Online-Bewerbung: 14 effektive Tipps für Formulare

Die Online-Bewerbung ersetzt zunehmend die klassische Bewerbungsmappe auf Papier. Nach der Jobsuche ein paar Klicks – und Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen landen beim Personaler und Traumjob. Unternehmen können so die Daten einfach verarbeiten, Bewerber bewerten oder aussortieren. Sowohl Unternehmen als auch Bewerber sparen bei der Online-Bewerbung Zeit und Kosten. Aber genau hier lauern Gefahren: Die Formulare verführen zu Flüchtigkeitsfehlern. Überdies drohen formale Fehler. Wir zeigen Ihnen, wie Sie häufige Fallstricke umgehen und geben Tipps für eine erfolgreiche Online-Bewerbung…

Was ist eine Online-Bewerbung?

Bei der Online-Bewerbung füllen Bewerber ein Formular des Arbeitgebers auf dessen Homepage aus. Zusätzlich werden relevante Bewerbungsunterlagen als PDF-Dokument hochgeladen. Im Gegensatz zur E-Mail-Bewerbung brauchen Bewerber bei der Online-Bewerbung keinen persönlichen Ansprechpartner. Die firmeneigene Software versendet das ausgefüllte Formular automatisch an den zuständigen Personalentscheider und Ansprechpartner.

Wie schreibt man eine gute Online-Bewerbung?

Per Klick zum Job: Das klingt leicht. Doch das Medium Internet verführt mit seiner lockeren, schnellen Kommunikation zu saloppen Formulierungen, zum Duzen und zu Schludrigkeiten, die man sich bei einer klassischen Bewerbung nie erlauben würde. Dabei gilt für die Online-Bewerbung dasselbe wie für jede offizielle Korrespondenz: Qualität vor Quantität und höchste Sorgfalt. Schließlich sind die Bewerbungsunterlagen so etwas wie Ihre erste Arbeitsprobe!

Um Tippfehler zu vermeiden, können Sie zum Beispiel entsprechende Textbausteine offline vorformulieren, komprimieren, optimieren und die Rechtschreibprüfung aktivieren (etwa in einem Word-Dokument). Noch besser: Sie lassen einen Dritten Korrektur lesen. Dann sind Sie bei der Online-Bewerbung auf der sicheren Seite.

Die wichtigsten Regeln für die Online-Bewerbung

• Die Online-Bewerbung muss genauso sorgfältig formuliert werden wie die klassische Bewerbung auf Papier.
• Füllen Sie immer ALLE Formularfelder aus. Andernfalls gilt die Bewerbung als unvollständig.
• Nutzen Sie die Freitextfelder und zeigen Sie darin Leidenschaft und Persönlichkeit.
• Bemühen Sie sich stets um eine angemessene Sprache – kein Jargon, keine Abkürzungen.
• Achten Sie darauf, ALLE in der Stellenausschreibung genannten Anforderungen zu erfüllen.
• Anhänge werden in einem PDF zusammengefasst. Achten Sie auch auf die Metadaten im Dokument.
• Die Dateigröße des angehängten PDF sollte 5 MB nicht übersteigen. ZIP-Dateien sind tabu.
• Achten Sie bei den Kontaktfeldern auf eine seriöse E-Mail-Adresse. Ideal: Vorname@Nachname.de
• Prüfen Sie vor dem Absenden nochmal alle Felder sowie die korrekte Rechtschreibung.
• Checken Sie regelmäßig Ihren Spam-Filter, ob die Antwort nicht zufällig dort eingegangen ist.

14 Tipps für die Online-Bewerbung

Die meisten Online-Formulare müssen Sie nicht der Reihe nach ausfüllen. Viele Tools erlauben bei der Online-Bewerbung das flüssige Vor- und Zurückblättern. Gut für Sie: So können Sie sich vorab eine Übersicht verschaffen, was alles verlangt wird, ausgefüllt und hochgeladen werden muss. Sollte das nicht möglich sein, können Sie sich zunächst anonym unter falschem Namen anmelden und von allen Feldern Screenshots machen, um diese später umso besser ausfüllen zu können.

Bleiben wichtige Fragen offen, scheuen Sie sich nicht, in der Personalabteilung nachzufragen – per Mail oder Telefon. Manche Personaler sind für das Feedback dankbar, wo der Bewerbungsprozess unklar ist. Bleiben Sie bei der Nachfrage aber bitte freundlich, knapp und konkret. Eine individuelle Berwerbungsberatung kann und will kein Personaler leisten.

Ansonsten können Sie die Online-Bewerbung bequem vom Computer oder Laptop aus erledigen (Smartphone empfehlen wir nicht). Mit den folgenden Tipps für eine erfolgreiche Online-Bewerbung können Sie Ihre Chancen deutlich steigern:

1. Vollständigkeit

Ihre Online-Bewerbung muss vollständig sein. Heißt: Bevor Sie irgendetwas abschicken, prüfen Sie gewissenhaft, ob Sie wirklich JEDES Feld im Bewerbungsformular ausgefüllt haben. Das ist keine Lappalie. Da bei der Online-Bewerbung meist eine Software (sogenannte CV-Parser) die erste Vorauswahl trifft, gibt es keine Hoffnung auf Gnade. Die Maschine arbeitet stumpf wie ein Algorithmus. Wer erforderliche Felder leer lässt, Datei-Anhänge vergisst, geforderte Qualifikationen nicht nennt, kassiert eine Absage. Prüfen Sie also immer ALLE Felder und Uploads auf Vollständigkeit. Folgende Bewerbungsunterlagen sollten Sie dafür als PDF vorbereiten und auf Ihren Desktop bereit halten (auch falls später nicht alle davon benötigt werden):

• Anschreiben
• Lebenslauf
• Zeugnisse
• Empfehlungsschreiben
• Referenzen
• Zertifikate
• Arbeitsproben

2. Online-Profile

Bei der Online-Bewerbung wird das zwar selten nachgefragt. Sie sollten aber damit rechnen, dass sich Personaler auch im Internet ein Bild von Ihnen machen. Bevor Sie Ihre digitalen Bewerbungsunterlagen abschicken, checken Sie bitte Ihre Online-Profile auf Linkedin, Xing, Instagram oder Facebook. Pflegen und aktualisieren Sie den Online-Auftritt und präsentieren Sie sich durchgängig professionell. Idealerweise auch mit einem einheitlichen Profilbild. In diesem kostenlosen PDF haben wir Informationen und Tipps zu Ihrem Online-Profil zusammengefasst.

3. Persönliche Angaben

So gut wie jede Online-Bewerbung beginnt damit, dass Sie angeben, auf welche Stelle Sie sich bewerben (oft mit Referenznummer) und Ihre sämtlichen persönlichen Daten eintragen: Vorname, Name, Adresse, Telefon, E-Mail, Geburtsdatum und -ort, manchmal auch der Familienstand. Achten Sie auf größtmögliche Sorgfalt! Ein Tippfehler oder Zahlendreher kann fatale Folgen haben. Entweder die Bewerbung landet beim falschen Personalentscheider. Oder man kann Sie im Erfolgsfall nicht kontaktieren.

4. Freitext

Die meisten Online-Bewerbungformulare besitzen sogenannte Freitextfelder. Hier wird das sonst übliche Bewerbungsschreiben erwartet. Das können Sie vorbereiten und vorschreiben. Achten Sie aber darauf, ob etwaige Zeichenbegrenzungen vorliegen und Ihr vorbereitetes Anschreiben in der Online-Bewerbung nicht abgeschnitten wird. In dem Fall hilft nur: umformulieren und intelligent kürzen, ohne wichtigen Inhalt streichen zu müssen. Ansonsten sollten Sie versuchen, den Text durch kurze Absätze, Zeilenumbrüche und Spiegelstriche übersichtlich zu gliedern und ihm eine gut lesbare Struktur zu geben. Wichtig: Benutzen Sie unbedingt alle für die Stelle erforderlichen Schlüsselwörter aus der Stellenanzeige. Zum Beispiel „Projektverantwortung, Teamgeist, Eigeninitiative„. Die Auswahlsoftware wird danach suchen und die Bewerbung bewerten.

5. Sonderzeichen

Achtung bei Sonderzeichen: Das Euro-Symbol zum Beispiel kann bei der Angabe von Gehaltsvorstellungen zu unfreiwilliger Verwirrung führen, wenn die Programmversion des Empfängers ein anderes Zeichen daraus macht. Besser gleich „EUR“ oder „Euro“ schreiben.

6. Unterschrift

Sie wird oft vergessen, weil es kein Dokument in Papierform gibt: Die Unterschrift darf aber auch in der Online-Bewerbungen nicht fehlen. Sie dokumentiert, dass alle gemachten Angaben der Wahrheit entsprechen. Scannen Sie hierzu Ihre Unterschrift ein und fügen Sie diese beispielsweise am Ende des Anschreibens und des Lebenslaufs ein, bevor Sie die Dokumente auf der Plattform hochladen.

7. Anhänge

Falls Sie gebeten werden, Ihren Lebenslauf oder eingescannte Zeugnisse hochzuladen, achten Sie darauf, die Online-Bewerbung nicht zu überfrachten. Maximal drei Empfehlungsschreiben und ebenso viele Zeugnisse der letzten drei Stationen sind die Obergrenze. Diese werden allerdings nicht einzeln hochgeladen, sondern idealerweise in einem PDF zusammengefasst. So muss der Personaler weniger Dateien herunterladen beziehungsweise öffnen. Das Bewerbungsfoto sollten Sie ohnehin im Lebenslauf integrieren – falls es nicht im Vorfeld ausgeschlossen wird.

Die Reihenfolge der angehängten Bewerbungsunterlagen und digitalen Bewerbungsmappe entspricht übrigens der klassischen (siehe Grafik) – nur dass hier natürlich die Mappe entfällt.

ACHTUNG: Erstellen Sie für jede Online-Bewerbung unbedingt neue und aktuelle PDFs zum Upload. In jedem PDF stecken sogenannte Metadaten. Diese können Informationen enthalten, die den Bewerber diskreditieren. Etwa, dass Erstell-Datum des PDFs. Das verrät: Diese Bewerbung ist schon älter und wahrscheinlich nicht (nur) für dieses Unternehmen angefertigt worden. Auch wer das PDF erzeugt hat und mit welchem Programm, wird hier offenbart. Um an der Stelle einen professionellen Eindruck zu hinterlassen, empfiehlt es sich, diese Metadaten vorab zu editieren – zum Beispiel mit dem Gratis-Tool „BeCyPDFMetaEdit“.

8. Dateigröße

Achten Sie auf die Größe der angehängten Dateien. Die meisten Formulare machen klare Vorgaben in der Online-Bewerbung. Zum Beispiel: Maximal 1 MB pro Datei oder ein Maximum von insgesamt 5 MB. Benötigt Ihr Lebenslauf, Ihr Anschreiben oder auch ein anderes Dokument zu viel Speicherplatz, kann es Probleme geben. Oder Sie können die Online-Bewerbung gar nicht erst abschicken. Gerade Bilddateien wie das Bewerbungsfoto oder eingescannte Zeugnisse und Arbeitsproben lassen den Umfang der Bewerbungsunterlagen fix anschwellen. Komprimieren Sie die Dateigröße im Zweifelsfalls vorher. Zip-Dateien als Anhang sind tabu. Reicht das Komprimieren nicht aus, müssen Sie möglicherweise eine kleinere Auswahl der Anhänge und Arbeitsproben einreichen, um den Umfang zu verringern.

9. Überprüfung

Bevor Sie endgültig auf „Senden“ drücken, sollten Sie nochmal alle Angaben in den Formularfeldern und den Anhängen kontrollieren. Besonders Fehler im Lebenslauf kommen schlecht an. Formale Fehler und Schlampereien führen hier zu Rückschlüssen auf Ihre Arbeitsweise. Lassen Sie sich bei einer Online-Bewerbung also unbedingt genügend Zeit. Bis zu drei Stunden sollten Sie zum endgültigen Ausfüllen und Korrekturlesen einplanen. Welche Fauxpas Personaler immer wieder nennen und nerven, haben wir in einem PDF zusammengefasst, das Sie sich HIER kostenlos herunterladen können.

10. Spamfilter

Üblicherweise erhalten Sie vom Unternehmen eine Bestätigungsmail über den erfolgreichen Eingang Ihrer Bewerbung. Das ist für Sie ein wichtiger Hinweis, dass Sie in technischer Hinsicht alles korrekt ausgefüllt haben. Nach Abschluss der Bewerberauswahl folgt eine erneute Benachrichtigung. Kontrollieren Sie regelmäßig Ihren Spamfilter (und passen ihn gegebenenfalls an), falls diese Mails ausbleiben.

Was schreibe ich in die Mail bei einer Online Bewerbung?

Streng genommen gar nichts. Eine Online-Bewerbung wird über eine Plattform ausgefüllt, eine E-Mail ist nicht notwendig. Aber die Begriffe E-Mail-Bewerbung und Online-Bewerbung werden oft synonym verwendet, obwohl sie zwei unterschiedliche (digitale) Bewerbungsformen bezeichnen. Ersteres ist wie eine klassische Bewerbung gehalten, nur findet der Versand per E-Mail statt. Dafür werden die Unterlagen vorab eingescannt, zu einem PDF zusammengefügt und der E-Mail angehängt.

Falls Sie sich per E-Mail bewerben, können Sie das Anschreiben als Text in die Mail kopieren. Das spart dem Personaler einen Arbeitsschritt. Sie können das Anschreiben aber auch als PDF mit Lebenslauf und Anhang verschicken. Dann sollten Sie in der Mail gesondert auf Ihre Bewerbung hinweisen. Eine Beispielformulierung können lauten:

Wird in einer Stellenanzeige eine bestimmte Bewerbungsform genannt und gewünscht, bewerben Sie sich bitte nur so. Alles andere kostet unnötig Sympathiepunkte oder gar die Chance auf den Job. Einzige Ausnahme: Sie verfassen eine Initiativbewerbung.

Online-Bewerbung Tricks: Von der Masse abheben

Einen gravierenden Nachteil hat die Online-Bewerbung: Jede Bewerbung sieht aus wie die andere. Schließlich werden alle über dasselbe Formular erstellt und versendet. Unterschiede im Design – unmöglich!? Nicht ganz. Wenn Sie sich von der Masse abheben und im Einheitsbrei der Online-Bewerbungen nicht untergehen wollen, können Sie zumindest die hochgeladenen Dokumente durch ein einzigartiges Design oder originelle Grafiken aufwerten. Den Ratgeber dazu mit Tipps und Tools können Sie sich hier – wie gewohnt – kostenlos herunterladen:

Download Bewerbungstipps

Bewerbungshomepage für die Online-Bewerbung

Die eigene Bewerbungshomepage (auch „Über-Mich-Seite“ genannt) bietet Ihnen deutlich mehr Gestaltungsfreiheit als die Formulare in der Online-Bewerbung. Zahlreiche Anbieter (zum Beispiel 1&1, T-Online oder Strato) ermöglichen die eigene Website in Form eines Baukasten-Systems. Dabei kaufen Sie die Domain (URL) der Seite vom Internetprovider und erhalten vom Anbieter verschiedene Designs und Strukturen zur Auswahl, die Sie nur noch mit Inhalt füllen müssen. Die Kosten hierfür liegen im Schnitt bei fünf Euro pro Monat. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.

Zusätzlicher Vorteil: Die Bewerbungshomepage lässt sich immer wieder und für unterschiedliche Bewerbungen nutzen. Dazu legen Sie die jeweiligen Seiten individuell an und versehen sie mit einem Passwortschutz, sodass der Personaler eines Unternehmens nur die für ihn bestimmte Seite sieht. Inhalte der Bewerbungshomepage können sein:

• Vertiefende Informationen zu bisherigen beruflichen Projekten und Erfolgen
• Arbeitsproben (zum Beispiel bei kreativen Berufen)
• Details zum ehrenamtlichen Engagement
• Gesammelte Referenzen und Testimonials
• Bewerbungsvideos (siehe nächster Abschnitt)

Bewerbungsvideo für die Online-Bewerbung

Was sich ebenfalls gut macht: ein persönliches Bewerbungsvideo, in dem Sie den Personaler direkt ansprechen. Sie können darin auch schon ein paar typische Fragen im Vorstellungsgespräch vorweg nehmen und beantworten. Erzählen Sie aber nur Relevantes. Alles, was nicht zur anvisierten Stelle und Position passt, entfällt. Selbstverständlich gehören auf die Bewerbungshomepage auch keine privaten Profilbilder oder Urlaubsfotos. Den Hinweis zur eigenen Website können Sie an geeigneter Stelle mit dieser Formulierung unterbringen:

Falls ich Ihr Interesse geweckt habe, finden Sie weitere Informationen über mich auf meiner Homepage unter: www.max-mustermann.de.

Oder Sie bauen den Link über einen sogenannten QR-Code ein. Im tabellarischen Lebenslauf könnte das zum Beispiel so aussehen:

Die Bewerbungshomepage ist nur eine Ergänzung zur Online-Bewerbung – kein Ersatz. Sie können sich mit dieser zusätzlichen Seite aber deutlich von der Masse abheben und geben dem Personaler einen individuellen Bonus. Wir wünschen viel Erfolg bei der Bewerbung!

Keine Rückmeldung vom Unternehmen – Was tun?

Was tun, wenn sich der Wunscharbeitgeber so gar nicht meldet und Sie keine Antwort auf die Online-Bewerbung erhalten (Fachbegriff: „Ghosting„)? Anfangs ist Geduld eine Tugend. Lassen Sie dem Arbeitgeber mindestens zwei Wochen Zeit, um die Bewerbungen zu sichten. Wer nach zwei Tagen anruft und drängelt, macht keinen guten Eindruck. Nach zwei bis drei Wochen dürfen Sie allerdings – freundlich und vorwurfsfrei – nachfragen – am Telefon oder per Mail. Nennen Sie unbedingt den Grund Ihres Anrufs, zum Beispiel:

Ich bin mir bewusst, dass Sie viel Arbeit haben. Daher will ich Sie nicht lange aufhalten. Ich hatte mich vor zwei Wochen bei Ihnen auf die Stelle als _____, Kennziffer _____ beworben. Könnten Sie mir kurz etwas zum Zwischenstand des Bewerbungsverfahrens sagen?

Als Faustregel können Sie sich merken: Je kleiner das Unternehmen, desto früher können Sie sich melden. In größeren Unternehmen und Konzernen ist der Bewerberandrang in der Regel größer. Das erhöht den Aufwand und braucht mehr Zeit. Teilweise bis zu sechs Wochen.

Weiterführende Tipps zur Bewerbung

• Bewerbungsvorlagen
• 11 Bewerbungsformen
• Die besten Bewerbungstipps
• Deckblatt
• Kurzprofil
• Bewerbungsschreiben
• Einleitungssatz im Anschreiben
• Schlusssatz im Anschreiben
• Anlagenverzeichnis
• Geheimcodes im Arbeitszeugnis