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Selbstmanagement: Definition + 10 Methoden und Tipps

Ein Berg an Aufgaben stapelt sich, Stress, Überlastung und Überstunden werden zum Dauerzustand. Ein häufiger Rat: „Da hilft besseres Zeitmanagement.“ Falsch! Selbstmanagement ist die richtige Antwort. Denn Zeit können Sie nicht managen. Sich selbst aber schon. Mit vielen Methoden können Sie genauer planen, Projekte effizienter bearbeiten und letztlich bessere Ergebnisse erzielen. Wir erklären, was Selbstmanagement ist und stellen 10 Methoden vor, die Sie unbedingt kennen und nutzen sollten…

Selbstmanagement: Definition + 10 Methoden und Tipps

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Selbstmanagement Definition: Was ist das?

Selbstmanagement beschreibt die Fähigkeit und Kompetenz eines Menschen, seine berufliche Entwicklung und auch persönliches Wachstum eigenständig und weitestgehend unabhängig von äußeren Umständen und Einflüssen zu gestalten. Im Kern geht es darum, Aufgaben besser zu erledigen und in der Lage zu sein, durch verschiedene Methoden den richtigen Weg bei der Lösung von Problemen und Herausforderungen zu finden.

Selbstmanagement lernen: Das gehört dazu

  • Sie können sich selbst besser organisieren.
  • Sie haben einen klaren Überblick über die ToDos.
  • Sie planen Aufgaben gründlich und vorausschauend.
  • Sie priorisieren wichtige und unwichtige Dinge.
  • Sie bleiben den Tag über motiviert.

Das zeigt auch, dass Selbstmanagement aus einer Vielzahl unterschiedlicher Kompetenzen besteht. Es erfordert Motivation, Organisationstalent und Zielsetzung.

Zeitmanagement ist ein Mythos

Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen. Sagen die einen. Zeitmanagement ist definitorischer Quatsch, sagen die anderen. Zeit kann man nicht managen. Sie vergeht immer gleich schnell – unabhängig davon, was wir damit anstellen. Jeder Tag hat für jeden Menschen 24 Stunden, egal, ob wir ihn managen oder nicht. Das ist einerseits höchst gerecht, andererseits lässt sich nicht verleugnen, dass das einigen Menschen mehr Probleme bereitet als anderen.

Der Begriff Zeitmanagement trifft nicht den Kern des Problems. Denn es geht nicht darum, die Zeit anders zu regeln oder zu kontrollieren. Sie müssen die eigene Arbeitsweise ändern. Sie müssen nicht am Zeit-, sondern am Selbstmanagement arbeiten, um den Arbeitsalltag besser in den Griff zu bekommen.

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Selbstmanagement Methoden: 10 Tipps und Techniken

Mit dem Verständnis, was Selbstmanagement ist, können Sie nun an die Umsetzung gehen. Doch wie fangen Sie am besten an und welche Methoden gibt es? Schließlich sind es gerade die Zielsetzung, die Struktur bei der Arbeit und die Priorisierung von Aufgaben, die zum Problem werden. Wir stellen die besten Selbstmanagement-Methoden vor, mit denen Sie besser arbeiten und die sich in der Praxis bereits viele Male bewährt haben:

1. ABC-Methode

Bei der ABC-Methode geht es um klare Prioritäten. Sie richtet sich an all jene Menschen, die eigentlich lieber spontan und intuitiv entscheiden. Durch eine einfache Aufteilung erhalten Sie einen übersichtlichen Plan und klare Handlungsanweisungen für unterschiedliche Aufgaben. Statt chaotisch und kreativ läuft die Arbeit in geregelten Bahnen.

Abc Analyse Methode Flussdiagramm Funktionsweise Bedeutung. Grafik

Alle anfallenden Aufgaben werden nach Buchstaben in drei Wichtigkeitsstufen eingeteilt und entsprechend bearbeitet.

  • A-Aufgaben: sehr wichtig (sofort erledigen)
  • B-Aufgaben: weniger wichtig (später erledigen oder delegieren)
  • C-Aufgaben: kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen).

2. Eisenhower-Methode

Sie geht auf den amerikanischen General und US-Präsidenten Dwight D. Eisenhoher zurück und ist vermutlich der Ursprung der obigen ABC-Methode. Innerhalb eines Koordinatensystems aus Dringlichkeit und Wichtigkeit werden Aufgaben in vier Quadranten eingeteilt.

Eisenhower Prinzip Matrix Beispiel Grafik

Nach der Einteilung können Sie sehen, welches Vorgehen für die einzelnen Aufgaben empfehlenswert ist.

  • Erledigen: Ist ein ToDo wichtig und eilig, sollten Sie es sofort selbst erledigen.
  • Delegieren: Dringende, aber unwichtige Aufgaben können Sie an Kollegen oder Mitarbeiter delegieren.
  • Terminieren: Eine wichtige Aufgabe ist (noch nicht) dringend? Dann setzen Sie einen Termin und kümmern sich zu einem späteren Zeitpunkt darum.
  • Ignorieren: Die Aufgabe ist weder wichtig noch eilig? Dann können Sie diese getrost vergessen.

Mehr zur Eisenhower-Methode

3. ALPEN-Methode

Die sogenannte ALPEN-Methode ist ein Akronym und bringt Struktur in Ihren Arbeitstag. Jeder Buchstabe steht für einen wichtigen Schritt, den Sie berücksichtigen müssen:

  • Aufgaben aufschreiben
  • Länge einschätzen
  • Pufferzeit einplanen (maximal 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen)
  • Entscheidungen priorisieren
  • Nachkontrollieren (was man erreicht hat)

Bleiben am Ende des Tages Aufgaben übrig, werden sie auf den nächsten Tag übertragen – und wieder mit der ALPEN-Methode abgearbeitet. Achten Sie aber darauf, sich bei der Anwendung nicht zu verzetteln. Sonst brauchen Sie mehr Zeit für die Planung als für die eigentliche Arbeit.

Mehr zur ALPEN-Methode

4. GTD-Prinzip

Das GTD-Prinzip steht für „Getting Things Done“ und geht auf den Bestsellerautor David Allen zurück. Die Grundidee: Erst sammeln Sie alle Aufgaben, die erledigt werden müssen und notieren diese in einem logischen System (etwa einem Kalender). So bekommen Sie den Kopf für Wichtigeres frei. Anschließend müssen Sie für jede Aufgabe diszipliniert entscheiden, ob diese sinnvoll ist und in den Plan integriert wird.

Oder kurz: Reduzieren Sie Projekte auf den nächsten elementaren Teilschritt und strukturieren Sie diese Schritte nach Zeitpunkt und Ausführungsort!

5. 2-Minuten-Regel

Eng verbunden und ebenfalls aus demselben Buch des Experten für Selbstmanagement stammt die 2-Minuten-Regel. Der simple Grundsatz: Wenn Sie eine Aufgabe innerhalb von zwei Minuten erledigen können, dann machen Sie das sofort! Kein Aufschieben, keine Ausreden.

2 Minuten Regel Gtd Methode Zeitmanagement

Das Ziel: Es stauen sich nicht unzählig viele kleine Aufgaben auf, die später viel Zeit in Anspruch nehmen. Gleichzeitig motivieren Sie sich immer wieder selbst, weil Sie wieder etwas abgearbeitet haben.

Mehr zur 2-Minuten-Regel

6. SMART-Methode

Es ist die wohl bekannteste Methode, um Ziele richtig zu formulieren. Nach dieser Vorgabe aufgestellte Ziele sollen beim Selbstmanagement helfen und es erleichtern, die Vorgaben wirklich zu erfüllen. Dabei gilt: Ihre Ziele sollten immer realistisch sein und in einem sinnvollen Zeitrahmen bearbeitet werden.

Selbstmanagement Smart Methode Ziele Erreichen

Durch das Akronym können Sie sich die wichtigsten Punkte für gut formulierte Ziele leicht merken.

  • Spezifisch: Ziele sollen so spezifisch wie möglich beschrieben werden.
  • Messbar: Orientieren Sie sich dabei an messbaren Fakten.
  • Attraktiv: Planen Sie so, dass Sie auch Lust haben, das umzusetzen.
  • Realistisch: Was Sie sich vornehmen muss natürlich auch machbar sein.
  • Termingerecht: Das bedeutet, die Aufgaben zeitlich bindend zu planen. Also etwa: „Bis Ende des Jahres will ich zehn Prozent mehr verdienen.“

Mehr zur SMART-Methode

7. Edwards-Gesetz

Dies ist keine direkte Methode, sondern eine wichtige Erkenntnis, die Ihnen beim Selbstmanagement hilft. Edwards-Gesetz besagt: Je näher die Deadline für ein Projekt rückt, desto mehr strengen wir uns an. Kurz vor dem Ende geben wir Vollgas, hängen uns rein und sind auf den letzten Drücker so richtig produktiv.

Hand in Hand geht das Parkinsonsche Gesetz: „Arbeit dehnt sich in den Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Anders ausgedrückt: Je größer Ihr Zeitrahmen, desto länger brauchen Sie. Machen Sie sich das bewusst und zeigen Sie mehr Disziplin, um die Arbeitslast gleichmäßiger zu verteilen.

Mehr zu Edwards-Gesetz

8. Pomodoro-Methode

Durch die Pomodoro-Methode wird Ihre Arbeitszeit in zwei Bereiche geteilt: Zuerst arbeiten Sie für 25 Minuten hochkonzentriert, widmen sich voll und ganz ihren Aufgaben und Projekten. Dann machen Sie für 5 Minuten eine Pause. Diesen Rhythmus wiederholen Sie vier Mal, bevor eine Pause von 30 Minuten ansteht.

Pomodoro Methode Selbstmanagement

Sinnvoll ist es, diese Methode mit anderen Techniken zur Priorisierung von Aufgaben zu kombinieren. Das garantiert, dass Sie sich mit den wirklich wichtigen Aufgaben beschäftigen und die Zeit nicht mit Nebensächlichkeiten vergeuden.

Mehr zur Pomodoro-Methode

9. Aschenputtel-Methode

Machen Sie es wie das Aschenbrödel im Märchen: Die Guten ins Töpfchen, die Schlechten ins Kröpfchen. Gemeint sind bei dieser Methode zum Selbstmanagement Ihre Gewohnheiten im Arbeitsalltag. Analysieren Sie über einen längeren Zeitraum, was Ihnen im Job hilft und welche Routinen sich positiv auswirken – und welche schlechten Gewohnheiten Ihnen das Leben schwer machen. Das können beispielsweise mangelnde Konzentration oder Prokrastination sein.

Schreiben Sie dann alle Gewohnheiten jeweils einzeln auf einen Zettel – gute wie schlechte gleichermaßen. Nun sortieren Sie diese in zwei Stapel: Den schlechten legen Sie ab und damit trennen Sie sich auch von den negativen Gepflogenheiten. Die guten pflegen Sie hingegen weiter und bauen diese aus.

Mehr zu neuen Gewohnheiten

10. Amore-Methode

Klingt nach Liebe und Romantik, ist jedoch ein Akronym und eine Alternative zur oben geschilderten SMART-Methode. Anhand der Amore-Methode können Sie Ihre Ziele so formulieren, dass Sie diese auch wirklich erreichen können. Der Begriff steht für:

  • Ambitioniert
  • Motivierend
  • Organisiert
  • Realistisch
  • Echt

Eine Verwandte von AMORE ist übrigens die MAGIE-Methode – nur das hier die Ziele machbar, (allgemein) akzeptabel, gewissenhaft, inspirierend und ehrgeizig sein sollten.

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Selbstmanagement Beispiele: Wie im Alltag integrieren?

Damit das alles nicht nur Theorie bleibt, hier einige Tipps, die Ihnen helfen, diese Methoden in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren:

  1. Notieren Sie alles

    Notieren Sie jede Idee und jede Aufgabe, die Sie nicht sofort angehen können. So können Sie den Gedanken beiseitelegen und sich auf Ihre aktuelle Aufgabe konzentrieren. Damit diese Strategie funktioniert, müssen Sie diese jedoch mit der zweiten kombinieren.

  2. Wählen Sie Ihre Tools

    Um Ihre Notizen, Aufgaben und Termine einfach und effizient zu verwalten, brauchen Sie die passenden Tools. Entscheidend ist, dass Sie nicht ständig neue Programme und Gadgets ausprobieren, sondern sich auf erprobte und funktionierende Tools beschränken. Auch das beste System kann ohne eine stabile Basis nicht funktionieren. Hier müssen Sie Ihren vielleicht vorhandenen Spieltrieb im Zaum halten.

  3. Trennen Sie Aufgaben und Termine

    Es gibt Menschen, die ihren Kalender für wirklich alles verwenden. Da finden sich neben Terminen auch die Aufgaben des Tages und Notizen zu Besprechungen. Bei elektronischen Lösungen ist mangelnder Platz zwar kein Problem, doch wenn Sie alles an einem Ort sammeln, wird es schnell unübersichtlich. Trennen Sie Termine und Aufgaben voneinander und verwalten Sie diese mit verschiedenen Tools.

  4. Kombinieren Sie elektronisch und analog

    Mit Smartphones und Tablets können Sie Ihre Organisation vollständig auf Elektronik umstellen, sinnvoll ist das jedoch nicht unbedingt. Bei Terminen und als Archiv für Aufgaben und Notizen bieten Softwarelösungen klare Vorteile. Inhalte lassen sich über verschiedene Geräte hinweg synchronisieren und sichern, doch die Flexibilität von Papier erreicht keine dieser Lösungen. Außerdem fördert das Schreiben von Hand Ihre Kreativität und erleichtert Ihnen die Ideenfindung.

  5. Arbeiten Sie in Zeitblöcken

    Methoden wie die Pomodoro-Technik setzen bereits darauf. Die Arbeit in Zeitblöcken ist hocheffizient und verbessert Ihr Selbstmanagement. Teilen Sie Ihre Arbeit in feste Zeiträume für bestimmte Aufgaben ein. Diese Zeiten halten Sie sich entsprechend frei und schließen so Störungen aus. Das hilft enorm bei der Organisation und Produktivität.

  6. Nutzen Sie die Not-To-Do-Liste

    Das Konzept der To-Do-Liste nutzen Sie wahrscheinlich täglich, doch führen Sie auch eine Not-To-Do-Liste? Auf dieser Liste landen all die Dinge, mit denen Sie sich eben nicht befassen sollten. Warum? Weil diese Aufgaben und Tätigkeiten Zeitverschwendung wären und oft völlig unwichtig sind. In vielen Fällen wissen Sie intuitiv, welche Aufgaben in diese Kategorie gehören. Verschriftlichen Sie diese Dinge jedoch, können Sie die Liste als Erinnerung nutzen und machen sich unproduktive Gewohnheiten bewusst.

  7. Prüfen Sie, bevor Sie aktiv werden

    Gehören Sie auch zu den Menschen, die sofort loslegen und neue Aufgaben direkt angehen? Das ist nicht immer eine gute Idee. Überprüfen Sie, ob sich die Aufgabe mit anderen Punkten auf Ihrer ToDo-Liste bündeln lässt – oder ob Sie überhaupt der beste Mitarbeiter sind, um sich darum zu kümmern. Vielleicht ist ein Kollege viel besser geeignet – dann sollte er das auch tun.

  8. Arbeiten Sie intuitiv

    Aufgabenlisten und Planungstools sind wichtig, kein Frage. Doch wenn es um die Priorisierung der Aufgaben geht, sollten Sie diese weitgehend intuitiv vornehmen. Denn Ihre Intuition ist eben keine rein emotionale Sache, sondern basiert auf Ihrer Erfahrung und Ihrer fachlichen Kompetenz. Natürlich sollten Sie Aufgaben aktiv planen und vorbereiten, doch die Prioritäten sollten Sie – falls sich diese nicht auf Grund äußerer Faktoren ergeben – intuitiv festlegen.

  9. Täuschen Sie sich nicht selbst

    Vor allem bei unangenehmen Aufgaben neigen viele dazu, diese aufzuschieben und dadurch zu vermeiden. Dieses Aufschieben wird dann als Planung tituliert, um sich besser zu fühlen. Vermeiden Sie diesen Fehler! Damit sabotieren Sie sich nur selbst und bauen einen immer größeren Berg an aufgeschobenen Aufgaben auf. Stellen Sie sich lieber die Frage, warum die Aufgabe für Sie unangenehm ist und was Sie daran ändern können.

  10. Planen Sie auch Pausen

    Die Bedeutung von Pausen und Ruhezeiten ist den meisten bewusst. Umso erstaunlicher, dass diese immer wieder vergessen werden. Selbstmanagement bedeutet nicht, dass Sie 12 Stunden pausenlos durcharbeiten, um viel zu schaffen. Sie brauchen Pausen und Zeiten zur Erholung. Zu Ihrem eigenen Wohl und damit Ihre Ergebnisse nicht leiden.

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Selbstmanagement Psychologie: Wie motiviert bleiben?

Wir am Anfang bereits angedeutet, funktioniert Selbstmanagement nur mit der nötigen Motivation. Wenn Sie sich nicht für die Arbeit begeistern können, gerät die berufliche Entwicklung ins Stocken. Sie arbeiten nicht eigenständig, sondern sitzen nur genervt die Zeit ab. Zum Glück gibt es verschiedene Wege, die Ihnen dabei helfen, langfristig motiviert zu bleiben:

  • Routine aufbrechen

    Der Spaß im Job und am Selbstmanagement kann durch zu viel Routine und Eintönigkeit verloren gehen. Das Gegenmittel ist denkbar einfach: Brechen Sie Ihre Routine immer wieder auf, ändern Sie Reihenfolge Ihrer Aufgaben, gehen Sie Standardprozesse einmal ein wenig anders an, nutzen Sie neue Methoden und Strategien. Große Veränderungen sind oft gar nicht nötig, meist reichen bereits kleine Abweichungen vom gewohnten Vorgehen, um Freude und Spaß zurückzubringen

  • Sinn bewusst machen

    Wenn es um den Beruf geht, flüchten sich viele ins Deskriptive. Doch was wir arbeiten und wie wir arbeiten, sind nichts weiter als Beschreibungen unseres Berufs. Für den haben wir uns – hoffentlich – einmal aus einem bestimmten Grund entschieden. Entscheidend ist die Frage: Warum machen Sie ausgerechnet diesen Job? Warum diese Tätigkeit, jetzt und für viele Jahre? Erkennen Sie diesen individuellen Sinn, kommt die Motivation von ganz alleine.

  • Perspektive suchen

    Das Selbstmanagement fällt schwer, die Aufgaben bereiten wenig Freude und die Kollegen sind eher nervig als hilfreich. Manchmal müssen Sie langfristiger denken und die Perspektive sehen. Was ist Ihr großes Ziel, worauf arbeiten Sie hin? Natürlich sollen Sie Probleme nicht verdrängen, doch kann es ein wichtiger Baustein Ihrer Motivation sein.

  • Gemeinsame Ziele entdecken

    Gemeinsame Ziele mit den Kollegen sind enorm motivierend. So ziehen alle an einem Strang, unterstützen sich gegenseitig und es entsteht ein echtes Wir-Gefühl, was für enormen Ansporn sorgt. Ein solch gemeinsamer Vorsatz motiviert stärker als offizielle Vorgaben vom Chef.

  • Erfolge in Erinnerung rufen

    Können Sie spontan Ihre letzten zehn Erfolge nennen? Den meisten Menschen fällt das schwer. Viel eher fallen uns zehn Fehlschläge ein, die an unser Scheitern erinnern. Führen Sie deshalb ein Erfolgstagebuch und schreiben Sie jeden Tag gezielt auf, was Sie erreicht haben. Damit erinnern Sie sich an die positiven Ereignisse, machen sich Ihre Fähigkeiten und Erfolge bewusst und motivieren sich für die kommenden Herausforderungen.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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