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PDCA-Zyklus: Plan-Do-Check-Act – einfach erklärt

Erfolg ist keine Konstante. Vielmehr handelt es sich dabei um einen permanenten Prozess aus Veränderung, Anpassung und Optimierung. Der PDCA-Zyklus ist ein 4-stufiges Konzept, das genau diesen kontinuierlichen Verbesserungsprozess fördert und fortlaufend unterstützt. Er hilft, bestehende Situationen zu analysieren, Potenziale zu erkennen und daraus bessere Optionen abzuleiten. Tipps und Beispiele, wie Sie den PDCA-Zyklus nutzen, wie er funktioniert und welche Vor- und Nachteile die Methode hat…


PDCA-Zyklus: Plan-Do-Check-Act - einfach erklärt

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PDCA-Zyklus Definition: Was versteht man darunter?

Der PDCA-Zyklus (auch: Deming-Kreis, Deming-Rad oder Deming-Zyklus) beschreibt einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess in 4 sich wiederholenden (iterativen) Phasen. Die einzelnen Phasen (Plan, Do, Check, Act), deren Anfangsbuchstaben dem Zyklus seinen Namen geben, dienen heute im Prozessmanagement der Weiterentwicklung von Produkten oder Dienstleistungen sowie bei der Fehler-Ursache-Analyse.

Entwickelt wurde der PDCA-Zyklus von dem Statistiker William Edwards Deming. Sein Konzept basiert wesentlich auf den Ideen des amerikanischen Physikers und Statistikers Walter Andrew Shewhart (Shewhart-Zyklus). Deming fügte dem ursprünglich 3-teiligen Zyklus eine vierte Phase hinzu. Das Konzept ist praktisch der Gegenentwurf zum geflügelten Wort „Never change a running system!“

PDCA Zyklus auf Deutsch

Der PDCA Zyklus wird in Deutschland manchmal auch PTCA-Zyklus genannt. Das liegt an der Übersetzung der vier Phasen in Planen, Tun, Checken und Agieren. Ziel hinter dem PTCA-Zyklus aber auch weiterhin fortlaufend neue Potenziale und Möglichkeiten zu entdecken, auszuprobieren, den Erfolg zu kontrollieren oder und Ideen umzusetzen.

Was ist der PDSA-Kreis?

Abgeleitet vom Demingkreis gibt es noch den PDSA-Cycle oder PDSA-Kreis. Hierbei wird die dritte Phase „Check“ durch „Study“ ersetzt (Plan-Do-Study-Act = PDSA). Dieser geht ebenfalls auf Deming zurück. Er fand die Check-Phase oft missverstanden – als rückwärtsgewandte Soll-Ist-Analyse. Deming war jedoch wichtiger, dass in dieser Phase die Weiterentwicklung „studiert“ wird, um den Prozess weiter zu verbessern oder zu korrigieren.

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Wann wird der PDCA Zyklus eingesetzt?

Eingesetzt werden Plan-Do-Check-Act-Zyklen häufig bei der Neuentwicklung und Verbesserung von Produkten, Prozessen und Dienstleistungen, um anschließend aus der Analyse konkrete Maßnahmen abzuleiten. Anwendungsgebiete sind zudem das Testen und Erforschen neuer Angebote, die Qualitätssicherung oder die Reduzierung von Kosten oder Ressourcen sowie ineffektiver Prozesse.

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PDCA Zyklus Beispiel Pflege

Vor allem in der Pflege findet der PDCA-Zyklus immer wieder seinen Einsatz. Zum Beispiel bei der Pflegeplanung beziehungsweise Planung von Pflegevisiten. Hierbei werden die Pflegebedürftigen zunächst befragt und eine Ist-Analyse erstellt (Plan), anschließend werden Ziele und Maßnahmen formuliert (Do) und deren Umsetzung und Wirksamkeit permanent kontrolliert (Check + Act).

PDCA Zyklus Beispiel Zeitmanagement

Das Konzept des PDCA-Zyklus kann Ihnen nicht nur im klassischen Qualitätsmanagement, sondern auch persönlich helfen. Beispiel Zeitmanagement. Sie wollen sich selbst besser organisieren und durchlaufen deshalb die vier PDCA-Phasen.

Zunächst schauen Sie sich das aktuelle Zeitmanagement an, wie Sie Ihre Zeit einteilen und nutzen. Wo stecken noch Potenziale? (Plan) Anschließend überlegen oder recherchieren Sie Methoden für ein besseres Selbstmanagement. Diese neuen Strategien probieren Sie aus (Do) und gewinnen so neue Erkenntnisse – auch über sich selbst. Nun prüfen Sie, was sich im Alltag bewährt hat oder weiter verbessern lässt (Check). Schließlich verfeinern Sie Ihr neues Selbstmanagement bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind (Act). So entsteht ein fortlaufender Veränderungs- und Verbesserungsprozess – der PDCA-Zyklus.

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Die einzelnen Phasen im PDCA-Zyklus

Wer den PDCA-Zyklus im Alltag einsetzen möchte, sollte die iterativen Phasen und deren Abgrenzung verstehen. Deshalb hier eine kompakte Beschreibung des 4-stufigen PDCA-Modells – einfach erklärt:

1. PLAN (Analyse, Ziele formulieren, planen)

Jeder Verbesserungsprozess beginnt mit der Planung und Zielsetzung, was erreicht werden soll. Am Anfang steht die Analyse des status quo, der Bestandsaufnahme. Gleichzeitig suchen Sie nach Optimierungspotenzialen oder Ursachen für mögliche Probleme. Daraus werden schließlich genaue Strategien und Maßnahmen abgeleitet, formuliert und geplant.

2. DO (Tun, umsetzen, ausprobieren, Erkenntnisse sammeln)

In der zweiten Phase des PDCA-Zyklus beginnen Sie schon mit der ersten Umsetzung. Ausprobieren und experimentieren sind in dieser Pilotphase ausdrücklich erlaubt. Es geht darum, die Konzepte im Alltag zu testen. Wichtig ist es in dieser Phase, Erkenntnisse über deren Wirksamkeit zu gewinnen.

3. CHECK (Fortschritt prüfen, Soll-Ist-Vergleich)

Nach der Testphase steht eine ausführliche Analyse und Kontrolle an. Achten Sie darauf, die Ergebnisse ehrlich und vorurteilsfrei zu beurteilen. Nur weil die Strategie Ihre Idee war, sollten Sie diese nicht bevorzugen. Ziel dieser PDCA-Phase sind weitere Anpassungen und Optimierungen. Erst wenn alle Erwartungen erfüllt sind, beginnt das flächendeckende Ausrollen der Strategie.

4. ACT (Reagieren, nachbessern, umsetzen)

Im letzten Schritt definieren und etablieren Sie auf Basis bisheriger Erkenntnisse und Erfahrungen neue Standards. Der Verbesserungsprozess ist damit zwar erst einmal abgeschlossen. Weil es sich aber um ein kreisförmiges Konzept handelt, wird auch hierbei ständig nachgebessert – oder der PDCA-Zyklus beginnt von vorne.

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PDCA-Zyklus Vor- und Nachteile

Vorteile

  • Einfacher Aufbau
    Der PDCA-Zyklus ist extrem einfach und daher leicht zu erklären und einzusetzen.
  • Viele Einsatzgebiete
    Die Anwendungsmöglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. Per Deming-Kreis lassen sich Abläufe und Produkte ebenso optimieren, wie persönliche Aufgaben und Prozesse.
  • Fortlaufende Verbesserung
    Das kreisförmige Konzept erlaubt eine sich ständig wiederholende Analyse und Kontrolle der Entwicklung und somit ständige Verbesserung und Optimierung.

Nachteile

  • Endloser Prozess
    Der Vorteil iterativer Zyklen ist zugleich ihr größter Nachteil: Der Prozess endet nie. Das kann zermürben.
  • Passive Methode
    Der PDCA-Zyklus ist in erster Linie eine Reaktion auf einen Missstand. Er kommt nur selten zum Einsatz, um proaktiv Innovationen anzustoßen.
  • Langfristige Planung
    Aufgrund der fortlaufenden Zyklen, sind echte Veränderungen meist nur langfristig zu realisieren.

Kritik am PDCA Zyklus

Der letztgenannte Nachteil ist zugleich der größte Kritikpunkt an der PDCA-Methode: Kurzfristig lassen sich damit keine Lösungen finden. Das Konzept ist auf langfristige und wiederkehrende Prozesse angelegt und will als Werkzeug fortlaufend genutzt werden. Für ein akutes Problem – eher ungeeignet.

Dennoch erinnert die Methode nicht ganz zufällig an moderne, agile Prozessmanagement-Methoden wie Scrum, das japanische Kaizen oder die 1-Minute-Methode und ihre Mini-Habits. Am Ende ist PDCA keine Raketenwissenschaft, sondern lediglich ein simples Konzept, um sich oder sein Unternehmen permanent zu hinterfragen, zu lernen und zu verbessern.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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