Welche Bedeutung hat ein E-Mail-Knigge?

Eine E-Mail ist schnell getippt und verschickt. Und genau ist das Problem: Dabei entstehen leicht Missverständnisse oder Konflikte. Ein E-Mail-Knigge ist eine Sammlung wichtiger Verhaltensregeln und guter Umgangsformen und sorgt so für einen höflichen, respektvollen Ton sowie wertschätzende Aussagen – zum Beispiel durch Regeln für eine angemessene Anrede, strukturierte Texte oder einen passenden Schreibstil

Überdies spart ein professioneller E-Mail-Knigge Zeit, weil Nachrichten schneller verstanden und zielgerichtet beantwortet werden. Nicht zuletzt trägt er zu einem positiven Arbeitsklima und zu vertrauensvollen Beziehungen bei. Zu den Grundregeln der E-Mail-Etikette gehört natürlich, möglichst fehlerfreie Mails zu senden. Auf folgende Punkte sollten Sie deshalb immer achten:

Korrekte Anrede
Angemessene Tonalität
Richtige Rechtschreibung und Grammatik
Freundliche Grußformel
Vollständige Signatur

Da die meisten E-Mail-Programme inzwischen über eine Rechtschreibprüfung verfügen, gelten Fehler zurecht als Zeichen für fehlende Sorgfalt. Weil die Autokorrektur dennoch nicht immer perfekt funktioniert, sollten Sie nie blind darauf vertrauen.

Welche formale E-Mail-Vorschriften muss ich beachten?

Seit 2007 gelten für den Mailverkehr gesetzliche Formvorschriften: So müssen zum Beispiel Rechtsform und Sitz des Unternehmens, Registergericht, Handelsregisternummer sowie die Vor- und Nachnamen der Geschäftsführer angegeben werden. Oft genug fügen Unternehmen am Ende der Mail noch Informationen zum Datenschutz ein. Idealerweise werden diese Pflichtangaben in der Signatur gespeichert. Fehlen sie, kann das abgemahnt werden.

Was sind die 11 goldenen Regeln des E-Mail-Knigge?

Die oberste Regel der E-Mail-Etikette lautet: Versetzen Sie sich stets in die Lage des Empfängers. Wie könnte die Mail auf sie oder ihn wirken? Würden Sie selbst eine solche Mail bekommen wollen? Gute Manieren zeigen sich oft schon am Einfühlungsvermögen – es ist der zentrale Kern der folgenden 11 goldenen Regeln für eine gute E-Mail-Kommunikation:

1. Schreiben Sie kurz

Haben Sie schon mal Vorstandsmails gelesen? Diese sind selten länger als 4-6 Zeilen. Warum? Weil Manager nicht viel Zeit haben und es gerne mit Churchill halten: „Was mehr Text braucht, ist nicht genügend durchdacht.“ Deshalb sollten Ihre Nachrichten stets so lang sein wie nötig und so kurz wie möglich. Nachrichten, die länger als eine DIN-A4-Seite sind, sollten Sie gar nicht erst senden. Unterteilen Sie die Mail zudem in kurze Abschnitte. Das gibt der Mail eine klare Struktur und macht sie sofort lesbarer.

2. Wählen Sie eine eindeutige Betreffzeile

Die Kunst der Kürze und Klarheit beginnt schon in der Betreffzeile. Mit einem aussagekräftigen und personalisierten Betreff steigt die Öffnungsrate von Mails um 22 Prozent. Der Adressat muss auf den ersten Blick erkennen, worum es in der Mail geht, Beispiel: „Einladung zum Meeting – heute um 15 Uhr“. Die optimale Länge besteht aus 25-30 Zeichen, das entspricht etwa 6-8 Worten. Ein guter Trick ist, die wichtigsten Worte und Substantive gleich am Anfang der Zeile zu platzieren.

3. Vermeiden Sie Mails mit Lesebestätigung

Wenn Sie eine Nachricht mit Lesebestätigung senden, kann das schnell aufdringlich und kontrollsüchtig wirken. Nicht zuletzt könnte sich der Empfänger genötigt fühlen, die Mail sofort zu lesen, weil Sie sonst merken, dass seine Nachricht nicht die Priorität hat, die sie haben sollte. Laut herrschender Netiquette sind auch Mails „mit Priorität“ unbeliebt und sollten nicht verschickt werden.

4. Antworten Sie nur notwendigen Empfängern

Die meisten ertrinken heute in einer Flut an E-Mails. Jede unnötige Nachricht klaut nur kostbare Zeit, und der Absender macht sich dadurch nicht beliebter. Den „Allen antworten“-Button sollten Sie deshalb nur in Ausnahmen nutzen. Überlegen Sie sich vor dem Senden also genau, wer wirklich auf den Verteiler muss – und wer nicht. Weitere Regeln: In die Kopie (CC) wird nur gesetzt, wer die Mail kennen, aber nicht reagieren muss; Blindkopien (BCC) versenden Sie bitte nur in Ausnahmefällen, z.B. wenn nicht jeder die Adressen der anderen kennen soll.

5. Drücken Sie sich klar aus

Behandeln Sie in der Nachricht möglichst nur ein Thema. Bei mehreren Themen besteht die Gefahr, dass manche übersehen werden. Verzichten Sie dabei auf übermäßig viele Fremdwörter, Fachchinesisch und Denglisch. Klare Sprache und kurze Sätze machen es dem Leser leichter. Dasselbe gilt für Mehrdeutigkeiten und Abkürzungen: Nicht jeder weiß, was damit gemeint ist oder es gibt Doppelbedeutungen. Mal abgesehen davon, dass sich ein „SgDuH, i. Anh. erh. S. d. Prot d. Sitzg. z.K. MfG CS“ einfach grauenhaft liest.

6. Bleiben Sie freundlich und respektvoll

In E-Mails zählt nicht nur, was Sie schreiben, sondern auch wie. Texte in VERSALIEN (Großbuchstaben) wirken zum Beispiel wie lautes Anschreien. Ebenso unnötig viele Ausrufezeichen hintereinander. Das Mindestes sind eine höfliche und persönliche Anrede sowie eine freundliche Grußformel.

Beispiele für gute Anreden im Job:

Kollegial: „Liebe/r [Vorname]“
Locker: „Hallo Frau [Nachname]“
Formell: „Guten Morgen Herr [Nachname]“

Beispiele für gute Grußformeln im Job:

Kollegial: „Viele Grüße“
Locker:„Mit besten Grüßen“
Formell:„Mit freundlichen Grüßen“

7. Verzichten Sie auf Ironie oder Sarkasmus

Ironie ist in der Schriftform noch schwerer zu erkennen und zu entschlüsseln als in verbaler Form. Verzichten Sie bei Geschäftsmails daher unbedingt auf solche Spitzen sowie Sarkasmus. Sie kommen nie gut an und wirken immer arrogant. Ironische Scherze gehören allenfalls in die Kaffeeküche.

8. Vermeiden Sie Kritik

Die deutsche Unart, Kritik direkt zu äußern, ist in E-Mails absolut tabu. Im Ausland gilt das ohnehin als wenig diplomatisch bis grob unhöflich. Und falls Sie sich hierzulande mal im Ton vergreifen, können Sie sich damit gewaltig in die Nesseln setzen – denn jetzt ist der schlechte Stil schriftlich dokumentiert. Aus solchen Mails unter Kollegen entsteht schnell ein veritabler Streit oder gar eine heftige Vendetta.

9. Formulieren Sie professionell

Vermeiden sollten Sie überdies Emojis in jeder geschäftlichen Korrespondenz. Diese gelten als unprofessionell und wirken viel zu infantil. Formulieren Sie lieber so lange an einem perfekten Satz, der genau das sagt, was Sie meinen.

10. Seien Sie sparsam mit Links

Setzen Sie Links in E-Mails nur dosiert ein. Oft lenken Sie vom eigentlichen Inhalt der Mail ab. Manchmal erleichtern Sie zwar das Verständnis und können Quellen belegen. Aber nur in diesen Fällen sind Links sinnvoll. Wenn überhaupt, sollten Sie die Links ans Ende der E-Mail setzen – wie eine typische Quellenangabe. So kann der Empfänger erst einmal den Text lesen und verstehen.

11. Verzichten Sie auf unnötige Anhänge

Versuchen Sie die wichtigsten Informationen für den Empfänger zusammenzufassen und in den E-Mail-Text zu schreiben – kurz und knapp. Wer dennoch Dokumente (z.B. PDF bei der E-Mail-Bewerbung) an die E-Mail anhängen möchte, sollte darauf achten, dass die Anhänge nicht größer als 5 Megabyte sind, weil sie sonst eventuell an der Firewall scheitern. Der wichtigste Tipp: Vergessen Sie niemals einen angekündigten E-Mail-Anhang. Peinlich.

Bonus Knigge-Regel: Vor dem Absenden nochmal alles durchlesen und Anhänge überprüfen! Tippfehler und fehlende Anhänge hinterlassen immer einen schlechten Eindruck.

E-Mail-Etikette: Die Antwortzeit zählt!

Der größte Vorteil der elektronischen Post ist zugleich ihr Handicap: die Geschwindigkeit. Wer schnell Nachrichten senden kann, erwartet in der Regel auch eine schnelle Antwort und Reaktion. Die goldene Regel: E-Mails sollten Sie möglichst binnen 24 Stunden beantworten oder zumindest den Empfang der Mail bestätigen.

Falls Sie gerade im Urlaub oder längere Zeit nicht per Mail erreichbar sind, sollten Sie eine automatische Abwesenheitsnotiz einrichten. Diese sollte dem Empfänger sagen, was mit seine E-Mail passiert (z.B. später lesen oder weitergeleitet) und an wen er oder sie sich in dringenden Fällen wenden kann.

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