Onboarding: Bedeutung, Phasen & Checkliste

Definition: Was bedeutet Onboarding?

Onboarding ist die systematische Integration und Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Unternehmen. Ziel ist, den Neuzugang fachlich einzuarbeiten und zügig ins Team und in die Unternehmenskultur einzugliedern.

Gutes Onboarding schafft eine Wohlfühlatmosphäre, um die Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit zu harmonisieren. Der oder die Neue soll sich von Beginn an als vollwertiges Mitglied der Organisation wohlfühlen. Das verhindert, eine Kündigung in der Probezeit.

Dauer für das Onboarding

Dauer und der Umfang des Onboardings variieren zwischen 1-2 Wochen und einigen Monaten. Spätestens nach Abschluss der Probezeit sollte der Prozess abgeschlossen sein. Es gilt: Je schneller der Neuzugang voll einsatzfähig und produktiv ist, desto besser für das Unternehmen.

Onboarding Synonym und Gegenteil

Onboarding lässt sich synonym als „Einführung“, „Willkommen heißen“ oder „Vorstellung“ beschreiben. Das Gegenteil zum Onboarding ist das Offboarding. Hierbei geht es um einen professionellen Trennungsprozess – zum Beispiel bei Insolvenz oder größerem Stellenabbau im Unternehmen.

Onboarding-Prozess: Das 3-Phasen-Modell

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter umfasst administrative und organisatorische Formalitäten, die fachliche Einarbeitung in die Arbeitsaufgabe sowie die soziale Integration ins Team. Dabei haben sich 3 Phasen im Onboarding-Prozess etabliert:

1. Phase: Preboarding

Das Onboarding beginnt noch vor Arbeitsantritt mit Phase 1 – dem sogenannten Preboarding. Diese Phase startet mit der Vertragsunterzeichnung und geht bis zum ersten Arbeitstag. In der ersten Phase sind diese Bausteine wichtig:

Informationen zusenden

Senden Sie vor dem ersten Tag die wichtigsten Informationen zu: Wo wird der Kollege wann von wem empfangen? Was muss er wissen? Zusätzliche Infos sind das Unternehmensleitbild und Organigramm.
Dokumente besorgen

Sozialversicherungsausweis, Krankenkasse, Steuer-ID: Liegt alles vor, wird die erste Arbeitswoche nicht von organisatorischen Fragen überlagert.
Ansprechpartner benennen

Teilen Sie einen festen Ansprechpartner zu, der dem Neuen mit Rat und Tat zur Seite steht. Und der schon im Vorfeld bei Fragen erreichbar ist. Solche Kollegen heißen oft Mentor oder Paten.
Arbeitsplatz einrichten

Der Arbeitsplatz sollte rechtzeitig eingerichtet sein. Dazu zählen Schreibtisch, Bürostuhl und Arbeitsmittel, aber auch Passwörter und Zugänge.
Schulungen planen

Braucht der neue Kollege Schulungen (für Software oder Geräte), werden diese bereits im Vorfeld organisiert und geplant. Das spart später Zeit.
Einarbeitungsplan erstellen

Der Einarbeitungsplan sollte noch vor dem Arbeitsbeginn stehen. Er umfasst einen detaillierten Arbeitsplan mit Aufgaben und Projekte, in die der neue Mitarbeiter involviert wird.
Wohnungssuche organisieren

Ein möglicher Service: Unternehmen, die bei der Wohnungssuche helfen, steigern das Employer Branding.
Geschenk vorbereiten

Ein kleines Willkommensgeschenk ist eine nette Geste. In der ersten Onboarding-Phase wird ein kleines Präsent besorgt – beliebt sind Tassen, Trinkflaschen oder Gutscheine.

2. Phase: Ab dem 1. Arbeitstag

Mit dem ersten Arbeitstag beginnt die 2. Phase im Onboarding. Sie umfasst den Einstieg in den Job und das Kennenlernen im Team. Eine positive Gestaltung zahlt auf die Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung ein. Die Begrüßungsphase ist daher extrem wichtig. Mögliche Bestandteile:

Willkommenspaket überreichen

Mappe, Schlüssel, Willkommensgeschenk, eine Grußkarte mit Glückwünschen zum Einstand oder ein Blumenstrauß sind die Klassiker.
Empfang bereiten

Ein kurzer Empfang ist ein guter Start. „Lieber Johannes, wir begrüßen dich ganz herzlich in unserem Team…“ Bei einem Rundgang sollten zudem die direkten Kollegen vorgestellt werden. Das erleichtert später den Einstieg in ein Gespräch.
Visitenkarten geben

Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter schon am ersten Arbeitstag Visitenkarten zur Verfügung. So fühlt er sich sofort als Teil des Teams.
Essen gehen

Der gemeinsamen Gang in die Kantine zum Mittagessen bringt schnell Kontakte und bricht das Eis. In entspannter Runde lernt der neue Kollege das Team kennen.
Verlauf erklären

Neue Mitarbeiter sollten einen Überblick auf die weiteren Schritte im Onboarding erhalten: Was steht noch an? Worauf liegt der Fokus? Das erleichtert die Vorbereitung auf die Schritte und verbessert den Ablauf.
Erwartungen abfragen

Welche Erwartungen hat das Unternehmen? Welche Wünsche und Vorstellungen der neue Mitarbeiter? Im Onboarding sollten diese Fragen beantwortet werden.
Sicherheitsvorschriften klären

Zum Onboarding gehören auch Erklärungen zu wichtigen Sicherheitsvorschriften. Dazu zählen etwa der korrekte Umgang mit Geräten sowie Fluchtwege und Notfallpläne.
Feedbackgespräch durchführen

Ein Austausch mit dem Vorgesetzten (oder Mentor) signalisiert, dass sich jemand kümmert. Am besten verbunden mit einer ersten Einführung.

3. Phase: In der Probezeit

Die erste Woche legt den Grundstein. Das Onboarding und vor allem die soziale Eingliederung brauchen jedoch mehr Zeit. Der Onboarding-Prozess begleitet den neuen Kollegen während der (gesamten) Probezeit. Dazu zählen diese Elemente:

Einführungen veranstalten

Abteilungen, Produkte, Projekte, Aufgaben – in Einführungsveranstaltungen wird alles erläutert. Eine andere Möglichkeit ist Jobrotation: Der Kollege lernt die Kollegen und Abteilungen kennen, gewinnt einen Überblick über das große Ganze.
Weiterbildungen anbieten

Wissen, das der Neuzugang in Zukunft braucht, lässt sich in internen oder externen Fortbildungen und Schulungen oder Workshops vermitteln.
Mitarbeitergespräche führen

Gerade in der Probezeit sind Mitarbeitergespräche wichtig, um offene Fragen und Wünsche zu klären: Wie zufrieden sind beide Seiten? Was kann der Betrieb tun, um den Mitarbeiter zu unterstützen?
Teambuilding forcieren

Teambuilding-Events integrieren einen neuen Mitarbeiter ins Team: Gemeinsame Mittag- oder Abendessen, Betriebsausflüge oder andere Events sorgen für ein Wir-Gefühl.
Außentermin wahrnehmen

Nicht nur nach innen soll die Integration gelingen, auch nach außen. Möglichkeiten: der gemeinsame Besuch beim Kunden, von Konferenzen und Messen.

Extra-Tipp: Onboarding-Wiki

Stellen Sie häufig neue Mitarbeiter ein? Dann erstellen Sie ein Onboarding-Wiki als ausführliche Dokumentation im Intranet. Dort lassen sich zum Beispiel Gesprächsprotokolle aus den Übergabegesprächen mit den Vorgängern archivieren sowie weitere Checklisten oder Erfahrungsberichte bereitstellen.

7 Vorteile im Onboarding-Prozess

Ein gutes Onboarding erfordert viel Vorbereitung, bietet aber zugleich zahlreiche Vorteile:

Produktivität

Je schneller ein Mitarbeiter eingearbeitet, in die Prozesse und Teams integriert ist, desto schneller bringt er Top-Leistungen und steigert seine Produktivität.
Motivation

Onboarding ist ein Zeichen von Wertschätzung. Mitarbeiter spüren und honorieren das – mit mehr intrinsischer Motivation.
Fehlervermeidung

Ein einziger Fehlgriff kann einen ganzen Betrieb lahmlegen – zum Beispiel im Bereich der IT-Security. Onboarding verringert die Anfälligkeit für Fehler in der Anfangszeit.
Fachkräfteengpass

Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter kostet Zeit und Geld. Durch Fachkräftemangel ist die Suche zudem schwierig. Besser, man bindet fähige Leute mit geeigneten Maßnahmen frühzeitig ans Unternehmen.
Fluktuation

Fluktuation bringt Produktivitäts- und Know-how-Verluste. Hinzu kommen Kosten für die Neubesetzung. Onboarding wirkt dem entgegen.
Eindruck

Der erste Eindruck prägt die Wahrnehmung. Onboarding-Maßnahmen verbessern den Ersteindruck zu allen Seiten.
Markenbotschafter

Onboarding trägt zum Employer Branding bei. Wer zufrieden ist und gut im Team ankommt, empfiehlt den eigenen Arbeitgeber weiter. So werden neue Fachkräfte angeworben oder Kunden gewonnen.

Onboarding Checkliste: Wichtige Instrumente

Das Onboarding ist ein umfangreiches Projekt, bei dem Unternehmen viel beachten müssen. Damit nichts vergessen wird, hilft die folgende Checkliste, den Überblick zu behalten:

1. Vor Arbeitsbeginn

Informationen zugesandt?
Arbeitsplatz eingerichtet?
Handouts vorbereitet?
Kollegen informiert?
Mentor/Paten benannt?
Betriebsrat informiert?
Arbeitsbeginn bekannt?
Einführung eingeplant?
Arbeitsweg geklärt?

2. Erste Arbeitswoche

Begrüßung geklärt?
Willkommenspaket geschnürt?
Infomaterialien fertig?
Ausweise parat?
Aufgaben verteilt?
Essen gehen?
Betriebsevents genannt?
Feedbackgespräch führen?

3. Probezeit

Feebackgespräche?
Erfolgskontrolle?
Fragen geklärt?
Erneute Hilfestellung?
Weiterbildungen?
Schulungen?
Teambuilding?
Events & Ausflüge?

Klicken Sie auf den Button unten, um sich diese Checkliste kostenlos herunterzuladen:

Onboarding Checkliste (PDF)

Onboarding Fehler: Die 3 schlimmsten

Nicht immer läuft die Einarbeitung und Integration perfekt. Fehler passieren. Manche davon aber wirken demotivierend – weil sie Signalwirkung für die tatsächliche Willkommenskultur und Wertschätzung haben. Die drei schlimmsten Onboarding-Fehler:

Funkstille

Das Vorstellungsgespräch war getragen von Sympathie und Wir-Gefühl. Jetzt herrscht Funkstille bis zum ersten Tag. Melden Sie sich spätestens eine Woche vor Arbeitsbeginn bei ihm oder ihr. Tenor: „Wir freuen uns auf Sie!“
Überfrachtung

Die erste Zeit ist im Minutentakt mit Inhalten und Veranstaltungen vollgestopft. Da ist Überforderung programmiert. Lassen Sie mehr Freiräume: für die Begrüßung, für Smalltalk in der Kaffeeküche oder das Kennenlernen in der Kantine.
Infodumping

Die Einarbeitung soll schnell möglich gelingen, alle Infos sofort an den Mann oder die Frau gebracht werden. Es bringt aber nichts, einen neuen Kollegen mit Informationen zu überschütten, hunderte Dokumente, Infos, Ordner, Links bei ihm abzuladen. Gehen Sie systematisch vor und betreiben Sie kein Infodumping!