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Begrüßung: 3 Grundregeln + 7 Vorstellungs-Tipps


Eine formvollendete Begrüßung ist die erste Visitenkarte und entscheidend für einen sympathischen ersten Eindruck. Doch wie begrüßt man sein Gegenüber richtig? Leider gibt es gerade im Job einige Stolperfallen, die Sie bei der Begrüßung überwinden müssen. Wer gibt wem zuerst die Hand? Was sagt man dazu und wann wird die Visitenkarte übergeben? Um sich sicher auf dem gesellschaftlichen Parkett zu bewegen, sollten Sie die wichtigsten Knigge-Regeln, Konventionen und Formalia der Begrüßung kennen. Hier sind sie…


Begrüßung: 3 Grundregeln + 7 Vorstellungs-Tipps

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Begrüßung: 3 Grundregeln

Manchen Menschen gelingt es scheinbar spielend leicht, für andere erfordert es Überwindung und Training: ein sicherer und souveräner Auftritt samt perfekter Begrüßung. Lassen Sie sich davon nicht ins Bockshorn jagen. Andere zu grüßen ist wahrlich keine Raketenwissenschaft und auch längst nicht immer so formal, wie es auf den ersten Blick scheint.

Zwar beginnt jede Begegnung – ob nun zwischen Freunden oder Fremden – mit einem freundlichen Gruß. Oft reichen hierbei aber schon ein kurzes Zunicken oder ein kurzer Handschlag. Insbesondere, wenn sich beide schon länger kennen. Hierbei gelten die drei wichtigsten Grundregeln der Begrüßung.

Wer grüßt zuerst?

Es grüßt immer zuerst, wer einen Raum betritt (Büro, Konferenzraum, Fahrstuhl, Wartezimmer…). Dies gilt unabhängig von der Hierarchie im Unternehmen. Betritt der Chef einen Raum, sollte er die bereits Anwesenden kurz begrüßen. Sollten Sie in einen Raum kommen, in dem bereits mehrere Personen warten, gibt es verschiedene Szenarien:

  • Begrüßen Sie den Gastgeber zuerst
    Gibt es einen Gastgeber, begrüßen Sie diesen zuerst. Gleichzeitig können Sie sich hier bereits für die Einladung bedanken.
  • Begrüßen Sie Bekannte zuerst
    Fehlt ein klarer Gastgeber und Sie kennen nur einen der Anwesenden, begrüßen Sie als erstes diese Person. Ihr Kontakt sollte Sie anschließend den anderen Anwesenden vorstellen. Dabei gebührt der ranghöchsten Person im Raum gewissermaßen das Vorrecht, Sie kennenzulernen.
  • Begrüßen Sie der Reihe nach
    Sofern Sie keinen Anwesenden kennen und keine Rangfolge identifizieren können, begrüßen Sie der Reihe nach die Anwesenden. Während Sie mehrere Gäste hintereinander begrüßen, sollten Sie von Zeit zu Zeit Ihren Namen wiederholen, damit die zuletzt begrüßten Gäste ebenfalls wissen, mit wem sie es zu tun haben.

Falls die Begegnung zufällig ist – etwa auf dem Flur – begrüßt derjenige zuerst, der sein Gegenüber zuerst erblickt. Diese Regeln zur Begrüßung gelten sowohl im Geschäftsleben wie bei privaten Treffen.

Wer wird zuerst begrüßt?

Im Job kommt eine Besonderheit dazu: Hier grüßt immer der Rangniedere den Ranghöheren zuerst. In einem Business-Meeting oder bei einem Geschäftsessen wird also nicht unbedingt die Dame zuerst begrüßt, sondern die Ranghöchste Person im Raum und danach alle anderen in absteigender Hierarchie (sofern diese bekannt ist).

Wer in der Runde keine Rangordnung feststellen kann, begrüßt wie oben angesprochen alle der Reihe nach. Die bekannte Regel, dass Frauen immer zuerst begrüßt werden, gilt somit im Berufsleben nicht. Trotzdem ist diese Reihenfolge der Begrüßung weit verbreitet, gerne begleitet von einem kurzen Kommentar wie „Ladies first“.

Ausnahme: Gesellschaftliche Anlässe. Keine Regel ohne Ausnahme. Bei gesellschaftlichen Anlässen, vorzugsweise am Abend, wird die Rangfolge aufgehoben. Hier begrüßen Herren wieder die Damen zuerst. Auch wenn der Anlass einen beruflichen Hintergrund hat. Treffen Paare aufeinander, begrüßen sich erst die Damen, dann die Herren die Damen und anschließend die Herren untereinander. Diese formale Reihenfolge der Begrüßung kann unter guten Freunden oder Bekannten auch abgewandelt werden. Hier grüßen oft zuerst die Herren die Partnerin des jeweils anderen.

Wie wird gegrüßt?

Eine Begrüßung kann ganz simpel ausfallen: „Guten Tag, Frau Müller“. Und natürlich erwartet der Grüßende, dass er unmittelbar darauf zurück gegrüßt wird. Hierfür lautet die Grundregel: Erwidern Sie den Gruß möglichst im gleichen formalen Wortlaut.

Hier geht es weniger um die genauen Worte, sondern um die Förmlichkeit: Auf ein förmliches „Guten Tag…“ sollten Sie also nicht mit einem saloppen „Hallo…“ antworten. Werden Sie verbal gegrüßt, ist es zudem unangebracht, dem anderen als Erwiderung nur zuzunicken.

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Beispiele für Begrüßungen

Für die Begrüßung gibt es mehr oder weniger geeignete Begrüßungsformeln. Abhängig ist das nicht nur von Ihrem Gegenüber, sondern auch von der Tageszeit. Einem Würdenträger oder einer hierarchisch höher stehenden Person würden Sie nicht denselben (womöglich flapsigen) Gruß entgegenbringen wie einem Freund. Die wichtigsten Grüße im Überblick:

Förmliche Begrüßungen

  • Guten Morgen
    Betreten Sie morgens das Büro, ein kleineres Geschäft (wie Bäcker) oder eine Praxis, ist diese Begrüßung geeignet. Üblicherweise wird sie ebenfalls mit einem „Guten Morgen“, „Morgen“ oder „Hallo“ von den Anwesenden quittiert. Nicht zu antworten wäre unhöflich. Die beiden letztgenannten Erwiderungen sind etwas salopper.
  • Guten Tag
    Etwa ab 11 Uhr beginnt der Vormittag beziehungsweise Mittag. Treten Sie nun Menschen gegenüber, ist „Guten Tag“ geeignet, um jemanden zu begrüßen. Frühmorgens oder spätabends sorgt dieser Gruß womöglich für etwas Irritation, aber letztlich können Sie damit nicht viel verkehrt machen. Das süddeutsche Gegenstück dazu ist übrigens „Grüß Gott“.
  • Guten Abend
    „Guten Abend“ bietet sich für die Zeit ab 18 Uhr an. Ähnlich wie bei „Guten Morgen“ kürzen manche Menschen diesen Gruß zu „N’Abend“ ab. Das klingt allerdings bisweilen etwas flapsig-forsch, daher ist das für die Begrüßung höher stehender Persönlichkeiten nicht geeignet. Erwidern sollten Sie ebenfalls mit „Guten Abend“ oder „Hallo“.

Informelle Begrüßungen

  • Hallo
    Für Gesamtdeutschland geeignet und in verschiedenen Variationen üblich ist ein freundliches „Hallo“ zur Begrüßung. Geeignet ist es für Treffen im Privatbereich oder unter befreundeten Kollegen. Weit verbreitet mittlerweile auch das englische „Hi“ oder „Hey“. Alle diese Grüße können Sie unabhängig von der Tageszeit nutzen.
  • Moin
    Typisch für Norddeutschland ist der Gruß „Moin“, den man ebenfalls ganztägig verwendet. Wer sich in Hamburg aufhält, wird eher Moin Moin zu hören bekommen. Eine andere Variante ist „Moinsen“, die auch für Niedersachsen typisch ist. Wichtig: Der Gruß hat etymologisch nichts mit „Morgen“ zu tun, weshalb er auch ganztags üblich ist.
  • Servus
    Im süddeutschen Raum sowie in Österreich ist „Servus“ statt „Moin“ verbreitet. Für fremde Ohren ungewöhnlich: Servus eignet sich sowohl zur Begrüßung als auch zur Verabschiedung.
  • Mahlzeit
    Ein herzhaftes „Mahlzeit!“ hört man vor allem in Betrieben. Das gilt beim Mittagessen in der Kantine (dort auch synonym zu „Guten Appetit!“), aber auch zur Mittagszeit am Arbeitsplatz. Als Erwiderung sagen die meisten ebenfalls „Mahlzeit“.
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7 Tipps für bessere Begrüßungen

Natürlich stecken in einer freundlichen Begrüßung immer auch zwei Absichten: Sie wollen sympathisch wirken – und zugleich vertrauenswürdig erscheinen. Wenn Sie sich an die obigen Konventionen halten, sind Sie bereits auf einem guten Weg.

Um bei der Begrüßung voll und ganz zu überzeugen, gibt es zusätzlich weitere Tipps. Gute Beispiele für gelungene Auftritte liefern regelmäßig hochrangige Politiker. Diese strahlen Selbstbewusstsein und Macht aus, sobald sie einen Raum betreten. Sie müssen jedoch nicht erst Präsident werden, um ab dem ersten Augenblick zu überzeugen. Diese kleinen Begrüßungstipps und -tricks dazu, funktionieren bei jedermann:

Selbstbewusstsein ausstrahlen

Wer sich wohl in der eigenen Haut fühlt, strahlt das auch aus. Wählen Sie ein Outfit, in dem Sie sich gut und sicher fühlen. Denken Sie zudem positiv über sich selbst, das Treffen und die potenziellen Bekanntschaften und Möglichkeiten, die daraus entstehen. Eine selbstbewusste Begrüßung wirkt souverän und professionell.

Ziel haben

Ein Event betreten und die ersten Minuten unsicher und hilfesuchend an der Tür stehen bleiben? Eine gelungene Begrüßung sieht anders aus. Wenn Sie einen Raum betreten, sollten Sie deshalb von Anfang an ein Ziel vor Augen haben, das Sie verfolgen können. Begrüßen Sie die Anwesenden und suchen Sie direkt den Kontakt zu interessanten Personen, mit denen Sie ins Gespräch kommen wollen. Wer sein Ziel mit und nach der Begrüßung kennt, tritt automatisch überzeugender auf und wird besser wahrgenommen.

Blickkontakt suchen

Schauen Sie Ihrem Gegenüber bei der Begrüßung immer in die Augen. Das ist nicht nur ein Zeichen von Höflichkeit und Respekt – der Blickkontakt vermittelt zudem Glaubwürdigkeit, da jemand, der etwas zu verbergen hat, den Blickkontakt meist meidet. Ein zu intensiver Blick kann jedoch als aggressiv interpretiert werden. Idealerweise dauert der Blickkontakt daher nicht länger als 3,3 Sekunden.

Stimme senken

Unsere Stimme ist nicht nur eindeutiges Erkennungsmerkmal, sondern auch eine ebenso authentische wie intime Visitenkarte unserer Persönlichkeit. Mit Hilfe unserer Stimme bestimmen wir maßgeblich, wie wir auf andere wirken. Bereits Intonation und Atmung lösen Sympathien aus: Das hängt mit dem sogenannten psychorespiratorischen Effekt zusammen. Tiefe Stimmen empfinden wir dabei durchweg angenehmer und sympathischer, ihre Träger gelten als souverän, kompetent, viril. Begrüßen Sie Ihr Gegenüber also stets mit ruhiger, entspannter und möglichst tiefer Stimme.

Körperspannung halten

Unsere Körpersprache prägt den ersten Eindruck bei der Begrüßung subtil mit. Stimmen Worte und Körpersprache nicht überein, haben wir sofort ein Störgefühl. Umgekehrt: Wer hier Präsenz und eine gewisse Körperspannung zeigt, signalisiert seinem Gegenüber volle Aufmerksamkeit und zugleich Status und Stärke.

Gesten beruhigen

Wer sich unsicher fühlt, neigt dazu, optisch zu schrumpfen. Das zeigt sich auch in den Gesten während eines Gesprächs. Schüchterne und unsichere Gesprächspartner erkennt man oft daran, dass sie entweder sehr hektisch oder gar nicht gestikulieren. Wenn Sie Ihr Gegenüber aber überzeugen wollen, sollten Sie langsame und große Gesten wählen. Sie zeigen damit Selbstvertrauen, Status und Durchsetzungsvermögen. Ein weiterer positiver Aspekt: Gesten entlasten das kognitive System. Sie helfen dabei, Ihre Gedanken zu ordnen und vermeiden unnötige Pausen, die häufig mit einem „Ähm“ gefüllt werden.

Viel lächeln

Und ganz wichtig: Immer dabei lächeln. Nichts wirkt so offen und sympathisch wie ein ehrliches Lächeln bei der Begrüßung. Es verbindet Menschen sofort, hebt die Stimmung und ermöglicht einen guten Einstieg ins Gespräch.

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Handschlag zur Begrüßung?

Zur Begrüßung gehört in vielen Fällen ein Handschlag. Eine Selbstverständlichkeit, bei der einiges schief gehen kann. So gilt: Ein Handschlag dauert nicht länger als drei bis vier Sekunden. Längeres Händedrücken bleibt eher engen Freunden vorbehalten. Und: Geschüttelt wird dabei bitte nie! Tatsächliches Händeschütteln ist ein Tabu.

Wer sich begegnet, gibt und drückt sich die Hand, ohne diese wild hoch und runter zu bewegen. Eine Knigge-Falle der Begrüßung lauert hier in der oben schon beschriebenen Reihenfolge: Im Geschäftsleben entscheidet stets der Ranghöhere, ob er seinem Gegenüber die Hand reicht.

Falls Sie also als rangniedrigere Person einen Raum (zum Beispiel ein Fahrstuhl) betreten, grüßen Sie zwar zuerst. Aber eben zunächst nur verbal (oder durch Kopfnicken). Der Ranghöhere entscheidet dann, ob er Ihnen zu erwidern des Grußes die Hand reicht. Deshalb bitte nie mit ausgestreckter Hand auf andere zulaufen – Fauxpas!

Händedruck ist mehr als eine formale Begrüßung

Eine Ausnahme bildet hierbei der Gastgeber. Haben Sie eingeladen, sind Sie praktisch die Ranghöchste Person im Raum und es wird erwartet, dass Sie als Gastgeber Ihre Gäste mit einem Händedruck willkommen heißen. Allerdings auch hier – falls die Gäste nicht nach und nach erscheinen – dem ranghöchsten Gast zuerst.

In der Geste schwingt mehr mit, als viele denken: Der Händedruck ist nicht nur eine bloße Begrüßung – er ist ein nonverbales Signal, mit wem man es zu tun hat. Schließlich ist der Händedruck die erste körperliche Begegnung zweier Menschen. Und solche Berührungen – selbst wenn sie kurz sind – hinterlassen große Wirkung. Mehr noch: Sie sagen etwas über uns aus. Dabei spielen gleich mehrere Variablen eine Rolle, die wir – meist unbewusst – sofort analysieren:

  • Kraft: feste oder schlaff?
  • Textur: rau oder weich?
  • Temperatur: kalt oder warm?
  • Humidität: feucht oder trocken?
  • Griff: voll oder partiell?
  • Dauer: kurz oder lang?
  • Geschwindigkeit: langsam oder schnell?
  • Komplexität: drücken oder schütteln?
  • Augenkontakt: keiner oder lang?

Diese Fehler bei der Begrüßung vermeiden

Weil der Händedruck Vertrauenswürdigkeit demonstrieren soll, sollte er immer „bestimmt“ sein. Überreichen Sie keine „toten Fische“, lautet eine klassische Empfehlung. Also weder eine laffe Hand hinhalten und drücken lassen, noch eine nasse Hand reichen. Damit der Handschlag bei der Begrüßung den richtigen Eindruck macht, sollten Sie diese absoluten No-Gos vermeiden:

  • Feuchte Hände
    Wer clever ist, trägt ein Taschentuch in seinen Hosentaschen und kann die Hände unbemerkt daran trocknen. Andernfalls wischen Sie sie unauffällig am Körper ab.
  • Schraubstock
    Ebenfalls ungünstig ist, wenn Sie einen Händedruck wie einen Schraubstock haben. Kurz und kräftig die Hand schütteln ist ok, dann aber auch direkt wieder loslassen. Auch müssen Sie nicht versuchen, Ihrem Gegenüber mit aller Kraft die Hand zu brechen.
  • Schlaffe Finger
    Das andere Extrem ist genauso ungünstig; wer einen schlaffen Händedruck hat und die Hand womöglich nur partiell, mit den Fingerspitzen reicht, fällt unangenehm auf.
  • Umklammerte Hand
    Beim korrekten Händedruck wird nur eine Hand entgegengestreckt; ein Umfassen mit der anderen wird ebenso wie der Griff an die Schulter als Dominanzgeste wahrgenommen und ist daher nicht angebracht.
  • Langes Schütteln
    Keinesfalls sollte die Hand hin- und hergeschüttelt werden: Eine kurze, einmalige Auf- und Abbewegung reicht.
  • Hand versteckt
    Die andere Hand sollte keinesfalls in der Hosentasche weilen! Das wirkt zu leger und könnte als Zeichen mangelnden Respekts ausgelegt werden.

Umarmung zur Begrüßung?

„Komm, lass dich drücken…!“ – Die Umarmung ist deutlich emotionaler als ein Handschlag und ein Begrüßungsritual der besonderen Art. Sie bleibt in der Regel engen Freunden und guten Bekannten vorbehalten. Zumindest im westlichen Kulturraum.

In anderen Kulturen ist die Umarmung so selbstverständlich wie bei uns der Handschlag. Es kommt also auf den Kontext an. Nicht jeder Mensch empfindet das Umarmtwerden allerdings als angenehm. Wer im geschäftlichen Kontakt lieber auf Distanz bleibt, die aktuelle Situation als unpassend empfindet oder einfach ein weniger emotionaler Mensch ist, muss sich dem Umarmungsangebot nicht fügen.

Sobald Sie die Absicht Ihres Gegenübers erkennen, strecken Sie ihm oder ihr rechtzeitig die Hand zum traditionellen Händedruck entgegen. Den Wink sollte jeder verstehen. So bleibt dem Anderen die Möglichkeit, sich auf diese körpersprachliche Antwort einzustellen, ohne das Gesicht zu verlieren. Für die ganz Hartnäckigen und Unsensiblen bleibt noch Alternative zwei: Abwehrende Hand vor den Oberkörper und sagen: „Wir kennen uns dafür nicht gut genug – aber ich gebe Ihnen gerne die Hand!“

Begruessung Beispiele Italienisch Franzoesisch Spanisch Japanisch

Weitere Begrüßungsformen nach Kultur

  • Küssen zur Begrüßung

    Recht verbreitet ist international das Küssen zur Begrüßung. Hierbei handelt es sich in der Regel um auf die Wange hingehauchte Wangenküsschen. Üblich ist das unter anderem in Italien und Argentinien. Richtig kompliziert ist es in Frankreich: Hier wird nicht nur rechts und links ein Küsschen verteilt, sondern je nach Region ein drittes oder sogar viertes Wangenküsschen gegeben.

  • Verbeugen zur Begrüßung

    In vielen asiatischen Ländern ist eine Verbeugung zur Begrüßung typisch. In Thailand und Indien legt man dafür die Hände vor dem Oberkörper aneinander und verneigt sich vor dem anderen. Deutlich komplexer die Begrüßung in Japan: Je nach Grad der Ehrerbietung neigen sich die Grüßenden im 15-, 30- oder 45-Grad-Winkel zueinander und verharren so etwa fünf Sekunden.

  • Zunge zeigen zur Begrüßung

    Besonders exotisch mutet aus westlicher Sicht diese Begrüßungsgeste an: Zum Gruße zeigt man sich in Tibet jeweils die Zunge. Dieser Brauch ist auf einen Aberglauben zurückzuführen, wonach der Teufel eine schwarze Zunge hat. Indem man sich also seine (rote) Zunge zeigt, bekundet man seine lauteren Absichten.

Visitenkarte zur Begrüßung?

Üblicherweise werden bei Geschäftstreffen Visitenkarten ausgetauscht, manchmal auch bei Bewerbungsgesprächen (jedoch eher auf Führungsebene). Der Austausch von Visitenkarten ist ein typisches Begrüßungsritual und gehört zur Vorstellungszeremonie ebenso dazu wie der Smalltalk danach.

Allerdings enthält die Visitenkarte neben Namen und Funktion des Karteninhabers auch dessen persönliche Kontaktdaten. Das macht sie – symbolisch – zu einem persönlichen Geschenk und Vertrauensbeweis. Deshalb haben sich auch hier einige Knigge-Regeln und Begrüßungskonventionen etabliert, die es zu beachten gilt:

  • Wann?

    Im Geschäftsleben wird die Visitenkarte zu Beginn eines Besuchs oder Gesprächs überreicht – kurz nach der verbalen Begrüßung mit Handschlag.

  • Wer?

    Üblicherweise gibt der Gast seine Karte zuerst. Erst danach überreicht der Gastgeber seine Karte im Austausch. Ansonsten gilt wieder die Business-Regel: Der Ranghöchste überreicht seine Karte zuerst.

  • Wie?

    Die Karte wird immer mit Blickkontakt überreicht – hierzulande reicht dazu eine Hand, in Asien wird die Visitenkarte mit beiden Händen übergeben. Grob unhöflich wäre allerdings, wenn Sie die Visitenkarte Ihres Gegenübers erhalten und sie ungesehen in die Tasche stecken. Nehmen Sie sich stets einige Zeit, diese zu studieren – schon wegen möglicher (Adels-)Titel, mit denen Sie Ihr Gegenüber ansprechen müssen. Später verstauen Sie das Kärtchen sorgfältig (Wertschätzung!) in Ihrer Brust- oder Handtasche. Niemals in der Hosentasche.

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[Bildnachweis: Sunnydream, Cube29, Leremy by Shutterstock.com]

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