Onboarding: Phasen, Instrumente, Einarbeitungsplan

„Welcome on board!“ – mit einem herzlichen Willkommen sollte jeder neue Job beginnen. Handelt es dabei um einen strukturierten und systematischen Prozess, spricht man vom „Onboarding“. Neue Mitarbeiter sollen sich vom ersten Tag an wohlfühlen und schnell in das Unternehmen, die Organisation, das Team integriert werden. Denn zufriedene Mitarbeiter sind motivierter, engagierter, produktiver. Und sie bleiben auch länger im Betrieb – über die Probezeit hinaus.

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wird professionelles Onboarding immer wichtiger. Für Arbeitgeber ist entscheidend, dass die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und der damit verbundene Eingliederungsprozess reibungslos funktioniert. Wir zeigen Ihnen hier, welche Instrumente dabei helfen, welche Phasen erfolgreiches Onboarding durchläuft und welche Vorteile das hat…

Onboarding: Phasen, Instrumente, Einarbeitungsplan

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Übersetzung: Was versteht man unter Onboarding?

Der Begriff Onboarding stammt aus dem Personalmanagement. Der Anglizismus kommt ursprünglich aus dem Amerikanischen und ist die Kurzform für „taking on board“ – grob übersetzt: „neue Mitarbeiter an Bord holen“. Gemeint ist die systematische Integration und Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Unternehmen. Ziel dieses Aufnahmeprozesses ist – neben der fachlichen Einarbeitung der Neuzugänge – eine zügige Eingliederung ins Team und in die Unternehmenskultur. Es soll eine Wohlfühlatmosphäre geschaffen werden, um die Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit zu harmonisieren und zugleich zu verhindern, dass die Neueinstellung noch während der Probezeit wieder kündigt. Kurz: Der oder die Neue soll sich von Beginn an als vollwertiges Mitglied der Organisation wohlfühlen.

Onboarding lässt sich synonym als „Einführung“, „Willkommen heißen“ oder „Vorstellung“ beschreiben. Das Gegenteil zum Onboarding ist das „Offboarding“. Hierbei geht es um einen professionellen Trennungsprozess – zum Beispiel bei Insolvenz oder größerem Stellenabbau im Unternehmen.

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Warum Onboarding?

Viele neue Mitarbeiter werden ins kalte Wasser geworfen und sich selbst überlassen. Motto: „Das bekommt der/die schon hin, so schwer ist das nicht. Und geschadet hat das noch keinem. War bei mir nicht anders – und Learning by doing ist sowieso am besten!“ Eine krasse Fehleinschätzung! Natürlich finden die meisten neuen Kollegen früher oder später in den Job. Bleiben Sie in der Einarbeitungsphase aber sich selbst überlassen, geht nicht nur kostbare Zeit verloren, um sich in den internen Abläufen und Prozessen zurechtzufinden. Die neuen Mitarbeiter machen unter Umständen unnötige Fehler, müssen häufiger nachfragen, Ansprechpartner recherchieren und erreichen (vorerst) nur eine eingeschränkte Arbeitsqualität.

Davon absehen beeinträchtigt die fehlende Einarbeitung massiv die Motivation und den frischen Elan. Unter Umständen kann das dafür sorgen, dass die Neueinstellungen den Job noch in der Probezeit kündigen oder eine Weiterbeschäftigung ablehnen. Umgekehrt: Gibt es ein professionelles Onboarding, finden sich Mitarbeiter schneller zurecht, sind motivierter, produktiver und zufriedener. Und zufriedene Mitarbeiter sind zugleich beste Fürsprecher für ein Unternehmen. Das stärkt das Arbeitgeberimage und reduziert Besetzungskosten.

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Wann beginnt das Onboarding?

Der Onboarding-Prozess beginnt ab dem Zeitpunkt der Jobzusage, spätestens aber nach mit der Vertragsunterzeichnung und endet idealerweise erst nach der Probezeit, um begehrte Talente und Fachkräfte frühzeitig und dauerhaft an die Firma zu binden.

Wie lange dauert ein Onboarding?

Dauer und Umfang des Onboardings hängen allerdings wesentlich mit der Komplexität des Arbeitsplatzes beziehungsweise mit den damit verbundenen Aufgaben zusammen. Hinzu kommt die Beschäftigungsdauer des Vorgängers (falls es einen gibt). Je länger der oder die Beschäftigte im Unternehmen war, desto mehr Fachwissen, Know-how und Erfahrungen haben sich angesammelt, die nun weitergegeben werden sollten. Daher sollte für den Zeitraum der Einarbeitung und Integration auch ein Ansprechpartner für Rückfragen benannt werden. Nicht zuletzt, um dem neuen Kollegen Angst und Unsicherheiten zu nehmen sowie um den Fortschritt des Einarbeitungsprozesses zu kontrollieren und Feedback zu geben.

Je schneller der Mitarbeiter voll einsatzfähig, produktiv und motiviert ist, desto besser für das gesamte Unternehmen. Nach spätestens einem Jahr – so die Idealvorstellung – sollte er oder sie in jeder Beziehung ins Unternehmen integriert sein: in die Organisation, Arbeitsabläufe, ins Team und in die Kultur.

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Onboarding Plan: Das 3-Phasen-Modell

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter umfasst neben der administrativen und organisatorischen Formalitäten sowohl die fachliche Einarbeitung in die eigentliche Arbeitsaufgabe sowie die soziale Integration ins Team und das Arbeitsumfeld. Entsprechend hat sich hierfür ein sogenanntes 3-Phasen-Modell entwickelt.
Es beginnt noch vor Arbeitsantritt (Phase 1), gestaltet maßgeblich den ersten Arbeitstag (Phase 2) und begleitet den neuen Kollegen während der gesamten Probezeit (Phase 3). Konkret kann das dann zum Beispiel so aussehen:

Vor dem ersten Arbeitstag

In der ersten Phase sind diese Bausteine wichtig:

  • Informationen zusenden
    Melden Sie sich schon VOR dem ersten Arbeitstag mit einer netten Begrüßungs- und Info-Mail beim Neuling – eventuell auch per Telefon. Senden Sie ihm zudem die wichtigsten Informationen zu: Wo er wann von wem empfangen wird, Unternehmensleitbild, Organigramm oder Broschüren.
  • Dokumente besorgen
    Hier ist die Mitwirkung des Arbeitnehmers gefragt. Sozialversicherungsausweis, Krankenkasse, Lohnsteuerkarte, Steuer-ID: Liegt alles vor, wird die erste Arbeitswoche nicht komplett von organisatorischen Fragen überlagert.
  • Ansprechpartner benennen
    Einen festen Ansprechpartner zuteilen, der dem Neuen mit Rat und Tat zur Seite steht. Und an den er sich auch schon im Vorfeld bei Fragen aller Art wenden kann. Manche Unternehmen nennen diese Person „Mentor„, andere „Paten“, wieder andere „Buddy“.
  • Arbeitsplatz einrichten
    Der Arbeitsplatz sollte eingerichtet sein, sobald der Neuzugang über die Schwelle tritt. Dazu zählt, Passwörter bereitzustellen, Druckerzugang einzurichten, Telefon, Bürostuhl und sonstige Hilfsmittel zu beschaffen. Alles, was er oder sie benötigt, um sofort durchzustarten.
  • Einarbeitungsplan erstellen
    Der sogenannte Einarbeitungsplan sollte frühzeitig stehen – noch vor dem Arbeitsbeginn. Er umfasst einen detallierten Arbeitsplan für die erste Woche; Aufgaben; Projekte, in die der neue Mitarbeiter involviert wird. Der Einarbeitungsplan verhindert sowohl Chaos als auch Leerlauf.
  • Wohnungssuche organisieren
    Ein Service, über den sich vor allem Auswärtige freuen: Unternehmen, die aktiv bei der Wohnungssuche (vielleicht sogar beim Umzug und bei Behördengängen) helfen, steigern ihr Arbeitgeberimage enorm. Das ist zwar auch eine Frage der Kosten und Kapazitäten, kann sich aber lohnen.

Am ersten Arbeitstag

Am ersten Arbeitstag gewinnt und hinterlässt man nicht nur einen – sondern viele erste Eindrücke. Für das Onboarding ist er daher extrem wichtig. Bestandteile können sein:

  • Willkommenspaket überreichen
    Mappe und Schlüssel sind die Basics. Aber auch private Nettigkeiten kommen gut an: zum Beispiel Grußkarte mit Glückwünschen zum Einstand oder ein Blumenstrauß.
  • Visitenkarten geben
    Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter schon am ersten Arbeitstag Visitenkarten zur Verfügung – selbst wenn er oder sie gar keine brauchen sollte. Unterschätzen Sie nicht die Wirkung, denn: Visitenkarten sind kleine Medaillen.
  • Empfang bereiten
    Ein Rundgang, bei dem der neue Mitarbeiter mit den Kollegen bekannt gemacht wird, sollte Usus sein. Noch besser wäre eine kleine Zeremonie am Ende des Arbeitstages. Lieber Johannes, wir begrüßen dich ganz herzlich in unserem Team. So kommt er am zweiten Tag gerne wieder.
  • Essen gehen
    Beim gemeinsamen Gang in die Kantine knüpft man schnell Kontakte. Vielleicht reicht es ja sogar zu einem Mittagessen im Restaurant.
  • Feedbackgespräch durchführen
    Ein kurzer (oder längerer) Austausch mit dem Vorgesetzten (oder Mentor) signalisiert, dass sich jemand kümmert. Am besten verbunden mit einer ersten Einführung.

Darauf aufbauend können im Rest der ersten Arbeitswoche weitere Grundlagen geschaffen werden. Beispiele: Sicherheitsvorschriften näher bringen und Fluchtwege zeigen. Mitarbeiterfoto für das Organigramm oder Intranet machen. Unterlagen wie Urlaubsanträge zeigen. Einzelgespräche mit Teamleiter, Abteilungsleiter, IT-Leiter und anderen wichtigen Personen führen. Wichtiger Aspekt: Der neue Mitarbeiter sollte in der ersten Arbeitswoche so viele Kollegen wie möglich kennenlernen. Hat er sich schnell ein Netzwerk aufgebaut, festigt das die Bindung.

In der Probezeit

Die soziale Eingliederung und Integration ins Team lässt sich nicht in einer Woche bewerkstelligen. In der Probezeit (und darüber hinaus) sind daher diese Elemente des Onboardings wichtig:

  • Einführungen veranstalten
    Abteilungen, Produkte, Projekte, Aufgaben – sie können dem Neuzugang mithilfe von Einführungsveranstaltungen nähergebracht werden. Eine Möglichkeit des Onboardings ist außerdem, den neuen Mitarbeiter anhand von Jobrotation mit dem Unternehmen vertraut zu machen. Vorteil: Er oder sie lernt von Anfang an die Kollegen und Abteilungen kennen, gewinnt einen Überblick über das große Ganze.
  • Weiterbildungen anbieten
    Wissen, dass der Neuzugang in Zukunft braucht, könnte in internen oder externen Fortbildungen und Schulungen oder Workshops vermittelt werden. Auch ist die Aussicht auf professionelle Weiterbildung ein Benefit (und Köder) für anspruchsvolle Fachkräfte.
  • Mitarbeitergespräche führen
    Gerade in der Probezeit sind sie wichtig, um offene Fragen und Wünsche zu klären. Wie zufrieden sind beide Seiten? Was kann der Betrieb tun, um den Mitarbeiter noch intensiver zu unterstützen?
  • Teambuilding forcieren
    Teambuilding-Events oder -wochenenden können helfen, einen neuen Kollegen ins Team zu integrieren. Sie bieten sich vor allem in Phasen personellen Umbruchs an, wenn die Fluktuation insgesamt hoch ist. Beispiele: Gemeinsame Mittag- oder Abendessen, Kneipentouren oder Rudelgucken bei einer Fußball-WM.
  • Außentermin wahrnehmen
    Nicht nur nach innen soll die Integration gelingen, auch nach außen. Möglichkeiten: der gemeinsame Besuch beim Kunden, von Konferenzen und Messen. So erlebt der Arbeitgeber seinen Neuzugang zudem in Aktion.
  • Ausflüge organisieren
    Auch hier steht der Teambuilding-Gedanke im Hinterkopf. Betriebsausflüge und Stadtrundgänge können Neuen auch ganz praktisch dabei helfen, sich in ihrer neuen Umgebung und Stadt zurechtzufinden.

Extra-Tipp: Onboarding-Wiki

Wenn Ihr Unternehmen wächst und daher häufiger neue Mitarbeiter eingestellt werden, sollten Sie über ein Onboarding-Wiki beziehungsweise eine ausführliche Dokumentation der aktuellen Aufgaben und Arbeitsabläufe im Intranet nachdenken. Dort lassen sich zum Beispiel auch die Gesprächsprotokolle aus den Übergabegesprächen mit den Vorgängern archivieren sowie weitere Checklisten oder Erfahrungsberichte bereitstellen. Auf diese Weise bleiben wertvolle Informationen dem Unternehmen dauerhaft erhalten und sind von den (neuen) Mitarbeitern jederzeit abrufbar.


Onboarding Fehler: Die 3 schlimmsten

Nicht immer läuft die Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter perfekt. Fehler passieren. Manche davon aber wirken demotivierend, destabilisierend, desaströs. Sogar auf das vorhandene Team. Nicht zuletzt, weil sie Signalwirkung haben – für die tatsächliche Willkommenskultur und Wertschätzung der eigenen Mitarbeiter. Diese drei Onboarding-Fehler sollten Sie daher tunlichst vermeiden:

Funkstille
Das Vorstellungsgespräch war noch getragen von Sympathie und Wir-Gefühl. Jetzt aber herrscht Funkstille. Bis zum ersten Tag, wenn der Mitarbeiter vor der Tür steht. Echte Freude über den neuen Kollegen sieht anders aus. Besser: Melden Sie sich spätestens eine Woche vor Arbeitsbeginn bei ihm oder ihr, zum Beispiel per Mail. Weniger als Reminder, mehr als Motivationshilfe und Zeichen der Begeisterung. Tenor: „Wir freuen uns auf Sie!“

Überfrachtung
Der erste Arbeitstag ist bis über den Füllstrich mit Inhalten und Veranstaltungen vollgestopft. Da ist die Überforderung programmiert. Lassen Sie mehr Freiräume: für die Begrüßung, für Smalltalk in der Kaffeeküche oder das Kennenlernen in der Kantine.

Infodumping
Die Einarbeitung soll so fix wie möglich gelingen, alle Infos schnellstmöglich an den Mann oder die Frau gebracht werden… nachvollziehbar! Es bringt aber nichts, einen neuen Kollegen am ersten Tag mit Informationen zu überschütten, hunderte Dokumente, Infos, Ordner, Links bei ihm abzuladen. Gehen Sie systematisch vor und betreiben Sie kein Infodumping!

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Wer ist beim Onboarding dabei?

In der Regel nehmen an den sogenannten Einarbeitungsgesprächen mindestens der neue Mitarbeiter sowie sein Mentor, Pate oder Teamleiter teil. Es kann aber sinnvoll sein, dass an den (Übergabe-)Gesprächen auch noch der Vorgänger sowie weitere Kollegen teilnehmen, mit denen später eng zusammengearbeitet wird. So können sich alle Beteiligten direkt über relevante Abläufe, Prozesse und Projekte austauschen und abstimmen. Schließlich geht es darum die Einarbeitungsphase zu verkürzen und Reibungsverluste zu minimieren.

In wenigen Ausnahmen kann es jedoch empfehlenswert sein, den neuen Mitarbeiter von den Gesprächen mit dessen Vorgänger auszuschließen. Insbesondere wenn diese Trennung unfreiwillig war. In dem Fall ist es ratsam, die erforderlichen Informationen (siehe Checkliste unten) vom ausscheidenden Mitarbeiter abzufragen und später gefiltert an dessen Nachfolger durch eine Führungskraft weiterzugeben.

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Was ist die Aufgabe von Onboarding?

Das Onboarding verfolgt gleich mehrere Ziele. Hauptzweck ist natürlich, der Neueinstellung die Nervosität zu nehmen sowie ihr zu ermöglichen, zügig und souverän alle erforderlichen Aufgaben zu erledigen und so schnell wie möglich die volle Leistungskraft zu erreichen. Schließlich wird der/die Mitarbeiter(in) für den Erfolg bezahlt. Der noch wichtigere (aber häufig unterschätzte) Zweck ist, den Neuling strukturiert und systematisch in das bestehende Team zu integrieren.

Das dient nicht nur dem Teambuilding, sondern reduziert mögliche Konflikte, Missverständnisse und Störungen im Arbeitsablauf. Das nutzt letztlich allen: dem Unternehmen, dem bestehenden Team – und dem neuen Mitarbeiter. Ein solcher Eingliederungsprozess ist verbunden mit zahlreichen persönlichen Erfahrung und (hoffentlich positiven) Emotionen und kann Wochen oder gar Monate dauern. Onboarding sollte daher stets die fachliche wie auch die soziale und kulturelle Integration eines neuen Mitarbeiters zum Ziel haben.

Onboarding-Prozess: 7 Vorteile

  • Produktivität
    Je schneller ein Mitarbeiter eingearbeitet, in die Prozesse und Teams integriert ist, desto schneller kann er Top-Leistungen bringen – und die Produktivität des gesamten Betriebs steigern.
  • Motivation
    Onboarding ist ein Zeichen von Wertschätzung. Mitarbeiter spüren und honorieren das – mit mehr intrinsischer Motivation.
  • Fehlervermeidung
    Ein einziger Fehlgriff kann einen ganzen Betrieb lahmlegen – zum Beispiel im Bereich der IT-Security. Onboarding verringert die Anfälligkeit für Fehler in der Anfangszeit.
  • Fachkräfteengpass
    Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter kostet Zeit und Geld – gerade in Branchen, in denen das Angebot an Spezialisten stark eingeschränkt ist. Besser, man bindet die fähige Leute mit geeigneten Maßnahmen frühzeitig ans Unternehmen.
  • Fluktuation
    Bis zu einem gewissen Grad ist Fluktuation sinnvoll – Stichwort: frischer Wind. Dreht sich die Tür aber zu schnell, ist der personelle Aderlass zu groß, sind schmerzliche Produktivitäts- und Knowhow-Verluste die Folge.
  • Eindruck
    Der erste Eindruck ist bekanntlich wichtig – das gilt für Bewerber, Mitarbeiter, Unternehmen. Onboarding-Maßnahmen können allen Seiten den Weg zu einem überzeugenden Ersteindruck ebnen.
  • Markenbotschafter
    Onboarding trägt zum Employer Branding bei. Wer zufrieden, vielleicht sogar begeistert ist, empfiehlt den eigenen Arbeitgeber weiter. Onboarding kann also auch dabei helfen, weitere Fachkräfte anzuwerben und Kunden zu gewinnen.
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Onboarding Checkliste: Wichtige Instrumente

Unternehmen sollten die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wie ein Projekt betrachten. Und wie jedes gute Projekt gehört dazu ein sorgfältiger Planung. In diesem Fall ein sogenannter „Einarbeitungsplan“. Auch dieser umfasst im Wesentlichen drei Phasen: Vorbereitung, erster Arbeitstag und die Zeit danach (in der Regel die Probezeit). Die folgende Checkliste soll Unternehmen dabei helfen, den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen.

1. Vor Arbeitsbeginn

➠ Informationen zugesandt?
➠ Arbeitsplatz eingerichtet?
➠ Handouts vorbereitet?
➠ Kollegen informiert?
➠ Mentor/Paten benannt?
➠ Betriebsrat informiert?
➠ Arbeitsbeginn bekannt?
➠ Einführung eingeplant?
➠ Arbeitsweg geklärt?

2. Erster Arbeitstag

➠ Begrüßung geklärt?
➠ Willkommenspaket geschnürt?
➠ Infomaterialien fertig?
➠ Ausweise parat?
➠ Aufgaben verteilt?
➠ Essen gehen?
➠ Betriebsevents genannt?
➠ Feedbackgespräch führen?

3. Probezeit

➠ Feebackgespräche?
➠ Erfolgskontrolle?
➠ Fragenklärung?
➠ Erneute Hilfestellung?
➠ Weiterbildungen?
➠ Schulungen?
➠ Teambuilding?
➠ Events & Ausflüge?

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
18. August 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


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