Abwesenheitsnotiz: Vorlagen, viele Formulierungen und Tipps

Wer im Job für einige Zeit nicht erreichbar ist, sollte eine automatische Abwesenheitsnotiz in seinem E-Mail-Account einrichten. Ob Dienstreise, Urlaub, Krankheit oder Feiertage: Der kompakte Text sagt Ihren Kontakten, wie lange Sie nicht erreichbar sind, was mit der E-Mail passiert und wer Sie vertritt. Obendrein hinterlassen Sie einen guten Eindruck und beweisen Höflichkeit und Professionalität. Tipps, was Sie in eine Abwesenheitsnotiz schreiben, wie Sie aufgebaut wird und welche Fehler Sie vermeiden sollten. Dazu erhalten Sie praktische Beispiele, Formulierungen und Vorlagen für verschiedene Situationen…

Abwesenheitsnotiz: Vorlagen, viele Formulierungen und Tipps

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Abwesenheitsnotiz schreiben: Inhalt

Die Abwesenheitsnotiz ist eine kurze, automatische Antwort auf E-Mails. Solange Sie die Funktion aktiviert haben, erhält sie jeder, der Ihnen eine Nachricht schreibt. Die meisten E-Mail-Programme bieten diese Option an. So können Sie Kunden, Kollegen oder andere Ansprechpartner wissen lassen, in welchem Zeitraum Sie nicht da sind und weder Anfragen noch Anliegen beantworten können. Viele Arbeitnehmer stehen dabei vor der Frage: Wie schreibe ich eine gute Abwesenheitsnotiz und welche Informationen kommen rein?

Grundsätzlich gilt: Ihre Abwesenheitsnotiz sollte sachlich formuliert, so kurz wie möglich sein und nur die nötigsten Informationen enthalten. Zur Formulierung einer guten Abwesenheitsnotiz gehören immer: ein aussagekräftiger Betreff, Anrede und Dank, der Abwesenheitszeitraum, was mit der Mail passiert, wer Sie in dringenden Fällen vertritt Abschluss und Gruß. Bei allem kommt es auf den richtigen Ton an. Flapsige und völlig unseriöse Nachrichten sind zu vermeiden. Eine Prise Humor kann in Ordnung sein, solange sich der Empfänger der Mail ernst genommen fühlt.

Abwesenheitsnotiz Aufbau: Schritt für Schritt erklärt

Bei Aufbau und Formulieren der Abwesenheitsnotiz können Sie sich an diesem klassischen Beispiel und Schema orientieren:

Abwesenheitsnotiz Beispiel Aufbau Muster Betreff Urlaub Formulierung Grafik

Betreff / Titel

Machen Sie dem Empfänger im Titel sofort klar, worum es geht: „Abwesenheitsnotiz“ (englisch: „Out of Office Message“). Solche Abwesenheitsbenachrichtigungen kennen nahezu alle. Die wichtigste Information ist damit schon im Betreff enthalten. Möglich sind auch Formulierungen wie „Danke für Ihre Nachricht“. Diese lassen aber nicht direkt durchblicken, worum es in der Abwesenheitsnotiz geht. Wir empfehlen deshalb, einen Titel zu verwenden, der sofort auf den Punkt kommt. Beispiele:

  • „Abwesenheitsnotiz“
  • „Im Urlaub – ich bitte um Geduld“
  • „Leider bin ich aktuell nicht erreichbar“

Anrede und Dank

Im ersten Satz der Abwesenheitsnotiz sollten Sie den Absender kurz und freundlich begrüßen. Gleichzeitig können Sie sich für die Nachricht bedanken. Das zeigt Ihre Wertschätzung. Auch wenn Sie gerade nicht erreichbar sind. Gute Formulierungen für die Anrede sind:

  • „Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht.“
  • „Hallo und herzlichen Dank für Ihre E-Mail.“
  • „Guten Tag. Vielen Dank, dass Sie versuchen, mich auf diesem Weg zu erreichen.“

Abwesenheitszeitraum

Eine der wichtigsten Informationen in der Abwesenheitsnotiz ist der Zeitraum und die Dauer, in der Sie nicht am Arbeitsplatz sind. Werden Sie bitte konkret und sagen Sie deutlich: Von wann bis wann sind Sie nicht erreichbar? Für den Empfänger der Abwesenheitsnotiz ist dies wichtig, um zu entscheiden, wie er weiter vorgehen möchte. Kann die Angelegenheit warten oder muss dringend mit einem anderen Kollegen gesprochen werden? Einen Grund, warum Sie nicht erreichbar sind, müssen Sie in der Abwesenheitsnotiz nicht angeben. Sie können es aber tun. Beispiele und Formulierungen:

  • „Vom 1. Juli bis zum 15. Juli bin ich leider nicht erreichbar.“
  • „Aktuell bin ich im Urlaub und deshalb zwischen dem 10. bis zum 25. September nicht zu erreichen.“
  • „Über Weihnachten machen wir Pause. Ich wünsche Ihnen und Ihren Angehörigen eine besinnliche Weihnachtszeit.“
  • „Im Zeitraum vom 5. November bis zum 10. November habe ich keinen Zugriff auf meine E-Mails und kann deshalb leider nicht auf Ihr Anliegen reagieren.“
  • „Ab Montag, den 22. April, bin ich wieder erreichbar.“

Behandlung der Nachricht

Der Empfänger der Abwesenheitsnotiz weiß jetzt, dass Sie im genannten Zeitraum nicht erreichbar sind. Doch was passiert mit seiner Nachricht in Ihrer Abwesenheit? Werden die E-Mails automatisch weitergeleitet? Lesen Sie die Mails, aber beantworten sie erst später? Klären Sie darüber auf! Beispiele:

  • „Ihre E-Mail wird automatisch an meinen Kollegen Max Mustermann weitergeleitet.“
  • „Um Vertraulichkeit und Datenschutz zu gewährleisten, kann Ihre Nachricht nicht weitergeleitet werden.“
  • „Ich bitte Sie um Verständnis, dass wir Ihre Nachricht leider nicht an einen anderen Mitarbeiter weiterleiten können.“
  • „Während meiner Abwesenheit werden alle E-Mails automatisch an meine Kollegin Susanne Schmidt weitergeleitet.“

Vertretung

Sollten Sie in Ihrer Abwesenheit vertreten werden, und ein Kollege übernimmt in dieser Zeit Ihre Aufgaben, sind in der Abwesenheitsnotiz unbedingt der Name und die Kontaktdaten des Ansprechpartners zu nennen. Die wichtigsten Fragen, die Sie in der Abwesenheitsnotiz beantworten sollten, sind: Wer vertritt Sie während der Urlaubszeit? Wie lässt sich Ihr Vertreter erreichen? Diese Beispiele zeigen mögliche Formulierungen:

  • „In meiner Abwesenheit werde ich von meiner Kollegin Tanja Weber vertreten, die Sie unter der Telefonnummer 01234/56789 und per Mail an tanja.weber@mail.com erreichen.“
  • „Für dringende Fragen, die nicht bis zu meiner Rückkehr warten können, wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Matthias Fischer. Seine Telefonnummer ist 0678/123456, per Mail erreichen Sie ihn unter m.fischer@online.de.“
  • „Meine Vertretung wird von Herrn Schuster übernommen, den Sie unter 09876/54321 werktags telefonisch zwischen 9 und 17 Uhr erreichen können.“

Rückkehr

Nützlich sind ebenso Informationen, wie Sie vorgehen, wenn Sie an Ihren Arbeitsplatz zurückkehren und wieder erreichbar sind. Der Empfänger Ihrer Abwesenheitsnotiz kann sich so darauf einstellen und entscheiden, ob er darauf wartet oder sich im Vorfeld an einen Kollegen wendet. Folgende Formulierungen eignen sich in der Abwesenheitsnotiz:

  • „Sobald ich wieder im Büro bin, werde ich alle eingegangenen Mails bearbeiten und komme dabei schnellstmöglich auf Sie zurück.“
  • „Mit meiner Antwort dürfen Sie ab dem Zeitpunkt meiner Rückkehr am 21. Oktober rechnen.“
  • „Sollten Sie nicht schon Kontakt mit meiner Vertretung aufgenommen haben, kontaktiere ich Sie gerne nach meiner Rückkehr.“

Internationalität

In vielen Unternehmen ist es Alltag, mit internationalen Kunden, Geschäftspartnern oder Kollegen aus dem Ausland zusammenzuarbeiten. Für diesen Fall ist es empfehlenswert, die Abwesenheitsnotiz auch in der entsprechenden Sprache zu erstellen. Mit Englisch sind Sie meist gut beraten. Sitzt ein großer Teil der Kunden beispielsweise in Spanien oder Frankreich, kann es sinnvoll sein, eine Abwesenheitsnotiz auf Spanisch oder Französisch zu erstellen.

Abschluss und Gruß

Den Abschluss bilden Grußformel und Ihr Name. Da Sie den abschließenden Gruß nicht individuell an den Empfänger anpassen können, sollte diese neutral formuliert werden. „Liebe Grüße“ können zu locker und persönlich wirken. Besser sind folgende Beispiele:

  • „Mit freundlichen Grüßen“
  • „Mit besten Grüßen“
  • „Viele Grüße“

Lesetipp: Denken Sie bei der Abwesenheitsnotiz auch an Ihre E-Mail-Signatur.

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Abwesenheitsnotizen: Muster, Beispiele + Formulierungen

Falls Sie sich mit dem Formulieren einer Abwesenheitsnotiz schwer tun, können Sie folgende Beispiele und Muster nutzen. Diese bitte stets individuell anpassen. Eine einfache Variante einer sachlichen wie aussagekräftigen Abwesenheitsnotiz könnte so lauten:

ABWESENHEITSNOTIZ

Danke, dass Sie mir schreiben. Leider habe ich zurzeit keinen Zugriff auf meine E-Mails – und zwar noch bis zum TT.MM.JJJJ.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Susann Mustermann, Sie erreichen sie per E-Mail unter s.mustermann@firma.de. Sie hilft Ihnen gerne und kompetent weiter.

Andernfalls werde ich Ihre Mail frühestens ab dem TT.MM.JJJJ beantworten können, sie wird nicht automatisch weitergeleitet. Ich danke für Ihr Verständnis.

Beste Grüße
NAME + SIGNATUR

Natürlich gibt es noch mehr Formulierungsbeispiele. Diese finden Sie im Folgenden…

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Formelle Abwesenheitsnotiz

ABWESENHEITSNOTIZ

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatische E-Mail. Mein Büro ist am 1. April wieder besetzt. In der Zwischenzeit kann ich Ihre Nachricht leider nicht lesen und beantworten.

In dringenden Fällen können Sie sich aber gerne an meinen Kollegen, Andreas Müller wenden. Er ist telefonisch erreichbar unter: 0 12 34 / 56 78 90 oder per E-Mail: andreas.mueller@firma.de. Ich danke für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
NAME + SIGNATUR

PS: Da Sie nicht wissen, wer diese automatische Out-of-office-Antwort bekommt, sollten Sie den Empfänger möglichst siezen. Ein flapsiger Duz-Ton kann auf potenzielle Geschäftspartner eher unseriös wirken.

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Unverbindliche Abwesenheitsnotiz

ABWESENHEITSNOTIZ

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Zu den Feiertagen gönnen wir uns eine kurze Auszeit und sind am TT.MM.JJJJ wieder für Sie da. Dann beantworten wir natürlich auch sofort Ihre E-Mail.

Bis dahin aber haben wir leider keinen Zugriff auf unser Postfach, sodass Sie mit einer persönlichen Antwort frühestens am TT.MM.JJJJ rechnen können. Diese Mail wird auch nicht automatisch weitergeleitet.

Wir bitten und danken für Ihr Verständnis.

Mit besten Grüßen
NAME + SIGNATUR

Abwesenheitsnotiz mit persönlichen Worten

Vielen Dank für Ihre Nachricht!

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Zum Jahresausklang und über die Weihnachtstage machen wir Pause. Wir sind am TT.MM.JJJJ wieder voller Elan für Sie da. Dann beantworten wir natürlich auch sofort Ihre E-Mail.

Bis dahin bitten wir um Geduld, die Mail wird nicht weitergeleitet.

Wir wünschen Ihnen und Ihren Angehörigen erholsame Feiertage – und kommen Sie gut ins neue Jahr!

Mit herzlichen Grüßen
NAME + SIGNATUR

Kunden-Abwesenheitsnotiz

ABWESENHEITSNOTIZ

Guten Tag und herzlichen Dank für Ihre E-Mail!

Leider bin ich erst wieder am TT.MM.JJJJ für Sie persönlich erreichbar.

Sie möchten nicht so lange warten? Dann hilft Ihnen gerne meine Kollegin Susanne Mustermann weiter. Sie erreichen Sie per Mail unter s.mustermann@firma.de oder telefonisch unter: 0 12 34 / 56 78 90.

Ich bitte, die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen und verbleibe

Mit freundlichen Grüßen
NAME + SIGNATUR

Abwesenheitsnotiz für Feiertage

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Wegen der Feiertage ist das Büro zurzeit nicht besetzt. Ab dem 27. Dezember bin ich für Sie wieder erreichbar. In der Zwischenzeit werden E-Mails nicht gelesen und nicht weitergeleitet. Ich bitte um Verständnis.

Wir wünschen frohe Feiertage!
NAME + Signatur

Abwesenheitsnotiz bei Elternzeit oder längerer Krankheit

Sehr geehrte Damen und Herren,

haben Sie vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider bin ich aus persönlichen Gründen für längere Zeit nicht erreichbar. Meine E-Mails werden leider nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen daher in der Zwischenzeit an meine Vertretung: Monika Muster (m.muster@firma.de, Tel. 0123 / 456 78 90). Ich danke für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
NAME + Signatur

Abwesenheitsnotiz bei Kündigung

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Mail. Am TT.MM.JJJJ habe ich das Unternehmen verlassen und kann Ihre Nachricht daher nicht mehr beantworten. Bitte wenden Sie sich an meinen Nachfolger: Max Muster (m.muster@firma.de, Tel. 0123 / 456 78 90) oder senden Sie Ihre E-Mail an info@firma.de, da diese Mail nicht automatisch weitergeleitet wird.

Mit freundlichen Grüßen
NAME + Signatur

Abwesenheitsnotiz auf Englisch

Wer in einem internationalen Unternehmen arbeitet oder weltweit mit Kunden und Partnern korrespondiert, sollte seine Abwesenheitsnotiz auch durch eine englischsprachige Variante ergänzen. Das unterstreicht noch einmal die Dienstleistungsmentalität und ist einfach höflicher. Hier ein mögliches Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch:

OUT OF OFFICE MESSAGE

Thank you for your message.

Please note that I am currently out of office with no access to my e-mails. I’m back on TT.MM.JJJJ and will answer your mail as quickly as possible.

In urgent cases or if you need immediate assistance, please contact my colleague Susann Mustermann (phone: 0123-4566789; e-mail: s.mustermann@firma.de). Please notice that your message will not be forwarded automatically.

Thank you very much.

Best regards
NAME + SIGNATUR

Lustige Abwesenheitsnotizen

Die folgenden Formulierungsbeispiele für lustige Abwesenheitsnotizen sind bitte mit Vorsicht zu genießen. Solche Vorlagen und Muster müssten zum Unternehmen und dessen Kultur passen, sonst kann das schnell nach hinten losgehen und peinlich werden. Wenn es aber passt, kann Humor auch mal eine schöne Abwechslung sein:

Für Detailverliebte

Hallo,

ich bin zurzeit nicht im Büro und werde erst wieder am TT.MM.JJJJ zu erreichen sein. Bis dahin:

– Falls Sie Fragen an das Leben oder eine Sinnkrise haben, wenden Sie sich bitte an Alexa, Siri, Cortana.
– Falls dies ein Notfall ist, wählen Sie am Telefon bitte die 112.
– Falls Sie wissen, wer JFK erschossen hat, wenden Sie sich bitte an das FBI.
– Falls Ihnen weder FBI, Alexa, Siri oder die Feuerwehr helfen können, melden Sie sich beim A-Team oder bei MacGyver.
– In allen anderen Fällen nutzen Sie diese Adresse: VERTRETUNG@firma.de.

Besten Dank und beste Grüße
VORNAME NAME

Für Minimalisten

Nicht da. Von TT. bis TT.MM. Danach mehr.
Dein [NAME]

Für Kurzurlauber

Habe Anzug und Krawatte gegen Badehose und Strandhemd eingetauscht. Bin für eine Woche weg und Montag zurück. Grüße aus [ORT].

Mit freundlichen Grüßen
VORNAME NACHNAME

Für Selbstironische

Ich bin derzeit nicht im Büro, sondern bei einem Vorstellungsgespräch. Ich melde mich bei Ihnen, falls ich die Stelle nicht bekomme. Bitte haben Sie in dem Fall Verständnis für meine schlechte Laune.

Downoload: Kostenlose Vorlagen zur Abwesenheitsnotiz

Falls Sie noch weitere Beispiele und Muster für die Abwesenheitsnotiz suchen: Hier können Sie sich ein eBook (PDF) mit weiteren Beispielen und Formulierungen kostenlos herunterladen:

Download Abwesenheitsnotizen


Abwesenheitsnotiz Fehler

So ziemlich jedes E-Mail-Programm bietet heute die Funktion eines sogenannten Abwesenheitsassistenten (oder „Autoreply-Funktion“) an. Das heißt: Jede eingehende Mail wird automatisch mit einer vorformulierten Nachricht beantwortet. Allerdings trifft man – gerade in der Urlaubszeit – dabei immer wieder auf Varianten, die alles andere als höflich sind und bei Chef, Kollegen oder Kunden nicht den besten Eindruck hinterlassen. Hier einige Beispiele:

  • „Ab sofort bin ich im Urlaub und lese keine Mails mehr.“
  • „Bin bis zum TT.MM.JJJJ im Urlaub. Alle Mails, die bis dahin auflaufen, werden gelöscht.“
  • „Sorry, bin die nächsten zwei Wochen am Pool und trinke Cocktails. Sie erreichen mich erst wieder am TT.MM.JJJJ!“
  • „Ich bin dann mal weg.“

Sicher fallen Ihnen auf Anhieb noch weitere provokante Formulierungen ein. Allen gemein ist, dass sie so gar nicht lustig sind, sondern eher gemein und auch kaum nützliche Informationen enthalten. So also geht es mit der Abwesenheitsnotiz schon mal nicht. Das gilt im Übrigen auch für pseudo-witzige Sprüche vom Typ:

Vielen Dank für ihre E-Mail. Ihre EC-Karte wurde für die ersten zehn Worte mit 5,99 Euro belastet sowie mit 1,99 Euro für jedes weitere Wort.

Ebenso wenig empfehlenswert ist es, die eigene Handynummer anzugeben, die aber bitte nur in „dringenden Fällen“ zu nutzen ist, Motto:

Ich bin vom TT. bis TT.MM. auf Dienstreise und lese meine E-Mails daher nur sporadisch. In dringenden Fällen erreichen Sie mich aber unter der Telefonnummer…

Ein klassisches Eigentor. Natürlich empfindet jeder sein Anliegen als „dringend“. Tipp: Entfernen Sie die Handynummer daher besser auch aus der Signatur, wenn Sie dieses Smartphone mitnehmen und nur für Chef oder Kollegen erreichbar bleiben wollen.

5 Tipps für die Abwesenheitsnotiz

Diese Beispiele kommen leider trotzdem häufig vor. Damit Ihnen ein peinlicher und ärgerlicher Fauxpas erspart bleibt, können Sie einige Tipps zur Abwesenheitsnotiz beherzigen:

  1. Testen Sie die Funktion der Abwesenheitsnotiz
    Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz einstellen, sollten Sie unbedingt prüfen, ob diese auch wirklich funktioniert. Schicken Sie sich selbst eine E-Mail von einem anderen Postfach oder bitten Sie einen Kollegen, kurz eine Testnachricht zu schicken. So sehen Sie, ob die Abwesenheitsnotiz wirklich aktiviert ist und an den Absender übermittelt wird.
  2. Verzichten Sie auf Urlaubsdetails
    Wohin Sie verreisen und was Sie dort tun, sind nette Anekdoten für den nächsten gemeinsamen Plausch beim Kaffee – gehören aber nicht in eine Abwesenheitsnotiz. Hier geht es um die Kernaussagen „Ich bin leider nicht da“ und die wichtigsten Informationen drumherum.
  3. Vergessen Sie die Signatur nicht
    Nicht nur in normalen Mails, sondern auch bei Abwesenheitsnotizen sollten Sie eine Signatur verwenden. Das wirkt professionell und fasst noch einmal die wichtigsten Kontaktinformationen zusammen.
  4. Achten Sie auf Rechtschreibfehler
    Fehler passieren, doch sollten Sie großen Wert darauf legen, dass sich keine Rechtschreibfehler in Ihre Abwesenheitsnotiz schleichen. Sorgfalt ist oberstes Gebot. Unnötige Tippfehler machen eher den Eindruck: Hier was jemand schon vorher in Urlaubsstimmung.
  5. Denken Sie an den Leser
    Beim Erstellen der Abwesenheitsnotiz sollten Sie stets eine Frage im Hinterkopf haben: Wer liest die Nachricht? Geht es nur um Kollegen, muss es weniger förmlich sein. Sind es hingegen Kunden oder potenzielle Geschäftspartner, muss das auch die Abwesenheitsnotiz widerspiegeln. Je unterschiedlicher die möglichen Empfänger der Nachricht sind, desto förmlicher und allgemeiner sollten Sie diese formulieren. Dann sind Sie immer auf der sicheren Seite.

Tipps zur Rückkehr

Wenn Sie schon dabei sind, in der Abwesenheitsnotiz ein Rückkehr-Datum zu nennen, dann verlängern Sie Ihren Urlaub offiziell ein wenig: Teilen Sie den Empfängern über den Abwesenheitsassistenten mit, dass Sie erst ein bis zwei Tage später zurückkehren als das tatsächlich der Fall ist. Effekt: Sie haben mehr Zeit, um langsam wieder in den Job zu kommen, und Telefon und Posteingang bimmeln nach der Rückkehr nicht sofort sturm.

Zugegeben, es gibt Kommunikationscoachs, die davon abraten. Angeblich, weil das Kunden an Ihrer Seriosität und Vertrauenswürdigkeit zweifeln lässt, falls Sie schon vorher ans Telefon gehen… Blödsinn! Und reine Panikmache. Welcher Kunde oder Geschäftspartner freut sich nicht darüber, dass Sie sich seines Anliegens oder Problems früher annehmen als gedacht – und schon erreichbar sind? Eben. Und selbst Chefs und Kollegen lassen sich entsprechend einweihen, wann Sie tatsächlich wieder da sind. Schließlich dient der Trick nur dazu, besser in den Job zurückzufinden. Das heißt ja nicht, dass Sie tatsächlich zwei Tage heimlichen Extra-Urlaub machen.

Viel wichtiger ist, dass Sie die automatische Abwesenheitsnotiz bei der Rückkehr ins Büro ausschalten und damit offiziell wieder erreichbar sind.

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[Bildnachweis: Julia Tim by Shutterstock.com]

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3. Mai 2021 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.

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