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Produktivität steigern: Definition, Formel + 30 Tipps

Produktivität ist eine wichtige Kennzahl – in der Wirtschaft aber auch für einzelne Mitarbeiter. Dabei hält sich das hartnäckige Missverständnis: Wer viel und lange arbeitet, ist besonders produktiv. Falsch! Weder Arbeitszeit noch Anwesenheit sind veritable Faktoren für produktives Arbeiten oder hohe Wirtschaftlichkeit. Echte Produktivität zeigt sich erst im Verhältnis zwischen Input und Output. Wir erklären, was Produktivität ausmacht, mit welcher einfachen Formel Sie diese berechnen und geben 30 Tipps, wie Sie produktiver arbeiten…

Produktivität steigern: Definition, Formel + 30 Tipps

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Definition: Was ist Produktivität?

Produktivität ist eine wirtschaftliche Kennzahl und bezeichnet das Verhältnis von Aufwand (Input) zu Ertrag (Output). Sie beschreibt den Zusammenhang zwischen den eingesetzten Mitteln – etwa Zeit, Geld oder Material – zum Ergebnis. Synonym wird von Wirtschaftlichkeit, Rentabilität oder Schaffenskraft gesprochen. Ein typisches Beispiel für Produktivität ist die Anzahl der Produkte, die in einer Stunde hergestellt werden können.

Unterschied: Produktivität und Effizienz

Effizienz und Produktivität sind ähnlich, aber nicht identisch. Beide zielen auf eine bessere Wirtschaftlichkeit ab – unterschiedlich ist der strategische Fokus:

  • Gesteigerte Produktivität soll ein besseres Ergebnis bei gleichem Input erreichen. Die tägliche Arbeitszeit ist vorgeschrieben, Sie können in gleicher Zeit aber mehr schaffen.
  • Gesteigerte Effizienz soll bei geringerem Input (mindestens) das gleiche Ergebnis erzielen. Statt wie bisher in drei Stunden können Sie ein Produkt in nur einer Stunde herstellen.
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Produktivität Formel

Die Produktivität lässt sich mit einer einfachen Formel berechnen: Produktivität = Ausbringungsmenge (Output) geteilt durch die Einsatzmenge (Input). Die Maßeinheiten variieren je nach konkreter Situation. Typische Maßeinheiten sind Stückzahlen, Arbeitsstunden, Auslastung, Kapazität oder auch Währungen (Euro/Dollar) bei Kosten. Gemäß der Formel kann Produktivität durch zwei Optionen gesteigert werden: den Output bei gleichem Input erhöhen – oder den Input reduzieren, ohne den Output zu senken.

Minimalprinizip

Gemäß dem Minimalprinzip soll mit möglichst geringer Einsatzmenge ein vorgegebenes Ziel erreicht werden. Hier wird beispielsweise die kostengünstigste Alternative gewählt, mit der eine Vorgabe erfüllt werden kann. Gegeben ist beim Minimalprinzip das Ziel.

Maximalprinzip

Beim Maximalprinzip soll aus der Einsatzmenge das bestmögliche Ergebnis gemacht werden. Das Ziel soll so gut es geht erreicht werden. Beispiel: Mit Ihrem vorhandenen Budget wollen Sie das schönste oder größte Haus kaufen. Gegeben ist beim Maximalprinzip der Input, etwa die zur Verfügung stehende Zeit oder finanzielle Mittel.

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Produktivität Beispiel

Unternehmen müssen in verschiedenen Bereichen die Produktivität berechnen. Sie ist eine maßgebliche Größe für wirtschaftliche Entscheidungen, kann Probleme und Potenziale aufdecken. Abhängig vom betrachteten Produktionsfaktor werden verschiedene Arten der Produktivität unterschieden:

Arbeitsproduktivität

Betrachtet wird die erbrachte Leistung im Verhältnis zur eingesetzten Zeit. Grundlage können einzelne Mitarbeiter, aber auch Teams und ganze Abteilungen sein.

Formel: Output geteilt durch die Arbeitszeit der Mitarbeiter

Maschinenproduktivität

Diese Art zeigt, wie produktiv eine Maschine arbeitet. So können zum Beispiel Produktionsmaschinen untereinander verglichen werden.

Formel: Output geteilt durch die Maschinenstunden

Materialproduktivität

Weniger Materialaufwand bei gleichem Ergebnis kann viele Kosten einsparen. Durch bessere Verarbeitungsmethoden und moderne Prozesse kann die Materialproduktivität verbessert werden.

Formel: Output geteilt durch das eingesetzte Material (beispielsweise Rohstoffe)

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Produktivität von Mitarbeitern

Innerhalb eines Unternehmens zeigt die Produktivität, wie gut ein Mitarbeiter ist. Sie verdeutlicht, ob Ziele erreicht werden und ob die Leistung im richtigen Verhältnis zum Aufwand steht. Eine Leistung ist nur halb so viel wert, wenn der Mitarbeiter dafür doppelt so lange braucht, wie seine Kollegen.

Voraussetzungen für Produktivität

Im Job ist produktive Arbeitsweise keine Selbstverständlichkeit. Erst wenn wichtige Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie produktiv sein:

  • Die Arbeit mach Spaß
    Niemand arbeitet produktiv in einem Job, den er oder sie nicht mag. Dabei können nur Dienst nach Vorschrift und Mittelmaß herauskommen.
  • Die Arbeitsmenge stimmt
    Fälschlicherweise wird Produktivität oft mit hohem Arbeitseinsatz gleichgesetzt. Das stimmt nicht, wie die Yerkes-Dodson-Kurve und das Pausen-Paradox zeigen. Wer mit Arbeit überschüttet wird, ist nicht produktiv.
  • Die Prioritäten sind korrekt
    Man kann viel arbeiten, ohne Wichtiges zu schaffen. Alles geht durcheinander. Um wirklich produktiv sein zu können, gilt es den Überblick über ALLE Aufgaben zu behalten und diese nach Ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu erledigen (siehe Eisenhower-Prinzip).

Steigert mehr Arbeitszeit die Produktivität?

Klare Antwort: Nein. Wer länger arbeitet, schafft nicht automatisch mehr. OECD-Studien über die Korrelation von Arbeitsstunden und Arbeitsergebnissen kommen zu bemerkenswerten Ergebnissen: Die Kurve verläuft keinesfalls linear, im Gegenteil: Ab 50 Wochenstunden sank die Produktivität der Probanden rapide. Alles, was über 56 Stunden Wochenarbeitszeit hinaus ging, bezeichneten die Forscher gar als pure „Zeitverschwendung“ (siehe Grafik).

Produktivitaet Arbeitszeit Oecd Studie

Nicht lange Arbeitstage und Überstunden steigern die Produktivität. Vielmehr sind in wissensintensiven Branchen die Mitarbeiter dann produktiv, wenn sie flexible Arbeitszeiten und -orte (zum Beispiel das Homeoffice) nutzen können. Sobald jemand, seine Arbeit selbstständig einteilen und organisieren konnte, erhöhte sich dessen Produktivität deutlich.

Produktivität ist kein Dauerzustand

Ohnehin gilt: Auch an einem acht Stunden Arbeitstag sind Sie nicht über die volle Dauer produktiv. In unserer Leserumfrage gaben knapp 40 Prozent zu, am Tag maximal fünf bis sechs Stunden wirklich produktiv zu arbeiten. Ein weiteres Drittel (34 Prozent) gestand, nur drei bis vier Stunden produktiv zu arbeiten. Der Rest ist reines Absitzen von Zeit.

Arbeitszeit Wochentag Produktiv Effektiv Realität Umfrage Studie Grafik

Der Mensch ist keine Maschine. Und selbst die vertragen es nicht, immer nur unter Vollgas zu rotieren. Deshalb sind Pausenenorm wichtig für Körper, Psyche und Produktivität.

Produktivität steigern: 30 Tipps

Sie wollen Ihre Produktivität steigern? Wir haben die besten und wirkungsvollsten Tipps zusammengestellt. Probieren Sie verschiedene Techniken aus und finden Sie heraus, was für Sie am besten funktioniert:

  1. Setzen Sie klare Prioritäten

    Wer klare Prioritäten setzt und konsequent verfolgt, schafft mehr und verbessert die Ergebnisse. Etablieren Sie ein System oder eine Selbstmanagement-Methode, um täglich sinnvolle Prioritäten zu setzen, nach der Sie Ihre Aufgaben in entsprechender Reihenfolge abarbeiten.

  2. Erstellen Sie To-Do-Listen

    Es klingt altmodisch, doch ToDo-Listen können die Produktivität steigern. Sie zeigen, was noch zu tun ist und helfen Ihnen dabei, den Überblick zu behalten.

  3. Nutzen Sie die 2-Minuten-Regel

    Durch unzählige kleine Aufgaben verzetteln wir uns. Abhilfe schafft die 2-Minuten-Regel: Alles, was in weniger als zwei Minuten zu schaffen ist, sollte sofort erledigt werden. So häufen sich Kleinigkeiten gar nicht erst an – was langfristig die Produktivität steigert.

  4. Verhindern Sie Prokrastination

    Regelmäßiges Aufschieben unliebsamer Aufgaben (Fachbegriff: Prokrastination) ist einer der größten Produktivitätskiller. Oft hilft es schon, große Herausforderungen in kleinere Aufgaben (sogenannte „Meilensteine“) zu zerteilen. Erfolgserlebnisse treten schneller ein und es fällt leichter, damit loszulegen.

  5. Planen Sie voraus

    Fehlende Planung und böse Überraschungen verringern Produktivität. Darum sollten Sie sich nicht nur einen Tagesplan, sondern Wochen- oder gar Monatsplan für die wichtigsten Ziele und Aufgaben erstellen: Was muss erledigt werden? Welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden? Wer arbeitet wie woran? Das schafft Struktur und Organisation.

  6. Schreiben Sie Ideen auf

    Es gibt gleich zwei gute Gründe, um Ideen aufzuschreiben: Erstens, weil wir so weniger vergessen. Zweitens helfen die Notizen, Gedanken zu sortieren, zu bewerten oder zu priorisieren. Überdies können Sie die Gedanken auf Papier auch mal zur Seite legen, sacken lassen oder eine Nacht darüber schlafen – und haben so den Kopf wieder frei für die aktuelle Aufgabe.

  7. Passen Sie sich dem Biorhythmus an

    Wann arbeiten Sie am besten und sind besonders produktiv? Die Antwort darauf kann für jeden Arbeitnehmer anders ausfallen. Manche sind am frühen Morgen besonders motiviert und schaffen viel. Andere starten erst im Laufe des Tages richtig durch und haben ihre Hochphase am Nachmittag. Wenn Sie Ihre Chronobiologie kennen, sollten Sie diese für Ihren Arbeitstag nutzen und so Ihre Produktivität steigern.

  8. Arbeiten Sie im Flow

    Als Flow wird jener Zustand bezeichnet, in dem ein Mitarbeiter die besten Ergebnisse erzielt. Dieser liegt in der Zone minimaler Überforderung (und keiner Unterforderung mehr). Heißt: Ihre Aufgaben sollten Sie weder langweilen, noch vor unlösbare Herausforderungen stellen. Wenn Sie gefordert sind und sich anstrengen müssen, aber gute Ergebnisse erzielen, wenn Sie sich anstrengen und ein kleines Stück über sich hinaus wachsen, ist die Produktivität am größten.

  9. Nutzen Sie Timeboxing

    Das Timeboxing stammt aus dem Zeitmanagement und soll helfen, Aufgaben besser zu strukturieren. Das Konzept: Statt einfach loszuarbeiten, legen Sie für jede Aufgaben ein Zeitfenster, die sogenannte Timebox, fest. An diese halten Sie sich möglichst genau, um Zeitverschwendung zu vermeiden.

  10. Stoppen Sie Multitasking

    Multitasking macht weder produktiv, noch funktioniert es. Wer versucht, zehn Dinge gleichzeitig zu machen, macht nichts davon richtig und braucht letztlich länger. Auch die Fehlerquote steigt nachweislich. Pures Gift für jede Produktivität. Das Gegengift: Singletasking – eine Aufgabe nach der anderen.

  11. Lernen Sie zu delegieren

    Sie können und sollten nicht jede Aufgabe selbst erledigen. Vielleicht ist ein Kollege viel kompetenter oder Sie haben keine Kapazitäten mehr frei, während sich ein externer Dienstleister darum kümmern könnte. Indem Sie lernen, Aufgaben effektiv zu delegieren, werden Sie automatisch produktiver.

  12. Reduzieren Sie Ablenkungen

    Viel Produktivität geht durch Ablenkungen verloren. Ein Plausch mit Kollegen, kurz durch Facebook oder Instagram stöbern – schon ist eine Stunde verdaddelt. Wer die Produktivität steigern will, muss unbedingt Ablenkungen ausschalten – teils buchstäblich. E-Mails auf stumm und Telefon abschalten. Hauptsache, Sie können an der Aufgabe konzentriert arbeiten.

  13. Sorgen Sie für Abwechslung

    Derselbe Schreibtisch, dieselben vier Wände – tagein, tagaus die immer gleiche Umgebung. Eintönigkeit schadet der Produktivität. Sorgen Sie für Abwechslung im Job und bringen Sie mit einem Tapetenwechsel neue Produktivität in Ihren Arbeitsalltag.Arbeiten Sie im Sommer mal draußen, nutzen Sie mobiles Arbeiten oder tauschen Sie den Schreibtisch mit einem Kollegen.

  14. Bewegen Sie sich mehr

    Acht, neun oder zehn Stunden täglich vor dem Bildschirm sitzen – das ist ungesund und bremst Produktivität aus. Bringen Sie Ihren Körper in Schwung und bauen Sie mehr Bewegung in den Tag ein. Durch einen höhenverstellbaren Stehtisch oder einen Spaziergang. Das sorgt für bessere Durchblutung, kreativere Gedanken, gute Laune und fördert Produktivität sowie die Gesundheit.

  15. Suchen Sie sich Vorbilder

    Suchen Sie jemanden, der produktiver ist als Sie – und denken Sie, Sie seien genauso! Laut Studien des Psychologen Jochim Hansen von der Universität Basel funktioniert der Trick ähnlich wie der sogenannte Rajkov-Effekt: Schon durch pure Vorstellungskraft und Antizipation sind wir in der Lage, unsere Fertigkeiten zu steigern. Sogar die eigene Produktivität.

Kostenloser Download: Liste mit 30 Produktivitätstipps

Die komplette Liste mit diesen und weiteren Produktivitätstipps können Sie sich hier kostenlos als PDF herunterladen:

Produktivität steigern: 30 Tipps


Produktivität im Homeoffice

Für Arbeitnehmer und vor allem Chefs ist Produktivität im Homeoffice ein wichtiges Thema. Arbeiten die Mitarbeiter zuhause wirklich so gut, wie im Büro? Für die meisten Angestellten lautet die Antwort: Ja, die flexiblere Regelung schadet den Leistungen nicht. Ganz im Gegenteil: Viele arbeiten im Homeoffice sogar produktiver und schaffen mehr. Manche haben mit dem neuen Arbeitsumfeld aber Schwierigkeiten.

Es braucht Disziplin und klare Regelungen, um am heimischen Schreibtisch produktiv zu sein.

Produktiver Arbeitsplatz im Homeoffice

Auch die Gestaltung des Arbeitsplatzes trägt erheblich zur Produktivität bei. Gerade in den eigenen vier Wänden sollten Sie darauf achten. Diese Tipps helfen bei einem produktiven Arbeitsplatz im Homeoffice:

  • Licht verändern
    Eine gute Beleuchtung ist für produktives Arbeiten unverzichtbar. Fehlendes Tageslicht macht unkonzentriert und müde. Vermeiden Sie aber Bildschirm-Reflexionen und blendenden Lichteinfall.
  • Ergonomisch sitzen
    Zu langes und ergonomisch falsches Sitzen ist Ursache für Haltungsschäden, Übergewicht und weitere gesundheitliche Probleme. Zudem sind Sie unproduktiv, wenn Sie bei der Arbeit nicht vernünftig positioniert sind.
    Ergonomie am Arbeitsplatz
  • Pflanzen nutzen
    Pflanzen verbessern das Raumklima und steigern das Wohlbefinden. Schon ein paar Blumen und Pflanzen im Homeoffice können die Produktivität steigern. Sie sind besser drauf, arbeiten fokussierter und sind leistungsfähiger.
  • Ordnung schaffen
    Chaos sorgt für Stress und Ablenkung. Wer für sichtbare Ordnung sorgt, fühlt sich nachweislich wohler, arbeitet entspannter und produktiver. Nutzen Sie für mehr Ordnung beispielsweise die 5S-Methode.
  • Farben einsetzen
    Die Psychologie der Farben wird oft unterschätzt. Wenn Sie nicht gleich das ganze Zimmer streichen wollen, können Sie durch farbliche Akzente, Accessoires und Bilder an der Wand ähnliche Wirkung erzielen.

Produktivitätskiller: So geht’s nicht!

Produktivität lässt sich nicht nur gezielt steigern – sie lässt sich ebenso sabotieren. Einige Produktivitätskiller verschwenden enorm viel Zeit und Energie. Diese sollten Sie so gut es geht vermeiden:

  • Meetings

    Viele Meetings sind reine Zeitverschwendung. Keine Agenda, keine nennenswerten Ergebnisse und oft sind die Besprechungen für die eigene Arbeit irrelevant. Nutzen Sie Ihre Zeit stattdessen wirklich produktiv.

  • E-Mails

    Mails sind grundsätzlich eine praktische und schnelle Form der Kommunikation. Sind Sie aber den halben Tag durch Mails abgelenkt, werden vom Gebimmel im Postfach immer wieder unterbrochen und erhalten unzählige unnötige Nachrichten, werden sie zum Produktivitätskiller.

  • Perfektionismus

    Detailverliebtheit und Perfektionismus kosten Zeit und Produktivität. Dahinter stecken entweder die Angst vor Blamage oder falsche Prioritäten. Nutzen Sie das Pareto-Prinzip, wonach 20 Prozent des richtigen Inputs oft für 80 Prozent des Outputs sorgen.

  • Ja-Sagen

    Ein „Ja“ geht leichter über die Lippen als ein „Nein“. Zwar sind nette, hilfsbereite Kollegen beliebt. Sie werden aber auch ausgenutzt und schaffen in Folge das eigene Pensum nicht mehr. Deswegen gehört das Neinsagen zu den wichtigsten Fähigkeiten, die Sie sich im Job aneignen sollten.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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