Not To Do Liste: Vorteile, Ziele, Beispiele

Die To-do-Liste kennt inzwischen ja jeder: Aufgaben des Tages notieren, sortieren, abarbeiten, abhaken. Aber es gibt auch das Gegenteil davon: die Not-to-do-Liste. Die kennen nur wenige. Dabei hilft diese ebenso dabei, lästige Zeitfresser auszuschalten und Prioritäten zu setzen. Nur eben auf eine ganz andere Weise, die für einige Menschen wesentlich besser geeignet ist. Finden Sie heraus, ob die Not-to-do-Liste zu Ihnen passt und für welche Szenarien sich diese anbietet…

Not To Do Liste: Vorteile, Ziele, Beispiele

Not to do-Liste: Was ist das?

Die To-do-Liste ist mittlerweile fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Die Not to do-Liste ist ihr nicht ganz so verbreitetes Pendant.

Sie kann die To-do-Liste ergänzen – oder komplett ersetzen. Ein Selbstzweck ist sie nicht. Ziel ist es, den Arbeitsalltag durch sie zu erleichtern, verschlanken, verbessern. Grundgedanke: Alles, was Sie heute NICHT erledigen wollen, weil es unwichtig (oder zumindest nicht wichtig genug) ist, packen Sie auf die Not-to-do-Liste.

Das kann Ressourcen freimachen, Zeit und Energie sparen – und den Fokus schärfen. Wichtiges von Unwichtigem trennen – dabei kann die Not-to-do-Liste helfen.

Und: Bisweilen kann etwas, das man unterlässt, wichtiger sein als etwas, das man aktiv tut. Ein Alltagsbeispiel: Für unsere Gesundheit ist wohl kaum etwas wichtiger als NICHT zu rauchen. Also rauf auf die Not-to-do-Liste damit…

Not to do-Liste: Vorteile

Geeignet ist die Nicht-machen-Liste insbesondere für Menschen, die mit Selbst- und Zeitmanagement Probleme haben. Die sich schwer tun, zu priorisieren und zu delegieren.

Die größten Vorteile einer Not-to-do-Liste sind:

  • Zeitfresser ausschalten und Zeitmanagement verbessern
  • Produktiver werden
  • Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden lernen
  • Delegieren und Abstimmung mit Kollegen optimieren
  • Interessen und Bedürfnisse erkennen

Zeitmanagement: Diese Methoden helfen Ihnen auch

Zeitmanagement: Diese Methoden helfen Ihnen auchDie Not-to-do-Liste hilft Ihnen dabei, wertvolle Sekunden, Minuten, Stunden freizuschaufeln. Es gibt natürlich noch andere Methoden, mit denen Sie Ihre Zeitmanagment verbessern. Zum Beispiel diese:

Not to do-Liste: Welche Ansätze gibt es?

Es gibt verschiedene Wege, sich der Not-to-do-Liste zu nähern. Sie könnten erstens eine Liste mit immergrünen Ratschlägen erstellen, die Sie im Alltag beherzigen möchten. Also Lebensweisheiten nach dem Motto: Sich ständig von der Meinung anderer abhängig machen.

Man kann zweitens – ganz im Stile der To-do-Liste – kleinere Tagesaufgaben festhalten, die man gerne verschieben, abgeben oder einfach ignorieren würde. Beispiel: Ich besorge heute nicht die Weihnachtskarte für den Kunden, weil erstens die Dringlichkeit nicht hoch ist und zweitens andere Aufgaben Priorität haben.

Drittens unschöne Gewohnheiten, die man unbedingt vermeiden will. Beispiel: Den Facebook-Account alle fünf Minuten checken.

Viertens: Eine projektgetriebene Liste. Beispiel Personalsuche: Ihr Betrieb sucht gerade einen neuen Mitarbeiter. Nun sind Sie ein Kleinbetrieb, ohne HR-Abteilung im Rücken, die Ihnen das komplette Prozedere abnimmt. Wer übernimmt also welche Aufgaben? Machen Sie das als Inhaber komplett alleine – von der Anzeigenschaltung bis zum Vorstellungsgespräch? Welche Aufgaben wollen Sie abgeben?

Eine Möglichkeit also: Sie notieren sich die Aufgaben, die Sie selbst erledigen (To-do-Liste) und jene, die Sie an Ihre Mitarbeiter delegieren wollen (Not-to-do-Liste). Logisch: Ihre Not-to-do-Liste muss dann auf einem anderen Schreibtisch im Unternehmen wieder zur To-do-Liste mutieren.

Fünftens: Sie generieren eine Not-to-do-Liste, die Ihnen fortan als Leitfaden für bestimmte Projekte dient. Beispiel: Alle Fehler, die Sie im Rahmen Ihrer Content-Marketing-Aktivitäten tunlichst verhindern wollen, kommen auf die Liste (mehr zu diesem Beispiel unten).

Im Grunde bietet sich eine Not-to-do-List also für eine ganze Reihe – beruflicher wie privater – Szenarien an, bei denen man viel falsch machen kann. Zum Beispiel auch für ein Vorstellungsgespräch oder für den ersten Arbeitstag. Oder für Dates. Oder – um ein ernsteres Beispiel zu bemühen – für eine chronische oder schwere Krankheit, die Sie heimgesucht hat. Alles, was Sie nicht tun wollen, weil es den Heilungsprozess gefährdet, findet Platz auf der Not-to-do-Liste.

To-do-Listen: Die besten Tools

To-do-Listen: Die besten ToolsEntweder Aufgaben auf einem Notizblock aufschreiben – oder auf App oder Programm für eine professionelle Listenverwaltung zurückgreifen. Hier eine kleine Auswahl:

  • Wunderlist
  • Evernote
  • Trello
  • Doist
  • Asana
  • Doit.im
  • Things

Listen 10 Gebote Grafik

Für alles gibt es Listen: Gästelisten, Spendenlisten, Frageliste, Mitgliederlisten, Wahl- und Wählerlisten, Gehaltslisten, Fahndungslisten, Wartelisten, Inventurlisten, Verbotslisten, Ranglisten oder Wunschlisten… Das Internet ist voll mit sogenannten Listicles. Und alle haben sie etwas gemein: Wir lieben sie.

Schon immer haben Rankings, Tabellen und Hitparaden die Menschen fasziniert und interessiert. Gleich aus mehreren – guten – Gründen. Allein 10 davon haben wir hier identifiziert, destilliert und – wie sollte es bei diesem Thema anders sein – in Form einer Liste aufbereitet: Lesen Sie die 10 Gründe, warum wir Listen lieben

Gott hat es vorgemacht.

Listen Gebote IconAls Gott den Menschen seinen Willen mitteilen wollte, gab er Ihnen zehn Gebote auf den Weg. Eigentlich waren es ja deutlich mehr. Aber diese zehn sind die wichtigsten – und deshalb wohl auch bekanntesten.

Selbst diese gehorchen einer Rangfolge. So schränkte Jesus selbst ein: Die beiden wichtigsten Gebote davon seien: Du sollst Deinen Herrn und Gott von ganzem Herzen lieben und deinen Nächsten wie dich selbst. Und wenn schon Gott selbst Listen liebt – wer sind wir, dass wir sie ablehnen?

Listen verringern Komplexität.

Listen Gebote IconInsbesondere wenn es darum geht, Produkte vergleichbarer zu machen, vereinfachen Listen den Arbeitsaufwand enorm. Die Stiftung Warentest macht sich dieses Prinzip regelmäßig zunutze: Statt ewig langen Textwüsten, die beschreiben, was dieses oder jenes Produkt so alles kann (oder nicht), legt die Redaktion die wichtigsten Verbraucherkriterien fest, prüft und bewertet diese und fasst die Ergebnisse in einer übersichtlichen Tabelle zusammen.

Statusreports und Excel-Tabellen machen oft nichts anderes.

Listen ordnen das Chaos.

Listen Gebote IconWir leben in einer Zeit des Informationsüberflusses – um nicht gleich von Contentinflation oder gar Infoterror zu sprechen. Das ganze Universum, so kommt es einem manchmal vor, steckt voller sinnloser Zufälle und chaotischer Abfolgen. Listen bringen dieses Durcheinander (zumindest scheinbar) in Ordnung – auch wenn sich manche Dinge zugegebenermaßen nicht so einfach in eine Liste pressen lassen.

Doch selbst wenn sich Äpfel und Birnen nicht vergleichen lassen – auf einer Liste der beliebtesten Früchte existieren sie in friedlicher Harmonie.

Listen machen populär.

Listen Gebote IconWer ist die Nummer eins der deutschen Album-Charts? Wie heißen die 500 reichsten Menschen der Welt? Wer ist Deutschlands Alpha-Blogger? Wer ist heiß – wer nicht? Ranglisten sind ambivalent: Sie erfüllen unser Bedürfnis nach Wettbewerb und Vergleichbarkeit. Wer sie anführt, dem haftet der Nimbus eines Siegers an.

Die zweite Dimension ist, auf solchen Listen überhaupt zu erscheinen: Wer ein Buch geschrieben hat, will in der Regel irgendwann auf einer Bestsellerliste auftauchen – und sehen wo die anderen stehen. Zuweilen ist es allerdings auch besser, gar nicht erwähnt zu werden, dann etwa, wenn man Platz 100 auf einer Top100-Liste zugewiesen bekommt. Es sei denn, es handelt sich um eine Negativ-Liste, zum Beispiel die der 100 unsexiest men alive.

Listen erleichtern das Erinnern.

Listen Gebote IconDas simpelste Beispiel hierfür ist wohl die Einkaufsliste: Eier, Butter, Zucker, Milch – Was wollte ich doch gleich besorgen?

Aber auch Rezepte und die eben schon beschriebenen Ranglisten helfen dabei, Wesentliches zu memorieren. Etwa die beliebtesten Songs der Achtzigerjahre. Oder die Greatest Hits des Jahres 2000. Gezielt und systematisch angewandt, können sie allerdings noch mehr. Was direkt zum nächsten Punkt überleitet…

Listen verhindern das Prokrastinieren.

Listen Gebote IconInsbesondere dann, wenn es sich um eine To-Do-Liste handelt. Ihr Sinn besteht vor allem im Selbstmanagement, indem anstehende Aufgaben gewichtet und nach Relevanz sortiert werden. So bekommt man sowohl eine Übersicht über den Arbeitsaufwand als auch über die Arbeiten selbst, beziehungsweise das, was bereits erledigt wurde. Ebenso sieht man schnell, was man am Tag schaffen muss oder kann und vermeidet so Überlastung oder Unterforderung. Erledigtes wird einfach abgehakt…

Listen amüsieren.

Listen Gebote IconDas Leben ist kurz – Listen zum Glück auch. Das macht sie nicht nur extrem lesefreundlich, es spart auch Zeit und sorgt für Ablenkung und Amüsement. Vor allem wenn die Listen nicht allzu ernst gemeint sind. Etwa eine Liste über den beliebtesten Wurstbelag, eine Hitparade der schlechtesten Aprilscherze aller Zeiten, ein Ranking der dümmsten Powerpointpräsentationen, der schlechtesten Manager oder die peinlichsten Sexunfälle.

Solche Übersichten erfüllen nicht wirklich ein Informationsbedürfnis und fallen eher in die Kategorie unnützes Wissen – jedoch mit so hohem Unterhaltungswert, dass es inzwischen eigens Webseiten dafür gibt.

Listen fordern heraus.

Listen Gebote IconDeutschlands beliebteste Arbeitgeber; die besten Unis; bin ich sexy? – solche Listen spornen an. Gewiss, manche Menschen mehr als andere. Aber gerade im Wirtschaftsleben, das von Wettbewerb und den Kämpfen um Kunden, Marktanteile und Talente beherrscht wird, fordern sie die Beteiligten heraus, ihren Rangplatz und Status mindestens zu verteidigen. Und nicht zuletzt sind die Listen ein wichtiger Teil der Markenbildung.

Listen fordern uns heraus.

Listen Gebote IconMal ehrlich: Lesen Sie Listen gerne, denen Sie 100 Prozent zustimmen? Eben.

Listen sind eine wunderbar kompakte Offerte zum Widerspruch und zur Diskussion. Sie animieren Leser dazu, nach besseren Beispielen zu suchen. Deshalb sind Listen auch erst dann stimmig, wenn Sie kleinere Fehler enthalten.

Listen machen den Listenführer populär.

Listen Gebote IconWeil Menschen aus den bereits genannten Gründen Listen lieben, verschaffen sie dem Autor solcher Hitparaden viel Aufmerksamkeit – ein Umstand, den insbesondere Zeitungen und Zeitschriften immer wieder Nutzen. Blogger aber auch.

Und da wenige Zahlen offenbar mächtiger sind als viele Worte, bringen Listen Leser dazu, jeden Text bis zum Ende zu lesen, egal wie trivial das Thema ist. Wie auch diese Liste beweist…


Not to do-Liste: Beispiele

Was Sie auf keinen Fall tun wollen oder können oder sollten. Rauf damit auf die Not-to-do-Liste!

So könnte eine (kleine) Not-to-do-Liste für den Arbeitsalltag aussehen:

So könnte eine Not-to-do-Liste für Ihr Content Marketing aussehen:

  • Interesse und Bedürfnisse der Leser ignorieren
  • Strategie und Redaktionsplan für überflüssig halten
  • Content Marketing mit Werbung verwechseln
  • Ständig an Absatzförderung denken

So könnte eine Not-to-do-Liste fürs Wochenende aussehen:

  • An nächste Woche denken
  • Für Geschäftspartner und Kunden erreichbar sein
  • Früh aufstehen
  • Mehr als drei Termine festmachen

So könnte eine Not-to-do-Liste fürs Vorstellungsgespräch aussehen:

  • Spät losfahren
  • Zwischendurch gähnen, Augen rollen, Nägel kauen, Däumchen drehen
  • Böse oder genervt gucken
  • Rückfragen unter den Tisch fallen lassen

So könnte eine Motivations-Not-to-do-Liste aussehen:

  • Jammern, meckern, nörgeln, klagen
  • Auf Glück, Erfolg oder einen Lottogewinn warten
  • Aufgeben

Erfolgsrezept: Das ist Warren Buffetts Not-to-do-List

Das ist Warren Buffetts Not-to-do-ListLaut Forbes-Liste 2017 ist Warren Buffett der zweitreichste Mann der Welt. Lediglich Bill Gates hat noch die eine oder andere Dollar-Milliarde mehr auf dem Konto. Wie hat der Star-Investor das geschafft? Wir wissen es nicht.

Eine Zutat seines Erfolgsrezepts aber scheint die Not-to-do-Liste à la Buffett zu sein. Und die geht so:

  1. Aufschreiben: Schreiben Sie sich Ihre 25 wichtigsten Ziele im (Berufs-)Leben auf.
  2. Einkreisen: Jetzt kreisen Sie von diesen 25 Punkten die Top Five ein – die fünf Ziele, die für Sie allerhöchste Priorität haben.
  3. Abhaken: Nun haben Sie Ihre persönliche Not to do-List. Sie umfasst alle 20 „übriggebliebenen“ Ziele, für die Sie ab sofort bitte KEINE Energie mehr aufwenden.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
1. Juli 2017 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.



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