Einfaches Arbeitszeugnis: Inhalt, Muster + kostenlose Vorlage

Endet das Beschäftigungsverhältnis, haben Arbeitnehmer Anspruch auf ein einfaches Arbeitszeugnis (§109 Abs. 2 Gewerbeordnung). Das Dokument gibt Aufschluss über die Dauer, die Art der Beschäftigung und das Unternehmen, für das der Arbeitnehmer tätig war. Das einfache Arbeitszeugnis ist selten länger als eine DIN A4 Seite. Gegenüber dem „qualifizierten Arbeitszeugnis“ kann es bei der Bewerbung aber Vorteile haben. Welche das sind und worauf Sie beim einfachen Arbeitszeugnis achten sollten…

Einfaches Arbeitszeugnis: Inhalt, Muster + kostenlose Vorlage

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Was ist ein einfaches Arbeitszeugnis?

Das einfache Zeugnis ist eine neutrale Tätigkeitsbeschreibung. Es enthält neben den Stammdaten des Arbeitnehmers dessen genaue Berufsbezeichnung sowie eine sachliche Beschreibung der bisherigen Aufgaben und Tätigkeiten. Im Unterschied zum qualifizierten Arbeitszeugnis enthält es keinerlei Bewertungen zu Leistungen oder Sozialverhalten.

Die Länge des einfachen Arbeitszeugnisses beträgt in der Regel eine halbe, seltener eine ganze DIN A4 Seite. Zum Einsatz kommt das einfache Arbeitszeugnis bei einfachen Jobs mit geringer Qualifizierung – bei Aushilfstätigkeiten, in der Bau-Branche oder bei Lieferdiensten. In Österreich ist es vergleichbar mit der „Dienstbescheinigung“, in der Schweiz mit der „Arbeitsbestätigung“.

Einfaches Arbeitszeugnis Aufbau

Das einfache Arbeitszeugnis fällt knapp aus. Der Aufbau ist simpel. Formal enthält es folgende Elemente in der Reihenfolge von oben nach unten:

  1. Briefkopf (Arbeitgeber)
  2. Überschrift (Arbeitszeugnis)
  3. Vor-/Nachname Arbeitnehmer
  4. Geburtsdatum/-ort
  5. Beschäftigungsdauer
  6. Art der Beschäftigung + Tätigkeiten
  7. Schlussformulierung
  8. Ort, Datum, Unterschrift

Die Tätigkeitsbeschreibung sollte so ausführlich ausfallen, dass zukünftige Arbeitgeber nachvollziehen können, welche einschlägigen Erfahrungen ein Bewerber mitbringt und wo er oder sie potenziell eingesetzt werden kann. Deshalb sollte der bisherige Arbeitgeber eingangs auch präzise das eigene Unternehmen nebst Branche sowie die Position innerhalb der Organisation im Zeugnis nennen und verständlich formulieren. Das erleichtert die Einordnung bei der Bewerbung.

Welche Bedeutung hat die Schlussformel im einfachen Zeugnis?

Zwar enthält das einfache Arbeitszeugnis offiziell keinerlei Wertungen. Trotzdem hat sich im Zeugnisbrauch eine heimliche Bewertung des Arbeitsnehmers eingeschlichen – in der sogenannten Abschlussformel. Die Schlussformel enthält einen Dank für die Zusammenarbeit, das Bedauern über das Ausscheiden sowie gute Wünsche für die berufliche Zukunft. Beispiel:

Frau Mustermann verlässt das Unternehmen zum TT.MM.JJJJ auf eigenen Wunsch. Wir bedauern diese Entscheidung sehr und danken ihr für die stets gute Zusammenarbeit. Für die Zukunft wünschen wir ihr weiterhin viel Erfolg und persönlich alles Gute.

Im obigen Beispiel handelt um eine „sehr gute“ Schlussformel. Einen Anspruch darauf gibt es aber nicht, die Abschlussformel ist immer freiwillig. Entsprechend hoch ist ihre Bedeutung. Fehlt sie ganz oder wird sie abweichend formuliert, deutet das Unstimmigkeiten zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber an. Achten Sie beim einfachen Arbeitszeugnis daher unbedingt auf eine Dankesformel, den Ausdruck des Bedauern sowie die Zukunftswünsche. Fragen Sie im Zweifel danach und bitten Sie um Ergänzung!

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Einfaches Arbeitszeugnis Vorlage + Beispiel

Im folgenden finden Sie ein Muster für ein einfaches Arbeitszeugnis und dessen Inhalt. Die Vorlage können Sie direkt im Browser editieren und umschreiben. Dazu einfach auf den Kasten klicken:

Arbeitszeugnis

Frau Martina Muster, geboren am TT.MM.JJJJ in _____, war in der Zeit vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ als Schreibkraft in unserer Firma angestellt. Die Stift und Füller GmbH ist ein führender Hersteller von Büroutensilien in Deutschland.

Frau Muster war im Sekretariat tätig. Ihr Aufgabengebiet umfasste im Wesentlichen das Verfassen von Briefen nach Diktat, den Telefondienst, den Empfang von Besuchern und die Vorbereitung von Dienstreisen.

Frau Mustermann verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch. Wir bedanken uns für ihre stets vorbildliche Mitarbeit, bedauern ihr Ausscheiden und wünschen ihr für die Zukunft alles Gute und viel Erfolg.

Ort, Datum – UNTERSCHRIFT

Gratis-Download: Einfaches Arbeitszeugnis Vorlage Word

Das Beispiel für ein einfaches Arbeitszeugnis können Sie sich zusätzlich als als Word-Vorlage herunterladen:

Einfaches Arbeitszeugnis Vorlage Word

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Wann wird ein einfaches Arbeitszeugnis ausgestellt?

Bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses hat jeder Arbeitnehmer automatisch einen gesetzlichen Anspruch auf ein einfaches Arbeitszeugnis. Es besteht eine sogenannte Arbeitszeugnis Pflicht – der Arbeitgeber muss Ihnen spätestens am letzten offiziellen Arbeitstag ein Arbeitszeugnis aushändigen, ansonsten können Sie es gesetzlich einfordern.

Wichtig ist, dass das Zeugnis auf den letzten Arbeitstag datiert ist, weil es so die exakte Beschäftigungsdauer dokumentiert – was im Lebenslauf sonst zu Widersprüchen führen kann.

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Arbeitszeugnis anfordern: Tipps und Beispiel

Trotz rechtlichem Anspruch bedeutet das Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis nicht, dass Arbeitnehmer immer gleich ein Arbeitszeugnis erhalten. Insbesondere beim qualifizierten Arbeitszeugnis besteht eine sogenannte „Holschuld“. Heißt: Sie müssen es aktiv von sich aus anfordern.

Das Arbeitszeugnis – ob einfach oder qualifiziert – beantragen Sie immer schriftlich. Idealerweise mit einem zeitlichem Vorlauf von drei bis vier Wochen, bevor das Arbeitsverhältnis endet, damit es zur Bewerbung vorliegt. Für den Zeugnis-Antrag selbst reicht ein einfacher Zweizeiler. Hier eine Beispiel-Formulierung:

Sehr geehrter Herr __________,

hiermit bitte ich höflich um Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses für meine Beschäftigung vom TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ.

Mit besten Grüßen
UNTERSCHRIFT

Wann einfaches und qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Sollten Sie längere Zeit für ein Unternehmen tätig gewesen sein, ist das einfache Arbeitszeugnis nicht zu empfehlen. Es besitzt zu wenig Aussagekraft und genießt bei Personalern nur einen geringen Stellenwert. Zum Teil wird Bewerbern dabei unterstellt, Sie versuchen durch die Wahl des einfachen Zeugnisses eine schlechte Beurteilung zu verschleiern. In die Bewerbungsunterlagen kommen daher meist nur 1-3 qualifizierte Arbeitszeugnisse.

Das qualifizierte Arbeitszeugnis enthält eine kompakte Leistungsbeurteilung des Arbeitnehmer sowie eine Bewertung des Verhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden (in dieser Reihenfolge!). Wichtige Kriterien, die im qualifizierten Arbeitszeugnis beurteilt werden, sind zum Beispiel: Fachkenntnisse, Einsatzbereitschaft, Arbeitsweise, Arbeitsqualität, Schnelligkeit, Sorgfalt, erzielte Erfolge.

Das Bundesarbeitsgericht hat zudem entschieden (BAG, 9 AZR 584/13), dass das qualifizierte Abschlusszeugnis mindestens der Note „befriedigend“ entsprechen muss. Eine schlechtere Benotung muss der Arbeitgeber mit triftigen Gründen rechtfertigen und beweisen. Wer mit einem schlechten Arbeitszeugnis nicht einverstanden ist, kann Nachbesserung verlangen oder es per Anwalt vor Gericht anfechten.

Einfaches Arbeitszeugnis: Nach Probezeit?

Für den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis nach § 630 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) und § 109 Gewerbeordnung (GewO) ist es unerheblich, wie lange Sie für einen Arbeitgeber gearbeitet haben. Ob Sie in unbefristet in Vollzeit oder Teilzeit beschäftigt waren oder noch während der Probezeit das Unternehmen verlassen, spielt keine Rolle. Falls Sie innerhalb der Probezeit kündigen (oder gekündigt werden), müssen Sie selbst entscheiden, ob Sie sich für diesen Zeitraum ein Zeugnis ausstellen lassen, um die Beschäftigung nachzuweisen und keine sogenannten Lücken im Lebenslauf entstehen zu lassen.

Man spricht allerdings erst ab einer Arbeitslosigkeit von mehr als zwei Monaten von einer erklärungsbedürftigen „Lücke“. Ansonsten wird Bewerbern dieser Zeitraum zur beruflichen Orientierung zugesprochen. Bei Berufseinsteigern sind es sogar sechs Monate. Dauerte die Beschäftigung kürzer kann es sinnvoller sein, den Job überhaupt nicht anzugeben. In dem Fall benötigen Sie auch kein Zeugnis.

Einfaches Arbeitszeugnis: Nach Ausbildung?

Nach § 16 Berufsbildungsgesetz haben Sie nach der Ausbildung Anspruch darauf, dass Ihnen der Arbeitgeber ohne Aufforderung (!) ein schriftliches Arbeitszeugnis ausstellt. Auch hier besteht grundsätzlich die Wahl zwischen einem einfachen oder einem qualifizierten Arbeitszeugnis. Ohne Aufforderung muss der Arbeitgeber aber nur das einfache Arbeitszeugnis ausstellen. Möchten Sie ein qualifiziertes Ausbildungszeugnis, müssen Sie das häufig einfordern.

Das einfache Arbeitszeugnis ist mehr ein Nachweis darüber, dass Sie am angegebenen Ort ausgebildet wurden, enthält aber keinerlei Angaben zu Ihren Leistungen und Ihrem Verhalten während der Ausbildung. Für das Ausbildungszeugnis gelten formal die gleichen Aufbau-Kriterien wie für das einfache Arbeitszeugnis.

Gründe für ein einfaches Arbeitszeugnis

Der Vor- und Nachteil des einfachen Arbeitszeugnisses liegt gleichermaßen darin, dass Angaben zu Ihren Leistungen und dem persönlichen Verhalten fehlen. Gab es während der Ausbildungszeit, Probezeit oder darüber hinaus Schwierigkeiten zwischen Ihnen und Ihrem Arbeitgeber, werden diese im einfachen Zeugnis nicht dokumentiert. Genau das kann aber bei einem zukünftigen Arbeitgeber Misstrauen wecken: Warum hat der Bewerber kein qualifiziertes Arbeitszeugnis vorgelegt?

Der Rückschluss, dass es Probleme im vorherigen Arbeitsverhältnis gab, liegt also nahe. Wer ein einfaches Arbeitszeugnis in der Bewerbung nutzt, sollte daher mit Rückfragen im Vorstellungsgespräch rechnen. Immerhin: Die plausible Erklärung hierfür können Sie dort formulieren – nicht der Ex-Arbeitgeber.

In manchen Fällen kann es auch sachliche Gründe geben, warum Sie „nur“ ein einfaches Arbeitszeugnis erstellen lassen, obwohl es keinerlei Probleme zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber gab. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Arbeitnehmer aus betrieblichen Gründen vorzeitig gekündigt wird. Sie haben daran keine Schuld, allerdings war das Arbeitsverhältnis zu kurz, um solide und „qualifizierende“ Aussagen machen zu können.

Die 10 wichtigsten Fragen zum Arbeitszeugnis

Habe ich Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Sobald das Beschäftigungsverhältnis endet, haben Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis (§630 BGB, §109 GewO). Der Arbeitgeber ist dann verpflichtet, ein Zeugnis auszustellen. Der Arbeitszeugnis Anspruch verjährt allerdings drei Jahre nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses. Das Abschlusszeugnis muss klar und verständlich sowie „wahr“ und „wohlwollend“ formuliert sein. Während das Beschäftigungsverhältnis besteht, können Arbeitnehmer um ein Zwischenzeugnis bitten. Darauf gibt es aber keinen gesetzlichen Anspruch. Der Arbeitgeber kann sich sogar weigern, ein Zwischenzeugnis auszustellen.

Wann kann ich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangen?

Arbeitnehmer haben bereits nach 6 Wochen Beschäftigungsdauer Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Das hat das Landesarbeitsgericht Köln entschieden. Das qualifizierte Arbeitszeugnis enthält neben den sachlichen Fakten (Tätigkeitsbeschreibung, Aufgaben) zusätzlich eine Beurteilung der Leistungen und des Sozialverhaltens des Arbeitnehmers. Arbeitnehmer sollten im Falle einer Kündigung immer ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangen. Es muss aber aktiv beantragt werden. Ansonsten müssen Arbeitgeber nur ein einfaches Arbeitszeugnis ausstellen.

Was muss ich beim Zwischenzeugnis beachten?

Das Zwischenzeugnis wird immer im Präsens formuliert, weil das Beschäftigungsverhältnis noch besteht. Zur Motivation werden die Leistungen darin oft besser bewertet als im Abschlusszeugnis. Gut so! Das Zwischenzeugnis besitzt Bindungswirkung. Wechselt danach der Chef oder der Mitarbeiter die Abteilung, können neue Vorgesetzte nicht so leicht von der ersten Bewertung abweichen. Dafür benötigen sie triftige Gründe. Andernfalls können Arbeitnehmer die neue Beurteilung anfechten. Arbeitnehmer sollten alle zwei Jahre um ein Zwischenzeugnis bitten, unbedingt bevor sie in Elternzeit gehen oder ein Sabbatical nehmen.

Wann bekommt man das Zeugnis nach Kündigung?

Der Arbeitgeber muss das schriftliche Zeugnis bis spätestens zum Ablauf der Kündigungsfrist ausstellen. Es ist empfehlenswert, zusammen mit der Eigenkündigung ein qualifiziertes Zeugnis zu verlangen und dabei eine Frist von 3 Wochen zu setzen. Wird die Frist nicht eingehalten, sollten Arbeitnehmer schriftlich und mit Frist von 2 Wochen neu dazu auffordern. Passiert auch danach nichts, sollten sie einen Fachanwalt für Arbeitsrecht einschalten und per Zeugnisklage ihre Ansprüche geltend zu machen. Unter Umständen können Arbeitnehmer sogar auf Schadenersatz klagen, wenn sie wegen fehlendem Zeugnis keinen Job bekommen haben.

Welche formalen Anforderungen muss das Zeugnis erfüllen?

Arbeitnehmer haben das Recht auf ein individuelles Zeugnis. Können Sie nachweisen, dass das Zeugnis von einer Vorlage stammt, können Sie ein neues verlangen. Das Arbeitszeugnis muss zudem schriftlich ausgestellt werden. Arbeitnehmer haben Anspruch auf fehlerfreien, knitterfreien, sauberen Ausdruck auf Firmenpapier. Außerdem muss das Zeugnis vom bisherigen Personalverantwortlichen unterschrieben werden. Bei Managern und Vorständen vom Vorsitzenden des Aufsichtsrates; bei Geschäftsführern vom Gesellschafter oder dessen Vertreter; bei Mitarbeitern von deren Vorgesetzten oder dem Personalchef.

Was muss in einem guten Arbeitszeugnis stehen?

Ein formal korrektes Arbeitszeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit enthalten (einfaches Zeugnis). Darüber hinaus kann der Arbeitnehmer verlangen, dass im Zeugnis die Leistungen und sein Sozialverhalten bewertet werden (qualifiziertes Zeugnis). Freiwillig ist dagegen die sogenannte Schlussformel. Sie enthält den Trennungsgrund, Dank und Bedauern über das Ausscheiden sowie positive Zukunftswünsche. Fehlt die Schlussformel gilt das als Negativ-Zeichen. Auch sollte das Arbeitszeugnis nicht mehr als zwei, maximal drei DIN A4 Seiten umfassen. Zu viele Seiten wecken den Verdacht, das Zeugnis sei pure Lobhudelei und selbst geschrieben.

Woran erkenne ich ein schlechtes Arbeitszeugnis?

Viele Formulierungen im Arbeitszeugnis klingen besser, als sie gemeint sind. Anzeichen für ein schlechtes Zeugnis sind zweideutige Ausdrücke, Betonung von Selbstverständlichkeiten oder das Weglassen von wichtigen Beurteilungen oder Tätigkeiten. Die Zeugnissprache enthält überdies codierte Schulnoten: Note 1: jederzeit, immer, stets zur vollsten Zufriedenheit. Note 2: zur vollsten/stets zur vollen Zufriedenheit. Note 3: zur vollen Zufriedenheit. Note 4: zur Zufriedenheit. Note 5: im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit. Note 6: Er/Sie hat sich bemüht. Ein Arbeitszeugnis muss mindestens „befriedigend“ sein. Schlechtere Zeugnisse hat der Arbeitgeber zu begründen (BAG, 9 AZR 584/13).

Was darf nicht im Zeugnis stehen?

Generell verboten sind im Arbeitszeugnis Aussagen über Krankheiten, Schwangerschaft, Elternzeit, Gehalt, Nebentätigkeiten (außer bei Verstoß) oder Straftaten (ohne Arbeitsbezug). Auch (versteckte) Hinweise auf Gewerkschaftstätigkeit, Betriebsratsmitgliedschaft oder Parteizugehörigkeit sind im Arbeitszeugnis verboten. Der Kündigungs- oder Trennungsgrund darf ebenfalls nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Arbeitnehmers im Arbeitszeugnis stehen. Das gilt auch für Angaben zu nicht bestandenen Prüfungen (z.B. beim Ausbildungszeugnis).

Was kann ich bei einem schlechten Arbeitszeugnis tun?

Wer mit seinem Arbeitszeugnis unzufrieden ist, sollte zunächst das direkte Gespräch mit dem Chef suchen und um Korrektur bitten. Zeigt sich der Arbeitgeber uneinsichtig, sollten Sie einen schriftlichen Widerspruch formulieren. Darin führen Sie alle Passagen auf, die Sie beanstanden und schlagen Alternativformulierungen vor. Erfolgt dennoch keine Korrektur, können Sie innerhalb von drei Wochen nach Erhalt des Zeugnisses eine Zeugnisberichtigungsklage einreichen. Allerdings liegt die Beweislast bei Ihnen, solange das Zeugnis nicht schlechter als Durchschnittsnote 3 ausfällt. Der Anspruch auf Korrekturen am Arbeitszeugnis verfällt nach maximal 15 Monaten.

Was bringt ein Arbeitszeugnis?

Als Referenz in der Bewerbung genießt das Arbeitszeugnis bei Personalern hohen Stellenwert. Es gilt als „objektive“ Bewertung der bisherigen Leistungen, Erfolge sowie Sozialverhalten des Arbeitnehmers durch einen Dritten. Das qualifizierte Feedback ist nicht zuletzt Ausdruck der persönlichen Wertschätzung des ehemaligen Arbeitgebers. Überdies dokumentiert es die Dauer und Art bisheriger Beschäftigungen. Damit bestätigt es die Angaben im Lebenslauf. Ein „sehr gutes“ Arbeitszeugnis hat bei der Jobsuche enorme Vorteile.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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