Projektmanagement: Methoden für bessere Projekte

Im Team gemeinsam ein Ziel verfolgen, ein Problem lösen oder eine Aufgabe erledigen – das erfordert gutes Projektmanagement. In zahlreichen Unternehmen nimmt die Projektarbeit an Bedeutung zu. Viele Arbeitgeber haben die Vorteile der Projektarbeit erkannt und nutzen diese, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Das bedeutet auch, dass grundlegende Kenntnisse im Projektmanagement gefragt sind – auf verschiedensten hierarchischen Ebenen. Wir stellen Methoden vor und geben allgemeine Tipps, damit das Projekt ein Erfolg wird…

Projektmanagement nach DIN 69901

Laut der DIN 69901-5:2009 lässt sich ein Projekt auch als Vorhaben definieren,

das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.

Ziel ist nach dieser Definition,

dass Projekte richtig geplant und gesteuert werden, dass die Risiken begrenzt, Chancen genutzt und Projektziele qualitativ, termingerecht und im Kostenrahmen erreicht werden.

Neben der DIN 69901 gibt es noch weitere Richtlinien, die beim Projektmanagement eingesetzt werden können:

• Competence Baseline 3.0 (International Project Management Association): Hierbei geht es in erster Linie um Projektmanagement-Kompetenz. Anhand dieser Definition kann das Portfolio und Programmmanagement für alle Seiten transparent gemacht werden.
• PMBOK Guide: Ist ein Standard für das Projektmanagement, der international anerkannt ist und zählt zusammen mit Competence Baseline 3.0 zu den bekanntesten und am weitesten verbreiteten Methoden im Bereich Projektmanagement. In der neuesten Auflage, die 2017 erschien, sind auch agile Methoden enthalten.
• PRINCE2:2009: Ist eine Anleitung für Projektmanager, die sich durch einen großen Praxisbezug auszeichnet. Die Methode stammt ursprünglich aus dem IT-Umfeld, wird mittlerweile jedoch auch in anderen Branchen verwendet.

Vorteile der Projektarbeit

Die Arbeit an einzelnen Projekten macht einen immer größeren Anteil an den Gesamtaufgaben eines Arbeitnehmers aus. Mittlerweile generieren viele Unternehmen mehr als die Hälfte ihres Umsatzes durch Projektarbeit.

Dabei gibt es mehrere Gründe für die steigende Beliebtheit von Projektarbeit:

1. Abwechslung

   Neben den normalen, täglich anfallenden Arbeiten bieten Projekte die Gelegenheit, neue Erfahrungen zu sammeln. Insbesondere die Teamfähigkeit kann durch Projektarbeit gestärkt werden, da es eine Herausforderung ist, mit neuen Kollegen in einem Team gemeinsam ein Ziel zu erreichen.

2. Motivation

   Viele Arbeitnehmer verlieren im Tagesgeschäft das langfristige Ziel aus den Augen und erledigen nur noch Dienst nach Vorschrift. Zielorientiertes Arbeiten in Projekten hingegen eröffnet die Möglichkeit, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und nachzuvollziehen, wie der eigene Beitrag das Team vorangebracht hat.

3. Organisation

   Die für ein Projekt notwendige Planung schafft gleichzeitig auch Struktur und Ordnung in der Arbeitsweise der beteiligten Mitarbeiter. Diese Fähigkeit wird häufig auch in andere Aufgabenbereiche übernommen, wodurch die gesamte Leistungsfähigkeit gesteigert werden kann.

Diese Methoden gibt es

Wer sich mit Projektmanagement beschäftigt, dem wird schnell klar, dass es nicht nur eine Methode geben kann, die auf alle Projekte gleichermaßen passt. Für Projektmanager heißt das, sich bei jedem Projekt neu entscheiden müssen, welche Methode am zielführendsten ist.

Unter anderem stehen dabei folgende Projektmanagement-Methoden zur Auswahl:

• Wasserfall-Methode

  Die Wasserfall-Methode gehört zu den Klassikern im Projektmanagement. Der Name beschreibt das Vorgehen dabei bereits sehr anschaulich. Die einzelnen Schritte werden nacheinander bearbeitet. Neben dem Bild eines Wasserfalls passt daher auch die Vorstellung einer Treppe (jede Stufe eine Phase) gut.

  Diese Methode wird häufig zur Softwareentwicklung verwendet. Lässt sich aber grundsätzlich bei Projekten anwenden, deren einzelne Phasen sich klar definieren lassen.

• Agiles Projektmanagement

  Dieser Begriff fasst mehrere Methoden zusammen, die den gleichen Ansatz verfolgen. Auch diese Projektmanagement-Methode stammt aus der Softwareentwicklung. In den letzten Jahren sind agile Methoden immer beliebter geworden. Unter anderem diese hier:

  • Kanban oder Kanban Board hat viel mit der guten alten ToDo-Liste gemeinsam. Bei der Kanban-Methode steht das Visualisieren der einzelnen Aufgaben im Mittelpunkt. So soll die Teamarbeit gestärkt und Fortschritte nachvollziehbar gemacht werden.

    Das kann zum Beispiel so aussehen:

  • Scrum beruht auf einer Annahme, die vermutlich einige Menschen, die schon einmal im Projekt mit anderen gearbeitet haben, bestätigen können: Besonders die großen Projekte sind viel zu komplex, um alle Schritte im Voraus festzulegen und zu planen. Daher werden bei Scrum verschiedene Zwischenergebnisse in einem Plan (Product Backlog) festgelegt, die es in bestimmten Abläufen (Sprints) zu erreichen gilt und die während des Projekts überprüft und notfalls angeglichen werden.

    Folgende Darstellung veranschaulicht die einzelnen Schritte:

  • Extreme Programming ist eine Projektmanagement-Methode, die – wie der Name schon verrät – in der Softwareentwicklung verwendet wird. Die Grundidee: Die Software wird ständig auf die aktuellen Bedürfnisse des Kunden angepasst.

• Lean Projektmanagement

  Bei dieser Projektmanagement-Methode steht der sparsame Umgang mit den Ressourcen im Mittelpunkt. Das Projektmanagement soll dabei so ablaufen, dass möglichst wenig verschwendet wird. Das bezieht sich übrigens nicht nur auf materielle Güter, sondern auch auf immaterielle wie (Arbeits-) Zeit.

So wird es ein Erfolg

Erfolgreiches Projektmanagement bedeutet nicht nur, die passende Methode auszuwählen und sich an die bekannten Vorgaben zu halten. Daneben sollte sowohl der Projektmanager als auch die übrigen Mitarbeiter im Projekt einige Verhaltensregeln beachten, die das Gelingen des Projekts positiv beeinflussen können.

Zum Beispiel diese hier:

• Die Ziele klar definieren

  Die Zieldefinition sollte immer der erste Schritt in einem neuen Projekt sein. Besonders geeignet hierfür ist die SMART-Methode, nach der Ziele spezifisch, messbar, aktionsorientiert, sprich so, dass man auch Lust hat die Ziele umzusetzen, realistisch und terminiert sein sollen.

  Auf diese Art formulierte Ziele helfen bei der Auswahl geeigneter Lösungswege. So kann das Gesamtziel in kleinere Abschnitte aufgeteilt und die Aufgabenpläne weiterentwickelt werden. Außerdem wird so die abschließende Kontrolle am Ende des Projekts einfacher.

  Das Schaubild verdeutlicht die einzelnen Phasen dieser Methode:

• Die Risiken und Konflikte identifizieren

  Bei Zusammenarbeit ergibt sich immer auch automatisch Konfliktpotenzial. Persönliche Differenzen, konkurrierende Aufgaben oder ein einfaches Missverständnis können zu Problemen führen, wenn gemeinsam ein Ziel verfolgt wird. Werden diese Krisenherde frühzeitig erkannt, kann man ihnen entgegen wirken und das Projekt weiter voran treiben.

• Auf bestmögliche Kommunikation achten

  Regelmäßige Feedbacktermine und Meetings des gesamten Teams einplanen. Dazu gehört übrigens auch, das Projekt an sich zu reflektieren. Was läuft gut und kann beibehalten werden, an welchen Stellen gibt es Verbesserungsbedarf?

  Die Reflexion des Ist-Zustands kann zu bestimmten, vorher festgelegten Terminen geschehen. Sinnvoll ist es aber auch, den Ist- mit dem Soll-Zustand vor Beginn eines neues Projektabschnitts zu vergleichen.

• Den Zeitaufwand realistisch einschätzen

  Wenn das Projekt erfolgreich sein soll, geht es auch immer darum, die zeitlichen Abläufe im Team und die voraussichtliche Dauer von Aufgaben zu planen. Vor allem dann, wenn das Projekt bis zu einem bestimmten Termin abgeschlossen sein soll. Das ist im Voraus häufig nicht ganz so einfach, muss aber trotzdem versucht werden. Unter Umständen gelingt es besser, wenn das gesamte Team an einem Strang zieht und Probleme so schnell wie möglich kommuniziert.

• Notfallplan erarbeiten

  Auch mit optimaler Kommunikation und Zusammenarbeit im Team läuft nicht immer alles glatt. Projektmanager sollten daher auch darauf vorbereitet sein, dass das gesamte Projekt zu scheitern droht. Für diesen Fall sollten Sie einen Notfallplan bereit halten, um das Projekt wenigstens in Grundzügen zu retten oder dem Kunden bei der Deadline Zwischenergebnisse präsentieren zu können.

• Das Management mit ins Boot holen

  Der Rückhalt der Führungsetage und der Vorgesetzten ist für ein Projekt essenziell. Um sich diesen zu sichern sollte von Anfang an auf die Kommunikation geachtet werden. Denn um wichtige Entscheidungen zu treffen, ist es unabdinglich, dass alle relevanten Informationen vorliegen. Die Rückendeckung aus dem Management sichert auch die Versorgung mit den für das Projekt nötigen Ressourcen – unabhängig ob es sich dabei um weiteres Kapital oder zusätzliche Arbeitskraft handelt.