Abwesenheitsnotiz: Vorlage zum Kopieren

Eine gute Abwesenheitsnotiz informiert kurz und freundlich darüber, wann Sie wieder erreichbar sind, was mit eingehenden E-Mails passiert und wer bei dringenden Fragen weiterhilft. Die folgende Standardvorlage eignet sich für nahezu jede berufliche Abwesenheit. Sie müssen nur Datum, Namen und Kontaktdaten anpassen:

Abwesenheitsnotiz: Standardvorlage

Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich TT.MM.JJJJ nicht erreichbar und ab dem TT.MM.JJJJ wieder für Sie da.
Ihre E-Mail wird in dieser Zeit nicht gelesen oder weitergeleitet.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Vertretung Max Muster (max.muster@firma.de).
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Nachname

Die Abwesenheitsnotiz Vorlage funktioniert als automatische Antwort in Outlook, Gmail und anderen E-Mail-Diensten. Verwenden Sie aber nur Aussagen, die tatsächlich zutreffen: Wird Ihre E-Mail weitergeleitet oder von Kollegen gelesen, müssen Sie den entsprechenden Satz anpassen.

Outlook-Abwesenheitsnotiz einrichten

In Outlook finden Sie die Abwesenheitsnotiz unter „Automatische Antworten“. Kopieren Sie eine unserer Vorlagen und fügen Sie den Text dort ein. Je nach Outlook-Version unterscheidet sich der Weg:

Neues Outlook und Outlook Web

Öffnen Sie „Einstellungen“ (Zahnradsymbol) und wählen Sie „Konten“ → „Automatische Antworten“.
Aktivieren Sie die automatischen Antworten und legen Sie den Zeitraum fest.
Fügen Sie Ihre Vorlage ein und speichern Sie die Einstellungen.

Klassisches Outlook

Klicken Sie auf „Datei“ → „Automatische Antworten“.
Wählen Sie „Automatische Antworten senden“ und legen Sie Anfang und Ende fest.
Fügen Sie Ihre Nachricht ein und bestätigen Sie mit „OK“.

Outlook-App auf dem Handy

Öffnen Sie die Einstellungen der Outlook-App, wählen Sie Ihr E-Mail-Konto und anschließend „Automatische Antworten“. Aktivieren Sie die Funktion, tragen Sie Ihre Nachricht ein und speichern Sie die Einstellungen.

Outlook-Abwesenheitsnotiz deaktivieren

Haben Sie einen Endzeitpunkt festgelegt, endet die automatische Antwort normalerweise von selbst. Andernfalls deaktivieren Sie die Funktion nach Ihrer Rückkehr im selben Menü. Fehlt „Automatische Antworten“, unterstützt Ihr E-Mail-Konto diese Funktion möglicherweise nicht.

Was gehört in eine Abwesenheitsnotiz?

Eine professionelle Abwesenheitsnotiz (Synonym: Autoreply, Autoresponder) enthält die wichtigsten Informationen zur Erreichbarkeit. Hierzu empfehlen wir folgenden Aufbau:

Element	Formulierung und Tipps
Betreffzeile	„Abwesenheitsnotiz“ oder „Out of Office“. Viele E-Mail-Programme ergänzen den Hinweis automatisch. Alternativ geht auch: „Bitte haben Sie etwas Geduld“.
Anrede	„Guten Tag“ für externe Kontakte, „Hallo“ für Kollegen.
Dank	Zum Beispiel „Vielen Dank für Ihre Nachricht.“
Rückkehrdatum	Nennen Sie den Tag, ab dem Sie wieder erreichbar sind.
Bearbeitung	Erklären Sie, ob Nachrichten gelesen, weitergeleitet oder erst nach Ihrer Rückkehr beantwortet werden.
Vertretung	Nennen Sie bei Bedarf eine erreichbare Person mit E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Stimmen Sie die Vertretung vorher ab.
Grußformel	„Mit freundlichen Grüßen“ oder „Viele Grüße“ mit Ihrem Namen.

Den Grund Ihrer Abwesenheit müssen Sie nicht nennen. Besonders bei Krankheit sollten Sie auf persönliche Details verzichten. Weitere Hilfe bieten unser Schaubild zum Aufbau einer Abwesenheitsnotiz und die Checkliste zur Urlaubsvertretung.

12 Abwesenheitsnotiz-Vorlagen für jeden Anlass

Ob Urlaub, Krankheit, Dienstreise oder Elternzeit: Die folgenden Abwesenheitsnotizen sind bewusst kurz gehalten. Wählen Sie die passende Formulierung und kopieren Sie den Text mit einem Klick. Alle Muster eignen sich auch als Outlook-Abwesenheitsnotiz.

Abwesenheitsnotiz Urlaub: Vorlage

Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich TT.MM.JJJJ im Urlaub und ab dem TT.MM.JJJJ wieder erreichbar. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Vertretung Bea Beispiel (bea.beispiel@firma.de).
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Nachname

Abwesenheitsnotiz: Vorlage kurz

Guten Tag,
vielen Dank für Ihre E‑Mail. Ich bin ab dem TT.MM.JJJJ wieder erreichbar und beantworte Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr.
Bei dringenden Fragen hilft Ihnen Max Muster unter max.muster@firma.de weiter.
Viele Grüße
Vorname Nachname

Elegante Abwesenheitsnotiz: Vorlage

Sehr geehrte Damen und Herren,
herzlichen Dank für Ihre Nachricht und Ihr Interesse. Ich bin ab dem TT.MM.JJJJ wieder persönlich für Sie erreichbar. Bis dahin unterstützt Sie bei dringenden Anliegen meine Kollegin Mia Muster unter mia.muster@firma.de.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Nachname

Abwesenheitsnotiz für Kunden: Vorlage

Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht und Ihr Vertrauen.
Ich bin bis einschließlich TT.MM.JJJJ nicht im Büro. Damit Ihr Anliegen dennoch zeitnah bearbeitet wird, steht Ihnen meine Kollegin Mia Muster gerne zur Verfügung.
Sie erreichen sie unter mia.muster@firma.de oder telefonisch unter +49 1234 567890.
Ab dem TT.MM.JJJJ bin ich wieder persönlich für Sie da.
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Nachname

Arbeiten Sie mit internationalen Kunden oder Kollegen zusammen, ist eine englische Abwesenheitsnotiz sinnvoll. Bei gemischtem Empfängerkreis empfehlen wir eine zweisprachige automatische Antwort: zuerst Deutsch, anschließend Englisch:

Abwesenheitsnotiz Englisch: Vorlage

Hello,
thank you for your email. I am currently out of the office and will return on DD/MM/YYYY.
I will respond to your message after my return. Your email will not be forwarded.
For urgent matters, please contact my colleague Max Muster at max.muster@company.com.
Kind regards,
First name Last name

Bei Krankheit sollten Sie keine Diagnose und keine persönlichen Gesundheitsinformationen preisgeben. Wenn die Dauer Ihrer Abwesenheit unklar ist, verzichten Sie auf ein konkretes Rückkehrdatum:

Abwesenheitsnotiz Krankheit: Vorlage

Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit nicht erreichbar und kann Ihre E-Mail vorerst nicht beantworten.
Bitte wenden Sie sich mit dringenden Anliegen an meine Vertretung Mia Muster (mia.muster@firma.de).
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Nachname

Bei einer längeren Elternzeit ist eine dauerhafte Vertretung besonders wichtig. Eine automatische Weiterleitung dürfen Sie nur ankündigen, wenn diese tatsächlich eingerichtet ist:

Abwesenheitsnotiz Elternzeit: Vorlage

Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich derzeit in Elternzeit und bin voraussichtlich ab dem TT.MM.JJJJ wieder erreichbar.
Während meiner Abwesenheit übernimmt meine Kollegin Mia Muster meine Aufgaben. Bitte richten Sie Ihre Anfragen direkt an mia.muster@firma.de.
Ihre E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet.
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Nachname

Abwesenheitsnotiz Teilzeit: Vorlage

Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Meine regulären Arbeitstage sind Montag bis Mittwoch.
Außerhalb dieser Tage bin ich nicht erreichbar. Ich kümmere mich an meinem nächsten Arbeitstag um Ihr Anliegen.
In dringenden Fällen hilft Ihnen mein Kollege Max Muster unter max.muster@firma.de weiter.
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Nachname

Abwesenheitsnotiz Dienstreise: Vorlage

Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich TT.MM.JJJJ auf Dienstreise und lese meine E-Mails nur unregelmäßig.
Deshalb kann sich meine Antwort verzögern. Bei dringenden Anliegen wenden Sie sich bitte an Mia Muster unter mia.muster@firma.de.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Nachname

Abwesenheitsnotiz Weihnachten: Vorlage

Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Über die Weihnachtsfeiertage und den Jahreswechsel bleibt unser Büro geschlossen.
Ab dem TT.MM.JJJJ sind wir wieder für Sie da und kümmern uns um Ihr Anliegen. Ihre E-Mail wird während der Betriebsferien nicht bearbeitet.
Wir wünschen Ihnen schöne Feiertage und einen guten Start ins neue Jahr!
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Team der Musterfirma

Abwesenheitsnotiz nach Kündigung: Vorlage

Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin seit dem TT.MM.JJJJ nicht mehr für die Musterfirma tätig.
Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen künftig an meinen Kollegen Max Muster unter max.muster@firma.de oder an info@firma.de.
Diese E-Mail wird nicht weitergeleitet.
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Nachname

Interne Abwesenheitsnotiz: Vorlage

Hallo zusammen,
ich bin bis einschließlich TT.MM.JJJJ nicht im Büro und ab dem TT.MM.JJJJ wieder erreichbar.
Bei dringenden Fragen zu laufenden Projekten hilft euch Bea Beispiel weiter (bea.beispiel@firma.de).
Alles andere beantworte ich nach meiner Rückkehr.
Viele Grüße
Vorname

Download: Weitere Abwesenheitsnotiz-Muster

Sie möchten zusätzliche Formulierungen und Beispiele vergleichen? Dann laden Sie unsere Sammlung mit Abwesenheitsnotizen kostenlos als PDF herunter:

Alle Abwesenheitsnotiz-Muster (PDF)

Abwesenheitsnotiz in Gmail, Teams und Thunderbird

Auch andere Programme bieten Möglichkeiten, automatische Antworten oder einen Abwesenheitsstatus einzurichten:

Gmail

Öffnen Sie „Einstellungen“ → „Alle Einstellungen aufrufen“ → „Allgemein“. Scrollen Sie zur „Abwesenheitsnotiz“, aktivieren Sie die Funktion und tragen Sie Zeitraum, Betreff und Nachricht ein. Anschließend speichern Sie die Änderungen.
Microsoft Teams

Klicken Sie auf Ihr Profilbild und wählen Sie die Option zum Planen Ihrer Abwesenheit. Bei unterstützten Microsoft-365-Konten lassen sich automatische Antworten mit Outlook synchronisieren. Eine reine Teams-Statusmeldung ersetzt jedoch keine E-Mail-Abwesenheitsnotiz.
Thunderbird

Richten Sie die Abwesenheitsnotiz möglichst direkt bei Ihrem E-Mail-Anbieter über dessen Webmail-Oberfläche ein. Lokale Thunderbird-Filter funktionieren unter Umständen nur, solange das Programm geöffnet ist.

5 Fehler bei der Abwesenheitsnotiz

Aus unserer redaktionellen Praxis wissen wir: Die meisten Probleme entstehen durch unklare Termine, falsche Kontaktdaten oder missverständliche Versprechen. Diese Fehler sollten Sie vermeiden:

Kein Rückkehrdatum

„Ich bin im Urlaub“ hilft dem Absender wenig. Nennen Sie möglichst den Tag, ab dem Sie wieder erreichbar sind.
Falsche Vertretung

Eine nicht erreichbare Kollegin oder eine fehlerhafte E-Mail-Adresse macht die automatische Antwort nutzlos. Prüfen Sie alle Kontaktdaten sorgfältig.
Widersprüchliche Angaben

Schreiben Sie nicht „Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet“, wenn gleichzeitig eine automatische Weiterleitung aktiv ist.
Zu viele persönliche Details

Urlaubsorte, private Handynummern und gesundheitliche Angaben gehören nicht in eine allgemeine Abwesenheitsnotiz.
Unfreundlicher Ton

„Bin weg. Mails lese ich nicht“ wirkt abweisend. Auch Humor ist bei externen Kontakten riskant, weil Sie den Empfängerkreis nicht vollständig kennen.

Datenschutz: Ist eine Abwesenheitsnotiz gefährlich?

Automatische Antworten verraten unter Umständen, dass Sie längere Zeit nicht erreichbar sind. Deshalb sollten Sie keine private Anschrift, keinen Urlaubsort und keine unnötigen persönlichen Informationen nennen. Bei Outlook können Sie häufig unterschiedliche Nachrichten für interne und externe Empfänger festlegen. Nutzen Sie diese Trennung und beschränken Sie externe Angaben auf das Nötigste.

Häufige Fragen zur Abwesenheitsnotiz

Wann sollte ich eine Abwesenheitsnotiz aktivieren?

Aktivieren Sie die automatische Antwort am letzten Arbeitstag vor Ihrer Abwesenheit oder planen Sie den Startzeitpunkt direkt im E-Mail-Programm. Eine Testnachricht zeigt Ihnen, ob die Einstellung funktioniert.

Wie oft wird die Abwesenheitsnotiz verschickt?

Das hängt vom E-Mail-Dienst ab. Outlook und Gmail versenden automatische Antworten nicht zwangsläufig auf jede einzelne Nachricht desselben Absenders.

Funktioniert die Outlook-Abwesenheitsnotiz bei ausgeschaltetem Computer?

Bei unterstützten Microsoft-365-, Exchange- und Outlook.com-Konten werden automatische Antworten serverseitig verschickt. Ihr Computer muss dafür nicht eingeschaltet bleiben. Bei lokalen Outlook-Regeln für andere Kontotypen kann das anders sein.

Kann ich zwei unterschiedliche Abwesenheitsnotizen verwenden?

Bei unterstützten Outlook-Konten können Sie eine Nachricht für Kollegen innerhalb Ihrer Organisation und eine weitere für externe Kontakte hinterlegen.

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