Projektmanagement: Phasen, Methoden und Tipps für Projekte

Definition: Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement umfasst die Initiierung, Planung, Steuerung, Organisation, Durchführung und Kontrolle sowie den Abschluss von Projekten. Es ist in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil der Arbeitsorganisation, um in einem komplexen und globalen Arbeitsumfeld die besten Ergebnisse zu erzielen.

5 Phasen im Projektmanagement

Die Aufgaben des Projektmanagements zählen zu den Führungsaufgaben oder werden von einem dem Team übergeordneten speziellen Projektmanager übernommen. Typischerweise wird dabei jedes Projekt in fünf Phasen eingeteilt:

1. Projektdefinition

   In der ersten Phase werden die Rahmenbedingungen für das gesamte Projekt geklärt. Wichtige Punkte sind die Zieldefinition, eine erste Ausgangsanalyse inklusive möglicher Risiken sowie eine grobe Planung.

2. Projektplanung

   Anschließend wird ein möglichst konkreter Plan für die spätere Umsetzung gemacht. Es wird im Detail geplant, die Teamzusammenstellung und -entwicklung sowie die Verteilung von Aufgaben und Ressourcen stehen im Vordergrund. In dieser Phase wird auch der zeitliche Rahmen genauer festgelegt, der für Ziele und (Teil-)Aufgaben angesetzt wird.

3. Projektdurchführung

   Nun heißt es: Arbeiten, arbeiten, arbeiten. Jedes Teammitglied kennt seine Aufgaben und setzt diese in die Tat um. Dabei benötigt es offene und regelmäßige Kommunikation. Wie weit sind die einzelnen Bereiche? Wo gibt es Probleme oder Verzögerungen? Können die gesetzten Fristen eingehalten werden? Können Mitarbeiter unterstützt werden?

4. Projektkontrolle

   Die Projektkontrolle ist mehr als eine Phase. Sie sollte als fortlaufende Kontrolle während der gesamten Umsetzung gesehen werden. Zur Erfolgskontrolle gehört die Dokumentation, das Qualitätsmanagement sowie die Einhaltung von Vorgaben, Fristen und Budgets. Wichtig ist die Kontrolle für das Reporting an Kunden, Auftraggeber oder auch die Führungsebene im Unternehmen.

5. Projektabschluss

   Als letzte Maßnahme im Projektmanagement wird das Projekt abgeschlossen. Die Aufgaben werden abschließend geprüft und abgenommen, die endgültigen Ergebnisse präsentiert und es findet eine letzte Besprechung über den Verlauf des Projekts statt.

Projektmanagement: Methoden in der Übersicht

Wer sich mit Projektmanagement beschäftigt, dem wird schnell klar, dass es nicht nur eine Methode geben kann, die auf alle Projekte gleichermaßen passt. Für Projektmanager heißt das, verschiedene Methoden zu nutzen, um den größten Erfolg für das Team und die Aufgabe zu erreichen. Beliebt ist auch eine Kombination verschiedener Methoden, um die Vorteile mehrerer Ansätze zu kombinieren.

Unsere Übersicht zeigt beliebte Methoden im Projektmanagement:

Wasserfall-Methode

Die Wasserfall-Methode gehört zu den Klassikern im Projektmanagement. Der Name beschreibt das Vorgehen bereits sehr anschaulich. Die einzelnen Schritte werden nacheinander bearbeitet. Ist die vorangegangene Aufgabe erledigt, geht der Fokus auf das folgende ToDo. Neben dem Bild eines Wasserfalls passt auch die Vorstellung einer Treppe (jede Stufe eine Phase) gut. Bekannt ist die Wasserfall-Methode für das Projektmanagement in der Softwareentwicklung, lässt sich aber grundsätzlich für Projekte anwenden, die in einzelne Aufgaben oder Phasen gegliedert sind, die nacheinander ablaufen.

Agiles Projektmanagement

Ebenfalls aus der Softwareentwicklung stammt das Konzept des agilen Projektmanagements. Der Begriff fasst mehrere Methoden zusammen, die den gleichen Ansatz verfolgen: Es soll eine größere Flexibilität erreicht werden, um die starren Funktionsweisen alter Modelle aufzubrechen. Im Fokus stehen Kommunikation, schnelle und schlanke Prozesse, Transparenz zwischen verschiedenen Aufgaben und kurzfristige Ziele statt monatelanger Projekte.

In den letzten Jahren sind agile Methoden im Projektmanagement und auch in der restlichen Arbeitswelt immer beliebter geworden. Zu den Methoden zählen:

• Kanban oder Kanban Board

  Kanban ist die agile Version der bekannten ToDo-Liste. Bei der Kanban-Methode steht die Visualisierung der einzelnen Aufgaben im Mittelpunkt. So soll die Teamarbeit gestärkt und Fortschritte nachvollziehbar gemacht werden.

  Jeder im Team sieht, welche Aufgaben zu erledigen sind und wo Prioritäten liegen. Das soll die Produktivität steigern und schnelle Reaktionen auf Probleme ermöglichen. Das folgende Beispiel zeigt, wie Kanban in der Praxis aussehen kann:

• Scrum

  Scrum beruht auf einer klaren Annahme: Viele Projekte sind viel zu komplex, um alle Schritte festzulegen und planen zu können. Daher werden bei Scrum verschiedene Zwischenergebnisse in einem Plan (Product Backlog) festgelegt, die es in bestimmten Abläufen (Sprints) zu erreichen gilt und die während des Projekts überprüft und angeglichen werden.

  Nach jedem Sprint soll ein Zwischenprodukt erreicht sein, auf dessen Grundlage das nächste Zwischenziel gesetzt wird. Folgende Darstellung veranschaulicht die einzelnen Schritte:

• Extreme Programming

  Die Grundidee aus der Softwareentwicklung: Der Fokus liegt auf der Lösung der Programmieraufgabe, um das Produkt immer an die aktuellen Bedürfnisse des Kunden anzupassen. Das formale Vorgehen wird dabei zunächst in den Hintergrund gestellt. Eine wichtige Säule ist dabei die Kommunikation zwischen allen Beteiligten. So werden schnell Lösungen erarbeitet, statt sich lange mit anderen Dingen aufzuhalten.

Lean Projektmanagement

Bei dieser Projektmanagement-Methode stehen zwei Aspekte im Mittelpunkt: Es soll ein Mehrwert für den Kunden geschaffen und gleichzeitig möglichst wenig verschwendet werden. Der sparsame Umgang mit Ressourcen bezieht sich nicht nur auf materielle Güter wie Geld oder Maschinen, sondern auch auf immaterielle Faktoren wie Arbeitszeit.

Tipps für das Projektmanagement

Erfolgreiches Projektmanagement bedeutet nicht nur, die passende Methode auszuwählen und sich an die Vorgaben zu halten. Daneben sollte sowohl der Projektmanager als auch die übrigen Mitarbeiter im Projekt einige Verhaltensregeln beachten, um die Zusammenarbeit erfolgreich zu gestalten.

Wir haben 6 Tipps für Ihr Projektmanagement:

• Klare Ziele definieren

  Die Zieldefinition ist erster Schritt im Projektmanagement und gehört gleichzeitig zu den wichtigsten. Bewährt hat sich die sogenannte SMART-Methode. Ziele sollen spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein. So formulierte Ziele helfen bei der Auswahl geeigneter Lösungswege.

  Außerdem sollten große Projekte in kleinere Abschnitte unterteilt werden. Das ermöglicht bessere Planung, steigert die Motivation und erleichtert die fortlaufende Kontrolle.

• Risiken und Konflikte identifizieren

  Bei Zusammenarbeit ergibt sich immer auch Konfliktpotenzial. Persönliche Differenzen, konkurrierende Aufgaben oder ein einfaches Missverständnis können zu Problemen führen, wenn gemeinsam ein Ziel verfolgt wird. Werden diese Krisenherde frühzeitig erkannt, kann man ihnen entgegen wirken und das Projekt weiter voran treiben.

• Kommunikation optimieren

  Regelmäßige Feedbacktermine und Meetings der Beteiligten sind im Projektmanagement unerlässlich. Es müssen Informationen geteilt, Fortschritte besprochen, Probleme gelöst und Ideen entwickelt werden. Nur durch gute Kommunikation kann ein Vergleich zwischen Ist- und Soll-Zustand erfolgen. Dabei müssen die Treffen nicht stundenlang sein, schon kurze Besprechungen helfen der Kommunikation.

• Aufwand realistisch einschätzen

  Alles soll möglichst schnell fertig werden und die Deadlines sind entsprechend knapp bemessen. Trotzdem muss der Arbeits- und Zeitaufwand realistisch eingeschätzt werden. Es bringt nichts, wenn das Projektmanagement einen Rahmen von zwei Wochen ansetzt, wenn für die Aufgabe mindestens vier Wochen benötigt werden. Oft ist es besser, am Anfang etwas mehr Zeit einzuplanen, als am Ende die Frist verlängern zu müssen.

• Notfallplan erarbeiten

  Auch mit optimaler Kommunikation und Zusammenarbeit im Team läuft nicht immer alles glatt. Projektmanager sollten darauf vorbereitet sein, dass das gesamte Projekt zu scheitern droht. Für diesen Fall braucht es einen Notfallplan, um das Projekt wenigstens in Grundzügen zu retten oder dem Kunden bei der Deadline Zwischenergebnisse präsentieren zu können.

• Management einbeziehen

  Der Rückhalt der Führungsetage und der Vorgesetzten ist für ein Projekt essenziell. Um sich diesen zu sichern, sollte von Anfang an nicht nur auf die Kommunikation im Team, sondern auch die Weitergabe von Informationen an höhere Hierarchieebenen geachtet werden. Nur so können schnell wichtige Entscheidungen getroffen werden. Die Rückendeckung aus dem Management sichert auch die Versorgung mit den nötigen Ressourcen – unabhängig ob es sich dabei um weiteres Kapital oder zusätzliche Arbeitskraft handelt.

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