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Definition: Was ist Hoshin Kanri?
Das Konzept Honshin Kanri ist eine Methode zur ganzheitlichen Planung, Zielsetzung und Strategieumsetzung in einem Unternehmen. Wie der Begriff bereits vermuten lässt, hat Hoshin Kanri seinen Ursprung in Japan, hat sich von dort aber in der ganzen Welt einen Namen gemacht und ist im englischen Sprachgebrauch als Policy Deployment bekannt.
Beim Honshin Kanri steht die Einbindung aller Hierarchieebenen innerhalb des Unternehmens im Vordergrund. Interne Absprachen, Kommunikation und gemeinsames Vorgehen sind deshalb essenzielle Grundbausteine. Ziel beim Hoshin Kanri ist es, dass alle an einem Strang ziehen und gemeinsam auf Unternehmensziele hinarbeiten.
Dieses Methode ist einem Problem geschuldet, das zahlreiche Organisationen haben: Aus dem gehobenen Management wird eine Vision herausgegeben, ein langfristiges Ziel, eine Idee für die kommenden Jahre, wie das Unternehmen sich entwickeln soll. Oftmals bleibt es dann dabei, die Vision wird sich auf die Fahnen geschrieben, aber eine wirkliche Umsetzung der Strategie findet nicht statt.
Gründe gibt es dafür gleich mehrere:
- Führungskräfte, Abteilungsleiter und andere Verantwortliche werden nicht einbezogen, wenn Ziele und Visionen bestimmt werden.
- Führungskräfte und Mitarbeiter kennen die Vision und Ziele gar nicht.
- Mitarbeiter auf unterschiedlichen Hierarchieebenen wissen nicht, wie Sie beitragen können.
- Abteilungs- und Bereichssziele unterscheiden sich von der Unternehmensvision.
- Im operativen Alltagsgeschäft ist die vorgegebene Strategie schlichtweg nicht umzusetzen.
- Jeder Bereich arbeitet für sich, statt gemeinsam zu agieren.
Ausgangslage beim Hoshin Kanri ist daher eine enge Verbindung und Verknüpfung aller Beteiligter im Unternehmen, angefangen vom Top-Management über die einzelnen Leitungsstellen im operativen Geschäft bis zu den Teams und Mitarbeitern.
Hoshin Kanri: Die wichtigsten Schritte
Hoshin Kanri ist keine einmalige Aktion, sondern ein langfristiger und sich wiederholender Prozess. Vor dem Hintergrund einer übergeordneten Unternehmensvision und anderer Ziele der Organisation werden unterschiedliche Schritte durchlaufen, um eine ganzheitliche Strategie zu entwickeln und diese zu realisieren.
Im Folgenden erklären wir die Schritte, die für den Erfolg von Hoshin Kanri ausschlaggebend sind:
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Unternehmensvision aufstellen
Bevor Strategien entstehen können, braucht es zunächst eine Vision für das Unternehmen. Gemeint ist damit eine wirklich große und übergeordnete Zielsetzung für das Unternehmen. Dies kann beispielsweise sein, welchen Zweck das Unternehmen verfolgt, wofür eine Organisation stehen will, welche Werte verkörpert werden wollen. Eine solche Vision kann beispielsweise lauten Wir wollen der größte und erfolgreichste Hersteller von XY im europäischen Markt sein. Allerdings können Visionen auch nicht nur auf unternehmerischen Erfolg abzielen, sondern beispielsweise Kundenzufriedenheit oder auch Mitarbeiterbindung in den Fokus rücken.
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Durchbruchziele entwickeln
Eine Vision hat fast jedes Unternehmen, beim Hoshin Kanri wird diese jedoch im nächsten Schritt weiter heruntergebrochen, um sogenannte Durchbruchziele zu erreichen. Hierbei handelt es sich um konkretere Zielsetzungen, die in einem Zeitraum von drei bis fünf Jahren erreicht werden sollen. Diese sollten nicht einfach vom Top-Management bestimmt, sondern mit den nächsten Hierarchieebenen gemeinsam entwickelt werden, um möglichst nah an der Praxis zu sein. Mit den Durchbruchzielen wird die übergeordnete Vision klarer kommuniziert und für alle Beteiligten verständlicher.
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Kurzfristige Ziele festlegen
Noch konkreter werden im nächsten Schritt die Jahresziele formuliert. Wie der Begriff schon erahnen lässt, sind dies Pläne und Ziele für das laufende Jahr und die anstehenden Monate. Solch kurzfristige Ziele sind deshalb in der Regel Teilziele der vorher festgelegten Durchbruchziele. Die Frage lautet also: Wie weit wollen wir in diesem Jahr kommen? Ist das Durchbruchziele etwa ein Umsatzziel von 5 Millionen Euro, kann das erste Jahresziel darin bestehen, die Millionenmarke zu knacken. Wichtig ist auch in diesem Schritt, dass es sich nicht um Verordnungen von oben handelt, sondern die Jahresziele mit den Bereichen, Abteilungsleitern und Führungskräften gemeinsam erstellt werden.
Ganz im Sinne von Hoshin Kanri ist es, wenn die Jahresziele immer weiter definiert werden und nicht nur für einzelne Abteilungen, sondern für Teams oder gar einzelne Positionen herausgearbeitet werden. Auf diese Weise erhält jeder Mitarbeiter eine genaue Vorstellung davon, wie er zu den Unternehmenszielen beitragen kann und worauf der Fokus liegt.
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Maßnahmen bestimmen
Nach der Zielsetzung müssen Maßnahmen entwickelt werden, um diese in die Tat umzusetzen. Im Fokus steht hier die Frage, was genau getan werden muss, um die vorher definierten Ziele zu erreichen. Die Einbindung von Führungskräften und Mitarbeitern ist besonders wichtig, um keine realitätsfernen Maßnahmen zu bestimmen, die im Arbeitsalltag nicht funktionieren.
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Kennzahlen identifizieren
Um feststellen zu können, ob die gewählten Strategien und Maßnahmen den gewünschten Effekt haben, sollten passende Kennzahlen identifiziert werden, die dazu geeignet sind, der Grad der Zielerreichung beurteilen zu können. Bei monetären Zielen ist dies simpel durch Umsatz- oder Gewinnzahlen möglich, mögliche Kennzahlen sind aber auch die Kundenzufriedenheit, der Marktanteil, die Bekanntheit des Unternehmens oder ähnliche Faktoren.
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Umsetzungen kontrollieren
Strategien und Maßnahmen müssen nicht nur umgesetzt, sondern auch kontrolliert werden. Wie genau dabei vorgegangen wird, muss im Unternehmen individuell entschieden werden und hängt auch von den Strategien und Zielen ab. Manches braucht Zeit, eine Kontrolle macht deshalb erst nach einigen Monaten sind, andere Entwicklungen lassen sich bereits deutlich eher erkennen und eine Messung der Kennzahlen sollte regelmäßiger stattfinden, um Aufschluss über die Richtung zu erhalten.
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Lernen und Anpassungen vornehmen
Im letzten Schritt werden Rückschlüsse aus dem bisherigen Verlauf gezogen. Dies geschieht unbedingt zum Ablauf des Kalenderjahres, um Jahresziele kontrolliere zu können, kann aber auch schon vorher nötig sein. Es werden aktuelle Kennzahlen mit den gesetzten Zielen verglichen, Abweichungen zwischen Ist- und Soll-Zustand hinterfragt und möglicherweise Anpassungen vorgenommen. Eine genaue Analyse ist hier besonders wichtig, um die Gründe zu verstehen und Ursachen für Fehlentwicklungen beheben zu können.
Visualisierung durch die Hoshin Kanri Matrix
Das wahrscheinlich wichtigste Instrument in der Praxis ist die Hoshin Kanri Matrix (auch Hoshin Kanri X-Matrix bezeichnet). Dabei handelt es sich um eine Visualisierung und Zusammenfassung aller Ziele, Maßnahmen und Kennzahlen, die in den obigen Schritten entwickelt wurden.
Mit der Hoshin Kanri Matrix lassen sich alle relevanten Informationen in einer einzelnen Abbildung konzentriert auf den Punkt bringen. Sie kann somit zur Kommunikation und Verdeutlichung der Strategie genutzt werden, kann sowohl im Top-Management als auch in den einzelnen Abteilungen und Teams eingesetzt werden und liefert jederzeit eine Kontrollfunktion, um sich daran zu erinnern, in welche Richtung die Entwicklung gehen soll.
Die Hoshin Kanri Matrix besteht dabei aus vier Bereichen, die um die Vision des Unternehmens angeordnet sind. Zur Veranschaulichung haben wir eine Vorlage für die Hoshin Kanri Matrix erstellt:
(Eine kostenlose Vorlage unserer Hoshin Kanri Matrix haben wir hier als PDF zum Download für Sie bereit gestellt).
Die Aufteilung in der Hoshin Kanri Matrix erfolgt nach den vier Quadranten, die durch die X-Form entstehen:
- Im unteren Quadranten werden die Durchbruchziele festgehalten, die in den nächsten drei bis fünf Jahren erreicht werden sollen.
- Auf der linken Seite werden die verdichteten Jahresziele aufgeschrieben, die kurzfristiger umgesetzt werden sollen.
- Der obere Quadrant zeigt die Maßnahmen, Strategien und Vorgehensweisen, die als wichtige Schritte der Zielerreichung identifiziert wurden
- Im letzten, rechten Quadranten finden sich die Kennzahlen, die von besonderer Bedeutung sind. Daneben wird auch auf die Bereiche, Abteilungen oder Mitarbeiter eingegangen, die an den Strategien mitarbeiten.
Die Anordnung findet dabei jeweils von der Mitte nach außen statt – näher am Zentrum befinden sich dabei die Ziele, Maßnahmen oder Kennzahlen, die besonders wichtig sind und größere Priorität genießen. Weiter außen werden die Aspekte mit geringere Priorität hinzugefügt.
Durch die Punkte (oder andere Symbole) an den Rändern können Verbindungen verdeutlicht und sichtbar gemacht werden. Im obigen Beispiel gibt es etwa einen klaren Zusammenhang zwischen dem Ziel Marktanteil um 10 % erhöhen und der Maßnahme Werbung für Produkte erhöhen.
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