Arbeitszeitkonto: Die Überstunden im Blick

Flexiblere Arbeitszeiten wünschen sich viele Arbeitnehmer. Inspiriert vom Geldkonto, bietet das Arbeitszeitkonto dem Arbeitnehmer die Möglichkeit, zu viel gearbeitete Zeit dort einzuzahlen. Bei Bedarf kann er auf diese in Form von Freizeit zurückgreifen. Eine praktische Idee: Statt Überstunden in Geld ausgezahlt zu bekommen, erhalten Arbeitnehmer so Lebenszeit und Erholung zurück. Arbeitgeber wiederum können mit Arbeitszeitkonten Auftragsschwankungen im Geschäftsalltag berücksichtigen. Allerdings kann nicht einfach hemmungslos darauf eingezahlt werden – bestimmte arbeitsrechtliche Vorgaben müssen dabei berücksichtigt werden. Ob ein Arbeitszeitkonto Pflicht ist, welche Vor- und Nachteile es gibt, und was Sie zu Arbeitszeitkonten wissen müssen…

Arbeitszeitkonto: Die Überstunden im Blick

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Was ist ein Arbeitszeitkonto?

Von einem Arbeitszeitkonto ist die Rede, wenn vertraglich vereinbarte Arbeitszeit festgehalten wird. Meist geschieht dies elektronisch, möglich ist aber auch eine Excel-Tabelle. Arbeitszeitkonten ermöglichen einen Abgleich zwischen dem, was gearbeitet werden muss und tatsächlich geleistet wurde, ohne dass es Auswirkungen auf das monatliche Gehalt hätte. Zum Einsatz kommt es bei verschiedenen flexibler Arbeitszeitmodellen, wie etwa der Gleitzeit oder der Vertrauensarbeitszeit.

Je nach Arbeitsvolumen sammelt ein Arbeitnehmer Zeitguthaben (auch Plusstunden genannt) an, wenn er mehr als die vertraglich vereinbarte Zeit arbeitet, also Mehrarbeit leistet. Diese angesparte Zeit kann der Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt abfeiern, beispielsweise indem er eher nach Hause geht oder von vornherein frei hat. Zeitschulden (beziehungsweise Minusstunden) entstehen, wenn er unterhalb der vertraglich vereinbarten Zeit bleibt. In diesem Fall muss der Arbeitnehmer zu einem späteren Zeitpunkt länger arbeiten.

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Welche Arten von Arbeitszeitkonten gibt es?

Wie ein Arbeitszeitkonto angewendet wird, bleibt dem Unternehmen überlassen. Theoretisch kann für ein Arbeitszeitkonto auf die klassische Stechuhr, eine Excel-Tabelle oder einen handschriftlichen Nachweis über zusätzlich geleistete Stunden zurückgegriffen werden. Ebenso möglich ist ein elektronisches Arbeitszeitkonto als App. Zahlreiche kostenlose Anwendungen ermöglichen die flexible Handhabung der Arbeitszeiterfassung via Smartphone. Das ist vor allem für Mitarbeiter praktisch, die im Homeoffice arbeiten. So haben auch Arbeitgeber einen genauen Überblick darüber, wie viel ihre Angestellten tatsächlich arbeiten. Wichtig nur, dass der Datenschutz gewährleistet ist. Beim Arbeitszeitkonto lassen sich zwei verschiedene Arten unterscheiden:

Kurzzeitkonto

Hier werden Stunden nur für eine vergleichsweise kurze Zeit gesammelt. Empfohlen ist eine Zeitspanne von maximal einem Jahr, manche Unternehmen legen sogar kürzere Zeitspannen von wenigen Monaten fest. Kann der Resturlaub nicht im nächsten Jahr genommen werden und muss das Arbeitszeitkonto immer innerhalb des Jahres ausgeglichen werden, spricht man von Jahresarbeitszeitkonto.

Langzeitkonto

Beim Langzeitkonto werden über einen langen Zeitraum Überstunden oder Lohnbestandteile gespart, um so eine längere Freistellung finanzieren zu können. Diese Art Arbeitskonto liegt beim Lebensarbeitszeitkonto vor und kann beispielsweise für ein Sabbatical oder die Frührente eingesetzt werden. Gesetzlich ist vorgeschrieben, dass diese Form des Arbeitszeitkontos gegen Insolvenz gesichert wird.

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Häufige Fragen zu Arbeitszeitkonten

Muss ich ein Arbeitszeitkonto akzeptieren?

Ein Arbeitgeber kann in seinem Unternehmen problemlos ein Arbeitszeitkonto einzuführen, das deckt sein Direktionsrecht ab. Bei größeren Unternehmen muss die Zustimmung des Betriebsrats eingeholt werden. Das genauere Prozedere wird anschließend in Betriebsvereinbarungen festgehalten. Ist ein Arbeitszeitkonto von vornherein im Arbeitsvertrag niedergeschrieben, kann der Arbeitgeber ohne Einverständnis seines Angestellten nicht von den Bestimmungen abweichen. Findet ein Tarifvertrag Anwendung, sind dort meist genauere Bestimmungen zum Arbeitszeitkonto beziehungsweise flexiblen Arbeitszeiten im Allgemeinen festgehalten. Eine detaillierte Ausführung der Rahmenbedingungen kann mit Verweis auf den Tarifvertrag entfallen.

Ist ein Arbeitszeitkonto Pflicht?

Ein Arbeitszeitkonto ist nicht Pflicht. Arbeitszeitkonten dienen ja vorrangig der Verteilung von zu viel oder zu wenig geleisteter Arbeitszeit und weniger der reinen Zeiterfassung. Dazu wiederum ist ein Arbeitgeber verpflichtet. Sinn und Zweck ist, die Arbeitszeit und mögliche Überstunden zu dokumentieren, um mögliche Ansprüche besser durchsetzen zu können. Des Weiteren sind bestimmte Branchen von Gesetzes wegen dazu verpflichtet, um Schwarzarbeit vorzubeugen.

Wie viele Stunden dürfen auf ein Zeitkonto?

Auch wenn ein Arbeitszeitkonto die Möglichkeit gibt, flexibel auf saisonale Schwankungen zu reagieren: Die reguläre Arbeitszeit sollte immer der Maßstab sein, allein mit Blick auf das Arbeitszeitgesetz. Die Arbeitszeit eines Mitarbeiters darf über einen längeren Zeitraum nicht mehr als zehn Arbeitsstunden betragen. Auch die Ruhezeiten müssen eingehalten werden: Zwischen Feierabend und erneutem Arbeitsbeginn müssen laut Arbeitszeitgesetz mindestens elf Stunden ununterbrochene Arbeitszeit liegen. Ausnahmen existieren in der Schichtarbeit, beispielsweise für Personal in Krankenhäusern. Besonderen Schutz hingegen genießen Jugendliche, Schwangere und Menschen mit Behinderung.

Was passiert, wenn man Minusstunden hat?

Bei Minusstunden ist genau zu schauen, wie diese entstanden sind: Der Klassiker ist, wenn ein Arbeitnehmer zu einem bestimmten Zeitpunkt am Arbeitsplatz sein muss, aber beispielsweise zu spät aus der Pause zurückkehrt oder bei freier Zeiteinteilung früher Feierabend macht, um beispielsweise private Dinge erledigen zu können. Solche Minusstunden dürften vom Gehalt abgezogen werden. Gerät ein Arbeitnehmer unverschuldet ins Minus, erhält das volle Gehalt. Der Arbeitgeber unterliegt einer Beschäftigungspflicht. Auch Urlaub oder Krankheit bleiben davon unberührt. Arbeitnehmer müssen also nicht befürchten, dann Minusstunden anzusammeln.

Wie viele Minusstunden sind zulässig?

Je nach Art des Arbeitszeitkontos können sich zahlreiche Minusstunden ansammeln. Eine Grenze gibt es nicht, Arbeitgeber sollten darauf achten, dass ein Abbau mühelos möglich ist. Das heißt aber auch: Wird kein Arbeitszeitkonto geführt, können keine Minusstunden anfallen.

Wann spricht man von Überstunden?

Alles, was von der vertraglich vereinbarten Zeit abweicht, sind Überstunden. Ob und wie sie zusätzlich abgegolten werden, legt der Arbeitsvertrag fest. Eine bestimmte Mindestanzahl an Überstunden vertraglich kann bereits mit dem Gehalt abgegolten sein. Überstunden sind dann welche, wenn sie entweder vom Vorgesetzten angeordnet oder im Nachhinein bestätigt wurden – beispielsweise durch die Abrechnung. Grundprämisse sollte das Einhalten der regulären Arbeitsstunden sein, um unnötige Plusstunden durch „Zeit schinden“ zu vermeiden. Ein Abbau der angehäuften Zeit sollte mühelos möglich sein, ebenso wie eine zu große Anhäufung von Minusstunden nicht empfehlenswert ist.

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Vor- und Nachteile des Arbeitszeitkontos

Höhere Flexibilität

Arbeitnehmern ermöglicht das Arbeitszeitkonto höhere Flexibilität, da sie sich ihre gewonnene Zeit so einteilen können, wie sie es gerade brauchen – das ermöglicht eine bessere Koordination von privaten und beruflichen Terminen. Das steigert zudem die Mitarbeiterzufriedenheit.

Exakte Erfassung

Hier ein paar Minuten eher angefangen, dort ein paar Minuten länger gearbeitet – da bei einem Arbeitszeitkonto die geleistete Arbeitszeit exakt erfasst wird, kann genau nachgehalten werden, wer wie viel gearbeitet hat. Sie „verschenken“ also keine Zeit mehr.

Situative Anpassung

Das Arbeitszeitkonto ermöglicht dem Arbeitgeber, bei saisonalen oder konjunkturell bedingten Flauten die Mitarbeiter nach Hause zu schicken, ohne gleich Kurzarbeit einführen oder kündigen zu müssen. Umgekehrt arbeiten die Mitarbeiter bei hohem Auftragsvolumen länger und gleichen zu einem späteren Zeitpunkt aus.

Geringerer Erholungswert

Wer konstant Plusstunden macht, verkürzt seine Freizeit. Damit bleibt unter Umständen die notwendige Erholung auf der Strecke. Das kann sich langfristig negativ auf die psychische als auch physische Gesundheit des Mitarbeiters auswirken.

Höherer Aufwand

Ein Arbeitszeitkonto bedeutet einen höheren Arbeitsaufwand als wenn es feste Arbeitszeiten gibt. Auf der anderen Seite müssen Plusstunden auf jeden Fall notiert werden, da macht ein Arbeitszeitkonto auch keinen großen Unterschied mehr.

Familiäre Konflikte

Der Freizeitausgleich mag einerseits ermöglichen, bestimmte Termine wahrzunehmen. Weniger Zeit für Familie und Privatleben bleibt übrig, wenn beispielsweise etliche Minusstunden ausgeglichen oder erst einmal Plusstunden aufgebaut werden müssen. Das kann Spannungen verursachen.

Geringere Einnahmen

Wird ein Arbeitszeitkonto geführt, fallen Überstundenzuschläge weg. Die können allerdings für manchen Arbeitnehmer existenziell notwendig sein.

Finanzielles Risiko

Für Arbeitgeber bedeutet das Arbeitszeitkonto, dass sie finanzielle Rücklagen für Plusstunden bilden müssen. Diese werden im Falle einer Insolvenz ausgezahlt. Weiterhin ist für Arbeitgeber ökonomisch ungünstig, dass ein Arbeitszeitkonto manche Arbeitnehmer dazu verleitet, ein Überstundenpolster aufzubauen, das aus betriebswirtschaftlicher Sicht nicht erforderlich gewesen wäre.

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Ampelkonto beugt Schwierigkeiten vor

Hat ein Unternehmen Arbeitszeitkonten, ist die regelmäßige Kontrolle vor allem dann wichtig, falls ein Arbeitnehmer kündigt. Plusstunden, die nicht mehr als Freistellung genommen werden können, müssen sie ausgezahlt werden. Das kann wie ein einmaliges Arbeitsentgelt auf einen Schlag geschehen, sofern die Auszahlung im selben Kalenderjahr beziehungsweise bis spätestens März des Folgejahres erfolgt. Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge werden davon abgezogen. Bei Minusstunden gilt das Verursacherprinzip – gab es keine Beschäftigungsmöglichkeit, sind Abzüge vom Lohn ausgeschlossen.

Mit einem Ampelkonto sind böse Überraschungen ausgeschlossen, da frühzeitig gewarnt wird, wenn der Arbeitnehmer in eine kritische Phase gerät. Die jeweiligen Ampelphasen geben nach zuvor festgelegten Kriterien an, in welchem Umfang ein Arbeitnehmer bereits Stunden angesammelt hat: Bei grün liegen nur geringe Abweichungen von der regulären Arbeitszeit vor, die leicht ausgeglichen werden können. Gelb signalisiert bereits, dass eine deutliche Anhäufung von Plus- oder Minusstunden vorliegt und Maßnahmen zum Ausgleich ergriffen werden müssen. Rot erfordert gezielte Maßnahmen, damit Szenarien wie im Falle einer Kündigung ausgeschlossen werden können.

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[Bildnachweis: Zentangle by Shutterstock.com]
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7. September 2020 Anja Rassek Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der WWU in Münster. Sie arbeitete beim Bürgerfunk und einem Verlag. Hier widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.


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