Deep Work: 4 Schritte zur vollen Konzentration

Ablenkungen verhindern, dass wir uns vollumfänglich dem widmen können, was gerade anliegt. Deep Work ist ein Ansatz, der genau das zum Ziel hat: die volle Konzentration. Die ist notwendig, um das Gelesene wirklich aufzunehmen und umsetzen zu können. Sie trägt entscheidend zur Qualität der Arbeit bei und damit zum Gelingen eines Projekts – ganz gleich, ob Sie für eine Abschlussprüfung lernen, ein Angebot erstellen oder an einer Geschäftsidee tüfteln. Und schließlich trägt eine gute Leistung zum Erfolg bei. Wie Deep Work funktioniert und wie Sie es für sich anwenden können…

Deep Work: 4 Schritte zur vollen Konzentration

Das Problem: Shallow statt Deep Work

Deep Work – auf Deutsch übersetzt klingt „tiefe Arbeit“ nicht halb so gewichtig. Gemeint ist damit, dass wir so richtig in die Arbeit abtauchen, in ihr versinken. Der Zustand der Konzentration, die dafür notwendig ist, ist im Prinzip ein gewollter Tunnelblick:

Wir fokussieren unsere Gedanken komplett auf eine Sache, widmen ihr unsere ganze Aufmerksamkeit. Alles, was in irgendeiner Form abseitig oder störend ist, wird ausgeblendet.

Gerade hier liegt aber das Problem. Alles ist heutzutage auf Schnelligkeit ausgerichtet. Das lässt sich beispielsweise leicht bei Filmen und Videos erkennen: Eine schnelle Abfolge von Schnitten ist schon lange üblich und ändert die Sehgewohnheiten; längere Sequenzen werden als langweilig empfunden.

Es geht um die schnelle Bedürfnisbefriedigung, Kurzweil und Action sind gefragt, man will schließlich unterhalten werden, für einen längeren Aufbau ist keine Zeit. Diese Ungeduld und die immer kürzeren Aufmerksamkeitsspannen werden in die Arbeit hineingetragen.

Alles muss sofort sein, die ständige Erreichbarkeit durch Internet und Smartphones tragen dazu bei. Untersuchungen zufolge fallen 30 Prozent des Arbeitstages auf das Lesen und Beantworten von E-Mails. Hier wieder schnell eine Mail beantwortet – das zerfasert die Tagesstruktur und den Arbeitsvorgang, vermindert die Qualität.

Zwei Dinge sind aber jedoch nach wie vor gefragt:

  • Eine gute Qualität der Produkte und
  • Arbeitnehmer, die sich komplexes Wissen innerhalb kürzester Zeit aneignen können.

Deep Work Methode: Was verbirgt sich dahinter?

Der amerikanische Informatikprofessor und Autor Cal Newport, ging diesem Problem nach. Er unterscheidet zwei Arten der Arbeit:

  • Deep Work

    Darunter sind professionelle, anspruchsvolle Aufgaben zu verstehen, die einen Zustand der ablenkungsfreien Konzentration erfordern. Darin wird den Tätigkeiten so nachgegangen, dass Sie ihr vollständiges intellektuelles Potenzial ausschöpfen. Diese Anstrengungen schaffen Mehrwert, verbessern Ihre Konzentrationsfähigkeiten und lassen sich nicht ohne weiteres reproduzieren.

  • Shallow Work

    Demgegenüber steht Shallow Work, also Aufgaben, die wenig herausfordernd sind und sich nebenbei ausführen lassen: Schnell in die Mailbox klicken, Nachrichten überfliegen und weiterleiten. Sie schaffen keinen nennenswerten Mehrwert und lassen sich leicht reproduzieren. Mehrere solcher leichten Tätigkeiten lassen sich zumeist miteinander kombinieren, etwa den Drucker mit Papier zu befüllen, während ein Update Ihrer Software läuft.

Um die Deep-Work-Methode anzuwenden, bedarf es der genauen Unterscheidung solcher Aufgaben. Vier Vorschläge dazu:

  • Schotten Sie sich ab

    Newport machte die Beobachtung, dass viele große Geister wie Carl Gustav Jung und Charles Darwin sich komplett aus dem Trubel um sich herum zurückzogen, um schließlich Gedanken und Theorien in aller Ruhe entwickeln zu können, die etwas Großes hervorgebracht haben: Deep Work eben.

    Obwohl sie deutlich weniger Ablenkungen ausgesetzt gewesen sein dürften als modernen Arbeitnehmern in Großraumbüros etwa, haben sie erkannt, dass es eine ruhige Umgebung braucht, um etwaigen Versuchungen leichter aus dem Weg gehen zu können. Genau das ist auch für Arbeitnehmer heutzutage das oberste Gebot.

    Dafür empfiehlt Newport bimodales Arbeiten, das heißt, dass Sie sich für Deep Work ausreichend Zeit nehmen, in der Sie sich abschotten, denn komplexe Aufgaben brauchen schlichtweg länger als weniger umfangreiche. Ausreichend Zeit heißt in diesem Fall, dass Sie mindestens einen kompletten Tag dafür einkalkulieren sollten – in anderen Fällen mag Deep Work sogar längere Zeit in Anspruch nehmen.

    Was im ersten Moment gruselig klingen mag – niemand riegelt für 24 Stunden oder gar komplette Wochen seine Bürotür zu – ist nachvollziehbar, wenn wir uns entsprechende Beispiele und ihre Umsetzung anschauen. Ein Examenskandidat wird in seiner Lernphase nicht sämtliche Sozialkontakte kappen. Dennoch ist die Vorbereitung auf die Prüfungen so wichtig, dass in dieser Zeit nicht das gesamte Freizeitprogramm so abgespult werden kann wie ohne Prüfungen – und falls doch, dann mit entsprechenden Konsequenzen.

    Tipp

    Verbannen Sie alles, dass Sie in irgendeiner Form von der Arbeit abbringt:

    • E-Mails
    • Redselige Kollegen
    • Social Media
    • Telefonate
  • Schaffen Sie sich Zeitcluster

    Dieser Tipp der Deep-Work-Methode ist ein Zugeständnis an die Herausforderungen, denen Arbeitnehmer oft ausgesetzt sind. Der eigene Wille ist eine Sache. In einigen Fällen ist es schlichtweg unmöglich, sich ununterbrochen abzuschotten.

    Unzufriedene Kunden, der Chef, der bis gestern noch eine Zusatzaufgabe erledigt haben will und dergleichen mehr. Wenn es nicht möglich ist, alles in einem Block zu erledigen, dann ist es wichtig, sich zumindest bestimmte Zeitcluster einzuräumen, in denen Ihre Konzentration nur und ausschließlich dieser einen Sache gilt, die Sie bearbeiten.

    Damit es nicht wieder auf eine Zerfaserung hinausläuft, sind Routinen und feste Zeiten hilfreich. Wird etwas zur Gewohnheit, schalten Sie automatisch in den Deep-Work-Modus.

    Tipp

    Unterteilen Sie Ihre Zeit in Lern- oder Arbeitsblöcke, machen Sie einen Tagesplan, in den Sie übersichtlich die anstehenden Aufgaben eintragen.

  • Trainieren Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit

    Machen Sie es wie Journalisten: Die besitzen die Fähigkeit, schnell in den Deep-Work-Modus wechseln zu können. Immer wieder aufs Neue müssen sie innerhalb kurzer Zeit Arbeit liefern. Journalisten haben ständig mit Deadlines zu tun und können auf Abruf entsprechende Leistungen erbringen. Sie können Ihr Gehirn daran gewöhnen, Deep Work zu leisten.

    Um Ihre Konzentration zu trainieren, sollten Sie lernen, Langeweile auszuhalten. Ständige Ablenkungen sind hinderlich, wenn es darum geht, wichtige von unwichtigen Aufgaben zu trennen – also die Unterscheidung von Shallow und Deep Work. Langeweile hingegen bedeutet, sich einer Sache für längere Zeit zu widmen ohne sofort gedanklich zum nächsten zu wechseln.

    Tipp

    Planen Sie immer wieder für Aufgaben einen Zeitpuffer, ohne ihn in Anspruch zu nehmen. Setzen Sie sich selbst kürzere Deadlines als die ursprüngliche Terminabgabe. Die Zeit müssen Sie natürlich an anderer Stelle einsparen, etwa, indem Sie schneller lesen und schreiben.

  • Ersetzen Sie Shallow Work durch Deep Work

    Hier geht es um Priorisierung. Fragen Sie sich genau, was ist es wert, dass ich längere Zeit damit verbringe? Ebenso können Sie sich umgekehrt fragen, ob bestimmte Aufgaben tatsächlich den Wert haben sollten, den Sie ihnen in der Vergangenheit eingeräumt haben?

    Hierfür ist es hilfreich, in Prozentzahlen zu ermessen, wie Sie bestimmte Aufgaben gewichten wollen. Wie eingangs erwähnt, wird sehr viel Zeit bereits auf das Beantworten von E-Mails verwendet – das jedoch wird Sie nicht weiterbringen. Das führt automatisch dazu, dass Sie bestimmte Zeiten dafür einrichten sollten, wann Sie erreichbar sind.

    Tipp

    Sie sollten nicht auf Mails antworten, deren Beantwortung unklar und rechercheintensiv sind oder deren Inhalt oder Vorschlag Sie nicht interessiert. Wenn Sie antworten, tun Sie es Ihrerseits so klar, dass nach Möglichkeit keine Fragen offen bleiben und unnötiges Hin und Her vermieden wird.

Erfolg durch besseres Selbstmanagement

Letztlich zeigt Deep Work eine weitere Möglichkeit, wie Menschen zu besserem Zeit- beziehungsweise Selbstmanagement gelangen. Denn mangelnde Konzentration ist immer ein Zusammenspiel aus mehreren Faktoren:

  • Vieler Zeitfresser
  • Mangelnder Priorisierung
  • Geringer Selbstdisziplin

Dabei soll gar nicht ausschließlich die Schuld zum Arbeitnehmer geschoben werden: Wenn bereits die Umgebung nicht dafür ausgelegt ist, Konzentration zu unterstützen, dann erschwert das natürlich die Arbeit. Es liegt lediglich in der Verantwortung desjenigen, der Konzentrationsstörungen hat, die Ursachen zu identifizieren und nach Möglichkeit abzuschalten.

Beispiel Großraumbüro: Einige Unternehmen bieten für konzentriertes Arbeiten extra Rückzugsräume an. Eine andere Alternative wäre, mit lärmdämpfenden Kopfhörern zu arbeiten. Wer trotz Einzelbüro Schwierigkeiten hat, sollte seine Kollegen bitten, bestimmte Zeiten zu respektieren, in denen nicht gestört wird.

Einer der häufigsten Übeltäter sind aber die eigenen Gewohnheiten – eben mal schnell auf Facebook gucken, wer was geschrieben hat, sofort auf die Whatsapp-Nachricht reagieren und dergleichen. Im Schnitt braucht es dann wieder bis zu 15 Minuten, bis wir völlig konzentriert an der Aufgabe sitzen. Das mehrfach am Tag, führt zu Zeitvergeudung und Shallow Work. Dieses Verhalten verhindert Deep Work, denn Sie werden jedes Mal aus Ihrer Tätigkeit herausgerissen, sind mit Gedanken woanders.

Ein selbst verordnetes Digital Detox – beispielsweise in der Fastenzeit oder im Urlaub – kann ein Weg sein, seine Aufmerksamkeit wieder auf das zu richten, was aktuell ansteht.

[Bildnachweis: Matej Kastelic by Shutterstock.com]
29. März 2019 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.



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