CV Parsing – einfach erklärt: Check, Vor- und Nachteile

Definition: Was ist CV-Parsing?

CV-Parsing (auch „Resume-Parsing“ oder „Applicant Tracking System“ (ATS) genannt) ist die maschinelle Verarbeitung von Bewerbungen. Dahinter steckt eine Software gestützte und semantische Lebenslauf-Analyse. „CV“ steht für das englische Wort für Lebenslauf – Curriculum Vitae. „Parsing“ bedeutet übersetzt „zergliedern“. Die Daten im Lebenslauf werden dabei mittels Syntaxanalyse extrahiert und über ein Tool, nach relevanten Bestandteilen untersucht.

Zu den bekanntesten CV-Parsing Tools gehören:

• Capterra
• CVLizer
• Daxtra
• Textkernel

Solche CV Parsing Programme können in der Regel alle üblichen Datei-Formate auslesen: PDF-Dateien, klassische Word-Dokumente wie Doc und Docx, TXT-Dateien sowie Bilder im Format JPG oder PNG. Seit dem Jahr 2020 kommen die CV Parser zunehmend zum Einsatz und sind ein moderner Trend im Recruiting-Prozess.

Wie funktioniert CV Parsing?

Sogenannte CV-Parser arbeiten mit künstlicher Intelligenz (KI). CV-Parser sind heute in der Lage, Inhalte und Strukturen in Texten zu erkennen. Heißt: Sie können lesen, was sind die persönlichen Daten im Lebenslauf, was sind die Berufserfahrungen, was besondere Kenntnisse, Interessen, Hobbys im Lebenslauf oder gar Soft Skills. Mithilfe der CV-Parsing-Technologie werden diese Daten aus den hochgeladenen Dokumenten extrahiert und in eine Datenbank übertragen.

Effekt: Das individuelle Design verschwindet. Jeder Lebenslauf sieht für den Personaler später in der Computermaske gleich aus – und wird dadurch sofort vergleichbar. Mehr noch: CV Parser können fehlende oder mangelhafte Daten sofort erkennen. Je intelligenter die Systeme sind, desto eher können Sie eingehende Bewerbungen bewerten oder unpassende aussortieren – und automatisch eine Bewerbungsabsage verschicken.

Was bringt CV-Parsing?

Besonders intelligente CV-Parsing-Tools können sogar Bewerbungsfotos per Gesichtskennung herausfiltern. Das ermöglicht den Arbeitgebern zum Beispiel nach festgelegten Kriterien zu suchen oder den Algorithmus auswählen zu lassen. Zum Beispiel:

• „Zeige nur Bewerber aus Hamburg.“
• „Finde alle Bewerber mit Englischkenntnissen.“
• „Zeige nur Bewerber, die Maschinenbau studiert haben.“

Recruiter können so die Datenbank nach bestimmten Keywords oder Kandidaten durchsuchen und automatisch eine Liste mit relevanten Bewerbern erstellen lassen. Zum Beispiel von allen Bewerberprofilen, die nicht älter als 30 Jahre sind und im Umkreis von 30 Kilometern wohnen. Das beschleunigt die Kandidatensuche und erleichtert den Auswahlprozess.

CV-Parsing bei der E-Mail- und Online-Bewerbung

Zum Einsatz kommt CV-Parsing vor allem online und bei der digitalen Bewerbung. Vorrangig also bei der Online-Bewerbung und der E-Mail-Bewerbung. In dem Fall werden alle angefügten oder hochgeladenen Bewerbungsunterlagen erst einmal diesem Software-Check unterzogen und nach Schlüsselbegriffe und relevante Textbausteinen untersucht.

Bewerber bekommen davon freilich nichts mit. Sie können aber an der Maschine scheitern, selbst wenn Ihre Bewerbungsmappe eigentlich Personaler überzeugen sollte.

Vorteile von CV Parsing Tools für Unternehmen

Für Unternehmen hat CV-Parsing einige Vorteile. Der wichtigste ist schon genannt: Es spart Zeit beim Recruiting und erleichtert den Bewerbungsprozess und das Bewerbermanagement. Angeblich bieten die Tools eine Zeitersparnis von bis zu 90 Prozent.

Vor allem Konzerne erhalten zum Teil 500+ Bewerbungen auf ein Stellenangebot. In dem Fall übernimmt Kollege Computer die erste Bewerberauswahl. Übrig bleiben nur noch Kandidaten, die zuvor festgelegte Kriterien zu 100 Prozent erfüllen. Die sieht sich der Personaler dann genauer an.

Zudem sorgt das CV Parsing für einen reibungsloseren Recruitingprozess. Die Parser-Tools verschicken sowohl eine Eingangsbestätigung an die Bewerber als auch automatische Absagen. Das klingt zwar hart. Wer den ersten Test aber nicht bestanden hat, weiß dann sofort, woran er oder sie ist. Trotzdem sorgt der Einsatz für eine ingesamt bessere „Candidate Experience“. Effekt: Der Arbeitgeber wirkt professioneller und attraktiver. Das ist gut für das sogenannte Employer Branding und gegen den Fachkräftemangel.

Vorteile für den Bewerber

Die meisten Bewerber mögen keine Bewerbungsformulare. Sie sind aufwändig, teils kompliziert und fehleranfällig. Durch den Einsatz von CV Parsing wird es für zahlreiche Bewerbungsformen einfacher. Bewerber müssen sich in Online-Formularen nicht erst registrieren. Einfach den tabellarischen Lebenslauf und andere Unterlagen hochladen – den Rest erledigt die Software. Sie erkennt und verarbeitet nicht nur verschiedene Dateiformate. Dank CV-Parsing können sogar eingescannte Dokumente (Arbeitszeugnisse etwa) ausgelesen und analysiert werden.

Ein weiterer Vorteil entsteht bei One-Click-Bewerbungen. Beim E-Recruting erlauben manche Arbeitgeber die Bewerbung direkt aus Xing– oder Linkedin-Profil heraus. Mit einem Klick macht der CV-Parser dann daraus einen verwertbaren Lebenslauf (sofern das Online-Profil gut gepflegt ist). Kurz: Der Bewerbungsprozess wird auch hier einfacher und schneller.

CV Parsing Nachteile

Der größte Nachteil von CV Parsing Tools ist, dass sie im Zweifel sogar qualifizierte Kandidaten aussortieren – aufgrund formaler Fehler oder weil das Tool die eingereichten Unterlagen nicht interpretieren kann. Wer seine Bewerbungsunterlagen und Inhalte nicht maschinengerecht aufbereitet, bekommt vom CV Parser eine Absage.

Besonders anfällig sind solche Computerprogramme, Algorithmen und CV Parser für Rechtschreibfehler, unbekannte Abkürzungen, fehlende Schlagwörter, fehlende Qualifikationen, Erfahrungen oder Abschlüsse sowie leere Felder und komplizierte Layouts, Designs und Tabellen.

Auch müssen die HR Manager und Recruiter den fachlichen Background besitzen, um die gewonnenen Bewerberdaten richtig zu interpretieren. Das gilt für die extrahierten Daten ebenso wie für mehrsprachige Bewerbungen.

Lebenslauf Parsing: Tipps für Ihre Bewerbung

Wo es Licht gibt, entsteht auch Schatten. Das ist beim CV-Parsing nicht anders. Software und Algorithmen sind künstlich intelligent – aber (noch) nicht so intelligent wie Menschen. Heißt: Sie können nur stumpf nach existierenden Schlüsselbegriffen (sogenannten „Keywords“) suchen oder bewerten. Was sie nicht kennen, können sie nicht interpretieren. So fallen manche Bewerbungen durchs digitale Raster, die Personaler womöglich als „originell“ oder „erfrischend anders“ bewertet hätten.

Damit Ihnen das bei der Bewerbung nicht passiert, haben wir hier ein paar Tipps gesammelt, wie Ihre Unterlagen einen möglichen CV-Parser-Check überstehen:

1. Passgenaue Bewerbung schreiben

Achten Sie beim Formulieren des Lebenslaufs darauf, dass dieser alle erforderlichen Muss-Qualifikationen aus der Stellenanzeige enthält. Am besten wortwörtlich. Denn danach wird der CV-Parser suchen. „EDV-Kenntnisse“ und „IT-Kenntnisse“ meinen zwar dasselbe. Eine dumme Software erkennt womöglich aber nur ein Wort davon. Fachbegriffe also am besten immer nochmal mit Schlüsselbegriffen (in Klammern) übersetzen. Generell gilt: Jeder Lebenslauf sollte individuell auf die jeweilige Stelle und das Unternehmen zugeschnitten sein. Bitte keine Massenbewerbungen verschicken!

2. Rechtschreibfehler vermeiden

Der Tipp gilt zwar für alle Bewerbungen. Beim CV-Parsing wiegen Tipp- und Flüchtigkeitsfehler aber besonders schwer. Ein Mensch erkennt Buchstabendreher, interpretiert diese korrekt oder liest sogar darüber hinweg. CV-Parser können das oft nicht. Das Keyword fehlt damit. Ähnliches kann mit Abkürzungen passieren. Vor allem wenn diese mehrere Bedeutungen haben. ZKB in Wohnungsanzeigen steht für „Zimmer, Küche, Bad“. Es kann aber auch „Zentrale Kriminalitätsbekämpfung“ (bei der Polizei) oder „Zielgruppenkurzbewerbung“ bedeuten. Also bitte alles ausschreiben!

3. Auf Sonderzeichen verzichten

Sonderzeichen sind echte Hingucker und können Platz einsparen. Allerdings können nicht alle CV-Parser die Zeichen interpretieren. Wir empfehlen daher den Verzicht auf Sonderzeichen wie Pfeile (➠) oder Haken (✓). Auch sollten Sie bei der Angabe von Gehaltswünschen das Euro-Zeichen (€) immer ausschreiben.

4. Keine Tabellen

Oftmals können CV-Parser Tabellen nicht korrekt verarbeiten. Das führt dazu, dass der enthaltene Text nicht korrekt übernommen wird. Ebenso kann dadurch die Gliederung durcheinander gebracht werden, weil zusätzliche Leerzeilen eingefügt werden. Versuchen Sie deshalb den Lebenslauf so einfach wie möglich zu gestalten. Kein aufwendiges Design. Das geht beim CV-Parsing ohnehin verloren.

5. Vorsicht beim Design

Mit einer schicken Designbewerbung können sich Bewerber perfekt von der Masse abheben. Beim CV-Parsing wird der Vorteil zum Nachteil: Wer seine Bewerbung beispielsweise mit einer Grafiksoftware erstellt, riskiert, dass dabei Texte in Bilder umgewandelt werden. Die kann das Resume-Parsing nicht mehr lesen. Verwenden Sie deshalb immer ein Textverarbeitungsprogramm wie MS-Word oder Apple Pages. Das lässt ebenfalls Gestaltungsspielraum, erhöht aber die Chancen, beim CV-Parsing nicht durchs Raster zu fallen.

6. Keine grafischen Darstellungen

Es ist ein moderner Trend, im Lebenslauf eine Art Mini-Kompetenzprofil der wichtigsten Sprachkenntnisse oder Soft Skills einzubauen. Beispiel:

Das sieht hübsch aus und kann von einem Menschen schnell erfasst werden. Von einem Computer aber nicht. Folge: Wichtige Qualifikationen gehen in Ihrer Bewerbung verloren. Verzichten Sie daher auf grafische Darstellungen, wenn Sie damit rechnen, dass Ihre Unterlagen von einem CV Parsing Tool ausgewertet werden.

Faustregel: Es lässt sich zwar nie nicht mit Sicherheit sagen, ob Ihre Bewerbung von einem Menschen oder einer Maschine zuerst gelesen wird. Ein gutes Indiz für CV-Parsing ist aber, wenn Sie Ihre Dokumente über eine Bewerbungsplattform hochladen müssen. Überdies sollten Sie alle klassischen Lebenslauf-Sünden vermeiden.