Online-Bewerbung: 15 Tipps zu Inhalt + Formularen

Was ist eine Online-Bewerbung?

Beide Begriffe – „E-Mail Bewerbung“ und „Online-Bewerbung“ – werden häufig synonym verwendet. Falsch! Beide Bewerbungsformen sind zwar Varianten der digitalen Bewerbung, haben aber Unterschiede:

1. Bei der E-Mail-Bewerbung verfassen Bewerber wie gewohnt ihre Bewerbungsunterlagen, stellen daraus eine Bewerbungsmappe zusammen, die sie in einem PDF-Dokument als Anlage zur E-Mail versenden.
2. Bei der Online-Bewerbung wird die Bewerbung hingegen per Online-Formular auf der Website des Unternehmens (Bewerbungsportal) eingestellt. Die auszufüllenden Felder sind vordefiniert, individuelle Unterlagen können allenfalls als PDF hochgeladen werden.

Was muss ich bei der Online-Bewerbung beachten?

Die wichtigsten Regeln für die Online-Bewerbung:

• Die Online-Bewerbung muss genauso sorgfältig formuliert werden wie die klassische Bewerbung.
• Füllen Sie immer ALLE Formularfelder aus. Andernfalls gilt die Bewerbung als unvollständig.
• Nutzen Sie die Freitextfelder und zeigen Sie darin Leidenschaft und Persönlichkeit.
• Bemühen Sie sich stets um eine angemessene Sprache – kein Jargon, keine Abkürzungen.
• Achten Sie darauf, ALLE in der Stellenausschreibung genannten Anforderungen zu erfüllen.
• Anhänge werden in einem PDF zusammengefasst, nicht größer als 5MB. ZIP-Dateien sind tabu.
• Nutzen Sie bei den Kontaktfeldern eine seriöse E-Mail-Adresse. Ideal: Vorname@Nachname.de
• Prüfen Sie vor dem Absenden alle Felder sowie die korrekte Rechtschreibung.
• Checken Sie regelmäßig Ihren Spam-Filter, ob eine Antwort dort eingegangen ist.

Tipps für die perfekte Online-Bewerbung

Die Online-Bewerbung geht heute bequem per Computer, Laptop oder sogar per Smartphone. Die meisten Webformulare müssen Sie nicht der Reihe nach ausfüllen. Viele Tools erlauben bei der Online-Bewerbung das flüssige Vor- und Zurückblättern. Verschaffen Sie sich in dem Fall vorab einen Überblick, was verlangt wird, ausgefüllt und hochgeladen werden muss. Sollte das nicht möglich sein, können Sie sich auch anonym unter falschem Namen anmelden und von allen Feldern Screenshots machen, um diese später unter richtigem Namen korrekt auszufüllen.

Haben Sie noch Fragen? Dann scheuen Sie sich nicht, in der Personalabteilung anzurufen und nachzufragen. Die meisten Personaler sind für das Feedback dankbar, wenn der Bewerbungsprozess unklar ist. Bleiben Sie am Telefon aber freundlich und konkret. Eine individuelle Bewerbungsberatung will kein Personaler leisten.

1. Persönliche Angaben

Jede Online-Bewerbung beginnt mit Angaben zur Stelle, auf die Sie sich bewerben (Referenznummer nennen!) und Ihren persönlichen Daten: Vorname, Nachname, Adresse, Telefon, E-Mail, Geburtsdatum und -ort. Manchmal auch der Familienstand. Füllen Sie die Felder gewissenhaft aus! Ein Tippfehler oder Zahlendreher und man kann Sie im Erfolgsfall nicht kontaktieren.

2. Freitext

Viele Online-Bewerbungformulare besitzen sogenannte Freitextfelder. Hier wird eine Art Bewerbungsschreiben erwartet. Das können Sie vorbereiten und vorschreiben. Achten Sie aber darauf, ob es Zeichenbegrenzungen gibt. Im Zweifel müssen Sie intelligent kürzen.

Versuchen Sie gleichzeitig, Ihren Text durch kurze Absätze, Zeilenumbrüche und Spiegelstriche übersichtlich zu gliedern und ihm eine gut lesbare Struktur zu geben. Wichtig: Benutzen Sie für die Stelle erforderliche Schlüsselwörter aus der Stellenanzeige. Das erhöht nochmal die Jobchancen.

3. Sonderzeichen

Achtung bei Sonderzeichen: Das Euro-Symbol kann bei der Angabe von Gehaltsvorstellungen zu unfreiwilliger Verwirrung führen, wenn die Programmversion des Empfängers ein anderes Zeichen daraus macht. Besser gleich „EUR“ oder „Euro“ schreiben.

4. Vollständigkeit

Ihre Online-Bewerbung muss vollständig sein. Bevor Sie irgendetwas abschicken, prüfen Sie, ob Sie wirklich JEDES Feld im Bewerbungsformular ausgefüllt haben. Da bei der Online-Bewerbung meist sogenannte CV-Parser die Vorauswahl treffen, gibt es keine Hoffnung auf Gnade. Die Maschine arbeitet stumpf wie ein Algorithmus: Wer erforderliche Felder leer lässt, Datei-Anhänge vergisst, geforderte Qualifikationen nicht nennt, kassiert eine Absage.

5. Anhänge

Falls Sie gebeten werden, Ihren Lebenslauf oder eingescannte Zeugnisse hochzuladen, achten Sie darauf, die Online-Bewerbung nicht zu überfrachten. Maximal drei Empfehlungsschreiben und ebenso viele Zeugnisse sind die Obergrenze. Diese werden aber nicht einzeln hochgeladen, sondern vorher in einem PDF zusammengefasst. So muss der Personaler weniger Dateien herunterladen beziehungsweise öffnen. Das Bewerbungsfoto gehört wiederum in den Lebenslauf.

Folgende Bewerbungsunterlagen sollten Sie als PDF vorbereiten und bereithalten:

• Anschreiben
• Lebenslauf
• Deckblatt (optional)
• Zeugnisse
• Empfehlungsschreiben
• Referenzen
• Zertifikate
• Arbeitsproben

ACHTUNG: Erstellen Sie für jede Online-Bewerbung aktuelle PDFs zum Upload. In jedem PDF stecken sogenannte Metadaten. Diese können peinliche Informationen enthalten. Zum Beispiel, wann und von wem das PDF erstellt wurde. Um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen, empfehlen wir, diese Metadaten vorab zu editieren – zum Beispiel mit dem Gratis-Tool BeCyPDFMetaEdit.

6. Reihenfolge der Unterlagen

Die perfekte Reihenfolge der angehängten, digitalen Bewerbungsmappe entspricht der klassischen (siehe Grafik) – nur dass hier die Mappe entfällt:

7. Dateigröße

Die meisten Formulare machen klare Vorgaben für die Online-Bewerbung. Zum Beispiel: Maximal 1 MB pro Datei oder ein Maximum von insgesamt 5 MB. Benötigt Ihr Lebenslauf oder Anschreiben zu viel Speicherplatz, müssen Sie enthaltene Bilder oder Scans vorab komprimieren oder reduzieren. Zip-Dateien als Anhang sind aber tabu. Die kann nicht jeder Personaler öffnen.

8. Unterschrift

Sie wird oft vergessen, weil es bei der Online-Bewerbung kein Dokument in Papierform gibt. Die Unterschrift darf aber auch in der Online-Bewerbungen nicht fehlen. Sie dokumentiert, dass alle gemachten Angaben der Wahrheit entsprechen. Scannen Sie hierzu Ihre Unterschrift ein und fügen Sie diese beispielsweise am Ende des Anschreibens und des Lebenslaufs ein, bevor Sie die Dokumente auf der Plattform hochladen. Beispiel:

9. Online-Profile

Rechnen Sie damit, dass sich Personaler auch im Internet ein Bild von Bewerbern machen. Bevor Sie die Online-Bewerbung versenden, checken Sie daher Ihre Online-Profile auf Linkedin, Xing, Instagram oder Facebook. Aktualisieren Sie die Accounts und präsentieren Sie sich dort professionell. Idealerweise mit einem einheitlichen Profilbild. In diesem kostenlosen PDF finden Sie weitere Tipps zum Online-Profil.

10. Überprüfung

Bevor Sie auf „Senden“ drücken, kontrollieren Sie bitte nochmal alle Angaben und Anhänge. Besonders Fehler im Lebenslauf kommen schlecht an. Formale Fehler und Schlampereien führen oft zur Bewerbungsabsage.

Planen Sie bei einer Online-Bewerbung genügend Zeit zum Korrektur lesen ein. Welche Fauxpas‘ Personaler besonders nerven, finden Sie in diesem kostenlosen PDF.

11. Spamfilter

Üblicherweise erhalten Sie vom Arbeitgeber eine Bestätigungsmail über den erfolgreichen Eingang Ihrer Online-Bewerbung. Das ist ein wichtiger Hinweis, dass Sie zumindest bei der Auswahl dabei sind. Nach Abschluss folgt eine erneute Benachrichtigung – mit Zusage oder Absage. Kontrollieren Sie regelmäßig Ihren Spamfilter, falls diese Mails ausbleiben.

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Wie schreibe ich eine gute Online-Bewerbung?

Per Klick zum Job: Das klingt leicht. Doch das Medium Internet verführt zu saloppen Formulierungen, zum Duzen oder anderen Schludrigkeiten. Dabei gilt für die Online-Bewerbung dasselbe wie für jedes Geschäftsschreiben: Qualität vor Quantität und höchste Sorgfalt. Die Bewerbung ist immer auch eine erste Arbeitsprobe.

Um Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden, können Sie zum Beispiel entsprechende Textbausteine offline vorformulieren, optimieren und die Rechtschreibprüfung aktivieren (etwa in einem Word-Dokument). Noch besser: Sie lassen einen Dritten alles Korrektur lesen.

Online-Bewerbung schreiben: Von der Masse abheben

Einen großen Nachteil hat die Online-Bewerbung: Jede Bewerbung sieht aus wie die andere. Schließlich werden alle über dasselbe Formular erstellt und versendet. Individualität im Design gelingt ihnen höchstens durch die hochgeladenen Dokumente. Einen ausführlichen Ratgeber mit vielen Tipps und Tools dazu können Sie sich HIER kostenlos herunterladen.

Vorteile der Online-Bewerbung

Gegenüber der klassischen Bewerbung auf Papier und per Post besitzt die Online-Bewerbung zahlreiche Vorteile:

• Kosten
  Weil Porto, Druckkosten und Ausgaben für eine Bewerbungsmappe entfallen, ist die elektronische Bewerbung deutlich billiger als die in Papierform.
• Geschwindigkeit
  Schneller als per Internet kann man sich kaum bewerben. Mit einem Klick landen die Unterlagen auch schon im Unternehmen und Empfänger. Praktisch in Echtzeit.
• Multimedia
  Bei der digitalen Bewerbung lassen sich bequem Links, Audio- und Videodateien einbinden. All die multimedialen Elemente und Arbeitsproben runden das Gesamtbild ab.
• Bearbeitung
  Überdies lässt sich eine Online-Bewerbung schnell und bequem bearbeiten oder weiterleiten. Das spart auch für Arbeitgeber Zeit und Kosten – und erlaubt manchmal auch eine rasche Antwort.

Bewerberdatenbank: Die Alternative zur Online-Bewerbung

Statt sich online zu bewerben, können Sie sich auch von Personalern und Jobs „finden lassen“ – mittels Bewerberdatenbank. Dort registrieren sich Jobsuchende kostenlos und legen ein aussagekräftiges Bewerberprofil an oder laden Ihren Lebenslauf hoch. Arbeitgeber und Recruiter, die nach neuen Mitarbeitern suchen durchsuchen diesen Pool und können passende Kandidaten direkt ansprechen (Fachbegriff: Active Sourcing).

Bewerberdatenbanken sind vor allem in Branchen und Berufen interessant, in denen ein Fachkräftemangel herrscht. Überdies erhalten Kandidaten darüber Zugang zum verdeckten Stellenmarkt. Der ist nahezu doppelt so groß wie der offizielle Arbeitsmarkt und umfasst rund 66 Prozent der offenen Positionen.

Was schreibe ich in die Mail bei einer Online Bewerbung?

Streng genommen gar nichts. Eine Online-Bewerbung wird über eine Plattform ausgefüllt, eine E-Mail ist nicht erforderlich. Weil aber die „Online-Bewerbung“ gerne mit der „E-Mail-Bewerbung“ verwechselt wird, hier noch ein paar Tipps für den Begleitsatz beziehungsweise E-Mail-Text zur Bewerbung.

Wir empfehlen hierfür einen kurzen Text von maximal 7 Zeilen. Anschreiben, Lebenslauf & Co. werden dann zusammengefasst der E-Mail angehängt. Eine Beispielformulierung für das Begleitschreiben könnte lauten:

Sehr geehrte(r) Frau/Herr ____,

anbei erhalten Sie meine Bewerbung für Ihre Stelle als ____. Warum ich Ihre Anforderungen perfekt erfülle und Ihnen in der Position einen einzigartigen Mehrwert bieten kann, entnehmen Sie bitte meinen ausführlichen und angehängten Bewerbungsunterlagen.

Ich freue mich auf ein persönliches Vorstellungsgespräch.

Mit besten Grüßen
E-MAIL-SIGNATUR

ACHTUNG: Wird in der Stellenanzeige eine bestimmte Bewerbungsform verlangt, bewerben Sie sich bitte genau so! Alles andere kostet Sympathiepunkte oder gar die Chance auf den Job. Einzige Ausnahme: Sie verfassen eine Initiativbewerbung.

Lohnt sich eine Bewerbungshomepage?

Eine Bewerbungshomepage (auch: „Über-Mich-Seite“) bietet Ihnen mehr Gestaltungsfreiheit als die Formulare der Online-Bewerbung. Zahlreiche Anbieter (zum Beispiel 1&1, T-Online oder Strato) ermöglichen die eigene Website in Form eines Baukasten-Systems. Dabei kaufen Sie eine Domain (URL) vom Internetprovider und erhalten verschiedene Designs und Strukturen zur Auswahl, die Sie nur noch mit Inhalt füllen müssen. Die Kosten hierfür liegen im Schnitt bei fünf Euro pro Monat. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.

Zusätzlicher Vorteil: Die Bewerbungshomepage lässt sich für unterschiedliche Bewerbungen nutzen. Dazu legen Sie einzelne Seiten an und versenden nur deren URL oder versehen sie mit einem Passwortschutz, sodass der Personaler nur die für sie bestimmte Seite sehen. Inhalte der Bewerberhomepage können sein:

• Vertiefende Informationen zu bisherigen beruflichen Projekten und Erfolgen
• Arbeitsproben (zum Beispiel bei kreativen Berufen)
• Details zum ehrenamtlichen Engagement
• Gesammelte Referenzen und Testimonials
• Bewerbungsvideos (siehe nächster Abschnitt)

Bewerbungsvideo für die Online-Bewerbung?

Ein moderner Trend ist ein persönliches Bewerbungsvideo, in dem Sie den Personaler direkt ansprechen. Sie können darin auch typische Fragen im Vorstellungsgespräch beantworten. Erzählen Sie aber nur Relevantes. Alles, was nicht zur Stelle und Position passt, entfällt. Einen Hinweis zur eigenen Website oder zum Bewerbungsvideo können Sie an geeigneter Stelle mit dieser Formulierung unterbringen:

Falls ich Ihr Interesse geweckt habe, finden Sie weitere Informationen über mich auf meiner Homepage unter: max-muster.de.

Oder Sie bauen den Link per QR-Code ein. Im tabellarischen Lebenslauf könnte das zum Beispiel so aussehen:

Die Bewerbungshomepage ist zwar nur eine Ergänzung zur Online-Bewerbung. Sie können sich damit aber deutlich von der Masse abheben und geben dem Personaler einen individuellen Bonus.

Keine Rückmeldung – was tun?

Was tun, wenn sich der Wunscharbeitgeber nicht meldet und Sie keine Antwort auf die Online-Bewerbung erhalten (Fachbegriff: „Ghosting„)? Lassen Sie dem Arbeitgeber mindestens zwei Wochen Zeit, um die Bewerbungen zu sichten. Wer nach zwei Tagen anruft und drängelt, macht keinen guten Eindruck.

Nach zwei bis drei Wochen dürfen Sie freundlich und vorwurfsfrei nachfragen – am Telefon oder per E-Mail. Nennen Sie unbedingt den Grund Ihres Anrufs, zum Beispiel:

Ich bin mir bewusst, dass Sie viel Arbeit haben. Daher will ich Sie nicht lange aufhalten. Ich hatte mich vor zwei Wochen bei Ihnen auf die Stelle als _____, Kennziffer _____ beworben. Könnten Sie mir kurz etwas zum Zwischenstand des Bewerbungsverfahrens sagen?

Faustregel: Je kleiner das Unternehmen, desto früher können Sie sich melden. In größeren Unternehmen und Konzernen ist der Bewerberandrang in der Regel größer. Das erhöht den Aufwand und braucht mehr Zeit. Teilweise bis zu sechs Wochen.