CV Parsing: So übersteht Ihre Bewerbung den Check

CV-Parsing ist ein hervorragendes Beispiel dafür, dass das Wohl und Wehe oftmals von digitalen Neuerungen abhängt – ohne dass wir es merken.

Kaum jemand ahnt, dass sich dahinter Software verbirgt, die Lebensläufe auf entscheidende Kriterien scannt. Was für Unternehmen den Recruiting-Prozess erleichtert und viele Abläufe im Bewerbungsverfahren beschleunigt, kann sich für Bewerber als Stolperstein erweisen. Ist der Lebenslauf nicht CV-Parsing gerecht gestaltet, fallen sie durchs Raster. Wir erklären die Bedeutung von CV-Parsing für Bewerber und Unternehmen und geben Ihnen einfache, aber wirksame Tipps an die Hand, wie Sie Ihren Lebenslauf CV-Parsing sicher gestalten.

Definition: Was ist CV-Parsing?

CV-Parsing lässt sich auf Deutsch am ehesten mit Lebenslauf-Zergliederung übersetzen, denn das ist exakt das, was passiert. CV steht für das in englischsprachigen Bewerbungen oft verwendete Curriculum vitae, also Lebenslauf. Das englische Verb to parse bedeutet auf Deutsch so viel wie zergliedern, aufgliedern.

Statt CV-Parsing ist mancherorts auch von Resume-Parsing die Rede, wobei Resume das amerikanische Pendant zum CV ist. Beim CV-Parsing geht es aber nicht einfach ums Zerpflücken von Texten. Vielmehr beschreibt es ein Vorgehen, bei dem mittels eines Tools – dem CV-Parser – ein Lebenslauf auf seine relevanten Bestandteile untersucht und die benötigten Informationen mittels Syntaxanalyse extrahiert werden. Die benötigten Informationen, Daten und Kenntnisse des Bewerbers werden dann in eine Datenbank übertragen. Zu den bekanntesten CV-Parsing Tools gehören:

➠ Capterra
➠ CVLizer
➠ Daxtra
➠ Textkernel

Wie funktioniert CV Parsing?

CV-Parser sind in der Lage, syntaktische und semantische Strukturen von Texten zu erkennen. Die Extraktionsgenauigkeit beim CV-Parsing hat im Laufe der Jahre zugenommen. Es wird sogar von künstlicher Intelligenz gesprochen, wenn mithilfe künstlich-intelligenter Algorithmen (Deep Learning) gehirnähnliche Strukturen nachgebildet werden und das Programm eigenständig Analogien beispielsweise zu verschiedenen Städten bilden kann. Hier lassen sich eher einfache CV-Parsing-Tools von komplexeren unterscheiden: Manche übernehmen lediglich die Stammdaten, andere sind wie erwähnt in der Lage, Kenntnisse des Bewerbers und sogar Bewerbungsfotos durch Gesichtskennung herauszufiltern. Das ermöglicht dem Unternehmen, nach bestimmten Kriterien zu suchen, zum Beispiel:

➠ Finde alle Bewerber aus Hamburg
➠ Finde alle Bewerber, die Französischkenntnisse haben
➠ Finde alle Bewerber, die Maschinenbau studiert haben

Zum Einsatz kommt CV-Parsing online: Bewerbungsmappen in Papierform gehören überwiegend der Vergangenheit an. In der Regel bewerben sich Kandidaten per E-Mail oder nutzen eine Online-Platform. Dort werden die Dateien hochgeladen und vom CV-Parser direkt analysiert: Schlüsselbegriffe und relevante Textbausteine erkennt dieses Tool und ordnet es den jeweiligen Datenfeldern beziehungsweise Kategorien zu.

Warum nutzen Unternehmen CV Parsing Tools?

Für etliche Unternehmen hat CV-Parsing enorme Bedeutung, denn es erleichtert den Bewerbungsprozess. Wichtig ist das vor allem für große Konzerne: Auf deren Tischen landeten früher tausende von Bewerbungen, die allesamt händisch gelesen werden mussten. Allein die Sichtung solcher Massen ist sehr aufwendig, vom Herausfiltern wichtiger Informationen ganz zu schweigen. Diese mussten von Personalern manuell in die eigene Firmendatenbank eingetragen werden. Statt wie bisher Lebenslauf für Lebenslauf auf der Suche nach bestimmten Informationen durchlesen zu müssen, reichen nun einige Klicks und schon lassen sich Kandidaten mühelos miteinander vergleichen. Das spart nicht nur Zeit, sondern erleichtert das zielgenaue Matching.

Wer jetzt denkt, CV-Parsing sei lediglich für bequeme Recruiter interessant, irrt: Durch den vermehrten Einsatz solcher Programme wird die Candidate Experience maßgeblich verbessert. Das passt zu dem Trend der letzten Jahre aufgrund des Fachkräftemangels. Es werden allerhand Maßnahmen ergriffen, um die Hemmschwelle für Bewerber zu senken und Bewerbungsabbrüche zu minimieren. Aber auch das kommt letztlich dem Unternehmen zugute. Denn letztlich wird so zweierlei bewirkt; die Anzahl der qualifizierten Bewerbungen wird erhöht und durch eine positive Candidate Experience erhöhen Unternehmen gleichzeitig ihre Attraktivität, tun also etwas fürs Employer Branding.

Vorteile für den Bewerber

Durch den Einsatz von Bewerbungsplattformen wird der Bewerbungsprozess teilweise unnötig verkompliziert: Häufig müssen Kandidaten dort eine Registrierung vornehmen und selbst ihre Daten aus dem Lebenslauf und sämtlichen anderen Unterlagen in Online-Formulare eingeben. Diverse Schwierigkeiten – unter anderem mit verschiedenen Dateiformaten – sorgen dafür, dass viele potenzielle Bewerber frustriert den Bewerbungsprozess abbrechen.

Hier kommen CV-Parser ins Spiel. Sie lesen nicht nur verschiedene Dateiformate, dank CV-Parsing können sogar Papierbewerbungen eingescannt und analysiert werden. Ein weiterer Vorteil ist der Einsatz bei sogenannten One-Click-Bewerbungen, die in den letzten Jahren im Zuge des E-Recruting zugenommen haben. Die Menschen sind vermehrt an ihren Smartphones und Tablets – beides eignet sich nicht für langes Tippen. Statt mühsam am Handy irgendwelche Eingabemasken von Bewerbungsplattformen auszufüllen, wird der elektronische Lebenslauf mit einem Klick aus beruflichen Netzwerken wie Xing oder Linkedin genommen. Der CV-Parser durchsucht einfach den Lebenslauf auf relevante Informationen, extrahiert und speichert sie in der Unternehmensdatenbank.

Bewerbertipps für den Lebenslauf

Bei allen Schwärmereien über künstliche Intelligenz bleibt festzuhalten: CV-Parsing wird von einer Software übernommen. Und die folgt eben doch meist stur nach Anweisung, während ein Personaler um die Ecke denken kann. Das führt zu einigen Problemen. Es muss in aller Brutalität gesagt werden – für CV-Parser bedeutet nicht lesbare Information = nicht existente Information. Daher hier unsere Tipps für Bewerber, um den Check zu bestehen:

Fertigen Sie eine passgenaue Bewerbung an

Schneiden Sie Ihren Lebenslauf auf die Stelle und das Unternehmen zu. Das bietet sich ohnehin an, um den Eindruck einer Massenbewerbung zu vermeiden. Aber es gibt einen weiteren Grund: CV-Parser sind vor allem auf Keywords ausgelegt. Identifizieren Sie in Stellenanzeigen unbedingt die relevanten Schlüsselbegriffe und bauen Sie sie in Ihre Bewerbung ein.

Vermeiden Sie Rechtschreibfehler

Auch dieser Tipp gilt für alle Bewerbungen, hat aber bei Unternehmen, die mit CV-Parsing arbeiten, eine noch höhere Relevanz. Grund: Ein Mensch erkennt einen Buchstabendreher als solchen und interpretiert ihn korrekt oder liest sogar darüber hinweg. CV-Parser hingegen können das falsch geschriebene Wort womöglich nicht erfassen. Ergo: Es wird behandelt, als ob es nicht in der Bewerbung stünde. Ähnliches kann Ihnen mit Abkürzungen passieren, vor allem solchen, die mehrere Bedeutungen haben. ZKB in Wohnungsanzeigen steht für Zimmer, Küche, Bad – je nach Kontext kann es aber auch für Zentrale Kriminalitätsbekämpfung (bei der Polizei), Zielgruppenkurzbewerbung oder Zivile Konfliktbearbeitung stehen.

Verzichten Sie auf Sonderzeichen

Sonderzeichen sind echte Hingucker und können wertvollen Platz einsparen. Allerdings können nicht alle CV-Parser die Zeichen korrekt interpretieren. Wir empfehlen daher den Verzicht auf Sonderzeichen wie Pfeile ➠ oder Haken. ✓ Auch sollten Sie bei der Angabe von Gehaltswünschen das Euro-Zeichen (€) ausschreiben.

Seien Sie vorsichtig beim Design

So gerne sich Bewerber durch eine Designbewerbung von der Masse abheben wollen: Hier lauern ebenfalls Gefahren, wenn Sie Ihre Bewerbung mit einer Grafiksoftware erstellt haben. Typischerweise werden hier Texte in Bilder eingebunden – damit ist er für das Programm aber nicht mehr lesbar. Lösung: Verwenden Sie lieber ein normales Textverarbeitungsprogramm. Das lässt ebenfalls Gestaltungsmöglichkeiten zu und erhöht die Chancen, beim CV-Parsing nicht durchs Raster zu fallen. Was Sie sonst noch tun können, um Fehler zu vermeiden, lesen Sie in unserem Artikel zu Lebenslauf-Sünden.

Weiterführende Quellen und Ratgeber

Tipps zur Bewerbung
➠ Bewerbungsvorlagen
➠ 11 Bewerbungsformen
➠ ABC der Bewerbungstipps
➠ Bewerbungsmappe
➠ Bewerbungsfoto
➠ Deckblatt
➠ Kurzprofil

Tipps zum Lebenslauf
➠ Tabellarischer Lebenslauf
➠ Lebenslauf Vorlagen
➠ Praktika im Lebenslauf
➠ Hobbys im Lebenslauf
➠ Arbeitslosigkeit im Lebenslauf
➠ Lücken im Lebenslauf

Tipps zum Anschreiben
➠ Bewerbungsschreiben
➠ Einleitungssatz im Anschreiben
➠ Schlusssatz im Anschreiben
➠ Interessen im Anschreiben
➠ Stärken im Anschreiben
➠ Anlagenverzeichnis

Tipps zum Arbeitszeugnis
➠ Arbeitszeugnis bewerten
➠ Geheimcodes im Zeugnis
➠ Zwischenzeugnis
➠ Tätigkeitsbeschreibung
➠ Referenzen & Muster

Besondere Bewerbungen
➠ Initiativbewerbung
➠ Interne Bewerbung
➠ Diskrete Bewerbung
➠ E-Mail-Bewerbung
➠ Online-Bewerbung
➠ Bewerbung als Aushilfe
➠ Bewerbung für Minijobs
➠ Bewerbung nach Kündigung