Kollaboratives Arbeiten: 3 Tipps zur erfolgreichen Umsetzung

Kollaboratives Arbeiten gewinnt in vielen Teams seit Jahren an Bedeutung. Unternehmen fördern die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern, stellen benötigte Software zur Verfügung und versuchen, die Prozesse im Arbeitsalltag an das kollaborative Arbeiten anzupassen. Bei der Umsetzung gibt es aber immer wieder Probleme. Vorteile bleiben so ungenutzt und das kollaborative Arbeiten erfüllt die hohen Erwartungen nicht. Wir zeigen, was kollaboratives Arbeiten bedeutet und wie es sich in Teams erfolgreich umsetzen lässt…

Kollaboratives Arbeiten: 3 Tipps zur erfolgreichen Umsetzung

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Definition: Was ist kollaboratives Arbeiten?

Das Konzept des kollaborativen Arbeitens wird oftmals mit Teamwork gleichgesetzt und synonym verwendet. Ein Fehler! Zwar sind die beiden Begriffe eng miteinander verwandt, als kollaboratives Arbeiten wird jedoch eine spezielle Art der Zusammenarbeit bezeichnet. Beim Teamwork verfolgt das Team ein gemeinsames Ziel oder arbeitet an einem gemeinsamen Projekt. Oftmals geschieht das aber nicht in direkter Zusammenarbeit, sondern nebeneinander her. Ein Kollege kümmert sich um einen Bereich, ein zweiter übernimmt einen anderen und am Ende führt man die Einzelergebnisse zusammen.

Kollaboratives Arbeiten bedeutet eine engere Form der Zusammenarbeit. Alle beteiligten Mitarbeiter können gemeinsam und gleichzeitig ein Projekt bearbeiten. Dies wird beispielsweise möglich, indem mehrere Personen gleichzeitig digitalen Zugriff auf Dokumente wie beispielsweise Texte, Tabellen oder Powerpoint-Präsentationen haben. Die passende Software dazu gibt es in den unterschiedlichsten Bereichen und ist in vielen Unternehmen einsetzbar.

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Vorteile von kollaborativem Arbeiten

Mehr Zusammenarbeit schreiben sich Arbeitgeber schon lange auf die Fahnen. Wer gemeinsam auf ein Ziel hinarbeitet, erreicht mehr und ist zufriedener. Kollaboratives Arbeiten verspricht darüberhinaus einige weitere Vorteile:

  • Verbesserte Zusammenarbeit
    Kollaboratives Arbeiten verbessert die Zusammenarbeit im gesamten Team. Die Stärken einzelner Mitarbeiter lassen sich besser nutzen, Schwächen gegenseitig ausgleichen.
  • Stärkere Kommunikation
    Um gemeinsam und teilweise gleichzeitig an Projekten zu arbeiten, ist eine ausgeprägte Kommunikation nötig. Kollaboratives Arbeiten fördert den Austausch im Team und verbessert die Kommunikation, was sich meist in andere Bereiche überträgt.
  • Keine doppelten Aufgaben
    Immer wieder kommt es zu Zeitverschwendung und doppelter Arbeit. Grund dafür: Verantwortungen sind nicht klar, Teilaufgaben werden entweder mehrfach oder gar nicht erledigt. Die verbesserte Kommunikation und die Transparenz im kollaborativen Arbeiten verhindert solche Dopplungen.
  • Größere Unabhängigkeit
    Der Online-Zugang ermöglicht mehr Flexibilität in der Zusammenarbeit. Kollegen müssen nicht gemeinsam im Büro sitzen, um kollaborativ arbeiten zu können. Ebenso ist es möglich, dass ein Mitarbeiter im Homeoffice sitzt, während der andere von einer Betriebsreise mitarbeitet.
  • Direktes Feedback
    Alle Beteiligten können direkt einsehen, woran andere gearbeitet haben. Sie können so Feedback geben, Verbesserungsvorschläge machen oder eine Meinung äußern. So lassen sich Prozesse schneller durchlaufen.
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Voraussetzungen für kollaboratives Arbeiten

Die technischen Voraussetzungen für kollaboratives Arbeiten sind heutzutage keine Schwierigkeit mehr. Unternehmen verfügen über schnelle und stabile Internetverbindungen sowie funktionsfähige Computer und die benötigte Software. Sind diese Grundvoraussetzungen nicht vorhanden, sollte zunächst investiert werden, bevor es ums kollaborative Arbeiten geht.

Allerdings bringt die technische Infrastruktur nichts, wenn Teams diese nicht richtig nutzen. Wichtig ist deshalb, dass die Mitarbeiter bereit sind, die Arbeitsform anzunehmen und sich darauf einlassen. Zusätzlich müssen Unternehmen Tools (beispielsweise Asana, Basecamp oder Bitrix24) zum kollaborativen Arbeiten nicht einfach nur einführen. Vielmehr müssen sie ihre Mitarbeiter und Teams gezielt darauf vorbereiten und schulen. Wichtige Fragen dabei sind beispielsweise…

  • Welche Ziele verfolgt das Unternehmen mit der Einführung kollaborativer Tools und Arbeitsmethoden?
  • Welche Vorteile bietet kollaboratives Arbeiten den Mitarbeitern im Vergleich zur bisherigen Arbeitsmethodik?
  • Welche Punkte und Prinzipien sollten Mitarbeiter beim kollaborativen Arbeiten beachten?
  • Wie flexibel kann und darf das kollaborative Arbeiten im Unternehmen gestaltet werden?
  • Welche Erwartungen verknüpft der Chef mit der Einführung des kollaborativen Arbeitens?

Die meisten der genannten Fragen können nicht nur Mitarbeitern als Orientierung dienen. Sie eignen sich auch für Geschäftsführung und Vorgesetzte als Planungsgrundlage für die Einführung und Vorbereitung des kollaborativen Arbeitens.

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3 essentielle Tipps für die Zusammenarbeit

Viele Unternehmen versuchen kollaboratives Arbeiten – mal als gezieltes Konzept, mal unbewusst. Doch nicht überall ist der Ansatz gleichermaßen von Erfolg gekrönt. Ein Problem kann sein, dass die oben genannten Voraussetzungen nicht gegeben sind und sich beispielsweise das Team nicht auf die neue Form der Zusammenarbeit einlässt.

Allerdings lassen sich bei der Umsetzung immer wieder Fehler beobachten, die zum Scheitern der Kollaboration führen. Damit die Einführung des kollaborativen Arbeitens in Ihrem Team funktioniert und Sie langfristig die Vorteile nutzen können, haben wir drei Tipps für Sie zusammengestellt, die Sie bei der Umsetzung beachten sollten:

Halten Sie Rollen und Verantwortungen flexibel

Für erfolgreiches kollaboratives Arbeiten ist Flexibilität ein wichtiger Faktor. In den Köpfen vieler Mitarbeiter sind klare Strukturen, zugeordnete Aufgaben und Verantwortungen fest verankert. Kollaborative Zusammenarbeit funktioniert am besten, wenn Unternehmen größere Freiräume für ihre Mitarbeiter schaffen. Jeder sollte Aufgaben nach Stärken und Know-how erhalten, nicht nach festgelegten Rollen innerhalb des Teams.

Nutzen Sie das Konzept sinnvoll

Bei allen Vorteilen der kollaborativen Arbeit gilt: Reflektieren Sie, in welchen Bereichen es wirklich sinnvoll ist. Nicht für jede Aufgabe und jedes Projekt ist es zwingend geeignet, dass ein Team gemeinsam daran arbeitet. Manchmal ist es sinnvoller, wenn ein Mitarbeiter sich alleine darum kümmert oder der Vorgesetzte die Teilaufgaben individuell verteilt.

Überprüfen Sie Umsetzung und Erfolg

Die einmalige Einführung von kollaborativen Arbeiten verspricht noch keinen Erfolg. Vielmehr erfordert es stetige Anpassung und Verbesserung. Behalten Sie die Ergebnisse im Blick, sammeln Sie Feedback und kontrollieren Sie regelmäßig, ob die Zusammenarbeit die gewünschten Effekte bringt. Mit dieser Überprüfung verbessert sich die Kollaboration innerhalb des Teams im Laufe der Zeit.

Kollaboratives Arbeiten für das Employer Branding

Nicht nur Teams und Mitarbeiter, auch Unternehmen können von gut organisiertem kollaborativen Arbeiten profitieren. Neben der größeren Produktivität und Zufriedenheit von Mitarbeitern ermöglicht kollaboratives Arbeiten verschiedene Angebote, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Gerade flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Regelungen und die Möglichkeit zur Telearbeit sind bei vielen Talenten auf dem Arbeitsmarkt sehr gefragt.

Richtig eingesetzt positionieren sich Unternehmen mit der Zusammenarbeit als Arbeitsplatz, in dem das Wir-Gefühl eine große Rolle spielt. Statt Ellenbogengesellschaft und ständiger Konkurrenz kann es ein Alleinstellungsmerkmal sein, wenn das Team im Vordergrund steht. Damit das gelingt, muss das Unternehmen sein Employer Branding entsprechend ausrichten. Es reicht nicht aus, kollaboratives Arbeiten nur intern einzuführen. Erst offene Kommunikation nach außen und ein entsprechendes Image als Arbeitgeber machen das Unternehmen für potenzielle Bewerber interessant.

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[Bildnachweis: Jiw Ingka by Shutterstock.com]

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