Personalgespräch: Rechte, Inhalt, Fragen

Steht ein Personalgespräch an, erzeugt das bei manchen Arbeitnehmern ein mulmiges Gefühl. Was hat das zu bedeuten? Muss ich überhaupt daran teilnehmen? Solche und ähnliche Fragen tauchen auf. Für das Personalgespräch zwischen einem Arbeitgeber und seinem Mitarbeiter gibt es bestimmte Kriterien, die beide Seiten zu beachten haben. Dazu gehört, dass der Arbeitgeber nicht einfach grundlos ein Personalgespräch anordnen kann – ebenso wenig kann der Arbeitnehmer dem Gespräch grundlos fernbleiben. Aber Mitarbeiter müssen nicht alles hinnehmen. Gerade wenn es um brisante Themen geht, sollten Arbeitnehmer die wissen, was erlaubt ist und was nicht. Beide Seiten haben Rechte und Pflichten, die häufig nicht bekannt sind. Was Sie über das Personalgespräch wissen müssen, welche Rechte und Fragen sich daraus ergeben, erfahren Sie hier…

Personalgespräch: Rechte, Inhalt, Fragen

Personalgespräch Inhalt und Ablauf: Alle arbeitsrelevanten Themen

Eine Frage, die Arbeitnehmer sich häufig stellen: Worum geht es im Personalgespräch? Die Antwort: Alles, was in irgendeiner Form das Arbeitsverhältnis und den Arbeitsvertrag betrifft, kann Thema beim Personalgespräch sein. Dazu gehören Fragen…

  • rund um das Arbeitsverhältnis, also Beginn, Änderung und Beendigung,
  • zu Arbeitsinhalten, Zeit und Ort der Tätigkeitsausübung,
  • zur Arbeitsorganisation und Betriebsabläufen,
  • zu persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten des Mitarbeiters aber auch
  • zu Konflikten und Verhalten gegenüber dem Chef, Kollegen oder Kunden.

Ein Personalgespräch kann unter vier Augen geführt werden, je nach Thema aber auch in der Gruppe – beispielsweise, wenn Konflikte gelöst werden müssen. Basis eines Personalgesprächs sollte immer ein sachlicher Umgang miteinander sein.

Konflikte am Arbeitsplatz sollten konstruktiv gelöst werden. Personalgespräche dürfen daher nie genutzt werden, um den Mitarbeiter in irgendeiner Form zu drangsalieren. Im Gegenteil: Richtig geführt kann ein Personalgespräch dabei helfen, neue Strategien zu entwickeln, die Motivation des Mitarbeiters zu steigern und realistische Ziele zu definieren.

Das setzt seitens des Arbeitgebers ein hohes Maß an sozialen Kompetenzen wie Empathie voraus. Unterstützt wird das Personalgespräch durch eine gute Vorbereitung.

Personalgespräch Einladung: Voraussetzungen für die Teilnahme

Ein Personalgespräch ist keine Freizeitveranstaltung, daher liegt es üblicherweise in der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit und findet am Arbeitsplatz statt.

Es sind lediglich zwei Ausnahmen denkbar, in denen das Mitarbeitergespräch abweichend davon zu einem anderen Zeitpunkt stattfindet:

  • Sofern es sich um Überstunden handelt, die aufgrund eines akuten Notfalls angeordnet wurden oder
  • wenn der Arbeitnehmer in Schichtarbeit nachts arbeitet, kann das Gespräch auf übliche Bürozeiten tagsüber gelegt werden.

Ebenso kann der Ort der Besprechung ein anderer sein, etwa wenn ein Arbeitnehmer im Home Office arbeitet, ist es zulässig, dass er zum Dienstort des Arbeitgebers anreist. Die Reisezeit gilt dann als Arbeitszeit und muss ganz normal vergütet werden, ebenso trägt der Arbeitgeber die Reisekosten.

Organisatorische Vorbereitung auf das Gespräch

Es gibt keine gesetzlichen Regelungen zum Personalgespräch, daher existieren sowohl auf Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmerseite Unsicherheiten. Werden unklare Bestimmungen einfach ignoriert, entstehen Konflikte. Um diese zu vermeiden, ist es wichtig, das Personalgespräch vorzubereiten.

Sinnvoll ist es, den Gesprächstermin zwei Wochen zuvor anzukündigen, damit jede Partei sich angemessen darauf vorbereiten kann. Vorbereitung heißt hier nicht nur, dass jede Seite sich mögliche Fragen und Themen im Vorfeld überlegt, sondern dass der Arbeitnehmer über den konkreten Anlass informiert wird.

Denn das ermöglicht ihm – im Falle schwieriger Themen – zuvor einen Anwalt zu konsultieren. Ein Arbeitgeber, der aus dem Nichts ein Personalgespräch anordnet und seinen Mitarbeiter mit Vorwürfen konfrontiert, verletzt seine Fürsorgepflicht.

Ein Arbeitnehmer muss also die Möglichkeit haben, im Vorfeld Informationen zu kritischen Punkten sammeln und sich beraten lassen zu können, damit er auf etwaige Vorwürfe angemessen reagieren kann.

Dennoch ist es nicht möglich, sämtliche Punkte detailliert zu behandeln, daher sollten Mitarbeiter nach dem Personalgespräch unverzüglich ein Gedächtnisprotokoll anfertigen.

Inhaltliche Vorbereitung auf das Gespräch

Zum reibungslosen Ablauf eines Personalgesprächs können beide Parteien beitragen, indem sie sich vorbereiten:

  • Arbeitgeber

    • Haltung

      Ganz gleich, ob es sich um schwierige (dann erst recht) oder unproblematische Themen handelt: Es empfiehlt sich mit Respekt und Wertschätzung an den Mitarbeiter heranzugehen. Dazu gehört, dass Sie ihm Gelegenheit geben, zu von Ihnen angesprochenen Sachverhalten Stellung zu beziehen. Eine ruhige Stimme und konzentriertes Zuhören verhindern außerdem, dass sich die Stimmung unnötig aufheizt.


    • Inhalte

      Damit Sicherheit auf beiden Seiten über die zu erörternden Punkte besteht, sollte ein Gesprächsleitfaden erstellt werden. Das hilft Ihnen dabei sich zu erinnern, was besprochen werden muss. Es erleichtert außerdem, das Personalgespräch zu protokollieren.


    • Atmosphäre

      Sorgen Sie dafür, dass es während des Gesprächs keine Telefonanrufe oder Störungen durch andere Mitarbeiter gibt. Beginnen Sie das Gespräch mit etwas Smalltalk, das kommt gerade schüchternen oder sensiblen Mitarbeitern zugute. Selbst Möbel können die Gesprächsatmosphäre auflockern, wenn das Personalgespräch beispielsweise nicht mit einem wuchtigen Tisch zwischen den Parteien geführt wird. Der fungiert dann eher als Trennung – besser ist es, einen runden Tisch zu wählen.


  • Mitarbeiter

    • Verhalten

      Ihr Verhalten sollte der Situation angemessen sein. Das heißt, selbst wenn Sie wütend sind, gilt es die Fassung zu wahren. Im Übrigen auch, falls Sie selbst ruhig Ihr Anliegen formulieren, aber einen Choleriker als Chef haben sollten – lassen Sie sich nicht auf das Niveau ein.


    • Präsentation

      Üben Sie vorweg Ihre Selbstdarstellung. Wo liegen Ihre Stärken, auf welche Erfolge können Sie verweisen? Etwaige Veränderungswünsche können Sie besser argumentieren, wenn Ihr Chef sieht, dass er einen Leistungsträger vor sich hat.


    • Lösungsorientiertheit

      Chefs mögen keine Probleme. Chefs lieben Lösungen. Sollten Sie ein Problem besprechen wollen, wird Ihr Vorgesetzter es zu schätzen wissen, wenn Sie nicht einfach nur das Problem präsentieren, sondern sich zuvor selbst darüber Gedanken gemacht haben, wie man zu einer Lösung gelangen könnte. Seien Sie bei der Beurteilung anderer durchaus kritisch mit dem eigenen Anteil.

Personalgespräch: Tipps für Mitarbeiter

Eine wichtige Information: Ihr Arbeitgeber darf keineswegs heimlich das Personalgespräch mitschneiden! Damit verstößt er klar gegen das Persönlichkeitsrecht seiner Mitarbeiter.

Mehr dazu, wie ein Gespräch ablaufen kann und was Sie als Arbeitnehmer tun können, erfahren außerdem hier:

Personalgespräch: Teilnahmepflicht ja oder nein?

Manch Mitarbeiter fragt sich, ob er überhaupt verpflichtet ist, an einem Personalgespräch teilzunehmen. Dazu ist Folgendes zu sagen: Der Arbeitgeber leitet die Teilnahmepflicht des Mitarbeiters aus dem in § 106 Gewerbeordnung geregelten Weisungs- beziehungsweise Direktionsrecht ab.

Daraus ergibt sich, dass der Mitarbeiter dann zur Teilnahme an einem Personalgespräch verpflichtet ist, wenn es konkret um solche Belange geht, die dem Weisungsrecht unterliegen. Dazu gehören sämtliche Themen, die Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung betreffen.

Ebenso, wenn es um die Bewertung der Arbeitsleistung geht. Will der Arbeitgeber beispielsweise die Leistung des Mitarbeiters kritisieren, geht es um die Nichteinhaltung bestimmter Anweisungen oder will der Arbeitgeber neue Anweisungen erteilen, dann besteht für den Mitarbeiter Teilnahmepflicht.

Ignoriert ein Mitarbeiter an dieser Stelle seine Teilnahmepflicht am Personalgespräch, kann das eine Abmahnung und im Falle der wiederholten Weigerung eine Kündigung zur Folge haben.

Nicht zur Teilnahme verpflichtet hingegen ist der Mitarbeiter, wenn es um Personalgespräche geht, die den Inhalt des Arbeitsvertrags oder seine Beendigung betreffen. Das vorgenannte Weisungsrecht bezieht sich lediglich auf die genaue Umsetzung des Arbeitsvertrags im Arbeitsalltag.

Sobald das Thema das Personalgesprächs also die Lohnhöhe oder die Anzahl der Arbeitsstunden ist, ist der Arbeitnehmer nicht zur Teilnahme verpflichtet. Daraus ergibt sich, dass Ihr Chef also keinerlei negative Konsequenzen androhen darf, falls Sie in solchen Fällen das Personalgespräch meiden.

Personalgespräch: Anwalt als Unterstützung

Gibt es schon länger Konflikte zwischen dem Arbeitgeber und dem Mitarbeiter, befürchtet letzterer nicht zu Unrecht, dass ein Personalgespräch den Anfang vom Ende zum Thema haben könnte. Währet den Anfängen ist da oftmals die Devise. Und am besten kann ein Arbeitnehmer sich mit einem Anwalt schützen, so der Gedanke.

Sie haben allerdings kein grundsätzliches Anrecht darauf, einen Anwalt zum Personalgespräch mit hinzuzuziehen, da es sich bei Anwälten um betriebsfremde Dritte handelt. Von dieser Regel existieren zwei Ausnahmen:

  • Chancen- und Waffengleichheit

    Zieht der Arbeitgeber selbst einen Anwalt zum Personalgespräch hinzu, ist es dem Mitarbeiter aus Gründen der Chancen- und Waffengleichheit ebenfalls gestattet. Hätte lediglich der Arbeitgeber einen Anwalt, wäre der Mitarbeiter in einer ungleich schwächeren Ausgangslage.


  • Änderung oder Kündigung

    Besteht für den Arbeitnehmer keine Verpflichtung zur Teilnahme am Personalgespräch, weil es um eine Vertragsänderung oder Kündigung geht, kann er einen Anwalt hinzuziehen. Wurde beispielsweise der Verdacht geäußert, dass der Arbeitnehmer eine Straftat begangen haben soll und will der Arbeitgeber ihm deshalb kündigen, so muss der Mitarbeiter die Gelegenheit zur Äußerung zu diesen Vorwürfen haben. Hierfür darf er sich die Unterstützung durch einen Anwalt holen.

Personalgespräch: Betriebsrat als Unterstützung

Anders sieht es bei Personen aus dem Betrieb aus. Ein Arbeitgeber, der ein sachliches Personalgespräch führen will, wird vermutlich wenig gegen eine Vertrauensperson einzuwenden haben. Ebenfalls gibt es Fälle, in denen der Arbeitnehmer ein Mitglied des Betriebsrats mit einbeziehen kann, etwa wenn er Einblick in seine Personalakte erhalten möchte.

Themen wie Gehalt, die Beurteilung der Arbeitsleistung oder die zukünftige berufliche Entwicklung des Mitarbeiters können ebenfalls in Anwesenheit des Betriebsrates erfolgen.

Ebenso können § 81 Absatz 4 und § 82 Absatz 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) es notwendig machen, dass ein Betriebsratsmitglied anwesend ist.

Dann nämlich, wenn sich der Aufgabenbereich eines Arbeitnehmers drastisch ändern wird und es gilt, seine Fähigkeiten und Kenntnisse dementsprechend anzupassen. Auch die Beurteilung der Leistungen und persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten gestatten es, dass der Betriebsrat beim Personalgespräch anwesend ist.

[Bildnachweis: Pressmaster by Shutterstock.com]
8. Februar 2018 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.

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