Projektmanagement: Methoden für bessere Projekte

Im Team gemeinsam ein Ziel verfolgen, ein Problem lösen oder eine Aufgabe erledigen – das erfordert gutes Projektmanagement. In zahlreichen Unternehmen nimmt die Projektarbeit an Bedeutung zu. Viele Arbeitgeber haben die Vorteile der Projektarbeit erkannt und nutzen diese, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Trotzdem fehlt es oft noch immer an den richtigen Voraussetzungen, an konzertierter Umsetzung oder eben einem guten Projektmanagement. Unsere Projektmanagement-Ampel zeigt Ihnen die Dos und Don’ts für erfolgreiche Projekte…

Projektmanagement: Vorteile der Projektarbeit

Die Arbeit an einzelnen Projekten macht einen immer größeren Anteil an den Gesamtaufgaben eines Arbeitnehmers aus. Mittlerweile generieren viele Unternehmen mehr als die Hälfte ihres Umsatzes durch Projektarbeit. Gründe für die steigende Beliebtheit von Projektarbeit sind deren Vorteile gegenüber dem normalen Tagesgeschäft:

1. Abwechslung.

   Neben den normalen, täglich anfallenden Arbeiten bieten Projekte die Gelegenheit, neue Erfahrungen zu sammeln. Insbesondere die Teamfähigkeit kann durch Projektarbeit gestärkt werden, da es eine Herausforderung ist, mit neuen Kollegen in einem Team gemeinsam ein Ziel zu erreichen.

2. Motivation.

   Viele Arbeitnehmer verlieren im Tagesgeschäft das langfristige Ziel aus den Augen und erledigen nur noch Dienst nach Vorschrift. Zielorientiertes Arbeiten in Projekten hingegen eröffnet die Möglichkeit, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und nachzuvollziehen, wie der eigene Beitrag das Team voran gebracht hat.

3. Organisation.

   Die für ein Projekt notwendige Planung schafft gleichzeitig auch Struktur und Ordnung in der Arbeitsweise der beteiligten Mitarbeiter. Diese Fähigkeit wird häufig auch in andere Aufgabenbereiche übernommen, wodurch die gesamte Leistungsfähigkeit gesteigert werden kann.

Projektmanagement: Die wichtigsten Dos und Don’ts

Trotz zahlreicher Vorteile und auch wenn viele Vorgesetzte die Projektarbeit als wichtiges Instrument und oftmals als geeignete Lösung für eine Aufgabenstellung ansehen, treten immer wieder vermeidbare Fehler auf, die den erfolgreichen Abschluss des Projekts gefährden. Unsere Ampel zeigt Ihnen die Dos und Don’ts des Projektmanagements.

• Den falschen Projektmanager einstellen

  Die Kriterien, nach denen Projektmanager eingestellt oder den vorhandenen Projekten zugeteilt werden, müssen immer an die bevorstehenden Projekte und die zu erledigenden Aufgaben angepasst sein. Eine unerfahrene Projektleitung oder fehlendes Fachwissen kann ein Projekt von vornherein zum Scheitern verurteilen.

• Die Kommunikation vernachlässigen

  Wenn mehrere Personen gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten, ist die Kommunikation der wichtigste Faktor für den erfolgreichen Abschluss des Projekts. Hierfür sind regelmäßige Meetings, ob in persona oder virtuell, unerlässlich. Nur so kann ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden, da alle Beteiligten sich ihrer Aufgaben und den damit verbundenen Erwartungen bewusst sind.

• Keine Unterstützung aus dem Team erhalten

  Natürlich kann ein Projekt nur gelingen, wenn die Mitarbeiter zu dessen Erfolg beitragen. Dazu ist es aber notwendig, die Mitarbeiter in die Entscheidungsprozesse mit einzubeziehen. Auch ist es die Aufgabe des Projektmanagers seinen Mitarbeitern bewusst zu machen, welchen Beitrag sie leisten und wie dieser sich in das Gesamtbild des Projekts einfügt. So können die Mitarbeiter nachvollziehen, weshalb ihnen bestimmte Aufgaben zugetragen werden und haben eine größere Motivation diese zu erfüllen und sich für das Team einzubringen.

• Den Zeitaufwand unterschätzen

  Ein Projekt zu organisieren heißt immer auch die zeitlichen Abläufe des Teams und die voraussichtliche Dauer von Aufgaben zu planen. Dies ist besonders wichtig, wenn das Projekt bis zu einer bestimmten Deadline abgeschlossen werden muss. Zwar ist die genaue zeitliche Schätzung des Zeitaufwands im Vorfeld des Projekts eine schwierige Aufgabe, aber es kann schwerwiegende Folgen haben, wenn dieser unterschätzt wird und dem Kunden oder Vorgesetzten anschließend erklärt werden muss, warum das Projekt mehrere Wochen im Verzug ist. Besonders die Kommunikation im Team kann dabei helfen herauszufinden, für welche Aufgaben wie viel Zeit einzuplanen ist.

• Zu viele Projekte starten

  Die Gleichung Viele Projekte = Viel Erfolg geht in der Regel leider nicht auf. Eher das Gegenteil trifft zu. Denn wenn an zu vielen Baustellen gleichzeitig gearbeitet wird, leiden die Ergebnisse der einzelnen Projekte darunter. Heißt also es werden zwar mehr Projekte erledigt, aber auf Kosten der Qualität. Bei der Planung sollte man daher genau beachten, wie viele Projekte gleichzeitig zu bewältigen sind, ohne es mit den Multitasking zu übertreiben.

• Das Vertrauen vergessen

  Kontrolle gehört zur Projektarbeit dazu, doch auf die Art und Weise kommt es an. Wenn Mitarbeiter sich auf Schritt und Tritt kontrolliert fühlen, wird die Leistungsbereitschaft sehr schnell nachlassen. Die Motivation leidet enorm, wenn das Gefühl entsteht, dass die eigene Arbeit nicht geschätzt wird. Durch kontinuierliches Feedback und die richtige Arbeitsatmosphäre, beispielsweise durch die Möglichkeit eigene Vorschläge einzubringen und umzusetzen, kann man hingegen Vertrauen aufbauen und die Motivation und Leistungsfähigkeit des Teams steigern.

• Die Ziele klar definieren

  Die Zieldefinition sollte immer der erste Schritt in einem neuen Projekt sein. Besonders geeignet hierfür ist die SMART-Methode, nach der Ziele spezifisch, messbar, aktionsorientiert, sprich so, dass man auch Lust hat die Ziele umzusetzen, realistisch und terminiert sein sollen. Auf diese Art formulierte Ziele helfen bei der Auswahl geeigneter Lösungswege, bei der Aufteilung der Gesamtziele in kleinere Abschnitte, die zu Aufgabenpläne weiterentwickelt werden können, und bei der abschließenden Kontrolle am Ende des Projekts.

• Die Risiken und Konflikte identifizieren

  Bei Zusammenarbeit ergibt sich immer auch automatisch Konfliktpotenzial. Persönliche Differenzen, konkurrierende Aufgaben oder ein einfaches Missverständnis können zu Problemen führen, wenn gemeinsam ein Ziel verfolgt wird. Werden diese Krisenherde frühzeitig erkannt, kann man ihnen entgegen wirken und das Projekt weiter voran treiben. Eine ebenso große Bedeutung kommt dem Risikomanagement zu.

• Das Management mit ins Boot holen

  Der Rückhalt der Führungsetage und der Vorgesetzten ist für ein Projekt essenziell. Um sich diesen zu sichern sollte von Anfang an auf die Kommunikation geachtet werden. Denn um wichtige Entscheidungen zu treffen, ist es unabdinglich, dass alle relevanten Informationen vorliegen. Die Rückendeckung aus dem Management sichert auch sichert auch die Versorgung mit den für das Projekt nötigen Ressourcen – unabhängig ob es sich dabei um weiteres Kapital oder zusätzliche Arbeitskraft handelt.

Das könnte Sie ebenfalls interessieren:

• Kanban Board: Tipps und Definition
• Teambuilding Übungen: Tipps wie Sie ein Team bauen
• Jobprofil Projektmanager: Das zeichnet den Beruf aus