Abwesenheitsnotiz: Diese 7 Infos müssen in die Mail

Endlich Urlaub! Keine lästigen Anrufe, kein E-Mail-Terror mehr, nur noch abschalten, am Pool liegen und den Gedanken beim Verklären zusehen… Wäre da nicht die Erfindung des Abwesenheitsassistenten bei Outlook beziehungsweise der Abwesenheitsnotiz: Gegenüber Kollegen und Kunden anzukündigen, dass man im Urlaub ist und wie lange damit nicht erreichbar, gebietet schon die Höflichkeit. Aber was schreibt man da? Was ist der angemessene Ton für eine automatische E-Mail-Antwort? Und welche (peinlichen) Fehler sollte man partout vermeiden? Hier erfahren Sie, wie Sie eine gelungene Abwesenheitsnotiz formulieren – samt konkreten Beispielen für unterschiedliche Anlässe…

Abwesenheitsnotiz: Diese 7 Infos müssen in die Mail

Peinliche Abschiedsmails: So bitte nicht!

Peinliche Abschiedsmails: So bitte nicht!So ziemlich jedes E-Mail-Programm bietet heute die Funktion eines sogenannten Abwesenheitsassistenten (oder Autoreply-Funktion) an. Das heißt: Jede eingehende Mail wird automatisch mit einer vorformulierten Nachricht beantwortet. Allerdings trifft man – gerade in der Urlaubszeit – dabei immer wieder auf Varianten, die alles andere als höflich sind und bei Chef, Kollegen oder Kunden nicht den besten Eindruck hinterlassen…

Hier einige Beispiele:

  • „Ab sofort bin ich im Urlaub und lese keine Mails mehr.“
  • „Bin bis zum tt.mm.jjjjj im Urlaub. Alle Mails, die bis dahin auflaufen, werden gelöscht.“
  • „Sorry, bin die nächsten zwei Wochen am Pool und trinke Cocktails. Sie erreichen mich erst wieder am tt.mm.jjjjj!“
  • „Ich bin dann mal weg.“

Sicher fallen Ihnen auf Anhieb noch weitere provokante Formulierungen ein. Allen gemein ist, dass sie so gar nicht lustig sind, sondern eher gemein und auch kaum nützliche Informationen enthalten. So also geht es mit der Abwesenheitsnotiz schon mal nicht.

Das gilt im Übrigen auch für pseudo-witzige Sprüche vom Typ:

Vielen Dank für ihre E-Mail. Ihre EC-Karte wurde für die ersten zehn Worte mit 5,99 Euro belastet sowie mit 1,99 Euro für jedes weitere Wort.

Haha, Danke.

Ebenso wenig empfehlenswert ist es, die eigene Handynummer anzugeben, die aber bitte nur in „dringenden Fällen“ zu nutzen ist, Motto:

Ich bin vom tt. bis tt.mm. auf Dienstreise und lese meine E-Mails daher nur sporadisch. In dringenden Fällen erreichen Sie mich aber unter der Telefonnummer…

Ein klassisches Eigentor. Denn natürlich empfindet jeder sein Anliegen als dringend. Tipp: Entfernen Sie die Handynummer daher besser auch aus der Signatur, wenn Sie dieses Smartphone mitnehmen und nur für Chef oder Kollegen erreichbar bleiben wollen.

Diese Beispiele kommen leider trotzdem häufig vor. Dabei geht es auch anders, besser…

Abwesenheitsnotiz schreiben: Diese 7 Informationen gehören rein

Bei einer gelungenen Abwesenheitsnotiz kommt es in erster Linie auf den Ton an. Humor ist okay, solange sich der Empfänger dieser Mail immer noch ernst genommen fühlt. Wenn Sie also für einige Zeit nicht erreichbar sind, hilft es, das mitzuteilen. Sonst wundert man sich völlig zurecht, warum der andere nicht antwortet und fühlt sich womöglich gering geschätzt.

Grundsätzlich gilt: Ihre Abwesenheitsnotiz sollte sachlich formuliert sein, aber auch so kurz wie möglich und daher nur die nötigsten Informationen enthalten. Zur Formulierung einer guten Abwesenheitsnotiz gehören immer folgende sieben Informationen:

  • Betreff: Machen Sie dem Empfänger sofort klar, worum es geht. Abwesenheitsbenachrichtigungen kennen die meisten schon. Das Wort „Abwesenheitsnotiz“ (Englisch: „Out of Office Message“) darf also ruhig in den Betreff. Alternativ gehen auch „Ich bitte um etwas Geduld“ oder „Danke für Ihre Nachricht“.
  • Bedanken: Begrüßen und bedanken Sie sich beim Absender. So fühlt er sich wenigstens wertgeschätzt – auch wenn man Sie gerade nicht erreicht.
  • Zeitraum: Sagen Sie ganz deutlich: Von wann bis wann sind Sie nicht erreichbar. Der Grund dafür muss indes nicht genannt werden.
  • Abwesenheit: Was passiert mit den Mails in Ihrer Abwesenheit? Auch das sollten Sie kurz sagen: Bleiben sie liegen oder werden sie automatisch weitergeleitet?
  • Vertretung: Wer vertritt Sie während der Urlaubszeit und wie lässt sich Ihr Vertreter erreichen?
  • Rückkehr: Was passiert mit der Mail nach Ihrer Rückkehr?
  • Internationalität: Wenn Sie mit Kollegen oder Kunden aus dem Ausland zusammenarbeiten, sollten Sie nicht vergessen, Ihre Abwesenheitsnotiz auch auf Englisch zu verfassen.

Den Abschluss bilden Grußformel und Name – und alles bitte möglichst ohne Tippfehler.

Bei Aufbau und Formulieren der Abwesenheitsnotiz können Sie sich zudem an diesem klassischen Beispiel und Schema Schritt für Schritt orientieren…

Abwesenheitsnotiz Formulierung Beispiel Aufbau Grafik

Wichtig ist, dass die Out-of-office-Antwort so kurz wie möglich und so informativ und prägnant wie nötig formuliert wird.

Das gehört NICHT in die Abwesenheitsnotiz

Das gehört nicht in die AbwesenheitsnotizWas wiederum NICHT in die Abwesenheitsnotiz gehört, sind Details zum Urlaub beziehungsweise Gründe für die Abwesenheit.

Wohin Sie verreisen und was Sie dort tun, sind nette Anekdoten für einen Plausch nach Ihrem Urlaub. Es ist jedoch unnötig, darüber in einer Abwesenheitsnotiz zu informieren, denn es sind keine Informationen, die dem Empfänger weiterhelfen.

Ob Sie im Urlaub, krank oder auf einer längeren Dienstreise sind, muss der Empfänger nicht wissen – es ändert schließlich nichts an seinem Problem, dass er Sie erreichen wollte und nun nicht kann. Wer dann auch noch schreibt: Ich liege am Strand von Kuba und schlürfe Cocktails, macht sich nicht unbedingt beliebter oder wirkt erst recht wie ein Angeber.

Abwesenheitsnotiz Formulierungen: Beispiele für jede Gelegenheit

Falls Sie sich mit dem Formulieren einer Abwesenheitsnotiz schwer tun, können Sie auch gerne folgende Beispiele und Muster nutzen, die Sie natürlich hier und da individuell anpassen sollten.

Eine einfache Variante einer ebenso sachlichen wie hilfreichen Abwesenheitsnotiz könnte so lauten:

Betreff: ABWESENHEITSNOTIZ

Danke, dass Sie mir schreiben. Leider habe ich zurzeit keinen Zugriff auf meine E-Mails – und zwar noch bis zum TT.MM.JJJJ.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Susann Mustermann, Sie erreichen sie per E-Mail unter [email protected] Sie hilft Ihnen gerne und kompetent weiter.

Andernfalls werde ich Ihre Mail frühestens ab dem TT.MM.JJJJ beantworten können, sie wird nicht automatisch weitergeleitet. Ich danke für Ihr Verständnis.

Beste Grüße
VORNAME NACHNAME

Natürlich gibt es noch mehr Formulierungsbeispiele. Diese finden Sie im Folgenden…

Formelle Abwesenheitsnotiz

ABWESENHEITSNOTIZ

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatische E-Mail. Mein Büro ist am 1. April wieder besetzt. In der Zwischenzeit kann ich Ihre Nachricht leider nicht lesen und beantworten.

In dringenden Fällen können Sie sich aber gerne an meinen Kollegen, Andreas Müller wenden. Er ist telefonisch erreichbar unter: 0 12 34 / 56 78 90 oder per E-Mail: [email protected] Ich danke für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
VORNAME NACHNAME

PS: Da Sie nicht wissen, wer diese automatische Out-of-office-Antwort bekommt, sollten Sie den Empfänger möglichst siezen. Ein flapsiger Duz-Ton kann auf potenzielle Geschäftspartner eher unseriös wirken.

Unverbindliche Abwesenheitsnotiz

ABWESENHEITSNOTIZ

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Zu den Feiertagen gönnen wir uns eine kurze Auszeit und sind am TT.MM.JJJJ wieder für Sie da. Dann beantworten wir natürlich auch sofort Ihre E-Mail.

Bis dahin aber haben wir leider keinen Zugriff auf unser Postfach, sodass Sie mit einer persönlichen Antwort frühestens am TT.MM.JJJJ rechnen können. Diese Mail wird auch nicht automatisch weitergeleitet.


Wir bitten und danken für Ihr Verständnis.

Mit besten Grüßen
VORNAME NACHNAME

Abwesenheitsnotiz mit persönlichen Worten

Vielen Dank für Ihre Nachricht!

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Zum Jahresausklang und über die Weihnachtstage machen wir Pause. Wir sind am TT.MM.JJJJ wieder voller Elan für Sie da. Dann beantworten wir natürlich auch sofort Ihre E-Mail.

Bis dahin bitten wir um Geduld, die Mail wird nicht weitergeleitet.


Wir wünschen Ihnen und Ihren Angehörigen erholsame Feiertage – und kommen Sie gut ins neue Jahr!

Mit herzlichen Grüßen
VORNAME NACHNAME

Kunden-Abwesenheitsnotiz

ABWESENHEITSNOTIZ

Guten Tag und herzlichen Dank für Ihre E-Mail!

Leider bin ich erst wieder am TT.MM.JJJJ für Sie persönlich erreichbar.

Sie möchten nicht so lange warten? Dann hilft Ihnen gerne meine Kollegin Susanne Mustermann weiter. Sie erreichen Sie per Mail unter [email protected] oder telefonisch unter: 0 12 34 / 56 78 90.

Ich bitte, die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen und verbleibe

Mit freundlichen Grüßen
VORNAME NACHNAME

Abwesenheitsnotiz auf Englisch

Wer in einem internationalen Unternehmen arbeitet oder weltweit mit Kunden und Partnern korrespondiert, sollte seine Abwesenheitsnotiz auch durch eine englischsprachige Variante ergänzen. Das unterstreicht noch einmal die Dienstleistungsmentalität und ist einfach höflicher.

Hier ein mögliches Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch:

OUT OF OFFICE MESSAGE

Thank you for your message.

Please note that I am currently out of office with no access to my e-mails. I’m back on TT.MM.JJJJ and will answer your mail as quickly as possible.

In urgent cases or if you need immediate assistance, please contact my colleague Susann Mustermann (phone: 0123-4566789; e-mail: [email protected]). Please notice that your message will not be forwarded automatically.

Thank you very much.

Kind regards

[Signatur]

Lustige Abwesenheitsnotizen

Die folgenden Formulierungsbeispiele für lustige Abwesenheitsnotizen sind bitte mit Vorsicht zu genießen. Solche Vorlagen und Muster müssten zum Unternehmen und dessen Kultur passen, sonst kann das schnell nach hinten losgehen und peinlich werden. Wenn es aber passt, kann Humor auch mal eine schöne Abwechslung sein:

Für Detailverliebte

Hallo,

ich bin zurzeit nicht im Büro und werde erst wieder am TT.MM.JJJJ zu erreichen sein. Bis dahin:

– Falls Sie Fragen an das Leben oder eine Sinnkrise haben, wenden Sie sich bitte an Alexa, Siri, Cortana.
– Falls dies ein Notfall ist, wählen Sie am Telefon bitte die 112.
– Falls Sie wissen, wer JFK erschossen hat, wenden Sie sich bitte an das FBI.
– Falls Ihnen weder FBI, Alexa, Siri oder die Feuerwehr helfen können, melden Sie sich beim A-Team oder bei MacGyver.
– In allen anderen Fällen nutzen Sie diese Adresse: [email protected]

Besten Dank und beste Grüße
VORNAME NAME

Für Minimalisten

Nicht da. Von TT. bis TT.MM. Danach mehr.
Dein [NAME]

Für Nerds

Ihre Nachricht enthielt 12 Zeichen zu viel für unser Mail-System. Bitte formatieren Sie Ihre Nachricht neu und senden Sie diese nochmal.

Für Kurzurlauber

Habe Anzug und Krawatte gegen Badehose und Strandhemd eingetauscht. Bin für eine Woche weg und Montag zurück. Grüße aus [ORT].

Mit freundlichen Grüßen
VORNAME NACHNAME

Für Star-Wars-Fans

Deine E-Mail zu sehen, mein Herz auf’s Wärmste erfreut. Nun aber meinen Mail-Assistenten du liest.

Große Arbeit mir noch steht bevor. Deshalb zuerst noch in Urlaub fahren ich werde: Vom TT.MM bis TT.MM.JJJJ. Denn Stress – ein Pfad zur dunklen Seite er ist. Antworten nach meiner Rückkehr ich dir werde. Vorher aber nutze auch du die Zeit zur Muße, mein junger Padawan.

[Signatur]

Für Selbstironische

Ich bin derzeit nicht im Büro, sondern bei einem Vorstellungsgespräch. Ich melde mich bei Ihnen, falls ich die Stelle nicht bekomme. Bitte haben Sie in dem Fall Verständnis für meine schlechte Laune.

Gratis-eBook: Abwesenheitsnotizen – Vorlagen und Formulierungen

Abwesenheitsnachricht Notizen Tipps EbookSicher gibt es noch weitere Varianten, schließlich gibt es beim Formulieren solcher Abwesenheitsmails kein absolutes Richtig oder Falsch – solange die obigen Fragen des Empfängers beantwortet werden und alle sieben Informationen enthalten sind.

Falls Sie aber dennoch weitere Beispiele und Muster suchen: In unserem kostenlosen PDF finden Sie noch mehr Abwesenheitsnotizen und Formulierungen, die Sie universell einsetzen können. Einfach auf das Bild oder Link klicken und das Gratis-eBook herunterladen.

Video-Tipp: Abwesenheitsnotiz in Outlook anlegen

Nachdem Sie wissen, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz schreiben können, müssen Sie die in Ihrem Mail-Programm natürlich noch einrichten beziehungsweise aktivieren. Da die meisten Unternehmen Microsoft Outlook für ihren E-Mail-Verkehr nutzen, haben wir uns darauf konzentriert.

Im folgenden Video erfahren Sie, wie Sie ganz einfach eine Abwesenheitsnotiz in Outlook anlegen können:

Tipp zur Rückkehr: Verlängern Sie den Urlaub um 2 Tage

Wenn Sie schon dabei sind, in der Abwesenheitsnotiz ein Rückkehr-Datum zu nennen, dann verlängern Sie Ihren Urlaub doch offiziell ein wenig: Teilen Sie den Empfängern über den Abwesenheitsassistenten mit, dass Sie erst zwei Tage später zurückkehren als das tatsächlich der Fall ist.

Effekt: Sie haben mehr Zeit, um langsam wieder in den Job zu kommen, und Telefon und Posteingang bimmeln nach der Rückkehr nicht sofort wieder sturm.

Zugegeben, es gibt angebliche Kommunikationscoachs, die davon abraten. Angeblich, weil das Kunden an Ihrer Seriosität und Vertrauenswürdigkeit zweifeln lässt, falls Sie schon vorher ans Telefon gehen… Was für ein Blödsinn! Und reine Panikmache dazu.

Mal ehrlich: Welcher Kunde oder Geschäftspartner freut sich nicht darüber, dass Sie sich seines Anliegens oder Problems früher annehmen als gedacht – und eben doch schon erreichbar sind? Eben. Und selbst Chefs und Kollegen lassen sich entsprechend einweihen, wann Sie tatsächlich wieder da sind. Schließlich dient der Trick dazu, besser in den Job zurückzufinden. Das heißt ja nicht, dass Sie tatsächlich noch zwei Tage heimlichen Extra-Urlaub machen.

Viel wichtiger ist, dass Sie die automatische Abwesenheitsnotiz bei der tatsächlichen Rückkehr ins Büro ausschalten und damit auch offiziell wieder erreichbar sind.

[Bildnachweis: Luis Molinero by Shutterstock.com]
9. August 2018 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.

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