Feedbackregeln: So klappt die Rückmeldung

Es gibt wohl keine zwei Meinungen darüber, dass Feedback wichtig ist. Ohne eine solche Rückmeldung ist es schwer, das eigene Verhalten zu reflektieren und sich weiterzuentwickeln. Wir können nicht aus unserer Haut und betrachten die Dinge zunächst nur aus der eigenen Perspektive. Durch Feedback wird die Sicht objektiver, weshalb in vielen Unternehmen eine Feedback-Kultur entwickelt wird. Allerdings kann dabei auch einiges falsch gemacht werden, was dazu führt, dass Feedback nicht konstruktiv ist und umgesetzt wird, sondern zu Streitigkeiten und Auseinandersetzungen führt. Deshalb braucht es klare Feedbackregeln, an die sich alle halten sollten. Wir haben die wichtigsten Feedbackregeln aufgelistet, die Ihnen dabei helfen, Feedback fair und konstruktiv zu geben, ohne dem Empfänger auf die Füße zu treten…

Feedbackregeln: So klappt die Rückmeldung

Feedbackregeln: Keine einmalige Angelegenheit

Die Feedbackregeln in den meisten Unternehmen sind recht einfach gestrickt. Es wird ein fester Zeitpunkt festgelegt, zu dem ein Feedbackgespräch erfolgt und in diesem soll möglichst alles abgedeckt werden, was in der Zwischenzeit passiert ist. Häufig handelt es sich dabei um Jahresgespräche, einige Unternehmen setzen aber auch auf andere Intervalle oder führen Mitarbeitergespräche abhängig von Projekten oder Aufgaben durch.

All diese haben jedoch ein Problem gemeinsam: Das Feedback bleibt ein Einzelfall und zwischen zwei Rückmeldungen liegt meist eine größere Zeitspanne. Mehr Erfolg verspricht es, Feedback nicht als einmalige Aktion zu sehen, die an einem bestimmten Termin erfolgt, sondern es als fortlaufenden Prozess zu begreifen, der jederzeit stattfinden kann und sollte.

So entwickelt sich ein Kreislauf, der dauerhaft funktioniert und nicht an bestimmte zeitliche Vorgaben geknüpft ist. Wird dieser Prozess beibehalten, wird er zur Routine und es entsteht eine wirkliche Feedback-Kultur in Unternehmen, die sich in der gesamten Einstellung zeigt.

Feedbackregeln Kreisualf Ablauf Beispiele Grafik

Damit das Feedback jedoch ankommt und umgesetzt wird, braucht es einige Feedbackregeln, an die sich alle Beteiligten halten sollten.

Die wichtigsten Feedbackregeln

Feedbackregeln Beispiele PDF Praesentation Kurz TippsJedes Unternehmen und jeder Feedbackgeber hat seine eigenen Vorgehensweisen, wenn es darum geht, Feedback zu vermitteln. Diese hängt von der Persönlichkeit oder der Unternehmenskultur ab. Dennoch sollte es immer einige Gemeinsamkeiten geben, denn einige Feedbackregeln gelten universell. Wir haben die wichtigsten für Sie zusammengefasst:

  • Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick

    Es ist leicht, sich selbst in der Situation zu sehen, um anderen Feedback zu geben. Von außen betrachtet wirkt immer alles anders, sie haben einen andere Perspektive und sind nicht so in die Sache involviert. Bevor Sie aber vorschnell mit Ihrer Meinung oder Ratschlägen um sich werfen, sollten Sie zunächst sicher sein, auch wirklich einen vollständigen Überblick zu haben.

    Nur mit einem Verständnis der gesamten Situation können Sie wirklich qualifiziertes Feedback geben. Das bedeutet, dass Sie möglichst alle Variablen betrachten und auch verstehen sollten. Ist dies noch nicht der Fall, ist Ihr Feedback nur heiße Luft und Sie sollten Ihre Zeit zunächst investieren, um die Lage wirklich zu verstehen.


  • Finden Sie den richtigen Zeitpunkt

    Der Zeitpunkt ist eine grundlegende Feedbackregel, auf die Sie unbedingt achten sollten, wenn Sie einem Kollegen oder auch einem Freund eine Rückmeldung geben wollen. Und leider ist ein solcher Moment gar nicht so leicht zu finden, denn Sie müssen einen Balanceakt bewältigen. Auf der einen Seite sollte Feedback immer zeitnah erfolgen, auf der anderen Seite verliert es an Wirkung, wenn es aufgezwungen wird.

    Idealerweise fragt der Betroffene selbst nach einem Feedback und gibt Ihnen so die Möglichkeit für einen Einstieg. Geschieht dies nicht, müssen Sie Fingerspitzengefühl beweisen und einen guten Zeitpunkt finden.


  • Beschreiben Sie, anstatt zu bewerten

    Ein häufiger Fehler ist es, den anderen, seine Entscheidungen oder seine Handlungen im Feedback zu bewerten und scheinbar von oben herab zu behandeln. Das Ergebnis ist fast immer gleich: Eine Verteidigungshaltung, in der der Feedbacknehmer sich rechtfertigt. Konstruktiver Austausch ist spätestens dann nicht mehr möglich-

    Helfen kann die Feedbackregel der Beschreibung. Somit bleiben Sie möglichst neutral und geben Ihrem Gegenüber die Möglichkeit, Fehler selbst zu erkennen und sein Gesicht zu wahren. Den meisten Menschen fällt es schwer, von anderen auf die eigenen Fehler aufmerksam gemacht zu werden – durch Beschreibungen statt Bewertungen wirken Sie dem entgegen.


  • Bringen Sie Verständnis auf

    Wer richtig Feedback geben möchte, das beim Empfänger wirklich ankommt und positiv aufgenommen wird, braucht eine gehörige Portion Empathie. Zeigen Sie Ihrem Gegenüber, dass Sie durchaus Verständnis für seine Situation und sein Handeln haben. Dies sorgt für eine Bindung und schafft Vertrauen, wodurch die Botschaften des Feedbacks besser aufgenommen werden.


  • Argumentieren Sie sachlich und nachvollziehbar

    Selbst wenn Sie frustriert oder aufgebracht sind, muss Feedback immer ruhig und sachlich erfolgen. Nehmen Sie sich lieber erst die Zeit, um das eigene Gemüt ein wenig zu beruhigen, ansonsten ist das Feedbackgespräch von Anfang an zum Scheitern verurteilt.

    Zusätzlich sollte als Feedbackregel beachtet werden, dass die Rückmeldung immer nachvollziehbar sein muss. Erst wenn eine Einsicht erreicht wird, was schief gelaufen ist, kann eine Änderung des Verhaltens und eine Verbesserung für die Zukunft erfolgen.


  • Bleiben Sie offen für einen Dialog

    Feedback wird oftmals fälschlicherweise als Einbahnstraße verstanden. Natürlich sind Sie als Feedbackgeber anfangs in der Position, in der Sie Ihre Ansicht wiedergeben, kritisieren und auch loben, aber damit sollte das Feedback nicht beendet sein. Vielmehr ist es ein Gespräch und sollte als Dialog geführt werden, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

    Hören Sie sich deshalb in jedem Fall auch an, was der andere zu sagen hat. Das können Rechtfertigungsversuche sein, um einen Fehler schön zu reden. Doch vielleicht erfahren Sie auch mehr über die Motive des Handelns und die Absichten dahinter. So kann es sein, dass Sie Ihr Feedback noch einmal überdenken und anpassen, weil Sie neue Informationen erhalten.


  • Nennen Sie konkrete Beispiele und vermeiden Sie Verallgemeinerungen

    Eine der wichtigsten Feedbackregeln: Verzichten Sie komplett auf jede Form der Verallgemeinerung. Ebenso sind Übertreibungen ein Tabu. Formulierungen wie Jedes Mal… oder auch Immer… sind viel zu allgemein und haben kaum einen Effekt.

    Benennen Sie stattdessen konkrete Beispiele des Verhaltens. Wann genau ist es Ihnen aufgefallen? Welche Situation war es? Kam es anschließend noch ein zweites Mal vor? Das macht Ihr Feedback verständlicher und Kritik glaubhafter.


  • Geben Sie Feedback im persönlichen Gespräch

    Rückmeldungen – gerade negative in Form von Kritik – haben nichts in einem großen Umfeld verloren. Einen Mitarbeiter vor anderen Kollegen mit Feedback zu seiner Arbeit zu konfrontieren, stellt diesen nur bloß.

    Besser ist eine ruhige Atmosphäre im Gespräch unter vier Augen. Sorgen Sie außerdem dafür, dass das Umfeld nicht einschüchternd oder gar bedrohlich wirkt. Sie wollen Feedback geben, um eine Verbesserung zu erreichen – und Ihrem Gegenüber nicht den Kopf abreißen.


  • Vergewissern Sie sich, dass Ihr Feedback richtig aufgenommen wird

    Auch gute Absichten werden nicht immer positiv verstanden. Wenn Sie Feedback geben, sollten Sie deshalb unbedingt darauf achten, dass dieses auch so aufgenommen wird, wie Sie es gemeint haben. Manch einer fühlt sich sofort persönlich angegriffen und reagiert mit Ablehnung, obwohl Sie ihn vielleicht nur fördern wollen.

    Drücken Sie sich deshalb so klar wie möglich aus und stellen Sie immer wieder Rückfragen. Ermutigen Sie den Feedbackempfänger dazu, sich zu äußern und zu sagen, wie er Ihre Ansichten versteht und aufnimmt.


  • Sprechen Sie Dinge an, die wirklich geändert werden können

    Feedback ist nur dann sinnvoll, wenn es umgesetzt werden kann. Ansonsten verfehlt es seinen Zweck und wird schnell zum reinen Schlechtreden. Achten Sie deshalb darauf, dass sich Ihre Rückmeldung auf ein Verhalten konzentriert, das wirklich geändert werden kann.

    Hat Ihr Gesprächspartner das, was Sie ansprechen, gar nicht selbst in der Hand, ist das Feedback für ihn nur frustrierend. Ein übertriebenes Beispiel: Ein Basketball-Trainer könnte einem Spieler das Feedback geben, dass dieser zehn Zentimeter zu klein ist. Das mag vielleicht stimmen, daran lässt sich aber nichts ändern. Besser wäre es, die Sprungkraft anzusprechen und gemeinsam einen Trainingsplan zu erarbeiten.


  • Gehen Sie mit gutem Beispiel voran

    Eins sollte als Feedbackregel immer gewährleistet sein: Rückmeldungen werden nur ernst genommen, wenn Sie selbst mit gutem Beispiel vorangehen. Soll heißen: Wenn Sie Fehler ansprechen, sollten Sie diese nicht selbst machen. Ansonsten wird der Empfänger Sie nicht ernst nehmen.

    Ist dies noch nicht möglich, können Sie auch mit Einsicht einen gemeinsamen Weg beginnen. Sprechen Sie offen an, dass auch Sie sich schwer damit tun und setzen Sie gemeinsame Ziele, um die Fehler in Zukunft zu vermeiden.


  • Sprechen Sie immer aus Ihrer Sicht heraus

    Eine recht einfache, aber sehr effektive Feedbackregel: Formulieren Sie immer in der Ich-Perspektive. Ich denke…, Ich habe es so gesehen, dass… oder auch Meiner Meinung nach… Der erste Vorteil: Sie machen deutlich, dass es sich dabei um Ihre Ansichten handeln, die keinesfalls einen Anspruch auf die absolute Wahrheit haben.

    Noch wichtiger: Sie vermeiden es, Ihren Gegenüber direkt anzugreifen oder zu verurteilen. Du-Formulierungen bekommen meist sofort einen negativen Beigeschmack und klingen nach Anklage. Du hast… wirkt automatisch wie ein Vorwurf.


  • Übertreiben Sie es nicht

    Feedback geben fällt den meisten nicht sonderlich schwer – und einmal in Rage geredet sprudelt es immer weiter. Aber versetzen Sie sich auch in die Lage des Empfängers. Es ist nicht leicht, sich so viel Kritik am eigenen Verhalten auf einmal anzuhören. Dosieren Sie das Feedback deshalb und beschränken Sie sich auf einen oder zwei Punkte.


  • Geben Sie immer klare und hilfreiche Tipps

    Gutes Feedback beschränkt sich nicht darauf, einzig und allein zu kommentieren, was bereits gewesen ist. Eine unerlässliche Feedbackregel für gute Rückmeldungen ist es, mit jedem Feedback auch passende Tipps zu liefern, um eine Lösung anzubieten.

    Auf einem anderen Blatt steht, ob der Betroffene diese anschließend auch in die Tat umsetzt. Aber erst wenn Sie mögliche Perspektiven und Vorgehensweisen nennen, ist das Feedback komplett.

[Bildnachweis: Branislav Nenin, Doppelganger4 by Shutterstock.com]
21. September 2017 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.

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