4-Augen-Gespräch: So verhalten Sie sich

Es gibt viele gute Gründe für ein 4-Augen-Gespräch. Sei es, dass Sie mit Ihrem Vorgesetzten etwas zu klären haben oder umgekehrt er mit Ihnen. In beiden Fällen wird ein Inhalt thematisiert werden, der entsprechend vertraulich zu behandeln ist. Oder dessen Kenntnis für andere Ohren nicht von Bedeutung ist. Bei heiklen Themen wie Kritik am Arbeitsverhalten oder einer Gehaltsverhandlung ist Fingerspitzengefühl verlangt. Wir haben Tipps, damit Sie wissen, welche Rahmenbedingungen für ein gutes 4-Augen-Gespräch notwendig sind und wie Sie sich am besten verhalten…

4-Augen-Gespräch: So verhalten Sie sich

4-Augen-Gespräch: Gespräch unter Ausschluss der Öffentlichkeit

4-Augen-Gespräch Englisch SynonymEin 4-Augen-Gespräch findet unter Ausschluss der Öffentlichkeit statt, eben nur zu zweit (daher synonym der Begriff Zweiergespräch). Solche Gespräche sind weit verbreitet und wenn sie zwischen Chef und Mitarbeiter stattfinden, muss es noch lange kein schlechtes Omen sein.

Bei einem 4-Augen-Gespräch findet die Kommunikation auf direktem Wege statt. Das ist wichtig, wenn es darum geht, Missverständnisse zu vermeiden. So lassen sich Lösungen für Probleme finden, in Ruhe Argumente für den Gesprächspartner darlegen, Erwartungen formulieren oder aber tatsächlich ernste Verwarnungen aussprechen.

In jedem Fall sollte nach einem 4-Augen-Gespräch der eigentliche Anlass erörtert und beiden Parteien klar sein, was jeweils dem anderen wichtig ist. Findet ein Gespräch statt, bei dem die Gesprächspartner nicht auf der gleichen Hierarchiestufe stehen, kann es sich um folgende Situationen handeln:

  • Vorstellungsgespräch: Selbst bei präziser Vorbereitung sind sowohl Bewerber als auch Interviewer in der Situation, dass sie den anderen nicht kennen, also nur schwer einschätzen können, wie derjenige tickt.
  • Feedbackgespräch: Das sollte wenigstens einmal im Jahr stattfinden und Revue passieren lassen, was in den vergangenen zwölf Monaten erreicht wurde. Hier ist Raum für Lob sowie Anregungen und Wünsche bezüglich zukünftiger Entwicklungen.
  • Kritikgespräch: Der Vorgesetzte hat Fehlverhalten zu bemängeln oder ist mit der Arbeitsweise unzufrieden. Grundsätzlich sollte ein solches Gespräch lösungsorientiert sein, denn ein Fortbestand des Arbeitsverhältnisses ist – sofern es sich nicht um gravierende Mängel handelt – üblicherweise das Hauptziel.
  • Gehaltsgespräch: Mehr Gehalt wird vom Mitarbeiter immer geschätzt – das allerdings dem Chef entsprechend zu verkaufen, ist eine Sache für sich. Ebenso heikel kann es umgekehrt sein, wenn der Vorgesetzte trotz exzellenter Arbeit dem Wunsch eine Absage erteilen muss.

4-Augen-Gespräch von Chef zu Mitarbeiter

Der Vorgesetzte ist klar in einer vorteilhafteren Position, allein aufgrund der Hierarchie. Zusätzlich hat er die größere Erfahrung im Führen von 4-Augen-Gesprächen mit Mitarbeitern, besitzt also eine gewisse Routine. Gleichzeitig gibt es immer Unwägbarkeiten, die auch bei Vorgesetzten ein mulmiges Gefühl verursachen.

Wie wird der Mitarbeiter reagieren? Selbst bei berechtigter Kritik besteht die Möglichkeit, dass ein Mitarbeiter in Tränen ausbricht. Nicht jede Führungskraft kann damit umgehen. Oder es werden unliebsame Entscheidungen verkündet wie etwa die Neuaufteilung der Büros. Manche Mitarbeiter neigen zu ungehaltenen Reaktionen.

Schwierige oder rhetorisch überlegene Mitarbeiter sind eine Herausforderung. Konfliktscheue Vorgesetzte tun sich in solchen Situationen schwer.

Um solche Risiken einzudämmen, ist ein klarer Ablauf dringend notwendig. Beiden Parteien muss im Vorfeld bekannt sein, welches Thema im 4-Augen-Gespräch erörtert wird. Ebenso sollte der Zeitrahmen klar sein.

Mitarbeiterperspektive: Mögliche Gründe für ein Gespräch

Sollte Ihr Chef Sie um ein 4-Augen-Gespräch bitten, kann das mehrere Gründe haben. In einem gängigen Jahresgespräch mag es darum gehen, Zielvereinbarungen mit Ihnen zu treffen.

Dafür sollten Sie sich eine Liste zurecht legen, auf der Sie Ihre wesentlichen Erfolge der letzten Monate nachweisen können. Sind Sie noch recht neu im Unternehmen und innerhalb der Probezeit, kann ein Gespräch dazu dienen, sich einen Überblick über Ihre Situation zu verschaffen.

Was ist Ihr gegenwärtige Stand – haben Sie sich gut eingelebt, gibt es an irgendeiner Stelle Schwierigkeiten oder Fragen, die geklärt werden müssen? Solche Gespräche dienen lediglich der Rückversicherung beziehungsweise frühzeitigen Lösung von Problemen.

Daneben können Gespräche anberaumt werden, weil der Vorgesetzte mit Ihrer Leistung sehr zufrieden ist und diese sich in einer Gehaltserhöhung niederschlägt. Solche frohen Botschaften werden ebenso wenig vor versammelter Mannschaft verkündigt wie mögliche Vertragsänderungen, die sich daraus ergeben.

Denkbar ist auch das Gegenteil. Kritik ist oft ungeliebt, aber wenn sie konstruktiv vorgetragen wird, sollten Sie sich die Punkte anhören. Zumal der Sinn darin liegt, etwas, das grundsätzlich gut verläuft, noch zu verbessern. Ist die Kritik also berechtigt, ist es keine Schande, das eigene Versäumnis einzuräumen und Besserung zu geloben.

Was aber tun, wenn ein Kritikgespräch nicht so verläuft, wie es wünschenswert wäre? Wenn ein Mitarbeiter an einen schwierigen Chef gerät, der ungerechtfertigte Kritik austeilt? Die wichtigsten Regeln:

  • Bleiben Sie ruhig. Selbst wenn Ihr Chef laut wird, begeben Sie sich nicht auf das Niveau.
  • Hinterfragen Sie die Aussagen. Lassen Sie sich anhand konkreter Beispiele und Daten schildern, was wann von wem beobachtet wurde.
  • Grenzen Sie sich ab. Wird der Vorgesetzte laut, ausfallend oder unfair, brechen Sie das Gespräch ab. Stellen Sie klar, dass Sie in diesem Ton nicht behandelt werden wollen.

Vorbereitung des Zweiergesprächs

Je nachdem, ob es sich also um ein Mitarbeitergespräch, ein Kundengespräch oder Verhandlungen mit einem Geschäftspartner handelt, ist unterschiedliches Vorgehen gefragt.

Was sind die Vorteile einer guten Vorbereitung des 4-Augen-Gesprächs? Ganz allgemein erhöht es die Chancen, dass das Gespräch wie gewünscht verläuft, und zwar aus folgenden Gründen:

  • Ein bestimmtes Ziel wurde definiert.
  • Sie haben sich mit den möglichen Pro- und Contra-Argumenten auseinandergesetzt.
  • Auf Fragen und Argumente können Sie angemessen reagieren.
  • Es existiert ein konkreter Leitfaden, der dem Gespräch Struktur gibt.
  • Die Gefahr von überraschenden Wendungen ist dadurch minimiert, das verschafft Sicherheit.
  • Die notwendigen Unterlagen liegen Ihnen vor.

Die Vorbereitung umfasst nicht nur das inhaltliche Vorgehen, sondern auch die Rahmenbedingungen. Richten Sie als Vorgesetzter das 4-Augen-Gespräch mit einem Mitarbeiter aus, sollten Sie für eine entsprechend ruhige Umgebung sorgen und sicherstellen, dass niemand Sie unterbricht.

Wenn Sie als Mitarbeiter ein Gespräch mit dem Vorgesetzten wünschen, sollten Sie ihn zu einem günstigen Zeitpunkt ansprechen. Ist die Stimmung im Unternehmen gerade besonders hektisch, weil es einem Projektabschluss entgegen geht, eignet sich eher ein anderer Zeitpunkt.

Halten Sie nach Möglichkeit mehrere Termine parat, zu denen Sie Zeit für ein Gespräch haben. Zur inhaltlichen Vorbereitung sollten beide Gesprächsparteien zuvor folgende Fragen klären:

  • Was ist Inhalt des 4-Augen-Gesprächs?
  • Welche Minimal- beziehungsweise Maximalziele haben Sie?
  • Welche Reaktionen sind möglich?
  • Welche Dinge gilt es zu vermeiden?
  • Welche Intention verfolgt der Gesprächspartner?
  • Wo kann es zu Konflikten kommen?
  • Wie kann ein gemeinsames Ziel formuliert werden?
  • Welche Informationen werden noch benötigt?

Eine wertschätzende, ruhige Herangehensweise beiderseits erhöht die Chance, dass das Gespräch zur Zufriedenheit beider abläuft. Klären Sie am besten zu Beginn, wer zuerst spricht. Der andere sollte dem Redner vollständig zuhören, Fragen können notiert werden.

Extreme auf beiden Seiten sind unerwünscht – etwa Monologe oder ständige Unterbrechungen. Wichtig ist, dass keinerlei Versprechungen gemacht werden, die nicht eingehalten werden können, beispielsweise mehr Gehalt obwohl die Töpfe leer sind.

Ebenso wichtig ist bei Vereinbarungen, dass ein Nachfolgetermin in Aussicht gestellt wird, um Veränderungen zu überprüfen.

Eigenarten des Gegenübers berücksichtigen

Naiv gedacht, könnte jede Gesprächspartei davon ausgehen, dass dieselbe Sprache benutzt wird, das Gegenüber also 1:1 versteht, was ausgesagt werden soll. Und dennoch kann es passieren, dass dieselben Aussagen eine Person erreichen, bei einer anderen gar nicht erst ankommen.

Das hängt von mehreren Faktoren ab. Zum einen kann das Hintergrundwissen unterschiedlich sein. Bei Geschäftspartnern oder abhängig von unterschiedlichen Positionen im Unternehmen mag die Sichtweise grundsätzlich eine andere sein.

Und nicht zu vergessen die jeweilige Persönlichkeit. Bei völlig unterschiedlichen Persönlichkeitstypen kann es passieren, dass eine Botschaft einfach nicht ankommt.

Denn mit der Persönlichkeit sind unterschiedliche Werte und Ziele verbunden. Finanzielle Anreize und materieller Erfolg mögen bei dem einen hoch gewichtet werden. Andere legen großen Wert auf möglichst viel Freiraum und eigenverantwortliches Arbeiten oder eine gute Arbeitsatmosphäre und soziale Anerkennung.

Diese Dinge wirken sich auf die Erwartungshaltung des Gegenübers und seinen Kommunikationsstil aus. Umgekehrt müssen Sie sich dem anpassen, sofern Sie Ihre Botschaft erfolgreich transportieren wollen.

Bei jemanden, der analytisch denkt, werden Sie idealerweise logisch argumentieren und Zahlen und Fakten liefern. Bei einem Gesprächspartner, der gefühlsbetont ist, sollten soziale Aspekte betont werden, beispielsweise eine bessere Arbeitsatmosphäre, sofern diese und jene Maßnahmen durchgeführt werden.

[Bildnachweis: Photographee.eu by Shutterstock.com]
28. November 2018 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.

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