Wie funktioniert ein ATS?
Ein Applicant Tracking System (ATS, auch CV Parsing genannt) ist eine Bewerbermanagementsoftware, die für Recruiter und Personaler eine Art Vorauswahl von Bewerbern trifft. Dabei werden die eingesandten Unterlagen der Online-Bewerbung nach vorher festgelegten Kriterien analysiert, bewertet und aussortiert.
ATS funktionieren wie eine Suchmaschine und sind vergleichbar mit einem Türsteher: Die Software durchsucht Lebenslauf und Anschreiben nach Schlüsselqualifikationen und Suchbegriffen, katalogisiert Kandidaten nach Berufserfahrung oder Qualifikationen. Eine Runde weiter kommt nur, wessen CV die Kriterien und Stellenanforderungen erfüllt. Der Rest erhält automatisch eine Bewerbungsabsage.
Wer nutzt ATS?
Eingesetzt werden Applicant Tracking Systeme meist von Konzernen und Unternehmen, die auf eine Stellenanzeige bis zu 100 Bewerbungen oder mehr erhalten. Laut aktuellen Umfragen nutzen bereits 37 der 50 umsatzstärksten Unternehmen in Deutschland solche ATS im Bewerbungsprozess. Kleinere Mittelständler allerdings eher nicht. Auch bei der E-Mail-Bewerbung kommen CV-Parser bisher noch kaum zum Einsatz.
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Wie Bewerbung und Lebenslauf für ATS optimieren?
Angeblich landen schon 75 Prozent der Lebensläufe dank ATS bei den Absagen. Bewerber bekommen in der Regel nichts davon mit, dass ihre Bewerbung an einer Maschine gescheitert ist. Umso wichtiger ist, dass Kandidaten frühzeitig ihre Bewerbungsunterlagen für ATS optimieren, falls Sie damit rechnen. Entscheidend ist, dass das ATS Ihren Lebenslauf richtig lesen und interpretieren kann und sämtliche Schlüsselbegriffe darin findet. Hierzu finden Sie im Folgenden 6 erprobte Tipps.
1. Schlüsselwörter nutzen
Achten Sie beim Formulieren des Lebenslaufs unbedingt darauf, dass dieser alle wichtigen Muss-Qualifikationen aus der Stellenanzeige enthält. Am besten wortwörtlich. Danach wird der CV-Parser suchen. „EDV-Kenntnisse“ und „IT-Kenntnisse“ meinen zwar dasselbe – eine dumme Software erkennt womöglich aber nur ein Wort davon. Fachbegriffe also am besten immer nochmal mit Schlüsselbegriffen (in Klammern) übersetzen.
Generell gilt: Jeder Lebenslauf sollte individuell auf die Stelle und das Unternehmen zugeschnitten sein. Bitte keine Massenbewerbungen verschicken. Und überfrachten Sie den Lebenslauf nicht mit Schlüsselbegriffen (wie es manche empfehlen). Die Maschine ist nur die erste Station, danach müssen Sie immer noch einen Personaler überzeugen. Der erkennt solche Manipulationsversuche – und befördert Sie ins Aus.
2. Rechtschreibfehler vermeiden
Der Tipp gilt zwar für alle Bewerbungen. Bei einem ATS wiegen Tipp- und Flüchtigkeitsfehler aber besonders schwer. Ein Mensch erkennt Buchstabendreher oder liest darüber hinweg. Ein Bewerbungsmanagementsystem kann das oft nicht. Ähnliches kann mit Abkürzungen passieren. Vor allem wenn diese mehrere Bedeutungen haben. ZKB in Wohnungsanzeigen steht für „Zimmer, Küche, Bad“. Es kann aber auch „Zentrale Kriminalitätsbekämpfung“ (bei der Polizei) oder „Zielgruppenkurzbewerbung“ bedeuten. Also besser ausschreiben!
3. Auf Sonderzeichen verzichten
Sonderzeichen sind Hingucker und können Platz einsparen. Allerdings können nicht alle ATS die Zeichen interpretieren. Wir empfehlen daher den Verzicht auf Sonderzeichen wie Pfeile (➠) oder Haken (✓). Auch sollten Sie bei der Angabe von Gehaltswünschen das Euro-Zeichen (€) immer mit „EUR“ ausschreiben.
4. Keine Tabellen
Einige ATS können Tabellen nicht korrekt verarbeiten. Das führt dazu, dass der enthaltene Text nicht richtig übernommen wird. Ebenso kann so die Gliederung durcheinander geraten, weil zusätzliche Leerzeilen eingefügt werden. Versuchen Sie den Lebenslauf so einfach wie möglich zu gestalten und verzichten Sie auf aufwendiges und kreatives Design. Das geht vielen ATS ohnehin verloren.
5. Vorsicht beim Design
Mit einer schicken Designbewerbung können sich Bewerber heute perfekt von der Masse abheben. Beim ATS wird der Vorteil zum Nachteil: Wer seine Bewerbung beispielsweise mit einer Grafiksoftware wie Photoshop oder Canva erstellt, riskiert, dass das CV-Parsing die Texte nicht mehr lesen kann. Tests haben gezeigt, dasss viele ATS hierbei besonders fehleranfällig sind. Verwenden Sie deshalb immer ein Textverarbeitungsprogramm wie MS-Word oder Apple Pages. Das lässt ebenfalls Gestaltungsspielraum, erhöht aber die Chancen, beim ATS nicht aussortiert zu werden.
Weitere Formatierungstipps:
- Nutzen Sie gängige, gut lesbare Schriftarten (Calibri, Times New Roman, Arial) – keine Sonderschriften.
- Strukturieren Sie Ihren Lebenslauf mit prägnanten und üblichen Überschriften.
- Laden Sie Dokumente online nur im PDF-Format hoch. Das ist heute Standard und kann von jedem HR-Bot gelesen werden.
6. Keine grafischen Darstellungen
Es ist ein moderner Trend, im Lebenslauf eine Art Mini-Kompetenzprofil der wichtigsten Sprachkenntnisse oder Soft Skills einzubauen. Beispiel:
Das sieht hübsch aus und kann von einem Menschen schnell erfasst werden. Von einem Computer aber nicht. Folge: Wichtige Qualifikationen gehen in Ihrer Bewerbung verloren. Verzichten Sie daher auf grafische Darstellungen, wenn Sie damit rechnen, dass Ihre Unterlagen von einem ATS Tool ausgewertet werden: Extravagante Elemente, Logos, Symbole, Icons – alles gefährlich. Schlicht ist bei ATS oft besser.
Häufige Fragen über ATS
Ein ATS-freundlicher Lebenslauf ist so aufgebaut, strukturiert und geschrieben, dass ihn die Bewerbersoftware lesen, verstehen und interpretieren kann. Der CV sollte wichtige Schlüsselbegriffe der Stellenanzeige enthalten, fehlerfrei sind und auf extravagante Gestaltungselemente verzichten.
Ein ATS-freundlicher CV sollte wichtige Schlüsselqualifikationen und Anforderungen aus dem Stellenangebot nennen und wiederholen – wortwörtlich. Fachbegriffe und synonyme Formulierungen werden von der Maschine selten richtig erkannt und können dazu führen, dass der Lebenslauf aussortiert wird.
Bei der Online-Bewerbung sollten Kandidaten unbedingt ALLE Textfelder ausfüllen. Auch hierbei gilt: Rechtschreibfehler und Buchstabendreher können die Software irritieren. Falls Sie zusätzliche Dokumente hochladen, bitte immer als PDF-Dokument und in möglichst schlichtem Layout. Komplexe Designs, Spalten und Tabellen können das ATS verwirren.
Hauptsächlich wird zuerst der CV durch ein ATS analysiert und ausgewertet. Es gibt aber schon Programme, die das auch mit dem Bewerbungsschreiben machen. In jedem Fall sollten Sie beide Unterlagen auf ATS-Freundlichkeit prüfen und gegebenenfalls optimieren.
Faustregel: Es lässt sich zwar nie nicht mit Sicherheit sagen, ob Ihre Bewerbung von einem Menschen oder einer Maschine zuerst gelesen wird. Ein gutes Indiz für den Einsatz von ATS ist aber, wenn Sie Ihre Dokumente über eine Bewerbungsplattform hochladen müssen. Überdies sollten Sie alle klassischen Lebenslauf-Sünden vermeiden.
