Produktivität steigern: Einfache Formel, Bedeutung, 30 Tipps

Manche Menschen klotzen zwar ordentlich rein und arbeiten viel. Die Produktivität steigert das aber nicht. Weder Arbeitszeit noch Anwesenheit sind veritable Faktoren für produktives Arbeiten oder hohe Wirtschaftlichkeit. Studien deuten sogar eher auf das Gegenteil hin: Zunehmende Arbeitsverdichtung erzeugt nur Überlastung am Arbeitsplatz und steigenden Stress. Mit mehr Effizienz oder Rentabilität hat das nichts zu tun. Wir zeigen Ihnen, wie Sie wirklich die Produktivität steigern, warum das so wichtig ist und mit welcher einfachen Formel sich die Produktivität berechnen lässt…

Produktivität steigern: Einfache Formel, Bedeutung, 30 Tipps

Anzeige

Was ist Produktivität?

Der Begriff Produktivität ist eine wirtschaftliche Kennzahl und bezeichnet das Verhältnis von Aufwand (Input) zu Ertrag (Output). Zum Beispiel wie viele Produkte in einer Stunde hergestellt werden können. Oder was ein Mitarbeiter in acht Stunden am Tag leisten und schaffen kann. Das Verhältnis spiegeln auch die zahlreichen Produktivität Synonyme: Arbeitsproduktivität, Wirtschaftlichkeit, Ertragsfähigkeit, Rentabilität oder Schaffenskraft. Wie Input und Output definiert sind, unterscheidet sich allerdings je nach Job und Tätigkeitsfeld. Bei Arbeitnehmern entspricht der Input meist der investierten Arbeitszeit oder dem „Arbeitsaufwand“. Es kann aber auch das intellektuelle Kapital (Ideen, Kreativität, Erfahrung, etc.) eines Mitarbeiters gemeint sein. Wer die Produktivität steigern will, hat grundsätzlich zwei Optionen: den Output bei gleichem Input erhöhen – oder den Input reduzieren, ohne den Output zu senken.

Produktivität und Effizienz – der Unterschied?

Die Begriffe „Produktivität“ und „Effizienz“ werden häufig in einem Atemzug genannt. Ihre Bedeutung ist tatsächlich ähnlich – beide Ansätze zielen darauf ab, die Wirtschaftlichkeit eines Betriebes oder eines Mitarbeiters zu verbessern. Es gibt jedoch Unterschiede im strategischen Fokus:

  • Wer die Produktivität steigern will, versucht den das Ergebnis zu verbessern – jedoch im Rahmen der verfügbaren Ressourcen. Ein Mitarbeiter kann und darf eben nicht mehr als maximal acht bis zehn Stunden täglich arbeiten, könnte in der Zeit aber mehr erreichen.
  • Wer effizienter arbeiten will, versucht hingegen die notwendigen Ressourcen (Mitteleinsatz, Arbeitszeit) zu reduzieren – bei mindestens gleichem Ergebnis. Also zum Beispiel 30-Stunden-Woche statt 5-Tage-Woche bei gleichem Einkommen und gleichem Ergebnis.

Wie lässt sich Produktivität berechnen?

Die Produktivität lässt sich mit einer einfachen Formel berechnen: Produktivität = Ergebnis (Output) geteilt durch Einsatz (Input). Die Maßeinheiten können dabei natürlich variieren: Stückzahl, Arbeitsstunden, Auslastung, Kapazität, Euro, …

Anzeige

Warum ist die Produktivität wichtig?

Die Produktivität gibt Aufschluss darüber wie gesund ein Unternehmen oder wie gut ein Mitarbeiter ist. Sie zeigt an, ob Ziele erreicht werden und setzt diese ins Verhältnis zum erforderlichen Aufwand, zu den Kosten oder zur Ergiebigkeit der Produktionsfaktoren. Unproduktive Betriebe und Arbeitsweisen sind im Markt und Wettbewerb auf Dauer nicht überlebensfähig. Deshalb ist es enorm wichtig, regelmäßig die Produktivität zu erfassen, zu messen oder gegebenenfalls zu steigern. Insbesondere unternehmerisches Wachstum geht Hand in Hand mit Produktivitätssteigerungen. Aber auch wer selbstständig ist und mehr umsetzen und erreichen will, muss seine Produktivität in der Regel verbessern.

Produktivität: Voraussetzungen und Probleme

Die eigene Produktivität steigern – das wollen viele. Inzwischen beschreiben unzählige Ratgeber, wie man lernt, produktiver zu arbeiten. Die meisten davon befassen sich damit, was man (mehr oder besser) tun sollte. Sicher nicht verkehrt. Schließlich gibt es wichtige Voraussetzungen für produktives Arbeiten:

  • Die Arbeit mach Spaß. Niemand arbeitet produktiv oder effizient in einem Job, den er oder sie nicht mag. Dabei können nur Dienst nach Vorschrift und Mittelmaß herauskommen.
  • Die Arbeitsmenge stimmt. Fälschlicherweise wird Produktivität oft mit hohem Arbeitseinsatz gleichgesetzt. Das stimmt aber nicht, wie zum Beispiel die Yerkes-Dodson-Kurve zeigt. Studien kommen gar zu dem Ergebnis, dass die Fehlerquote nach acht Stunden Arbeit um zehn Prozent steigt, nach einem 10-Stunden-Tag sogar um 28 Prozent.
  • Die Prioritäten sind korrekt. Man viel arbeiten, ohne Wichtiges zu schaffen. Alles geht durcheinander. Um wirklich produktiv sein zu können, gilt es den Überblick über ALLE Aufgaben zu behalten und diese nach Ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu erledigen (siehe Eisenhower-Prinzip).

Dennoch ist Produktivität keine Konstante. Ein Industriebetrieb kann vielleicht noch das Tagessoll planen und produzieren. Abgesehen von Arbeitsunfällen oder Materialfehlern, ist absehbar, dass in X Stunden Maschinenlaufzeit die Menge Y erzeugt wird. Für die moderne Wissensarbeit aber kann unmöglich verordnet werden, dass beispielsweise morgen ein genialer Einfall wochenlange Arbeit einsparen wird. Schneller schaufeln lässt sich nicht mit schneller denken oder tippen gleichsetzen. Kreativität und Innovationen lassen sich nicht erzwingen, im Gegenteil: Zu viel Druck und Arbeitsverdichtung sorgen nicht für mehr Produktivität, sondern für mehr Probleme.

Anzeige

Steigert mehr Arbeitszeit die Produktivität?

Klare Antwort: Nein. Wer länger arbeitet, schafft nicht automatisch mehr. OECD-Studien über die Korrelation von Arbeitsstunden und Arbeitsergebnissen kommen zu bemerkenswerten Ergebnissen: Die Kurve verläuft keinesfalls linear, im Gegenteil: Ab 50 Wochenstunden sank die Produktivität der Probanden rapide. Alles, was über 56 Stunden Wochenarbeitszeit hinaus ging, bezeichneten die Forscher gar als pure „Zeitverschwendung“ (siehe Grafik).

Produktivitaet Arbeitszeit Oecd Studie

Nicht lange Arbeitstage und Überstunden im Büro steigern die Produktivität. Vielmehr sind in wissensintensiven Branchen die Mitarbeiter dann produktiv, wenn sie flexible Arbeitszeiten und -orte (zum Beispiel das Homeoffice) nutzen können. Sobald jemand, seine Arbeit selbstständig einteilen und organisieren konnte, erhöhte sich dessen Produktivität deutlich. Selbst bei unserer eigenen Leserumfrage gaben knapp 40 Prozent zu, am Tag maximal fünf bis sechs Stunden wirklich produktiv zu sein. Ein weiteres Drittel (34 Prozent) gestand, nur drei bis vier Stunden produktiv zu arbeiten. Der Rest ist reines Absitzen von Zeit.

Arbeitszeit Wochentag Produktiv Effektiv Realität Umfrage Studie Grafik

Der Mensch ist keine Maschine. Und selbst die vertragen es nicht, immer nur unter Vollgas zu rotieren. Deshalb sind Auszeit-Intervalle (vulgo: Pausen) enorm wichtig für Körper, Psyche – und für die Produktivität.

Anzeige

Produktivität steigern: 30 Tipps

Mit Tipps für mehr Produktivität lassen sich heute Bücherregale füllen. Keine Sorge: Müssen Sie nicht alles lesen. Hier gibt es die kompakte Zusammenfassung mit den 15 besten und wirkungsvollsten Tipps, wie sich Produktivität steigern lässt (weitere Tipps gibt’s als kostenlosen Download). Probieren Sie verschiedene Techniken aus und suchen Sie sich die Empfehlungen und Ideen heraus, die für Sie am besten funktionieren. So steigern Sie Ihre Produktivität Schritt für Schritt:

  1. Setzen Sie klare Prioritäten

    Es klang oben schon an: Wer klare Prioritäten setzt und konsequent verfolgt, schafft mehr und verbessert die Ergebnisse. Etablieren Sie deshalb ein System oder eine Selbstmanagement-Methode, um täglich sinnvolle Prioritäten zu setzen, nach der Sie Ihre Aufgaben in entsprechender Reihenfolge abarbeiten.

  2. Erstellen Sie To-Do-Listen

    ToDo-Listen sind eine solche Methode. Sie sind einfach in Handhabung und Umsetzung und helfen enorm dabei, den Überblick zu behalten, was (noch) zu tun ist und schon erreicht wurde.

  3. Nutzen Sie die 2-Minuten-Regel

    Viele kleine Aufgaben können dafür sorgen, dass wir uns verzetteln. Die 2-Minuten-Regel sorgt hierbei für mehr Produktivität, sie lautet: Alles, was in weniger als zwei Minuten zu schaffen ist, sollte sofort erledigt werden. So häufen sich kleine Aufgaben gar nicht erst an – was langfristig die Produktivität steigert.

  4. Verhindern Sie Prokrastination

    Achtung: Delegieren heißt nicht aufschieben! Regelmäßiges Aufschieben unliebsamer Aufgaben (Fachbegriff: Prokrastination) ist einer der größten Produktivitätskiller. Oft hilft es schon, große Herausforderungen in kleinere Aufgaben (sogenannte „Meilensteine“) zu zerteilen. Erfolgserlebnisse treten so schneller ein und es fällt leichter, damit loszulegen.

  5. Planen Sie voraus

    Fehlende Planung und böse Überraschungen können der Produktivität einen Strich durch die Rechnung machen. Darum sollten Sie sich nicht nur einen Tagesplan, sondern Wochen- oder gar Monatsplan für die wichtigsten Ziele und Aufgaben erstellen: Was muss erledigt werden? Welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden? Wer arbeitet wie woran? Mit einem detaillierten Businessplan sorgen Sie für eine bessere Struktur und Organisation – was die Produktivität steigern hilft.

  6. Schreiben Sie Ideen auf

    Es gibt gleich zwei gute Gründe, um Ideen aufzuschreiben: Erstens, weil wir so weniger vergessen. Zweitens helfen die Notizen, Gedanken zu sortieren, zu bewerten oder zu priorisieren. Überdies können Sie die Gedanken auf Papier auch mal zur Seite legen, sacken lassen oder eine Nacht darüber schlafen – und haben so den Kopf wieder frei für die aktuelle Aufgabe.

  7. Passen Sie sich dem Biorhythmus an

    Wann arbeiten Sie am besten und sind besonders produktiv? Die Antwort darauf kann für jeden Arbeitnehmer anders ausfallen. Manche starten am frühen Morgen besonders motiviert und schaffen viel. Andere starten erst im Laufe des Tages richtig durch und haben ihre Hochphase am Nachmittag. Wenn Sie Ihre Chronobiologie kennen, sollten Sie diese für Ihren Arbeitstag nutzen und so Ihre Produktivität steigern.

  8. Arbeiten Sie im Flow

    Als Flow wird jener Zustand bezeichnet, in dem ein Mitarbeiter die besten Ergebnisse erzielt. Dieser liegt in der Zone minimaler Überforderung (und keiner Unterforderung mehr). Heißt: Ihre Aufgaben sollten Sie weder langweilen, noch vor unlösbare Herausforderungen stellen. Wenn Sie gefordert sind und sich anstrengen müssen, aber gute Ergebnisse erzielen, wenn Sie sich anstrengen und ein kleines Stück über sich hinaus wachsen, ist die Produktivität am größten.

  9. Nutzen Sie Timeboxing

    Das Timeboxing stammt aus dem Zeitmanagement und soll helfen, Aufgaben besser zu strukturieren. Das Konzept: Statt einfach loszuarbeiten, legen Sie für jede Aufgaben ein Zeitfenster, die sogenannte Timebox, fest. An diese halten Sie sich möglichst genau, um Zeitverschwendung zu vermeiden. Auf diese Weise können Sie Zeit und Aufgaben in Einklang bringen und produktiver arbeiten.

  10. Stoppen Sie Multitasking

    Multitasking macht weder produktiv, noch funktioniert es. Wer versucht, zehn Dinge gleichzeitig zu machen, macht nichts davon richtig und braucht letztlich länger. Auch die Fehlerquote steigt dabei nachweislich. Pures Gift für jede Produktivität. Das Gegengift: Singletasking – eine Aufgabe nach der anderen.

  11. Lernen Sie zu delegieren

    Wer versucht, jede Aufgabe selbst zu erledigen, ist weder produktiv noch klug. Vielleicht ist ein Kollege hierfür viel kompetenter oder Sie haben schlichtweg keine Kapazitäten mehr frei, während sich ein externer Dienstleister darum kümmern könnte. Indem Sie lernen, Aufgaben effektiv zu delegieren, werden Sie automatisch produktiver.

  12. Reduzieren Sie Ablenkungen

    Viel Produktivität geht verloren, wenn wir abgelenkt werden. Oder uns ablenken lassen. Ein Plausch mit Kollegen, kurz durch Facebook oder Instagram stöbern – schon ist eine Stunde verdaddelt. Wer die Produktivität steigern will, muss daher unbedingt Ablenkungen ausschalten – teils buchstäblich. E-Mails auf stumm und Telefon abschalten. Hauptsache, Sie können an der Aufgabe konzentriert durcharbeiten.

  13. Sorgen Sie für Abwechslung

    Derselbe Schreibtisch, dieselben vier Wände – tagein, tagaus die immer gleiche Umgebung. Eintönigkeit schadet der Produktivität. Sorgen Sie für Abwechslung im Job und bringen Sie mit einem Tapetenwechsel neue Produktivität in Ihren Arbeitsalltag. Dafür müssen Sie nicht gleich das Büro renovieren: Arbeiten Sie im Sommer auch mal draußen, nutzen Sie mobiles Arbeiten oder tauschen Sie den Schreibtisch mit einem Kollegen. Das setzt ungeheure Kreativkräfte frei.

  14. Bewegen Sie sich mehr

    Acht, neun oder zehn Stunden täglich vor dem Bildschirm sitzen – das ist sogar ungesund. Bringen Sie stattdessen Ihren Körper in Schwung und bauen Sie mehr Bewegung in den Tag ein. Zum Beispiel durch einen höhenverstellbaren Stehtisch, durch einen Spaziergang in der Pause – und überhaupt mehr Pausen. Das sorgt für bessere Durchblutung, kreativere Gedanken, bessere Laune und fördert neben der Produktivität auch die Gesundheit.

  15. Suchen Sie sich Vorbilder

    Zugegeben, der Tipp klingt zunächst skurril: Suchen Sie jemanden, der produktiver ist als Sie – und denken Sie, Sie seien genauso! Laut Studien des Psychologen Jochim Hansen von der Universität Basel funktioniert der Trick ähnlich wie der sogenannte Rajkov-Effekt: Schon durch pure Vorstellungskraft und Antizipation sind wir in der Lage, unsere Fertigkeiten zu steigern. Sogar die eigene Produktivität.

Kostenloser Download: Liste mit 30 Produktivitätstipps

Eine vollständige Liste mit diesen und vielen weiteren Produktivitätstipps können Sie sich HIER kostenlos als PDF herunterladen.


Anzeige

Produktivität steigern – durch bessere Arbeitsplatz-Gestaltung

Auch die Gestaltung des Arbeitsplatzes kann erheblich dazu beitragen, die Produktivität im Job zu verbessern. Tatsächlich bleiben hier viele Potenziale oft ungenutzt. Das könnten Sie tun:

  • Licht verändern: Eine gute Beleuchtung ist für produktives Arbeiten unverzichtbar. Wer am Arbeitsplatz zu wenig Tageslicht abbekommt, wird schneller müde und unkonzentriert. Schädlich wirken aber auch Bildschirm-Reflexionen und störender Lichteinfall. Vermeiden lässt sich das durch die richtige Positionierung, durch Sonnenblenden oder indirektes Tageslicht.
  • Ergonomisch sitzen: Zu langes und ergonomisch falsches Sitzen wird inzwischen von vielen Wissenschaftlern und Medizinern als eine der wichtigsten Ursachen für Haltungsschäden, Übergewicht und weitere gesundheitliche Probleme gesehen. Achten Sie daher auf die passende Arbeitshöhe, die Positionierung Ihres Monitors und auf einen bequemen, ergonomisch angepassten Stuhl (siehe Grafik).
    Ergonomie am Arbeitsplatz
  • Pflanzen nutzen: Mutter Natur ersetzt jedes Wellness-Wochenende. Sie können zwar nicht jede Arbeit nach draußen verlagern, mit Pflanzen aber das Raumklima und Wohlbefinden steigern. Klären Sie im Vorfeld ab, welche Pflanzen erlaubt sind und ob Ihre Kollegen Allergien haben. Ansonsten können die grünen Kollegen die Produktivität deutlich steigern.
  • Ordnung schaffen: Äußeres Chaos kann zum Stressfaktor werden und die Produktivität beeinträchtigen. Schaffen Sie daher ein System, mit dem Sie Akten und Vorgänge im Blick haben (siehe: 5S-Methode). Wer für sichtbare Ordnung sorgt, fühlt sich nachweislich wohler und arbeitet entspannter.
  • Farben einsetzen: Die Psychologie der Farben wird oft unterschätzt. Zwar können Sie Ihr Büro – in der Regel – nicht nach Gutdünken streichen. Dafür können schon farbliche Akzente, Accessoires und Bilder an der Wand ähnliche Wirkung haben.
Anzeige

Produktivitätskiller: So geht’s nicht!

Produktivität lässt sich nicht nur gezielt steigern – sie lässt sich ebenso sabotieren. Ein paar dieser Produktivitätskiller haben Sie schon kennengelernt. Hier folgen weitere, die zwar viele kennen, aber nur wenige verhindern:

  • Meetings. Wenn Meetings keine Agenda haben, zu Bühnen der Eitelkeiten mutieren und die falschen Kollegen eingeladen wurden, sind solche Sitzungen pure Zeitverschwendung. Umfragen haben ergeben, dass Mitarbeiter im Schnitt in sieben Besprechungen pro Woche hocken, ein Fünftel dieser Runden dauert länger als fünf Stunden. Das sind rund 19 Stunden pro Woche – oft ohne nennenswertes Ergebnis.
  • E-Mails. Natürlich sind Mails zunächst eine praktische und schnelle Form der Kommunikation. Zum Produktivitätskiller werden sie, wenn der CC-Spam überhand nimmt und Sie sich vom Gebimmel im Posteingang immer wieder ablenken lassen. In dem Fall helfen nur feste Zeiten, wann Sie Mails lesen und bearbeiten.
  • Perfektionismus. Detailverliebtheit und Perfektionismus kosten nicht nur Zeit, sondern auch Produktivität. Dahinter stecken entweder die Angst vor Blamage oder falsche Prioritäten. Nutzen Sie lieber das Pareto-Prinzip, wonach 20 Prozent des richtigen Inputs oft schon für 80 Prozent des Outputs sorgen.
  • Ja-Sagen. Ein „Ja“ geht den meisten leichter über die Lippen als ein „Nein“. Zwar sind nette, hilfsbereite Kollegen enorm beliebt. Sie werden aber auch gerne ausgenutzt und schaffen in Folge das eigene Pensum nicht mehr. Deswegen gehört das Neinsagen zu den wichtigsten Fähigkeiten, die Sie sich im Job aneignen sollten.

Was andere Leser noch gelesen haben

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
Anzeige
15. September 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


Ebenfalls interessant:
Weiter zur Startseite