die Gesamtprokura erfordert, dass ein weiterer Prokurist oder ein gesetzlicher Vertreter des Unternehmens zustimmt und beispielsweise Dokumente ebenfalls unterschreibt.

Die Handlungsvollmacht

Mit der Handlungsvollmacht ist der Bevollmächtigte berechtigt, sich um Geschäfte, Entscheidungen und Handlungen in einem bestimmten Handelsgewerbe zu kümmern. Mit dieser Art der Vollmacht gehen geringere Befugnisse einher als mit der Prokura, die sich auf Aktionen in allen Handelsgewerben des Unternehmens bezieht. Es wird zwischen drei Arten der Handlungsvollmacht unterschieden:

  • Generalvollmacht: Sie erlaubt dem Bevollmächtigten, alle für das Handelsgewerbe gewöhnlichen Geschäfte zu erledigen.
  • Artvollmacht: Der Bevollmächtigte hat das Recht, alle Geschäfte einer Art durchzuführen – beispielsweise im Ein- oder Verkauf.
  • Spezialvollmacht: Diese Vollmacht beschränkt sich lediglich auf ein konkret festgelegtes Geschäft, etwa den Abschluss eines Vertrages bei einem speziellen Kunden.

Eine Handlungsvollmacht kann durch die gesetzlichen Vertreter eines Unternehmens, aber auch durch Prokuristen oder andere Handlungsbevollmächtigte erteilt werden, wenn diese das entsprechende Recht dazu besitzen. Anders als die Prokura wird eine solche Vollmacht nicht im Handelsregister eingetragen.

Untervollmacht

Bei einer Untervollmacht wird eine Vollmacht für einen bestimmten Zeitraum übertragen, damit in dieser Zeit die Geschäfte fortgeführt werden können. Klassische Beispiele sind Urlaub oder ein Krankheitsfall des ursprünglich Bevollmächtigten. Dies ist jedoch nicht ohne weiteres möglich. Nur, wenn der Bevollmächtigte dazu berechtigt wurde, Untervollmachten zu erteilen, kann er dies tun. Mit einer Handlungsvollmacht geht also nicht automatisch das Recht einher, die Befugnisse weiterzugeben.

Vorlage: Muster und Vordruck für eine Generalvollmacht

Vollmachtgeber
Name, Vorname
Geburtsort und -datum
Straße Hausnummer
PLZ Ort
Telefonnummer/E-Mail

Bevollmächtigter
Name, Vorname
Geburtsort und -datum
(Personalausweisnummer)
Straße Hausnummer
PLZ Ort
Telefonnummer/E-Mail

Ort, den TT.MM.JJJJ


Generalvollmacht

Hiermit bevollmächtige ich oben genannte Person, mich in allen gesetzlich zulässigen Angelegenheiten ohne Einschränkung gerichtlich und außergerichtlich (gegenüber Banken, Behörden, Gerichten und dritten Personen) zu vertreten und diese wahrzunehmen, soweit geltend gemachte oder geltend zu machende Ansprüche bestehen.

Ich erteile dem/der Bevollmächtigten die Befugnis, sämtliche Rechtsgeschäfte und Rechtshandlungen verbindlich durchzuführen, die von mir und mir gegenüber nach den gesetzlichen Regelungen vorgenommen werden können und bei denen das Gesetz eine Stellvertretung/Vollmacht zulässig ansieht.

Der Umfang der Vertretungsbefugnis beinhaltet insbesondere:

  • die Vertretung gegenüber Privatpersonen, allen Behörden sowie jeglichen öffentlichen Stellen wie Gerichte, Steuerbehörde, Banken und Ämter
  • die Vornahme und Entgegennahme von Zahlungen
  • das Abschließen von Rechtsgeschäften
  • Steuerangelegenheiten
  • die Verfügung über meine Vermögensgegenstände
  • die Wahrnehmung der Rechte und Pflichten aus meinem Mietvertrag über die Mietwohnung und deren Kündigung
  • den Abschluss und die Kündigung eines neuen Wohnungsmietvertrages
  • die Entgegennahme und das Öffnen der an mich adressierten Post
  • die Vertretung in allen Rechtsangelegenheiten sowie der Auswahl des Rechtsbeistandes
____________________________
Ort, Datum
____________________________
Ort, Datum
____________________________
Unterschrift Vollmachtgeber
____________________________
Unterschrift Bevollmächtigter



Dieses Beispiel stellen wir Ihnen als kostenloses Muster zur Verfügung. Hier können Sie die Word-Datei herunterladen:

Muster Generalvollmacht


Vorlage: Muster und Vordruck für eine Handlungsvollmacht

Vollmachtgeber
Max Mustermann
geb. am TT.MM.JJJJ in Hamburg
Musterstraße 1
12345 Neustadt

Bevollmächtigter
Sebastian Schmidt
geb. am TT.MM.JJJJ in Münster
(Personalausweisnummer: T22 111 123)
Hauptstraße 10
12345 Neustadt

Neustadt, den TT.MM.JJJJ


Handlungsvollmacht

Hiermit erteile ich Ihnen mit Wirkung ab dem TT.MM.JJJJ Handlungsvollmacht für die Personalabteilung unseres Unternehmens, der Max Mustermann AG. Diese Handlungsvollmacht ist auf die für die Abteilung typischen Aufgaben und regelmäßig vorkommenden Geschäfte beschränkt.

Insbesondere wird festgehalten, dass die erteilte Handlungsvollmacht nicht die Befugnis umfasst, Verhandlungen in finanziellen Angelegenheiten zu führen, die das Unternehmen belasten können. Diese Aufgaben und Bereiche benötigen in jedem Fall die Zustimmung und Unterschrift eines Prokuristen oder des Geschäftsführers.

Es wird darauf hingewiesen, dass Dokumente und andere Unterlagen mit dem Zusatz in Vollmacht oder i.V. gekennzeichnet werden müssen.

Max Mustermann


Dieses Beispiel stellen wir Ihnen als kostenloses Muster zur Verfügung. Hier können Sie die Word-Datei herunterladen:

Muster Handlungsvollmacht


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Übersicht: Private Vollmachten und Verfügungen

Im privaten Rahmen erteilen Menschen oft für den Fall eine Vollmacht, dass sie im Krankheitsfalle geschäftsunfähig werden. Meist erhalten Familienangehörige oder enge Vertraute so die Möglichkeit, sich um wichtige Dinge zu kümmern. Allerdings können verschiedene Vollmachten auch ohne auslösenden Grund erteilt werden. Der entscheidende Unterschied zwischen Verfügungen und Vollmachten: Eine Vollmacht ist gültig, solange der Vollmachtgeber selbst noch handlungsfähig ist. Eine Verfügung hingegen tritt erst in Kraft, wenn die betreffende Person selbst nicht mehr entscheidungsfähig ist. Die wichtigsten Vollmachten und Verfügungen in der Übersicht:

Vorsorgevollmacht

Wer sich absichern möchte, falls er im Krankheitsfall entscheidungsunfähig ist, sollte eine Vorsorgevollmacht erteilen. Ähnlich wie die Generalvollmacht erlaubt sie, Geschäfte vorzunehmen und Erklärungen im Namen des Vollmachtgebers abzugeben. Die genaue Gestaltung und damit die konkreten Rechtsgeschäfte, können individuell unterschiedlich sein. Wichtig ist in diesem Fall, die Vorsorgevollmacht rechtzeitig zu erstellen, da der Vollmachtgeber geschäftsfähig sein muss. Wer niemanden eine Vorsorgevollmacht erteilt und plötzlich keine selbständigen Entscheidungen mehr treffen kann, bekommt einen gesetzlichen Vertreter zugewiesen. Weder die eigenen Kinder, Partner oder Verwandte erhalten also automatisch die Vorsorgevollmacht, wenn Sie diese vorher nicht geregelt haben.

Bankvollmacht

Um finanzielle Angelegenheiten und Bankgeschäfte von einer anderen Person übernehmen zu lassen, braucht es eine sogenannte Bankvollmacht. Diese wird meist gemeinsam direkt in der Filiale der Bank eingerichtet. Besonders wichtig ist, dass sowohl Vollmachtgeber als auch Bevollmächtigter anwesend sind, da beide die Vollmacht unterschreiben müssen. Die Bankvollmacht erlaubt den Zugriff und die Kontrolle von Kontos und Schließfächern. Allerdings gibt es hier bestimmte Beschränkungen, so kann der Bevollmächtigte ein Konto nicht überziehen oder dieses auf seinen Namen überschreiben lassen. Viele Banken bestehen darauf, dass Vollmachtgeber und Bevollmächtigter spezielle Bankformulare zur Einrichtung verwenden.

Patientenverfügung

Auch die Patientenverfügung im weiteren Sinne eine Vollmacht. Konkret geht es darum, festzuhalten, wie Sie behandelt werden wollen, wenn Sie Ihren Willen aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr äußern können. Sie regeln, ob und welche Untersuchungen, Heilbehandlungen und medizinische Eingriffe an Ihnen durchgeführt werden.

Sorgerechtsverfügung

Bei dieser Verfügung kann ein Elternteil oder beide Elternteile regeln, wer die Sorge für das (oder die) minderjährige Kind (Kinder) im Todesfall der Eltern tragen soll. Da es sich hierbei um eine ganz spezielle Verfügung handelt, muss sie handschriftlich verfasst und unterschrieben sein, um Gültigkeit zu haben. In diesem Sinne ist die Sorgerechtsverfügung dem Testament vergleichbar.

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Checkliste: Wie schreibe ich Vollmachten?

Für den Fall, dass Sie selbst eine Vollmacht schreiben möchten, haben wir einige Dinge zusammengetragen, auf die Sie achten sollten. Wenn Sie möchten, können Sie sich die Liste HIER herunterladen und als praktische Checkliste nutzen.

Beteiligte benennen
In unserer Muster-Vollmacht haben wir es vorgemacht: Derjenige, der die Vollmacht ausstellt (Vollmachtgeber), muss ebenso klar benannt sein wie Derjenige, dem die Vollmacht gegeben wird (Vollmachtnehmer). Dazu gehören:

  • Vor- und Zuname
  • Geburtsort und -datum
  • (falls zur Hand) Personalausweisnummer

Die Adresse des Vollmachtnehmers können Sie angeben, müssen Sie aber nicht unbedingt, da sich diese durch einen Umzug schnell ändern kann.

Umfang beschreiben
Im nächsten Schritt sollten Sie so genau wie möglich darlegen, worauf sich die Vollmacht bezieht. Was der Bevollmächtigte mit der Vollmacht darf und vor allem, was er nicht darf. Seien Sie dabei lieber ausführlicher als zu kurz. Bei einer zu knapp umrissenen Vollmacht könnte der Bevollmächtigte Probleme bekommen, wenn die Befugnisse für das geplante Rechtsgeschäft nicht ausreichen.

Geltungsbereich formulieren
Ein weiteres Problem, das sich ergeben kann, wenn Sie die Vollmacht nicht konkret genug schreiben, bezieht sich ebenfalls auf den Geltungsbereich. Gut möglich, dass der Bevollmächtigte davon ausgeht, mehr Kompetenzen zu haben, als Sie ihm tatsächlich einräumen wollten. Wenn offizielle Stellen ebenfalls zu diesem Ergebnis kommen, kann das unter Umständen Nachteile für Sie haben. Formulieren Sie die Vollmacht daher so konkret wie möglich und vermeiden Sie zu allgemeine Aussagen.

Gültigkeitsdauer festlegen
In der Vollmacht darf eine Angabe darüber, wie lange sie gelten soll, nicht fehlen. Achten Sie darauf, dass Sie entweder das Datum oder eine Bedingung nennen, die erfüllt sein muss, damit die Vollmacht erlischt.

Unterschrift und Datum hinzufügen
Eine Vollmacht ist nur gültig, wenn Sie Ihre Unterschrift darunter setzen und das Datum nicht vergessen, an dem Sie das Dokument verfasst haben.

Wie lange ist eine Vollmacht gültig?

Das Ende einer Vollmacht richtet sich nach ihrem Inhalt. Das heißt, es kann eine zeitliche Befristung oder eine Bedingung geben, die erfüllt sein muss. Nebendem ist jederzeit ein Widerruf möglich, sofern Sie nicht zuvor eine unwiderrufliche Vollmacht erstellt haben – dies wäre dann eigens in der Vollmacht festgehalten worden. Der Widerruf ist aus guten Grund möglich: Vollmachten (vor allem Generalvollmachten oder Prokuren) räumen dem Bevollmächtigten großen Handlungsspielraum ein.

Grundlage dessen ist immer Vertrauen. Fällt dieses Vertrauen allerdings aus irgendeinem Grund weg, müssen Sie als Vollmachtgeber immer noch die Möglichkeit haben, zu Ihrem Recht zu gelangen. Für den Fall eines Widerrufs sollten Sie sich in schriftlicher Form an den Bevollmächtigten wenden und ihm die Vollmacht entziehen. Der Empfang des Widerrufs beendet das Innenverhältnis. Für den Fall, dass Sie eine Bevollmächtigung einem Dritten gegenüber ausgestellt hatten – beispielsweise für Steuerangelegenheiten – müssen Sie dort den Widerruf erklären. In diesem Fall wird das Außenverhältnis beendet.

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[Bildnachweis: NONWARIT by Shutterstock.com]

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23. November 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


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