Geschäftsbrief schreiben: Tipps und Vorlagen

Geschäftsbrief schreiben: Gestaltung nach DIN 5008

In Deutschland wird gerne genormt und geregelt, so auch bei der Gestaltung eines Geschäftsbriefes. Die DIN 5008 regelt die Struktur und das Design Ihres Schreibens.

Zunächst einmal regelt die DIN-Norm den Rahmen eines solchen Standardbriefes. Diese Norm wurde vor einiger Zeit aktualisiert, sodass sich auch einige Abstände und Formate geändert haben. Das hier ist die aktuelle Fassung:

Geschäftsbrief Seitenränder

Das beginnt beispielsweise bei den Seitenrändern eines typisch hochformatigen DIN A4 Briefs. Für sie gelten folgende Maße und Breiten:

• Seitenrand oben: 4,5 cm
• Seitenrand unten: 2,5 cm
• Linker Seitenrand: 2,5 cm
• Rechter Seitenrand: 2 cm (mind. 1,5 cm)

Geschäftsbrief Schriftgröße und Schriftart

Die Schriftgröße beträgt im Geschäftsbrief 12 Punkt. Bei besonders viel Text dürfen Sie die Lettern aber auch auf 11 Punkt verkleinern, damit das Anschreiben noch auf eine Seite passt, kleiner als das sollte es jedoch in keinem Fall sein, um zu gewährleisten, dass Ihr Schreiben ohne Probleme – und Lupe – leserlich bleibt.

Eine bestimmte Schriftart wird indes bei der DIN 5008 nicht vorgeschrieben, Arial oder Times New Roman haben sich dabei aber als gängige Typen durchgesetzt. Die von Ihnen gewählte Schriftart kann sich auch auf die Schriftgröße auswirken. Drucken Sie ein Beispielexemplar Ihres Geschäftsbriefes aus, um zu sehen, wie die Schriftart in der vorgesehenen Größe wirkt.

Geschäftsbrief Briefkopf

Auf den Briefkopf fällt der Blick des Lesers klassischerweise als erstes, schließlich findet er sich ganz oben auf Ihrem Geschäftsbrief. Das macht ihn zu einem wichtigen Aushängeschild und Hingucker, der entsprechend professionell gestaltet werden sollte.

• Die eigene Anschrift steht standardgemäß oben links, rechtsbündig oder zentriert ist inzwischen aber auch zulässig. Dabei sind die ersten drei Zeilen für Name, Anschrift und Telefonnummer vorgesehen. Auch Ihre E-Mail-Adresse können Sie hier anbringen.
• Drei Zeilen darunter folgt die Empfängeradresse. Diese ist maximal 8,5 Zentimeter breit. Der Grund hierfür sind standardisierte Sichtfenster in DIN C6-Briefumschlägen.
• Insgesamt aber dürfen die Kontaktdaten rund neun Zeilen oder 4,5 Zentimeter nicht überschreiten.
• Ort und Datum liegen normalerweise rechtsbündig und mit einer Leerzeile Abstand unter dem Adressfeld. Manche Firmen positionieren das Datum jedoch auch an einer anderen Stelle. Der Ort wird hierbei aber nur dann erwähnt, wenn er sich vom Wohnort unterscheidet (was selten der Fall ist).

Geschäftsbrief Betreffzeile

Nach dem Briefkopf wandert der Leser meist direkt auf die Betreffzeile, um sich einen Überblick zu verschaffen, worum es in dem Schreiben geht. Hier sollten Sie in Ihren Geschäftsbriefen besonders prägnant auf den Punkt bringen, welchen Inhalt das Schreiben hat. Allerdings gibt es auch hier bestimmte Grundsätze, an die Sie sich halten sollten:

• Der Betreff beginnt zwei Zeilen unter dem Datum, wenn sich dieses an der normalen Position befindet.
• Die Betreffzeile darf Fettschrift verwenden, muss aber nicht.
• Sie kann mithilfe einer größeren Schrift (13 bis 14 Punkt) hervorgehoben werden.
• Der Betreff darf über mehr als eine Zeile gehen, sollte aber zwei Zeilen nicht überschreiten.
• Das Wort „Betreff“ hat in der Betreffzeile nichts verloren.

Geschäftsbrief Anrede

Nun beginnt der eigentliche Inhalt Ihres Geschäftsbrief und schon die Anrede kann Einfluss darauf nehmen, wie dieser auf den Leser wirkt. Es gibt zwar unzählige Möglichkeiten, einen Kunden, Geschäftspartner oder auch Mitarbeiter anzusprechen, doch gilt es auch einige formale Punkte zu beachten.

• Zwischen Betreff und Anrede liegen genau zwei Leerzeilen.
• Zwischen Anrede und Anschreiben liegt wiederum nur eine Leerzeile.
• Die neutrale Anrede lautet „Sehr geehrte Damen und Herren,…“ Bei Bewerbungen empfiehlt sich aber den Empfänger persönlich und mit Nachnamen zu nennen. Damit unterstreichen Sie Ihre Vorbereitungen. Auch bei Kundenbeziehungen gehört der Name unbedingt in die Anrede, um die Wertschätzung zu zeigen.

Für die tatsächliche Anrede empfiehlt sich eine professionelle und nicht zu lockere Formulierung. Schließlich handelt es sich um einen eher förmlichen Geschäftsbrief. Typische Beispiele, mit denen Sie immer richtig liegen:

• „Sehr geehrte Damen und Herren,…“
• „Sehr geehrter Herr / sehr geehrte Frau…
• „Guten Tag Herr / Frau Muster,…“
• „Hallo Herr / Frau Muster…,“

Geschäftsbrief Einleitungssatz

Der Einleitungssatz im Geschäftsbrief hat große Wirkung. Ein Standard-Einstieg, der nach Massenschreiben klingt, kommt nicht gut an. Mit einem gut formulierten Einleitungssatz im Geschäftsbrief können Sie hingegen direkt punkten.

Für einen gelungenen Einstieg in den Geschäftsbrief sollten Sie nicht lange um den heißen Brei herumreden – der Empfänger möchte schnell wissen, worum es geht. Kommen Sie deshalb gleich aufs Wesentliche. Beispiele für den Einleitungssatz im Geschäftsbrief:

• „Wir haben uns sehr über Ihre positive Rückmeldung gefreut.“
• „Ihren Input haben wir uns sofort zu Herzen genommen.“
• „Wir freuen uns auf das gemeinsame Projekt und haben bereits erste Vorschläge erarbeitet.“
• „Natürlich verstehen wir Ihre aktuelle Situation und suchen gerne mit Ihnen eine gemeinsame Lösung.“
• „Bitte entschuldigen Sie, ich konnte aufgrund einer Krankheit nicht früher Antworten.“
• „Vielen Dank für Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit.“
• „Ihrer Beschwerde habe ich mich sofort persönlich gewidmet.“
• „Wir möchten uns herzlich für Ihr Interesse an unserem Produkt bedanken.“
• „Auf Ihrer Homepage habe ich gelesen, dass…“
• „Nachdem wir Ihr Anliegen eingehend geprüft haben, freuen wir uns Ihnen mitteilen zu können, dass…“
• „Von unserem Geschäftspartner Max Mustermann haben, wir erfahren, dass Sie…“
• „Nach unserem Telefonat vom TT.MM.JJJJ freuen wir uns, Ihnen heute zusagen zu können, dass…“
• „Wie in unserem Meeting besprochen, schicke ich Ihnen heute das Angebot.“

Geschäftsbrief Hauptteil

Für den Inhalt Ihres Geschäftsbriefes kann es natürlich keine konkreten Vorgaben geben, nach denen Sie sich richten sollten. Hier punkten Sie vor allem durch fehlerfreie Sätze und eine klare Struktur. Es empfiehlt sich auch, nicht einfach drauf loszuschreiben, sondern den eigenen Text in Abschnitte zu gliedern. Das erleichtert nicht nur das Verständnis beim Leser, sondern sorgt für ein übersichtliches Schriftbild.

Geschäftsbrief Schlusssatz

Der Schlusssatz im Geschäftsbrief wird leider oft vernachlässigt. Scheinbar wurde alles wichtige gesagt, also nur noch irgendwie zum Abschluss kommen und das Schreiben beenden. Fehler! Gerade der Schlusssatz bleibt besonders im Gedächtnis, da er den Textbereich des Geschäftsbriefs abschließt.

Umso wichtiger, dass Sie sich Gedanken über den Schlusssatz machen und eine treffende Formulierung wählen. Einige Beispiele:

• „Noch offene Fragen beantworten wir gerne in einem persönlichen Gespräch.“
• „Ich freue mich sehr auf die anstehende Zusammenarbeit und ein erfolgreiches Projekt.“
• „Gerne geben wir Ihnen Zeit, über unsere Anfrage nachzudenken.“
• „Wir freuen uns sehr, wenn Sie sich für unser Angebot entscheiden.“
• „Die vereinbarte Zahlung werden wir schnellstmöglich „
• „Wir hoffen, dass wir alle Fragen und Zweifel ausräumen konnten.“
• „Sollten Sie Änderungen und Anpassungen wünschen, geben Sie uns bitte Bescheid.“
• „Wir freuen uns auf Ihr Feedback zu unserem Vorschlag.“
• „Ich freue mich darauf, Sie persönlich kennenzulernen.“
• „Sollte es auf Ihrer Seite noch Bedenken geben, rufen Sie mich gerne an, damit wir darüber sprechen können.“
• „Wir hoffen auf Ihr Verständnis in den genannten Punkten.“
• „Wenn Sie noch weitere Informationen benötigen, lassen Sie es mich wissen.“
• „Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben, schicken wir Ihnen gerne weiteres Informationsmaterial und eine erste Probe zu.“

Geschäftsbrief Grußformel

Die Grußformel bildet den Abschluss Ihres Geschäftsbriefes und ist in anderen Worten die Verabschiedung vom Leser. Nachdem Sie beispielsweise alles Gute gewünscht oder angemerkt haben, dass Sie einer Rückmeldung freudig entgegensehen, endet Ihr Geschäftsbrief mit einigen kurzen Worten. Der Klassiker ist dabei ein einfaches „Mit freundlichen Grüßen“, doch darf es je nach Anlass auch etwas persönlicher ausfallen.

• Zwischen Anschreiben und Grußformel liegt exakt eine Leerzeile.
• Zwischen Grußformel und Unterschrift liegen drei Zeilen – der Platz für Ihre Unterschrift.
• Danach werden eventuelle Anlagen erwähnt.

Geschäftsbrief schreiben: Die Pflichtangaben

Bei den Pflichtangaben wird unterschieden, ob sich Ihr Unternehmen im Handelsregister befindet oder nicht. Folgende Angaben muss Ihr Geschäftsbrief enthalten, wenn Sie im Handelsregister eingetragen sind:

• Firmenname und Rechtsform
• Außerdem gehören die Handelsregisternummer sowie das Registergericht in den Brief.
• Handelt es sich bei Ihrer Firma um eine Gesellschaft mit begrenzter Haftung (GmbH), müssen die Geschäftsführer sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrates (Vor- und Nachname) genannt werden.
• Handelt es sich um eine Aktiengesellschaft (AG), müssen Sie die Vor- und Nachnamen der Vorstandsmitglieder nennen. Dabei ist der Vorstandsvorsitzende zu kennzeichnen. Auch der Vorsitzende des Aufsichtsrates ist zu nennen.

Folgende Angaben muss Ihr Geschäftsbrief enthalten, wenn Sie NICHT im Handelsregister eingetragen sind:

• Vor- und Nachname des Inhabers.
• Geschäftsanschrift
• Bei Gesellschaften bürgerlichen Rechts muss diese als Zusatz oder die Abkürzung GbR genannt sowie die Gesellschafter aufgeführt werden.

Tipps für den Geschäftsbrief

Nach so vielen Informationen, die einen formal richtigen Geschäftsbrief kennzeichnen, bleibt immer noch die Frage: Wie schreibt man einen guten Geschäftsbrief, der dem Leser positiv auffällt, die wichtigsten Inhalt rüberbringt, nicht langweilig wirkt und im besten Fall zu einer schnellen Antwort oder Reaktion des Angeschriebenen führt? Wir haben zehn Tipps gesammelt, die Ihnen helfen, nicht nur einen professionellen, sondern auch einen erfolgreichen Geschäftsbrief zu schreiben.

Fassen Sie sich kurz.

Denken Sie daran, dass die Aufmerksamkeit Ihres Leser begrenzt ist. Deswegen sollten Sie direkt auf den Punkt kommen. In der Regel sollte Ihr Geschäftsbrief eine DIN-A4-Seite nicht überschreiten. Verwenden Sie lieber kurze Hauptsatzkonstruktionen, statt langer Schachtelsätze.

Wählen Sie eine aussagekräftige Betreffzeile.

Der Betreff ist ein wichtiger Punkt für den Leser. Deswegen sollte er darin eine Kurzzusammenfassung des Inhalts finden. Das Wort Betreff sollten Sie dabei nicht verwenden, sondern in einem knappen und konkreten Satz beschreiben, worum es geht. Bei der Erstellung eines Angebots könnten Sie beispielsweise schreiben „Ihre Anfrage vom TT.MM.JJJJ.“

Nennen Sie das Wichtigste zuerst.

Bereits im ersten oder zweiten Satz sollte dem Empfänger klar werden, warum Sie Ihn kontaktieren. Viel länger wird er nicht warten wollen. Ist ihm der Grund Ihrer Kontaktaufnahme nicht klar, verlieren Sie seine Aufmerksamkeit und er liest nicht bis zum Schluss.

Achten Sie auf eine persönliche Anrede.

„Sehr geehrte Damen und Herren“ – das ist die Standardbriefanrede und rein formal machen Sie damit nichts verkehrt. Allerdings wirkt eine solche Anrede auch unpersönlich, kalt und distanziert: Wer sind denn diese Damen und Herren? Kurz: Einer solchen Anrede fehlt die gute Seele. Um herauszufinden, welche Anrede die richtige für Ihren Brief ist, sollten Sie sich zwei Fragen stellen: Ist der Name des Empfängers bekannt? Wie gut kennen sich Sender und Empfänger? Lauten Ihre Antworten „Nein“ und „gar nicht“, fällt Ihre Wahl automatisch auf „Sehr geehrte Damen und Herren“. Kennen Sie den Namen des Empfängers, doch der Anlass Ihres Briefes ist offiziell, empfiehlt es sich auf die Kombination „Sehr geehrte/r Frau/Herr XY“ zurückzugreifen. Ist der Umgang bereits vertrauter, bieten sich auch „Guten Tag“ oder „Liebe/r“ an.

Stellen Sie Ihren Empfänger in den Mittelpunkt.

Insbesondere, wenn Sie in Ihrem Geschäftsbrief ein Angebot unterbreiten oder Ihre Dienstleistung vorstellen, sollten Sie darauf achten, kundenorientiert zu schreiben. Fragen Sie sich vor der Erstellung des Briefes: Wer ist der Empfänger? Was interessiert ihn? Welchen Mehrwert können Sie ihm bieten? Verwenden Sie beim schreiben häufiger das Wort „Sie“ statt „wir“. Schreiben Sie lieber „Sie erhalten bei uns eine kostenlose Beratung“ statt „Wir bieten Ihnen eine kostenlose Beratung“.

Verzichten Sie auf veraltete Formulierungen.

Eine Anrede, wie „Werte/r Frau/Herr XY“ oder „Verehrte/r Frau/Herr XY“ werden heute nicht mehr verwendet. Damit wirkt Ihr Brief gekünstelt. Gleiches gilt für ein „Hochachtungsvoll…“ Aber auch auf Formulierungen wie „hiermit“ oder „mit diesem Schreiben“ machen Ihren Brief distanziert und unpersönlich.

Formulieren Sie positiv.

Statt „Leider können wir Ihnen das Produkt nicht liefern“, ist es besser die Aussage so zu formulieren: „Wir haben uns Ihr Anliegen notiert und kümmern uns um eine schnellst mögliche Beschaffung des gewünschten Produkts“. Mit der zweiten Formulierung wirkt Ihr Geschäftsbrief deutlich professioneller, positiver und kundenorientierter.

Bieten Sie eine Kontaktmöglichkeit an.

Am Ende Ihres Briefes, sollten Sie dem Empfänger die Möglichkeit geben, Sie bei Rückfragen zu kontaktieren. An dieser Stelle runden Sie Ihren Brief ab. Der letzte Satz bietet Ihnen die Möglichkeit, sich zu bedanken oder um eine konkrete Handlung zu bitten (beispielsweise eine Antwort bis zu einem bestimmten Datum oder einen Rückruf).

Wählen Sie eine moderne Grußformel.

Es gibt zahlreiche gute Alternativen zu dem üblichen „Mit freundlichen Grüßen“. Eine lockerere Variante ist beispielsweise zu schreiben „Mit besten Grüßen“. Oder Sie wählen eine originelle auf Ihr Unternehmen abgestimmte Grußformel, zum Bespiel „Mit kulinarischen Grüßen“ für die Gastronomie oder „Mit sportlichen Grüßen“ für Sportartikel und Fitnesscenter. Die Grußformel am Ende bleibt meist gut in Erinnerung und sollte deshalb mit Bedacht gewählt werden.

Nutzen Sie das Postskriptum.

Das PS bietet Ihnen am Ende des Briefes die Möglichkeit, einen Zusatz zu integrieren. Hier können Sie beispielsweise auf ein aktuelles Angebot oder auf Ihre Internetpräsenz verweisen – und sicher sein, dass jeder Leser darauf aufmerksam wird, denn ein PS fällt immer ins Auge.

Geschäftsbriefe schreiben: Vorlagen zur Inspiration

Um Ihnen zu zeigen, wie ein Geschäftsbrief aussehen kann, haben wir zwei kostenlose Vorlagen für Sie als PDF zum Download bereit gestellt. Diese sind unterschiedlich gestaltet und zeigen lediglich einige Möglichkeiten eines klassischen Geschäftsbriefes auf. Wichtig ist jedoch, dass die Identität Ihrer Firma auch in Ihrem Geschäftsbriefen sichtbar wird.

➠ Geschäftsbrief Dankschreiben
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