Personalgespräch: Leitfaden, Vorbereitung + Checkliste

Definition: Was ist ein Personalgespräch?

Das Personalgespräch ist ein Instrument der Personalführung und kann unterschiedliche Anlässe und Inhalte haben. Führungskraft und Mitarbeiter sprechen dabei – unter vier Augen – über künftige Ziele und Aufgaben, mögliche Konflikte oder die Beurteilung der bisherigen Leistungen.

Generell werden beim Personalgespräch zwei Formen unterschieden:

1. Anlassbezogenes Personalgespräch
   Der Einladung zu diesem Gespräch geht meist ein besonderes Ereignis voraus. Das kann ein Betriebsunfall sein, ein Konflikt zwischen Arbeitnehmern, ein längerer, krankheitsbedingter Ausfall (siehe: Rückkehrgespräch) oder plötzlich abweichende und abfallende Leistungen.
2. Institutionalisierte Personalgespräch
   Diese Art von Personalgesprächen findet regelmäßig und in einem festen Turnus statt. Inhaltlich fokussieren sie sich meist auf die Vergangenheit und treffen abschließend eine Vereinbarung über die Zukunft. Beispiele sind Feedbackgespräche, Leistungsbeurteilungen oder Gespräche zur Personalentwicklung. Solche Gespräche orientieren sich meist an einem Leitfaden oder einer Checkliste.

Warum ist das Personalgespräch so wichtig?

Bittet der Chef zum Personalgespräch, bedeutet das selten etwas Gutes. Beim regelmäßigen Mitarbeitergespräch, Jahresgespräch oder Feedbackgespräch erwarten viele noch einen positiven Gesprächsverlauf. Heißt es aber „Personalgespräch“ wird den meisten mulmig. Der Begriff klingt schon so förmlich und distanziert. Entsprechend gehen viele Mitarbeiter mit Angst in das Personalgespräch. Müssen sie aber nicht.

In den meisten Personalgesprächen geht es um Schwerpunkte der Zusammenarbeit, um Zielvereinbarungen oder eine mögliche Weiterentwicklung des Mitarbeiters. Zwar bekommen diese durch das Personalgespräch einen offiziellen Charakter und mehr Gewicht. Fürchten müssen sich Mitarbeiter davor aber nicht. Zumal es für viele Personalgespräche Checklisten oder Leitfäden gibt.

Teilnahmepflicht: Muss ich zum Personalgespräch?

Will der Chef mit seinem Mitarbeiter über Themen sprechen, die Inhalte, Ort und Zeit der Arbeitsleistung betreffen, darf er nach billigem Ermessen den Ort, Zeitpunkt und Inhalt des Personalgesprächs frei bestimmen. Der Arbeitnehmer ist dann zur Teilnahme verpflichtet. Die Teilnahmepflicht leitet sich aus dem in § 106 Gewerbeordnung geregelten „Weisungsrecht“ beziehungsweise „Direktionsrecht“ des Vorgesetzten ab.

Wer unentschuldigt fernbleibt und die Teilnahmepflicht ignoriert, riskiert eine Abmahnung. Bei wiederholter Weigerung der Teilnahme droht sogar die Kündigung.

Zeitpunkt: Wann muss ich zum Personalgespräch?

In diesen Fällen aber müssen Sie der Einladung zum Personalgespräch folgen:

• Während der Arbeitszeit
  Innerhalb der regulären Arbeitszeit darf das Personalgespräch grundsätzlich zu jedem Zeitpunkt geführt werden. Nicht jedoch nach Feierabend, im Urlaub oder an einem freien Tag sowie während der Mitarbeiter krank geschrieben ist.
• Auch kurzfristig
  Ordnet der Chef oder Arbeitgeber während der Arbeitszeit kurzfristig einen Termin für das Personalgespräch an, muss der Mitarbeiter diesem nachkommen.
• Mit Ausnahmen in der Freizeit
  Das Personalgespräch darf auch außerhalb der regulären Bürozeiten stattfinden. In diesem Fall muss es dafür aber „Ausnahmegründe“ geben. Also Gründe, die ein Gespräch während der Arbeitszeit unmöglich machen. Überdies sind gesetzliche Ruhezeiten (zum Beispiel bei Schichtarbeitern) einzuhalten und etwaige Überstunden dadurch abzugelten. Trifft das alles nicht zu, kann der Mitarbeiter den Gesprächstermin ablehnen und um einen anderen Termin bitten.

Es ist aber sinnvoll, den Gesprächstermin zwei Wochen zuvor anzukündigen. So kann sich jede Seite angemessen darauf vorbereiten.

Muster: Einladung zum Personalgespräch

So kann eine Einladung zum Personalgespräch aussehen…

Ort: Wo kann das Personalgespräch stattfinden?

In der Regel ist der Ort des Personalgesprächs der Arbeitsort des Vorgesetzten beziehungsweise sein Büro oder ein Besprechungsraum. Sollte es sich um ein größeres Unternehmen mit verschiedenen Filialen oder Niederlassungen handeln, kann der Vorgesetzte den Mitarbeiter auch in die Zentrale beordern – und den Mitarbeiter zur Dienstreise verpflichten.

Die Reisezeit gilt allerdings als Arbeitszeit und muss normal vergütet werden. Ebenso trägt der Arbeitgeber die Reisekosten. Allerdings müssen sachliche Gründe dafür sprechen – zum Beispiel, weil das Homeoffice des Mitarbeiters oder die Baustelle für ein solches Gespräch ungeeignet sind und keine diskrete Atmosphäre erlauben.

Inhalt: Was erwartet mich im Personalgespräch?

Üblicherweise etablieren Unternehmen für das Personalgespräch einen festen Rhythmus und Turnus. Zum Beispiel…

• Einmal im Jahr
• Jedes halbe Jahr
• Alle drei Monate
• Einmal im Monat

Sachlich begründete Anlässe dafür sind:

• Die Bewertung und Beurteilung der Arbeitsleitung
• Feedback zu Verhalten (gegenüber Kunden, Kollegen, Vorgesetzten)
• Die Nichteinhaltung bestimmter Anweisungen
• Die Mitteilung über neue Arbeitsanweisungen

Worum geht es im Personalgespräch?

Entsprechend drehen sich die Inhalte des Mitarbeitergesprächs meist um Themen rund um das Arbeitsverhältnis, die Leistungen und den Arbeitsvertrag. Zum Beispiel:

• Beginn, Änderung und Beendigung des Arbeitsvertrages
• Regeln der Zusammenarbeit und Mitarbeiterführung
• Konflikte zwischen Chef, Kollegen oder Kunden
• Zeit und Ort der Tätigkeitsausübung
• Neue Formen der Arbeitsorganisation und Betriebsabläufe
• Den Wiedereinstieg nach Arbeitsunfähigkeit oder Krankheit
• Persönliche Entwicklungsperspektiven des Mitarbeiters

Das Personalgespräch also nicht negativ sein oder (konstruktive) Kritik enthalten. Es kann genauso positiv verlaufen, Chancen eröffnen, Bedürfnisse des Mitarbeiters behandeln oder gar Anerkennung und Wertschätzung ausdrücken.

Richtig geführt kann das Personalgespräch dabei helfen, neue Strategien zu entwickeln, die Motivation des Mitarbeiters zu steigern und realistische Ziele zu definieren. Selbst wenn dabei letztlich schwelende Konflikte gelöst werden, ist dies für die künftige Zusammenarbeit nur von Vorteil.

Muss das Personalgespräch unter vier Augen geführt werden?

Das Personalgespräch kann ein 4-Augen-Gespräch sein – muss es aber nicht. Je nach Thema kann es auch in der Gruppe geführt werden oder mit mehreren (betroffenen) Anwesenden.

Zum Beispiel wenn Konflikte im Team gelöst werden müssen. Oder wenn es um arbeitsrechtliche Vergehen (Bestechung, Betrug, Diebstahl, sexuelle Belästigung, etc.) geht, können dem Personalgespräch auch Mitglieder des Betriebsrates, der Hausjustiziar oder gar Anwälte beiwohnen.

Vorbereitung: Checkliste für Mitarbeiter und Führungskräfte

Weil es keine gesetzlichen Regelungen zum Ablauf eines Personalgesprächs gibt, kann Sie dort alles erwarten. Umso wichtiger ist es, dass jeder seinen Teil dazu beiträgt, das Gespräch vorzubereiten. Etwa sich mögliche Fragen und Themen im Vorfeld zu überlegen, sich zu einzelnen Punkten beraten zu lassen oder sich über den Anlass und potenzielle Konfliktfelder im Klaren zu werden. Zum reibungslosen Ablauf eines Personalgesprächs haben wir – für beide Parteien – jeweils die drei wichtigsten Tipps für eine solide Vorbereitung zusammengefasst:

Arbeitgeber

• Haltung
  Ganz gleich, ob es sich um schwierige oder unproblematische Themen handelt: Begegnen Sie Ihren Mitarbeitern stets mit Respekt und Wertschätzung. Dazu gehört, dass Sie ihm die Gelegenheit geben, zu allen von Ihnen angesprochenen Sachverhalten Stellung zu beziehen. Eine ruhige Stimme und konzentriertes Zuhören verhindern, dass sich die Stimmung unnötig aufheizt und das Gespräch eskaliert.
• Inhalte
  Damit Sicherheit auf beiden Seiten über die zu erörternden Punkte besteht, sollte ein Gesprächsleitfaden erstellt werden. Der hilft, keinen wichtigen Punkt zu vergessen und erleichtert hinterher, das Personalgespräch zu protokollieren.
• Atmosphäre
  Sorgen Sie dafür, dass es während des Gesprächs keine Telefonanrufe oder Störungen durch andere Quellen gibt. Beginnen Sie das Gespräch mit etwas Smalltalk. Das kommt gerade schüchternen oder sensiblen Mitarbeitern zugute. Auch Möbel können die Gesprächsatmosphäre auflockern. Statt das Personalgespräch an einem wuchtigen Tisch zu führen (der fungiert wie eine Trennung), sollten Sie sich buchstäblich an einen runden Tisch setzen – nebeneinander, nicht gegenüber.

Mitarbeiter

• Verhalten
  Ihr Verhalten sollte der Situation angemessen sein. Selbst wenn Sie wütend sind, gilt es, die Fassung zu wahren. Ebenso falls Sie selbst ruhig Ihr Anliegen formulieren, aber einen Choleriker als Chef haben. Lassen Sie sich nicht auf dieses Niveau ein.
• Präsentation
  Üben Sie vorweg Ihre Selbstdarstellung. Wo liegen Ihre Stärken? Auf welche Erfolge können Sie verweisen? Etwaige Veränderungswünsche sollten Sie argumentieren können. So spürt der Chef, dass Sie vorbereitet sind und dass er einen Leistungsträger vor sich hat.
• Lösungsorientierung
  Chefs mögen kein Gemecker, sie lieben Lösungen. Sollten Sie ein Problem besprechen wollen, werden Sie erfolgreicher sein, wenn Sie mit der Komplikation gleichzeitig einen Lösungsvorschlag präsentieren. Besser sogar zwei oder drei. Dann kann der Chef wählen. Die Vorschläge müssen allerdings durchdacht sein. Sonst outen Sie sich als Windbeutel.

Weitere Tipps für Mitarbeiter
Mehr dazu, wie ein Gespräch ablaufen kann und wie Sie es als Arbeitnehmer perfekt vorbereiten können, erfahren HIER.

Personalgespräch Fragenkatalog: 20 Fragen für bessere Gespräche

Wer fragt, der führt. Das gilt ganz besonders für Führungskräfte im Personalgespräch. Denn neben Feedback dient das Personalgespräch auch zur Motivation. Mit den richtigen Fragen können Sie das gegenseitige Verständnis fördern und die Zusammenarbeit optimieren. Zur Orientierung können Sie diesen Personalgespräch Fragenkatalog mit 20 Fragen für für Führungskräfte nutzen:

Personalgespräch Fragen – zur Motivation

• Was motiviert Sie derzeit am meisten?
• Was könnte Sie noch mehr motivieren?
• Wobei hatten Sie jüngst Erfolg?
• Was haben Sie dazu gelernt?
• Was ist Ihre aktuell größte Herausforderung?

Personalgespräch Fragen – zur Gemütslage

• Wie bewerten Sie Ihre Leistungen?
• Fühlen Sie sich unter- oder überfordert?
• Was hindert Sie daran, Ihre Ziele zu erreichen?
• Was benötigen Sie, um Ihre Arbeit zu erledigen?
• Worüber würden Sie gerne noch reden?

Personalgespräch Fragen – zum Unternehmen

• Wie gefällt Ihnen Ihr aktueller Job?
• Was schätzen Sie an unserem Unternehmen?
• Teilen Sie die Werte unseres Unternehmens?
• Was sollten wir künftig verbessern?
• Was könnten Sie zum Erfolg beitragen?

Personalgespräch Fragen – zu Wünschen

• Welche Stärken können Sie aktuell zu wenig nutzen?
• Welche Projekte würden Sie gerne übernehmen?
• Welche Veränderungen wünschen Sie sich?
• Was wünschen Sie sich von mir?
• Wohin möchten Sie sich weiterentwickeln?

❌ Tabu-Fragen im Personalgespräch

• Planen Sie eine Familie oder Kinder?
• Warum waren Sie mehrere Wochen krank?
• Wollen Sie nicht mehr Sport machen?
• Leben Sie über Ihren Verhältnissen?
• Was machen Sie in Ihrer Freizeit?

Betriebsrat als Unterstützung?

Wer unsicher ist, kann zur Unterstützung beim Personalgespräch vorab den Betriebsrat konsultieren und darum bitten, dass ein Betriebsratsmitglied beim Gespräch anwesend ist. Ein Arbeitgeber, der ein sachliches Gespräch führen will, wird wenig gegen eine Vertrauensperson einwenden. Zudem gibt es Fälle, in denen der Arbeitnehmer ein Mitglied des Betriebsrats einbeziehen kann, etwa wenn er Einblick in seine Personalakte erhalten möchte.

Themen wie Gehalt, die Beurteilung der Arbeitsleistung oder die zukünftige berufliche Entwicklung des Mitarbeiters können ebenfalls in Anwesenheit des Betriebsrates erfolgen. Ebenso können § 81 Absatz 4 und § 82 Absatz 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) es notwendig machen, dass ein Betriebsratsmitglied anwesend ist: Wenn sich zum Beispiel der Aufgabenbereich des Arbeitnehmers drastisch ändern soll und seine Fähigkeiten und Kenntnisse angepasst werden müssen.

Es gibt aber kein generelles Recht darauf, ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen zu dürfen. Ein Anspruch leitet sich nur aus dem BetrVG und aus bestimmten Anlässen ab.

Anwalt als Unterstützung

Gibt es schon länger Konflikte zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, könnte das Personalgespräch den Anfang vom Ende des Arbeitsverhältnisses einläuten. In manchen Fällen kann es daher sinnvoll sein, sich vorher von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht beraten und unterstützen zu lassen. Sie haben allerdings kein grundsätzliches Recht darauf, einen Anwalt zum Personalgespräch mitzunehmen. Bei Anwälten handelt es sich um „betriebsfremde Dritte“. Die muss der Chef nicht zulassen.

Von dieser Regel gibt es zwei Ausnahmen:

1. Chancen- und Waffengleichheit
   Zieht der Arbeitgeber selbst einen Anwalt zum Personalgespräch hinzu, ist es dem Mitarbeiter aus Gründen der Chancen- und Waffengleichheit ebenfalls gestattet. Hätte lediglich der Arbeitgeber einen Anwalt an seiner Seite, wäre der Mitarbeiter in einer schwächeren Verhandlungsposition.
2. Änderung oder Kündigung
   Besteht für den Arbeitnehmer keine Verpflichtung zur Teilnahme am Personalgespräch – zum Beispiel weil es um einen Änderungsvertrag oder eine Kündigung geht -, kann er einen Anwalt hinzuziehen. Wurde beispielsweise der Verdacht geäußert, der Arbeitnehmer habe eine Straftat begangen und will der Arbeitgeber ihm deshalb kündigen (siehe: Verdachtskündigung), so muss der Mitarbeiter die Gelegenheit haben, Stellung zu nehmen. Hierfür darf er sich die Unterstützung durch einen Anwalt holen.

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