Online-Bewerbung: Tipps für Online-Formulare

Die Online-Bewerbung sorgt für das Aussterben der klassischen Bewerbungsmappe aus Papier. Mehr als jede zweite offene Stelle wird heute via Internet besetzt. Arbeitgeber wünschen sich die Unterlagen von Kandidaten immer häufiger in Form einer Online-Bewerbung. Schnell, einfach zu verarbeiten, geringere Kosten. Oft werden Dokumente per Post nicht einmal mehr angenommen. Für Bewerber birgt eine solche Online-Bewerbung jedoch einige Tücken. Die Formulare sind zwar leicht verständlich, doch für eine erfolgreiche Online-Bewerbung, müssen Sie dennoch auf einiges achten…

Online-Bewerbung Vorteile: Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Eine Sache vorweg: Der Mittelstand mit seinen kleinen und mittelständischen Arbeitgebern ist immer noch „der größte Arbeitgeber“ in Deutschland. Das heißt für Sie, dass die klassische Bewerbung per Post noch längst nicht ausgedient hat, denn so eine Bewerbungssoftware ist für kleinere Unternehmen oft nicht rentabel.

Aber Online-Bewerbungen nehmen zu (mehr dazu in der unten folgenden Grafik), daher hier die Vorteile dieses Bewerbungsverfahrens:

• Zeitfaktor

  Sie sind unabhängig von Geschäftsöffnungszeiten bei der Post oder im Schreibwarenladen. Sie können frühmorgens, spätabends oder am Wochenende mühelos Ihre Online-Bewerbung ausfüllen und abschicken. Auch für den Arbeitgeber ist eine automatisierte Bestätigungsmail mit einem Klick beim Bewerber.

• Kostenfaktor

  Der Bewerber spart sich das Geld für Porto, Briefumschlag und Bewerbungsmappe. Der Arbeitgeber spart die Portokosten für den Rückversand der Bewerbungsunterlagen.

• Adressat

  Bei einem Online-Formular landet die Bewerbung automatisch an der richtigen Stelle. Das bedeutet auch für das Unternehmen einen geringeren Verwaltungsaufwand.

• Bearbeitungsstatus

  Häufig stellen Unternehmen Ihren Bewerbern die Möglichkeit zur Verfügung, anhand ihrer Login-Daten den persönlichen Bearbeitungsstatus ihrer Bewerbung kontrollieren zu können. Geduld braucht es zwar immer noch, es lässt sich aber leichter nachvollziehen, wie weit der Bewerbungsprozess bei einer Online-Bewerbung fortgeschritten ist.

• Auswertung

  Bei Firmen, die mit Online-Formularen arbeiten, kommen häufiger sogenannte CV-Parsing-Programme zum Einsatz. Die filtern schnell die benötigten Informationen anhand von Keywords aus dem Lebenslauf heraus und können so feststellen, wie gut der Bewerber auf die Stelle passt. Doch Achtung: Von Bewerberseite gibt es gewisse Lebenslauf Sünden, die Ihnen zum Verhängnis werden können, wie bestimmte grafische Gestaltungen.

Online-Bewerbung schreiben: Hier lauern Tücken

Generell gilt: Wird in einer Stellenanzeige eine Bewerbungsform explizit genannt und gewünscht, bewerben Sie sich bitte auch nur so. Alles andere kostet nur unnötig Sympathiepunkte oder gar die Chance auf den Job. Wenn also ein Arbeitgeber ausschließlich die Online-Bewerbung verlangt, steht Ihnen auch nur dieser Weg frei – mit nur einer Ausnahme: der Initiativbewerbung.

Mit ein paar Klicks zum Job: Das klingt erst einmal gut. Die Online-Bewerbung – so praktisch und beliebt sie ist, hat allerdings auch ein paar Tücken. Das Internet verführt mit seiner lockeren, schnellen Kommunikation nur allzu leicht zu Schludrigkeiten, die man sich bei einer klassischen-schriftlichen Bewerbung nie erlauben würde. Dabei gilt für die Online-Bewerbung dasselbe wie für jeden klassischen Brief:

Formulieren Sie stets sorgfältig, ohne Tippfehler, und achten Sie auf einen guten Erst- und Gesamteindruck.

Bevor Sie also mit der Bewerbung loslegen, sollten Sie zunächst alle relevanten Informationen über das Zielunternehmen und den anvisierten Job recherchieren, zum Beispiel auf der Firmenhomepage, auf dem Karriere-Blog (falls es eines gibt) oder auf der Karriereseite auf Facebook. Und ganz so leicht wie in diesem Beispiel sollten Sie es sich dabei vielleicht nicht machen:

@ralfkoettker Ich nehm an für den Job reichen die Qualitätstweets aus meinem Twitter-Stream als Bewerbung. Ich hör dann von euch, jo?

— Jani (@janwiejan) March 19, 2014

Auch das Online-Formular müssen Sie nicht sofort ausfüllen. Manche Tools erlauben das flüssige Vor- und Zurückblättern. Sollte das nicht möglich sein, können Sie sich auch erst einmal anonym unter falschem Namen anmelden und von allen Feldern Screenshots machen, um diese später umso besser ausfüllen zu können.

Sollten dabei dennoch wichtige Fragen aufkommen oder offen bleiben, dürfen Sie ruhig in der Personalabteilung nachfragen – per Mail oder Telefon. Allerdings bitte nur gezielt, knapp und konkret. Eine individuelle Beratung will hier kein Personaler leisten. Das wirkt auch nicht allzu überzeugend.

Online-Bewerbung vorbereiten: Darauf sollten Sie achten

Die Online-Bewerbung lässt sich einfacher erstellen und verschicken, als die altbekannte Variante in Papierform, doch dennoch sollten Sie dabei vorbereitet und sorgfältig vorgehen. Ansonsten währt die Hoffnung auf den Erfolg Ihre Online-Bewerbung leider nur kurz, da diese aussortiert wird.

Was Sie für eine erfolgreiche Online-Bewerbung vorbereiten sollten:

• Sammeln und aktualisieren Sie alle Dokumente

  Sie sollten sich nicht spontan und vollkommen unvorbereitet an das Ausfüllen und Erstellen einer Online-Bewerbung setzen. Das steigert nur das Risiko für Fehler und bringt unnötigen Stress, wenn Sie alles suchen müssen. Vorbereitung ist bekanntlich die halbe Miete.

  Es empfiehlt sich daher, vorab ein paar wichtige Unterlagen zum späteren Hochladen vorbereiten und aktualisieren. Dazu gehören:

  • Ein tabellarischer Lebenslauf als PDF (zum Beispiel gratis HIER).
  • Eingescannte Arbeitszeugnisse oder Empfehlungsschreiben – ebenfalls als PDF.

• Richten Sie eine seriöse E-Mail Adresse ein

  Bei Ihrer Online-Bewerbung geben Sie auch Ihre E-Mail Adresse an. Dort erhalten Sie eine Bestätigung über den Eingang Ihrer Unterlagen und werden informiert, ob Sie es in die nächste Runde geschafft haben oder leider aussortiert wurden. Wenn Sie Ihre private E-Mail für Ihre Bewerbungen nutzen wollen, müssen Sie unbedingt darauf achten, dass es sich dabei um eine seriöse Adresse handelt.

  Mit der Angabe von [email protected] oder Süß[email protected] senden Sie sicherlich nicht die Signale an den Personaler, die Sie beabsichtigt haben. Besser ist eine simple Struktur nach dem Muster [email protected] Außerdem sollten Sie überall im Bewerbungsprozess dieselbe E-Mail Adresse angeben, um Verwirrungen zu vermeiden.

• Arbeiten Sie an Ihrem Online-Profil

  Bei der Online-Bewerbung ist dies zwar keine zwingende Angabe, doch Sie können davon ausgehen, dass Personaler sich im Internet ein Bild von Ihnen machen werden. Bevor Sie Ihre digitalen Bewerbungsunterlagen einreichen, sollten Sie sich daher um Ihr Online-Profil kümmern.

  Egal ob Xing, Linkedin, About.me oder Ihre persönliche Homepage – pflegen und aktualisieren Sie Ihren Online-Auftritt und präsentieren Sie sich professionell. In diesem kostenlosen PDF haben wir noch einmal Informationen und Tipps zu Ihrem Online-Profil zusammengefasst.

Tipps zur Online-Bewerbung

Wer sich für einen Job bei einem Unternehmen interessiert, das nur elektronische Bewerbungen akzeptiert, sollte sich auf Formular-Seiten mit Fragen zu Kontaktdaten, Ausbildung, Zusatzqualifikationen und bisherigen Jobs gefasst machen. Alles, was für die Auswahl relevant ist und auch in jeder anderen Bewerbungsform enthalten ist, wird bei der Online-Bewerbung über verschiedene Felder und Möglichkeiten, Dateien hochzuladen, übermittelt.

Das ganze ist simpel und bequem vom Computer oder Laptop aus zu erledigen – besonders, wenn Sie bereits die oben genannten Vorbereitungen getroffen haben und nicht einfach ins Blaue hinein mit der Online-Bewerbung beginnen. Dabei ist das Wichtigste:

Füllen Sie unbedingt immer ALLE Felder aus!

Unvollständige Angaben führen regelmäßig zum vorzeitigen Aus des Kandidaten, weil diese Vorauswahl oft eine Maschine übernimmt. Und die arbeitet stumpf wie ein Algorithmus nach der Regel: unvollständige Angaben bedeutet Absage…

Darüberhinaus haben wir einige Tipps zur Online-Bewerbung für Sie aufgelistet, die Ihnen dabei helfen, mit Ihrer Online-Bewerbung zu punkten, zu einem persönlichen Gespräch eingeladen zu werden und den Job am Ende zu bekommen:

1. Vorschreiben

   Um Tippfehler zu vermeiden, sollten Sie die entsprechenden Textbausteine bereits in Ruhe und offline (zum Beispiel in einem Word-Dokument) vorformulieren und die Rechtschreibprüfung aktivieren. So sind Sie bei der späteren Online-Bewerbung auf der sicheren Seite. Es schadet auch nicht, diese Textbausteine von einem Freund oder Profi gegenlesen zu lassen. Achtung bitte bei Sonderzeichen: Das Euro-Symbol zum Beispiel kann bei der Angabe von Gehaltsvorstellungen zu unfreiwilliger Verwirrung führen, wenn die Programmversion des Empfängers ein anderes Zeichen daraus macht. Besser gleich EUR oder Euro schreiben.

2. Freitext

   Die meisten Online-Bewerbungs-Formulare besitzen sogenannte Freitextfelder. Hier wird in der Regel das sonst übliche Anschreiben erwartet. Auch das können Sie vorbereiten – achten Sie aber darauf, ob etwaige Zeichenbegrenzungen vorliegen und Ihr vorbereitetes Anschreiben in der Online-Bewerbung daher abgeschnitten wird. In dem Fall hilft nur: umformulieren und intelligent kürzen, ohne wichtigen Inhalt streichen zu müssen. Ansonsten sollten Sie versuchen, den Text durch Absätze, Zeilenumbrüche und Spiegelstriche übersichtlich zu gliedern und ihm eine gut lesbare Struktur zu geben.

3. Anschreiben

   Wie bei der Bewerbung auf Papier gilt bei der Online-Bewerbung: Verfassen Sie ein individuelles Anschreiben! Versuchen Sie unbedingt, den Ansprechpartner herauszufinden und die Bewerbung persönlich an ihn zu richten. Das Anschreiben kann manchmal auch gesondert als Datei hochgeladen werden. Achten Sie in dem Fall darauf, dass sich die Angaben dort mit dem Rest in den Formularfeldern decken und unbedingt aktualisiert sind. Widersprüche und Unstimmigkeiten lassen hier schnell eine Massenbewerbung erkennen oder werden auf mangelnde Sorgfalt zurückgeführt. Überprüfen sollten Sie das Datum, die Betreffzeile und den Ansprechpartner.

4. Unterschrift

   Es wird oftmals vergessen, wenn ein Dokument nicht in Papierform vorhanden ist, doch auch bei Online-Bewerbungen gehört eine Unterschrift auf jeden Fall dazu. Scannen Sie Ihre Unterschrift ein und fügen Sie diese am Ende des Anschreibens ein, bevor Sie es auf der Plattform hochladen oder auch per Mail an den Empfänger versenden.

5. Anhänge

   Falls Sie gebeten werden Ihren Lebenslauf oder eingescannte Zeugnisse hochzuladen, achten Sie darauf, die Bewerbung nicht zu überfrachten. Maximal drei Empfehlungsschreiben und ebenso viele Zeugnisse der letzten drei Stationen sind die Obergrenze. Die werden allerdings nicht einzeln hochgeladen, sondern idealerweise vorher in einem PDF zusammengefasst. So muss der Personaler weniger Dateien herunterladen beziehungsweise öffnen. Das Bewerbungsfoto sollten Sie ohnehin im Lebenslauf integrieren – falls es nicht im Vorfeld ausgeschlossen wird.
   

   PDF zusammenfügen: Dokumente in einer Datei speichern

   Falls es im Online-Formular nur ein Feld gibt, wo sie etwaige PDF-Dokumente hochladen können, müssen Sie diese vorab in einer PDF-Datei zusammenfassen. Im Internet gibt es dafür bereits einige kostenlose Online-Tools, wie SmallPDF oder PDFJoin. Auch hier gilt natürlich, dass Sie die Datei anschließend eindeutig benennen.

   In jedem PDF stecken allerdings auch sogenannte Metadaten. Diese können Informationen enthalten, die den Bewerber diskreditieren. Etwa, dass Erstell-Datum des PDFs, das verrät: Diese Bewerbung ist schon älter und sehr wahrscheinlich nicht (nur) für dieses Unternehmen erstellt worden. Peinlich. Auch wer das PDF tatsächlich erzeugt hat und mit welchem Programm, wird hier offenbart. Um auch an der Stelle einen professionellen Eindruck zu erhalten, empfiehlt es sich, diese Metadaten vorab zu editiern – zum Beispiel mit dem Gratis-Tool BeCyPDFMetaEdit.

6. Dateigröße

   Auch sollten Sie unbedingt darauf achten, wie groß die Dateien sind, die Sie in der Online-Bewerbung verwenden. Die meisten Formulare haben klare Vorgaben, was die Größe angeht (beispielsweise 1 MB pro Datei oder ein Maximum von insgesamt 4 MB). Soll heißen: Benötigt Ihr Lebenslauf, Ihr Anschreiben oder auch eine andere Datei zu viel Speicherplatz, kann es Probleme geben. Gerade Bilddateien, aber auch viele Anhänge durch Arbeitsproben oder Arbeitszeugnisse lassen den Umfang der Bewerbungsunterlagen oftmals anschwellen. Komprimieren Sie die Dateigröße, beispielsweise durch diverse Tools im Internet wie SmartPDF oder PDF24. Reicht dies nicht aus, müssen Sie möglicherweise eine kleinere Auswahl Ihrer Arbeitsproben einreichen, um den Umfang zu verringern.

7. Benennung

   Achten Sie darauf, Ihre Dateien sinnvoll und eindeutig zu bennenen. Also nicht nur „Lebenslauf.pdf“, sondern besser „Lebenslauf_Susanne_Mustermann.pdf“. Wahlweise können Sie auch die anvisierte Stelle direkt mit in die Benennung packen, zum Beispiel „Susanne_Mustermann_Abteilungsleiterin.pdf“. So können die Dateien auch zugeordnet werden, falls im System mal etwas durcheinander gerät.

8. Überprüfung

   Bevor Sie endgültig auf „Senden“ drücken, sollten Sie Ihre Angaben überprüfen. Es ist menschlich verständlich, dass Ihnen in der Nervosität ein Fehler unterläuft und Sie diesen Bewerbungsprozess nur hinter sich bringen wollen. Leider boykottieren Sie sich am Ende selbst, wenn durch eine Unachtsamkeit ein wichtiger Punkt vergessen wird – dann ist die ganze Arbeit umsonst! Lassen Sie sich daher bei einer Online-Bewerbung unbedingt genügend Zeit, bis zu drei Stunden sollten Sie zum endgültigen Ausfüllen einplanen.

9. Absender

   Wie schon erwähnt, wählen Sie als Kontaktadresse unbedingt (!) eine neutrale E-Mail-Adresse der Form [email protected]. Perfekt an der Stelle ist natürlich die Kombination mit einem eigenen Blog auf eigenem Server. Hier ergibt sich nicht nur eine professionelle Mail-Adresse ([email protected]), sondern eben auch der subtile Hinweis auf das eigene Blog, den mancher Personaler mit Interesse lesen wird und wo Sie spezielle Informationen zu Ihrer Expertise oder über das Zielunternehmen geschickt platzieren können.

10. Spamfilter

    Ganz gleich, ob Sie sich per E-Mail auf eine Arbeitsstelle beworben haben oder eine Online-Bewerbung abgefasst haben: Sie werden in der Regel binnen kürzester Zeit eine Bestätigungsmail erhalten, dass Ihre Bewerbung erfolgreich eingegangen ist. Das ist für Sie übrigens ein wichtiger Hinweis, dass Sie zumindest in technischer Hinsicht alles korrekt ausgefüllt haben. Üblicherweise werden Sie nach einer gewissen Zeit erneut benachrichtigt, ob Sie für die Stelle in die nähere Auswahl kommen oder leider eine Absage erhalten. In jedem Fall sollten Sie Ihren Spamfilter regelmäßig kontrollieren beziehungsweise entsprechend anpassen, damit Sie keine Nachrichten auf Ihre Bewerbungen und somit ein mögliches Vorstellungsgespräch verpassen.

Zum Abschluss: Wollen Sie sich abheben und nicht im Einheitsbrei der Online-Bewerbungen untergehen, können Sie versuchen, Ihre durch Designs oder Grafiken aufzuwerten. Tipps und Tools, die dabei helfen, finden Sie in diesem kostenlosen PDF