Produktivität: Bloß nicht mehr als 50 Stunden arbeiten!

Dem produktiven Tagwerk pirscht leider oft auf leisen Sohlen das Ausbrennen hinterher. Wir leben in einer Zeit mit angeblich hoher Produktivität, aber wenig Effizienz; jeder Menge action ohne satisfaction. Virtuelles Arbeiten, Permapräsenz, Work-Life-Blending – all das raubt den Menschen Kraft und Zeit. Seit Jahren bescheinigen immer neue Studien den Belegschaften zunehmende Arbeitsverdichtung, Überlastung und steigenden Stress. Doch was tun die Menschen um steigende Anforderungen und Mehrarbeit zu bekämpfen? Richtig, sie arbeiten noch mehr, klotzen noch mehr rein, um irgendwie über die Runden zu kommen. Riesenfehler! Mit Produktivität hat das nämlich gar nichts zu tun. Was Produktivität ausmacht, welche Probleme damit verbunden sind und wie Sie Ihre Produktivität steigern können…

Produktivität: Bloß nicht mehr als 50 Stunden arbeiten!

Definition: Was ist Produktivität?

Produktivität Definition Erklärungen Wirtschaftlichkeit SynonymeRein wirtschaftlich betrachtet, ist Produktivität nichts anderes als das Verhältnis zwischen Aufwand und Ertrag. Oder auf eine kurze Formel gebracht: Produktivität = Ergebnis (Output) – Einsatz (Input).

Unter Output ließe zum Beispiel definieren:

  • Wie viele Aufgaben können in einer bestimmten Zeit erledigt werden?
  • Welche Stückzahlen werden produziert?

Entsprechend wäre ein Arbeitnehmer umso produktiver, je geringer der Arbeitsaufwand für eine zu erledigende Aufgabe ist. Um den Output zu steigern, gibt es in diesem Szenario allerdings zwei Möglichkeiten:

  • Entweder man entwickelt eine neue Technik, die es ermöglicht schneller zu produzieren oder zu arbeiten, was in der Praxis zunehmend schwierig ist.
  • Oder man erhöht die aufgewendete Zeit.

Natürlich ist das stark vereinfacht. Denn genau bei der Frage, wie sich die Produktivität steigern lässt, wird es kompliziert. Insbesondere beim Mitteleinsatz, wie etwa der eigenen Arbeitsleistung. Mehr davon bringt eben nicht zwangsläufig auch mehr Produktivität – und vice versa.

Oder anders formuliert: Jeder weiß zwar, was Produktivität ist, wie sie sich aber steigern lässt (speziell bei den Mitarbeitern), bleibt schwammig. Das zeigt sich ebenfalls an den zahlreichen Synonymen für Produktivität, die hierzu immer wieder genannt werden:

  • Wirtschaftlichkeit
  • Ertragsfähigkeit
  • Rentabilität
  • Erfindungsgabe
  • Kreativität
  • Einfallsreichtum
  • Genie

Spätestens bei den letzten vier Synonymen wird klar, dass Produktivität nicht unbedingt nur mit körperlicher Arbeit zu tun haben muss. So ließe sich beispielsweise auch die These aufstellen: Produktiv sein, heißt…

  • als Person zu wachsen.
  • sich an der Gemeinschaft mit anderen zu erfreuen.
  • stolz darauf zu sein, was man erreicht hat.
  • dankbar für seine Talente zu sein.
  • sich auf neue Herausforderungen zu freuen.
  • anderen Menschen zu helfen.
  • Anerkennung zu bekommen.

Das Ganze erinnert nicht ganz zufällig an die jiddische Metapher der sogenannten Luftmenschen:

Luftmenschen sind Menschen, die in „Luft“ investieren – nicht in Greifbares: Sie fokussieren auf Ideen, Gedanken, Träume. Zwar klingt es zunächst ein bisschen abwertend, Luftmensch genannt zu werden. Doch wissen Luftmenschen etwas, was der Rest oft nicht weiß: Die meisten scheinbar nutzlosen Dinge, die wir tun, sind oft die wichtigsten. Also die Dinge, die scheinbar keinen Zweck erfüllen und die wir nur tun, weil sie uns und anderen Spaß machen. Es sind die Dinge, die uns menschlich machen – zu authentischen Personen.

Ein nachdenkenswertes Konzept, das zugleich mahnt, dass produktives Arbeiten um der Produktivität Willen allein nicht glücklich macht. Und auf lange Sicht wohl auch nicht produktiver.

Produktivität ist keine Konstante

Die eigene Produktivität steigern – das wollen viele. Entsprechend beschreiben längst unzählige Ratgeber, wie man lernt produktiver zu arbeiten. Die meisten davon befassen sich damit, was man (mehr oder besser) tun sollte. Sicher nicht ganz verkehrt. Denn natürlich gibt es einige wichtige Voraussetzungen für produktives Arbeiten:

  • Sie machen Ihre Arbeit gerne

    Wie sollen Sie produktiv arbeiten, wenn die Arbeit überhaupt keinen Spaß macht und Sie sich zu jeder neuen Aufgabe überwinden müssen? Eben. Die erste Grundvoraussetzung für produktives Arbeiten ist der Spaß an der eigenen Tätigkeit.

  • Sie übertreiben es nicht

    Fälschlicherweise wird Produktivität oft mit ununterbrochenem Arbeiten gleichgesetzt. Getreu dem Motto: Viel hilft viel. Wenn Sie es ständig übertreiben und sich keine Auszeiten gönnen, hat das nichts mit Produktivität zu tun, sondern wird zur Selbstausbeutung. Siehe auch Yerkes-Dodson-Kurve. Ethan Winning kommt gar zu dem Schluss, dass die Fehlerquote nach acht Stunden Arbeit um zehn Prozent steigt, nach einem 10-Stunden-Tag steigt sie schon um 28 Prozent.

  • Sie behalten den Überblick

    Man kann eine ganze Menge arbeiten, ohne wirklich etwas zu schaffen. Alles geht durcheinander, kein Ziel, keine klaren Ideen. Die Stunden vergehen, man schuftet und werkelt, doch am Ende des Tages ist die ToDo-Liste noch immer voll. Um produktiv zu sein, müssen Sie den Überblick über Ihre Aufgaben behalten und nicht einfach blind drauf los arbeiten.

Allerdings sollte ebenso klar sein: Produktivität ist keine Konstante.

In einem Industriebetrieb kann vielleicht noch das Tagessoll geplant und produziert werden. Abgesehen von Arbeitsunfällen oder Materialfehlern, ist voraussehbar, dass in X Stunden Maschinenlaufzeit die Menge Y an Erzeugnissen für den nächsten Tag bereit stehen wird. Für moderne Wissensarbeit aber kann unmöglich vorhergesagt werden, dass beispielsweise am morgigen Tag ein genialer Einfall Ihnen und Ihrem Team wochenlange Arbeit ersparen wird.

Schneller schaufeln oder laufen lässt sich heute nicht mit schneller denken oder tippen gleichsetzen. Im Industriebereich mag die Formel „Härter arbeiten = mehr schaffen“ teils noch Gültigkeit besitzen, aber auch hier passieren dann vermehrt Flüchtigkeitsfehler. Für Wissensarbeiter gilt erst recht: Kreativität, gutes Planen oder klares Denken lässt sich nicht erzwingen – das Gegenteil wird das Resultat sein.

Daher:

  • Nehmen Sie den Druck von sich und den Mitarbeitern. Weniger Druck bedeutet mehr Produktivität.
  • Verteilen Sie die Arbeit nur auf 80 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit. Das schafft Puffer und Raum für Kreativität.
  • Wenn es sich wie Arbeit anfühlt, machen Sie etwas falsch. Nichts steigert Produktivität mehr, als Zufriedenheit mit der eigenen Arbeit.

Produktivitätskiller Arbeitszeit: Anwesenheit mindert Produktivität

Vergessen wird dabei aber fast immer, was Sie NICHT tun sollten. Dabei verbergen sich hier oft die größten Produktivitätskiller – und Chancen, produktiver zu arbeiten.

Denken Sie beispielsweise an Überstunden.

Eine im Economist veröffentlichte OECD-Studie über die Korrelation von Arbeitsstunden und Output lieferte dazu bemerkenswerte Ergebnisse. Die Kurve verlief nämlich keinesfalls linear, im Gegenteil: Ab einem Umfang von 50 Wochenstunden sank die Produktivität der Probanden rapide. Alles, was über 56 Stunden hinaus ging, bezeichneten die Forscher gar als pure Zeitverschwendung.

Arbeitszeit Produktivitaet OECD Studie Grafik

Das deckt sich auch mit einer schon etwas älteren Studie der Durham Business School und des Beratungsunternehmens JBA. Die Forscher unterschieden dabei zwei Mitarbeitergruppen in wissensintensiven Branchen: Die einen kamen – wie üblich – an fünf Tagen in der Woche ins Büro, die anderen hatten flexible Arbeitszeiten und -orte und durften gar einen oder mehrere Tage pro Woche von einem beliebigen Standort aus arbeiten.

Ergebnis: Sobald jemand, seine Arbeit selbstständig verteilen und organisieren konnte, erhöhte sich dessen Produktivität. So stieg etwa mit zunehmender Anwesenheitspflicht und Bindung an das Büro auch die Bereitschaft, drei oder mehr Tage im Jahr zu fehlen, beziehungsweise blau zu machen. Oder salopp formuliert: Wer häufiger da sein muss, ist häufiger abwesend.

Selbst bei unserer eigenen Leserumfrage gaben knapp 40 Prozent zu, am Tag maximal fünf bis sechs Stunden produktiv zu sein. Ein weiteres gutes Drittel (34 Prozent) gestand, nur drei bis vier Stunden produktiv zu arbeiten. Der Rest ist reines Absitzen von Zeit.

Arbeitszeit Wochentag Produktiv Effektiv Realitaet Umfrage Studie Grafik

Der Mensch ist nun mal keine Maschine. Und selbst die vertragen es nicht, immer nur unter Vollgas zu rotieren. Deshalb sind Auszeit-Intervalle (vulgo: Pausen) enorm wichtig für Körper, Psyche – und eben auch für die Produktivität.

Wo bitteschön steht auch geschrieben, dass man immer und überall erreichbar, immer ansprechbar und vor allem immer beschäftigt sein muss?

Ein derartiges Verhalten könnte schließlich ebenso auf eine narzisstische Störung hindeuten: Wer etwa glaubt, dass die Wirtschaft, vielleicht aber auch nur die Tabellenkalkulation zusammenbricht, sobald er mal kurz innehält, nimmt sich höchstwahrscheinlich viel zu wichtig.

Produktivität steigern? Das bitte sein lassen

Produktivität steigern? Das bitte sein lassenDas ist aber nicht nur ein Plädoyer dafür, insgesamt weniger (als maximal 50 Wochenstunden) zu arbeiten. Es geht darum, andere Dinge ebenfalls weniger zu tun oder möglichst ganz sein zu lassen, weil Sie auf Dauer unserer Produktivität im Weg stehen. Dazu gehören etwa…

  • Schluss mit unnützen Meetings!

    Vor allem Meetings können zu enormen Zeitfressern und damit zu Produktivitätskillern mutieren. Nicht selten avancieren die Zusammenkünfte zu Marktplätzen der Eitelkeiten. Die Teilnehmer erscheinen unvorbereitet, wissen nicht was auf der Agenda steht oder was genau sie jetzt gleich erarbeiten sollen und driften deshalb ständig ab. Das langweilt, nervt, frustriert. Mehr noch: Manager wie Angestellte verbringen ihre Zeit im Schnitt in sieben Besprechungen pro Woche, an denen sieben Personen teilnehmen. Ein Fünftel dieser Bürorunden dauert länger als fünf Stunden. Woraus sich für manche statistisch ergibt, dass sie jede Woche rund 19 Stunden in Meetings hocken. Ob diese allerdings allesamt für alle Teilnehmer nötig waren, darf bezweifelt werden.

  • Schluss mit der Ja-Sagerei!

    Ein JA geht den meisten Kollegen leichter über die Lippen, als ein NEIN. Niemand möchte gerne der Buhmann sein, selbst wenn sich die eigenen Aufgaben bereits stapeln. Zwar sind Ihre Kollegen und Ihr Chef froh, denn nun ist die Arbeit auf Sie abgewälzt. Doch Sie stehen vor dem Problem, die zusätzlichen Aufgaben und Ihr eigenes Pensum zu schaffen. Deswegen gehört das Neinsagen zu den wichtigsten Fähigkeiten, die Sie sich im Job aneignen sollten. Tipps, wie Sie Grenzen setzen, finden Sie hier.

  • Schluss mit dem Kleinkram!

    Setzen Sie auf Automatisierung. Viel zu häufig hält man sich im Arbeitsalltag mit Kleinkram, wie beispielsweise Formatierungen oder E-Mails auf. Versuchen Sie überall, wo es möglich ist, Abläufe zu automatisieren. Damit beschleunigen Sie Ihren Arbeitsprozess. Arbeiten Sie beispielsweise mit Vorlagen für Berichte und Konzepte sowie mit Tools, die Ihnen Aufgaben abnehmen können. E-Mails gehören generell zu den größten Produktivitätskillern. Täglich kämpfen wir mit einer unglaublichen Masse an Nachrichten. Wer nicht aufpasst, läuft also Gefahr, dass seine ganze Arbeitszeit davon aufgefressen wird. Insbesondere, wenn Sie alle fünf Minuten Ihren Posteingang checken.

  • Schluss mit dem Einzelgängertum!

    Große Aufgaben lassen sich in der Regel nicht alleine bewerkstelligen. Doch viele Arbeitnehmer haben Angst, Verantwortung aus der Hand zu geben. Leider läuft man damit Gefahr, sich selbst zu überfordern. Wer Kollegen mit ins Boot holt und auch neue Mitarbeiter einarbeitet, wird überrascht werden, wie groß die Arbeitserleichterung ist. Delegieren Sie Aufgaben, die auch eines Ihrer Teammitglieder mit freien Kapazitäten erledigen kann. Damit bleibt Ihnen Zeit, sich auf Ihre Kernaufgaben und die wirklich wichtigen Punkte Ihrer To-Do-Liste zu konzentrieren.

  • Schluss mit Perfektionismus!

    Selbstverständlich hat jeder Arbeitnehmer den Anspruch, seine Arbeit nach besten Wissen und Gewissen zu erledigen. Doch nicht wenige verfallen dabei in einen schädlichen Perfektionismus. Diese Detailverliebtheit kostet viel Zeit. Zeit, die Sie bereits in andere Aufgaben stecken könnten. Auch verlieren Sie dabei den Blick fürs große Ganze. Praktizieren Sie stattdessen selektiven Perfektionismus: Überlegen Sie sich, bei welchen Aufgaben sich Perfektionismus lohnt. Lohnt es sich mehrere Stunden für die Folien einer Kundenpräsentation zu investieren? Auf jeden Fall. Lohnt es sich hingegen, mehrere Stunden für einen internen Zwischenbericht zu opfern? Wahrscheinlich nicht, denn hier stehen zumeist die Ergebnisse und nicht das Layout im Vordergrund. Auf diese Weise ersparen Sie sich eine Menge Aufwand. Siehe hierzu auch unter: Pareto-Prinzip.

30 Tipps für mehr Produktivität

Mit Tipps zur Produktivität lassen sich ganze Bücher füllen. Damit Sie nicht mit wochenlanger Lektüre beschäftigt sind, sondern schnell mit der Umsetzung beginnen können, haben wir für Sie die besten und erprobte Tipps für mehr Produktivität zusammengestellt.

Dabei gilt: Sie müssen nicht gleich alles umsetzen. Suchen Sie sich die Vorschläge und Ideen heraus, die für Sie am besten funktionieren. Probieren Sie verschiedene Techniken aus und vergleichen Sie die Ergebnisse. So steigern Sie Ihre Produktivität Schritt für Schritt!

  • Setzen Sie klare Prioritäten

    Es ist der absolute Klassiker, um die Produktivität zu steigern: Wer klare Prioritäten setzt und diese einhält, schafft mehr und verbessert die Ergebnisse. Nur so können Sie Herr oder Frau über die unzähligen Aufgaben werden, die jeden Tag zu tun sind. Wer das nicht schafft, arbeitet sich die Finger wund, ist aber alles andere als produktiv. Etablieren Sie deshalb ein System, um Prioritäten zu setzen, nach dem Sie Aufgaben in entsprechender Reihenfolge angehen können.

  • Erstellen Sie ToDo Listen

    Auch die ToDo-Liste erfreut sich großer Beliebtheit, um die Produktivität zu steigern. Schreiben Sie all die Dinge auf, die Sie noch erledigen müssen – das muss nicht zwangsläufig nur beruflich sein, sondern kann auch auf den privaten Bereich ausgeweitet werden. So haben Sie stets den Überblick und können, gemeinsam mit den oben angesprochenen Prioritäten, produktiv die Liste offener Aufgaben abarbeiten.

  • Planen Sie Arbeitstage und -wochen voraus

    Fehlende Planung und böse Überraschungen können der Produktivität einen Strich durch die Rechnung machen. Darum sollten Sie sich für Ihre Arbeitstage oder gleich für die gesamte Woche einen Plan erstellen. Was muss erledigt werden? Woran müssen Sie denken? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein? Wer ist daran beteiligt? Mit einem detaillierten Tagesplan sorgen Sie für bessere Struktur und Organisation, wodurch Ihre Produktivität verbessert wird.

  • Schreiben Sie Ihre Ideen auf

    Es gibt gleich zwei gute Gründe, um Ihre Ideen aufzuschreiben: Zunächst einmal werden viele Dinge wieder vergessen, weil wir uns anderen Dingen widmen. Plötzlich ist der gute Einfall weg und Sie wissen einfach nicht mehr, was Sie machen wollten. Aufschreiben verhindert diesen Verlust von wertvollen Gedanken. Zum anderen können Gedanken, die im Hinterkopf hin und her gewälzt werden, der Produktivität schaden, weil Sie nicht ganz bei der Sache sind. Wenn Sie Ihre Gedanken zu Papier bringen, können Sie sich guten Gewissens später damit auseinandersetzen und haben nun den Kopf frei für die aktuelle Aufabe.

  • Nutzen Sie das Timeboxing

    Das Timeboxing stammt aus dem Zeitmanagement und soll helfen, Aufgaben besser zu strukturieren und so die Produktivität zu steigern. Dahinter steckt ein simples Konzept: Statt einfach loszuarbeiten, legen Sie für Ihre Aufgaben ein Zeitfenster, die sogenannte Timebox, fest. An diese halten Sie sich dann möglichst genau, um Zeitverschwendung zu vermeiden. Auf diese Weise können Sie Zeit und Aufgaben in Einklang bringen und produktiv arbeiten.

  • Halten Sie sich an die 2-Minuten-Regel

    Viele Arbeitnehmer haben das Gefühl, dass die Liste an Aufgaben mit dem Tag eher länger als kürzer wird. Das liegt auch daran, dass jede Kleinigkeit hinten angereiht wird. Ein Fehler! Besser für die Produktivität ist es, wenn Sie sich an die 2-Minuten-Regel halten. Diese besagt, dass eine Aufgabe, die in weniger als zwei Minuten schaffen können, sofort erledigt werden sollte. So häufen sich kleine Aufgaben gar nicht erst an, sondern geben Ihnen das gute Gefühl, bereits einiges geschafft zu haben – was erneut die Produktivität steigert.

  • Verhindern Sie Prokrastination

    Der vielleicht schlimmste Feind der Produktivität ist die Prokrastination. Aufgaben werden aufgeschoben, alles soll später erledigt werden und das Anfangen fällt zunehmend schwer. Sagen Sie der Aufschieberitis den Kampf an und trainieren Sie sich selbst, Aufgaben sofort zu beginnen. Dabei kann es helfen, große Herausforderungen in kleinere Aufgaben zu zerteilen. Erfolgserlebnisse treten schneller ein und es fällt Ihnen leichter, loszulegen statt aufzuschieben.

  • Stoppen Sie das Multitasking

    Ein verbreiteter Irrglaube lautet: Multitasking macht produktiv. Tatsächlich stimmt das genaue Gegenteil. Wer zehn Dinge gleichzeitig macht, macht nichts davon richtig, braucht viel länger, macht Fehler und steht der eigenen Produktivität im Weg. Entscheiden Sie sich lieber gezielt für das sogenannte Singletasking. Das Motto dabei: Eine Aufgabe nach der anderen angehen.

  • Passen Sie sich an Ihren Tagesrhythmus an

    Wann arbeiten Sie am besten und sind besonders produktiv? Die Antwort darauf kann für jeden Arbeitnehmer anders ausfallen. Manche starten am frühen Morgen besonders motiviert und schaffen viel, andere werden erst im Laufe des Tages besser und haben ihre Hochphase am Nachmittag. Wenn Sie Ihre Chronobiologie kennen, können Sie diese für Ihren Arbeitstag nutzen und Ihre Produktivität daran ausrichten.

  • Bringen Sie Abwechslung in die Arbeit

    Derselbe Schreibtisch, dieselben Wände, dieselben Bilder. Tagein, tagaus die immer gleiche Umgebung. Soviel Eintönigkeit schadet der Produktivität. Sorgen Sie für mehr Abwechslung im Job und bringen Sie mit einem Tapetenwechsel neue Produktivität in Ihren Arbeitstag. Dafür müssen Sie nicht gleich das Büro renovieren. Arbeiten Sie im Sommer auch mal draußen, nutzen Sie mobiles Arbeiten in einem Cafe oder wechseln Sie zumindest den Schreibtisch.

  • Schalten Sie Ablenkungen aus

    Viel Produktivität geht verloren, weil wir abgelenkt werden – und uns gerne ablenken lassen. Ein kleiner Plausch mit dem Kollegen, kurz durch Facebook und Instagram schauen und schon ist eine Stunde um. Darum: Schluss mit Ablenkungen. Wenn Sie an einer Aufgabe sitzen, schalten Sie Ablenkungen aus – und das ist durchaus wörtlich gemeint. Drehen Sie die Benachrichtigungen von E-Mails auf stumm, schalten Sie das Telefon auf den Anrufbeantworter und blocken Sie falls nötig für eine Stunde den Zugang zu Social Media Seiten, wenn es Ihnen zu mehr Produktivität verhilft.

  • Arbeiten Sie im Flow

    Als Flow wird der Zustand bezeichnet, in dem ein Mitarbeiter die besten Ergebnisse zustande bringt. Dieser wird in der Zone zwischen Über- und Unterforderung erreicht. Soll heißen: Ihre Aufgaben sollten Sie weder langweilen, noch vor unlösbare Herausforderungen stellen. Wenn Sie gefordert sind und sich anstrengen müssen, aber gute Ergebnisse erzielen, wenn Sie sich anstrengen und ein kleines Stück über sich hinaus wachsen, ist die Produktivität am größten.

  • Verlassen Sie Ihre Komfortzone

    Niemand hat behauptet, es wäre immer leicht, die eigene Produktivität zu steigern. Leider ist es oftmals das Gegenteil. Bessere und produktivere Arbeitsweisen liegen in der Regel außerhalb der eigenen Komfortzone. Trauen Sie sich, diese zu verlassen, Neues auszuprobieren und sich selbst herauszufordern.

  • Sorgen Sie für mehr Bewegung

    Acht, neun oder zehn Stunden täglich verkrampft vor dem Bildschirm zu sitzen ist kein geeigneter Weg zur Produktivität. Bringen Sie stattdessen Ihren Körper in Schwung und bauen Sie mehr Bewegung in Ihren Arbeitsalltag ein. Das kann durch einen höhenverstellbaren Tisch gelingen, der Ihnen die Arbeit im Stehen ermöglicht oder durch einen Spaziergang in den Pausen. Das sorgt für bessere Durchblutung, kreativere Gedanken, bessere Laune und fördert neben der Produktivität auch die Gesundheit.

  • Denken Sie an die 10.000-Stunden Regel

    Die 10.000-Stunden Regel besagt, dass es eben diese Zeit benötigt, bis Sie eine neue Fähigkeit gemeistert haben und wirklich gut darin sind. Fragen Sie sich deshalb: Sind Sie bereit, diese Zeit zu investieren? Oder verschwenden Sie gerade vielleicht Ihre kostbare Zeit, weil Sie in Kürze keine Lust mehr haben?

  • Lernen Sie Ihren Job zu lieben

    Produktivität und Jobzufriedenheit sind eng miteinander verbunden. Wer jeden Tag genervt ist, keine Lust auf die Arbeit hat und sich zum Arbeitsplatz quälen muss, wird mit keinem Tipp produktiv werden. Ihre Arbeit sollte Ihnen Spaß machen – wenn Sie Ihren Job lieben, kommt Produktivität fast von allein.

  • Achten Sie auf ausreichend Schlaf

    Wer nicht genügend schläft, wird unter sinkender Produktivität leiden. Es fehlt die Konzentration, Sie machen mehr Fehler, Ihre Laune sinkt in den Keller und wenn der Schlafmangel zu groß wird, sind Sie im Job kaum noch zu gebrauchen. Achten Sie deshalb unbedingt darauf, nachts ausreichend Schlaf und Erholung zu bekommen.

  • Verschwenden Sie keine Zeit

    Jeden Tag geht viel Zeit verloren, die Sie viel besser nutzen können. Sie warten untätig auf die Bahn, stecken in der Warteschleife fest oder stehen für 15 Minuten in der Schlange. Diese Zeiträume müssen keine Zeitverschwendung sein, sondern können produktiv genutzt werden. Schreiben Sie eine E-Mail, lesen Sie ein Buch zur Fortbildung oder hören Sie sich interessante Podcasts an.

  • Nutzen Sie das Home Office

    Zugegeben: Das Home Office ist nicht für jeden geeignet. Wenn das Selbstmanagement und die Disziplin fehlen, wird zuhause nur wenig geschafft. Viele können in den eigenen vier Wänden jedoch die Produktivität deutlich steigern – auch deshalb, weil Sie die Zeit freier einteilen können und zufriedener mit der Arbeitssituation sind.

  • Bleiben Sie flexibel

    In Ihrem Streben nach mehr Produktivität sollten Sie sich nicht zu sehr einengen. Neben Vorgaben, Strukturen und Rahmenbedingungen sollten Sie stets die nötige Flexibilität bewahren, um auf Veränderungen und Unvorhersehbares reagieren zu können.

  • Kümmern Sie sich um offene Probleme

    Sie haben Stress mit einem Kollegen? Sie müssen noch ein privates Problem klären? Auf den ersten Blick scheinen diese Dinge nichts mit der Produktivität zu tun zu haben, doch beanspruchen solch offene Probleme einen großen Teil Ihrer mentalen Energie. Es schwirrt ständig im Hinterkopf herum und die Gedanken drehen sich im Kreis. Sobald Sie sich um solch offene Probleme gekümmert haben, wirkt sich dies positiv auf Ihre Produktivität aus.

  • Verkünden Sie offen Ihre Ziele

    Ziele sind für Ihre Produktivität ohnehin wichtig. Für den maximalen Nutzen sollten Sie diese nicht nur für sich aufstellen, sondern mit Freunden und Kollegen teilen. Daraus entsteht eine größere Verbindlichkeit. Sie fühlen sich eher verpflichtet und sind motivierter.

  • Erledigen Sie das Schlimmste zuerst

    Unangenehme Aufgaben werden gerne aufgeschoben. Wer möchte sich schon mit dem schlimmsten ToDo beschäftigen, wenn zahlreiche angenehmere Aufgaben warten? Genau das ist der falsche Ansatz. Eine Regel für mehr Produktivität lautet: Eat the frog. Wer unangenehme Aufgaben als erstes am Morgen erledigt, ist den Rest des Tages deutlich produktiver, weil er das Schlimmste bereits hinter sich hat und alles andere leichter von der Hand geht.

  • Hören Sie Musik

    Musik hat großen Einfluss auf die Emotionen. Sie kann die Stimmung heben oder senken – und wirkt sich auch auf die Produktivität aus. Wenn es die Aufgaben ermöglichen, also nicht unbedingt bei Telefonaten oder in Meetings, sollten Sie deshalb Hintergrundmusik hören.

  • Halten Sie sich an vorgegebene Zeiten

    Mitarbeiter orientieren sich ungemein stark an Deadlines. Je länger diese ist, desto länger dauert die Erledigung einer Aufgabe. Bedeutet für Sie: Setzen Sie sich Zeitlimits, um Ihre Produktivität zu steigern. Wenn Sie sich vornehmen, etwas bis zum Ende der Woche zu erledigen, werden Sie auch dann fertig sein – was würde wohl passieren, wenn Sie sich eine Deadline bis Mittwoch setzen? Genau, Sie sind zwei Tage früher fertig.

  • Bleiben Sie realistisch

    Trotz dieses Effekts bei Deadlines müssen Sie weiterhin realistisch bleiben. Ein umfangreiches Projekt lässt sich nicht in einem Tage erledigen, nur weil Sie sich eine 24 Stunden Deadline setzen. Fehlender Realismus bewirkt das genaue Gegenteil und sorgt dafür, dass Sie überhaupt nicht mehr produktiv sind, weil Sie die Erwartungen nicht erfüllen können.

  • Überwinden Sie schlechte Angewohnheiten

    Sie haben etwas schon immer so gemacht? Das macht es nicht zwangsläufig zum besten Weg, um eine Aufgaben zu erledigen. In vielen Fällen lässt sich die Produktivität steigern, indem Sie Abläufe und Vorgehensweisen hinterfragen, ändern und verbessern. Dafür ist es nötig, Gewohnheiten zu überwinden und neue aufzubauen.

  • Lernen Sie zu delegieren

    Nein, es ist nicht produktiv, wenn Sie jede Aufgabe selbst erledigen wollen. Vielleicht ist ein Kollege viel kompetenter oder Sie haben schlichtweg keine Kapazitäten mehr frei, während ein anderer Mitarbeiter sich darum kümmern könnte. Erst wenn Sie erfolgreich delegieren, können Sie produktiver arbeiten.

  • Verbinden Sie ähnliche Aufgaben

    Über den Tag verteilt fallen oftmals ähnliche Aufgaben an. Sie schreiben eine Mail, machen was anderes, schreiben wieder eine Mail, erledigen noch eine Aufgabe und widmen sich dann wieder dem Schreiben einer Mail – völlig unproduktiv. Mehr Produktivität verspricht es, wenn Sie ähnliche Aufgaben zusammenfassen. Statt jeweils andere Aufgaben dazwischen zu schieben, sollten Sie also im Beispiel zuerst alle E-Mails verfassen und abschicken, bevor Sie die nächsten ToDos angehen.

  • Beherrschen Sie alle benötigten Geräte und Programme

    Egal ob es sich um Software oder um Werkzeuge handelt: Wer produktiv arbeiten will, muss alle Geräte beherrschen, die er im Arbeitsalltag benötigt. Auf diese Weise lässt sich enorm viel Zeit sparen, in der Sie nicht im Menü die richtige Option suchen müssen. Nehmen Sie sich einmal die Zeit, um Ihr Handwerkszeug in- und auswendig zu lernen, um alle Funktionen im Handumdrehen zu beherrschen.

Die gesamte Liste aller Tipps haben wir für Sie auch noch einmal als kostenloses PDF zum Download bereit gestellt. So können Sie diese abspeichern und sich jederzeit noch einmal in Erinnerung rufen.

6 weitere skurrile aber effektive Produktivitätstipps

Produktivität Tipps berechnen steigern FormelEin erster skurriler, aber effizienter Weg, seine Leistungen zu verbessern, ist: Finden Sie jemanden, der produktiv ist – und dann denken Sie, Sie seien genauso. Klingt bescheuert, hat aber einen Hintergrund. Zu dem Ergebnis kommen etwa Untersuchungen des Psychologen Jochim Hansen von der Universität Basel.

Es sei wie beim sogenannten Rajkov-Effekt. Vladimir Rajkov entdeckte die Methode des „geborgten Genies“: Dazu versetzte er seine Probanden in einen Zustand der Tiefenhypnose und suggerierte ihnen, sie seien ein herausragender Kopf der Geschichte. Prompt waren sie in diesem Zustand in der Lage, annäherungsweise deren Fertigkeiten zu entwickeln.

Falls Ihnen das aber zu abgedreht erscheint, es gibt noch ein paar weitere, ungewöhnliche aber effektive Methoden, mehr aus dem Arbeitstag zu holen:

  1. Stand-up Meetings

    Sie kennen längst das Parkinson’sche Gesetz. Es geht auf den britischen Historiker und Publizisten Cyril Northcote Parkinson zurück. Danach dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht etwa wie viel Zeit man tatsächlich dafür bräuchte.

    Parkinson Gesetz Kurve Grafik

    Das gilt umso mehr für Meetings: Wir schöpfen den Rahmen gerne voll aus – nur nicht immer zu unserem Besten. Sparen Sie also lieber gleich Laberzeit – und setzen Sie knappere Deadlines für solche Sitzungen. Noch besser: Halten Sie das erste Meeting am Morgen im Stehen ab. Das verkürzt sich dadurch ganz von alleine.

  2. Betrügen

    Und zwar sich selbst. So zeigt eine phantastische Studie der Columbia Universität, dass es schon reicht, sich vorzustellen, man komme seinem Ziel näher – selbst wenn dieser Fortschritt eine einzige Illusion ist. In der Wissenschaft ist dies auch bekannt als Goal-Gradient-Effekt. Entdeckt hat den der Verhaltensforscher Clark Hull schon 1932. Und ob bewusst oder nicht, viele machen ihn sich zunutze: Etwa Chefs, indem sie ihren Mitarbeitern kürzere Deadlines setzen und sie so zusätzlich anspornen.

  3. Distanz

    Bei der Lösung eines unserer Probleme steht uns häufig etwas im Weg: die unmittelbare emotionale Nähe. Vielleicht kennen Sie die Situation, dass Sie einem Freund einen guten Rat geben, der für Sie absolut offensichtlich erscheint und als einzige logische Möglichkeit in Betracht kommt. Trotzdem ist Ihr Freund nicht von selbst darauf gekommen. Auch hier fehlt die sogenannte psychologische Distanz. Stehen wir einem Problem – oder auch einer Aufgabe – zu nah, fällt es schwer, klare Gedanken zu fassen und kreative Lösungen zu erarbeiten. Stellen Sie hingegen psychologische Distanz her, denken und entscheiden Sie objektiver.

  4. Mengenlehre

    Der Tipp stammt von General-Electric-CMO Beth Comstock. Für sie sind die typischen Kreisdiagramme mit den überlappenden Schnittmengen DER Schlüssel zu mehr Produktivität. Deshalb zeichnet sie diese gerne morgens und bildet darin seinen Arbeitstag ab – in drei Kreisen, gefüllt mit a) den Dingen, die sie liebt; b) den Dingen, die sie hasst und c) den Dingen, die sie tun muss. Der Trick sei, sich vor allem um die Schnittmenge der Dinge zu kümmern, die zu tun sind und die sie liebt – und sich damit den Rest schmackhafter zu machen oder zu versuchen, möglichst viel davon zu delegieren. Grafisch könnte das Ergebnis dann so aussehen:

    Produktivität steigern: Aufgabe delegieren

    Zugegeben, das Diagramm hat Schwächen, ist aber letztlich nur eine vereinfachte Eisenhower-Matrix und damit vielleicht noch etwas intuitiver.

  5. Tagträume

    Tagträume haben zu Unrecht einen relativ schlechten Ruf. Vorgesetzte haben das Gefühl, ihre Mitarbeiter würden untätig herumsitzen und Löcher in die Luft starren. Dabei sind Tagträume unglaublich wichtige Phasen, gerade für Ihre Kreativität. Zwar sind Sie mit Ihren Gedanken ganz woanders, doch Ihr Gehirn arbeitet weiter an Problemen, Lösungsvorschlägen und Alternativen. Es ist kein Zufall, dass die besten Ideen meist dann kommen, wenn Sie es nicht erwarten. Tagträume geben Ihrem Gehirn die Möglichkeit, abzuschweifen und Verbindungen herzustellen, die Ihnen bewusst möglicherweise nicht einfallen. Anstatt sich schlecht zu fühlen, sollten Sie daher bewusst Ihre Gedanken schweifen lassen und so Ihre Kreativität steigern.

  6. Belohnung

    Jeder erhält gerne eine Belohnung für seine Arbeit. Arbeitnehmer denken dabei gerne an Ihr Gehalt, doch eigentlich handelt es sich dabei nicht um eine Belohnung im engeren Sinne, sondern um eine Gegenleistung für ihre Arbeit. Echte Belohnungen, die Sie sich selbst machen können, sind beispielsweise der Besuch in Ihrem Lieblingsrestaurant, ein neues Outfit oder auch nur ein entspanntes Bad, für das in letzter Zeit zu wenig Zeit war. Führen Sie solch kleine Belohnungen regelmäßig durch, werden Sie auch bei zukünftigen Aufgaben eine größere Motivation verspüren, die Dinge schneller anpacken und produktiver arbeiten, um ein Projekt fertig zu stellen.

Produktiver arbeiten – mit diesen Arbeitsplatz-Tricks

Auch die Gestaltung des Arbeitsplatzes und des Schreibtisches haben mitunter großen Einfluss auf unsere Produktivität im Job.

Produktivitaet Steigern Schreibtisch Infografik Tipps

Entsprechend haben wir ein paar Tipps, was Sie dort verändern beziehungsweise optimieren können:

  • Licht und Reflexionen beeinflussen

    Die Richtung Beleuchtung ist für produktives Arbeiten unverzichtbar. Wer am Arbeitsplatz zu wenig Tageslicht abbekommt, wird schnell antriebslos und ist weniger produktiv. Hier gilt jedoch, mehr ist nicht unbedingt besser. Da Sie vermutlich mit einem Computer arbeiten, sollten Sie mögliche Reflexionen und störenden Lichteinfall von vornherein durch die richtige Positionierung vermeiden. Es schadet auch nicht, wenn Sie ab und an zum Fenster gehen und kurze Denkpausen mit Sonnenlichtduschen verbinden.

  • Ergonomisch sitzen und arbeiten

    Sitzen wird inzwischen von manchen Wissenschaftlern und Medizinern als eine der wichtigsten Ursachen für Haltungsschäden, Übergewicht und weitere gesundheitliche Probleme gesehen. Dabei ist Sitzen an sich nicht das Problem: Zu langes und ergonomisch falsches Sitzen verursacht im Lauf der Zeit allerdings massive Probleme. Achten Sie daher auf die passende Arbeitshöhe, die Positionierung Ihres Monitors und auf einen bequemen, ergonomisch angepassten Stuhl.

  • Pflanzen nutzen

    Wie heißt es so schön: Mutter Natur ersetzt jedes Wellness-Wochenende. Sie können zwar nicht jede Arbeit nach draußen verlagern, doch mit einigen Pflanzen können Sie das Raumklima und so Ihr Wohlbefinden massiv steigern. Wichtig: Klären Sie im Vorfeld ab, welche Pflanzen erlaubt sind und ob Ihre Kollegen Allergien gegen bestimmte Pflanzen haben. Ist das nicht der Fall, können einige pflanzliche Kollegen Ihre Produktivität deutlich steigern.

  • Ordnung und System schaffen

    Auch wenn es viele Menschen nicht wahrhaben wollen: Äußeres Chaos kann zu einem echten Stressfaktor werden und Ihre Produktivität massiv beeinträchtigen. Die Konsequenz: Schaffen Sie sich ein System, mit dem Sie alle Akten und Vorgänge im Blick haben und Ordnung halten können. Das betrifft nicht nur Akten, sondern auch optisches Chaos wie ungeordnete Kabel und ähnliches. Wenn Sie hier für sichtbare Ordnung sorgen – und Aktenberge strukturieren – fühlen Sie sich nicht nur wohler, Sie arbeiten auch entspannter.

  • Farben gezielt einsetzen

    Die Psychologie der Farben wird oft unterschätzt. Zwar können Sie Ihr Büro – in der Regel – nicht nach Gutdünken streichen. Doch bereits farblich passende Bilder, eine entsprechende Schreibtischunterlage oder ähnliche Elemente können die gewünscht Wirkung auslösen.

Quiz: Wie produktiv arbeitet Ihr Team wirklich?

Quiz: Wie produktiv arbeitet Ihr Team wirklich?Viele Unternehmen betrachten Teamarbeit als Wunderwaffe, um die Produktivität und Qualität der Arbeit zu steigern. Nicht ohne Grund findet sich Teamfähigkeit in nahezu jedem Stellenangebot.

Allerdings läuft die Teamarbeit nicht immer so ab, wie sich die Arbeitgeber das vorstellen. Egoismus, Drückebergertum oder schlechte Kommunikation – viele Probleme müssen überwunden werden, um effektiv im Team zusammenzuarbeiten. Wie sieht das bei Ihnen aus? Arbeitet Ihr Team produktiv?

Wir haben zehn Fragen für diesen Produktivitätstest Sie vorbereitet. Merken Sie sich dazu welchen Buchstaben Sie am häufigsten gewählt haben. Am Ende der Fragenliste finden Sie die Auflösung:

1. Frage: Was steht für Ihre Kollegen im Vordergrund der Teamarbeit?
  • Wir alle möchte das gemeinsame Ziel erreichen. (C)
  • Das kann ich gar nicht so richtig sagen. Wir haben zahlreiche Baustellen. (B)
  • Jeder macht sein Ding. (A)
2. Frage: Warum arbeiten Sie an bestimmten Projekten zusammen?
  • Weil unser Chef uns dazu gezwungen hat, ein Team dafür zu bilden. (A)
  • Die Arbeit im Team ist doch immer besser als alleine oder? (B)
  • Weil wir der Meinung sind, dass es das Endergebnis verbessert. (C)
3. Frage: Welches Motto passt am besten zu Ihrem Team?
  • Morgen ist auch noch ein Tag. (B)
  • Alle für einen und einer für alle. (C)
  • Ich bin nicht hier, um Freunde zu finden, sondern um Karriere zu machen. (A)
4. Frage: Wer erledigt die Arbeit?
  • Jeder hat eine Aufgabe, für die er zuständig ist. (A)
  • Wir schätzen das kollaborative Arbeiten, stimmen uns intern ab und unterstützen einander. (C)
  • Zwei, drei Teammitglieder haben das Ruder übernommen. Der Rest schaut passiv zu. (B)
5. Frage: Wie laufen die Entscheidungsprozesse ab?
  • Wir diskutieren über die zur Auswahl stehenden Optionen, doch das letzte Wort hat der Teamleiter. (C)
  • Oft kommt es bei Entscheidungen zu Konflikten und Streitigkeiten, weil keiner von seinem Standpunkt abweichen will. (A)
  • Der eine sagt das, der andere das. Es gibt nicht wirklich jemanden, der das Zepter in der Hand hat. (B)
6. Frage: Welche Arbeitsatmosphäre herrscht bei der Teamarbeit?
  • Jeder versucht den andere auszustechen. (A)
  • Wir ziehen alle an einem Strang. (C)
  • Meistens geht alles drunter und drüber. (B)
7. Frage: Wie laufen Diskussionen für gewöhnlich ab?
  • Diskussionen? Eigentlich sind wir uns immer einig. (C)
  • Wir diskutieren jeden Aspekt sehr ausführlich und verlieren uns nicht selten in Details. (B)
  • Wir führen hitzige Diskussionen, weil jeder eine andere Meinung vertritt. (A)
8. Frage: Ein Projekt muss schnell voran gebracht werden, denn die Deadline näher. Wie funktioniert die Kommunikation?
  • Wir setzen uns regelmäßig zusammen und planen die nächsten Schritte und informieren uns über die Entwicklungen. Jetzt geht es darum, sich gegenseitig dort zu unterstützen, wo es brennt. (C)
  • Es bricht Chaos aus und etliche Rundmails mit verschiedensten Informationen werden rumgeschickt. (B)
  • Wir sprechen uns kurz ab, danach widmet sich jeder seiner Aufgabe. (A)
9. Frage: Wie motiviert schätzen Sie Ihr Team ein?
  • Am Anfang sind alle voll motiviert, doch das lässt schnell nach, wenn das Projekt nur schleppend voran geht. (B)
  • Wir sind mit vollem Elan bei der Sache. Die Arbeit macht Spaß. (C)
  • Die meisten sind weniger begeistert darüber im Team zusammenarbeiten zu müssen. (A)
10. Frage: Wie zufrieden sind Sie mit dem Ergebnis?
  • Weniger zufrieden, ich hätte gerne einen größeren Beitrag geleistet. (A)
  • Oft bin ich der Meinung, wir hätten bessere Ergebnisse abliefern können. Trotzdem bin ich froh, dass wir es trotz der Schwierigkeiten auf die Reihe bekommen haben. (B)
  • Meistens bin ich stolz auf das, was wir geleistet haben. (C)

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
3. Januar 2019 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.



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