PDCA-Zyklus: Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Erfolg ist keine Konstante, die bestehen bleibt, nachdem sie einmal erreicht wurde. Vielmehr benötigt es ständige Veränderungen, Anpassungen und Optimierungen, um langfristig erfolgreich zu sein. Leider halten sich viele lieber an die Redewendungen Never change a running system oder If it ain’t broke, dont fix it. Oder anders gesagt: Die Dinge werden einfach so belassen, wie sind sind – solange es keine großen Probleme gibt. Der PDCA-Zyklus sorgt hingegen für einen fortlaufenden Prozess der Verbesserung und kann in unterschiedlichen Bereichen eingesetzt werden. Er hilft dabei, Situationen zu analysieren, Potenziale zu erkennen und daraus Handlungen und Möglichkeiten der Optimierung abzuleiten…

PDCA-Zyklus: Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess

PDCA-Zyklus: Was steckt dahinter?

PDCA Zyklus Qualitätsmanagement Definition Einfach Erklärt Beispiel DemingkreisDie Geschichte rund um den PDCA-Zyklus ist bereits lang, die Idee dahinter also längst keine Neuigkeit mehr. Bereits in den 1930er Jahren entwickelte der amerikanische Physiker und Statistiker Walter Andrew Shewhart den sogenannten Shewhart-Zyklus, der als erste Version und Vorläufer des heute bekannten PDCA-Zyklus gilt.

Weitergeführt und verbreitet wurde der ursprüngliche Gedanke vom Statistiker William Edwards Deming. Dieser revolutionierte durch den PDCA-Zyklus (der an seinen Namen angelegt häufig auch als Demingkreis bezeichnet wird) das Qualitätsmanagement in Japan nach dem zweiten Weltkrieg. Beim Wiederaufbau der japanischen Wirtschaft unter General Douglas MacArthur gab es Probleme mit der Qualität, weshalb Deming als Experte eingeladen wurde.

Im Unterschied zum Shewhart-Zyklus fügte Deming dem Prozess eine weitere Phase hinzu, wodurch der noch heute bekannte und genutzte PDCA-Zyklus entstand.

  • Plan
  • Do
  • Check
  • Act

In Deutschland wird manchmal durch die Übersetzung auch vom PTCA-Zyklus gesprochen, die Anfangsbuchstaben stehen dabei für Planen, Tun, Checken und Agieren.

Das Ziel hinter dem PDCA-Zyklus ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Durch den zyklischen Verlauf der vier Phasen können fortlaufend neue Potenziale und Möglichkeiten entdeckt, ausprobiert, kontrolliert und umgesetzt werden.

Die einzelnen Phasen im PDCA-Zyklus

Wer den PDCA-Zyklus einsetzen möchte, muss zunächst verstehen, wie sich die einzelnen Phasen voneinander unterscheiden und wo dabei jeweils der Fokus liegt. Die kurze Beschreibung aus nur einem Wort je Phase sieht sehr simpel aus, wovon Sie sich allerdings nicht täuschen lassen sollten.

Zwar ist der PDCA-Zyklus grundsätzlich nicht kompliziert, es gibt aber dennoch einige Aspekte und Schritte, die beachtet werden müssen, um ein wirklich erfolgreiches Ergebnis zu bekommen und die gewünschten Optimierungen zu erzielen.

Wir stellen Ihnen daher die vier Phasen im PDCA-Zyklus noch einmal genauer vor und erklären, worauf es im jeweiligen Abschnitt ankommt:

  1. PDCA-Zyklus: Plan

    Jeder Verbesserungsprozess beginnt mit der Planung und Zielsetzung. Dafür bedarf es zunächst einer Analyse des Status Quo, also eine genaue Bestandsaufnahme der aktuellen Situation. Im Hinterkopf sind dabei immer die Fragen, welche Optimierungspotenziale es gibt und wo die Ursachen für mögliche Probleme liegen.

    Im zweiten Schritt dieser ersten Phase sollten dann klare und erreichbare Ziele festgelegt und formuliert werden. Außerdem müssen Strategien und Maßnahmen gefunden werden, mit denen die gewünschte Zielsetzung erreicht werden soll.

  2. PDCA-Zyklus: Do

    In der zweiten Phase des PDCA-Zyklus geht es darum, die Vorgehensweisen und identifizierten Strategien umzusetzen. Allerdings geht es dabei erst einmal nur um einen Versuch, die Maßnahmen werden also noch nicht überall umgesetzt, sondern im kleinen Rahmen getestet. Neue Konzepte können beispielsweise zunächst in einer Abteilung ausprobiert werden, bevor diese im gesamten Unternehmen zum Einsatz kommen.

    Wichtig ist es in dieser Phase, Erkenntnisse über die Wirksamkeit zu gewinnen. Es handelt sich um die Testphase, auf der das weitere Vorgehen beruht. Hier kann auch festgestellt werden, wo möglicherweise Probleme auftreten und worauf unbedingt geachtet werden muss, wenn die Umsetzung im größeren Rahmen stattfindet.

  3. PDCA-Zyklus: Check

    Nach der Testphase steht eine ausführliche Analyse und Kontrolle an. Achten Sie darauf, die Ergebnisse ehrlich und vorurteilsfrei zu beurteilen. Nur weil die Strategie Ihre Idee war, sollten Sie diese nicht bevorzugen, wenn sich zeigt, dass Ziele nicht erreicht wurden oder andere Schwierigkeiten und Probleme festgestellt wurden.

    Teil dieser Phase sind auch weitere Anpassungen und Optimierungen. Wenn Sie also merken, dass es weiteren Handlungsbedarf gibt, um die gesteckten Ziele wirklich erreichen zu können, ist nund er Zeitpunkt gekommen, aktiv zu werden und nötige Maßnahmen einzuleiten. Wurden alle Vorgaben und Erwartungen erfüllt, kann das OK für die flächendeckende Umsetzung gegeben werden.

  4. PDCA-Zyklus: Act

    Der letzte Schritt ist die allgemeine Einführung und Umsetzung in allen Bereichen. Diese gehobene Qualität, die durch die Optimierung erreicht wurde, wird zum Standard erklärt, der von nun an eingehalten werden soll. Der Verbesserungsprozess ist somit erst einmal abgeschlossen, allerdings sollten Sie sich nicht zurücklehnen, sondern weiterhin am Ball bleiben.

    So sind weiterhin Kontrollen notwendig, um zu überprüfen, ob die Ziele kontinuierlich erreicht werden und ob alle betroffenen Mitarbeiter sich an die neuen Vorgaben halten. Zudem kann gleich ein neuer PDCA-Zyklus angestoßen werden, der weitere Potenziale aufdeckt.

Das Konzept des PDCA-Zyklus kann dabei nicht nur im klassischen Qualitätsmanagement eingesetzt werden. Bei der täglichen Arbeit kann dieser helfen, Prozesse und Ergebnisse zu verbessern. Der PDCA-Zyklus kann also nicht nur von Unternehmen, sondern auch von Ihnen persönlich und individuell eingesetzt werden.

Ein einfaches Beispiel für den PDCA-Zyklus wäre es etwa, wenn Sie Ihr Zeitmanagement verbessern wollen. Auch dabei durchlaufen Sie die vier beschriebenen Phasen.

Zunächst schauen Sie sich genau an, wie Ihr aktuelles Zeitmanagement aussieht, wie Sie sich Ihre Zeit einteilen, wofür Sie besonders lange brauchen und an welchen Stellen am Ende nicht mehr genug Zeit ist. Anschließend brainstormen Sie oder suchen online nach Methoden und Strategien, um Ihr Zeitmanagement zu optimieren.

Wenn Sie wissen, wie Sie vorgehen und Ihr Ziel erreichen wollen, können Sie dies an einem Tag ausprobieren. Setzen Sie all die Tipps und Methoden für ein besseres Zeitmanagement um und finden Sie heraus, wie diese für Sie funktionieren. Was hilft Ihnen besonders? Worauf könnten Sie genauso gut verzichten? Am Ende des Tages schauen Sie sich genau an, ob Sie sich Ihre Zeit tatsächlich besser eingeteilt haben oder was Sie noch anders machen sollten.

Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden, können Sie das neue Zeitmanagement jeden Tag nutzen und so den PDCA-Zyklus beenden. Die Anwendungsmöglichkeiten sind somit quasi unbegrenzt und immer, wenn Sie etwas verbessern oder langfristig und fortlaufend optimieren wollen, ist der PDCA-Zyklus ein passendes Werkzeug.

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
8. Juni 2018 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.

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