Batching: Die Idee dahinter

Die Idee hinter dem Konzept des Batching ist schnell erzählt: Aufgaben, die thematisch zusammen gehören werden zusammengefasst und in einem Aufwasch erledigt. Im Englischen bedeutet to batch something etwas stapelweise zu erledigen. Auf diese Weise soll die Produktivität gesteigert werden.

Statt ständig von einer Aufgabe zur nächsten zu wechseln und dabei jedes Mal Einarbeitungszeit zu verschwenden, werden die Ressourcen gebündelt. Die Effektivität und Effizienz soll mit dieser Methode deutlich erhöht werden.

Klingt logisch. Folgendes Beispiel veranschaulicht die grundlegende Idee der Methode: Stellen Sie sich vor, Sie schreiben mehrmals in der Woche einen Brief an Geschäftskunden. Den müssen sie natürlich verschicken. Wie machen Sie das?

Vermutlich werden Sie nicht für jeden Brief gesondert zur Post fahren. Das wäre einfach viel zu aufwendig. Statt für jeden Brief ins Auto zu steigen, einen Parkplatz vor der Postagentur zu suchen, sich in die Schlange zu stellen, eine Briefmarke zu kaufen und den Brief abzugeben, werden Sie diese Schritte wohl bündeln.

Also: Die Briefe bis zum Ende der Woche (oder einem anderen beliebigen Zeitraum) sammeln und diese dann zusammen zur Post bringen. Damit sparen Sie sich eine ganze Menge Zeit. Statt für jeden Brief einzeln die oben aufgezählten Schritte zu durchlaufen, machen Sie es für eine ganze Reihe von Briefen.

Der Clou: Sie werden für 40 Briefe nur unwesentlich länger brauchen als für einen einzigen. Sparen im Gegenzug aber eine ganze Menge wertvoller Arbeitszeit, wenn Sie gleich mehrere Briefe zusammen abschicken.

Genau so funktioniert das Batching. Statt eine E-Mail zu beantworten, danach zum Telefon zu greifen und einen Kunden zurückzurufen und danach wieder am Projekt zu arbeiten, werden gleichartige Aufgaben zusammengefasst.

Wer Aufgaben batcht, der bearbeitet bestimmte Aufgaben zusammen – und meist an vorher definierten Tagen oder in einem bestimmten Zeitrahmen. Die Zeitersparnis beruht dabei auf zwei verschiedenen Gegebenheiten:

Die Arbeitsschritte, die ohnehin erledigt werden müssen (zur Post fahren, in die Schlange stellen…) werden gebündelt und auf ein Minimum reduziert. Auf der anderen Seite profitieren wir beim Batching aber auch davon, dass wir weniger abgelenkt werden. Statt die E-Mail sofort zu bearbeiten, wenn es in unserem Postfach bimmelt, schauen wir beispielsweise nur alle zwei Stunden nach und beantworten sie dann.

Der große Vorteil: Wir bleiben konzentrierter bei der Arbeit und arbeiten mit mehr Effizienz – das Ganze sogar in weniger Zeit.

Denn jede Ablenkung von unserer ursprünglichen Aufgabe kostet uns ungefähr 15 Minuten. So lange brauchen wir, um uns wieder voll und ganz in die Abläufe hineinzudenken und die Aufgabe weiter bearbeiten zu können.

Warum Batching erfolgreich ist

Batching ist das Gegenteil von Multitasking – und genau hier liegt seine Stärke. Denn einige Forscher vermuten schon länger, dass Multitasking eigentlich unsere Produktivität blockiert. Vielleicht haben Sie das auch schon geahnt. Wer im Büro viele verschiedene Dinge auf einmal jonglieren soll, neigt eher dazu, Fehler zu machen und den Fokus zu verlieren. Das kostet später aber umso mehr Zeit, wenn der Fehlgriff wieder ausgebügelt werden muss.

Wenn Ihnen nun Ihr Kollege vorwirft, dass es aber durchaus möglich ist, zu telefonieren, sich dabei etwas zu notieren und vielleicht sogar auch noch einen Kaffee zu trinken, so stimmt das natürlich. Allerdings nur zum Teil. Denn natürlich sind wir in der Lage, diese Dinge gemeinsam zu tun. Sie passieren aber fast wie von selbst. Oder anders gesagt: Sie kosten unser Gehirn nicht viel Kapazität.

Dinge wie telefonieren, Stichpunkte notieren, Kaffee trinken, aber auch die Snooze-Taste am Wecker drücken oder Auto fahren sind sogenannte Routinetätigkeiten. Sie erfordern von uns nicht viel Aufmerksamkeit. Daher können wir sie auch förmlich nebenbei ausführen, also zusammen mit anderen Tätigkeiten, die schon etwas mehr Gehirnschmalz benötigen.

Strenggenommen machen wir beim Multitasking aber nicht viele verschiedene Aufgaben zu gleichen Zeit, sondern nacheinander. Noch dazu verlangen diese Aufgaben Konzentration und je nach Job auch Kreativität, Fantasie.

Beim klassischen Multitasking richten wir unsere Aufmerksamkeit also in einer schnellen Abfolge auf – wenn es ganz schlimm kommt – unterschiedlichste Aufgaben. Damit steigt die Gefahr, dass wir Dinge übersehen oder auch Potenziale nicht erkennen.

Anders beim Batching. Wenn wir uns mit voller Kraft, Ausdauer und Enthusiasmus nur mit einer Sache beschäftigen, steigt die Chance, dass wir sie besser machen. Wir sind fokussierter weil unser Gehirn nicht ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her wechseln muss.

Auch Frauen profitieren dabei vom Batching. Studien zeigen zwar, dass Frauen tatsächlich besser darin sind, viele verschiedene Aufgaben unter einen Hut zu bringen. Trotzdem ist es zielführender, sich nur mit einer Aufgabe zu beschäftigen. Vor allem mit zunehmendem Alter. Denn auch das zeigen Studien: Ältere Frauen verlieren immer mehr die Fähigkeit zum Multitasking.

So nutzen Sie die Methode

Überzeugt? Dann probieren Sie das Batching doch einfach mal aus. Dazu müssen Sie übrigens nicht im Büro arbeiten. Auch alltägliche Aufgaben im Haushalt oder im Studium, lassen sich batchen.

Studenten können beispielsweise Leseaufgaben auf einen oder zwei bestimmte Tage in der Woche legen und diese ganz stringent abarbeiten. Auch Hausarbeiten schreiben oder Vokabeln lernen funktioniert deutlich besser, wenn dafür bestimmte Zeiten geblockt werden.

Trotzdem bietet sich ein Bürojob natürlich am besten an, um das Batching einmal auszuprobieren. Denn der Arbeitstag hält in der Regel unterschiedliche Aufgaben bereit, die abgearbeitet werden möchten.

So funktioniert es effizienter:

Schreiben Sie sich eine ToDo-Liste

Alle Aufgaben, die Sie in der Woche zu erledigen haben, sollten Sie in einer ToDo-Liste sammeln. Wichtig: Benutzen Sie wirklich nur eine Liste. Nur so können Sie einen Überblick bekommen, was Sie erledigen müssen.
Fassen Sie unterschiedliche Aufgaben zusammen

Wenn Sie den ersten Punkt gewissenhaft erledigt haben, wird Ihnen dieser Schritt leicht fallen.

Alle Aufgaben, die thematisch zusammengehören, sollten Sie nun auch zusammenfassen. Also beispielsweise alle Telefonate, Präsentationsvorbereitungen, Feedback-Gespräche…

Dazu können Sie grafische Elemente nutzen oder Sie verwenden verschiedene Farben und markieren so die Aufgaben einer Kategorie.
Teilen Sie den Arbeitstag ein

Nachdem Sie die Aufgaben identifiziert und gruppiert haben, müssen Sie sie nur noch abarbeiten. Im Batching müssen Sie dazu ein Zeitfenster für die jeweiligen Aufgaben blockieren.

Dazu können Sie zum Beispiel einen Tagesplan nutzen. Der funktioniert ähnlich dem Stundenplan, den Sie noch aus Ihrer Schulzeit kennen. Der Tag wird in verschiedene Abschnitte geteilt, in denen Sie die unterschiedlichen Aufgaben batchen.

Halten Sie sich bitte an den Zeitrahmen, den Sie vorher gesetzt haben. Wenn Sie Aufgaben überziehen, kommen Sie unter Umständen in Zeitnot und werden schlussendlich Ihre Tages- und Wochenziele nicht erreichen.
Freuen Sie sich über mehr Produktivität

Das Batching wird Ihnen umso leichter fallen, je mehr Sie sich am Ende des Arbeitstages über die vielen Aufgaben, die Sie erledigt haben, freuen können.

Unser Tipp: Benutzen Sie unsere Juhu-Liste. Damit lenken Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die Dinge, die Sie geschafft haben. Das fördert Ihre Motivation, weiter derart fokussiert zu arbeiten und ist ein tolles Mittel gegen Jobfrust.

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Die Juhu-Liste können Sie sich natürlich auch downloaden. Dazu klicken Sie einfach auf den Link und schon bekommen Sie das Dokument kostenlos als PDF: