E-Mail-Signatur: Regeln für die Schlussbemerkung

E-Mail-Signaturen: Die Rechtslage

Seit 2007 werden geschäftliche E-Mails als Geschäftsbriefe angesehen, das heißt: Für ihre Signaturen gelten dieselben Auflagen wie für die geschäftliche Korrespondenz auf Papier.

Somit muss auch die Mail-Signatur von eingetragenen Unternehmen folgende aktuelle, textliche Angaben (Grafiken oder Links zum Impressum sind nicht erlaubt) enthalten:

• Name der Firma
• Rechtsform und Sitz
• Registergericht und Handelsregisternummer
• Alle Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder
• Aufsichtsratsvorsitzender (falls vorhanden)

Allerdings gilt dies wirklich nur für Firmenmails, Privatleute oder Internetschaffende, die keine eingetragene Firma leiten, brauchen sich daran nicht zu halten.

Nicht wenige setzen ans Ende Ihrer Signatur auch noch einen sogenannten Disclaimer, der auf die Sensibiltät der enthaltenen Daten und den Datenschutz abzielt. Auch so etwas kann in der Signatur sinnvoll sein:

Diese E-Mail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen. Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender und vernichten Sie diese Mail. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser Mail ist nicht gestattet.

Oder auf Englisch:

This e-mail may contain confidential and/or privileged information. If you are not the intended recipient (or have received this e-mail in error) please notify the sender immediately and destroy this e-mail. Any unauthorised copying, disclosure or distribution of the material in this e-mail is strictly forbidden.

Selbst wenn Sie nur private Mails versenden, kann sich eine Signatur für Sie lohnen. Sie wirkt immer professionell und gehört neben der korrekten Anrede heute zum guten Ton und wird oft erwartet.

Damit Ihre E-Mail-Signatur positiv ankommt, sollten Sie überdies noch ein paar wichtige Regeln beachten, die wir im Folgenden aufgelistet haben.

Die wichtigsten Signatur-Regeln

Eine besonders wichtige Signatur-Regel lautet: Die E-Mail-Signatur ist mittels der Zeichenfolge „– “ (Minus, Minus, Leerzeichen) vom Rest der E-Mail abzutrennen. Diese sogenannte Signatur Trennlinie ermöglicht es dem Mailclient (oder Mailprogramm) die Signatur als solche zu erkennen und bei einer Antwort automatisch zu entfernen.

Ebenfalls wichtig: Übertreiben Sie es beim Mailen nie mit dem Marketing in eigener Sache. Sinnbefreite Motti in der Signatur vom Typ „Man sieht nur mit dem Herzen gut…“ oder sogenannte Call to action von Typ „Liesmich, Klickmich, Kaufmich“ kosten nicht nur wertvolle Sympathien – sie nerven auch.

Eine Signatur ist weder ein Plakat noch eine Dreingabe, sondern ein Kommunikationsextrakt – so aussagekräftig wie der Schwung Ihrer Unterschrift. Wählen Sie die Zutaten daher bitte stets sorgfältig und weise aus…

Was gehört in die Signatur hinein?

• Grußformel und Name

  Vor- und Zuname des Absenders sind natürlich Pflicht. Auf Grußformeln sollten Sie verzichten, da es viel charmanter wirkt, diese individuell zu formulieren (Lesen Sie hierzu bitte diesen Beitrag). Wichtiger ist dagegen, auf Sonderzeichen oder Umlaute zu achten und diese gegebenenfalls durch Steuerzeichen zu ersetzen. Je nachdem welches Mailprogramm der Empfänger verwendet und in welchem Land er sitzt, kann das unschöne Ergebnisse erzeugen.

• Funktion und Titel

  Falls Sie nicht vorhaben, E-Mails nur an Freunde zu verschicken, wäre es gut, dem Empfänger kurz (!) mitzuteilen, mit wem er es zu tun hat, sprich: welche Funktion Sie in dem Unternehmen haben oder in welcher Rolle Sie den Betreffenden anschreiben. Achtung: Verzichten Sie dabei auf kryptische Titel wie Chief Fulfiller of Needs. Das klingt zwar toll (und ist vielleicht auch zutreffend), trotzdem kann sich niemand etwas darunter vorstellen. Also lieber Rezeptionist als Director Of First Impressions.

• Adresse und Kontaktdaten

  Die sind neben dem Namen die wichtigsten Signaturbeigaben. Neben der Postanschrift, der Festnetz- und Handynummer (wer nicht direkt angerufen werden will, nennt die Nummer der Zentrale) gehören dazu heute auch die URL der eigenen Webseite oder – falls vorhanden – der Link zum Profil in einem sozialen Netzwerk wie Xing, Linkedin oder Twitter. An dieser Stelle darf etwas Selbstmarketing ruhig sein.

• E-Mail-Adresse

  Das wirkt zunächst nur redundant. Doch liest die E-Mail vielleicht nicht nur ein Empfänger. Weil die ursprüngliche Absenderadresse bei mehrfachem Weiterleiten schon mal verloren geht, sollten Sie diese in der Signatur wiederholen. Zudem lassen sich die Kontaktdaten so auch leichter ins Adressbuch kopieren, wenn man die Mail auf dem Smartphone liest.

• Umfang und Länge

  Mit all den genannten Zutaten verhält es sich wie mit Medizin: Die Dosis macht das Gift. Die Signatur-Zeilen sollten nicht mehr als 60 Zeichen haben, da das sonst – je nach Mailklient – unschöne Umbrüche erzeugt werden. Die Signatur insgesamt sollte maximal zehn Zeilen nicht übersteigen, bei kurzen Mails wirkt das sonst unverhältnismäßig und so als sei Ihre Korrespondenz in Wahrheit ein Werbeflächen-Vorschub. Zudem empfiehlt sich am Ende der Signatur eine Leerzeile einzufügen, damit diese nicht am Mailende klebt. Auch zwischendrin sorgen ein, zwei Leerzeilen für Auflockerung und Übersichtlichkeit. Nur bitte nicht zwischen jeder Zeile.

Was gehört NICHT in die Signatur?

• Slogans und Motti

  Sinnsprüche sind zwar beliebt, sollten aber – wenn überhaupt – mit Bedacht gewählt werden. Humor vom Typ „Diese Nachricht ist zu 100 Prozent biologisch abbaubar“ oder „Diese Nachricht zerstört sich nach 10 Sekunden von selbst“ mag beim ersten Lesen ein Lächeln hervorrufen, nutzt sich aber ab. Und je mehr solche Sprüche verwenden, desto infantiler wirkt der Absender. Außerdem zieht es die Seriosität von so manchem Anliegen gehörig in Zweifel.
  
  Sprüche wie „Der Fehler sitzt meistens vor dem Gerät“ sind gar ein Affront gegen den Empfänger. Kurzum: Es spricht mehr für den Verzicht als für die Verwendung.
  
  Was aber durchaus geht, ist eine positive, persönliche Botschaft an den Empfänger wie etwa: „Ich stehe Ihnen gerne für Fragen zur Verfügung. Zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren.“

• Tippfehler

  Gewiss, das ist eine Binse. Trotzdem kann man nicht oft genug betonen, dass gerade automatisierte Textbausteine (wie Abwesenheitsmails auch) fehlerfrei sein müssen. Schließlich konnte man den Text gründlich vorbereiten und korrigieren. Er ist wie eine Visitenkarte: Wer schon in der E-Mail schlampt, legt den Verdacht nahe, das auch bei wichtigeren Dingen zu tun.

• Grafiken & Logos

  Vorsicht bei Bildern. Sie vergrößern das Datenvolumen der Mail nicht nur unnötig. Sie werden auch nicht von allen Mailprogrammen angezeigt, sondern erst beim bewussten Nachladen. Bis dahin sieht die Mail dann aber hässlich aus. Und nicht wenige Hacker nutzen solche Bilddateien auch dazu, Schadprogramme zu übermitteln. Machen Sie den Empfänger also nicht unnötig nervös.

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