Online-Bewerbung: 10 Tipps für Online-Formulare

Sagen wir es, wie es ist: Die klassische Bewerbungsmappe aus Papier stirbt aus. Mehr als jede zweite offene Stelle wird heute via Internet besetzt. Zumindest die offiziell ausgeschriebenen. Deutsche Unternehmen veröffentlichen bereits 85 Prozent ihrer Vakanzen auf der eigenen Homepage, schreiben diese zusätzlich per Twitter aus oder nutzen dazu ihre Facebook-Karriereseite oder Online-Jobbörsen. Und Unternehmen wie Audi, Bayer, Commerzbank oder Daimler akzeptieren überhaupt keine Bewerbung auf Papier mehr, sie haben eigens Karriereseiten eingerichtet, wo interessierte Kandidaten spezielle Online-Formulare ausfüllen und Bewerbungsunterlagen hochladen müssen. Schon jedes vierte Unternehmen wünscht sich ausschließlich eine solche Online-Bewerbung – wie auch unser Arbeitgebercheck zeigt. Denn das spart Zeit und Kosten bei der Bearbeitung.

Online-Bewerbung Vorteile: Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Eine Sache vorweg: Der Mittelstand mit seinen kleinen und mittelständischen Arbeitgebern ist immer noch „der größte Arbeitgeber“ in Deutschland. Das heißt für Sie, dass die klassische Bewerbung per Post noch längst nicht ausgedient hat, denn so eine Bewerbungssoftware ist für kleinere Unternehmen oft nicht rentabel.

Aber Online-Bewerbungen nehmen zu (mehr dazu in der unten folgenden Grafik), daher hier die Vorteile dieses Bewerbungsverfahrens:

• Zeitfaktor

  Sie sind unabhängig von Geschäftsöffnungszeiten bei der Post oder im Schreibwarenladen. Sie können frühmorgens, spätabends oder am Wochenende mühelos Ihre Online-Bewerbung ausfüllen und abschicken. Auch für den Arbeitgeber ist eine automatisierte Bestätigungsmail mit einem Klick beim Bewerber.

• Kostenfaktor

  Der Bewerber spart sich das Geld für Porto, Briefumschlag und Bewerbungsmappe. Der Arbeitgeber spart die Portokosten für den Rückversand der Bewerbungsunterlagen.

• Adressat

  Bei einem Online-Formular landet die Bewerbung automatisch an der richtigen Stelle. Das bedeutet auch für das Unternehmen einen geringeren Verwaltungsaufwand.

• Bearbeitungsstatus

  Häufig stellen Unternehmen Ihren Bewerbern die Möglichkeit zur Verfügung, anhand ihrer Login-Daten den persönlichen Bearbeitungsstatus ihrer Bewerbung kontrollieren zu können. Geduld braucht es zwar immer noch, es lässt sich aber leichter nachvollziehen, wie weit der Bewerbungsprozess bei einer Online-Bewerbung fortgeschritten ist.

• Auswertung

  Bei Firmen, die mit Online-Formularen arbeiten, kommen häufiger sogenannte CV-Parsing-Programme zum Einsatz. Die filtern schnell die benötigten Informationen anhand von Keywords aus dem Lebenslauf heraus und können so feststellen, wie gut der Bewerber auf die Stelle passt. Doch Achtung: Von Bewerberseite gibt es gewisse Lebenslauf Sünden, die Ihnen zum Verhängnis werden können, wie bestimmte grafische Gestaltungen.

Online-Bewerbung schreiben: Hier lauern Tücken

Generell gilt: Wird in einer Stellenanzeige eine Bewerbungsform explizit genannt und gewünscht, bewerben Sie sich bitte auch nur so. Alles andere kostet nur unnötig Sympathiepunkte oder gar die Chance auf den Job. Wenn also ein Arbeitgeber ausschließlich die Online-Bewerbung verlangt, steht Ihnen auch nur dieser Weg frei – mit nur einer Ausnahme: der Initiativbewerbung.

Mit ein paar Klicks zum Job: Das klingt erst einmal gut. Die Online-Bewerbung – so praktisch und beliebt sie ist: Sie hat allerdings auch ein paar Tücken: Das Internet verführt mit seiner lockeren, schnellen Kommunikation nur allzu leicht zu Schludrigkeiten, die man sich bei einer klassischen-schriftlichen Bewerbung nie erlauben würde. Dabei gilt für die Bewerbung per Web dasselbe wie für jeden klassischen Brief:

Formulieren Sie stets sorgfältig, ohne Tippfehler, und achten Sie auf einen guten Erst- und Gesamteindruck.

Bevor Sie also mit der Bewerbung loslegen, sollten Sie zunächst alle relevanten Informationen über das Zielunternehmen und den anvisierten Job recherchieren, zum Beispiel auf der Firmenhomepage, auf dem Karriere-Blog (falls es eines gibt) oder auf der Karriereseite auf Facebook. Und ganz so leicht wie in diesem Beispiel sollten Sie es sich dabei vielleicht nicht machen:

@ralfkoettker Ich nehm an für den Job reichen die Qualitätstweets aus meinem Twitter-Stream als Bewerbung. Ich hör dann von euch, jo?

— Jani (@janwiejan) March 19, 2014

Auch das Online-Formular müssen Sie nicht sofort ausfüllen. Manche Tools erlauben das flüssige Vor- und Zurückblättern. Sollte das nicht möglich sein, können Sie sich auch erst einmal anonym unter falschem Namen anmelden und von allen Feldern Screenshots machen, um diese später umso besser ausfüllen zu können.

Sollten dabei dennoch wichtige Fragen aufkommen oder offen bleiben, dürfen Sie ruhig in der Personalabteilung nachfragen – per Mail oder Telefon. Allerdings bitte nur gezielt, knapp und konkret. Eine individuelle Beratung will hier kein Personaler leisten. Das wirkt auch nicht allzu überzeugend.

Tipps zur Online-Bewerbung: Das können Sie gut vorbereiten

Für die Online-Bewerbung können und sollten Sie vorab ein paar wichtige Unterlagen zum späteren Hochladen vorbereiten und aktualisieren. Dazu gehören:

• Ein tabellarischer Lebenslauf als PDF (zum Beispiel gratis HIER).
• Eingescannte Arbeitszeugnisse oder Empfehlungsschreiben – ebenfalls als PDF.
• Eine seriöse E-Mail-Adresse – für die spätere Kontaktaufnahme (achten Sie aber darauf, überall nur dieselbe Adresse zu verwenden!).
• Ein aktuelles und optimiertes Online-Profil bei Xing, Linkedin oder About.me, das Sie später verlinken.

Vorbereitung ist bekanntlich die halbe Miete, damit Sie aber auch wirklich die besten Chancen haben, um mit Ihrer Online-Bewerbung zu überzeugen und den Personaler mit Ihren eingereichten Informationen zu überzeugen, haben wir noch einige weitere Tipps für Sie, mit denen Sie Ihre Online-Bewerbung verbessern und professioneller gestalten.

Einer davon lautet: Vergessen Sie die Unterschrift nicht! Auch bei Online-Bewerbungen gehört eine Unterschrift auf jeden Fall dazu. Leider wird diese aber häufig vergessen, wenn das Dokument nicht in Papierform vorhanden ist. Scannen Sie Ihre Unterschrift ein und fügen Sie diese am Ende des Anschreibens ein, bevor Sie es auf der Plattform hochladen oder auch per Mail an den Empfänger versenden.

Auch sollten Sie unbedingt darauf achten, wie groß die Dateien sind, die Sie in der Online-Bewerbung verwenden wollen. Die meisten Formulare haben klare Vorgaben, was die Größe angeht (beispielsweise 1 MB pro Datei). Soll heißen: Benötigt Ihr Lebenslauf, Ihr Anschreiben oder auch eine andere Datei zu viel Speicherplatz, kann es Probleme geben.

Online-Bewerbung: Tipps zum Ausfüllen von Online-Formularen

Wer sich für einen Job bei einem Unternehmen interessiert, das nur elektronische Bewerbungen akzeptiert, sollte sich auf Formular-Seiten mit Fragen zu Kontaktdaten, Ausbildung, Zusatzqualifikationen und bisherigen Jobs gefasst machen. Alles, was für die Auswahl relevant ist und auch in jeder anderen Bewerbungsform enthalten ist, wird bei der Online-Bewerbung über verschiedene Felder und Möglichkeiten, Dateien hochzuladen, übermittelt.

Das ganze ist simpel und bequem vom Computer oder Laptop aus zu erledigen – besonders, wenn Sie bereits einige Vorbereitungen getroffen haben und nicht einfach ins Blaue hinein mit der Online-Bewerbung beginnen. Dabei ist das Wichtigste:

Füllen Sie unbedingt immer ALLE Felder aus!

Unvollständige Angaben führen regelmäßig zum vorzeitigen Aus des Kandidaten, weil diese Vorauswahl oft eine Maschine macht. Und die arbeitet stumpf wie ein Algorithmus nach der Regel: unvollständige Angaben bedeutet Absage…

Darüber hinaus empfehlen wir, sich ein paar Vorlagen zu erstellen, um klassische Fehlerquellen zu minimieren:

1. Vorschreiben

   Um Tippfehler zu vermeiden, sollten Sie die entsprechenden Textbausteine bereits in Ruhe und offline (zum Beispiel in einem Word-Dokument) vorformulieren und die Rechtschreibprüfung aktivieren. So sind Sie bei der späteren Online-Bewerbung auf der sicheren Seite. Es schadet auch nicht, diese Textbausteine von einem Freund oder Profi gegenlesen zu lassen. Achtung bitte bei Sonderzeichen: Das Euro-Symbol zum Beispiel kann bei der Angabe von Gehaltsvorstellungen zu unfreiwilliger Verwirrung führen, wenn die Programmversion des Empfängers ein anderes Zeichen daraus macht. Besser gleich EUR oder Euro schreiben.

2. Freitext

   Die meisten Online-Bewerbungs-Formulare besitzen sogenannte Freitextfelder. Hier wird in der Regel das sonst übliche Anschreiben erwartet. Auch das können Sie vorbereiten – achten Sie aber darauf, ob etwaige Zeichenbegrenzungen vorliegen und Ihr vorbereitetes Anschreiben in der Online-Bewerbung daher abgeschnitten wird. In dem Fall hilft nur: umformulieren und intelligent kürzen, ohne wichtigen Inhalt streichen zu müssen. Ansonsten sollten Sie versuchen, den Text durch Absätze, Zeilenumbrüche und Spiegelstriche übersichtlich zu gliedern und ihm eine gut lesbare Struktur zu geben.

3. Anschreiben

   Wie bei der Bewerbung auf Papier gilt bei der Online-Bewerbung: Verfassen Sie ein individuelles Anschreiben! Versuchen Sie unbedingt, den Ansprechpartner herauszufinden und die Bewerbung persönlich an ihn zu richten. Das Anschreiben kann manchmal auch gesondert als Datei hochgeladen werden. Achten Sie in dem Fall darauf, dass sich die Angaben dort mit dem Rest in den Formularfeldern decken und unbedingt aktualisiert sind. Widersprüche und Unstimmigkeiten lassen hier schnell eine Massenbewerbung erkennen oder werden auf mangelnde Sorgfalt zurückgeführt. Überprüfen sollten Sie das Datum, die Betreffzeile und den Ansprechpartner.

4. Anhänge

   Falls Sie gebeten werden Ihren Lebenslauf oder eingescannte Zeugnisse hochzuladen, achten Sie darauf, die Bewerbung nicht zu überfrachten. Maximal drei Empfehlungsschreiben und ebenso viele Zeugnisse der letzten drei Stationen sind die Obergrenze. Die werden allerdings nicht einzeln hochgeladen, sondern idealerweise vorher in einem PDF zusammengefasst. So muss der Personaler weniger Dateien herunterladen beziehungsweise öffnen. Das Bewerbungsfoto sollten Sie ohnehin im Lebenslauf integrieren – falls es nicht im Vorfeld ausgeschlossen wird.
   

   PDF zusammenfügen: Dokumente in einer Datei speichern

   Falls es im Online-Formular nur ein Feld gibt, wo sie etwaige PDF-Dokumente hochladen können, müssen Sie diese vorab in einer PDF-Datei zusammenfassen. Im Internet gibt es dafür bereits einige kostenlose Online-Tools, wie SmallPDF oder PDFJoin. Auch hier gilt natürlich, dass Sie die Datei anschließend eindeutig benennen.

   In jedem PDF stecken allerdings auch sogenannte Metadaten. Diese können Informationen enthalten, die den Bewerber diskreditieren. Etwa, dass Erstell-Datum des PDFs, das verrät: Diese Bewerbung ist schon älter und sehr wahrscheinlich nicht (nur) für dieses Unternehmen erstellt worden. Peinlich. Auch wer das PDF tatsächlich erzeugt hat und mit welchem Programm, wird hier offenbart. Um auch an der Stelle einen professionellen Eindruck zu erhalten, empfiehlt es sich, diese Metadaten vorab zu editiern – zum Beispiel mit dem Gratis-Tool BeCyPDFMetaEdit.

5. Format

   Gerade Bilddateien, aber auch viele Anhänge durch Arbeitsproben oder Arbeitszeugnisse lassen den Umfang der Bewerbungsunterlagen oftmals anschwellen. Hier liegt genau das Problem: Plötzlich haben Sie ein 15 Megabyte großes PDF-Dokument. Ihre PDF-Dateien sollten insgesamt jedoch maximal vier Megabyte umfassen, da sie anderenfalls schnell im Spamfilter des Unternehmens landen. Um Ihre Dateien entsprechend zu komprimieren, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Greifen Sie auf Online-Tools wie das genannte SmartPDF oder PDF24 zurück. Nebendem können Sie die Dpi-Höhe verringern, indem Sie vor dem virtuellen Druck unter dem Menüpunkt „Druckereinstellungen“ eine andere Qualität wählen. Hier kann beispielsweise von 300 auf 200 Dpi oder von sehr hohe auf eher mittlere Qualität eingestellt werden.

6. Benennung

   Achten Sie darauf, Ihre Dateien sinnvoll und eindeutig zu bennenen. Also nicht nur „Lebenslauf.pdf“, sondern besser „Lebenslauf_Susanne_Mustermann.pdf“. Wahlweise können Sie auch die anvisierte Stelle direkt mit in die Benennung packen, zum Beispiel „Susanne_Mustermann_Abteilungsleiterin.pdf“. So können die Dateien auch zugeordnet werden, falls im System mal etwas durcheinander gerät.

7. Überprüfung

   Bevor Sie endgültig auf „Senden“ drücken, sollten Sie Ihre Angaben überprüfen. Es ist menschlich verständlich, dass Ihnen in der Nervosität ein Fehler unterläuft und Sie diesen Bewerbungsprozess nur hinter sich bringen wollen. Leider boykottieren Sie sich am Ende selbst, wenn durch eine Unachtsamkeit ein wichtiger Punkt vergessen wird – dann ist die ganze Arbeit umsonst! Lassen Sie sich daher bei einer Online-Bewerbung unbedingt genügend Zeit, bis zu drei Stunden sollten Sie zum endgültigen Ausfüllen einplanen.

8. Absender

   Wie schon erwähnt, wählen Sie als Kontaktadresse unbedingt (!) eine neutrale E-Mail-Adresse, also nicht HotGirl69@hotmail.com (siehe Fehler-Liste unten), sondern Vorname.Nachname@Provider.de. Perfekt an der Stelle ist natürlich die Kombination mit einem eigenen Blog auf eigenem Server. Hier ergibt sich nicht nur eine professionelle Mail-Adresse (Vorname.Nachname@Blogname.de), sondern eben auch der subtile Hinweis auf das eigene Blog, den mancher Personaler mit Interesse lesen wird und wo Sie spezielle Informationen zu Ihrer Expertise oder über das Zielunternehmen geschickt platzieren können.

9. Spamfilter

   Ganz gleich, ob Sie sich per E-Mail auf eine Arbeitsstelle beworben haben oder eine Online-Bewerbung abgefasst haben: Sie werden in der Regel binnen kürzester Zeit eine Bestätigungsmail erhalten, dass Ihre Bewerbung erfolgreich eingegangen ist. Das ist für Sie übrigens ein wichtiger Hinweis, dass Sie zumindest in technischer Hinsicht alles korrekt ausgefüllt haben. Üblicherweise werden Sie nach einer gewissen Zeit erneut benachrichtigt, ob Sie für die Stelle in die nähere Auswahl kommen oder leider eine Absage erhalten. In jedem Fall sollten Sie Ihren Spamfilter regelmäßig kontrollieren beziehungsweise entsprechend anpassen, damit Sie keine Nachrichten auf Ihre Bewerbungen und somit ein mögliches Vorstellungsgespräch verpassen.

Online-Bewerbung aufpeppen – mit einer Homepage oder Grafiken

Bewerbungs-Extras und gutes Design können helfen, aus der Masse hervorzustechen. Gutes Design drängt sich dabei aber nie auf, sondern sorgt für einen angenehmen Eindruck und eine suggestive Leserführung. Mit Schriftarten, Textgrößen und Formatierungen lässt sich dabei schon allerhand erreichen. Wesentlich größer aber wirkt die Gravitationskraft von Grafiken und Bildern.

Wichtig ist jedoch, dass diese Schmuckelemente eine ansonsten akkurate und vollständige Bewerbung nur ergänzen und abrunden. Ein Ersatz für inhaltliche Substanz sind sie nicht.

Es spricht also nichts dagegen, wenn Sie zum Beispiel Ihren Lebenslauf oder das Deckblatt durch ein paar einprägsame und aussagekräftige Kuchen- oder Balkendiagramme aufzupeppen. Ebenso lassen sich wichtige Stationen des bisherigen Werdegangs als „Timeline“ oder Zeitstrahl gestalten.

Der Kreativität sind da kaum Grenzen gesetzt, solange sie dezent bleibt und das eherne Design-Gesetz befolgt: form follows function.

Weil natürlich nicht jeder Bewerber zugleich ein ausgebildeter (Info-)Grafiker ist, gibt es im Netz inzwischen eine ganze Reihe nützlicher und einfacher Tools, um beispielsweise aus seinem Online-Profil bei einem sozialen Netzwerk wie Linkedin oder Facebook eine Infografik seines bisherigen Werdegangs zu machen oder aber das persönliche Stärken-Schwächen-Profil in ein Kuchendiagramm zu verwandeln. Exemplarisch seien dazu die folgenden kostenlosen Tools kurz vorgestellt:

• Visualize.me verwandelt die Linkedin-Bio in eine ganz passable Infografik. Farben und Designs sind begrenzt wählbar. Das Ergebnis lässt sich – etwa per Screenshot – schnell kopieren und in den Lebenslauf integrieren.
• Visual.ly wiederum erlaubt Ihnen, mithilfe des dort sogenannten Social-Media-Infografik-Generators Ihr Facebook- oder Twitter-Profil binnen weniger Klicks in eine veritable Infografik zu verwandeln. Das ist allerdings eher eine Lebenslauf-Ergänzung für Spezialisten, die sich im Bereich Medien und Social Media bewerben wollen.
• Canva ist ebenfalls geeignet, die eigenen Social-Media-Kanäle wie Facebook oder Instagram mit Infografiken zu gestalten. Es ist ein einfach zu bedienendes Tool, das Vorlagen für verschiedene Dokumenttypen, Diagramme oder auch die Fotobearbeitung zur Verfügung stellt. Für den Lebenslauf können Sie auf Grafikdesignelemente wie beispielsweise Banner, Symbole und Rahmen zurückgreifen, ebenso unzählige Farben und allein 130 Schrifttypen.
• Resumup sieht nicht nur besonders schick aus, sondern analysiert die die zuvor zugänglich gemachten Linkedin-Profildaten auch. Heraus kommt dabei nicht nur ein bunter Zeitstrahl bisheriger Stationen, sondern auch eine Art Persönlichkeitsprofil – etwa ob man eher extrovertiert ist, stetig, neugierig oder effizient. Diese Informationen sind natürlich editierbar, bevor man Sie in seinen Lebenslauf einfügt.

Verstehen Sie uns aber bitte nicht falsch: Es geht nicht darum, die Bewerbung im Allgemeinen und den Lebenslauf im Besonderen durch derlei grafische Elemente zu überfrachten. Grafiken verleihen – dezent eingesetzt – der Online-Bewerbung die Würze und eine besondere Note. Nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Passive Bewerbung Online: Zeigen Sie Profil

Denken Sie bei der Bewerbung nicht nur an die aktive Jobsuche – also beispielsweise durch das Schreiben und Versenden von Bewerbungsunterlagen und -mappen.

Gerade das Internet bietet Bewerbern heute auch optimale Chancen, um sich passiv zu bewerben. Das bedeutet, dass Sie sich als attraktive Fachkraft online sichtbar machen und so von Personaler gefunden werden können. Im Fachjargon heißt diese Form des Recruitings auch Active Sourcing.

Für die passive Bewerbung online stehen Ihnen im Kern drei Optionen zur Verfügung, die Sie in Erwägung ziehen sollten – erst recht, wenn Sie mit ihrer bisherigen Bewerbungsstrategie bisher erfolglos waren:

1. Bewerbungsseite

   Mit einer eigenen Bewerbungshomepage (auch Bewerberseite genannt) geben Sie Ihrem Profil buchstäblich eine Heimat. Der Vorteil: Durch den geschickten Einsatz von Keywords (unter denen Sie gefunden werden wollen) erhöhen Sie deutlich Ihre Sichtbarkeit und potenzielle Reichweite. Und natürlich können auch Freunde diese Seite in Ihren Profilen verlinken und (ver-)teilen.

2. Social-Media-Profile

   Vor allem Ihre Profile in den Business-Netzwerken Xing und Linkedin sollten Sie in der Bewerbungsphase optimieren und stets aktuell halten. Da aber viele Unternehmen heute auch per Twitter, Facebook oder Instagram rekrutieren, lohnen sich auch hier entsprechend aufgepeppte Profile, die Sie vor allem dann verwenden, wenn Sie mit den Unternehmen via Social Media in Kontakt treten. Auch hierbei gilt es das eigene Kompetenzprofil optimal herauszuarbeiten.

3. Lebenslauf-Datenbanken

   Einige Jobbörsen und Jobsuchmaschinen bieten inzwischen nicht nur sogenannte Lebenslauf-Editoren an, mit denen Sie online eine Bewerbung erstellen können. Mit einem einfachen Haken, können Sie sich dort oft auch gleich mit dem tabellarischen Lebenslauf in eine entsprechende Datenbank eintragen lassen. Personalentscheider können Sie dort dann ganz einfach finden und direkt kontaktieren. Wir bieten mit Karrieresprung.de ebenfalls einen solchen kostenlosen Service an.