Kollaboratives Arbeiten: Tipps für Teams

Kollaboratives Arbeiten gewinnt in vielen Teams seit Jahren an Bedeutung. Unternehmen fördern die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern, stellen benötigte Software zur Verfügung und versuchen, die Prozesse im Arbeitsalltag an das kollaborative Arbeiten anzupassen. Bei der Umsetzung gibt es aber immer wieder Probleme – weshalb Vorteile nicht genutzt werden können und kollaboratives Arbeiten die hohen Erwartungen nicht erfüllt. Wir zeigen, was kollaboratives Arbeiten bedeutet und wie es in Teams erfolgreich umgesetzt werden kann…

Kollaboratives Arbeiten: Tipps für Teams

Definition: Was ist kollaboratives Arbeiten?

Kollaboratives Arbeiten Definition Zusammenarbeit Tipps SoftwareDas Konzept des kollaborativen Arbeitens wird oftmals mit Teamwork gleichgesetzt und synonym verwendet. Ein Fehler! Zwar sind die beiden Begriffe eng miteinander verwandt, als kollaboratives Arbeiten wird jedoch eine spezielle Art der Zusammenarbeit bezeichnet.

Beim Teamwork wird ein gemeinsames Ziel verfolgt oder im Team an einem gemeinsamen Projekt gearbeitet – oftmals aber nicht in direkter Zusammenarbeit, sondern nebeneinander her. Ein Kollege kümmert sich um einen Bereich, ein zweiter übernimmt einen anderen und am Ende werden die Einzelergebnisse zusammengeführt.

Kollaboratives Arbeiten bedeutet eine engere Form der Zusammenarbeit. Alle beteiligten Mitarbeiter können gemeinsam und gleichzeitig ein Projekt bearbeiten. Dies wird beispielsweise möglich, indem Dokumente digital von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden können. Die passende Software dazu gibt es in den unterschiedlichsten Bereichen und kann in vielen Unternehmen eingesetzt werden.

Vorteile von kollaborativem Arbeiten

Kollaboratives Arbeiten Vorteile gute GründeMehr Zusammenarbeit schreiben sich Arbeitgeber schon lange auf die Fahnen. Wer gemeinsam auf ein Ziel hinarbeitet, erreicht mehr und ist zufriedener. Kollaboratives Arbeiten verspricht darüberhinaus einige weitere Vorteile:

  • Verbesserte Zusammenarbeit

    Durch kollaboratives Arbeiten wird die Zusammenarbeit im gesamten Team verbessert. Stärken einzelner Mitarbeiter werden besser genutzt, Schwächen gegenseitig ausgeglichen.

  • Stärkere Kommunikation

    Um gemeinsam und teilweise gleichzeitig an Projekten zu arbeiten, ist eine ausgeprägte Kommunikation nötig. Kollaboratives Arbeiten fördert den Austausch im Team und verbessert die Kommunikation, was sich meist in andere Bereiche überträgt.

  • Keine doppelten Aufgaben

    Leider werden immer wieder Zeit und Arbeit verschwendet, wenn Verantwortungen nicht klar sind und Teilaufgaben entweder mehrfach oder gar nicht erledigt werden. Die verbesserte Kommunikation und die Transparenz im kollaborativen Arbeiten verhindert solche Dopplungen.

  • Größere Unabhängigkeit

    Der Online-Zugang ermöglicht mehr Flexibilität in der Zusammenarbeit. Kollegen müssen nicht gemeinsam im Büro sitzen, um kollaborativ arbeiten zu können. Ebenso ist es möglich, dass ein Mitarbeiter im Home Office sitzt, während der andere von einer Betriebsreise mitarbeitet.

  • Direktes Feedback

    Alle Beteiligten können direkt einsehen, woran andere gearbeitet haben und Feedback geben, Verbesserungsvorschläge machen oder eine Meinung abgeben. So lassen sich Prozesse schneller durchlaufen.

Voraussetzungen für kollaboratives Arbeiten

Die technischen Voraussetzungen für kollaboratives Arbeiten sind heutzutage keine Schwierigkeit mehr. Unternehmen verfügen über schnelle und stabile Internetverbindungen sowie funktionsfähige Computer und die benötigte Software. Sind diese Grundvoraussetzungen nicht vorhanden, sollte zunächst investiert werden, bevor es ums kollaborative Arbeiten geht.

Allerdings bringt die technische Infrastruktur nichts, wenn diese nicht richtig genutzt wird. Wichtig ist deshalb, dass Mitarbeiter bereit sind, die Arbeitsform anzunehmen und sich darauf einlassen.

Zusätzlich müssen Tools zum kollaborativen Arbeiten nicht einfach nur eingeführt werden. Vielmehr müssen Mitarbeiter und Teams gezielt darauf vorbereitet und geschult werden. Wichtige Fragen dabei sind beispielsweise…

  • Welche Ziele verfolgt das Unternehmen mit der Einführung kollaborativer Tools und Arbeitsmethoden?
  • Welche Vorteile bietet kollaboratives Arbeiten den Mitarbeitern im Vergleich zur bisherigen Arbeitsmethodik?
  • Welche Punkte und Prinzipien sollten Mitarbeiter beim kollaborativen Arbeiten beachten?
  • Wie flexibel kann und darf das kollaborative Arbeiten im Unternehmen gestaltet werden?
  • Welche Erwartungen verknüpft der Chef mit der Einführung des kollaborativen Arbeitens?

Die meisten der genannten Fragen können nicht nur Mitarbeitern als Orientierung, sondern auch Geschäftsführung und Vorgesetzten als Planungsgrundlage für die Einführung und Vorbereitung des kollaborativen Arbeitens dienen.

Tipps: So klappt die Zusammenarbeit

Kollaboratives Arbeiten wird in vielen Unternehmen versucht – mal als gezieltes Konzept, mal unbewusst – doch nicht überall ist der Ansatz gleichermaßen von Erfolg gekrönt. Ein Problem kann sein, dass die oben genannten Voraussetzungen nicht gegeben sind und sich beispielsweise das Team nicht auf die neue Form der Zusammenarbeit einlässt.

Allerdings lassen sich auch bei der Umsetzung Fehler beobachten, die zum Scheitern der Kollaboration führen können. Damit die Einführung des kollaborativen Arbeitens in Ihrem Team funktioniert und Sie langfristig die Vorteile nutzen können, haben wir deshalb drei Tipps für Sie zusammengestellt, die Sie bei der Umsetzung beachten sollten:

  • Halten Sie Rollen und Verantwortungen flexibel

    Für erfolgreiches kollaboratives Arbeiten ist Flexibilität ein wichtiger Faktor. In den Köpfen vieler Mitarbeiter sind klare Strukturen, zugeordnete Aufgaben und Verantwortungen fest verankert. Kollaborative Zusammenarbeit funktioniert am besten, wenn hier größere Freiräume geschaffen werden. Aufgaben sollten nach Stärken und Know How verteilt werden, nicht nach festgelegten Rollen innerhalb des Teams.

  • Nutzen Sie das Konzept sinnvoll

    Bei allen Vorteilen der kollaborativen Arbeit gilt: Reflektieren Sie, in welchen Bereichen es wirklich sinnvoll ist. Nicht für jede Aufgabe und jedes Projekt ist es zwingend geeignet, dass ein Team gemeinsam daran arbeitet. Manchmal bleibt es sinnvoller, wenn ein Mitarbeiter sich alleine darum kümmert oder die Teilaufgaben individuell verteilt werden.

  • Überprüfen Sie Umsetzung und Erfolg

    Kollaboratives Arbeiten wird nicht durch die einmalige Einführung zum Erfolg, sondern erfordert stetige Anpassung und Verbesserung. Behalten Sie die Ergebnisse im Blick, sammeln Sie Feedback und kontrollieren Sie regelmäßig, ob die Zusammenarbeit die gewünschten Effekte bringt. Mit dieser Überprüfung wird die Kollaboration innerhalb des Teams mit der Zeit immer besser.

Kollaboratives Arbeiten für das Employer Branding

Kollaboratives Arbeiten: Chance im Employer BrandingNicht nur Teams und Mitarbeiter, auch Unternehmen können von gut organisiertem kollaborativen Arbeiten profitieren. Neben der größeren Produktivität und Zufriedenheit von Mitarbeitern ermöglicht kollaboratives Arbeiten verschiedene Angebote, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Gerade flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Regelungen und die Möglichkeit zur Telearbeit sind bei vielen Talenten auf dem Arbeitsmarkt sehr gefragt.

Richtig eingesetzt positionieren sich Unternehmen mit der Zusammenarbeit als Arbeitsplatz, in dem das Wir-Gefühl eine große Rolle spielt. Statt Ellenbogengesellschaft und ständiger Konkurrenz kann es ein Alleinstellungsmerkmal sein, wenn das Team im Vordergrund steht.

Damit das gelingt, muss das Employer Branding entsprechend ausgerichtet werden. Es reicht nicht aus, kollaboratives Arbeiten nur intern einzuführen. Erst durch offene Kommunikation nach außen und ein entsprechendes Image als Arbeitgeber wird das Unternehmen für potenzielle Bewerber interessant.

[Bildnachweis: LightField Studios by Shutterstock.com]
21. Juni 2019 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.


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