Abwesenheitsnotiz: Vorlagen, viele Formulierungen und Tipps

Im Job sind Sie ständig erreichbar, antworten schnell und stehen zur Verfügung. Bevor Sie in den wohlverdienten Urlaub starten, muss deshalb eine Abwesenheitsnotiz erstellt und eingerichtet werden. Nur so wissen Kunden und Kollegen, dass Sie gerade nicht erreichbar sind. Das gebietet schon die Höflichkeit – und natürlich die Professionalität. Aber was schreibt man in eine Abwesenheitsnotiz? Was ist der angemessene Ton für solch eine automatisierte E-Mail-Antwort?

Die richtige Formulierung ist entscheidend: Sie müssen alle wichtigen Informationen vermitteln, einen guten Eindruck hinterlassen und einige Fehler vermeiden, die sich immer wieder in die Abwesenheitsnotiz einschleichen. Hier erfahren Sie, wie eine Abwesenheitsnotiz aufgebaut wird – mit zahlreichen Beispielen, Formulierungen und Vorlagen für verschiedene Situationen…

Abwesenheitsnotiz: Vorlagen, viele Formulierungen und Tipps

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Abwesenheitsnotiz schreiben: Inhalt

Die Abwesenheitsnotiz ist eine kurze, automatische Antwort auf E-Mails, die an jeden geschickt wird, der Ihnen eine Mail schreibt. E-Mail Programme bieten eine solche Option an. So können Sie Kunden, Kollegen oder andere Ansprechpartner wissen lassen, dass Sie für eine gewisse Zeit nicht da sind und entsprechend keine Anfragen oder Anliegen beantworten können.

Viele Arbeitnehmer stehen dabei vor der Frage: Wie schreibe ich eine gute Abwesenheitsnotiz und was kommt an Informationen rein?

Bei einer gelungenen Abwesenheitsnotiz kommt es auf den Inhalt und den richtigen Ton. Flapsige und völlig unseriöse Nachrichten gilt es zu vermeiden. Eine Prise Humor kann in Ordnung sein, solange sich der Empfänger dieser Mail immer noch ernst genommen fühlt.

Grundsätzlich gilt: Ihre Abwesenheitsnotiz sollte sachlich formuliert sein, gleichzeitig aber auch so kurz wie möglich und daher nur die nötigsten Informationen enthalten. Zur Formulierung einer guten Abwesenheitsnotiz gehören immer folgende Informationen, für die wir Ihnen immer gleich Beispiele und Formulierungsmöglichkeiten geben:

Betreff

Machen Sie dem Empfänger im Titel sofort klar, worum es geht. Abwesenheitsbenachrichtigungen kennen die meisten schon und wissen, was sie darunter zu verstehen haben. So ist die wichtigste Information gleich im Betreff enthalten. Möglich sind auch Formulierungen wie etwa Danke für Ihre Nachricht – diese lassen jedoch noch nicht direkt durchblicken, worum es in der Abwesenheitsnotiz wirklich geht. Wir empfehlen deshalb, einen Titel zu verwenden, der sofort auf den Punkt kommt. Mögliche Beispiele sind…

  • Abwesenheitsnotiz
  • Out of Office Message
  • Ich bitte um etwas Geduld
  • Leider bin ich aktuell nicht erreichbar

Anrede und Dank

Im ersten Satz Ihrer Abwesenheitsnotiz sollten Sie den Absender kurz und freundlich begrüßen. Gleichzeitig können Sie sich gleich hiern für die Nachricht bedanken. Das zeigt Ihre Wertschätzung, auch wenn Sie gerade nicht erreichbar sind. Einige Formulierungen für die Anrede in der Abwesenheitsnotiz sind…

  • Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht.
  • Hallo und herzlichen Dank für Ihre E-Mail.
  • Guten Tag. Vielen Dank, dass Sie versuchen, mich auf diesem Weg zu erreichen.

Abwesenheitszeitraum

Eine der wichtigsten Informationen in Ihrer Abwesenheitsnotiz ist der Zeitraum und die Dauer, in der Sie nicht am Arbeitsplatz sind. Werden Sie dabei konkret und sagen Sie ganz deutlich: Von wann bis wann sind Sie nicht erreichbar? Für den Empfänger der Abwesenheitsnotiz ist dies wichtig, um zu entscheiden, wie er weiter vorgehen möchte. Kann die Angelegenheit warten oder muss dringend mit einem anderen Kollegen gesprochen werden? Einen konkreten Grund, warum Sie nicht erreichbar sind, müssen Sie in der Abwesenheitsnotiz hingegen nicht unbedingt angeben. Sie können dies aber tun, falls Sie es wollen. Auch für diesen Teil der Abwesenheitsnotiz haben wir einige Beispielformulierungen:

  • Vom 1. Juli bis zum 15. Juli bin ich leider nicht erreichbar.
  • Aktuell bin ich im Urlaub und deshalb zwischen dem 10. bis zum 25. September nicht zu erreichen.
  • Im Zeitraum vom 5. November bis zum 10. November habe ich keinen Zugriff auf meine E-Mails und kann deshalb leider nicht auf Ihr Anliegen reagieren.
  • Ab Montag, den 22. April, bin ich wieder erreichbar.

Behandlung der Nachricht

Nun ist der Empfänger der Abwesenheitsnotiz darüber informiert, dass Sie im genannten Zeitraum nicht erreichbar sind. Doch was passiert mit den Nachrichten, die Sie in Ihrer Abwesenheit erhalten? Werden diese automatisch weitergeleitet? Lesen Sie die Mails und bearbeiten den Inhalt erst später? Klären Sie darüber auf. Hier einige Beispiele…

  • Ihre E-Mail wird automatisch an meinen Kollegen Max Mustermann weitergeleitet.
  • Um Vertraulichkeit und Datenschutz zu gewährleisten, kann Ihre Nachricht nicht weitergeleitet werden.
  • Ich bitte Sie um Verständnis, dass wir Ihre Nachricht leider nicht an einen anderen Mitarbeiter weiterleiten können.
  • Während meiner Abwesenheit werden alle E-Mails automatisch an meine Kollegin Susanne Schmidt weitergeleitet.

Vertretung

Sollten Sie in Ihrer Abwesenheit vertreten werden und ein Kollege übernimmt in dieser Zeit Ihre Aufgaben, sind in der Abwesenheitsnotiz unbedingt der Name und die Kontaktdaten dieses Ansprechpartners zu nennen. Die wichtigsten Fragen, die Sie in der Abwesenheitsnotiz beantworten sollten, sind dabei: Wer vertritt Sie während der Urlaubszeit und wie lässt sich Ihr Vertreter erreichen? Diese Beispiele zeigen mögliche Formulierungen:

  • In meiner Abwesenheit werde ich von meiner Kollegin Tanja Weber vertreten, die Sie unter der Telefonnummer 01234/56789 und per Mail an tanja.weber@mail.com erreichen.
  • Für dringende Fragen, die nicht bis zu meiner Rückkehr warten können, wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Matthias Fischer. Seine Telefonnummer ist 5678/1234, per Mail erreichen Sie ihn unter m.fischer@online.de
  • Meine Vertretung wird von Herrn Schuster übernommen, den Sie unter 9876/54321 werktags telefonisch zwischen 9 und 17 Uhr erreichen können.

Rückkehr

Nützlich ist eine Information in der Abwesenheitsnotiz, wie Sie vorgehen, wenn Sie an den Arbeitsplatz zurückkehren und wieder erreichbar sind. Dann kann der Empfänger Ihrer Abwesenheitsnotiz sich darauf einstellen und entscheiden, ob er darauf wartet oder sich im Vorfeld an einen Kollegen wendet. Folgende Formulierungen sind denkbar…

  • Sobald ich wieder im Büro bin, werde ich alle eingegangenen Mails bearbeiten und komme dabei schnellstmöglich auf Sie zurück.
  • Mit meiner Antwort dürfen Sie ab dem Zeitpunkt meiner Rückkehr am 21. Oktober rechnen.
  • Sollten Sie nicht schon Kontakt mit meiner Vertretung aufgenommen haben, kontaktiere ich Sie gerne nach meiner Rückkehr.

Internationalität

In vielen Unternehmen ist es Alltag, mit internationalen Kunden, Geschäftspartnern oder auch Kollegen aus dem Ausland zusammenzuarbeiten. Für diesen Fall ist es empfehlenswert, die Abwesenheitsnotiz auch in der entsprechenden Sprache zu erstellen. Mit Englisch sind Sie dabei natürlich immer gut beraten, wenn ein großer Teil der Kunden aber beispielsweise in Spanien oder Frankreich sitzt, kann es sinnvoll sein, eine Abwesenheitsnotiz auf Spanisch oder Französisch zu erstellen.

Abschluss und Gruß

Den Abschluss bilden Grußformel und Name. Da Sie den abschließenden Gruß nicht individuell an den Empfänger anpassen können, sollte diese eher neutral gehalten werden. Ein Liebe Grüße kann beispielsweise zu locker und persönlich sein. Einige Beispiele sind…

  • Mit freundlichen Grüßen
  • Mit besten Grüßen
  • Viele Grüße

Bei Aufbau und Formulieren der Abwesenheitsnotiz können Sie sich zudem an diesem klassischen Beispiel und Schema Schritt für Schritt orientieren…

Abwesenheitsnotiz Beispiel Aufbau Muster Betreff Urlaub Formulierung Grafik

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Abwesenheitsnotiz: Muster, Beispiele + Formulierungen

Falls Sie sich mit dem Formulieren einer Abwesenheitsnotiz schwer tun, können Sie auch gerne folgende Beispiele und Muster nutzen, die Sie natürlich hier und da individuell anpassen sollten.

Eine einfache Variante einer ebenso sachlichen wie hilfreichen Abwesenheitsnotiz könnte so lauten:


ABWESENHEITSNOTIZ

Danke, dass Sie mir schreiben. Leider habe ich zurzeit keinen Zugriff auf meine E-Mails – und zwar noch bis zum TT.MM.JJJJ.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Susann Mustermann, Sie erreichen sie per E-Mail unter s.mustermann@firma.de. Sie hilft Ihnen gerne und kompetent weiter.

Andernfalls werde ich Ihre Mail frühestens ab dem TT.MM.JJJJ beantworten können, sie wird nicht automatisch weitergeleitet. Ich danke für Ihr Verständnis.

Beste Grüße
NAME + SIGNATUR



Natürlich gibt es noch mehr Formulierungsbeispiele. Diese finden Sie im Folgenden…

Formelle Abwesenheitsnotiz


ABWESENHEITSNOTIZ

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatische E-Mail. Mein Büro ist am 1. April wieder besetzt. In der Zwischenzeit kann ich Ihre Nachricht leider nicht lesen und beantworten.

In dringenden Fällen können Sie sich aber gerne an meinen Kollegen, Andreas Müller wenden. Er ist telefonisch erreichbar unter: 0 12 34 / 56 78 90 oder per E-Mail: andreas.mueller@firma.de. Ich danke für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
NAME + SIGNATUR



PS: Da Sie nicht wissen, wer diese automatische Out-of-office-Antwort bekommt, sollten Sie den Empfänger möglichst siezen. Ein flapsiger Duz-Ton kann auf potenzielle Geschäftspartner eher unseriös wirken.

Unverbindliche Abwesenheitsnotiz


ABWESENHEITSNOTIZ

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Zu den Feiertagen gönnen wir uns eine kurze Auszeit und sind am TT.MM.JJJJ wieder für Sie da. Dann beantworten wir natürlich auch sofort Ihre E-Mail.

Bis dahin aber haben wir leider keinen Zugriff auf unser Postfach, sodass Sie mit einer persönlichen Antwort frühestens am TT.MM.JJJJ rechnen können. Diese Mail wird auch nicht automatisch weitergeleitet.

Wir bitten und danken für Ihr Verständnis.

Mit besten Grüßen
NAME + SIGNATUR


Abwesenheitsnotiz mit persönlichen Worten


Vielen Dank für Ihre Nachricht!

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Zum Jahresausklang und über die Weihnachtstage machen wir Pause. Wir sind am TT.MM.JJJJ wieder voller Elan für Sie da. Dann beantworten wir natürlich auch sofort Ihre E-Mail.

Bis dahin bitten wir um Geduld, die Mail wird nicht weitergeleitet.

Wir wünschen Ihnen und Ihren Angehörigen erholsame Feiertage – und kommen Sie gut ins neue Jahr!

Mit herzlichen Grüßen
NAME + SIGNATUR


Kunden-Abwesenheitsnotiz


ABWESENHEITSNOTIZ

Guten Tag und herzlichen Dank für Ihre E-Mail!

Leider bin ich erst wieder am TT.MM.JJJJ für Sie persönlich erreichbar.

Sie möchten nicht so lange warten? Dann hilft Ihnen gerne meine Kollegin Susanne Mustermann weiter. Sie erreichen Sie per Mail unter s.mustermann@firma.de oder telefonisch unter: 0 12 34 / 56 78 90.

Ich bitte, die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen und verbleibe

Mit freundlichen Grüßen
NAME + SIGNATUR


Abwesenheitsnotiz auf Englisch

Wer in einem internationalen Unternehmen arbeitet oder weltweit mit Kunden und Partnern korrespondiert, sollte seine Abwesenheitsnotiz auch durch eine englischsprachige Variante ergänzen. Das unterstreicht noch einmal die Dienstleistungsmentalität und ist einfach höflicher. Hier ein mögliches Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch:


OUT OF OFFICE MESSAGE

Thank you for your message.

Please note that I am currently out of office with no access to my e-mails. I’m back on TT.MM.JJJJ and will answer your mail as quickly as possible.

In urgent cases or if you need immediate assistance, please contact my colleague Susann Mustermann (phone: 0123-4566789; e-mail: s.mustermann@firma.de). Please notice that your message will not be forwarded automatically.

Thank you very much.

Kind regards
NAME + SIGNATUR


Lustige Abwesenheitsnotizen

Die folgenden Formulierungsbeispiele für lustige Abwesenheitsnotizen sind bitte mit Vorsicht zu genießen. Solche Vorlagen und Muster müssten zum Unternehmen und dessen Kultur passen, sonst kann das schnell nach hinten losgehen und peinlich werden. Wenn es aber passt, kann Humor auch mal eine schöne Abwechslung sein:

Für Detailverliebte


Hallo,

ich bin zurzeit nicht im Büro und werde erst wieder am TT.MM.JJJJ zu erreichen sein. Bis dahin:

– Falls Sie Fragen an das Leben oder eine Sinnkrise haben, wenden Sie sich bitte an Alexa, Siri, Cortana.
– Falls dies ein Notfall ist, wählen Sie am Telefon bitte die 112.
– Falls Sie wissen, wer JFK erschossen hat, wenden Sie sich bitte an das FBI.
– Falls Ihnen weder FBI, Alexa, Siri oder die Feuerwehr helfen können, melden Sie sich beim A-Team oder bei MacGyver.
– In allen anderen Fällen nutzen Sie diese Adresse: VERTRETUNG@firma.de.

Besten Dank und beste Grüße
VORNAME NAME



Für Minimalisten


Nicht da. Von TT. bis TT.MM. Danach mehr.
Dein [NAME]



Für Kurzurlauber


Habe Anzug und Krawatte gegen Badehose und Strandhemd eingetauscht. Bin für eine Woche weg und Montag zurück. Grüße aus [ORT].

Mit freundlichen Grüßen
VORNAME NACHNAME



Für Selbstironische


Ich bin derzeit nicht im Büro, sondern bei einem Vorstellungsgespräch. Ich melde mich bei Ihnen, falls ich die Stelle nicht bekomme. Bitte haben Sie in dem Fall Verständnis für meine schlechte Laune.



Downoload: Kostenlose Vorlagen zur Abwesenheitsnotiz

Falls Sie noch weitere Beispiele und Muster für die Abwesenheitsnotiz suchen: Hier können Sie sich ein eBook (PDF) mit weiteren Beispielen und Formulierungen kostenlos herunterladen:

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Abwesenheitsnotiz Fehler

So ziemlich jedes E-Mail-Programm bietet heute die Funktion eines sogenannten Abwesenheitsassistenten (oder „Autoreply-Funktion“) an. Das heißt: Jede eingehende Mail wird automatisch mit einer vorformulierten Nachricht beantwortet. Allerdings trifft man – gerade in der Urlaubszeit – dabei immer wieder auf Varianten, die alles andere als höflich sind und bei Chef, Kollegen oder Kunden nicht den besten Eindruck hinterlassen. Hier einige Beispiele:

  • „Ab sofort bin ich im Urlaub und lese keine Mails mehr.“
  • „Bin bis zum TT.MM.JJJJ im Urlaub. Alle Mails, die bis dahin auflaufen, werden gelöscht.“
  • „Sorry, bin die nächsten zwei Wochen am Pool und trinke Cocktails. Sie erreichen mich erst wieder am TT.MM.JJJJ!“
  • „Ich bin dann mal weg.“

Sicher fallen Ihnen auf Anhieb noch weitere provokante Formulierungen ein. Allen gemein ist, dass sie so gar nicht lustig sind, sondern eher gemein und auch kaum nützliche Informationen enthalten. So also geht es mit der Abwesenheitsnotiz schon mal nicht. Das gilt im Übrigen auch für pseudo-witzige Sprüche vom Typ:

Vielen Dank für ihre E-Mail. Ihre EC-Karte wurde für die ersten zehn Worte mit 5,99 Euro belastet sowie mit 1,99 Euro für jedes weitere Wort.

Ebenso wenig empfehlenswert ist es, die eigene Handynummer anzugeben, die aber bitte nur in „dringenden Fällen“ zu nutzen ist, Motto:

Ich bin vom TT. bis TT.MM. auf Dienstreise und lese meine E-Mails daher nur sporadisch. In dringenden Fällen erreichen Sie mich aber unter der Telefonnummer…

Ein klassisches Eigentor. Natürlich empfindet jeder sein Anliegen als „dringend“. Tipp: Entfernen Sie die Handynummer daher besser auch aus der Signatur, wenn Sie dieses Smartphone mitnehmen und nur für Chef oder Kollegen erreichbar bleiben wollen.

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5 Tipps für die Abwesenheitsnotiz

Diese Beispiele kommen leider trotzdem häufig vor. Damit Ihnen ein peinlicher und ärgerlicher Fauxpas erspart bleibt, können Sie einige Tipps zur Abwesenheitsnotiz beherzigen:

  1. Testen Sie die Funktion der Abwesenheitsnotiz
    Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz einstellen, sollten Sie unbedingt prüfen, ob diese auch wirklich funktioniert. Schicken Sie sich selbst eine E-Mail von einem anderen Postfach oder bitten Sie einen Kollegen, kurz eine Testnachricht zu schicken. So sehen Sie, ob die Abwesenheitsnotiz wirklich aktiviert ist und an den Absender übermittelt wird.
  2. Verzichten Sie auf Urlaubsdetails
    Wohin Sie verreisen und was Sie dort tun, sind nette Anekdoten für den nächsten gemeinsamen Plausch beim Kaffee – gehören aber nicht in eine Abwesenheitsnotiz. Hier geht es um die Kernaussagen Ich bin leider nicht da und die wichtigsten Informationen drumherum.
  3. Vergessen Sie die Signatur nicht
    Nicht nur in normalen Mails, sondern auch bei Abwesenheitsnotizen sollten Sie eine Signatur verwenden. Das wirkt professionell und fasst noch einmal die wichtigsten Kontaktinformationen zusammen.
  4. Achten Sie auf Rechtschreibfehler
    Fehler passieren, doch sollten Sie großen Wert darauf legen, dass sich keine Rechtschreibfehler in Ihre Abwesenheitsnotiz schleichen. Sorgfalt ist oberstes Gebot. Unnötige Tippfehler machen eher den Eindruck: Hier was jemand schon vorher in Urlaubsstimmung.
  5. Denken Sie an den Leser
    Beim Erstellen der Abwesenheitsnotiz sollten Sie stets eine Frage im Hinterkopf haben: Wer liest die Nachricht? Geht es nur um Kollegen, muss es weniger förmlich sein. Sind es hingegen Kunden oder potenzielle Geschäftspartner, muss das auch die Abwesenheitsnotiz widerspiegeln. Je unterschiedlicher die möglichen Empfänger der Nachricht sind, desto förmlicher und allgemeiner sollten Sie diese formulieren. Dann sind Sie immer auf der sicheren Seite.
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Tipps zur Rückkehr

Wenn Sie schon dabei sind, in der Abwesenheitsnotiz ein Rückkehr-Datum zu nennen, dann verlängern Sie Ihren Urlaub doch offiziell ein wenig: Teilen Sie den Empfängern über den Abwesenheitsassistenten mit, dass Sie erst zwei Tage später zurückkehren als das tatsächlich der Fall ist. Effekt: Sie haben mehr Zeit, um langsam wieder in den Job zu kommen, und Telefon und Posteingang bimmeln nach der Rückkehr nicht sofort wieder sturm.

Zugegeben, es gibt (angebliche) Kommunikationscoachs, die davon abraten. Angeblich, weil das Kunden an Ihrer Seriosität und Vertrauenswürdigkeit zweifeln lässt, falls Sie schon vorher ans Telefon gehen… Was für ein Blödsinn! Und reine Panikmache dazu. Welcher Kunde oder Geschäftspartner freut sich nicht darüber, dass Sie sich seines Anliegens oder Problems früher annehmen als gedacht – und eben doch schon erreichbar sind? Eben. Und selbst Chefs und Kollegen lassen sich entsprechend einweihen, wann Sie tatsächlich wieder da sind. Schließlich dient der Trick dazu, besser in den Job zurückzufinden. Das heißt ja nicht, dass Sie tatsächlich noch zwei Tage heimlichen Extra-Urlaub machen.

Viel wichtiger ist, dass Sie die automatische Abwesenheitsnotiz bei der tatsächlichen Rückkehr ins Büro ausschalten und damit auch offiziell wieder erreichbar sind.

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[Bildnachweis: Julia Tim by Shutterstock.com]
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18. August 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


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