Personalgespräch: Rechte, Inhalt, Fragen

Steht ein Personalgespräch an, erzeugt das bei manchen Arbeitnehmern ein mulmiges Gefühl. Was hat das zu bedeuten? Muss ich überhaupt daran teilnehmen? Solche und ähnliche Fragen tauchen auf. Für das Personalgespräch zwischen einem Arbeitgeber und seinem Mitarbeiter gibt es bestimmte Kriterien, die beide Seiten zu beachten haben. Dazu gehört, dass der Arbeitgeber nicht einfach grundlos ein Personalgespräch anordnen kann – ebenso wenig kann der Arbeitnehmer dem Gespräch grundlos fernbleiben. Aber Mitarbeiter müssen nicht alles hinnehmen. Gerade bei brisanten Themen sollten Arbeitnehmer wissen, was erlaubt ist und was nicht. Beide Seiten haben Rechte und Pflichten, die häufig nicht bekannt sind. Was Sie über das Personalgespräch wissen müssen, welche Rechte und Fragen sich daraus ergeben, erfahren Sie hier…

Personalgespräch: Rechte, Inhalt, Fragen

Wann besteht eine Teilnahmepflicht am Personalgespräch?

Der Arbeitgeber leitet die Teilnahmepflicht des Mitarbeiters aus dem in § 106 Gewerbeordnung geregelten Weisungs- beziehungsweise Direktionsrecht ab.

Daraus ergibt sich, dass der Mitarbeiter dann zur Teilnahme an einem Personalgespräch verpflichtet ist, wenn es konkret um solche Belange geht, die dem Weisungsrecht unterliegen. Dazu gehören sämtliche Themen, die Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung betreffen.

Der Arbeitgeber darf das Personalgespräch nicht nutzen, um den Mitarbeiter zu schikanieren oder zu maßregeln. Voraussetzung ist immer, dass ein sachlich begründeter Anlass vorliegt. Wie wenn es um die Bewertung der Arbeitsleistung geht. Will der Arbeitgeber beispielsweise die Leistung des Mitarbeiters kritisieren, geht es um die Nichteinhaltung bestimmter Anweisungen oder will der Arbeitgeber neue Anweisungen erteilen, dann besteht für den Mitarbeiter Teilnahmepflicht.

Ignoriert ein Mitarbeiter an dieser Stelle seine Teilnahmepflicht, kann das eine Abmahnung und im Falle der wiederholten Weigerung eine Kündigung zur Folge haben.

Nicht zur Teilnahme verpflichtet hingegen ist der Mitarbeiter, wenn es um Personalgespräche geht, die den Inhalt des Arbeitsvertrags, eine Änderung oder seine Beendigung betreffen. Das vorgenannte Weisungsrecht bezieht sich lediglich auf die genaue Umsetzung des Arbeitsvertrags im Arbeitsalltag.

Sobald das Thema das Personalgesprächs also die Lohnhöhe oder die Anzahl der Arbeitsstunden ist, ist der Arbeitnehmer nicht zur Teilnahme verpflichtet. Daraus ergibt sich, dass Ihr Chef also keinerlei negative Konsequenzen androhen darf, falls Sie in solchen Fällen das Gespräch meiden.

Ablauf und Inhalte eines Personalgesprächs

Eine Frage, die Arbeitnehmer sich häufig stellen: Worum geht es im Personalgespräch? Die Antwort: Alles, was in irgendeiner Form das Arbeitsverhältnis und den Arbeitsvertrag betrifft, kann Thema beim Personalgespräch sein. Dazu gehören Fragen…

  • rund um das Arbeitsverhältnis, also Beginn, Änderung und Beendigung,
  • zu Arbeitsinhalten, Zeit und Ort der Tätigkeitsausübung,
  • zur Arbeitsorganisation und Betriebsabläufen,
  • bei Wiedereinstieg nach Arbeitsunfähigkeit/langer Krankheit,
  • zu persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten des Mitarbeiters aber auch
  • zu Konflikten und Verhalten gegenüber dem Chef, Kollegen oder Kunden.

Auch wenn sich Mitarbeitergespräche weder beim Arbeitgeber, noch beim Arbeitnehmer großer Beliebtheit erfreuen, sind sie das Instrument zur Mitarbeiterführung. Nicht jedes Personalgespräch hat zwangsläufig Kritik an der Arbeitsleistung zum Anlass.

Und selbst wenn: Richtig gemacht ergibt sich die Gelegenheit für einen konstruktiven Austausch. Erkennt der Arbeitgeber die Bedürfnisse seines Mitarbeiters und spricht er ihm Anerkennung für seine Arbeitsleistung aus, wirkt das motivierend.

Da Arbeitnehmer das Recht haben, die Teilnahme bei bestimmten Inhalten zu verweigern oder sich Beistand (siehe unten) zu holen, haben Sie das Recht, vorab zu erfahren, worum es in dem Gespräch gehen soll.

Ein Personalgespräch kann unter vier Augen geführt werden, je nach Thema aber auch in der Gruppe – beispielsweise, wenn Konflikte gelöst werden müssen. Basis eines Personalgesprächs sollte immer ein sachlicher Umgang miteinander sein.

Konflikte am Arbeitsplatz sollten konstruktiv gelöst werden. Personalgespräche dürfen daher nie genutzt werden, um den Mitarbeiter in irgendeiner Form zu drangsalieren. Im Gegenteil: Richtig geführt kann ein Personalgespräch dabei helfen, neue Strategien zu entwickeln, die Motivation des Mitarbeiters zu steigern und realistische Ziele zu definieren.

Das setzt seitens des Arbeitgebers ein hohes Maß an sozialen Kompetenzen wie Empathie voraus. Unterstützt wird das Personalgespräch durch eine gute Vorbereitung.

Zeitpunkt und Ort des Personalgesprächs

Ein Personalgespräch ist keine Freizeitveranstaltung, daher liegt es üblicherweise in der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit und findet am Arbeitsplatz statt.

Es sind lediglich zwei Ausnahmen denkbar, in denen das Mitarbeitergespräch abweichend davon zu einem anderen Zeitpunkt stattfindet:

  • Sofern es sich um Überstunden handelt, die aufgrund eines akuten Notfalls angeordnet wurden oder
  • wenn der Arbeitnehmer in Schichtarbeit nachts arbeitet, kann das Gespräch auf übliche Bürozeiten tagsüber gelegt werden.

Ebenso kann der Ort der Besprechung ein anderer sein, etwa wenn ein Arbeitnehmer im Home Office arbeitet, ist es zulässig, dass er zum Dienstort des Arbeitgebers anreist. Die Reisezeit gilt dann als Arbeitszeit und muss ganz normal vergütet werden, ebenso trägt der Arbeitgeber die Reisekosten.

Organisatorische Vorbereitung auf das Gespräch

Es gibt keine gesetzlichen Regelungen zum Personalgespräch, daher existieren sowohl auf Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmerseite Unsicherheiten. Werden unklare Bestimmungen einfach ignoriert, entstehen Konflikte. Um diese zu vermeiden, ist es wichtig, das Personalgespräch vorzubereiten.

Sinnvoll ist es, den Gesprächstermin zwei Wochen zuvor anzukündigen, damit jede Partei sich angemessen darauf vorbereiten kann. Vorbereitung heißt hier nicht nur, dass jede Seite sich mögliche Fragen und Themen im Vorfeld überlegt, sondern dass der Arbeitnehmer über den konkreten Anlass informiert wird.

Denn das ermöglicht ihm – im Falle schwieriger Themen – zuvor einen Anwalt zu konsultieren. Ein Arbeitgeber, der aus dem Nichts ein Personalgespräch anordnet und seinen Mitarbeiter mit Vorwürfen konfrontiert, verletzt seine Fürsorgepflicht.

Ein Arbeitnehmer muss also die Möglichkeit haben, im Vorfeld Informationen zu kritischen Punkten sammeln und sich beraten lassen zu können, damit er auf etwaige Vorwürfe angemessen reagieren kann.

Dennoch ist es nicht möglich, sämtliche Punkte detailliert zu behandeln, daher sollten Mitarbeiter nach dem Personalgespräch unverzüglich ein Gedächtnisprotokoll anfertigen.

Inhaltliche Vorbereitung auf das Gespräch

Zum reibungslosen Ablauf eines Personalgesprächs können beide Parteien beitragen, indem sie sich vorbereiten:

  • Arbeitgeber

    • Haltung

      Ganz gleich, ob es sich um schwierige (dann erst recht) oder unproblematische Themen handelt: Es empfiehlt sich mit Respekt und Wertschätzung an den Mitarbeiter heranzugehen. Dazu gehört, dass Sie ihm Gelegenheit geben, zu von Ihnen angesprochenen Sachverhalten Stellung zu beziehen. Eine ruhige Stimme und konzentriertes Zuhören verhindern außerdem, dass sich die Stimmung unnötig aufheizt.

    • Inhalte

      Damit Sicherheit auf beiden Seiten über die zu erörternden Punkte besteht, sollte ein Gesprächsleitfaden erstellt werden. Das hilft Ihnen dabei sich zu erinnern, was besprochen werden muss. Es erleichtert außerdem, das Personalgespräch zu protokollieren.

    • Atmosphäre

      Sorgen Sie dafür, dass es während des Gesprächs keine Telefonanrufe oder Störungen durch andere Mitarbeiter gibt. Beginnen Sie das Gespräch mit etwas Smalltalk, das kommt gerade schüchternen oder sensiblen Mitarbeitern zugute. Selbst Möbel können die Gesprächsatmosphäre auflockern, wenn das Personalgespräch beispielsweise nicht mit einem wuchtigen Tisch zwischen den Parteien geführt wird. Der fungiert dann eher als Trennung – besser ist es, einen runden Tisch zu wählen.

  • Mitarbeiter

    • Verhalten

      Ihr Verhalten sollte der Situation angemessen sein. Das heißt, selbst wenn Sie wütend sind, gilt es die Fassung zu wahren. Im Übrigen auch, falls Sie selbst ruhig Ihr Anliegen formulieren, aber einen Choleriker als Chef haben sollten – lassen Sie sich nicht auf das Niveau ein.

    • Präsentation

      Üben Sie vorweg Ihre Selbstdarstellung. Wo liegen Ihre Stärken, auf welche Erfolge können Sie verweisen? Etwaige Veränderungswünsche können Sie besser argumentieren, wenn Ihr Chef sieht, dass er einen Leistungsträger vor sich hat.

    • Lösungsorientiertheit

      Chefs mögen keine Probleme. Chefs lieben Lösungen. Sollten Sie ein Problem besprechen wollen, wird Ihr Vorgesetzter es zu schätzen wissen, wenn Sie nicht einfach nur das Problem präsentieren, sondern sich zuvor selbst darüber Gedanken gemacht haben, wie man zu einer Lösung gelangen könnte. Seien Sie bei der Beurteilung anderer durchaus kritisch mit dem eigenen Anteil.


      Tipps für Mitarbeiter beim Personalgespräch

      Verhalten bei PersonalgesprächenEine wichtige Information: Ihr Arbeitgeber darf keineswegs heimlich das Personalgespräch mitschneiden! Damit verstößt er klar gegen das Persönlichkeitsrecht seiner Mitarbeiter.

      Mehr dazu, wie ein Gespräch ablaufen kann und was Sie als Arbeitnehmer tun können, erfahren außerdem hier:

Anwalt als Unterstützung beim Personalgespräch

Gibt es schon länger Konflikte zwischen dem Arbeitgeber und dem Mitarbeiter, befürchtet letzterer nicht zu Unrecht, dass ein Personalgespräch den Anfang vom Ende zum Thema haben könnte. Wehret den Anfängen ist da oftmals die Devise. Und am besten kann ein Arbeitnehmer sich mit einem Anwalt schützen, so der Gedanke.

Sie haben allerdings kein grundsätzliches Anrecht darauf, einen Anwalt zum Personalgespräch mit hinzuzuziehen, da es sich bei Anwälten um betriebsfremde Dritte handelt. Von dieser Regel existieren zwei Ausnahmen:

  • Chancen- und Waffengleichheit

    Zieht der Arbeitgeber selbst einen Anwalt zum Personalgespräch hinzu, ist es dem Mitarbeiter aus Gründen der Chancen- und Waffengleichheit ebenfalls gestattet. Hätte lediglich der Arbeitgeber einen Anwalt, wäre der Mitarbeiter in einer ungleich schwächeren Ausgangslage.

  • Änderung oder Kündigung

    Besteht für den Arbeitnehmer keine Verpflichtung zur Teilnahme am Personalgespräch, weil es um eine Vertragsänderung oder Kündigung geht, kann er einen Anwalt hinzuziehen. Wurde beispielsweise der Verdacht geäußert, dass der Arbeitnehmer eine Straftat begangen haben soll und will der Arbeitgeber ihm deshalb kündigen (Verdachtskündigung), so muss der Mitarbeiter die Gelegenheit haben, Stellung zu nehmen. Hierfür darf er sich die Unterstützung durch einen Anwalt holen.

Betriebsrat als Unterstützung beim Personalgespräch

Anders sieht es bei Personen aus dem Betrieb aus. Ein Arbeitgeber, der ein sachliches Personalgespräch führen will, wird vermutlich wenig gegen eine Vertrauensperson einzuwenden haben. Ebenfalls gibt es Fälle, in denen der Arbeitnehmer ein Mitglied des Betriebsrats mit einbeziehen kann, etwa wenn er Einblick in seine Personalakte erhalten möchte.

Themen wie Gehalt, die Beurteilung der Arbeitsleistung oder die zukünftige berufliche Entwicklung des Mitarbeiters können ebenfalls in Anwesenheit des Betriebsrates erfolgen.

Ebenso können § 81 Absatz 4 und § 82 Absatz 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) es notwendig machen, dass ein Betriebsratsmitglied anwesend ist.

Dann nämlich, wenn sich der Aufgabenbereich eines Arbeitnehmers drastisch ändern wird und es gilt, seine Fähigkeiten und Kenntnisse dementsprechend anzupassen. Auch die Beurteilung der Leistungen und persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten gestatten es, dass der Betriebsrat beim Personalgespräch anwesend ist.

Es gibt allerdings kein generelles Recht darauf, ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen zu dürfen. Vielmehr leitet sich aus dem BetrVG bezogen auf bestimmte Anlässe die Möglichkeit dazu ab.

Checkliste: Daran sollten Mitarbeiter denken

Personalgespräch Protokoll ChecklisteDas wichtigste vorab: Wenn Sie planen, allein zu einem Personalgespräch zu gehen, sollten Sie sich die wichtigsten Punkte notieren, um später eine Erinnerungsstütze zu haben.

Nicht immer können oder wollen Sie womöglich an Ort und Stelle auf alle Sachverhalte eingehen, in manchen Fällen brauchen Sie vielleicht Bedenkzeit. Es erleichtert die Beratung von juristischer Seite, falls es zu Meinungsverschiedenheiten kommen sollte.

  • Bringen Sie im Vorfeld das Thema des Personalgesprächs in Erfahrung.
  • Bereiten Sie sich anhand obiger Punkte auf das Gespräch vor.
  • Ziehen Sie – je nach Thema – ein Betriebsratsmitglied hinzu, sofern möglich.
  • In Konfliktsituationen sollten Sie ein Betriebsratsmitglied um Begleitung bitten.
  • Wird Ihr Chef beim Personalgespräch personell unterstützt und Sie erscheinen allein, sollten Sie mit Schwierigkeiten rechnen, Ihre Version des Ablaufs glaubhaft machen zu können.
  • Unterschreiben Sie nichts. Lassen Sie sich nicht unter Druck setzen. Bitten Sie um ausreichend Bedenkzeit.
  • Wenn Sie merken, dass Ihr Arbeitgeber nicht locker lässt, sollten Sie das Personalgespräch beenden und sich um juristischen Beistand bemühen.

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[Bildnachweis: Pressmaster by Shutterstock.com]
11. Oktober 2019 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.



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