Die Urlaubszeit ist die schönste Zeit - wäre da nicht die Urlaubsvorbereitung. Lustig ist es ja vielleicht noch, wenn Sie den Winterschal zwischen Ihren Badesachen im Strandurlaub entdecken. Wer aber wirklich wichtige Unterlagen vergisst, leitet schlimmstenfalls noch vor Reiseantritt das Ende des Urlaubs ein. Damit Ihnen das nicht passiert und Sie keine Fristen verpassen, sollten Sie sich rechtzeitig Gedanken darüber machen, was Sie für den Urlaub brauchen. Das betrifft nicht nur die Utensilien im Koffer, sondern auch den letzten Arbeitstag vor dem Urlaub. Hier einige Tipps, damit Sie entspannt in den Urlaub fahren können...

Urlaubsvorbereitung Checkliste kostenlos PDF Koffer packen

Urlaubsvorbereitung: Besser früh planen

Eine gute Urlaubsvorbereitung ist die halbe Miete. Dabei gibt es Dinge, die Sie langfristig beachten müssen, während andere kurzfristig organisiert werden können. Gerade wenn Ihre Reise in exotische Gefilde geht, sollten Sie sicherstellen, dass Sie an alle wichtigen Dinge gedacht haben.

Für Fernreisen ist ein gültiger Reisepass erforderlich, in einigen Fällen sogar ein Visum. Die Ausstellung beider Dokumente benötigt üblicherweise Wochen und ist kostenpflichtig. Wer sich hier rechtzeitig um seine Dokumente kümmert, kann viel Geld sparen.

  • Reisepass

    Seit dem ersten November 2007 werden für elektronische Reisepässe (ePass) die Fingerabdrücke erfasst. Die Herstellung dieser Reisepässe dauert in der Regel drei Wochen. Für Erwachsene betragen die Gebühren 60 Euro, für Personen unter 24 Jahren 37,50 Euro.

    Wer wenige Tage vor seiner Abreise feststellt, dass sein Reisepass ungültig ist, kann einen Expresspass beantragen. Dieser ist für gewöhnlich innerhalb von drei Tagen fertig. Hier fällt eine Zusatzgebühr von 32 Euro an, so dass Sie Ihr Reisepass statt 60 nun 92 Euro kostet.

  • Visum

    In die Länder der Europäischen Union (EU) können deutsche Staatsangehörige ohne Visum und ohne Reisepass allein mit einem gültigen Personalausweis einreisen. Für Länder außerhalb der EU gelten unterschiedliche Bestimmungen, je nachdem ob ein Abkommen mit der EU getroffen wurde.

    Meist sind die Einreise- und Aufenthaltsbestimmungen an den Zweck und die Dauer der Reise gebunden. Für einen dreiwöchigen Urlaub in Brasilien brauchen Sie beispielsweise kein Visum. Für Ihre Reise nach Australien brauchen Sie eins, das Sie vor Reiseantritt einholen müssen.

    Kosten kommen lediglich auf Sie zu, falls Sie die Beantragung einem Reisebüro oder Visadienst überlassen. In jedem Fall kostenpflichtig ist ein Visum nach Ägypten. Mit 22 Euro (Stand: Dezember 2017) müssen Sie rechnen, wenn Sie das Visum in Deutschland ausstellen lassen.

    Auch bei der Einreise können Sie noch ein Visum an offiziellen Bankschaltern vor dem Passschalter erwerben; in diesem Fall kostet es 25 US-Dollar. Ob Sie für Ihre Reise ein Visum benötigen, erfahren Sie auf der Seite des Auswärtigen Amts.

  • Impfungen

    Je nach Reiseziel können bestimmte Impfungen sinnvoll sein, etwa gegen Tollwut, Gelbfieber oder Hepatitis A und B. Wer auf Nummer sicher gehen will, kümmert sich zwei Monate vor Reiseantritt um ausreichenden Impfschutz. So kommen Sie nicht in Stress, wenn es um Arzttermine geht und der Impfschutz kann sich entfalten.

    Gegen Hepatitis B muss beispielsweise spätestens drei Wochen vor Reiseantritt geimpft werden. Die Kosten für manche Impfungen übernimmt die Krankenkasse, andere müssen Sie selbst tragen. Welche das sind, klären Sie mit Ihrer Krankenkasse.

Urlaubsvorbereitung: Checkliste

Urlaubsvorbereitung fängt ebenso im Büro an. Wer damit bis zum Schluss wartet, läuft Gefahr, am letzten Tag vor Urlaubsbeginn noch bis zwölf Uhr nachts am Schreibtisch zu sitzen. Ein entspannter Urlaubsantritt sieht freilich anders aus. So riskieren Sie nicht nur Stress.

Sie schwören geradezu ein Phänomen herauf, das als Leisure Sickness bezeichnet wird: Sie haben bis zum Schluss unter Volldampf gearbeitet und sind dabei über Ihre Grenzen gegangen. Sie haben gar nicht gemerkt, wie Sie Ihr natürliches Bedürfnis nach Erholung missachten.

Ebenso sollten Sie es vermeiden, Arbeit mit in den Urlaub zu nehmen. Ein eingeschaltetes Handy spricht meist für schlechte Organisation. Schlecht deshalb, weil offenbar niemand genügend eingearbeitet wurde, um Ihre Aufgaben zu übernehmen. Wer auch im Urlaub noch ständig erreichbar ist, gefährdet seine Erholung ebenfalls.

  • Vertretung

    Eigentlich muss ein Urlaub nicht generalstabsmäßig geplant werden, aber einen Zeitpuffer, ähnlich wie bei Deadlines für Projekte, sollten Sie haben. Dazu gehört die rechtzeitige Absprache mit Kollegen: Wer springt für Sie ein? Falls Sie für verschiedene Bereiche zuständig sind, können das auch zwei Kollegen sein.

    Wichtig ist, dass Ihre Vertretung weiß...

    • wann Sie zurückkommen,
    • welche Aufgaben anliegen,
    • welche Probleme entstehen können,
    • welche Lösungen dafür infrage kommen.
  • Abwesenheitsnotiz

    Zur Organisation Ihrer Urlaubsvorbereitung gehört auch eine Abwesenheitsnotiz. So stellen Sie sicher, dass Anfragen von Kunden und Geschäftspartnern nicht ins Leere laufen. Vermeiden sollten Sie, den Geschäftskontakt über Ihren Urlaub zu informieren.

    Das ruft im Extremfall Neider auf den Plan. Die Mail sollte nicht einfach weitergeleitet werden, besser ist es, dem Schreiber konkrete Kontaktmöglichkeiten zu nennen, wo jemand sich seines Problems annimmt. Denn im Regelfall handelt es sich um ein Problem, sonst würde der Betreffende sich nicht melden.

    Zeitlich planen Sie die Abwesenheitsnotiz am besten einen Tag vor Ihrem Urlaubsantritt und zwei Tage danach. So schaffen Sie sich den benötigten Zeitpuffer, um Organisatorisches wie die Übergabe vor dem Urlaub zu regeln und nach dem Urlaub einen "sanften Einstieg" zu haben.

  • Ordnung

    Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf. Was für die Wohnung gilt, ist auf der Arbeit genauso: Keiner mag im Chaos ankommen. Sie können sich einen viel besseren Überblick über die anstehenden Aufgaben verschaffen, wenn Sie die Ordner an der vorgesehenen Stelle finden.

    Räumen Sie auch gedanklich auf: Welche Aufgaben können Sie noch bis zum Urlaub schaffen, welche delegieren Sie besser an Kollegen? Machen Sie eine To-do-Liste, um nichts zu vergessen. Tragen Sie für die Zeit nach dem Urlaub die wichtigsten Termine bereits in Ihren Kalender und planen Sie ebenfalls großzügig Zeit ein.

Tipps zur Urlaubsvorbereitung

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Urlaubsvorbereitung: Art des Urlaubs entscheidet über Kofferumfang

Zur Urlaubsvorbereitung gehört die Frage: Was für ein Urlaub wird es? Je nach Reiseziel, Fortbewegungsmittel und Reiseteilnehmern ändert sich der Umfang Ihres Koffers gewaltig.

Reisen Sie...

  • in den warmen Süden?
  • in ein Wandergebiet?
  • in einen Schneeurlaub?
  • mit Kindern?
  • mit Hund?
  • mit Campingwagen?

Für den Urlaub in der Karibik brauchen Sie keine dicken Pullover. Umgekehrt dürften Sie sich im kühlen Norden ärgern, wenn Sie nur T-Shirts eingepackt haben. Bei der Urlaubsvorbereitung sollten Sie auch nicht vergessen, Ihren Wäschesammelbehälter zu entleeren und die Wäsche zu waschen.

Zum einen können Sie so Ihre Lieblingsteile direkt in den Koffer packen. Zum anderen wartet nach Ihrer Rückkehr nicht zusätzlich noch ein Berg mit Dreckwäsche zusätzlich zu der im Koffer auf Sie. Das erleichtert das Ankommen. Mit dem Packen des Koffers sollten Sie nicht bis zum Schluss warten und genau abwägen, was Sie benötigen.

Platzsparender packen Sie übrigens, wenn Sie die Kleidung rollen statt sie einfach aufeinander zu legen. Bedenken Sie beim Kofferpacken, dass je nach Fluglinie ordentliche Zuzahlungen fällig sind, falls Sie Übergepäck haben.

Es empfiehlt sich daher, den Koffer vor Reiseantritt (beispielsweise mit einer Kofferwaage) zu wiegen und Gewicht für Andenken aus dem Urlaubsort einzuplanen. Wenn Sie diese Dinge beachten, steht Ihrem entspanntem Urlaub hoffentlich nichts mehr im Wege!

Urlaubsvorbereitung: Checkliste für Strand, Kinder, Ferienhaus

Suchen Sie noch Checklisten für Ihren Urlaub? Alles, was Sie dazu wissen müssen, finden Sie hier:

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[Bildnachweis: stockfour by Shutterstock.com]

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