Definition: Was ist flexibles Arbeiten?
Flexibles Arbeiten beschreibt die Möglichkeit zur freieren Gestaltung der beruflichen Tätigkeit nach den Vorstellungen und Bedürfnissen des Mitarbeiters. Beim flexiblen Arbeiten weicht das Unternehmen von strikten Vorgaben ab und lässt Arbeitnehmern mehr Freiräume bei der Ausübung ihres Berufs. Dabei geht es im Kern um zwei Bereiche, die flexibler gestaltet werden können:
- Arbeitszeit
Durch flexible Arbeitszeitmodelle kann die tägliche Arbeitszeit freier gestaltet werden. Sowohl Arbeitsbeginn als auch Feierabend können so nach vorne beziehungsweise hinten verschoben werden. Mögliche Regelungen sind Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit oder ein Arbeitszeitkonto. - Arbeitsort
Die zweite Variable beim flexiblen Arbeiten ist der Arbeitsort. Es kann beispielsweise eine Regelung zum Homeoffice oder mobilen Arbeiten getroffen werden, damit Mitarbeiter nicht ausschließlich am festen Arbeitsplatz im Büro arbeiten müssen.
Vorteile von flexibler Arbeit
Durch flexibles Arbeiten kann ein modernes Arbeitsumfeld geschaffen werden. Für viele Mitarbeiter ist es ein ausschlaggebender Faktor bei der Wahl eines Arbeitgebers, was es zu einem wichtigen Aspekt im Employer Branding macht. Wollen Unternehmen den War for Talents gewinnen, gehört eine flexible Arbeitsgestaltung zu den Grundvoraussetzungen. Doch das ist nicht der einzige Vorteil, flexibles Arbeiten hat zahlreiche Pluspunkte:
Vorteile für Arbeitgeber
- Geringere Kosten
Flexibles Arbeiten kann die regelmäßigen Kosten für Unternehmen verringern. Es müssen weniger Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt werden, wenn beispielsweise ein Teil des Personals im Homeoffice arbeitet. - Weniger Fehlzeiten
Haben Mitarbeiter größere Flexibilität, kommt es zu weniger Fehlzeiten. Wenn das Kind betreut werden muss, kann zumindest ein Teil der Arbeit von zuhause aus erledigt werden, bei einem Arzttermin kann die Arbeitszeit flexibel angepasst werden. So fällt das Team seltener aus. - Mehr Loyalität
Das Angebot flexibler Arbeitsmodelle steigert die Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz und damit auch die Loyalität der Mitarbeiter. - Bessere Leistung
Beim flexiblen Arbeiten steigt oft die Motivation, was zu besseren Ergebnissen führt. Mitarbeiter arbeiten engagiert und nutzen die freiere Arbeitsgestaltung, um die eigenen Leistungen zu verbessern.
Vorteile für Mitarbeiter
- Verbessere Work-Life-Balance
Durch flexibles Arbeiten können Job und Privatleben besser kombiniert werden. Kann der Arbeitstag flexibler organisiert und bei Bedarf umgestaltet werden, ist auch die Vereinbarkeit von Familie und Beruf leichter. So verbessert das Konzept die Work-Life-Balance. - Mehr Jobzufriedenheit
Mitarbeitern macht der Job mehr Spaß, wenn sie die Arbeitsbedingungen teilweise selbst beeinflussen können. Das führt zu insgesamt mehr Jobzufriedenheit und glücklichen Angestellten – was sich auch positiv auf die Leistung auswirkt. - Größere Freiheiten
Ein wichtiger Vorteil für Mitarbeiter sind die Freiheiten, die das flexible Arbeiten mitbringt. Arbeitszeit- oder -ort können an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden, wenn die Umstände es nötig machen. Die Autobahn ist gesperrt oder die Bahn streikt? Dann wird im Homeoffice gearbeitet, um Zeit und Nerven zu sparen.
Flexibles Arbeiten bleibt bislang die Ausnahme
Trotz vieler Vorteile zeigt sich in der Arbeitswelt: Flexibilität ist die Ausnahme, nicht die Regel. Zwar empfinden 75 Prozent der Bewerber flexibles Arbeiten als zentrales Kriterium für einen Arbeitgeber, doch nur selten wird dies angeboten. Die häufigste Lösung zur flexiblen Arbeit ist eine Regelung zu Gleitzeit und Kernarbeitszeiten – Arbeitsbeginn und Feierabend können dabei verschoben werden. Doch nur rund 25 Prozent der Arbeitnehmer können im Homeoffice oder von einem anderen Ort arbeiten.
Es braucht in vielen Bereichen ein Umdenken und mehr Vertrauen. Viele Arbeitgeber sperren sich gegen flexibles Arbeiten, weil sie negative Auswirkungen fürchten. Arbeiten die Mitarbeiter zuhause wirklich oder trinken sie nur Kaffee? Wird weiterhin genug gearbeitet, wenn die Zeiten flexibel gestaltet werden können?
Wenn Arbeitgeber erkennen, dass die Vorteile (bei richtiger Umsetzung) überwiegen, kann die Flexibilität erhöht werden. Hilfreich ist dabei auch die offene Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Führungskräften, um Zweifel zu nehmen und Erwartungen zu klären.
Flexibilisierung: Fluch oder Segen? (PDF)
Häufige Fragen zum flexiblen und mobilen Arbeiten
Homeoffice beschreibt die Arbeit in der eigenen Wohnung – in einem festen Büro zuhause, einem Schreibtisch im Wohnzimmer oder einer anderen Arbeitsgelegenheit in den heimischen vier Wänden. Es handelt sich um einen festgelegten Arbeitsplatz. Mobiles Arbeiten beschreibt die flexible Wahl eines Arbeitsplatzes und kann von überall erfolgen. Sie können mobil aus einem Café, während einer Zugfahrt oder auch im Ausland arbeiten.
In Reinform ist mobiles Arbeiten ein ortsungebundenes Arbeitsmodell, bei dem Mitarbeiter frei wählen können, von wo aus sie tätig sein möchten. In der Praxis gibt es aber viele Variationen und Abwandlungen. Diese werden zwar oft auch als Mobilarbeit bezeichnet, enthalten aber Einschränkungen und Ortsbindungen.
Es gibt keine allgemeinen Vorgaben für die Dauer von mobiler Arbeit. Entscheidend ist die Vereinbarung mit dem Arbeitgeber. Manche Arbeitsplätze können zu 100 Prozent mobil sein, bei anderen muss zumindest ein Teil der Arbeit am stationären Arbeitsplatz des Unternehmens erfolgen.
Unternehmen können die Kosten für Arbeitsmittel und technische Gerätschaften übernehmen, die für das mobile Arbeiten benötigt werden. Gerade mit Hinblick auf den Datenschutz kann dies sinnvoll sein. Ob ein Anspruch auf die Kostenerstattung besteht, wenn ein Mitarbeiter die Anschaffungen selbst zahlt, muss im Einzelfall geklärt werden.
Mobiles Arbeiten ist ebenso wie eine Tätigkeit im Homeoffice versichert. Kommt es bei der Ausübung des Jobs zu einem Unfall, besteht Versicherungsschutz, wenn der Unfall bei der Ausübung des Berufs passierte. Ob dies der Fall ist, muss je nach Situation geprüft werden.
Flexibles Arbeiten: So wird es zum Erfolgsmodell
Eine Studie von Microsoft und Gallup hat sich mit der Frage beschäftigt: Wie kann flexibles Arbeiten gelingen und zum Erfolgsmodell werden? Herausgekommen sind 10 Regeln – für Arbeitgeber, aber auch für Arbeitnehmer:
10 Regeln für Arbeitgeber
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Klare Vereinbarungen treffen
Ohne klare Absprachen und Vereinbarungen können flexible Arbeitsmodelle nicht funktionieren. Für alle Beteiligten müssen die Rahmenbedingungen Erwartungen klar formuliert und transparent sein.
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Nutzung freistellen
Flexibles Arbeiten sollte nicht zu einem Zwang werden. Das Konzept ist schlicht nicht für jeden Mitarbeiter gleichermaßen geeignet. Manche wollen mehr im Homeoffice arbeiten, andere nicht. Angestellte sollten selbst entscheiden, wie Sie die Angebote vom Unternehmen für sich nutzen wollen.
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Mitarbeitern vertrauen
Es ist die Basis für jede Variante flexibler Arbeit. Unternehmen müssen das nötige Vertrauen in ihr Personal haben. Wer seinen eigenen Mitarbeitern misstraut, muss dringend an der Unternehmenskultur arbeiten und hinterfragen, woher das Misstrauen kommt – im nächsten Schritt kann dann Flexibilität umgesetzt werden.
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Mitarbeiterleistung messen
Auch bei flexibler Arbeit kann die Leistung von Mitarbeiten objektiv gemessen werden. Das ist manchmal leichter (bei quantitativen Ergebnissen), manchmal komplexer (bei qualitativen Ergebnissen). Im Vorfeld sollten deshalb die Bewertungskriterien kommuniziert und schriftlich vereinbart werden.
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Führung nicht vernachlässigen
Nur weil Mitarbeiter nicht mehr (oder seltener) im Büro anwesend sind, darf die Führungsarbeit nicht vernachlässigt werden. Regelmäßiges Feedback, Anerkennung oder auch Kritik sind weiterhin notwendig. Wichtig ist, dass dies trotzdem in persönlichen Gesprächen passiert und nicht nur per Mail kommuniziert wird.
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Fürsorgepflicht ernst nehmen
Unabhängig vom Arbeitsort haben Unternehmen eine Fürsorgepflicht, die sie beachten müssen. Dazu zählt die passende Ausstattung und Einrichtung des Arbeitsplatzes im Homeoffice, aber auch die Einhaltung von Arbeitszeiten und Ruhezeiten zwischen den Arbeitstagen.
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Neue Meetingkulturen schaffen
Es gibt viele Möglichkeiten und Programme, mit denen Meetings digital stattfinden können. So wird weiterhin die interne Kommunikation beibehalten, damit Projekte effizient und gemeinsam bearbeitet werden.
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Gemeinschaftsgefühl stärken
Beim flexiblen Arbeiten ist der Kontakt unter den Kollegen geringer – mal wird zeitversetzt, mal an anderen Orten gearbeitet. Unternehmen sollten deshalb gezielt das Gemeinschaftsgefühl stärken und den Teamgeist fördern. Teamevents und Maßnahmen zum Teambuilding sind besonders wichtig.
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Mitarbeiter willkommen heißen
Neue Mitarbeiter freuen sich über flexible Arbeitsmodelle, müssen aber trotzdem im Unternehmen ankommen. Eine richtige Willkommenskultur ist ein notwendiger Schritt. Dazu zählt eine offizielle Begrüßung, vor allem aber auch ein umfangreiches Onboarding, um anfängliche Fragen oder Probleme zu klären.
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Unternehmenskultur überprüfen
Flexible Arbeit kann langfristig nur funktionieren, wenn es zur gesamten Unternehmenskultur passt. Herrschen ansonsten überall starre Vorgaben, passt das moderne Arbeitskonzept nicht ins Gesamtbild. Mitarbeiter wollen sich mit den Zielen und der Philosophie des Arbeitgebers identifizieren können – also sollte alles aufeinander abgestimmt sein.
10 Regeln für Arbeitnehmer
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Nach Feierabend abschalten
Flexibles Arbeiten erhöht das Risiko für Überstunden und Überlastung. Die Grenze zwischen Job und Freizeit verschwimmt und es wird länger gearbeitet. Mitarbeiter müssen auch bei Flexibilität klare Arbeitszeiten setzen und diese einhalten. Der Feierabend bleibt Freizeit und wird auch so behandelt.
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Eignung prüfen
Nicht jeder ist für flexibles Arbeiten geeignet. Manche Mitarbeiter brauchen klare Strukturen und einen festgelegten Arbeitstag. Nur flexibel arbeiten, weil es die Kollegen machen oder weil es möglich ist, kann ein Fehler sein und der Karriere schaden.
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Selbstbewusstsein entwickeln
Für Mitarbeiter ist es wichtig, beim flexiblen Arbeiten für die eigenen Bedürfnisse einzustehen. Das heißt: Wenn der Chef ständige Erreichbarkeit fordert, müssen Grenzen gesetzt werden. Auch wenn einige Aufgaben Konzentration erfordern, muss das klar kommuniziert werden. Eine solch offene Aussprache erfordert das nötige Selbstbewusstsein.
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Verantwortung übernehmen
Unabhängig vom Arbeitsort oder einer flexiblen Arbeitszeit tragen Angestellte die volle Verantwortung für ihre Aufgaben und Projekte. Es ist keine Ausrede oder Grund, um manches nicht zu erledigen.
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Klare Ziele setzen
Wer nicht im Büro ist, wird von Chefs häufiger übersehen und seltener als Leistungsträger wahrgenommen. Um das zu verhindern, braucht es klare und messbare Ziele. So können flexible Mitarbeiter zeigen, dass sie alle Vorgaben – und sogar noch mehr – erfüllen und Bestleistungen bringen.
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Richtig kommunizieren
Kommunikation ist für den Erfolg beim flexiblen Arbeiten unerlässlich. Wer arbeitet gerade woran? Welche Deadlines müssen eingehalten werden? Wann findet eine digitale Besprechung statt und wann trifft man sich gemeinsam im Büro? Je besser die Absprachen, desto besser die Zusammenarbeit. Unabhängig von Ort oder Zeit.
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Arbeitsrhythmus definieren
Manche Menschen sind am Morgen besonders produktiv, andere laufen erst später zur Bestform auf. Kann der Arbeitsrhythmus flexibel gestaltet werden, sollten Mitarbeiter dabei den eigenen Chronotypen beachten. Warum morgens um 7 Uhr anfangen, wenn die ersten zwei Stunden Müdigkeit herrscht?
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Mit Kollegen austauschen
Das Team funktioniert nur zusammen, wenn das Miteinander stimmt. Ein freundlicher Austausch mit den Kollegen sollte nicht vernachlässigt werden, nur weil flexibel gearbeitet werden kann. Ein Wir-Gefühl und gutes Betriebsklima entstehen nur, wenn sozial interagiert wird.
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Sorgfältig arbeiten
Gemeint ist nicht nur eine insgesamt sorgfältige Arbeitsweise, um Fehler zu vermeiden, sondern auch ein sorgfältiger Umgang mit Wissen und Informationen. Arbeitet ein Team flexible, müssen Daten für alle zugänglich und jederzeit auffindbar sein – und zwar problemlos ohne eine stundenlange Suche. Ob Bericht, Präsentation oder Ankündigung: Alles muss ordentlich beschriftet und im richtigen (digitalen) Ordner gespeichert werden.
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Sich selbst managen
Selbstorganisation ist eine grundlegende Voraussetzung für Mitarbeiter in einem flexiblen Arbeitsmodell. Der Chef guckt nicht dauerhaft über die Schulter und erinnert an die wichtigsten Aufgaben und auch das Arbeitsumfeld muss selbst organisiert werden.
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