Personalgespräch: Rechte, Inhalt, Leitfaden

Das Personalgespräch ist ein Instrument der Mitarbeiterführung. Im Mittelpunkt steht dabei das Feedback des Vorgesetzten zu Leistung und Verhalten des Mitarbeiters. Beides wird durch den Chef bewertet und beurteilt. Das kann Anerkennung und Lob ebenso beinhalten wir Kritik oder gar eine Ermahnung.

Bittet der Chef zum Rapport, bedeutet das allerdings selten etwas Gutes. Während das „Mitarbeitergespräch“, „Jahresgespräch“ oder „Feedbackgespräch“ noch einen positiven Gesprächsverlauf erwarten lassen, ahnt man beim Personalgespräch die drohende Schelte. Der Begriff selbst klingt schon so förmlich distanziert. Entsprechend gehen viele Mitarbeiter mit Angst und einem mulmigen Gefühl in das Personalgespräch.

Müssten sie aber nicht. Wir erklären Ihnen hier, wie Sie sich auf das Feedback optimal vorbereiten, welche Rechte und Pflichten Sie dabei haben und welche Regeln beim Personalgespräch befolgt werden sollten – von beiden Seiten: Arbeitgeber und Arbeitnehmer…

Personalgespräch: Rechte, Inhalt, Leitfaden

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Zeitpunkt: Wann darf das Personalgespräch stattfinden?

Innerhalb der regulären Arbeitszeit darf das Personalgespräch grundsätzlich zu jedem Zeitpunkt geführt werden. Nicht jedoch nach Feierabend, im Urlaub oder an einem freien Tag sowie während der Mitarbeiter krank geschrieben ist.

Ordnet der Arbeitgeber beziehungsweise der Vorgesetzte hierfür während der Arbeitszeit einen Termin an – auch kurzfristig – muss der Mitarbeiter diesem nachkommen.

Das Personalgespräch darf auch außerhalb der regulären Bürozeiten stattfinden. In diesem Fall muss es dafür aber sogenannte Ausnahmegründe geben. Also Gründe, die ein Gespräch während der Arbeitszeit unmöglich machen. Überdies sind dabei gesetzliche Ruhezeiten (zum Beispiel bei Schichtarbeitern) einzuhalten und etwaige Überstunden dadurch abzugelten. Trifft das alles nicht zu, kann der Mitarbeiter den Gesprächstermin ablehnen und um einen anderen Termin bitten.

Es ist aber sinnvoll, den Gesprächstermin zwei Wochen zuvor anzukündigen. So kann sich jede Seite angemessen darauf vorbereiten.

Muster: Einladung zum Personalgespräch

So kann eine Einladung zum Personalgespräch aussehen…


Sehr geehrte Frau Mustermann,

hiermit lade ich Sie zum Personalgespräch am TT.MM.JJJJ um ZZ Uhr im Besprechungsraum CC08/15 ein.

Ziel des Gesprächs ist, mit Ihnen über Ihre bisherigen Leistungen zu sprechen sowie über Ihre aktuelle Arbeitszufriedenheit und Ihre künftigen Aufgaben.

Der Erfolg unseres Gespräches hängt auch von Ihrem Beitrag ab. Ich bitte Sie daher, die Einladung zum Anlass zu nehmen, das Gespräch gründlich vorzubereiten und Ihrerseits Ihre bisherigen Leistungen zu reflektieren sowie die für Sie wichtigen Punkte zur Sprache zu bringen.

Ich freue mich, auf das Gespräch.

Mit freundlichen Grüßen

UNTERSCHRIFT


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Teilnahmepflicht: Muss ich zum Personalgespräch kommen?

Sobald der Chef ein solches Personalgespräch anberaumt und den Mitarbeiter dazu einlädt, ist dieser zur Teilnahme verpflichtet.

Die Teilnahmepflicht des Mitarbeiters leitet sich aus dem in § 106 Gewerbeordnung geregelten „Weisungsrecht“ beziehungsweise „Direktionsrecht“ des Vorgesetzten ab.

Will der Chef mit seinem Mitarbeiter über Themen sprechen, die Inhalte, Ort und Zeit der Arbeitsleistung betreffen, darf er nach billigem Ermessen den Ort, Zeitpunkt und Inhalt des Personalgesprächs frei bestimmen. Der Arbeitnehmer ist dann zur Teilnahme verpflichtet.

Wer unentschuldigt fernbleibt und die Teilnahmepflicht ignoriert, riskiert eine Abmahnung. Bei wiederholter Weigerung der Teilnahme droht sogar die Kündigung.


Ausnahme:
Das Weisungsrecht des Vorgesetzten bezieht sich nur auf die Umsetzung des Arbeitsvertrags im Arbeitsalltag. Geht es im Personalgespräch zum Beispiel um die Änderung des Arbeitsvertrags (oder gar dessen Beendigung), ist der Arbeitnehmer nicht mehr zur Teilnahme verpflichtet.


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Ort: Wo kann das Personalgespräch stattfinden?

Wie erwähnt, darf der Chef den Ort des Personalgesprächs nach billigem Ermessen benennen. In der Regel ist dies der Arbeitsort des Vorgesetzten beziehungsweise sein Büro oder ein Besprechungsraum.

Sollte es sich um ein größeres Unternehmen mit verschiedenen Filialen oder Niederlassungen handeln, kann der Vorgsetzte den Mitarbeiter auch in die Zentrale beordern – und den Mitarbeiter so zur Dienstreise verpflichten.

Die Reisezeit gilt allerdings als Arbeitszeit und muss normal vergütet werden. Ebenso trägt der Arbeitgeber die Reisekosten.

Allerdings müssen sachliche Gründe dafür sprechen – zum Beispiel, weil das Homeoffice des Mitarbeiters oder die Baustelle für ein solches Gespräch ungeeignet sind und keine diskrete Atmosphäre erlauben.

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Inhalt: Was erwartet mich im Personalgespräch?

Üblicherweise etablieren Unternehmen für das Personalgespräch einen festen Rhythmus und Turnus. Zum Beispiel…

  • Einmal im Jahr.
  • Jedes halbe Jahr.
  • Alle drei Monate.
  • Einmal im Monat.

Sachlich begründete Anlässe dafür sind:

  • Die Bewertung und Beurteilung der Arbeitsleitung.
  • Feedback zu Verhalten (gegenüber Kunden, Kollegen, Vorgesetzten).
  • Die Nichteinhaltung bestimmter Anweisungen.
  • Die Mitteilung über neue Arbeitsanweisungen.

Worum geht es dann im Personalgespräch?

Entsprechend drehen sich die Inhalte des Mitarbeitergesprächs überwiegend um Themen rund um das Arbeitsverhältnis, die Leistungen und den Arbeitsvertrag. Zum Beispiel:

  • Beginn, Änderung und Beendigung des Arbeitsvertrages.
  • Regeln der Zusammenarbeit und Mitarbeiterführung.
  • Konflikte zwischen Chef, Kollegen oder Kunden.
  • Zeit und Ort der Tätigkeitsausübung.
  • Neue Formen der Arbeitsorganisation und Betriebsabläufe.
  • Den Wiedereinstieg nach Arbeitsunfähigkeit oder Krankheit.
  • Persönliche Entwicklungsperspektiven des Mitarbeiters.

Das Personalgespräch muss deswegen aber keinesfalls nur negativ sein oder (konstruktive) Kritik enthalten. Es kann genauso positiv verlaufen, Chancen eröffnen, Bedürfnisse des Mitarbeiters behandeln oder gar Anerkennung und Wertschätzung ausdrücken.

Richtig geführt kann das Personalgespräch dabei helfen, neue Strategien zu entwickeln, die Motivation des Mitarbeiters zu steigern und realistische Ziele zu definieren. Selbst wenn dabei letztlich schwelende Konflikte gelöst werden, ist dies für die künftige Zusammenarbeit nur von Vorteil.


Keine Schikane!
Personalgespräche dürfen nicht dazu genutzt werden, den Mitarbeiter in irgendeiner Form zu schikanieren, zu drangsalieren oder zu mobben. Der Ton muss sachlich bleiben. Andernfalls dürfen Sie das Gespräch beenden und verlassen.

Ein Arbeitgeber, der aus dem Nichts ein Personalgespräch anordnet und seinen Mitarbeiter mit Vorwürfen konfrontiert, verletzt zudem seine Fürsorgepflicht.


Muss das Personalgespräch unter vier Augen geführt werden?

Das Personalgespräch kann ein 4-Augen-Gespräch sein (was die Regel ist) – muss es aber nicht. Je nach Thema kann es auch in der Gruppe geführt werden oder mit mehreren (betroffenen) Anwesenden.

Zum Beispiel wenn Konflikte im Team gelöst werden müssen. Oder wenn es um arbeitsrechtliche Vergehen (Bestechung, Betrug, Diebstahl, sexuelle Belästigung, etc.) geht, können dem Personalgespräch auch Mitglieder des Betriebsrates, der Hausjustiziar oder gar Anwälte beiwohnen.


Download: Leitfaden für das Personalgespräch

PDF Download Icon Um bessere Personalgespräche führen zu können, haben wir für Sie einen Leitfaden entwickelt, den Sie sich hier kostenlos als PDF herunterladen und zur Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs nutzen können.

Der Leitfaden enthält wichtige Orientierungsfragen zu Ihren bisherigen Leistungen und Erfolgen sowie mögliche Defiziten und Zielen.

Download Personalgespräch Leitfaden


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Vorbereitung: Tipps für Mitarbeiter und Führungskräfte

Weil es keine gesetzlichen Regelungen zum Ablauf eines Personalgesprächs gibt, kann Sie dort letztlich alles erwarten. Umso wichtiger ist es, dass jeder seinen Teil dazu beiträgt, das Gespräch vorzubereiten.

Etwa sich mögliche Fragen und Themen im Vorfeld zu überlegen, sich zu einzelnen Punkten beraten zu lassen oder sich über den Anlass und potenzielle Konfliktfelder im Klaren zu werden.

Zum reibungslosen Ablauf eines Personalgesprächs haben wir – für beide Parteien – jeweils die drei wichtigsten Tipps für eine solide Vorbereitung zusammengefasst:

  • Arbeitgeber

    • Haltung
      Ganz gleich, ob es sich um schwierige oder unproblematische Themen handelt: Begegnen Sie Ihren Mitarbeitern stets mit Respekt und Wertschätzung. Dazu gehört, dass Sie ihm die Gelegenheit geben, zu allen von Ihnen angesprochenen Sachverhalten Stellung zu beziehen. Eine ruhige Stimme und konzentriertes Zuhören verhindern, dass sich die Stimmung unnötig aufheizt und das Gespräch eskaliert.
    • Inhalte
      Damit Sicherheit auf beiden Seiten über die zu erörternden Punkte besteht, sollte ein Gesprächsleitfaden erstellt werden. Der hilft, keinen wichtigen Punkt zu vergessen und erleichtert hinterher, das Personalgespräch zu protokollieren.
    • Atmosphäre
      Sorgen Sie dafür, dass es während des Gesprächs keine Telefonanrufe oder Störungen durch andere Quellen gibt. Beginnen Sie das Gespräch mit etwas Smalltalk. Das kommt gerade schüchternen oder sensiblen Mitarbeitern zugute. Auch Möbel können die Gesprächsatmosphäre auflockern. Statt das Personalgespräch an einem wuchtigen Tisch zu führen (der fungiert wie eine Trennung), sollten Sie sich buchstäblich an einen runden Tisch setzen – nebeneinander, nicht gegenüber.
  • Mitarbeiter

    • Verhalten
      Ihr Verhalten sollte der Situation angemessen sein. Heißt: Selbst wenn Sie wütend sind, gilt es die Fassung zu wahren. Im Übrigen auch, falls Sie selbst ruhig Ihr Anliegen formulieren, aber einen Choleriker als Chef haben. Lassen Sie sich nicht auf dieses Niveau ein.
    • Präsentation
      Üben Sie vorweg Ihre Selbstdarstellung. Wo liegen Ihre Stärken? Auf welche Erfolge können Sie verweisen? Etwaige Veränderungswünsche sollten Sie argumentieren können. So spürt der Chef, dass Sie vorbereitet sind und dass er einen Leistungsträger vor sich hat.
    • Lösungsorientierung
      Chefs mögen kein Gemecker, sie lieben Lösungen. Sollten Sie ein Problem besprechen wollen, werden erfolgreicher sein, wenn Sie mit der Komplikation gleichzeitig einen Lösungsvorschlag präsentieren. Besser sogar zwei oder drei. Dann kann der Chef wählen. Die Vorschläge müssen allerdings durchdacht sein. Sonst outen Sie sich als Windbeutel.

      Weitere Tipps für Mitarbeiter
      Mehr dazu, wie ein Gespräch ablaufen kann und wie Sie es als Arbeitnehmer perfekt vorbereiten können, erfahren hier:

      Mitarbeitergespräch Tipps
      Merkblatt für Arbeitnehmer (PDF)

Personalgespräch Checkliste: Daran bitte denken

  • Bringen Sie im Vorfeld das Thema des Personalgesprächs in Erfahrung.
  • Bereiten Sie sich gründlich auf das Gespräch und die bekannten Inhalte vor.
  • Nehmen Sie sich Notizen mit in das Gespräch. Unter Stress vergisst man manches. Überdies haben Sie so hinterher eine Erinnerungsstütze.
  • Ziehen Sie – sofern möglich und zum Thema passend – ein Betriebsratsmitglied hinzu.
  • Unterschreiben Sie nichts. Bitten Sie um ausreichend Bedenkzeit und vertagen Sie Ihre Antwort.
  • Wird der Druck zu groß, beenden Sie das Personalgespräch und holen Sie sich juristischen Beistand.
  • Fertigen Sie nach einem Gespräch ein schriftliches Gedächtnisprotokoll an und besprechen Sie dies mit Ihrem Anwalt. Bitten Sie den Chef anschließend um Kenntnisnahme / Korrektur.

Betriebsrat als Unterstützung

Wer unsicher ist, kann zur Unterstützung beim Personalgespräch vorab den Betriebsrat konsultieren und sogar darum bitten, das ein Betriebsratsmitglied beim Gespräch anwesend ist.

Ein Arbeitgeber, der ein sachliches Gespräch führen will, wird wenig gegen eine Vertrauensperson einwenden. Zudem gibt es Fälle, in denen der Arbeitnehmer ein Mitglied des Betriebsrats einbeziehen kann, etwa wenn er Einblick in seine Personalakte erhalten möchte.

Themen wie Gehalt, die Beurteilung der Arbeitsleistung oder die zukünftige berufliche Entwicklung des Mitarbeiters können ebenfalls in Anwesenheit des Betriebsrates erfolgen.

Ebenso können § 81 Absatz 4 und § 82 Absatz 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) es notwendig machen, dass ein Betriebsratsmitglied anwesend ist: Wenn sich zum Bispiel der Aufgabenbereich des Arbeitnehmers drastisch ändern soll und seine Fähigkeiten und Kenntnisse angepasst werden müssen.

Es gibt allerdings kein generelles Recht darauf, ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen zu dürfen. Vielmehr leitet sich sich ein möglicher Anspruch allein aus dem BetrVG und aus bestimmten Anlässen ab.


Nie heimlich mitschneiden!
Ein heimlicher Mitschnitt des Personalgesprächs ist für beide Parteien streng untersagt. Auf Seiten des Arbeitgebers stellt dies eine Verletzung der Persönlichkeitsrechte des Mitarbeiters dar. Umgekehrt kann der heimliche Mitschnitt des Mitarbeiters (etwa mit dem Smartphone zu einer fristlosen Kündigung führen (LAG Rheinland-Pfalz, AZ. 5 Sa 687/11). Die Aufnahme ist nur erlaubt, wenn Sie von beiden Seiten vorab besprochen und akzeptiert wird.


Anwalt als Unterstützung

Gibt es schon länger Konflikte zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, könnte das Personalgespräch den Anfang vom Ende des Arbeitsverhältnisses einläuten. In manchen Fällen kann es daher sinnvoll sein, sich vorher von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht beraten und unterstützen zu lassen.

Sie haben allerdings kein grundsätzliches Recht darauf, einen Anwalt zum Personalgespräch mitzunehmen. Bei Anwälten handelt es sich um „betriebsfremde Dritte“. Die muss der Chef nicht zulassen.

Von dieser Regel gibt es allerdings zwei Ausnahmen:

  • Chancen- und Waffengleichheit
    Zieht der Arbeitgeber selbst einen Anwalt zum Personalgespräch hinzu, ist es dem Mitarbeiter aus Gründen der Chancen- und Waffengleichheit ebenfalls gestattet. Hätte lediglich der Arbeitgeber einen Anwalt an seiner Seite, wäre der Mitarbeiter in einer schwächeren Verhandlungsposition.
  • Änderung oder Kündigung
    Besteht für den Arbeitnehmer keine Verpflichtung zur Teilnahme am Personalgespräch – zum Beispiel weil es um einen Änderungsvertrag oder eine Kündigung geht -, kann er einen Anwalt hinzuziehen. Wurde beispielsweise der Verdacht geäußert, der Arbeitnehmer habe eine Straftat begangen und will der Arbeitgeber ihm deshalb kündigen (siehe: Verdachtskündigung), so muss der Mitarbeiter die Gelegenheit haben, Stellung zu nehmen. Hierfür darf er sich die Unterstützung durch einen Anwalt holen.

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[Bildnachweis: Pressmaster by Shutterstock.com]
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28. Juli 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


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