Flexibles Arbeiten: Zweimal 10 Regeln

Flexibles Arbeiten: Arbeitsmodelle brauchen einen Kulturwandel

In einer Studie von Microsoft und Gallup über die Frage, wie smartes und flexibles Arbeiten zukünftig organisiert werden müssen, geht es um die Frage, wie sich Arbeitsprozesse und die Kommunikation verändern.

Zwar seien inzwischen viele davon überzeugt, dass flexible Arbeitsmodelle die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter steigern, eine bessere Lebensbalance ermöglichen und Arbeit besser an die individuellen Bedürfnisse und den persönlichen Lebensstil anpassen. Zugleich herrscht aber immer noch großes Misstrauen gegenüber Home-Office-Lösungen oder gar dem Arbeiten von einem beliebigen Ort aus, Motto: Arbeitet der Kollege dort wirklich oder trinkt er nur Kaffee?

In wie weit sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber eine vorgegebene Strukturierung des Arbeitstages und Vorgabe des Arbeitsortes Sinn ergeben, muss daher im Einzelfall entschieden werden. Ein klarer Feierabend ohne Vermengung Beruflichem und Privatem kann durchaus seine ebenfalls seine Berechtigung haben. Nur muss dies zuvor klar reflektiert werden.

Eine Pro- und Contraliste zu mehr Flexibilität können Sie sich hier kostenlos als PDF herunterladen – auch als Gesprächsgrundlage zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Die Studienautoren haben in diesem Zusammenhang zwei Mal je zehn Thesen aufgestellt, wie flexibles Arbeiten zu einem Erfolgsmodell werden könnte und beide Seiten – Unternehmen und Mitarbeiter – von den Vorteilen profitieren. Das Ganze steht unter der Überschrift „Flexible Arbeitsmodelle brauchen einen Kulturwandel“.

Flexibles Arbeiten: 10 Regeln für Arbeitgeber

1. Klare Vereinbarungen treffen.

   Flexible Arbeitsmodelle erfordern klare Vereinbarungen. Nur wenn die Rahmenbedingungen transparent und Erwartungen eindeutig formuliert sind, kann daraus eine vertrauensvolle neue Arbeitskultur entstehen.

2. Nutzung freistellen.

   Nicht für jeden eignet sich Arbeiten im Home-Office: Jedem Mitarbeiter sollte freigestellt sein, ob und in welchem Umfang er die Angebote im Unternehmen nutzen möchte.

3. Mitarbeitern vertrauen.

   Als Arbeitgeber sollte man seinen Mitarbeitern vertrauen und „loslassen“ können. Wichtig sind im Endeffekt die Ergebnisse.

4. Mitarbeiterleistung messen.

   Die Leistung von Mitarbeitern muss objektiv definiert und gemessen werden. Die Kriterien dazu müssen zuvor deutlich definiert und am besten schriftlich festgehalten werden.

5. Führung nicht vernachlässigen.

   Aus den Augen, aber nicht aus dem Sinn: Auch Mitarbeiter ohne permanente Anwesenheit brauchen Führung. Das bedeutet, dass regelmäßige Kritik aber auch Anerkennung und Wertschätzung zum Ausdruck gebracht werden sollten. Keinesfalls sollte dies jedoch ausschließlich über E-Mail, sondern vielmehr in persönlichen Gesprächen und Telefonaten geschehen.

6. Fürsorgepflicht ernst nehmen.

   Arbeitgeber haben eine Fürsorgepflicht gegenüber den Mitarbeitern. Diese gelten auch und insbesondere für flexible Arbeitsplatzmodelle. Dazu zählt die entsprechende Ausstattung des Home Office ebenso wie das klare Einhalten von bestimmten Ruhezeiten, in denen kein Anruf oder keine E-Mail erfolgen sollte.

7. Neue Meetingkulturen schaffen.

   Bei aller Flexibilität: Neue Meetingkulturen erleichtern effiziente und effektive Arbeitsprozesse innerhalb der Teams. Softwarelösungen gibt es dazu inzwischen etliche, um ein Meeting auch virtuell stattfinden lassen zu können.

8. Gemeinschaftsgefühl stärken.

   Den direkten Austausch fördern, sich gegenseitig schätzen und so die Zusammenarbeit und das Gemeinschaftsgefühl stärken – das gehört ebenfalls zu den wichtigen Pflichten des Arbeitgebers, die nicht vernachlässigt werden dürfen. Gemeinsame Teamevents sind daher unabdingbar.

9. Mitarbeiter willkommen heißen.

   Mitarbeiter müssen sich im Unternehmen willkommen fühlen und haben ein Anrecht auf eine umfangreiche Einarbeitung. Ein vernünftiges Onboarding sollte daher in keinem Unternehmen fehlen.

10. Unternehmenskultur überprüfen.

    Neue Arbeitsstrukturen können nur erfolgreich sein, wenn sie mit der Unternehmenskultur, der Philosophie und den Unternehmenszielen vereinbar sind.

Flexibles Arbeiten: 10 Regeln für Arbeitnehmer

1. Nach Feierabend abschalten.

   Feierabend und Ferien gelten auch bei flexiblen Arbeitsplatzmodellen. Arbeitnehmer sollten sich daher klare Arbeitszeiten setzen und ihren Tag strukturieren.

2. Eignung prüfen.

   Wer flexibles Arbeiten praktizieren möchte, sollte zuvor seine eigene Eignung für flexible Arbeitsmodelle kritisch überprüfen. Viele Menschen fühlen sich ohne vorgegebene Struktur unsicher.

3. Selbstbewusstsein entwickeln.

   Auch bei flexiblen Arbeitsplatzmodellen hat der Arbeitgeber keinen Anspruch auf ständige Rufbereitschaft. Dies muss der Mitarbeiter klar deutlich machen.

4. Verantwortung übernehmen.

   Der Mitarbeiter übernimmt mehr unternehmerisches Denken und sollte sich seiner Verantwortung gegen- über dem Arbeitgeber bewusst sein.

5. Klare Ziele setzen.

   Flexible Arbeitsmodelle sind kein Abstellgleis, sie erfordern mehr Durchsetzungswillen und Präsenz, um sich weiter zu entwickeln.

6. Richtig kommunizieren.

   Die eigenen Aufgaben, Prozesse und Termine sind dem Arbeitgeber gegenüber klar zu kommunizieren.

7. Arbeitsrhythmus definieren.

   Den eigenen Rhythmus finden: Der Arbeitsrhythmus sollte an die eigene Produktivität und die persönlichen Bedürfnisse angepasst werden, ohne dabei die Prozesse im Team zu missachten.
   

8. Mit Kollegen austauschen.

   Networking ist Pflicht: Die virtuelle Präsenz entbindet den Mitarbeiter nicht von seinen Aufgaben als Teammitglied, dazu zählen nicht nur die reinen Jobkriterien, sondern auch die Sozialkompetenz.

9. Sorgfältig arbeiten.

   Gerade bei virtuellen Teams ist professionelles Wissensmanagement mit einem eindeutigen Ablagesystem Pflicht.

10. Sich selbst managen.

    Flexible Arbeitszeit und Arbeitsplatzmodelle verlangen ein hohes Maß an Selbstorganisation. Wer in flexiblen Arbeitsmodellen arbeitet, muss sich auch im eigenen Heim ein produktives Umfeld schaffen. Um erfolgreich flexibles Arbeiten zu praktizieren, müssen sich Mitarbeiter mit ihren eigenen Stärken und Schwächen auseinandersetzen: Wer beispielsweise hochstrukturiert und diszipliniert ist, wird in solchen Strukturen bessere Leistungen erzielen. Mitarbeiter, bei denen diese Talente nicht ausgeprägt sind, müssen versuchen, diese Schwachpunkte durch komplementäre Stärken auszugleichen.

Flexibilität im Job bislang noch die Ausnahme

Starre Arbeitszeitmodelle treffen zwar selten noch den Nerv der Zeit und werden für viele talentierte Mitarbeiter zunehmend unattraktiv. So stufen bereits rund 75 Prozent der Bewerber die flexible Gestaltung der Arbeit und Arbeitszeit als wichtiges oder gar wichtigstes Kriterium für einen Arbeitgeber ein. Doch zeigt eine andere Erhebung: Da wo „flexibel“ draufsteht, ist nur selten auch echte Flexibilität drin…

• 74 Prozent der Befragten sagten, sie haben lediglich die Möglichkeit, Gleitzeit und Kernarbeitszeiten zu nutzen. Damit beschränkt sich die Flexibilität für die meisten auf zwei Freiräume: den Arbeitsbeginn und dessen Ende.
• 39 Prozent können sich über die Möglichkeit einer Home Office Regelung freuen, wobei sie einen Teil der Arbeitszeit aus dem heimischen Büro erledigen können. Vertrauensarbeitsorte, wo Mitarbeiter frei entscheiden dürfen, wo sie arbeiten, gibt es dagegen bei nur acht Prozent der Befragten.
• Gerade einmal 24 Prozent kommen in den Genuss einer Regelung der Vertrauensarbeitszeit.
• Für 22 Prozent zeigt sich die Flexibilität nur darin, dass an festen Tagen früher Feierabend gemacht werden kann.
• Vom Jobsharing profitieren laut der Umfrage gerade einmal fünf Prozent der Arbeitnehmer.

Bewerber, die in Ihrem Job Flexibilität suchen, sollten sich daher bereits im Vorfeld genau informieren, welche Regelungen der jeweilige Arbeitgeber anbietet. In Stellenausschreibungen wird gerne mit Flexibilität geworben, bei vielen Unternehmen herrscht dabei aber weiterhin Handlungsbedarf, um Mitarbeitern auch wirklich mehr Möglichkeiten und Gestaltungsfreiräume zu geben.