Abwesenheitsnotiz: Vorlagen, Beispiele + 12 Gratis-Muster

Was ist eine Abwesenheitsnotiz?

Die Abwesenheitsnotiz ist eine kurze, automatische Antwort auf E-Mails (auch „Autoreply“ oder „Autoresponder“ genannt). Solange Sie die Funktion aktiviert haben, erhält sie jeder, der Ihnen eine Nachricht schreibt. Der Text darin soll Kontakten wichtige Informationen während Ihrer Abwesenheit vermitteln: Wie lange sind Sie nicht erreichbar? Was passiert mit der Mail solange? Gibt es einen Vertreter? Wann kann der Absender mit einer Antwort rechnen? Manchmal auch: Was ist der Grund für die Abwesenheit (z.B. Urlaub).

Zur professionellen E-Mail-Kommunikation gehört die Abwesenheitsnotiz heute unbedingt dazu. Es ist ein Akt des Respekts, der Höflichkeit und wird auch erwartet, auf eine Mail zeitnah zu reagieren – zur Not automatisiert durch Programme wie Outlook oder GMail. Förmliche Formulierungen oder persönlicher Tonfall können darin von Firma zu Firma variieren. Nutzen Sie zum Verfassen Ihrer professionellen Abwesenheitsnotiz daher gerne unsere kostenlosen Vorlagen, Beispiele und Muster.

Formelle Abwesenheitsnotiz: Vorlage und Beispiel

Sie wollen eine Abwesenheitsnotiz schreiben, tun sich aber mit der Formulierung schwer? Dann finden Sie gleich hier eine kostenlose Vorlage, die Sie aber bitte noch einmal individuell an Ihre Situation anpassen. Das Beispiel eignet sich als einfache Variante einer sachlichen und förmlichen Abwesenheitsnotiz:

Inhalt: Was schreibt man in eine Abwesenheitsnotiz?

Grundsätzlich sollte die Abwesenheitsnotiz sachlich und kurz formuliert sein. Bringen Sie die nötigsten Informationen für den Empfänger auf den Punkt und achten Sie auf den richtigen Ton. Sie wollen höflich, elegant und professionell klingen – nicht flapsig oder unseriös. Der optimale Inhalt einer Abwesenheitsnotiz besteht aus 7 Bausteinen und kurzen Abschnitten…

Aufbau: 7 Bausteine der Abwesenheitsnotiz

1. Betreff
2. Dank
3. Zeitraum
4. Behandlung der Nachricht
5. Vertretung
6. Rückkehr / Alternative
7. Schlussformel

Das folgende Beispiel und Schema zeigt den klassischen Inhalt, an dem Sie sich beim Aufbau und der Formulierung orientieren können:

Abwesenheitsnotiz: Schritt für Schritt erklärt

Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Abwesenheitsnotiz schreiben – mit Erklärungen, vielen Beispielen, Formulierungen und Vorlagen für jeden einzelnen Abschnitt:

1. Betreff / Titel

Machen Sie dem Empfänger im Titel sofort klar, worum es geht: „Abwesenheitsnotiz“ (englisch: „Out of Office Message“). Die wichtigste Information der Abwesenheitsbenachrichtigung ist damit schon im Betreff enthalten. Möglich sind auch Formulierungen wie „Danke für Ihre Nachricht“. Diese lassen aber nicht direkt durchblicken, worum es in der Abwesenheitsnotiz geht. Wir empfehlen deshalb, einen Titel zu verwenden, der sofort auf den Punkt kommt.

Beispiele:

• „Abwesenheitsnotiz“
• „Im Urlaub – ich bitte um Geduld“
• „Leider bin ich aktuell nicht erreichbar“

2. Anrede und Dank

Im ersten Satz der Abwesenheitsnotiz sollten Sie den Absender kurz und freundlich begrüßen. Gleichzeitig bedanken Sie sich für die Nachricht. Das zeigt Ihre Wertschätzung. Auch wenn Sie gerade nicht erreichbar sind.

Gute Formulierungen für die Anrede sind:

• „Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht.“
• „Hallo und herzlichen Dank für Ihre E-Mail.“
• „Guten Tag. Vielen Dank, dass Sie versuchen, mich auf diesem Weg zu erreichen.“

3. Abwesenheitszeitraum

Eine der wichtigsten Informationen in der Abwesenheitsnotiz ist der Zeitraum und die Dauer, in der Sie nicht am Arbeitsplatz sind. Werden Sie bitte konkret und sagen Sie deutlich: Von wann bis wann sind Sie nicht erreichbar? Für den Empfänger dies für sein weiteres Vorgehen wichtig. Kann die Angelegenheit warten oder muss dringend mit einem anderen Kollegen gesprochen werden? Einen Grund, warum Sie nicht erreichbar sind, müssen Sie in der Abwesenheitsnotiz nicht angeben – können das aber für mehr Klarheit tun.

Beispiele und Formulierungen:

• „Vom 1. Juli bis zum 15. Juli bin ich leider nicht erreichbar.“
• „Aktuell bin ich im Urlaub und deshalb zwischen dem 10. und 25. September nicht zu erreichen.“
• „Über Weihnachten machen wir Pause. Ab dem 28. Dezember bin ich wieder für Sie da. Ich wünsche Ihnen und Ihren Angehörigen eine besinnliche Weihnachtszeit.“
• „Im Zeitraum vom 5. November bis zum 10. November habe ich keinen Zugriff auf meine E-Mails und kann deshalb leider nicht auf Ihr Anliegen reagieren.“
• „Ab Montag, den 22. April, bin ich wieder erreichbar.“

4. Behandlung der Nachricht

Der Empfänger der Abwesenheitsnotiz weiß jetzt, dass Sie nicht erreichbar sind. Doch was passiert mit seiner Nachricht in Ihrer Abwesenheit? Werden die E-Mails automatisch weitergeleitet? Lesen Sie die Mails, aber beantworten sie erst später? Klären Sie darüber auf!

Beispiele:

• „Ihre E-Mail wird automatisch an meinen Kollegen Max Mustermann weitergeleitet.“
• „Um Vertraulichkeit und Datenschutz zu gewährleisten, kann Ihre Nachricht nicht weitergeleitet werden.“
• „Ich bitte Sie um Verständnis, dass wir Ihre Nachricht leider nicht an einen anderen Mitarbeiter weiterleiten können.“
• „Während meiner Abwesenheit werden alle E-Mails automatisch an meine Kollegin Susanne Schmidt weitergeleitet.“

5. Vertretung

Sollten Sie in Ihrer Abwesenheit vertreten werden, und ein Kollege übernimmt in dieser Zeit Ihre Aufgaben, sind in der Abwesenheitsnotiz unbedingt Name und Kontaktdaten des Ansprechpartners zu nennen. Die wichtigsten Fragen, die Sie dabei beantworten müssen: Wer vertritt Sie während der Urlaubszeit? Wie lässt sich Ihr Vertreter erreichen?

Diese Beispiele zeigen mögliche Formulierungen:

• „In meiner Abwesenheit werde ich von meiner Kollegin Tanja Weber vertreten, die Sie unter der Telefonnummer 01234/56789 und per Mail an tanja.weber@mail.com erreichen.“
• „Für dringende Fragen, die nicht bis zu meiner Rückkehr warten können, wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Matthias Fischer. Seine Telefonnummer ist 0678/123456, per Mail erreichen Sie ihn unter m.fischer@online.de.“
• „Meine Vertretung wird von Herrn Schuster übernommen, den Sie unter 09876/54321 werktags telefonisch zwischen 9 und 17 Uhr erreichen können.“

6. Rückkehr

Nützlich sind Informationen über Ihr Vorgehen nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz. Der Empfänger Ihrer Abwesenheitsnotiz kann sich so darauf einstellen und entscheiden, ob er darauf wartet oder sich im Vorfeld an einen Kollegen wendet.

Folgende Formulierungen eignen sich in der Abwesenheitsnotiz:

• „Sobald ich wieder im Büro bin, werde ich alle eingegangenen Mails bearbeiten und komme dabei schnellstmöglich auf Sie zurück.“
• „Mit meiner Antwort dürfen Sie ab dem Zeitpunkt meiner Rückkehr am 21. Oktober rechnen.“
• „Sollten Sie nicht schon Kontakt mit meiner Vertretung aufgenommen haben, kontaktiere ich Sie gerne nach meiner Rückkehr.“

7. Abschluss und Gruß

Den Abschluss bilden Grußformel und Ihr Name. Da Sie den abschließenden Gruß nicht individuell an den Empfänger anpassen können, sollte dieser neutral formuliert werden. „Liebe Grüße“ können zu locker und persönlich wirken.

Besser sind folgende Beispiele:

• „Mit freundlichen Grüßen
  Max Mustermann“
• „Mit besten Grüßen
  Beate Beispiel“
• „Viele Grüße
  Volker Vorlage“

Lesetipp: Denken Sie bei der Abwesenheitsnotiz auch an Ihre E-Mail-Signatur.

Beispiele: 12 Abwesenheitsnotizen für verschiedene Anlässe

Ihre Abwesenheitsnotiz muss immer zur individuellen Situation passen und sollte entsprechend formuliert sein. Wir haben insgesamt 12 Beispiele mit unterschiedlichen Formulierungen erstellt, die Sie als Vorlage, Muster und Inspiration nutzen können:

Formelle Abwesenheitsnotiz für Kunden

ABWESENHEITSNOTIZ

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatische E-Mail. Mein Büro ist am 1. April wieder besetzt. In der Zwischenzeit kann ich Ihre Nachricht leider nicht lesen und beantworten. In dringenden Fällen können Sie sich aber gerne an meinen Kollegen, Andreas Müller wenden. Er ist telefonisch erreichbar unter: 0 12 34 / 56 78 90 oder per E-Mail: andreas.mueller@firma.de. Ich danke für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
NAME + SIGNATUR

PS: Da Sie nicht wissen, wer diese automatische Out-of-office-Antwort bekommt, sollten Sie den Empfänger möglichst siezen. Ein zu flapsiger Ton kann auf potenzielle Geschäftspartner unseriös wirken.

Unverbindliche Abwesenheitsnotiz

ABWESENHEITSNOTIZ

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Zu den Feiertagen gönnen wir uns eine kurze Auszeit und sind am TT.MM.JJJJ wieder für Sie da. Dann beantworten wir natürlich auch sofort Ihre E-Mail. Bis dahin aber haben wir leider keinen Zugriff auf unser Postfach, sodass Sie mit einer persönlichen Antwort frühestens am TT.MM.JJJJ rechnen können. Diese Mail wird auch nicht automatisch weitergeleitet.

Wir bitten und danken für Ihr Verständnis.

Mit besten Grüßen
NAME + SIGNATUR

Informelle Abwesenheitsnotiz mit persönlichen Worten

Vielen Dank für Ihre Nachricht!

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Zum Jahresausklang und über die Weihnachtstage machen wir Pause. Wir sind am TT.MM.JJJJ wieder voller Elan für Sie da. Dann beantworten wir natürlich auch sofort Ihre E-Mail. Bis dahin bitten wir um Geduld, die Mail wird nicht weitergeleitet. Wir wünschen Ihnen und Ihren Angehörigen erholsame Feiertage – und kommen Sie gut ins neue Jahr!

Mit herzlichen Grüßen
NAME + SIGNATUR

Elegante Abwesenheitsnotiz für Kunden

ABWESENHEITSNOTIZ

Guten Tag und herzlichen Dank für Ihre E-Mail!

Leider bin ich erst wieder am TT.MM.JJJJ für Sie persönlich erreichbar. Sie möchten nicht so lange warten? Dann hilft Ihnen gerne meine Kollegin Susanne Mustermann weiter. Sie erreichen Sie per Mail unter s.mustermann@firma.de oder telefonisch unter: 0 12 34 / 56 78 90. Ich bitte, die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen und verbleibe

mit freundlichen Grüßen
NAME + SIGNATUR

Formelle Abwesenheitsnotiz für Feiertage

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Wegen der Feiertage ist das Büro zurzeit nicht besetzt. Ab dem 27. Dezember bin ich für Sie wieder erreichbar. In der Zwischenzeit werden E-Mails nicht gelesen und nicht weitergeleitet. Ich bitte um Verständnis.

Wir wünschen frohe Feiertage!
NAME + Signatur

Informelle Abwesenheitsnotiz für Festtage

Hallo!

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Auch wir treten an den Festtagen ein wenig kürzer. Ich bin am TT.MM.JJJJ wieder für Sie da. Ihre Mail wird in dieser Zeit nicht weitergeleitet, aber ich antworte Ihnen gerne, sobald ich wieder im Büro bin. Ich bitte um Verständnis und wünsche Ihnen…

Frohe Festtage!
NAME + Signatur

Abwesenheitsnotiz bei Elternzeit oder längerer Krankheit

Sehr geehrte Damen und Herren,

haben Sie vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider bin ich aus persönlichen Gründen für längere Zeit nicht erreichbar. Meine E-Mails werden leider nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen daher in der Zwischenzeit an meine Vertretung: Monika Muster (m.muster@firma.de, Tel. 0123 / 456 78 90). Ich danke für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
NAME + Signatur

Formelle Abwesenheitsnotiz bei Kündigung

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Mail. Am TT.MM.JJJJ habe ich das Unternehmen verlassen und kann Ihre Nachricht daher nicht mehr beantworten. Bitte wenden Sie sich an meinen Nachfolger: Max Muster (m.muster@firma.de, Tel. 0123 / 456 78 90) oder senden Sie Ihre E-Mail an info@firma.de, da diese Mail nicht automatisch weitergeleitet wird.

Mit freundlichen Grüßen
NAME + Signatur

Informelle Abwesenheitsnotiz auf Englisch

OUT OF OFFICE MESSAGE

Thank you for your message.

Please note that I am currently out of office with no access to my e-mails. I’m back on TT.MM.JJJJ and will answer your mail as quickly as possible. In urgent cases or if you need immediate assistance, please contact my colleague Susann Mustermann (phone: 0123-4566789; e-mail: s.mustermann@firma.de). Please notice that your message will not be forwarded automatically. Thank you very much.

Kind regards
NAME + SIGNATUR

Lustige Abwesenheitsnotizen

Die folgenden Formulierungsbeispiele für lustige Abwesenheitsnotizen sind mit Vorsicht zu genießen. Sie eignen sich nur in Ausnahmefällen und müssen zur Unternehmenskultur passen. In allen anderen Fällen geht der Humor nach hinten los und wirkt peinlich.

Für Detailverliebte

Hallo,

ich bin zurzeit nicht im Büro und werde erst wieder am TT.MM.JJJJ zu erreichen sein. Bis dahin:

– Falls Sie Fragen an das Leben oder eine Sinnkrise haben, wenden Sie sich bitte an Alexa, Siri, Cortana.
– Falls dies ein Notfall ist, wählen Sie am Telefon bitte die 112.
– Falls Sie wissen, wer JFK erschossen hat, wenden Sie sich bitte an das FBI.
– Falls Ihnen weder FBI, Alexa, Siri oder die Feuerwehr helfen können, melden Sie sich beim A-Team oder bei MacGyver.
– In allen anderen Fällen nutzen Sie diese Adresse: VERTRETUNG@firma.de.

Besten Dank und beste Grüße
VORNAME NAME

Für Minimalisten

Nicht da. Von TT. bis TT.MM. Danach mehr.
Dein [NAME]

Für Kurzurlauber

Habe Anzug und Krawatte gegen Badehose und Strandhemd eingetauscht. Bin für eine Woche weg und Montag zurück. Grüße aus [ORT].

Mit freundlichen Grüßen
VORNAME NACHNAME

Für Selbstironische

Ich bin derzeit nicht im Büro, sondern bei einem Vorstellungsgespräch. Ich melde mich bei Ihnen, falls ich die Stelle nicht bekomme. Bitte haben Sie in dem Fall Verständnis für meine schlechte Laune.

Häufige Fragen zur Abwesenheitsnotiz

Wie eine Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen?

Outlook ist eines der bekanntesten und meistgenutzten Programme für E-Mails. Wir zeigen hier, wie Sie einfach und in wenigen Klicks eine Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen und einrichten:

1. Öffnen Sie Ihr Outlook.
2. Klicken Sie auf „Datei ➠ „Automatische Antworten“.
3. Wählen Sie die Option „Automatische Antworten senden“ aus.
4. Legen Sie über das angezeigte Menü den Zeitraum fest (Anfang und Ende).
5. Über den Reiter „Innerhalb meiner Organisation“ erstellen Sie die Abwesenheitsnotiz für Ihre Kollegen.
6. Über den Reiter „Außerhalb meiner Organisation“ erstellen Sie die Abwesenheitsnotiz für alle anderen.
7. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit einem Klick auf „Ok“.

Abwesenheitsnotiz in Outlook deaktivieren

Vergessen Sie nach der Rückkehr nicht, die Abwesenheitsnotiz in Outlook wieder zu deaktivieren. Sonst versendet die Autoreply-Funktion weiterhin Antworten auf alle eingehenden E-Mails. Klicken Sie dafür auf das Feld „Deaktivieren“ im oben beschriebenen Menü „Automatische Antworten“.

Abwesenheitsnotiz Fehler

Da nahezu jedes E-Mail Programm einen Abwesenheitsassistenten und damit die Funktion einer Abwesenheitsnotiz hat, bekommt man solch automatischen Antworten gerade in der Urlaubszeit häufig. Leider zeigen sich dabei auch immer wieder typische Fehler, die den professionellen Eindruck zunichte machen. Diese sollten Sie vermeiden:

• Fehlende Informationen
  Oft fehlen kritische Informationen, ohne die der Empfänger kaum etwas mit der Nachricht anfangen kann. „Ich beantworte Mails erst nach meinem Urlaub.“ Wann beginnt und endet dieser? Was kann man in der Zwischenzeit tun? Ohne diese Inhalte kann man sich die Abwesenheitsnotiz sparen.
• Zu viele Informationen
  Auch das Gegenteil ist ein Fehler. Unnötige Informationen, die dem Leser nicht weiterhelfen, haben in der Abwesenheitsbenachrichtigung nichts zu suchen. Fassen Sie sich lieber kurz und nennen Sie nur das wirklich Wichtige.
• Zahlendreher und Rechtschreibfehler
  Leider keine Seltenheit: Im Datum gibt es einen Zahlendreher und die Angabe wird unbrauchbar. Ebenso schlimm ist ein Tipp- oder Rechtschreibfehler in der E-Mailadresse oder der Telefonnummer des Kollegen, der die Vertretung übernimmt.
• Keine Unterscheidung der Empfänger
  Die Abwesenheitsnotiz für Kollegen aus dem Team oder einer anderen Abteilung sollte sich von der für Kunden oder andere Anfragen unterscheiden. Interne und Externe Empfänger der Autoreply benötigen unterschiedliche Informationen. Für Kollegen kann es wichtig sein, wo ein Dokument in Ihrer Abwesenheit zu finden ist – für andere ist dies irrelevant.
• Unfreundlicher Ton
  „Bin für zwei Wochen weg. Ich lese in dieser Zeit keine Mails, bitte versuchen Sie in diesem Zeitraum nicht, mich zu erreichen…“ Solche Formulierungen sind unfreundlich und sagen eher „Gehen Sie mir nicht auf die Nerven, ich hab frei.“
• Handynummer
  Sie wollen besten Service bieten und geben Ihre persönliche Handynummer an, die „nur in Notfällen“ zu nutzen ist. Ein großer Fehler und klassisches Eigentor. Natürlich empfindet jeder sein Anliegen als dringend und so können Sie mit einigen Anrufen in Ihrer Abwesenheit rechnen.

5 Bonus-Tipps für die Abwesenheitsnotiz

Damit Ihnen peinliche und ärgerliche Fehler bei der Abwesenheitsnotiz erspart bleiben, können Sie noch diese bewährten Tipps beherzigen:

• Testen Sie die Funktion der Abwesenheitsnotiz
  Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz einstellen, sollten Sie unbedingt prüfen, ob diese auch wirklich funktioniert. Schicken Sie sich selbst eine E-Mail von einem anderen Postfach oder bitten Sie einen Kollegen, kurz eine Testnachricht zu schicken. So sehen Sie, ob die Abwesenheitsnotiz wirklich aktiviert ist und an den Absender übermittelt wird. Vorsicht: Achten Sie darauf, dass das richtige Datum eingestellt ist. Haben Sie Autoreply erst für den Folgetag aktiviert (weil dort offiziell der Urlaub beginnt), können Sie nicht testen.
• Verzichten Sie auf Urlaubsdetails
  Wohin Sie verreisen und was Sie dort tun, sind nette Anekdoten für den nächsten gemeinsamen Plausch beim Kaffee – gehören aber nicht in eine Abwesenheitsnotiz. Hier geht es um die Kernaussagen „Ich bin leider nicht da“ und die wichtigsten Informationen drumherum.
• Vergessen Sie die Signatur nicht
  Nicht nur in normalen Mails, sondern auch bei Abwesenheitsnotizen sollten Sie eine Signatur verwenden. Das wirkt professionell und fasst noch einmal die wichtigsten Kontaktinformationen zusammen.
• Achten Sie auf Rechtschreibfehler
  Fehler passieren, doch sollten Sie großen Wert darauf legen, dass sich keine Rechtschreibfehler in Ihre Abwesenheitsnotiz schleichen. Sorgfalt ist oberstes Gebot. Unnötige Tippfehler machen eher den Eindruck: Hier war jemand schon vorher in Urlaubsstimmung.
• Denken Sie an den Leser
  Beim Erstellen der Abwesenheitsnotiz sollten Sie stets eine Frage im Hinterkopf haben: Wer liest die Nachricht? Geht es nur um Kollegen, muss es weniger förmlich sein. Sind es hingegen Kunden oder potenzielle Geschäftspartner, muss das auch die Abwesenheitsnotiz widerspiegeln. Je unterschiedlicher die möglichen Empfänger der Nachricht sind, desto förmlicher und allgemeiner sollten Sie diese formulieren. Dann sind Sie immer auf der sicheren Seite.

Extratipp zur Rückkehr

Wenn Sie in der Abwesenheitsnotiz das Rückkehrdatum nennen, dann verlängern Sie Ihren Urlaub ein wenig: Teilen Sie den Empfängern über den Abwesenheitsassistenten mit, dass Sie erst ein bis zwei Tage später zurückkehren als das tatsächlich der Fall ist. Effekt: Sie haben mehr Zeit, um langsam wieder in den Job zu kommen. Telefon und Posteingang bimmeln dann nach der Rückkehr nicht sofort sturm.

Es gibt zwar Autoren, die davon abraten. Angeblich, weil das Kunden an Ihrer Seriosität und Vertrauenswürdigkeit zweifeln lässt… Aber das ist Blödsinn. Welcher Kunde oder Geschäftspartner freut sich nicht darüber, dass Sie sich seines Anliegens persönlich und früher annehmen als gedacht? Eben. Und selbst Chefs und Kollegen lassen sich einweihen, wann Sie wieder da sind. Schließlich dient der Trick nur dazu, besser in den Job zurückzufinden. Er bedeutet ja nicht, dass Sie tatsächlich zwei Tage heimlichen Extra-Urlaub machen.

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