E-Mail-Signatur erstellen: Vorlagen + Pflichtangaben

E-Mail-Signatur erstellen: Vorlagen und Beispiele

Eine E-Mail-Signatur ist ein Textblock am Ende einer Nachricht, der automatisch vom E-Mail-Programm eingefügt wird. Sie enthält die wichtigsten Informationen zum Absender und erspart Ihnen, Name, Telefonnummer oder Unternehmensdaten jedes Mal neu einzutippen. Eine gute Signatur ist übersichtlich, professionell und lässt sich auf dem Smartphone ebenso gut lesen wie am Computer.

Die folgenden kostenlosen Vorlagen können Sie direkt kopieren, mit Ihren Daten ergänzen und in Ihrem E-Mail-Programm speichern.

Geschäftliche E-Mail-Signatur: Vorlage

Für Angestellte eignet sich eine kompakte Signatur mit Name, Funktion, Unternehmen und Kontaktdaten. Bei geschäftlichen E-Mails mit Pflichtangaben ergänzen Sie die rechtlichen Unternehmensinformationen.

Das Muster enthält die typischen Angaben einer GmbH. Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Unternehmensdaten und passen Sie die Pflichtangaben an die tatsächliche Rechtsform an. Weitere Beispiele finden Sie im Abschnitt zu den gesetzlichen Anforderungen.

Private E-Mail-Signatur: Vorlage

Privatpersonen benötigen keine geschäftlichen Pflichtangaben. Hier genügen Name und eine Kontaktmöglichkeit. Eine ausführliche Signatur ist nicht nötig.

Auch bei einer E-Mail-Bewerbung empfehlen wir eine schlichte Signatur mit vollständigem Namen, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Verzichten Sie dafür auf private Sinnsprüche, bunte Symbole und Social-Media-Profile ohne beruflichen Bezug (Linkedin ist aber okay).

Beispiel für eine E-Mail-Signatur mit Logo

Ein Firmenlogo stärkt die Wiedererkennbarkeit. Es sollte jedoch klein bleiben und die Kontaktdaten nicht verdrängen. Unser Beispiel zeigt, wie sich die Informationen übersichtlich anordnen lassen:

E-Mail-Signatur in Outlook, Gmail und Thunderbird einrichten

Sie können eine E-Mail-Signatur direkt in Ihrem Mailprogramm erstellen und automatisch unter neue Nachrichten setzen. Viele Programme erlauben unterschiedliche Signaturen für neue E-Mails, Antworten und Weiterleitungen.

E-Mail-Signatur in Outlook erstellen

Im neuen Outlook für Windows und in Outlook im Web richten Sie die Signatur über die Kontoeinstellungen ein:

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf „Einstellungen“.
2. Wählen Sie „Konten“ und anschließend „Signaturen“.
3. Wählen Sie das gewünschte E-Mail-Konto und fügen Sie eine neue Signatur hinzu.
4. Kopieren Sie Ihre Vorlage in das Textfeld und formatieren Sie diese nach Wunsch.
5. Legen Sie fest, ob Outlook die Signatur bei neuen Nachrichten sowie Antworten und Weiterleitungen automatisch einfügt.
6. Klicken Sie auf „Speichern“.

Im klassischen Outlook für Windows öffnen Sie eine neue Nachricht und wählen „Nachricht“ → „Signatur“ → „Signaturen“. Dort erstellen und bearbeiten Sie Ihre Vorlage. Weitere Informationen bietet die Microsoft-Anleitung.

E-Mail-Signatur in Gmail erstellen

Auch bei Gmail erstellen Sie Ihre Signatur direkt in den Einstellungen:

1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie rechts oben auf das Zahnrad.
2. Wählen Sie „Alle Einstellungen aufrufen“.
3. Scrollen Sie im Bereich „Allgemein“ zum Abschnitt „Signatur“.
4. Klicken Sie auf „Neu erstellen“ und vergeben Sie einen Namen.
5. Fügen Sie Ihre Signatur ein und ergänzen Sie bei Bedarf Links oder ein Logo.
6. Wählen Sie die Standardsignatur für neue Nachrichten und Antworten.
7. Klicken Sie unten auf „Änderungen speichern“.

Die Gmail-App bietet eigene Einstellungen für mobile Signaturen. Prüfen Sie deshalb, ob Ihre Signatur auch beim Versand vom Smartphone wie gewünscht erscheint.

E-Mail-Signatur in Thunderbird erstellen

Öffnen Sie in Thunderbird das Menü und wählen Sie „Konten-Einstellungen“. Klicken Sie auf das betreffende E-Mail-Konto und tragen Sie Ihre Signatur in das vorgesehene Feld ein. Für formatierte Signaturen können Sie HTML verwenden oder eine vorbereitete Text- bzw. HTML-Datei einbinden.

Welche Pflichtangaben gehören in die E-Mail-Signatur?

Geschäftliche E-Mails können rechtlich als Geschäftsbriefe gelten. Dann müssen Unternehmen bestimmte Angaben machen. Welche Informationen vorgeschrieben sind, richtet sich nach der Rechtsform. Maßgeblich ist insbesondere, ob die E-Mail eine nach außen gerichtete geschäftliche Korrespondenz ist. Rein interne Nachrichten oder Mitteilungen innerhalb einer bestehenden Geschäftsbeziehung, für die keine Geschäftsbriefpflicht besteht, sind anders zu beurteilen.

Für eine GmbH gehören bei entsprechenden Geschäftsbriefen insbesondere folgende Angaben dazu:

• Vollständige Firma einschließlich Rechtsformzusatz
• Sitz der Gesellschaft
• Registergericht und Handelsregisternummer
• Alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
• Gegebenenfalls der Vorsitzende des Aufsichtsrats

Die Vorschriften ergeben sich für die GmbH aus § 35a GmbHG. Andere Rechtsformen unterliegen eigenen gesetzlichen Regelungen. Eine allgemeine Pflicht, jede private oder interne E-Mail mit einem vollständigen Firmenimpressum zu versehen, besteht nicht.

Pflichtangaben nach Rechtsform

Die folgende Übersicht zeigt die typischen Unterschiede. Sie ersetzt keine Prüfung der jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen.

Rechtsform	Typische Pflichtangaben
GmbH / UG	Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und Geschäftsführer; gegebenenfalls Aufsichtsratsvorsitzender.
AG	Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer sowie Vorstandsmitglieder und Aufsichtsratsvorsitzender.
OHG / KG	Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer; bei bestimmten Gesellschaftsstrukturen zusätzliche Angaben.
Eingetragener Kaufmann (e.K.)	Firma, Rechtsformzusatz, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht und Registernummer.
Nicht eingetragene Selbstständige	Keine allgemeinen handelsregisterrechtlichen Geschäftsbriefangaben; je nach Tätigkeit und Rechtslage gelten andere Informationspflichten.

Ist ein Disclaimer in der E-Mail-Signatur sinnvoll?

Manche Unternehmen ergänzen einen Hinweis zur Vertraulichkeit ihrer E-Mails. Solche Disclaimer sind weitverbreitet, entfalten aber nicht allein durch ihren Abdruck eine verbindliche Geheimhaltungspflicht für versehentliche Empfänger. Sie können dennoch einen sachlichen Hinweis geben.

Beispiel-Disclaimer auf Deutsch

• „Diese E-Mail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen. Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender und vernichten Sie diese Mail. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser E-Mail ist nicht gestattet.“

Beispiel-Disclaimer auf Englisch

• „This e-mail may contain confidential and/or privileged information. If you are not the intended recipient (or have received this e-mail in error) please notify the sender immediately and destroy this e-mail. Any unauthorised copying, disclosure or distribution of the material in this e-mail is strictly forbidden.“

7 Tipps für eine professionelle E-Mail-Signatur

Eine gute Signatur wirkt wie eine digitale Visitenkarte. Sie vermittelt Professionalität, schafft Vertrauen und erleichtert die Kontaktaufnahme. Aus unserer redaktionellen Praxis empfehlen wir sieben Gestaltungsregeln:

1. Signatur übersichtlich halten

   Beschränken Sie sich auf die wichtigsten Informationen. Für die persönlichen Kontaktdaten genügen meist 5-7 Zeilen. Gesetzliche Pflichtangaben kommen bei Bedarf hinzu.

2. Kontaktdaten vollständig angeben

   Nennen Sie Ihren Namen, Ihre Funktion und eine direkte Kontaktmöglichkeit. Auch die seriöse E-Mail-Adresse ist sinnvoll: Bei weitergeleiteten Nachrichten bleibt sie so leichter auffindbar.

3. Schlichte Schriftarten verwenden

   Wählen Sie gut lesbare Standardschriften. Verzichten Sie auf verschnörkelte Schriftarten, zahlreiche Schriftgrößen oder grelle Farben.

4. Firmenlogo sparsam einsetzen

   Ein kleines Logo unterstützt die Wiedererkennung. Zu große Bilder verlangsamen das Laden und werden von manchen E-Mail-Programmen blockiert. Alle wichtigen Kontaktdaten sollten deshalb auch als Text vorliegen.

5. Mobilansicht prüfen

   Testen Sie Ihre Signatur auf dem Smartphone. Breite Tabellen, große Logos und lange Linktexte werden auf kleinen Bildschirmen schnell unübersichtlich.

6. Signatur klar abtrennen

   Setzen Sie zwischen Nachricht und Signatur eine Leerzeile. Bei reinen Textmails eignet sich die klassische Trennzeile aus zwei Bindestrichen und einem Leerzeichen („– “). Manche Mailprogramme erkennen diese automatisch als Signaturtrenner.

7. Unterschiedliche Signaturen nutzen

   Für neue Geschäftsmails eignet sich eine vollständige Signatur. Bei internen Antworten reicht häufig eine Kurzfassung. Für private Nachrichten oder Bewerbungen empfehlen wir ebenfalls eine eigene Vorlage.

Zusätze wie Lebenssprüche, Zitate oder ein persönliches Motto sind Geschmackssache. In der professionellen Korrespondenz wirken klare Kontaktdaten meist überzeugender. Zeitlich begrenzte Hinweise auf Betriebsferien oder geänderte Erreichbarkeit sind dagegen praktisch.

Was bedeuten i.A., i.V. und ppa. in der Signatur?

Die Abkürzungen i.A., i.V. und ppa. begegnen Ihnen vor allem in geschäftlichen E-Mails und Briefen. Sie weisen darauf hin, in welcher Funktion jemand für eine andere Person oder ein Unternehmen handelt.

Kürzel	Bedeutung
i.A.	„Im Auftrag“ – kennzeichnet üblicherweise ein Handeln im Auftrag einer anderen Person oder Stelle.
i.V.	„In Vertretung“ – weist auf ein Handeln als Vertreter hin.
ppa.	„Per procura“ – kennzeichnet das Handeln aufgrund einer erteilten Prokura.

Die Kürzel können für die Einordnung einer Erklärung wichtig sein. Ob eine E-Mail das Unternehmen rechtlich bindet, hängt aber von der tatsächlichen Vertretungsmacht, dem Inhalt der Erklärung und den geltenden Formvorschriften ab. Die bloße Verwendung eines Kürzels schafft noch keine Vollmacht. Umgekehrt ist eine Erklärung mit „i.A.“ nicht automatisch unverbindlich.

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