Onboarding: Konzept, Checkliste, Tipps

„Welcome on board“ schallt es neuen Mitarbeitern heute oft entgegen: Willkommen an Bord! Onboarding heißt dieses erste Hallo im Fachjargon. Es trägt entscheidend dazu bei, ob sich ein Neuzugang im Unternehmen wohl fühlt und schnell integriert. Mehr noch: Rundum zufriedene Mitarbeiter gehen ihrer Arbeit engagierter nach und verspüren auch wenig Wechselmotivation. Letzteres wird vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels immer wichtiger. Für Arbeitgeber ist daher entscheidend, dass der Prozess des Onboardings funktioniert. Hier erfahren Sie, wie das geht; welche Instrumente und Phasen des Onboardings Ihnen zur Verfügung stehen und wie Sie diese erfolgreich nutzen…

Onboarding: Konzept, Checkliste, Tipps

Definition: Was ist mit Onboarding gemeint?

Onboarding Definition synonym OffboardingOnboarding ist ein Anglizismus aus dem Human-Resources-Bereich.

So wird in der Regel der Prozess der Aufnahme und Einarbeitung neuer Angestellter bezeichnet – kurz alles, was getan werden muss/sollte, damit der neue Kollege mit allen wichtigen Informationen versorgt ist und sich als vollwertiges Mitglied im Team beziehungsweise im Unternehmen fühlt.

Onboarding lässt sich synonym als Einführung, willkommen heißen oder Vorstellung beschreiben. Der Arbeitsprozess wäre natürlich unvollständig, wenn es nicht auch das Gegenteil zum Onboarding, das sogenannte Offboarding, gäbe. Im Gegensatz zum Onboarding beschreibt das Offboarding den Trennungsprozess vom Unternehmen.

Zum Tragen kommt er beispielsweise im Rahmen einer Insolvenz oder Übernahmen, wenn ein Outplacement-Unternehmen sich um die Abwicklung der Kündigungen der Mitarbeiter beziehungsweise Vermittlung in andere Arbeitsverhältnisse kümmert.

Beide Prozesse können unter zwei Gesichtspunkten betrachtet werden:

  • Technischer Aspekt

    Zugänge – etwa zum Bürogebäude, bestimmte Bereiche oder am Computer – müssen gewährleistet sein. Andersherum müssen bei einer Kündigung Sicherheitsausweise, Schlüssel und Co. abgegeben werden.

  • Sozio-emotionaler Aspekt

    Geht es beim Onboarding darum, den neuen Kollegen zu integrieren, hilft ein Coach oder eine Outplacement-Beratung beim Ablösungsprozess vom Unternehmen. Dabei wird sichergestellt, dass ein Mitarbeiter seine Bewerbungsunterlagen auf den neusten Stand bringt, sich aktiv um eine andere Stelle bewirbt.

Aufgabe des Onboardings

Nicht selten zittern Neulinge vor dem ersten Arbeitstag. Was ziehe ich an? Wie verhalte ich mich? Erzähl‘ ich zur allgemeinen Auflockerung meinen Lieblingswitz von der Blondine und dem Bären auf der Eisscholle, die…

Dabei müsste die Nervosität auf Gegenseitigkeit beruhen. Auch der Arbeitgeber müsste ein genuines Interesse daran haben, dass sich der Frischling mit einem guten Gefühl wieder auf den Heimweg verabschiedet.

Läuft die Eingewöhnungsphase mies, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass er oder sie nicht gerne wiederkommt – und frühzeitig kündigt. Dieses Risiko können Arbeitgeber mit einem Onboarding-Konzept reduzieren.

Onboarding soll ganz wörtlich dabei helfen, die Mitarbeiter „an Bord zu holen“. Alle Aktivitäten eines Unternehmens, die dazu dienen, einen neuen Mitarbeiter zu integrieren, kann man als Onboarding bezeichnen. Im besten Fall handelt es sich dabei um eine strukturierte, systematische Integration, die jedem Neuling zugute kommt – und nicht um Einzelmaßnahmen in Ausnahmefällen.

Strukturierte Aufnahme dient der Vorbeugung

„Wenn Onboarding-Programme gut geplant und ausgeführt werden, können sie bewirken, dass die neuen Mitarbeiter schneller produktiv sind und gute Arbeit abliefern, weil sie die Kultur kennen, die notwendigen Informationen haben und tragfähige Beziehungen und Netzwerke im Unternehmen aufgebaut haben“, erklärt Till Lohmann, Personalexperte bei PWC.

Immerhin kostet es viel Geld, einen neuen Mitarbeitern anzuheuern und einzustellen. Lohmann rechnet vor:

Um eine Stelle zu besetzen, fallen etwa 30 bis 40 Prozent des Jahresgehalts für die gesuchte Position an. Kündigt der neue Kollege innerhalb des ersten Jahres, hat das Unternehmen kaum eine Chance, seine Investitionen in die Rekrutierung und Einarbeitung zurückzubekommen.

Je nachdem, ob es sich bei dem verlorenen Mitarbeiter um eine Führungskraft handelt und welche Kosten mit eingerechnet werden, kann der Verlust das Unternehmen schnell eine sechsstellige Summe kosten. Die Kosten setzen sich üblicherweise zusammen aus:

  • Anzeigenschaltung
  • Verlorene Arbeitszeit durch Vorstellungsgespräche
  • Einarbeitungszeit
  • Gehalt des Neuzugangs
  • Verminderte Arbeitsleistung des Neuzugangs
  • Verlorene Arbeitszeit des einarbeitenden Kollegen

Darum müssten Unternehmen diese Bindung speziell im ersten Jahr herstellen und stärken. Zwar kann auch das ausgefeilteste Onboarding-Konzept eine schnelle Kündigung nicht immer verhindern, die Wahrscheinlichkeit aber in vielen Fällen deutlich verringern.

Auch wichtig: Der Kostenaufwand fürs Onboarding hält sich meist – je nach Maßnahme – in erträglichen Grenzen.

Die größten Vorteile von Onboarding im Überblick

Onboarding Plan Vorteile

  • Produktivität

    Je schneller ein Mitarbeiter eingearbeitet, in die Prozesse und Teams integriert ist, desto schneller kann er Top-Leistungen bringen – und die Produktivität des gesamten Betriebs steigern.

  • Motivation

    Onboarding ist ein Zeichen von Wertschätzung. Mitarbeiter honorieren das – und gehen (hoffentlich) noch motivierter zur Sache.

  • Fehlervermeidung

    Ein einziger Fehlgriff kann einen ganzen Betrieb lahmlegen – zum Beispiel im Bereich der IT-Security. Onboarding verringert die Anfälligkeit für Fehler in der Anfangszeit.

  • Fachkräfteengpass

    Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter kostet Zeit und Geld – gerade in Branchen, in denen das Angebot an Spezialisten stark eingeschränkt ist. Besser, man bindet die fähige Leute mit geeigneten Maßnahmen frühzeitig ans Unternehmen.

  • Fluktuation

    Bis zu einem gewissen Grad ist Fluktuation sinnvoll – Stichwort: frischer Wind. Dreht sich die Tür aber zu schnell, ist der personelle Aderlass zu groß, dann sind schmerzliche Produktivitäts- und Knowhow-Verluste die Folge.

  • Eindruck

    Der erste Eindruck ist bekanntlich wichtig – das gilt für Bewerber, Mitarbeiter, Unternehmen. Onboarding-Maßnahmen können allen Seiten den Weg zu einem überzeugenden Ersteindruck ebnen.

  • Markenbotschafter

    Onboarding trägt zum Employer Branding bei. Wer zufrieden, vielleicht sogar begeistert ist, empfiehlt den eigenen Arbeitgeber weiter. Onboarding kann also auch dabei helfen, weitere Fachkräfte anzuwerben und Kunden zu gewinnen.

Phasen des Onboarding-Programms

Ein Onboarding-Programm ist normalerweise in Phasen eingeteilt. Schon das Vorstellungsgespräch könnte man als Onboarding-Maßnahme verstehen (muss man aber nicht). Im Optimalfall setzt das Onboarding des Unternehmens aber schon vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters ein.

Vor allem der erste Arbeitstag selbst spielt eine entscheidende Rolle – und der Rest der Auftakt-Woche. Insgesamt können Onboarding-Maßnahmen bis zu einem Jahr nach Arbeitsbeginn, mindestens aber bis zum Ende der Probezeit sinnvoll sein.

Wichtiger als der Zeitrahmen ist die Zielsetzung: Je schneller der Mitarbeiter voll einsatzfähig, produktiv und motiviert ist, desto besser für das gesamte Unternehmen.

Nach spätestens einem Jahr – so die Idealvorstellung – sollte er oder sie in jeder Beziehung ins Unternehmen integriert sein: in die Organisation, Arbeitsabläufe, ins Team und in die Kultur.

Dazu drei wichtige Tipps:

  • Standardisieren Sie die Onboarding-Prozesse. Individuelle, an einzelne Mitarbeiter angepasste Maßnahmen sind dazu kein Widerspruch.
  • Denken Sie ganzheitlich. Onboarding sollte sowohl die fachliche als auch die soziale und kulturelle Integration eines neuen Mitarbeiters zum Ziel haben.
  • Berücksichtigen Sie die Vorteile. Onboarding kann Ihnen (enorme) Kosten ersparen – und sollte nicht als Klimbim betrachtet werden, den man mal eben so nebenbei macht.

Onboarding Plan: So gestalten Sie den Prozess

So könnte der Zeitplan für ein Onboarding-Programm aussehen:

  1. Vor dem ersten Arbeitstag

    Vor allem diese Bausteine sind im Vorfeld wichtig:

    • Informationen zusenden

      Melden Sie sich schon VOR dem ersten Arbeitstag mit einer netten Begrüßungs- und Info-Mail beim Neuling – evtl. auch per Telefon. Senden Sie ihm dabei zudem die wichtigsten Informationen zu: Wo er wann von wem empfangen wird, Unternehmensleitbild, Organigramm oder Broschüren.

    • Dokumente besorgen

      Hier ist die Mitwirkung des Arbeitnehmers gefragt. Sozialversicherungsausweis, Krankenkasse, Lohnsteuerkarte, Steuer-ID: Liegt alles vor, wird die erste Arbeitswoche nicht komplett von organisatorischen Fragen überlagert.

    • Ansprechpartner benennen

      Einen festen Ansprechpartner zuteilen, der dem Neuen mit Rat und Tat zur Seite steht. Und an den er sich auch schon im Vorfeld bei Fragen aller Art wenden kann. Manche nennen das Mentor, andere Paten, wieder andere Buddy.

    • Arbeitsplatz einrichten

      Er sollte hergerichtet sein, sobald der Neuzugang über die Schwelle tritt. Dazu zählt, Passwörter bereitzustellen, Druckerzugang einzurichten, Telefon, Bürostuhl und sonstige Hilfsmittel zu beschaffen. Alles, was er oder sie benötigt, um sofort durchzustarten.

    • Einarbeitungsplan erstellen

      Er sollte frühzeitig stehen – also schon vor dem Arbeitsbeginn. Wie ist der Plan für die erste Woche, in welche Projekte wird der neue Mitarbeiter involviert? Planung verhindert sowohl Chaos als auch Leerlauf.

    • Wohnungssuche organisieren

      Ein Service, über den sich vor allem Auswärtige freuen: Unternehmen, die aktiv bei der Wohnungssuche (vielleicht sogar beim Umzug und bei Behördengängen) helfen. Das ist eine Frage der Kosten und Kapazitäten, kann sich aber lohnen.

  2. Am ersten Arbeitstag

    Am ersten Arbeitstag gewinnt und hinterlässt man nicht nur einen – sondern viele erste Eindrücke. Für die Onboarding-Konzeption ist er daher extrem wichtig. Bestandteile können sein:

    • Willkommenspaket überreichen

      Mappe und Schlüssel sind die Basics. Aber auch private Nettigkeiten kommen gut an: zum Beispiel Grußkarte mit Glückwünschen zum Einstand oder ein Blumenstrauß.

    • Visitenkarten geben

      Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter schon am ersten Arbeitstag Visitenkarten zur Verfügung – selbst wenn er oder sie gar keine brauchen sollte. Unterschätzen Sie nicht die Wirkung, denn: Visitenkarten sind kleine Medaillen.

    • Empfang bereiten

      Ein Rundgang, bei dem der neue Mitarbeiter mit den Kollegen bekannt gemacht wird, sollte Usus sein. Noch besser wäre eine kleine Zeremonie am Ende des Arbeitstages. Lieber Johannes, wir begrüßen dich ganz herzlich in unserem Team. So kommt er am zweiten Tag gerne wieder.

    • Essen gehen

      Beim gemeinsamen Gang in die Kantine knüpft man schnell Kontakte. Vielleicht reicht es ja sogar zu einem Mittagessen im Restaurant.

    • Feedbackgespräch durchführen

      Ein kurzer (oder längerer) Austausch mit dem Vorgesetzten (oder Mentor) signalisiert, dass sich jemand kümmert. Am besten verbunden mit einer ersten Einführung.

  3. Darauf aufbauend können im Rest der ersten Arbeitswoche weitere Grundlagen geschaffen werden. Beispiele: Sicherheitsvorschriften näherbringen und Fluchtwege zeigen. Mitarbeiterfoto für das Organigramm oder Intranet machen. Unterlagen wie Urlaubsanträge zeigen. Einzelgespräche mit Teamleiter, Abteilungsleiter, IT-Leiter und anderen wichtigen Personen führen.

    Wichtiger Aspekt: Der neue Mitarbeiter sollte in der ersten Arbeitswoche so viele Kollegen wie möglich kennenlernen. Hat er sich schnell ein Netzwerk aufgebaut, festigt das die Bindung.

  4. In der Probezeit

    Die fachliche Einarbeitung lässt sich nicht in einer Woche bewerkstelligen. In der Probezeit (und darüber hinaus) sind diese Elemente wichtig:

    • Einführungen veranstalten

      Abteilungen, Produkte, Projekte, Aufgaben – sie können dem Neuzugang mithilfe von Einführungsveranstaltungen nähergebracht werden. Eine Möglichkeit des Onboardings ist außerdem, den neuen Mitarbeiter anhand von Jobrotation mit dem Unternehmen vertraut zu machen. Vorteil: Er oder sie lernt von Anfang an die Kollegen und Abteilungen kennen, gewinnt einen Überblick übers große Ganze.

    • Weiterbildungen anbieten

      Wissen, dass der Neuzugang in Zukunft braucht, könnte in internen oder externen Fortbildungen vermittelt werden. Auch ist die Aussicht auf professionelle Weiterbildung ein Benefit (und Köder) für anspruchsvolle Fachkräfte.

    • Mitarbeitergespräche führen

      Gerade in der Probezeit sind sie wichtig, um offene Fragen und Wünsche zu klären. Wie zufrieden sind beide Seiten? Was kann der Betrieb tun, um den Mitarbeiter noch intensiver zu unterstützen?

    • Teambuilding forcieren

      Teambuilding-Events oder -wochenenden können helfen, einen neuen Kollegen ins Team zu integrieren. Sie bieten sich vor allem in Phasen personellen Umbruchs an, wenn die Fluktuation insgesamt hoch ist. Beispiele: Gemeinsame Mittag- oder Abendessen, Kneipentouren oder Rudelgucken bei einer Fußball-WM.

    • Außentermin wahrnehmen

      Nicht nur nach innen soll die Integration gelingen, auch nach außen. Möglichkeiten: der gemeinsame Besuch beim Kunden, von Konferenzen und Messen. So erlebt der Arbeitgeber seinen Neuzugang zudem in Aktion.

    • Ausflüge organisieren

      Auch hier steht der Teambuilding-Gedanke im Hinterkopf – aber Stadtrundgänge können Neuen auch ganz praktisch dabei helfen, sich in ihrer neuen Umgebung und Stadt zurechtzufinden.

Die 3 größten Fehler, die Unternehmen machen

Onboarding FehlerDer Klassiker sind motzende Vorgesetzte: Sie fangen hier an? Ich weiß von nichts – mal wieder typisch, hier macht jeder, was er will. Stimmt, manchmal kommen Informationen nicht dort an, wo sie hingehören. Aber dieses Beispiel zeigt, was Sie auf jeden Fall vermeiden wollen:

Den Eindruck von völligem Chaos und Unorganisiertheit zu erwecken. Noch dazu häufig mit einem Tonfall und einer Mimik, die dem Gegenüber vermittelt: Der Vorgesetzte hat schlechte Laune und überhaupt keine Lust, sich in irgendeiner Form zu kümmern. Und für diese Person soll ich zukünftig arbeiten.

Denken Sie als Personalverantwortlicher daran, dass Sie immer auch ein Repräsentant Ihres Unternehmens und der herrschenden Unternehmenskultur sind. Drei weitere Fehler, die Sie im Onboarding unbedingt vermeiden sollten:

  1. Funkstille

    Das Vorstellungsgespräch erfolgreich absolviert, den Arbeitsvertrag unterschrieben und danach lässt das Unternehmen bis zum Tag 1 nichts mehr von sich hören. Fehler! Gerade jetzt ist die Unsicherheit beim neuen Arbeitnehmer groß. Sinnvoll: Melden Sie sich rund eine Woche vor Arbeitsbeginn bei ihm oder ihr, zum Beispiel per Mail. Weniger als Reminder, mehr als Motivationshilfe und Zeichen der Wertschätzung. Tenor: Wir freuen uns auf Sie!

  2. Überfrachtung

    Der erste Arbeitstag ist bis über den Füllstrich mit Inhalten und Veranstaltungen gefüllt. Das ist gut gemeint, aber möglicherweise zu viel des gut Gemeinten. Lassen Sie auch Freiräume: für die Begrüßung, für den Smalltalk in der Kaffeeküche oder einen gemeinsamen Snack zum Abschluss des Tages.

  3. Infodumping

    Die Einarbeitung soll so fix wie möglich gelingen, alle Infos schnellstmöglich an den Mann gebracht werden. Völlig nachvollziehbar! Es bringt aber nichts, einen neuen Kollegen am ersten Tag mit Informationen zu überschütten, hunderte Dokumente, Infos, Ordner, Links bei ihm abzuladen. Gehen Sie systematisch vor und betreiben Sie kein Infodumping!

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[Bildnachweis: Roman Kosolapov by Shutterstock.com]
25. März 2017 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.



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