Vollmachten: Arten, Unterschiede, Muster

In Unternehmen werden regelmäßig Vollmachten vergeben, die erst dafür sorgen, dass der reibungslose Ablauf der Geschäfte möglich wird. Ohne diese Vollmachten wären die meisten Unternehmen nicht handlungsfähig. Allerdings sind die Vollmachts- und Vertretungsregelungen oftmals komplex und undurchsichtig, wodurch es schwierig sein kann, die einzelnen Möglichkeiten zu unterscheiden und deren Handlungsbefugnisse zu verstehen. Warum Vollmachten vergeben werden, welche unterschiedlichen Regelungen es in Unternehmen gibt und worauf Sie achten sollten, wenn Sie selbst eine Vollmacht schreiben, erfahren Sie hier…

Vollmachten: Arten, Unterschiede, Muster

Definition: Warum werden Vollmachten vergeben?

Vollmacht DefinitionGründer und Selbstständige können meist alle wichtigen Aufgaben selbst erledigen. Das Geschäft ist noch übersichtlich und man hat genügend Zeit, sich darum zu kümmern – und vielleicht hat man noch keine Angestellten, die Aufgaben übernehmen könnten.

Wird beim Wachstum jedoch ein bestimmter Punkt überschritten, braucht es weitere Personen, die mit wichtigen Entscheidungen und Aufgaben betraut werden.

Genau an diesem Punkt kommen Vollmachten zum Einsatz: Sie geben dem Bevollmächtigten das Recht, im Namen des Vollmachtgebers zu handeln und somit für das Unternehmen geschäftlich zu agieren. So können Vollmachten beispielsweise für den Kauf und Verkauf erteilt werden, aber auch, um finanzielle Angelegenheiten des Unternehmens zu regeln.

Von Vollmachten ausgeschlossen sind die sogenannten höchstpersönlichen Rechtsgeschäfte, die nicht übertragbar sind und nur – wie der Name bereits andeutet – persönlich vorgenommen werden können. Ebenfalls dürfen Bevollmächtigte ihre Stellung nicht ausnutzen, um für die andere Person Geschäfte mit sich selbst zu machen. In § 181 des Bürgerlichen Gesetzbuches wird hierzu das Selbstkontrahierungsverbot geregelt.

Außenvollmacht oder Innenvollmacht: Wo ist der Unterschied?

Außenvollmacht InnenvollmachtLaut Gesetz wird eine Vollmacht durch Erklärung erteilt. Hier gibt es jedoch zwei verschiedene Möglichkeiten, die sich im Detail voneinander unterscheiden:

  • Wird die Vollmacht gegenüber dem Bevollmächtigten erklärt, spricht man von einer Innenvollmacht.
  • Wird die Vollmacht gegenüber dem Dritten erklärt, dem gegenüber die Vertretung stattfinden soll, spricht man von einer Außenvollmacht.

Die Unterschiede zwischen den Vertretungsregelungen

Der Begriff der Vollmacht ist zwar geläufig, aber ungenau und lässt keine konkreten Schlüsse auf das Ausmaß oder die Form der Vertretung zu.

In der Praxis gibt es einige unterschiedliche Vollmachten, die zwar alle auf die ein oder andere Weise eine Vertretungsregelung darstellen, sich jedoch in wichtigen Punkten unterscheiden können.

Wer die Rechte der einzelnen Vollmachten nicht kennt oder auseinander halten kann, überschreitet möglicherweise seine Kompetenzen und kümmert sich um Geschäfte oder trifft Entscheidungen, zu denen er nicht befugt ist – was dazu führen könnte, dass Sie schadensersatzpflichtig sind.

Wir stellen Ihnen vier häufige Arten von Vollmachten vor und zeigen, worin sich diese unterscheiden:

  1. Die Generalvollmacht

    Diese Vollmacht ist die umfangreichste aller Vollmachten, lediglich höchstpersönliche Geschäfte aus dem Familien- und Erbrecht sind ausgenommen. So können beispielsweise eine Eheschließung oder eine Testamentserrichtung nicht an Bevollmächtigte übertragen werden. Ermächtigt werden eine oder mehrere Personen, die volljährig und geschäftstüchtig sein müssen.

    Da der Umfang groß ist, eignet sich diese Vollmacht vor allem, wenn der Vollmachtgeber befürchtet, im Krankheitsfalle nicht geschäftsfähig zu sein. Rechtsgeschäfte, die eindeutig auf Schädigung des Vertretenen abzielen, sind von der Generalvollmacht nicht abgedeckt. Wie bei allen Vollmachten ist die schriftliche Erteilung zwar nicht zwingend (außer beim Verkauf von Grundstücken), sondern kann konkludent erfolgen. Eine schriftliche Vollmacht wird aber dringend empfohlen, um Missbrauch zu vermeiden.

    Im Gegensatz zum Prokuristen dürfen Inhaber einer Generalvollmacht höchstpersönliche Rechtsgeschäfte des Vollmachtgebers abschließen. Folgende Befugnissen können dazu gehören:

    • Beantragung der Insolvenz
    • Unterzeichnung der Steuererklärung
    • Unterzeichnung von Jahresabschlüssen
    • Antrag auf Eintrag ins Handelsregister
    • Verkauf oder Belastung von Grundstücken
    • Erteilung von Prokura

    Die Generalvollmacht ist auch im Privatbereich sinnvoll, da im Ernstfall vom Amtsgericht Betreuer eingesetzt werden: Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass im Falle des Verlustes der Geschäftsfähigkeit automatisch der Ehepartner oder andere Familienmitglieder berechtigt wären. Häufig sind die in einer Patientenverfügung aufgeführten Punkte ebenfalls Bestandteil einer Generalvollmacht.

  2. Die Prokura

    Direkt an zweiter Stelle aller Vollmachten steht die Prokura. Ein Prokurist kann nur durch den Inhaber oder die gesetzlichen Vertreter eines Unternehmens ernannt werden. Bei einer GmbH kann somit der Geschäftsführer und bei einer Aktiengesellschaft der Vorstand eine Prokura erteilen. Außerdem muss die Prokura im Handelsregister eingetragen werden.

    Mit der Prokura geht viel Verantwortung und Handlungsfreiheit einher. Der Prokurist hat das Recht, alle gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäfte durchzuführen. Die einzigen Ausnahmen bilden die Veräußerung oder Belastung von Grundstücken, die Auflösung des Unternehmens, Einträge im Handelsregister durchzuführen oder Bilanzen und Steuererklärungen zu unterschreiben. Daneben kann ein Prokurist keine Prokura erteilen oder seine Befugnisse weitergeben.

    Es ist allerdings möglich, die Rechte eines Prokuristen im Innenverhältnis zu begrenzen. So können beispielsweise einzelne Handlungsbefugnisse ausgeschlossen werden. Außerdem ist zwischen einer Einzel- und Gesamtprokura zu unterscheiden. Bei einer Einzelprokura kann der Prokurist das Unternehmen alleine vertreten, die Gesamtprokura erfordert, dass – je nach Gestaltung – ein weiterer Prokurist oder ein gesetzlicher Vertreter des Unternehmens zustimmt und beispielsweise Dokumente ebenfalls unterschreibt.

  3. Die Handlungsvollmacht

    Mit der Handlungsvollmacht wird dem Bevollmächtigten das Recht gegeben, sich um Geschäfte, Entscheidungen und Handlungen in einem bestimmten Handelsgewerbe zu kümmern. Mit dieser Art der Vollmacht gehen geringere Befugnisse einher als mit der Prokura, die sich auf Aktionen in allen Handelsgewerben des Unternehmens bezieht.

    Es wird dabei zwischen drei Arten der Handlungsvollmacht unterschieden:

    1. Die Generalvollmacht erlaubt es, alle für das Handelsgewerbe gewöhnlichen Geschäfte zu erledigen.
    2. Die Artvollmacht gibt dem Bevollmächtigten das Recht, alle Geschäfte einer Art durchzuführen – beispielsweise im Ein- oder Verkauf.
    3. Die Spezialvollmacht beschränkt sich lediglich auf ein konkret festgelegtes Geschäft, etwa den Abschluss eines Vertrages bei einem speziellen Kunden.

    Eine Handlungsvollmacht kann durch die gesetzlichen Vertreter eines Unternehmens, aber auch durch Prokuristen oder andere Handlungsbevollmächtigte erteilt werden, wenn diese das entsprechende Recht dazu besitzen. Anders als die Prokura wird eine solche Vollmacht nicht im Handelsregister eingetragen.

  4. Untervollmacht

    Im Berufsalltag kann es immer wieder vorkommen, dass eine Vollmacht – zumindest für einen bestimmten Zeitraum – übertragen werden muss. Klassische Beispiele sind Urlaub oder ein Krankheitsfall des ursprünglich Bevollmächtigten. Damit in dieser Zeit die Geschäfte fortgeführt werden können, können sogenannte Untervollmachten erteilt werden.

    Dies ist jedoch nicht ohne weiteres möglich. Nur, wenn der Bevollmächtigte dazu berechtigt wurde, Untervollmachten zu erteilen, kann er dies tun. Mit einer Handlungsvollmacht geht also nicht automatisch das Recht einher, die Befugnisse weiterzugeben.

Vorlage: Muster und Vordruck für eine Generalvollmacht

Vollmachtgeber
Name, Vorname
Geburtsort und -datum
Straße Hausnummer
PLZ Ort
Telefonnummer/E-Mail

Bevollmächtigter
Name, Vorname
Geburtsort und -datum
(Personalausweisnummer)
Straße Hausnummer
PLZ Ort
Telefonnummer/E-Mail

Ort, den TT.MM.JJJJ


Generalvollmacht

Hiermit bevollmächtige ich oben genannte Person, mich in allen gesetzlich zulässigen Angelegenheiten ohne Einschränkung gerichtlich und außergerichtlich (gegenüber Banken, Behörden, Gerichten und dritten Personen) zu vertreten und diese wahrzunehmen, soweit geltend gemachte oder geltend zu machende Ansprüche bestehen.

Ich erteile dem/der Bevollmächtigten die Befugnis, sämtliche Rechtsgeschäfte und Rechtshandlungen verbindlich durchzuführen, die von mir und mir gegenüber nach den gesetzlichen Regelungen vorgenommen werden können und bei denen das Gesetz eine Stellvertretung/Vollmacht zulässig ansieht.

Der Umfang der Vertretungsbefugnis beinhaltet insbesondere:

  • die Vertretung gegenüber Privatpersonen, allen Behörden sowie jeglichen öffentlichen Stellen wie Gerichte, Steuerbehörde, Banken und Ämter
  • die Vornahme und Entgegennahme von Zahlungen
  • das Abschließen von Rechtsgeschäften
  • Steuerangelegenheiten
  • die Verfügung über meine Vermögensgegenstände
  • die Wahrnehmung der Rechte und Pflichten aus meinem Mietvertrag über die Mietwohnung und deren Kündigung
  • den Abschluss und die Kündigung eines neuen Wohnungsmietvertrages
  • die Entgegennahme und das Öffnen der an mich adressierten Post
  • die Vertretung in allen Rechtsangelegenheiten sowie der Auswahl des Rechtsbeistandes
____________________________
Ort, Datum
____________________________
Ort, Datum
____________________________
Unterschrift Vollmachtgeber
____________________________
Unterschrift Bevollmächtigter


Dieses Beispiel können Sie als kostenloses Muster herunterladen:

Vorlage: Muster und Vordruck für eine Handlungsvollmacht

Vollmachtgeber
Max Mustermann
geb. am TT.MM.JJJJ in Hamburg
Musterstraße 1
12345 Neustadt

Bevollmächtigter
Sebastian Schmidt
geb. am TT.MM.JJJJ in Münster
(Personalausweisnummer: T22 111 123)
Hauptstraße 10
12345 Neustadt

Neustadt, den TT.MM.JJJJ


Handlungsvollmacht

Hiermit erteile ich Ihnen mit Wirkung ab dem TT.MM.JJJJ Handlungsvollmacht für die Personalabteilung unseres Unternehmens, der Max Mustermann AG. Diese Handlungsvollmacht ist auf die für die Abteilung typischen Aufgaben und regelmäßig vorkommenden Geschäfte beschränkt.

Insbesondere wird festgehalten, dass die erteilte Handlungsvollmacht nicht die Befugnis umfasst, Verhandlungen in finanziellen Angelegenheiten zu führen, die das Unternehmen belasten können. Diese Aufgaben und Bereiche benötigen in jedem Fall die Zustimmung und Unterschrift eines Prokuristen oder des Geschäftsführers.

Es wird darauf hingewiesen, dass Dokumente und andere Unterlagen mit dem Zusatz in Vollmacht oder i.V. gekennzeichnet werden müssen.

Max Mustermann

Dieses Beispiel können Sie als kostenloses Muster und Vordruck herunterladen:

Private Vollmachten und Verfügungen: Die Übersicht

Nicht nur im beruflichen Umfeld gibt es unterschiedliche Vollmachten. Auch im privaten Rahmen können Sie eine Vollmacht erteilen – oder von jemand anderem bevollmächtigt werden. Diese Vollmachten werden häufig erteilt, wenn ein enges Familienmitglied erkrankt und sich nicht mehr selbst um wichtige Dinge kümmern kann. Mit einer Vollmacht können sich dann die Familienangehörigen um diese Dinge kümmern. Allerdings können verschiedene Vollmachten auch ohne auslösenden Grund erteilt werden.

  1. Generalvollmacht

    Eine Generalvollmacht gibt es auch im privaten Bereich, diese erlaubt es dem Bevollmächtigten in fast allen Belangen zu vertreten. Hier gilt jedoch die grundsätzliche Einschränkung: Eine Vollmacht kann nie dazu ausgenutzt werden, dem Vollmachtgeber zu schaden.

  2. Bankvollmacht

    Um finanzielle Angelegenheiten und Bankgeschäfte von einer anderen Person übernehmen zu lassen, braucht es eine sogenannte Bankvollmacht. Diese wird meist gemeinsam direkt in der Filiale der Bank eingerichtet – hier ist besonders wichtig, dass sowohl Vollmachtgeber als auch Bevollmächtigter anwesend sind, da die Vollmacht von beiden unterschrieben werden muss.

    Die Bankvollmacht erlaubt den Zugriff und die Kontrolle von Kontos und Schließfächern, die bei einer Bank vorhanden sind. Allerdings gibt es hier bestimmte Beschränkungen, so kann der Bevollmächtigte ein Konto nicht überziehen oder dieses auf seinen Namen überschreiben lassen.

  3. Vorsorgevollmacht

    Im hohen Alter oder im Falle gesundheitlicher Probleme werden oftmals Vorsorgevollmachten erteilt. Diese umfasst die Erlaubnisse, Geschäfte vorzunehmen und Erklärungen im Namen des Vollmachtgebers abzugeben. Die genaue Gestaltung und damit die konkreten Rechtsgeschäfte, die in der Vollmacht enthalten sind, können individuell unterschiedlich sein und sollten gut überlegt werden.

    Wichtig ist in diesem Fall, dass die Vorsorgevollmacht rechtzeitig erstellt wird, da die Geschäftsfähigkeit des Vollmachtgebers notwendig ist. Nahe Verwandte erhalten also nicht automatisch die Vorsorgevollmacht, wenn diese vorher nicht geregelt wurde.

  4. Patientenverfügung

    Ein unliebsames Thema, das viele gerne ignorieren und vor sich herschieben, doch auch die Patientenverfügung ist eine Vollmacht im weiteren Sinne. Konkret geht es darum, festzuhalten, wie Sie behandelt werden wollen, wenn Sie Ihren Willen aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr äußern können.

  5. Sorgerechtsverfügung

    Bei dieser Verfügung kann ein Elternteil oder beide Elternteile regeln, wer die Sorge für das (oder die) minderjährige Kind (Kinder) im Todesfall der Eltern tragen soll.

    Da es sich hierbei um eine ganz spezielle Verfügung handelt, muss sie handschriftlich verfasst und unterschrieben sein, um Gültigkeit zu haben. In diesem Sinne ist die Sorgerechtsverfügung dem Testament vergleichbar.

Wie schreibe ich eine Vollmacht? Die Checkliste

Wenn Sie die Vollmacht selbst schreiben möchten, haben wir einige Dinge zusammengetragen, auf die Sie achten sollten. Wenn Sie möchten, können Sie sich die Liste HIER herunterladen und als praktische Checkliste nutzen, wenn Sie Ihre Vollmacht anfertigen.

  1. Vollmachtgeber und Vollmachtnehmer benennen

    In unserer Muster-Vollmacht haben wir es vorgemacht: Derjenige, der die Vollmacht ausstellt (Vollmachtgeber), muss ebenso klar benannt sein wie Derjenige, dem die Vollmacht gegeben wird (Vollmachtnehmer).

    Dazu gehören:

    • Vor- und Zuname
    • Geburtsort und -datum
    • (falls zur Hand) Personalausweisnummer

    Die Adresse des Vollmachtnehmers können Sie angeben, müssen Sie aber nicht unbedingt, da sich diese durch einen Umzug schnell ändern kann.

  2. Umfang der Vollmacht beschreiben

    Im nächsten Schritt sollten Sie so genau wie möglich darlegen, worauf sich die Vollmacht bezieht. Was der Bevollmächtigte mit der Vollmacht darf und vor allem, was er nicht darf.

    Seien Sie dabei lieber ausführlicher als zu kurz. Bei einer zu knapp umrissenen Vollmacht könnte der Bevollmächtigte Probleme bekommen, wenn die Befugnisse für das geplante Rechtsgeschäft nicht ausreichen.

  3. Nicht zu allgemein formulieren

    Ein weiteres Problem, das sich ergeben kann, wenn Sie die Vollmacht nicht konkret genug schreiben, bezieht sich ebenfalls auf den Geltungsbereich. Gut möglich, dass der Bevollmächtigte davon ausgeht, mehr Kompetenzen zu haben, als Sie ihm tatsächlich einräumen wollten.

    Wenn offizielle Stellen ebenfalls zu diesem Ergebnis kommen, kann das unter Umständen Nachteile für Sie haben. Formulieren Sie die Vollmacht daher so konkret wie möglich und vermeiden Sie zu allgemeine Aussagen.

  4. Gültigkeitsdauer festlegen

    In der Vollmacht darf eine Angabe darüber, wie lange sie gelten soll, nicht fehlen. Achten Sie darauf, dass Sie entweder das Datum oder eine Bedingung nennen, die erfüllt sein muss, damit die Vollmacht erlischt.

  5. Unterschrift und Datum hinzufügen

    Eine Vollmacht ist nur gültig, wenn Sie Ihre Unterschrift darunter setzen und das Datum nicht vergessen, an dem Sie das Dokument verfasst haben.

Zu der Frage „Wie schreibe ich eine Vollmacht“ gehört außerdem, wie Sie sie beenden. Üblicherweise richtet sich das Ende einer Vollmacht nach ihrem Inhalt, das heißt, es kann eine zeitliche Befristung oder eine Bedingung geben, die erfüllt sein muss.

Nebendem ist jederzeit ein Widerruf möglich, sofern Sie nicht zuvor eine unwiderrufliche Vollmacht erstellt haben – dies wäre dann eigens in der Vollmacht festgehalten worden. Die Möglichkeit zum Widerruf hat einen guten Grund, denn eine Vollmacht – vor allem, wenn es sich beispielsweise um eine Generalvollmacht oder Prokura handelt – gibt dem Bevollmächtigten einen großen Handlungsspielraum.

Grundlage einer solchen Vollmacht ist natürlich Vertrauen. Fällt dieses Vertrauen allerdings aus irgendeinem Grund weg, müssen Sie als Vollmachtgeber immer noch die Möglichkeit haben, zu Ihrem Recht zu gelangen. Für den Fall eines Widerrufs sollten Sie sich in schriftlicher Form an den Bevollmächtigten wenden und ihm die Vollmacht entziehen.

Der Empfang des Widerrufs beendet das Innenverhältnis. Für den Fall, dass Sie eine Bevollmächtigung einem Dritten gegenüber ausgestellt hatten – beispielsweise für Steuerangelegenheiten – müssen Sie dort den Widerruf erklären. In diesem Fall wird das Außenverhältnis beendet.

[Bildnachweis: NONWARIT by Shutterstock.com]
2. Mai 2019 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.



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