E-Mail schreiben: Anleitung für Anfänger + Beispiele

E-Mail schreiben: Anleitung in 6 Schritten

Eine E-Mail zu schreiben ist ganz einfach: Sie benötigen eine E-Mail-Adresse und ein E-Mail-Programm wie Gmail, Outlook oder Web.de. Anschließend öffnen Sie eine neue Nachricht, geben den Empfänger ein, schreiben Ihren Text und klicken auf „Senden“. So funktioniert das Schritt für Schritt:

1. Neue E-Mail öffnen

   Melden Sie sich in Ihrem E-Mail-Postfach an. Klicken Sie auf „Schreiben“, „Neue E-Mail“ oder das Plus-Symbol. Daraufhin öffnet sich ein neues Nachrichtenfenster.

2. Empfänger eingeben

   Tragen Sie im Feld „An“ die vollständige E-Mail-Adresse des Empfängers ein, zum Beispiel vorname.nachname@firma.de. Prüfen Sie die Schreibweise, damit Ihre Nachricht ankommt.

3. Betreff formulieren

   Schreiben Sie in die Betreffzeile, worum es in Ihrer E-Mail geht. Ein guter Betreff lautet beispielsweise „Terminbestätigung für den 15. Oktober“ statt nur „Termin“.

4. E-Mail-Text schreiben

   Beginnen Sie mit einer passenden Anrede, etwa „Guten Tag, Frau Muster,“. Schreiben Sie anschließend Ihr Anliegen in kurzen, verständlichen Sätzen. Beenden Sie den Text mit einer freundlichen Grußformel und Ihrem Namen.

5. Anhang hinzufügen

   Möchten Sie ein Dokument, Bild oder eine PDF-Datei verschicken, klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol. Wählen Sie die Datei aus und warten Sie, bis sie vollständig hochgeladen ist.

6. E-Mail kontrollieren und versenden

   Prüfen Sie Empfänger, Betreff, Rechtschreibung und Anhänge. Klicken Sie anschließend auf „Senden“. Die Nachricht erscheint normalerweise im Ordner „Gesendet“.

E-Mail schreiben: Muster und Vorlage

Wie sieht eine fertige E-Mail aus? Das folgende Muster zeigt eine kurze, höfliche Nachricht, die Sie als Vorlage übernehmen und für Ihren Anlass anpassen können. Zum Editieren einfach auf den Kasten klicken:

Das Muster enthält alle wichtigen Bestandteile einer professionellen E-Mail: einen eindeutigen Betreff, eine persönliche Anrede, einen verständlichen Inhalt, eine konkrete Bitte und einen freundlichen Abschluss. Besonders im Beruf lohnt es sich, die Nachricht vor dem Absenden noch einmal aus Sicht des Empfängers zu lesen: Weiß er oder sie sofort, worum es geht und was er tun soll?

Wie ist eine E-Mail aufgebaut?

Ob Sie eine persönliche oder eine geschäftliche E-Mail schreiben: Der klassische Aufbau besteht aus fünf Elementen. Ein Anhang ist optional:

1. Kopfzeile: Absender und Empfänger, gegebenenfalls Cc und Bcc
2. Betreff: Kurze Zusammenfassung des Anliegens
3. Anrede: Persönliche oder formelle Begrüßung
4. Inhalt: Einleitung, Hauptteil und Schluss
5. Grußformel: Verabschiedung, Name und gegebenenfalls Signatur

Die folgende Grafik zeigt den Aufbau einer klassischen geschäftlichen E-Mail:

Eine geschäftliche E-Mail folgt grundsätzlich denselben Regeln wie ein professioneller Brief. Sie ist jedoch meist kürzer und direkter formuliert. Ausführliche Muster und Besonderheiten für die berufliche Korrespondenz finden Sie in unserem Ratgeber zur Arbeitsmail.

E-Mail richtig schreiben: 9 wichtige Regeln

Eine E-Mail ist schnell verschickt. Umso wichtiger ist es, dass der Inhalt sofort verständlich ist. Aus unserer redaktionellen Praxis wissen wir: Unklare, überlange und unstrukturierte E-Mails kosten Zeit, provozieren Rückfragen und führen häufig zu Missverständnissen. Mit den folgenden Regeln schreiben Sie bessere E-Mails – privat wie beruflich:

1. Seriöse E-Mail-Adresse verwenden

Bei jeder E-Mail muss die Empfängeradresse stimmen. Schon ein kleiner Buchstaben- oder Zahlendreher sorgt dafür, dass Ihre Nachricht nicht ankommt oder an die falsche Person geht. Auch Ihre eigene Absenderadresse prägt den ersten Eindruck. Gerade bei Bewerbungen und geschäftlichen Nachrichten sollten Sie Fantasienamen wie Superheld19@domain.de vermeiden. Eine seriöse E-Mail-Adresse enthält idealerweise Ihren Vor- und Nachnamen, zum Beispiel:

• vorname.nachname@firma.de
• vorname.nachname@anbieter.de
• vorname@nachname.de

Für berufliche E-Mails verwenden Sie grundsätzlich den dafür vorgesehenen geschäftlichen Account. Private und berufliche Nachrichten sollten Sie nicht vermischen.

2. Aussagekräftige Betreffzeile formulieren

Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger von Ihrer Nachricht sieht. Sie entscheidet oft darüber, ob und wann die E-Mail geöffnet wird. Ein guter Betreff nennt das Thema konkret und kommt direkt zum Punkt. Dafür reichen 5-7 Wörter.

Beispiele für gute Betreffzeilen

• Bewerbung für ein Praktikum im Bereich Social Media
• Bitte um Freigabe: Kurzkonzept für Messestand
• Zusammenfassung unseres Gesprächs vom 1. April
• Einladung zum Projektmeeting am 15. Oktober
• Rückfrage zu Ihrer Rechnung vom 5. Oktober

Vermeiden Sie unklare Betreffzeilen wie „Frage“, „Wichtig!“ oder „Hallo“. Auch lange Sätze und endlose Antwortketten mit „Re: AW: Re: AW:“ wirken negativ. Weitere Muster und Tipps finden Sie in unserem Ratgeber Betreffzeile formulieren.

3. Höfliche und passende Anrede wählen

Wie bei Briefen gibt es auch bei E-Mails eine formelle und informelle Anrede. Die richtige Wahl hängt davon ab, wie gut Sie den Empfänger kennen und aus welchem Anlass Sie schreiben.

Formelle Anrede – Beispiele:

• Sehr geehrte Frau Muster,
• Sehr geehrter Herr Beispiel,
• Sehr geehrte Damen und Herren,
• Guten Tag, Frau Muster,

Informelle Anrede – Beispiele:

• Hallo Anna,
• Liebe Maria,
• Lieber Max,
• Guten Morgen zusammen,

Beim Erstkontakt mit Kunden, Geschäftspartnern oder unbekannten Personen empfiehlt sich eine formelle Anrede. Kennen Sie den Empfänger bereits gut, darf die Begrüßung informeller und persönlicher werden.

Wichtige Regeln zur E-Mail-Anrede

• Mehrere Empfänger
  Schreiben Sie mehreren Personen, müssen Sie im geschäftlichen Umfeld die Hierarchie berücksichtigen: Die ranghöchste Person wird immer zuerst genannt. Bei gleichrangigen Personen eignet sich eine alphabetische Reihenfolge.
• Akademische Titel
  Doktor- und Professorentitel sollten Sie bei einer formellen Anrede berücksichtigen. Beispiele: „Sehr geehrte Frau Dr. Schneider,“ oder „Sehr geehrter Herr Professor Müller,“.
• Unbekannter Ansprechpartner
  Ist der Name unbekannt, verwenden Sie „Sehr geehrte Damen und Herren,“ oder eine neutrale Form wie „Guten Tag,“.
• Komma nach der Anrede
  Nach der Anrede steht im Deutschen stets ein Komma. Der folgende Satz beginnt nach einer Leerzeile klein, sofern das erste Wort kein Substantiv ist.

Ausführliche Beispiele für mehrere Empfänger, Titel und besondere Anlässe finden Sie im Artikel zur E-Mail-Anrede.

4. Mit einer prägnanten Einleitung beginnen

Die Einleitung sollte kurz ausfallen und das Interesse des Empfängers wecken. Geeignet sind ein kurzer Dank, der Bezug auf ein vorheriges Gespräch oder ein direkter Einstieg in Ihr Anliegen. 1-2 Sätze reichen aus.

Beispiele für einen E-Mail-Einleitungssatz

• Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.
• Ich hoffe, Sie hatten einen schönen Urlaub.
• Vielen Dank für das angenehme Gespräch vergangene Woche.
• Wie besprochen sende ich Ihnen die gewünschten Unterlagen.
• Ich habe eine kurze Rückfrage zu unserem Termin am Donnerstag.

Verzichten Sie auf überflüssige Floskeln wie „Hiermit möchte ich Ihnen mitteilen“ oder „Ich schreibe Ihnen, weil“. Formulieren Sie lieber direkt und freundlich, was Sie möchten.

5. Hauptteil kurz und verständlich schreiben

Der Hauptteil ist das Herzstück Ihrer E-Mail. Bringen Sie Ihr Anliegen auf den Punkt und schreiben Sie möglichst kurze Hauptsätze. Vermeiden Sie unnötiges Fachchinesisch, Anglizismen oder unbekannte Abkürzungen. Für mehr Übersichtlichkeit sorgen kurze Absätze, Zwischenräume und bei längeren Nachrichten auch Aufzählungen. Als Faustregel eignen sich maximal 3-4 Sätze pro Absatz. Viele alltägliche E-Mails kommen mit 75-100 Wörtern aus. Komplexe Sachverhalte benötigen mehr Raum.

Beispiel: Umständlich und einfach formuliert

Umständlich	Besser
Hiermit möchte ich Sie darüber in Kenntnis setzen, dass…	Ich informiere Sie darüber, dass…
Bezugnehmend auf unser letztes Gespräch…	Wie besprochen…
Ich wäre Ihnen verbunden, wenn Sie mir eine Rückmeldung zukommen lassen könnten.	Bitte geben Sie mir bis Freitag Bescheid.
Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.	Bei Fragen melden Sie sich gerne.

6. Mit einem positiven Schlusssatz enden

Der Schlusssatz rundet Ihre E-Mail ab und prägt den letzten Eindruck. Selbst wenn Sie eine Beschwerde schreiben, sollten Sie höflich bleiben. Besonders wirkungsvoll ist ein Abschluss, der dem Empfänger sagt, was als Nächstes passieren soll.

Beispiele für einen passenden E-Mail-Schluss

• Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
• Bitte senden Sie mir die Unterlagen bis Freitag zu.
• Ich freue mich auf unser persönliches Gespräch.
• Vielen Dank für Ihre Unterstützung.
• Ich wünsche Ihnen ein erholsames Wochenende.

Eine solche Handlungsaufforderung heißt in der Fachsprache Call-to-Action – kurz: CTA. Sie macht klar, welche Reaktion Sie erwarten. Vermeiden Sie unnötige Konjunktive, die Ihre Bitte abschwächen. Auch die Formulierung Vielen Dank im Voraus eignet sich, wenn Sie sich für eine erwartete Hilfe oder Bemühung bedanken möchten.

7. Richtige Grußformel verwenden

Anrede und Grußformel bilden die Klammer einer professionellen E-Mail. Mit „Mit freundlichen Grüßen“ liegen Sie bei formellen Nachrichten grundsätzlich richtig. Die Formulierung ist höflich, neutral und im Geschäftsverkehr etabliert. Je nach Verhältnis zum Empfänger passen auch persönlichere Varianten:

• Freundliche Grüße
• Herzliche Grüße
• Beste Grüße
• Viele Grüße nach Köln
• Einen guten Start in die Woche wünscht Ihnen

„Liebe Grüße“ eignet sich dagegen nur für vertraute Personen und gute Bekannte. Bei förmlichen Geschäftsmails sollten Sie eine neutralere Grußformel wählen. Eine ausführliche Übersicht finden Sie in unserem Fachartikel zu modernen Grußformeln.

Hinweis: Nach der Grußformel steht im Deutschen kein Komma! Das ist einer der häufigsten Schreibfehler in E-Mails und Briefen.

8. Namen und Signatur ergänzen

Unter die Grußformel setzen Sie mit einer Leerzeile Abstand Ihren Vor- und Nachnamen. Bei geschäftlichen E-Mails folgt zusätzlich die Signatur. Diese enthält üblicherweise Ihren Namen, Ihre Position, das Unternehmen und die relevanten Kontaktdaten. In Programmen wie Outlook oder Gmail können Sie eine Signatur einmalig einrichten und automatisch unter Ihre Nachrichten setzen lassen. Das spart Zeit und verhindert, dass wichtige Angaben fehlen. Schreiben Sie eine E-Mail im Auftrag einer anderen Person, verwenden Sie das Kürzel „i.A.“ vor Ihrem Namen. Damit kennzeichnen Sie, dass Sie „im Auftrag“ handeln.

9. Anhang und Rechtschreibung prüfen

Wenn Sie Dokumente, Bilder oder PDF-Dateien verschicken, fügen Sie diese über das Büroklammer-Symbol hinzu. Erwähnen Sie den Anhang im Nachrichtentext, beispielsweise mit „Die Unterlagen finden Sie im Anhang.“ Achten Sie auf die Dateigröße. Welche Größe zulässig ist, hängt vom E-Mail-Anbieter und vom empfangenden System ab, oft liegt die Grenze bei 20 MB. Bei umfangreicheren Dateien ist ein freigegebener Download-Link besser als ein großer Anhang.

Wichtig: Lesen Sie jede Nachricht vor dem Versenden noch einmal sorgfältig durch! Kontrollieren Sie besonders Namen, Zahlen, Termine, Empfänger und Anhänge. Ein gründliches Korrekturlesen verhindert viele peinliche Fehler.

E-Mail schreiben am Handy: Android und iPhone

Sie können E-Mails nicht nur am Computer, sondern auch auf Ihrem Smartphone schreiben. Auf Android-Geräten und iPhones funktioniert das grundsätzlich ähnlich:

1. Öffnen Sie Ihre E-Mail-App, zum Beispiel Gmail, Outlook oder Apple Mail.
2. Tippen Sie auf „Schreiben“, „Neue Nachricht“ oder das entsprechende Symbol.
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
4. Tragen Sie einen Betreff ein und schreiben Sie Ihren Nachrichtentext.
5. Fügen Sie bei Bedarf über das Büroklammer- oder Anhang-Symbol eine Datei hinzu.
6. Kontrollieren Sie Ihre Angaben und tippen Sie auf „Senden“.

Je nach App und Version unterscheiden sich die Symbole und Bezeichnungen etwas. Die grundlegenden Schritte bleiben aber gleich.

Wie schreibe ich eine E-Mail mit Gmail?

Öffnen Sie Gmail im Browser oder in der App und melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an. Klicken oder tippen Sie auf „Schreiben“. Geben Sie Empfänger, Betreff und Nachricht ein. Über das Büroklammer-Symbol ergänzen Sie Anhänge. Abschließend klicken Sie auf „Senden“.

Wie schreibe ich eine E-Mail mit Outlook?

Öffnen Sie Outlook und wählen Sie „Neue E-Mail“ oder „Neue Nachricht“. Tragen Sie die Empfängeradresse und den Betreff ein. Schreiben Sie Ihren Text und fügen Sie bei Bedarf Dateien hinzu. Danach wählen Sie „Senden“.

E-Mail schreiben: Häufige Fehler vermeiden

Hier finden Sie die wichtigsten Tipps und Fehler beim E-Mail-Schreiben in einer kompakten Übersicht:

Richtig	Falsch
Klarer Betreff	Unklare oder leere Betreffzeile
Persönliche Anrede	Falscher Name oder Titel
Kurze, prägnante Sätze	Lange Schachtelsätze
Erkennbare Struktur	Unübersichtlicher Textblock
Höflicher Ton	Ironie oder Vorwürfe
Alle wichtigen Informationen	Unklare Erwartungen
Verständliche Formulierungen	Fachchinesisch und unbekannte Kürzel
Richtiger Anhang	Fehlender oder falscher Anhang
Korrekturlesen	Rechtschreibfehler

10 Dinge, die Sie über E-Mails nicht wussten

Bonus-Tipp: So werden aus E-Mails keine Vendettas

Eine E-Mail ist schnell geschrieben und genauso schnell beantwortet. Fehlende Anreden, missverständliche Worte oder ein falscher Tonfall – schon entsteht ein heftiger Streit. Wenn Sie spüren, dass Nachrichten eskalieren, beenden Sie das Ping-Pong und greifen Sie lieber zum Telefonhörer oder suchen Sie das 4-Augen-Gespräch.

Studien zeigen, dass persönliche Gespräche bei bestimmten Kommunikationszielen deutlich wirkungsvoller sind als E-Mails. Das liegt auch daran, dass Mimik, Gestik, Stimme und Tonfall wichtige Informationen vermitteln, die im geschriebenen Text fehlen. Gerade bei emotionalen oder konfliktbeladenen Themen sollten Sie deshalb lieber persönlich sprechen.

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