Online-Bewerbung: 14 wichtige Tipps für Formulare

Schneller geht es nicht: Die Online-Bewerbung ersetzt zunehmend die klassische Bewerbungsmappe auf Papier. Ein paar Klicks und Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen landen im E-Postfach des Personalers. Keine Frage, das spart Zeit und Kosten, die Daten lassen sich einfach verarbeiten und Bewerber aussortieren.

Genau hier aber lauern Gefahren: Die Bewerbung im Internet birgt Tücken. Die Formulare verführen zu Flüchtigkeitsfehlern. Überdies drohen formale Fehler.

Wir verraten Ihnen, wie Sie beliebte Fallstricke umgehen und geben Tipps für eine erfolgreiche Online-Bewerbung…

Unterschied: E-Mail- oder Online-Bewerbung?

Tatsächlich werden beide Formen gerne synonym verwendet. Zwischen E-Mail-Bewerbung und Online-Bewerbung gibt es aber Unterschiede. Was die jeweiligen Varianten ausmacht:

➠ E-Mail-Bewerbung
Die E-Mail-Bewerbung entspricht einer klassischen Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen. Nur werden diese vorab eingescannt und zu einem PDF zusammengefügt und dann an eine E-Mail angefügt. Ob bei der Bewerbung per E-Mail das Anschreiben die E-Mail ist oder noch ein eigener Extra-Text geschrieben wird, hängt von den Vorlieben des Arbeitgebers ab.

➠ Online-Bewerbung
Die Online-Bewerbung wiederum wird über ein Formular des Arbeitgebers versendet. Das umfasst meist mehrere Seiten und findet sich auf der Homepage des Unternehmens. Die jeweiligen Formularfelder müssen dabei alle ausgefüllt werden. Ein Upload von PDF-Dokumenten ist ebenfalls häufig möglich.

Viele Ratgeber zur Online-Bewerbung behandeln eigentlich eine E-Mail-Bewerbung und sorgen so für Irritationen bei Bewerbern. Spätestens wenn die Rede vom „richtigen Ansprechpartner“ ist, wissen Sie bescheid: Den gibt es bei der Online-Bewerbung gar nicht. Die firmeneigene Software versendet das ausgefüllte Formular automatisch an den zuständigen Personalentscheider und Ansprechpartner.

Allerdings haben beide Varianten ihre spezifischen Vor- und Nachteile. Entsprechend verlangen sie dem Bewerber eine unterschiedliche Vorbereitung ab.

Generell gilt: Wird in einer Stellenanzeige eine bestimmte Bewerbungsform genannt und gewünscht, bewerben Sie sich bitte nur so. Alles andere kostet unnötig Sympathiepunkte oder gar die Chance auf den Job.

Einzige Ausnahme: Sie verfassen eine Initiativbewerbung.

Online-Bewerbung Vorbereitung: Formularfelder checken

Mit ein paar Klicks zum Job. Das klingt so leicht. Die Online-Bewerbung – so praktisch sie ist – hat allerdings Tücken und Stolperfallen.

Das Internet verführt mit seiner lockeren, schnellen Kommunikation leicht zum Duzen, zu saloppen Formulierungen und Schludrigkeiten, die man sich bei einer klassisch Bewerbung nie erlauben würde. Dabei gilt für die Online-Bewerbung dasselbe wie für jede offizielle Korrespondenz:

Um Tippfehler zu vermeiden, können Sie die entsprechenden Textbausteine in Ruhe und offline vorformulieren, komprimieren, optimieren und die Rechtschreibprüfung aktivieren (zum Beispiel in einem Word-Dokument). Noch besser: Sie lassen einen Dritten Korrektur lesen. Dann sind Sie bei der Online-Bewerbung auf der sicheren Seite.

Die meisten Online-Formulare müssen Sie ohnehin nicht der Reihe nach ausfüllen. Viele Tools erlauben heute das flüssige Vor- und Zurückblättern. So können Sie sich vorab eine Übersicht verschaffen, was alles verlangt wird, ausgefüllt und hochgeladen werden muss.

Sollte das nicht möglich sein, können Sie sich auch erst einmal anonym unter falschem Namen anmelden und von allen Feldern Screenshots machen, um diese später umso besser ausfüllen zu können.

Bleiben wichtige Fragen offen, scheuen Sie sich nicht, in der Personalabteilung nachzufragen – per Mail oder Telefon. Manche Personaler sind für das Feedback dankbar, wo der Bewerbungsprozess unklar ist. Bleiben Sie bei der Nachfrage aber bitte freundlich, knapp und konkret. Eine individuelle Berwerbungsberatung will kein Personaler leisten.

Online-Bewerbung: 7 + 7 Tipps

Wer sich für einen Job bei einem Unternehmen interessiert, das die digitale Bewerbung anbietet, sollte sich auf Formular-Seiten mit Fragen zu Kontaktdaten, Ausbildung, Zusatzqualifikationen und bisherigen Jobs gefasst machen.

Alles, was für die Auswahl relevant ist und in jeder anderen Bewerbungsform enthalten ist, wird bei der Online-Bewerbung über verschiedene Felder und die Möglichkeit, Dateien hochzuladen, abgedeckt.

Das Ganze ist bequem vom Computer oder Laptop aus zu erledigen (Smartphone empfehlen wir nicht). Tipps, auf was Sie für eine erfolgreiche Online-Bewerbung achten müssen:

Vollständigkeit

Für die Online-Bewerbung gilt dasselbe wie für eine Bewerbung auf Papier: Sie muss vollständig sein. Das heißt: Bevor Sie irgendetwas abschicken, prüfen Sie gewissenhaft, ob Sie wirklich JEDES Feld im Bewerbungsformular ausgefüllt haben.

Das ist keine Lappalie. Wir können das nicht genug betonen: Da bei der Online-Bewerbung meist eine Software die erste Vorauswahl trifft, gibt es keine Hoffnung auf Gnade. Die Maschine arbeitet stumpf wie ein Algorithmus. Wer erforderliche Felder leer lässt, Datei-Anhänge vergisst, geforderte Qualifikationen nicht aufzählt, kassiert sofort eine Absage. Bewerbung unvollständig. Danke. Tschüss.

Prüfen Sie also immer alle Felder und Uploads auf Vollständigkeit. Folgende Bewerbungsunterlagen sollten Sie dafür als PDF vorbereiten und auf Ihren Desktop bereit halten (auch wenn später nicht alle davon benötigt werden):

• Lebenslauf
• Zeugnisse
• Empfehlungsschreiben
• Referenzen
• Zertifikate
• Arbeitsproben

Persönliche Angaben

So gut wie jede Online-Bewerbung beginnt damit, dass Sie angeben, auf welche Stelle Sie sich bewerben (oft mit Referenznummer) und Ihre sämtlichen persönlichen Daten eintragen: Vorname, Name, Adresse, Telefon, E-Mail, Geburtsdatum und -ort, manchmal auch der Familienstand.

Auch wenn Sie diese Angaben schon zig Mal geschrieben haben: Achten Sie auf größtmögliche Sorgfalt. Ein Tippfehler oder Zahlendreher kann fatale Folgen haben. Entweder die Bewerbung landet beim falschen Personalentscheider. Oder man kann Sie im Erfolgsfall nicht kontaktieren.

Freitext

Die meisten Online-Bewerbungformulare besitzen sogenannte Freitextfelder. Hier wird in der Regel das sonst übliche Anschreiben erwartet.

Das können Sie gut vorbereiten und vorschreiben. Achten Sie aber darauf, ob etwaige Zeichenbegrenzungen vorliegen und Ihr vorbereitetes Anschreiben in der Online-Bewerbung nicht abgeschnitten wird.

In dem Fall hilft nur: umformulieren und intelligent kürzen, ohne wichtigen Inhalt streichen zu müssen.

Ansonsten sollten Sie versuchen, den Text durch kurze Absätze, Zeilenumbrüche und Spiegelstriche übersichtlich zu gliedern und ihm eine gut lesbare Struktur zu geben. Wichtig: Benutzen Sie unbedingt alle für die Stelle erforderlichen Schlüsselwörter aus der Stellenanzeige. Zum Beispiel Projektverantwortung, Teamgeist, Eigeninitiative. Die Auswahlsoftware wird danach suchen und die Bewerbung bewerten.

Sonderzeichen

Achtung bei Sonderzeichen: Das Euro-Symbol zum Beispiel kann bei der Angabe von Gehaltsvorstellungen zu unfreiwilliger Verwirrung führen, wenn die Programmversion des Empfängers ein anderes Zeichen daraus macht. Besser gleich EUR oder Euro schreiben.

Anhänge

Falls Sie gebeten werden Ihren Lebenslauf oder eingescannte Zeugnisse hochzuladen, achten Sie darauf, die Bewerbung nicht zu überfrachten. Maximal drei Empfehlungsschreiben und ebenso viele Zeugnisse der letzten drei Stationen sind die Obergrenze.

Die werden allerdings nicht einzeln hochgeladen, sondern idealerweise in einem PDF zusammengefasst. So muss der Personaler weniger Dateien herunterladen beziehungsweise öffnen. Das Bewerbungsfoto sollten Sie ohnehin im Lebenslauf integrieren – falls es nicht im Vorfeld ausgeschlossen wird.

ACHTUNG: Erstellen Sie für jede Online-Bewerbung unbedingt neue und aktuelle PDFs zum Upload. In jedem PDF stecken sogenannte Metadaten. Diese können Informationen enthalten, die den Bewerber diskreditieren.

Etwa, dass Erstell-Datum des PDFs. Das verrät: Diese Bewerbung ist schon älter und wahrscheinlich nicht (nur) für dieses Unternehmen angefertigt worden. Auch wer das PDF erzeugt hat und mit welchem Programm, wird hier offenbart. Um an der Stelle einen professionellen Eindruck zu hinterlassen, empfiehlt es sich, diese Metadaten vorab zu editieren – zum Beispiel mit dem Gratis-Tool „BeCyPDFMetaEdit“.

Dateigröße

Achten Sie auf die Größe der angehängten Dateien. Die meisten Formulare machen klare Vorgaben in der Online-Bewerbung. Zum Beispiel: Maximal 1 MB pro Datei oder ein Maximum von insgesamt 5 MB.

Benötigt Ihr Lebenslauf, Ihr Anschreiben oder auch ein anderes Dokument zu viel Speicherplatz, kann es Probleme geben. Oder Sie können die Online-Bewerbung gar nicht erst abschicken.

Gerade Bilddateien wie das Bewerbungsfoto oder eingescannte Zeugnisse und Arbeitsproben lassen den Umfang der Bewerbungsunterlagen fix anschwellen. Komprimieren Sie die Dateigröße im Zweifelsfalls vorher. Zip-Dateien als Anhang sind tabu. Reicht das Komprimieren nicht aus, müssen Sie möglicherweise eine kleinere Auswahl der Anhänge und Arbeitsproben einreichen, um den Umfang zu verringern.

Überprüfung

Bevor Sie endgültig auf „Senden“ drücken, sollten Sie nochmal alle Angaben und Felder überprüfen. Haben wir schon ein paarmal gesagt, ist aber wirklich wichtig. In der Nervosität unterlaufen schnell Fehler. Im Bewerbungsprozess sind diese ein echter Killer.

Denken Sie beim letzten Check bitte nicht nur an die Formularfelder. Auch die Anhänge sollten fehlerfrei sein. Besonders Fehler im Lebenslauf kommen schlecht an. Der ist das Herzstück Ihrer Bewerbung und stellt eine Art erste Arbeitsprobe dar. Formale Fehler und Schlampereien führen hier zu Rückschlüssen auf Ihre Arbeitsweise.

Lassen Sie sich bei einer Online-Bewerbung also unbedingt genügend Zeit. Bis zu drei Stunden sollten Sie zum endgültigen Ausfüllen und Korrekturlesen einplanen.

Spamfilter

Ganz gleich, ob Sie sich per E-Mail beworben haben oder eine Online-Bewerbung nutzen: Irgendwann werden Sie eine Bestätigungsmail erhalten, dass Ihre Bewerbung erfolgreich eingegangen ist. Das ist für Sie übrigens ein wichtiger Hinweis, dass Sie zumindest in technischer Hinsicht alles korrekt ausgefüllt haben.

Üblicherweise werden Sie nach einer gewissen Zeit erneut benachrichtigt, ob Sie für die Stelle in die nähere Auswahl kommen oder leider eine Absage erhalten. Falls diese Mails ausbleiben, sollten Sie unbedingt Ihren Spamfilter regelmäßig kontrollieren. Oder entsprechend anpassen, damit Sie keine Nachrichten von unbekannten Absendern (das sind Unternehmen, bei denen Sie sich zum ersten Mal bewerben, ja) verpassen. Sonst findet das Vorstellungsgespräch am Ende noch ohne Sie statt.

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Online-Bewerbung Tricks: Von der Masse abheben

Einen gravierenden Nachteil hat die Online-Bewerbung allerdings: Jede Bewerbung sieht aus wie die andere. Schließlich werden alle über dasselbe Formular erstellt und versendet. Unterschiede im Design – unmöglich!?

Nicht ganz. Wenn Sie sich von der Masse abheben und im Einheitsbrei der Online-Bewerbungen nicht untergehen wollen, können Sie zumindest die hochgeladenen Dokumente durch ein einzigartiges Designs oder originelle Grafiken aufwerten. Den Ratgeber dazu mit Tipps und Tools können Sie sich hier – wie gewohnt – kostenlos herunterladen:

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Bewerbungshomepage für die Online-Bewerbung

Die eigene Bewerbungshomepage (auch „Über-Mich-Seite“ genannt) bietet Ihnen deutlich mehr Gestaltungsfreiheit als die Formulare in der Online-Bewerbung.

Es gibt inzwischen zahlreiche Anbieter bei denen Sie eine eigene Website in Form eines Baukasten-Systems für kleines Geld anlegen und gestalten können. Dabei kaufen Sie die Domain (URL) der Seite vom Internetprovider und erhalten vom Anbieter verschiedene Designs und Strukturen zur Auswahl, die Sie nur noch mit Inhalt füllen müssen.

Zu den Anbietern solcher Services gehören zum Beispiel 1&1, T-Online oder Strato. Die Kosten hierfür liegen im Schnitt bei fünf Euro pro Monat. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.

Zusätzlicher Vorteil: Die Bewerbungshomepage lässt sich immer wieder und teils auch für unterschiedliche Bewerbungen nutzen, wenn Sie die jeweiligen Seiten individuell anlegen und mit einem Passwortschutz versehen, sodass der Personaler eines Unternehmens auch nur seine Seite ansehen kann.

Inhalte der Bewerbungshomepage können sein:

• vertiefende Informationen zu bisherigen beruflichen Projekten und Erfolgen.
• Arbeitsproben (zum Beispiel bei kreativen Berufen).
• Details zum ehrenamtlichen Engagement.
• Eine Sammlung von Referenzen und Testimonials.

Was sich ebenfalls gut macht: ein persönliches Bewerbungsvideo, in dem Sie den Personaler direkt ansprechen. Sie können darin auch schon ein paar typische Fragen im Vorstellungsgespräch vorweg nehmen und beantworten.

Auch hier gilt: Erzählen Sie aber nur Relevantes. Alles, was nicht zur avisierten Stelle und Position passt, entfällt. Selbstverständlich gehören auf die Bewerbungshomepage auch keine privaten Bilder oder Urlaubsfotos.

Den Hinweis zur eigenen Website können Sie an geeigneter Stelle mit dieser Formulierung unterbringen:

Die Bewerbungshomepage ist freilich nur eine Ergänzung zur Online-Bewerbung – kein Ersatz. Sie können sich mit dieser zusätzlichen Seite aber deutlich von der Masse abheben und geben dem Personaler einen individuellen Bonus.

Wir wünschen viel Erfolg bei der Bewerbung!

Weiterführende Quellen und Ratgeber

Tipps zur Bewerbung
➠ Bewerbungsvorlagen
➠ 11 Bewerbungsformen
➠ ABC der Bewerbungstipps
➠ Bewerbungsmappe
➠ Bewerbungsfoto
➠ Deckblatt
➠ Kurzprofil

Tipps zum Lebenslauf
➠ Tabellarischer Lebenslauf
➠ Lebenslauf Vorlagen
➠ Praktika im Lebenslauf
➠ Hobbys im Lebenslauf
➠ Arbeitslosigkeit im Lebenslauf
➠ Lücken im Lebenslauf

Tipps zum Anschreiben
➠ Bewerbungsschreiben
➠ Einleitungssatz im Anschreiben
➠ Schlusssatz im Anschreiben
➠ Interessen im Anschreiben
➠ Stärken im Anschreiben
➠ Anlagenverzeichnis

Tipps zum Arbeitszeugnis
➠ Arbeitszeugnis bewerten
➠ Geheimcodes im Zeugnis
➠ Zwischenzeugnis
➠ Tätigkeitsbeschreibung
➠ Referenzen & Muster

Besondere Bewerbungen
➠ Initiativbewerbung
➠ Interne Bewerbung
➠ Diskrete Bewerbung
➠ E-Mail-Bewerbung
➠ Online-Bewerbung
➠ Bewerbung als Aushilfe
➠ Bewerbung für Minijobs
➠ Bewerbung nach Kündigung