Projektmanagement: Methoden für bessere Projekte

Im Team gemeinsam ein Ziel verfolgen, ein Problem lösen oder eine Aufgabe erledigen – das erfordert gutes Projektmanagement. In zahlreichen Unternehmen nimmt die Projektarbeit an Bedeutung zu. Viele Arbeitgeber haben die Vorteile der Projektarbeit erkannt und nutzen diese, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Trotzdem fehlt es oft noch immer an den richtigen Voraussetzungen, an konzertierter Umsetzung oder eben einem guten Projektmanagement. Unsere Projektmanagement-Ampel zeigt Ihnen die Dos und Don’ts für erfolgreiche Projekte…

Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel

Projektmanagement Definition

Projektmanagement ist in vielen Unternehmen fester Bestandteil der Arbeitsorganisation. Weil sich Produktzyklen verkürzen, die Aufgaben komplexer und der Wettbewerb globaler werden, wird die Arbeit in einzelne Projekte aufgeteilt, die es dann entsprechend zu managen gilt.

Laut Gablers Wirtschaftslexikon handelt es sich beim Projektmanagement um eine Managementaufgabe, die sich in vier verschiedene Teilaufgaben gliedert:

Projektdefinition (Zieldefinition, Ausgangsanalyse, Grobplanung, Projektorganisation, Kick-Off)
Projektdurchführung (Feinplanung, Auftragsvergabe, Teamentwicklung, Teamsteuerung)
Projektcontrolling (Erfolgskontrolle, Dokumentation, Qualitätsmanagement)
Projektabschluss (Endabnahme, Entlastung der Beteiligten, Berichte)

Laut der DIN 69901-5:2009 lässt sich ein Projekt auch als Vorhaben definieren, das „im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.“

Ziel ist nach dieser Definition, „dass Projekte richtig geplant und gesteuert werden, dass die Risiken begrenzt, Chancen genutzt und Projektziele qualitativ, termingerecht und im Kostenrahmen erreicht werden.“ Als Stakeholder werden in diesem Zusammenhang übrigens jene Interessensgruppen bezeichnet, die am Erfolg des Projekts interessiert sind. Also zum Beispiel der direkte Vorgesetzte, der oder die Geschäftsführer(in), aber auch andere Kollegen, Abteilungen, Lieferanten, Kunden. Ihnen gegenüber ist der Projektmanager verantwortlich und muss an sie berichten.

Projektmanagement: Vorteile der Projektarbeit

Die Arbeit an einzelnen Projekten macht einen immer größeren Anteil an den Gesamtaufgaben eines Arbeitnehmers aus. Mittlerweile generieren viele Unternehmen mehr als die Hälfte ihres Umsatzes durch Projektarbeit. Gründe für die steigende Beliebtheit von Projektarbeit sind deren Vorteile gegenüber dem normalen Tagesgeschäft:

Abwechslung.
Neben den normalen, täglich anfallenden Arbeiten bieten Projekte die Gelegenheit, neue Erfahrungen zu sammeln. Insbesondere die Teamfähigkeit kann durch Projektarbeit gestärkt werden, da es eine Herausforderung ist, mit neuen Kollegen in einem Team gemeinsam ein Ziel zu erreichen.
Motivation.
Viele Arbeitnehmer verlieren im Tagesgeschäft das langfristige Ziel aus den Augen und erledigen nur noch Dienst nach Vorschrift. Zielorientiertes Arbeiten in Projekten hingegen eröffnet die Möglichkeit, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und nachzuvollziehen, wie der eigene Beitrag das Team voran gebracht hat.
Organisation.
Die für ein Projekt notwendige Planung schafft gleichzeitig auch Struktur und Ordnung in der Arbeitsweise der beteiligten Mitarbeiter. Diese Fähigkeit wird häufig auch in andere Aufgabenbereiche übernommen, wodurch die gesamte Leistungsfähigkeit gesteigert werden kann.

Whisky-Syndrom: Viele Projekte scheitern daran

Die Gardner Group hat einmal ermittelt, dass 40 Prozent aller IT-Projekte scheitern. Eine Studie der Standish Group wiederum kam zum Ergebnis: Nur 16 Prozent aller Softwareprojekte werden hinsichtlich Zeit-, Budget und Funktionsvorgaben erfolgreich abgeschlossen, rund 31 Prozent scheitern gänzlich. Und ziemlich oft liegt das am sogenannten Whisky-Syndrom. Eigentlich ja eher Whiscy-Syndrom, denn dabei handelt es sich um ein Akronym.

Das steht aber nicht etwa für alkoholkranke Projektmanager, sondern für die Frage: WHy Isn’t Sam Coding Yet. Es beschreibt das Phänomen, dass Projektteams regelmäßig voller Tatendrang ans Werk gehen, ohne vorher die Ziele klar zu formulieren. Sinngemäß meint der Satz: „Warum beschäftigen wir uns immer noch mit Definitionen und warum programmiert Sam nicht schon längst?“

Man kann ein Projekt eben auch zu Tode definieren. Oder wie heißt es so schön: Niemand plant zu versagen, aber die meisten versagen beim Planen. Die 72-Stunden-Regel etwa besagt:

Wer sich etwas vornimmt, muss innerhalb der nächsten 72 Stunden den ersten Schritt machen, sonst sinkt die Chance, das er das Projekt jemals beginnt, auf ein Prozent.

Nicht wenige Projekte leiden aber auch daran, dass den Beteiligten (und/oder Entscheider) die Relevanz und Tragweite des Projektes nicht klar ist. So werden sie entweder immer wieder verschoben, bis sie in Schönheit sterben – oder aber eines Tages ganz abgesagt, Motto: Warum wollten wir das noch mal machen???

Entsprechend gehören zum erfolgreichen Projektmanagement vor allem zwei Dinge:

Ein durchdachtes Ziel
und die entsprechende Realisierung.

Die Erfahrung zeigt aber: Die Mehrheit der Projekte scheitert an unklaren Zielen und Ungeduld. Die Verantwortlichen wollen zu früh Resultate sehen und pochen auf schnelle Ausführung. Geht das schief, heißt es am Ende natürlich trotzdem, die Ausführung war Mist.

Und es ist nun mal kein Ziel zu sagen: Wir wollen eine Social-Media-Strategie einführen. Genau genommen ist das lediglich ein Wunsch, wenn auch ein ehrenwerter. Ein Ziel ist immer konkret. Es sagt…

Was zu tun ist,
bis wann es erledigt sein soll,
wie das geht,
mit wessen Hilfe,
zu welchen Kosten,
und warum.

Ein kurzer Ausflug in das Reich der Normen: Laut DIN 69901 ist ein Projekt ein Vorhaben, das durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie zum Beispiel Zielvorgabe; zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation. Darin steckt alles, was ein Ziel und damit auch ein Projekt kennzeichnet. Trotzdem sehen viele gestartete Projekte irgendwie oft anders aus.

Warum?

Weil so manch falsch verstandener Perfektionismus dazu führt, dass sie die Projektteams und Projektleiter in Details verlieren – und das eigentliche Ziel aus den Augen.

Es wird ständig verbessert, neu ausgerichtet, gefeilt, definiert, diskutiert, nachgedacht, optimiert – aber der Abgleich mit dem Ziel (und vielleicht auch mit der Deadline) wird vergessen. Warum programmiert Sam nicht schon längst?!

Was dagegen hilft?

Letztlich sollten alle Beteiligten zuerst das Ziel klar benennen – und sich dann immer wieder vor Augen führen sowie die Ergebnisse daran ausrichten. Was auch hilft, sind sogenannte Meilensteine zu definieren, auf diese Etappen hinzuarbeiten und deren Erreichen zu feiern. Aus zwei Gründen:

Weil es das Team motiviert, Teilerfolge zu feiern.
Weil sich dabei noch mal das Gesamtziel visualisieren lässt und wie man diesem bereits näher kommt.

Projektmanagement: Die wichtigsten Dos und Don’ts

Trotz zahlreicher Vorteile und auch wenn viele Vorgesetzte die Projektarbeit als wichtiges Instrument und oftmals als geeignete Lösung für eine Aufgabenstellung ansehen, treten immer wieder vermeidbare Fehler auf, die den erfolgreichen Abschluss des Projekts gefährden. Unsere Ampel zeigt Ihnen die Dos und Don’ts des Projektmanagements.

Projektplanung: Die Gratis-Liste zum Projektmanagement

Um Ihnen die Projektplanung zu erleichtern – auch die auf den letzten Drücker, kurz vor Deadline – haben wir hier eine Liste aller Punkte zusammengefasst, an die Sie vielleicht noch denken müssen – zum Durchgehen und Abhaken. Die Projektplanungsliste können Sie selbstverständlich HIER als kostenloses PDF herunterladen und ausdrucken.

Den falschen Projektmanager einstellen
Die Kriterien, nach denen Projektmanager eingestellt oder den vorhandenen Projekten zugeteilt werden, müssen immer an die bevorstehenden Projekte und die zu erledigenden Aufgaben angepasst sein. Eine unerfahrene Projektleitung oder fehlendes Fachwissen kann ein Projekt von vornherein zum Scheitern verurteilen.
Die Kommunikation vernachlässigen
Wenn mehrere Personen gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten, ist die Kommunikation der wichtigste Faktor für den erfolgreichen Abschluss des Projekts. Hierfür sind regelmäßige Meetings, ob in persona oder virtuell, unerlässlich. Nur so kann ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden, da alle Beteiligten sich ihrer Aufgaben und den damit verbundenen Erwartungen bewusst sind.
Keine Unterstützung aus dem Team erhalten
Natürlich kann ein Projekt nur gelingen, wenn die Mitarbeiter zu dessen Erfolg beitragen. Dazu ist es aber notwendig, die Mitarbeiter in die Entscheidungsprozesse mit einzubeziehen. Auch ist es die Aufgabe des Projektmanagers seinen Mitarbeitern bewusst zu machen, welchen Beitrag sie leisten und wie dieser sich in das Gesamtbild des Projekts einfügt. So können die Mitarbeiter nachvollziehen, weshalb ihnen bestimmte Aufgaben zugetragen werden und haben eine größere Motivation diese zu erfüllen und sich für das Team einzubringen.
Den Zeitaufwand unterschätzen
Ein Projekt zu organisieren heißt immer auch die zeitlichen Abläufe des Teams und die voraussichtliche Dauer von Aufgaben zu planen. Dies ist besonders wichtig, wenn das Projekt bis zu einer bestimmten Deadline abgeschlossen werden muss. Zwar ist die genaue zeitliche Schätzung des Zeitaufwands im Vorfeld des Projekts eine schwierige Aufgabe, aber es kann schwerwiegende Folgen haben, wenn dieser unterschätzt wird und dem Kunden oder Vorgesetzten anschließend erklärt werden muss, warum das Projekt mehrere Wochen im Verzug ist. Besonders die Kommunikation im Team kann dabei helfen herauszufinden, für welche Aufgaben wie viel Zeit einzuplanen ist.
Zu viele Projekte starten
Die Gleichung Viele Projekte = Viel Erfolg geht in der Regel leider nicht auf. Eher das Gegenteil trifft zu. Denn wenn an zu vielen Baustellen gleichzeitig gearbeitet wird, leiden die Ergebnisse der einzelnen Projekte darunter. Heißt also es werden zwar mehr Projekte erledigt, aber auf Kosten der Qualität. Bei der Planung sollte man daher genau beachten, wie viele Projekte gleichzeitig zu bewältigen sind, ohne es mit den Multitasking zu übertreiben.
Das Vertrauen vergessen
Kontrolle gehört zur Projektarbeit dazu, doch auf die Art und Weise kommt es an. Wenn Mitarbeiter sich auf Schritt und Tritt kontrolliert fühlen, wird die Leistungsbereitschaft sehr schnell nachlassen. Die Motivation leidet enorm, wenn das Gefühl entsteht, dass die eigene Arbeit nicht geschätzt wird. Durch kontinuierliches Feedback und die richtige Arbeitsatmosphäre, beispielsweise durch die Möglichkeit eigene Vorschläge einzubringen und umzusetzen, kann man hingegen Vertrauen aufbauen und die Motivation und Leistungsfähigkeit des Teams steigern.
Die Ziele klar definieren
Die Zieldefinition sollte immer der erste Schritt in einem neuen Projekt sein. Besonders geeignet hierfür ist die SMART-Methode, nach der Ziele spezifisch, messbar, aktionsorientiert, sprich so, dass man auch Lust hat die Ziele umzusetzen, realistisch und terminiert sein sollen. Auf diese Art formulierte Ziele helfen bei der Auswahl geeigneter Lösungswege, bei der Aufteilung der Gesamtziele in kleinere Abschnitte, die zu Aufgabenpläne weiterentwickelt werden können, und bei der abschließenden Kontrolle am Ende des Projekts.
Die Risiken und Konflikte identifizieren
Bei Zusammenarbeit ergibt sich immer auch automatisch Konfliktpotenzial. Persönliche Differenzen, konkurrierende Aufgaben oder ein einfaches Missverständnis können zu Problemen führen, wenn gemeinsam ein Ziel verfolgt wird. Werden diese Krisenherde frühzeitig erkannt, kann man ihnen entgegen wirken und das Projekt weiter voran treiben. Eine ebenso große Bedeutung kommt dem Risikomanagement zu.
Das Management mit ins Boot holen
Der Rückhalt der Führungsetage und der Vorgesetzten ist für ein Projekt essenziell. Um sich diesen zu sichern sollte von Anfang an auf die Kommunikation geachtet werden. Denn um wichtige Entscheidungen zu treffen, ist es unabdinglich, dass alle relevanten Informationen vorliegen. Die Rückendeckung aus dem Management sichert auch sichert auch die Versorgung mit den für das Projekt nötigen Ressourcen – unabhängig ob es sich dabei um weiteres Kapital oder zusätzliche Arbeitskraft handelt.