Feedback geben: 6 Regeln, Beispiele + konstruktive Methoden

Definition: Was ist Feedback und Feedback geben?

Feedback bezeichnet eine Rückmeldung oder Beurteilung durch eine andere Person. Feedback (Synonyme: Rückkopplung, Reaktion) ergänzt die Selbstwahrnehmung oder Selbsteinschätzung durch eine möglichst objektive Fremdeinschätzung und Außenwahrnehmung. Dabei werden entweder lobenswerte Punkte angesprochen (Positives Feedback) oder es wird Kritik geübt (Negatives Feedback).

Richtig eingesetzt, kann Feedback enorm wertvoll sein. Im Beruf ist es sogar unerlässlich, um sich weiterzuentwickeln. Wer Feedback gibt, kann dem anderen so mitteilen, wie sein Verhalten wirkt oder ankommt, wie er oder sie die Situation oder Leistung beurteilt oder welche Verbesserungspotenziale erkannt werden. Feedback ist allerdings nicht immer willkommen und braucht deshalb klare Regeln – sowohl für das Feedback geben wie auch das Feedback nehmen.

Feedback Regeln: Richtig Feedback geben – Beispiele

Damit professionelle Rückmeldungen und konstruktives Feedback funktionieren, benötigen sie klare Regeln. Nur wenn der Rat willkommen und der Ratgeber wohlgesonnen ist, kann Feedback sein volles Potenzial entfalten.

Damit Ihr Gegenüber Ihr Feedback richtig versteht und sich weder angegriffen noch beleidigt fühlt, sollten Sie diese 6 Feedbackregeln beachten, die über die WWW-Regeln hinausgehen:

1. Überblick verschaffen

Von außen sieht Vieles einfacher aus. Bevor man der Versuchung erliegt, andere mit seiner Klarsicht zu beglücken, gilt es, die Sache auch wirklich kompetent zu beurteilen: Sind wirklich alle Variablen bekannt – auch was die Lage des Betroffenen anbelangt? Oder anders formuliert: Geben Sie nur dann anderen einen guten Rat, wenn Sie es können. Ideal als Ausgangspunkt hierfür sind die „3 Siebe des Sokrates“: Ist das, was Sie sagen wollen wahr? Ist es gut (gemeint)? Und ist es nützlich? Trifft nichts davon zu, sagen Sie besser nichts.

2. Zeitpunkt abwarten

Sie sollten nie jemanden ungebeten beraten. Die Bereitschaft zum Feedback muss da sein. Sonst bekommt es den Charakter einer Anweisung. Ein guter Rat ist allenfalls ein Angebot, das der- oder diejenige ebenso gut ausschlagen kann, ohne dass man das übel nimmt. Bestenfalls ist Feedback die Antwort auf eine Frage. Dennoch sollte Feedback möglichst zeitnah erfolgen, da sonst der Bezug zur Situation zunehmend verblasst.

Beispiele für gute Feedback Formulierungen im Job:

• „Mir ist in jüngster Zeit aufgefallen…“
• „Obwohl ich Sie sehr schätze, hat mir diesmal nicht gefallen…“
• „Ich finde, dass Sie im Vergleich zu…“
• „Ich hätte mir mehr gewünscht, dass…“
• „Ich fände es besser, wenn Sie beim nächsten Mal…“
• „Ich würde mich freuen, wenn Sie künftig…“

3. Rahmen schaffen

Geben Sie Ihrem konstruktiven Feedback möglichst einen privaten Rahmen, keine Arena. Ideal ist das 4-Augen-Gespräch, in dem der andere sein Gesicht wahren kann. Vor allem wenn das Feedback kritisch ausfällt. Auch negatives Feedback kann übrigens konstruktiv sein, solange die positive Absicht dahinter erkennbar bleibt und mit der Kritik eine gemeinsame Lösung verbunden wird.

4. Ich-Botschaften formulieren

Konstruktive Kritik bleibt nie vage, sondern ist immer konkret. Verallgemeinerungen und pauschale Aussagen helfen niemandem. Aus solchen Rückmeldungen lassen sich keine sinnvollen Handlungen ableiten. Damit Feedback nachvollziehbar ist, sollte es möglichst konkret erklären, wie es besser geht. Das nimmt den Feedbackgeber zugleich in die Pflicht: Er muss letztlich beweisen, wie gut sein Rat wirklich ist. Derlei Rückmeldungen werden umso besser angenommen, je subjektiver sie formuliert sind

Fachbegriff „Ich-Botschaften“:

• „Ich habe den Eindruck, dass…“
• „Ich habe beobachtet, dass…“
• „Ich fühle mich dabei so und so…“
• „Ich würde mir wünschen, dass…“

Subjektiven Ich-Formulierungen lassen sich weder ignorieren, noch wegdiskutieren. Es sind nunmal Ihre Eindrücke. Wenn Sie diese so schildern, fühlt sich die andere Person weniger angegriffen und nimmt das Feedback auch bereitwilliger an. Sprechen Sie daher immer von Ihren persönlichen Beobachtungen und sagen Sie, was SIE machen würden – nicht, was „man“ macht. Beispiel: „Frau Muster, ich hatte den Eindruck, Sie waren bei Ihrer jüngsten Präsentation nicht optimal vorbereitet. Fragen konnten Sie nur ausweichend beantworten. Woran lag das?“

5. Perspektiven aufzeigen

Aber nicht eingreifen! Ein guter Ratgeber baut niemals Druck auf, das schürt nur Misstrauen. Ebenso tabu: den anderen dazu nötigen, sich zu rechtfertigen. Es geht beim Feedback darum, dem anderen neue und bessere Wege und Perspektiven aufzuzeigen; die Situation sachlich neutral zu beschreiben, ohne den anderen herabzuwürdigen oder zu beleidigen. Selbst wenn man manche zu ihrem Glück zwingen muss – an dieser Stelle ist es verboten!

Feedback Beispiel: „Ich kann mir vorstellen, dass Sie verunsichert sind, weil Ihre letzte Kundenpräsentation in die Hose ging. Hatten Sie sich darauf gründlich vorbereitet? Ansonsten kann ich empfehlen, dass Sie…“

6. Rückmeldungen annehmen

Ein kluger Feedbackgeber wird seine Empfehlungen nie absolut formulieren – als wären sie der Weisheit letzter Schluss und unangreifbare Wahrheiten. Vielmehr sollten Sie die andere Person aussprechen lassen und Offenheit signalisieren, Ihren Rat ebenso zu hinterfragen und wiederum darauf Feedback zu geben. Erst so entsteht so was wie ein Dialog auf Augenhöhe.

Fragen Sie zudem immer nach, was Ihr Gegenüber verstanden hat. Nur so können Sie sich auch versichern, dass das Feedback genauso angekommen ist, wie es beabsichtigt war. Beispiel: „War das für dich verständlich und nachvollziehbar? Kannst du mein Feedback bitte nochmal mit deinen Worten wiederholen?“ Diese erneute Rückmeldung verhindert Missverständnisse und zeigt wieder Verständnis und eine hehre Absicht.

Feedback Beispiele

Feedback spielt im beruflichen wie privaten Kontext regelmäßig eine zentrale Rolle. Wir geben und bekommen jeden Tag Rückmeldungen – vom Partner, vom Chef, von Kollegen und Kunden. Typische Beispiele für professionelles Feedback sind:

Feedbackgespräch

In regelmäßigen Abständen setzen sich Mitarbeiter und Vorgesetzter zusammen und sprechen über die bisherige Arbeit, die Leistungen, Erfolge, Kritikpunkte und Verbesserungspotenziale. In diesem Mitarbeitergespräch oder Jahresgespräch definieren sie künftige Ziele sowie die Rollen für die Zusammenarbeit. Sinn und Zweck ist die Entwicklung sowie das Fordern und Fördern des Mitarbeiters.

360-Grad-Feedback

Bei dieser Feedback Methode bekommen Sie nicht nur von Ihrem Vorgesetzten Feedback, sondern ebenso von anderen Mitarbeitern („Peer Feedback“), Kollegen und Kunden. Ziel ist ein Rundumblick der eigenen Stärken und Schwächen. Oft werden dazu standardisierte Fragebögen genutzt. Abgerundet wird die 360-Grad-Analyse meist noch durch eine Selbsteinschätzung.

Vorstellungsgespräch

Auch nach dem Vorstellungsgespräch bekommen Sie häufig Feedback – idealerweise schon bei der Verabschiedung als erste Rückmeldung und Einschätzung. Spätestens aber per Post oder E-Mail mit der Jobzusage beziehungsweise Absage. Im Assessment Center bildet das Feedback sogar die unverzichtbare Abschlussphase und gehört zwingend dazu.

Coaching

Auch beim Coaching erhalten Sie systematische Rückmeldungen. Durch systemisches Fragen hilft der Coach dabei, eigene Ziele zu erkennen oder Lösungen zu entwickeln. Einen großen Teil des Coachings nimmt die begleitete Selbstreflexion ein. Heißt: Coaching besteht im Kern aus Feedback geben und nehmen.

Feedback Methoden

Rückmeldungen gehören zu den Grundfesten konfliktfreier und konstruktiver Kommunikation. Sie dienen dazu Missverständnisse zu klären, Schwachstellen zu beseitigen sowie gegenseitige Ansprüche und Erwartungen zu formulieren. Kurz: Professionelles und ehrliches Feedback schafft eine angenehme Atmosphäre, stärkt das gegenseitige Verständnis, hilft Vertrauen aufzubauen und verbessert das Ergebnis.

Als Instrument in der Personalführung und Personalentwicklung dient professionelles Feedback dazu, Leistungen zu verbessern und Mitarbeiter zu motivieren. So konnte Richard Conniff von der Yale Universität zeigen, dass konstruktives Feedback die Motivation und Leistung von Arbeitnehmern um 10 Prozent steigern kann. Werden gute Ergebnisse geschätzt und wird das kommuniziert, steigt die Motivation sogar um 17 Prozent.

Feedback wirkt mehr als Geld

Auf Stimmung und Leistungsbereitschaft von Mitarbeitern wirkt sich positives Feedback sogar besser aus als monetäre Anreize wie Boni oder eine Gehaltserhöhung. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass das Feedback nicht spontan oder impulsiv gegeben, sondern vorbereitet und in einem ausreichenden Rahmen (räumlich und zeitlich) professionell durchgeführt wird.

Feedback Ziele und Funktionen

Für ein erfolgreiches Feedback-Gespräch entscheidend sind konkrete Ziele, die mit den Rückmeldungen verbunden sind. Folgende Feedback Ziele und Funktionen sind dabei denkbar:

• Leistungsniveau feststellen und beurteilen
• Erzielte Erfolge benennen und bewerten
• Neue Ziele definieren und künftige Anforderungen formulieren
• Benötigte Kompetenzen analysieren
• Weiterentwicklung des Mitarbeiters planen
• Missverständnisse oder (personelle) Konflikte lösen
• Einigkeit über die weitere Zusammenarbeit erzielen
• (Unerwünschtes) Verhalten verändern
• Künftige Entscheidungen verbessern oder dazu ermutigen
• Höhere Identifikation mit dem Beruf und der Arbeitsumgebung schaffen

Ein solch umfangreiches Feedbackgespräch stellt für beide Seiten eine enorme Herausforderung dar – für den Feedback-Geber ebenso wie für den Feedback-Nehmer. Schließlich beinhaltet positives Feedback immer auch sensible Bereiche, wie etwa die persönliche Weiterentwicklung und bezieht zugleich negatives Verhalten oder Hemmnisse mit ein.

Umso wichtiger ist es für den Feedback-Geber, eine informelle und ruhige Atmosphäre zu schaffen sowie auf die Machbarkeit der Rückmeldungen zu achten. Wer sein Gegenüber unzumutbar überfordert, verstärkt nur dessen Frust.

Weitere Quelle: Uni Freiburg „Regeln für eine wirksame Rückmeldung“ (PDF)

4 Feedback Fehler

Kaum etwas ist schlimmer, als unerbetener Rat. Sicher, der andere meint es vielleicht nur gut, will helfen. Aber falsch formuliert und zum falschen Zeitpunkt gegeben, wirkt Feedback schnell wie Bevormundung, ein Angriff oder eine Demütigung.

Von der Rückmeldung bleibt kaum mehr hängen als Kritik, Gemecker und Verurteilung. Auch, weil hinter manchem Feedback Scheinheiligkeit steckt oder eine veritable Profilneurose: Manche Ratgeber wollen sich durch die Rückmeldung selbst erhöhen, indem sie anderen die Gunst des eigenen Wissensvorsprungs beweisen. Mies!

Tipps: Diese Feedback Fehler vermeiden

Auch andere Fehler werden regelmäßig beim Feedback geben gemacht. Die typischen Fallstricke lauern meist im Detail und haben schon so manchen Ratgeber disqualifiziert.

• Falsches Verhältnis
  Fragen Sie sich selbstkritisch: Geben Sie mehr positive Rückmeldungen oder negative? Oder anders gefragt: Kritisieren Sie lieber oder loben Sie öfter? Die vielleicht unbequeme Antwort auf diese Frage verrät Ihnen nicht nur einiges über Ihr Wesen – sie ist auch ein wesentlicher Erfolgsschlüssel für willkommende Ratschläge: Diese bauen andere auf, ermuntern und ermutigen sie und machen sie nicht nieder. Am schlimmsten wirkt übrigens Sandwich-Kritik – in labberiges Lob verpackte Schelte.
• Schlechter Zeitpunkt
  Rückmeldungen geben, an einem Bad Hair Day? Keine gute Idee. Geben Sie niemals einen Rat, wenn Sie selber gerade schlecht drauf oder frustriert sind. Das färbt immer ab und überträgt sich auf Ihren Gesprächspartner. Schon gar nicht sollten Sie das Feedback zu einer persönlichen Mission machen. Neutralität ist oberste Pflicht für jeden Ratgeber. Der andere kann es annehmen – muss es aber nicht.
• Ohne Taktgefühl
  Positives Feedback ist stets ehrlich und spezifisch. Wer lospoltert, kann sich den Rat auch schenken. Ehrlichkeit und Direktheit können allerdings verletzen. Deshalb ist es wichtig, bei aller aufrichtiger Intention genug Fingerspitzengefühl zu zeigen und das Feedback zu dosieren. Sagen Sie nicht alles, was Ihnen (negativ) auffällt und seien Sie barmherzig, wenn Sie Rückmeldungen geben. Sie würden das umgekehrt auch wollen.
• Ohne Bedacht
  Übernehmen Sie Verantwortung. Wer andere berät ohne die Konsequenzen zu beachten, handelt fahrlässig bis verantwortungslos. Ratschläge sind keine Banalität. Sie spielen sonst mit dem Leben eines Menschen, der sich selbst in diesem Punkt nicht zu helfen weiß. Anderen Menschen in einer Notlage zu helfen, mag ein schönes Gefühl sein, es beinhaltet aber immer eine Verantwortung gegenüber dieser Person.

Reaktionen: Das SARA-Modell

Immer da, wo es um Kritik und negatives Feedback geht, reichen die Reaktionen der Mitarbeiter von Akzeptanz und Annahme bis hin zu Ablehnung und Ärger. Nicht wenige Führungskräfte erleben dabei eine regelrechte Achterbahnfahrt der Gefühle, wie sie für Lebenskrisen typisch ist.

In der Wissenschaft wird dieses Reaktionsspektrum auch SARA-Modell genannt. Dahinter verbirgt sich ein Akronym, das sich aus den vier Phasen – Shock, Anger, Resistance und Acceptance – zusammensetzt.

1. Phase 1: Shock (Schock)
   Wer negatives Feedback bekommt, reagiert in der Regel geschockt: „Kann gar nicht sein! Bestimmt ist das ein Fehler!“ Grund ist der Bruch zwischen Selbst- und Fremdwahrnehmung. Das muss der Betroffene erst einmal verarbeiten.
2. Phase 2: Anger (Wut)
   Danach reagieren die meisten mit Vorwärtsverteidigung: Statt sich selbst ehrlich zu hinterfragen und zu reflektieren (was unangenehmer ist), wird die Verantwortung delegiert: auf miese Umstände, fiese Kollegen, Neider, blödsinnige Befragungen.
3. Phase 3: Resistance (Widerstand)
   Weil die Botschaft mit (schmerzahften) Veränderungen oder Einbußen verbunden ist, wächst der Widerstand: „Das kann keiner von mir verlangen!“ Nicht wenige sträuben sich mit allen rhetorischen Mitteln, finden immer neue Gründe und Argumente dagegen. Für Führungskräfte die schwerste Phase.
4. Phase 4: Acceptance (Akzeptanz)
   Am Ende folgt – hoffentlich – die letzte Phase: Die andere Person akzeptiert das Feedback und ihren Anteil an der Lage. Jetzt ist der Weg frei für Veränderungen und konstruktive Aufbauarbeit. Aber erst jetzt.

Alle genannten Reaktion können zeitversetzt und Tage nach dem Gespräch auftreten. Im Feedbackgespräch selbst bleiben viele noch äußerlich ruhig. Vielleicht wollen Sie sich auch keine Blöße geben und erst verdauen. Umso wichtiger, dass Sie Mitarbeiter danach genau beobachten und gegebenenfalls ein zweites Gespräch führen.

Um Feedback bitten

Wann haben Sie Kollegen oder Ihren Vorgesetzten das letzte Mal um Feedback gebeten? Schon eine Weile her? Dann geht es Ihnen wie vielen Arbeitnehmern. Den meisten die Bedeutung des Feedbacks zwar bewusst. Es wird aber nur selten eingefordert – auch weil die direkte Kritik darin, das negative Feedback, so gefürchtet ist. Es hilft, wenn Sie sich beim Feedback nehmen an diesen Regeln orientieren:

• Zeit nehmen
  Für ein qualitatives, positives Feedback sollten Sie sich Zeit nehmen. Das geht nicht zwischen Tür und Angel. Machen Sie dafür immer einen Termin.
• Zuhören wollen
  Lassen Sie Ihren Mentor vollständig ausreden und hören Sie aufmerksam zu. Auch wenn es unbequem wird. Das ist nicht nur höflich, sondern klug. Nur so können Sie das Potential der Rückmeldung ausschöpfen.
• Dankbar bleiben
  Bedanken Sie sich am Ende des Feedbacks dafür. Immer. Dadurch zeigen Sie Ihre Wertschätzung für die Zeit und Gedanken. Nebenbei erhöhen Sie die Chance, künftig erneut Feedback zu bekommen.
• Analyse machen
  Nach dem Gespräch sollten Sie in Ruhe alle genannten Punkte analysieren. Prüfen Sie, welche Anregungen Sie umsetzen können (und wollen) und welche für Sie eine untergeordnete Rolle spielen.
• Rückmeldung geben
  Geben Sie wiederum Ihrem Ratgeber zu einem späteren Zeitpunkt Feedback über die Veränderungen und die Umsetzung seiner Empfehlungen. Damit zeigen Sie, dass Sie das Feedback ernst nehmen.

Feedback geben und nehmen, ist ein laufender Prozess – kein einmaliger Vorgang!

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